MODULUL 7

ÎNTOCMIREA/COMPLETAREA
DOCUMENTELOR PRIMARE

7.1. Definirea documentelor contabile primare

Documentarea ca procedeu al metodei contabilității este acțiunea de culegere și
consemnare în documentele economice a datelor privitoare la operațiile economice dintr-o
unitate patrimonială în momentul și la locul efectuării lor.
Primul procedeu utilizat în metoda contabilităţii este observarea, care presupune
constatarea fenomenelor exprimate valoric, în vederea înregistrării lor. Informaţiile primare
culese sunt consemnate, transpuse în purtătorii de informaţii primari, adică în documente
justificative primare. De altfel, documentaţia este unul dintre procedeele metodei contabilităţii în
virtutea căruia orice operaţie economico-financiară este consemnată scriptic în conturi numai
dacă, în prealabil, a fost consemnată într-un document sau act scris.
Documentele sunt actele scrise întocmite cu prilejul efectuării operaţiilor economico-
financiare, pentru a servi ca dovadă a înfăptuirii lor şi ca mijloc de fundamentare a înregistrărilor
contabile.
Documentaţia primară comportă totalitatea actelor scrise în care se consemnează, pentru
prima dată, operaţii economico-financiare. Un act scris are calitatea de document dacă
îndeplineşte următoarele condiţii:
 dovedeşte efectuarea unei anumite operaţii;
 conţine descrierea detaliată şi completă a operaţiei: calitativ, cantitativ şi valoric;
 conţine confirmarea realităţii şi exactităţii operaţiei, prin semnăturile persoanelor
participante.
Înregistrările contabile se efectuează numai pe bază de documente. Documentele
economice sunt acte scrise în care se consemnează operații în momentul și de regulă la locul
efectuării lor și ca bază a înregistrării lor în contabilitate.
Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operații
economice cu ajutorul cărora se realizează:
 consemnarea informațiilor;
 culegerea datelor;
 prelucrarea datelor sau a informațiilor;
 circulația datelor;
 sintetizarea informațiilor contabile;
 păstrarea (arhivarea) datelor

7.2. Conținutul documentelor contabile primare

Conținutul documentelor se concretizează în elemente obligatorii care trebuie să asigure
reflectarea clară şi completă a operațiilor economice pentru care se întocmesc. Distingem
următoarele elemente comune tuturor categoriilor de documente:
a) denumirea documentelor (factură, chitanță, aviz de expediere);
b) denumirea unității emitente, adresa sau compartimentul și sectorul care a întocmit
documentul, codul fiscal, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului;
c) numărul și data documentului;
d) părțile participante la efectuarea operației economice;
e) conținutul operației și justificarea efectuării ei;
f) datele cantitative și/sau valorice aferente operației economice efectuate;
g) semnăturile persoanelor participante la efectuarea operațiilor economice consemnate,
a celor care au întocmit documentele și a persoanelor care răspund pentru executarea, conținutul,
legalitatea, oportunitatea, necesitatea și realitatea operațiilor.

1
 Alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operației în documente sunt
elemente care diferă de la o categorie de documente la alta și asigură detalierea operațiilor
consemnate având un rol completativ.
Funcțiile documentelor sunt :
a) consemnarea letrică și cifrică, cantitativă și valorică a operațiilor economice de
acte justificative care stau la baza înregistrării în contabilitatea curentă a operațiilor economice;
b) verificarea activităților desfășurate, urmărind activitatea economică și financiară în
cele mai mici detalii;
c) asigurarea integrității patrimoniului, pe baza lor stabilindu-se și angajându-se
răspunderi, drepturi și obligații cu privire la mișcările de valori, de calculare corectă a costului
producției obținute cu ajutorul lor, stabilindu-se drepturile și obligațiile bănești ale unităților
patrimoniale servind ca bază în cercetarea organelor judiciare.

7.3. Întocmirea documentelor contabile primare

Întocmirea documentelor se face pe formulare tip, în care sunt tipărite datele referitoare
la elementele invariabile, iar pentru datele variabile se lasă locuri libere.
Mărimea, conținutul și formatul documentelor variază în funcție de:
 natura operațiilor economice;
 modul de întocmire;
 mijloacele de prelucrare.
Întocmirea documentelor se face manual sau cu mijloace tehnice, astfel:
 întocmirea manuală a documentelor se realizează cu cerneală, pastă sau creion chimic;
 întocmirea cu mijloace tehnice a documentelor se realizează cu mașini de scris, cu
mașini de facturat sau contabilizat, cu calculatoare electronice.

7.4. Tipizarea documentelor contabile primare

Tipizarea documentelor constă în elaborarea unor formulare de documente unitare (ca
mărime, conținut și destinație) de un format strict determinat care simplifică întocmirea
documentelor.
Scopurile urmărite prin tipizarea documentelor sunt:
 reducerea cheltuielilor de imprimare;
 eliminarea paralelismelor în întocmirea și circulația documentelor;
 cuprinderea în conținutul lor a indicatorilor strict necesari procesului informațional;
 proiectarea unor tipuri de documente care să corespundă necesităților de prelucrare cu
echipamente tehnice;
 satisfacerea cerințelor de informare a tuturor formelor evidenței economice.

7.5. Verificarea documentelor contabile primare

Înainte de a se înregistra în contabilitate documentele economice trebuiesc supuse unei
verificări minuțioase cu scopul descoperirii eventualelor erori, asigurându-se exactitatea datelor
contabile.
Verificarea formei constă în controlul întocmirii documentelor pe formulare
corespunzătoare naturii operațiilor economice, completarea tuturor rubricilor, existența tuturor
semnăturilor persoanelor împuternicite să vizeze și verificarea unor ștersături sau corecturi fără a
fi certificate.
Verificarea aritmetică constă în controlul preluării corecte în documente a datelor,
stabilirea sau efectuarea corectă a calculelor aritmetice.
Verificarea de fond constă în controlul realității, necesității, oportunității și legalității
operațiilor economice consemnate în documentul respectiv.

2
 7.6. Prezentarea principalelor documente
7.6.1. Avizul de însoțire a mărfii
Avizul de însoţire a mărfii este un document financiar-contabil cu o utilizare complexă,
care include în principal însoţirea bunurilor expediate în diverse scopuri, pe timpul transportului
acestora.
Avizul serveşte ca:
 document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz (ex. în cazul
expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; în cazul valorilor
materiale trimise pentru prelucrare la terţi şi returnarea acestora după procesare, caz în
care este necesară pe aviz menţiunea „Pentru prelucrare la terti”);
 document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz (ex. în cazul bunurilor livrate în
cadrul unei operaţiuni de vânzare – cumpărare, atunci când furnizorul nu are posibilitatea
de a emite factura, aceasta urmând să fie întocmită ulterior);
 dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiaşi unităţi (ex. în cazul în care bunurile sunt transferate între două
gestiuni aflate în incinta unităţii, se întocmeşte Bon de transfer);
 document de primire în gestiune, după caz;
 document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit (ex. premii
acordate în cadrul concursurilor organizate, distribuirea de materiale promoţionale sau de
mostre în cazul acţiunilor de marketing şi promovare, caz în care avizul de însoţire a
mărfii va purta menţiunea „Fără factură”).
În toate situaţiile, este necesară pe aviz menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul
de însoţire a mărfii.
Avizul de însoţire a mărfii este reglementat ca document cu regim special intern de
tipărire şi numerotare, prin urmare fiecare firmă trebuie să stabilească o procedură internă
privind numerotarea avizelor de însoţire a mărfii.
Elementele obligatorii ale unui aviz de însoţire a mărfii
Un aviz de însoţire a mărfii întocmit corect trebuie să cuprindă câteva informaţii
obligatorii, după cum urmează:
 seria şi numărul avizului;
 data emiterii;
 datele de identificare ale furnizorului: denumire societate, adresă, CUI;
 datele de identificare ale cumpărătorului: denumire societate, adresă, CUI;
 denumirea, cantitatea şi preţul bunurilor livrate, după caz;
 date privind expediţia: numele delegatului, serie şi număr CI, mijloc de transport, ora
efectuării expediţiei;
 data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.
Facturarea avizului de însoţire a mărfii
Factura emisă pe baza avizului sau avizelor de însoţire a mărfii (la baza emiterii unei
facturi pot sta mai multe avize întocmite pe parcursul unei luni calendaristice) va cuprinde o
referire la numărul şi data avizului/avizelor respectiv(e). Factura trebuie emisă cel târziu la
data de 15 a lunii următoare întocmirii avizului.

7.6.2. Factura fiscală

Odată cu eliminarea facturilor fiscale înseriate şi numerotate la nivel naţional de către
Imprimeria Naţională, conform noului Cod Fiscal aplicabil de la 1 ianuarie 2007, firmele au
posibilitatea să-şi tipărească singure facturile, în acord cu sistemul aplicat în Uniunea
Europeană. Altfel spus, fie că sunteţi PFA sau deţineţi o firmă, nu mai sunteţi constrâns să
utilizaţi tipizate, ci puteţi defini propriul format pentru facturile dumneavoastră, pe care le puteţi
întocmi şi gestiona eficient utilizând un program de facturare.

3
 În ce situaţii emitem factura
Factura se emite obligatoriu de către firmele înregistrate în România în scopuri de TVA
atât pentru evidenţierea TVA-ului colectat cât şi pentru înregistrarea veniturilor aferente
livrărilor de bunuri şi prestărilor de servicii.
Factura se emite şi pentru situaţiile în care nu există obligaţia colectării TVA, cum ar fi
de exemplu, operaţiunile de livrări de bunuri şi prestări de servicii scutite cu drept de deducere a
TVA, scutite fără drept de deducere a TVA sau neimpozabile în România.
Factura trebuie emisă până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia
naştere faptul generator al taxei (se încasează avansul, se livrează bunul sau se prestează
serviciul).
Cum se alocă şi gestionează seriile de facturare
Facturile trebuie să aibă o serie şi un număr unic. Odată cu eliminarea facturilor
fiscale cu serii pre-tipărite, orice firmă îşi defineşte singură seriile de facturare, conform unei
proceduri interne. Astfel, în cadrul firmei, trebuie desemnată în scris, pe baza unei decizii
interne, una sau mai multe persoane cu atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor
facturilor. Numărul facturii trebuie să fie secvenţial şi să ţină cont de structura
organizatorică a societăţii (gestiuni, puncte de lucru, sucursale). Stabilirea şi alocarea
numerelor pentru facturi se face anual. La începutul fiecărui an fiscal trebuie menţionat numărul
de la care se va emite prima factură.
Elementele obligatorii ale unei facturi
Indiferent de aspectul sau formatul pe care doriţi să-l aibă facturile dumneavoastră, este
esenţial ca acestea să conţină toate elementele obligatorii prevăzute de lege, după cum
urmează:
 seria și numărul facturii;
 data emiterii facturii;
 data încasării unui avans, dacă această dată diferă de data emiterii facturii;
 numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al firmei care emite factura;
 numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al beneficiarului de bunuri sau servicii;
 denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
 valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv TVA;
 cota de TVA sau menţiunea “scutit cu drept de deducere/scutit fără drept de
deducere/neimpozabil sau neinclus în baza de impozitare/taxare inversă”, după caz;
 valoarea TVA pentru operaţiunile taxabile;
 în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, trimiterea la art.
1521, la art. 306 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost
aplicat regimul special;
 dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă,
obiecte de colecţie şi antichităţi, trimiterea la art. 1522, la art. 313, 326 ori 333 din
Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat unul dintre
regimurile respective;
 referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune.
Alte elemente care trebuie trecute pe factură, după caz, includ:
 adresa punctului de lucru dacă livrarea bunurilor nu se face de la sediul social al firmei;
 datele de identificare ale persoanei care efectuează livrarea bunurilor (excepţie la
prestările de servicii): numele şi prenumele, seria şi numărul actului de identitate (buletin
de identitate, carte de identitate sau pașaport);
 numărul şi data contractului în baza căruia s-a prestat serviciul, respectiv ale comenzii, în
cazul prestărilor de servicii ocazionale care nu au la bază un contract.
Este bine de ştiut că semnarea şi ştampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii.

4
 Puteţi întocmi facturile în orice limbă oficială a statelor membre ale UE, dar la
solicitarea organelor de inspecţie fiscală trebuie să asiguraţi traducerea acestora în limba
română.
Baza de impozitare a TVA o puteţi înscrie în lei sau în valută, însă, dacă
operaţiunea este impozabilă TVA, suma taxei colectate trebuie înscrisă obligatoriu şi în lei.
Baza de impozitare în valută se converteşte în lei la cursul BNR sau la cursul utilizat de banca
prin care se efectuează decontările.
Modificarea datelor de pe factură
Odată emisă, o factură nu mai poate fi modificată! În cazul în care dorim să corectăm
anumite informaţii din factură, avem două opţiuni:
 dacă factura n-a fost transmisă încă beneficiarului, o putem anula şi emitem un nou
document. Numerotarea noii facturi se va face în continuarea celei anulate.
 dacă factura a fost deja transmisă beneficiarului, se va emite o nouă factură care să
cuprindă atât informaţiile din documentul iniţial, numărul şi data documentului corectat,
valorile cu semnul minus, cât şi informațiile şi valorile corecte.

7.6.3. Chitanța
Documentul financiar-contabil cel mai des utilizat în activitatea agenţilor economici,
chitanţa serveşte ca:
 document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;
 document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate (emis în cazul
vânzării de produse sau prestării de servicii pentru care plata se face în numerar).
Similar facturii, chitanţa este un document financiar cu regim special de înseriere şi
numerotare, iar numerotarea se efectuează în baza unei decizii interne. Astfel, fiecare
chitanţă va avea un număr sau o serie unice, care trebuie să fie secvenţiale şi să ţină cont de
structura organizatorică a firmei, în funcţie de puncte de lucru, filiale, etc.
Elementele obligatorii ale unei chitanţe
Ca şi factura, chitanţa trebuie completată cu o serie de elemente obligatorii, după cum
urmează:
 denumire furnizor;
 codul de identificare fiscală al furnizorului (CUI/CIF);
 numărul de înregistrare la Registrul Comerţului al furnizorului;
 adresa furnizorului;
 data emiterii chitanţei;
 denumire client;
 codul de identificare fiscală al clientului;
 numărul de înregistrare de la Registrul Comerţului al clientului;
 adresa clientului;
 suma încasată (în cifre şi litere) şi ce reprezintă aceasta.
Spre deosebire de factură, chitanţa nu poate fi stornată. În cazul în care o chitanţă a fost
completată greşit, singura posibilitate este de a o anula, nefiind permise corecturi.
Pentru operaţiuni în valută, chitanţele se întocmesc urmând aceleaşi reguli ca şi în
cazul chitanţelor pentru sume numerar în lei. În plus, la elementele obligatorii ale chitanței se
adaugă şi suma în valutã (în cifre şi în litere), precum şi cursul de schimb valutar și
contravaloarea în lei.
Arhivarea şi păstrarea chitanţelor
Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii
exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Chitanţele sunt arhivate alături de
celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

5
 7.6.4. Ordinul de plată
Ordinul de plată este un instrument de bază utilizat pentru transferul de bani fără
utilizarea bancnotelor. Plata se poate face atât în lei, cât şi în valută.
Pentru emiterea unui ordin de plată aveți dispoziţie două variante:
 deplasarea la unul dintre ghişeele băncii la care aveți un cont deschis și completarea
manuală a ordinului de plată;
 emiteţi un ordin de plată prin intermediul aplicaţiilor Internet sau Mobile Banking.
Aceasta este varianta mai utilizată deoarece nu necesită deplasarea până la
sucursala unei bănci, deci se câştigă timp. Un alt beneficiu al celei de a doua metode
este lipsa sau diminuarea comisionului perceput pentru tranzacţiile bancare online.
Datele necesare pentru efectuarea un ordin de plată
În primul rând, ar trebui să apară datele de identificare ale persoanei fizice/juridice care
doreşte să facă plata (Emitent/Plătitor). Printre informaţiile esenţiale ale acestuia sunt
obligatorii: Numele plătitorului şi codul IBAN al contului din care se face plata. În al doilea
rând, trebuie menţionate datele beneficiarului, numele acestuia şi contul IBAN unde vor ajunge
sumele de bani depuse. Un alt detaliu foarte important regăsit pe un ordin de plată este motivul
plăţii. În cazul în care ordinul de plată vizează plata unei facturi de utilităţi este indicat ca la
menţiuni să fie specificat codul de client şi datele facturii (serie, nr. etc.).
De regulă, aplicaţiile de Internet sau Mobile Banking vor face la rândul lor o verificare a
datelor introduse la momentul finalizării tranzacţiei.
O altă menţiune esenţială a ordinului de plată este prezenţa datelor de identificare a
persoanei juridice, adică CUI sau CIF. De regulă, un ordin poate fi emis în numele societăţii
doar de către o persoană mandatată. De obicei, administratorul este cel care face astfel de plăţi.
Dacă ordinul de plată vizează un client al aceleiaşi bănci de unde are loc depunerea,
transferul se va face instant. În schimb, dacă beneficiarul are deschis un cont la o altă bancă,
această operaţiune interbancară poate dura câteva zile.
De regulă, plăţile se pot face atât în monedă naţională, cât şi în moneda altui stat. În
schimb, nu sunt acceptate monedele virtuale nerecunoscute de către state ca fiind oficiale.
Printre cele neacceptate se enumeră Bitcoin, Ethereum, Monero etc.
Istoricul ordinelor de plată se regăseşte pe extrasul de cont. Acest extras poate fi cerut fie
în format fizic la ghişeul unei bănci sau online prin intermediul aplicaţiilor de Internet şi Mobile
Banking.
Ordinul de plată are diverse avantaje, precum rapiditatea transferului sau cele ce ţin de
dovada plăţii. Atestarea plăţii se poate dovedi prin mai multe metode: extrasul de cont al
emitentului şi/sau al beneficiarului sau prin ordinul de plată datat şi ştampilat de către bancă.
Ordine de plată online
Această metodă este cea mai rapidă şi mai eficientă dacă sunt utilizate serviciile de
Mobile sau Internet Banking. Aceste servicii pot fi activate la ghişeul băncilor sau uneori chiar
online. De obicei, pentru acestea se percepe o taxă modică lunară, dar sunt şi unele categorii de
clienţi, cum sunt studenţii sau angajații unor grupuri de firme, care le pot obţine în mod gratuit.
Anularea nu este posibilă pentru ordinele de plată online, iar în cazul celor completate
manual se poate anula plata, doar dacă acesta nu a fost introdus pe circuitul bancar.

7.6.5. Cecul
Cecul este instrumentul de debit al cărei formă şi conţinut respectă cerinţele din Norma
Tehnică nr. 4/2008.
Cecul este un instrument de plată care pune în legătură, în procesul creării sale, trei
persoane: trăgătorul (client), trasul (banca) şi beneficiarul (furnizorul). Instrumentul este
creat de trăgător care, în baza unui disponibil constituit în prealabil la o bancă, dă un ordin
necondiţionat acesteia, care se află în poziţia de tras, să plătească la prezentare o sumă
determinată unei terţe persoane sau însuşi trăgătorului emitent, aflat în poziţie de beneficiar.

6
 Cecul cuprinde următoarele elemente obligatorii:
1. denumirea de cec trecută în textul titlului (lipsa denumirii de cec atrage nulitatea
instrumentului);
2. ordinul necondiţionat de a plăti o anumită sumă de bani;
3. numele celui care trebuie să plătească (lipsa numelui duce la nulitatea cecului)
4. arătarea locului unde plata trebuie făcută (în cazul lipsei acestei menţiuni, locul arătat
lângă numele trasului este considerat loc de plată; dacă şi acesta lipseşte, cecul este plătibil la
adresa sediului principal al societăţii bancare trase);
5. arătarea datei şi a locului emiterii (data emiterii trebuie să fie unică, posibilă şi certă;
dacă menţiunea referitoare la locul emierii lipseşte, acesta se consideră că a fost semnat la locul
arătat lângă numele trăgătorului);
6. semnătura celui care emite cecul (trăgătorul).
În cazul în care există diferenţe între suma scrisă în cifre şi cea scrisă în litere, suma de
plată va fi considerată cea scrisă în litere. În cazul în care suma de plată este înscrisă de mai
multe ori pe faţă cecului, fie în cifre, fie în litere, suma care se plăteşte este suma cea mai mică.
Cecul este plătibil la vedere (la prezentare). Termenul de prezentare la plată al unui cec emis şi
plătibil în România este 15 zile. Termenul de prezentare este exprimat în zile calendaristice şi se
calculează începând cu ziua datei emiterii cecului.
În funcţie de clauză sau menţiunea pe care o conţine, cecul poate fi transmis prin:
 Girare – pentru cecurile care au înscrisă sau nu clauza “la ordin”. Girul este un act prin
care posesorul cecului numit girant, transferă altei persoane, numită giratar, toate
drepturile rezultate din cec;
 Cesiunea ordinară – pentru cecurile care au înscrisă clauza “nu la ordin”;
 Simpla remitere – pentru cecurile care, în momentul emiterii, nu conţin numele sau
denumirea beneficiarului, sau care poartă menţiunea “la purtător”.

7.6.6. Biletul la ordin

Biletul la ordin respectă cerinţele din Norma Tehnică nr. 5/2008 privind cambia şi biletul
la ordin.
Biletul la ordin este un titlu de credit, sub semnătură privată, care pune în legătură în
procesul creării sale două persoane: subscriitorul sau emitentul şi beneficiarul. Titlul este creat
de subscriitor sau emitent în calitate de debitor care se obligă să plătească o sumă de bani fixă, la
un anumit termen sau la prezentare unei alte persoane, denumită beneficiar care are calitatea de
creditor.
Biletul la ordin cuprinde:
 denumirea de bilet la ordin trecută în însuşi textul titlului şi exprimată în limba
întrebuinţată pentru redactarea titlului;
 promisiunea necondiţionată de a plăti o sumă determinată;
 arătarea scadenței;
 numele aceluia căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută;
 arătarea datei şi a locului emiterii;
 semnătura emitentului.
Titlul căruia îi lipseşte vreuna din condiţiile de mai sus nu va fi socotit bilet la ordin.
Ca și excepţii:
 în situaţia în care indicarea scadenţei nu se face în mod expres pe titlu, se va considera
biletul la ordin ca fiind plătibil la vedere;
 în situaţia în care indicarea locului de plată nu se face în mod expres pe titlu, se va
considera ca loc de plată al biletului la ordin, locul emiterii titlului, care este în acelaşi
timp şi loc al domiciliului emitentului;
 în situaţia în care în biletul la ordin nu se arată locul unde a fost emis, se consideră ca loc
al emiterii locul indicat lângă numele emitentului.

7
 Elemente comune ale cecurilor și biletelor la ordin
Cecurile/biletele la ordin sunt formulare cu regim special, înseriate. Seria este compusă
din 7 caractere alfanumerice, respectiv:
 primele 4 caractere alfabetice din codul BIC al băncii/codul SWIFT — reprezintă
formatul standard pentru Codurile de Identificare a Afacerii (BIC). Atât băncile, cât și
instituțiile financiare îl folosesc pentru a se identifica reciproc în întreaga lume.
Acesta indică numele și locația instituției — este un fel de cod sau număr internațional
de identificare bancară. Exemplu:
BRDE RO BU XXX
Codul băncii Codul țării Codul locației Codul sucursalei
Acest cod SWIFT/BIC este pentru Brd - Groupe Societe Generale SA
 un caracter numeric care codifică tipul instrumentului - respectiv 1 pentru cecuri şi 3
pentru bilete la ordin
 2 caractere alfabetice – scrise cu majuscule – reprezentând unul din cele 10 prefixe
diferite (BA, BB, BC, BD, BE, BF, BG, BH, BK, BM, etc)
 numărul este compus din 7 caractere numerice, (ex. între 0000001 – 0003750).
Biletele la ordin şi cecurile trebuie să fie completate în întregime cu cerneală sau pix de
culoare albastră sau neagră ori prin dactilografiere. Menţiunile manuscrise vor fi completate cu
majuscule, numai pentru suma în litere fiind posibilă completarea cu litere mici. În cazul în care
trăgătorul este o persoană juridică, semnătura reprezentantului legal al acesteia executată pe
cec/bilet la ordin în format nou, în condiţiile prevăzute în Norma BNR, nu va fi însoţită de
ştampila trăgătorului.

7.6.7. Fișa de magazie

Fișa de magazie este un formular tipizat fără regim special (cod 14-3-8), tipărit pe
ambele fețe, în foi volante, pe carton.
Servește ca:
 document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori
materiale, cu una sau cu două unități de măsură, după caz;
 document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);
 sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori
materiale.
Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează
de către:
 compartimentul financiar-contabil la deschiderea fișei (datele din antet) și la verificarea
înregistrărilor (data și semnătura de control). În coloana Data și semnătura de control
semnează și organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii.
 gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri
și stoc.
Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori
materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin
separat de cele ale valorilor materiale proprii. În scopul ținerii corecte a evidenței la magazie,
persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puțin o dată
pe lună, modul cum se fac înregistrările în fișele de magazie. Înregistrarile în fișele de magazie
se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operație înregistrată și
obligatoriu zilnic. Nu circulă, fiind document de înregistrare. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
 

8
 7.6.8 Dispoziția de plată sau încasare
Dispoziția de plată sau încasare este un document realizat de departamentul financiar-
contabil, ce servește ca dovadă pentru casierie că a fost făcută o plată în numerar sau a fost
încasată o sumă ce nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozițiilor
legale.
Dispoziția de plată/încasare are formatul A6, este tipărită față-verso și este un document
completat de două persoane, una din departamentul financiar-contabil și cea care încasează sau
efectuează plata.
Pe dispoziție se va menționa sus, pe fața documentului, una dintre următoarele situații:
 plată (avans);
 încasare (ridicare numerar).
Dispoziția de plată este completată de:
 persoana care încasează banii sau îi restituie;
 casier/contabil.
Persoana care încasează sau restituie banii completează următoarele:
 nume, prenume;
 funcție;
 sumă încasată sau restituită (în cifre și litere);
 scopul încasării/plății (de exemplu, deplasare, achiziție materiale etc.);
 actul de identitate, serie, număr;
 data și semnătura.
Casierul care plătește sau încasează suma de bani completează următoarele:
 suma (plătită/încasată);
 data;
 semnătura.
Dispoziția de plată este folosită în următoarele situații:
 ca document justificativ în vederea achitării de către casierie a unor sume în numerar,
avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare, pentru achiziția de materiale etc;
 ca document justificativ pentru casierie în vederea încasării în numerar a unor sume care
nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozițiilor legale (avize de
plată, somații de plată);
 ca document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate, în cazul
plăților în numerar efectuate fără alt document justificativ (de exemplu, stat de salarii).
Dispoziția de plată/încasare rămâne în documentația de arhivă, anexă la registrul de casă.

7.6.9. Decontul de cheltuieli

Sumele pe care companiile le acordă angajaților în bani sau prin cont bancar, în vederea
efectuării plăților făcute în numele societății sau în vederea deplasărilor în interes de serviciu,
poartă denumirea de avansuri spre decontare.
Astfel, decontul de cheltuieli este un document justificativ care se întocmește în mod
obligatoriu în cazul achizițiilor de produse sau servicii, plătite fie în numerar, fie cu cardul
bancar. Aceste achiziții nu sunt însoțite de factură, ci doar de bonul fiscal.
Decontul este întocmit într-un singur exemplar de către titularul de avans, cu scopul de a
justifica cheltuielile efectuate pe durata deplasării angajaților. Ulterior, documentul se arhivează
în departamentul financiar-contabil al companiei.
Decontul de cheltuieli – caracteristici:
 document utilizat pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate pe
parcursul deplasării în străinătate;
 document esențial în stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
Este important de știut faptul că, în situațiile în care sumele cheltuite pe parcursul

9
 deplasării sunt mai mici decât avansul primit la plecare, titularul de avans trebuie să
depună diferența de restituit la casierie, alături de chitanță sau de dispoziția de încasare.
 document justificativ de înregistrare în contabilitate, precum și în registrul de casă a
tranzacțiilor efectuate.
Decontul de cheltuieli trebuie să cuprindă următoarele informații:
 denumirea companiei;
 denumirea și numărul formularului;
 data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 numele și prenumele titularului de avans;
 avansul primit în valută/în valută și în lei;
 sumele decontate;
 diferențele de restituit/de primit;
 semnătura conducătorului unității, a șefului departamentului financiar-contabil, a
persoanei responsabile de controlul financiar preventiv, a titularului de avans, precum și
a persoanei responsabile de verificarea decontului de cheltuieli.
După ce este întocmit, documentul circulă la:
 persoanele autorizate să verifice legalitatea documentelor justificative de cheltuieli,
exactitatea calculelor referitoare la sumele decontate, precum și a eventualelor penalizări
de întârziere;
 persoanele autorizate să exercite controlul financiar-preventiv și să aprobe plata
diferenței în situația în care, la decontare, suma cheltuielilor efectuate pe parcursul
deplasării depășește avansul primit;
 casieria companiei, pentru plata diferenței - în acest caz, titularul de avans semnează
pentru primirea diferenței, iar întocmirea unui document distinct nu este necesară.

7.6.10 Ordinul de deplasare (delegația)

Codul Muncii prevede faptul că un angajat își poate desfășura activitatea într-un alt loc
decât cel prevăzut expres în contractul individual de muncă, pe o perioadă de timp variabilă. Pe
durata delegării, angajatul își păstrează toate drepturile salariale, precum și funcția pe care o
deține, iar o parte din cheltuielile asociate sunt suportate de angajator. 
Articolele 42, 43, 44 din Codul Muncii reglementează delegarea sau delegația. Astfel,
conducătorul unității emite decizia de delegare (ordinul de deplasare), prin completarea, în
ordinul de deplasare, a datelor persoanei care urmează să efectueze deplasarea, respectiv funcția,
sarcina pe care o are de îndeplinit, locul și durata delegației. 
Delegarea reprezintă, practic, exercitarea temporară, de către salariat, din dispoziția și în
interesul angajatorului, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu, în afara
locului său de muncă. Delegarea poate fi dispusă în aceeași localitate sau în afara acesteia, în
cadrul aceleiași unități, a unei subunități sau altei unități. Nu constituie delegare situația în care
în contractul individual de muncă a fost inserată o clauză de mobilitate (executarea atribuțiilor
specifice postului, în locurile specificate în contract). 
Deplasarea în interes de serviciu sau cum mai este numită delegarea, reprezintă un act de
drept al muncii și nu unul administrativ, fiind obligatorie pentru angajat. Refuzul salariatului de
a se conforma reprezintă o încălcare a atribuțiilor de serviciu și poate atrage răspunderea
disciplinară a acestuia, inclusiv desfacerea contractului de muncă.  
O astfel de decizie a angajatorului este legală numai dacă sunt îndeplinite următoarele
condiții: 
 existența unui interes al serviciului ca temei al delegării; 
 respectarea felului muncii salariatului; 
 durata limitată potrivit legii;

10
  plata cheltuielilor de transport și cazare, pentru salariat, precum și a indemnizatiei de
delegare (diurnă), în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă
aplicabil, dacă deplasarea durează mai mult de 12 ore; 
 delegarea nu afectează raportul juridic de muncă dintre angajator și salariat, iar în timpul
deplasării în interes de serviciu, indiferent de durata deplasării, salariatul își păstrează
postul și salariul, care nu pot fi reduse, dar pot fi majorate;
 pe durata deplasării, nu este posibil transferul de autoritate asupra salariatului, acesta
fiind subordonat angajatorului care a dispus delegarea. 
Conform Codului Muncii, decizia unei deplasări în interes de serviciu nu poate fi supusă
cenzurii instanțelor judecătorești sub aspectul oportunității, dar poate fi contestată în ceea ce
privește legalitatea acestui demers.
Codul Muncii reglementează detaliile duratei unei delegații și impune angajatorului că
poate dispune trimiterea în delegație a unui angajat pentru o perioadă de cel mult 60 de zile
calendaristice într-un interval de 12 luni. Intervalul poate fi prelungit cu perioade succesive de
câte 60 de zile calendaristice, dar numai cu acordul angajatului. 
Mai simplu spus, angajatorul poate dispune delegarea unui subordonat, fără sa fie
necesar acordul acestuia pe o perioadă de cel mult 60 de zile, cumulat, pe parcursul unui an
calendaristic. Deplasările în interes de serviciu care depășesc 60 de zile lucrătoare nu se pot face
decât cu acordul explicit al angajatului, iar refuzul acestuia nu poate să reprezinte un motiv
pentru sancționare disciplinară.
Ordinul de deplasare (documentul care arată că angajatul se află în delegație) trebuie
întocmit pentru orice deplasare, indiferent de durata acesteia sau dacă este sau nu în aceeași
localitate, și are scopul de a justifica eventualul avans sau solicitarea de decontare a cheltuielilor.
Documentul dovedește că angajatul se află în timpul orelor de program (cu toate drepturile și
obligațiile care decurg de aici). În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor
efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferență se întocmește o dispoziție de plată
către casierie. Dacă la decontare, sumele reprezentând cheltuielile efective justificabile sunt mai
mici decât avansul, diferența de restituit se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare.
Conform dispozițiilor Ordinului nr. 2634/2015, ordinul de deplasare (delegație) trebuie
să cuprindă următoarele elemente principale: 
 denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei
fizice care întocmește documentul, ca reprezentant al angajatorului;
 numărul documentului și data întocmirii acestuia;
 menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când
este cazul);
 conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după
caz;
 numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operațiunii economico-financiare.
Concret, ordinul de deplasare se întocmește de angajatul care pleacă în delegație, iar
cheltuielile de deplasare sunt suportate de firma la care lucrează. Documentul este valabil atunci
când este semnat de angajator sau de reprezentantul autorizat al acestuia și are număr de
înregistrare. Ordinul de deplasare trebuie să prevadă dacă se alocă sau nu un avans pentru
cheltuielile prilejuite de deplasare.
 Înainte de plecarea în delegație, ordinul de deplasare va fi înaintat departamentului
financiar-contabil pentru acordarea unui avans spre decontare, dacă aceasta este procedura
stabilită de entitate sau dacă este necesar. Ștampilarea ordinului de deplasare nu mai constituie o
obligație legală, dar firmele pot opta să aplice ștampila, ca o măsură suplimentară de justificare a
unei deplasări.

11
 Ordinul de deplasare se află permanent în posesia angajatului aflat în delegație. Acesta
are obligația de a dovedi prin documente justificative deplasarea.
La întoarcerea în unitate, angajatul va completa în ordinul de deplasare (delegație)
avansul primit spre decontare la plecare, cheltuielile efectuate în baza documentelor justificative
și diferența de primit sau de restituit. Odată depus, ordinul se va aproba de conducătorul unității
și se va transfera la departamentul financiar-contabil pentru verificările finale, închiderea
acestuia (a diferenței de plată sau de încasat) și înregistrarea în evidențele financiar-contabile.
Legea nr. 70/2015 prevede că plățile din avansuri spre decontare, însumate, se pot face în
limita unui plafon zilnic maxim de 5.000 lei. 
Pe perioada delegării, salariatul are dreptul la diurnă, adică la o sumă de bani, dacă
durata delegării este mai mare de 12 ore. Nivelul diurnei se stabilește prin lege. Valoarea diurnei
interne pentru personalul autorităților și instituțiilor publice este de 20 lei/zi, cu condiția ca
deplasarea să se efectueze la o distanță mai mare de cinci kilometri față de locul permanent de
munca, potrivit HG nr. 714/2018.
Pentru salariații din sistemul privat, diurna poate să fie impozabilă sau neimpozabilă.
Cea care nu se impozitează are valoarea de maximum 50 lei/zi. Dacă valoarea diurnei este mai
mare de  acest nivel, diferența se încadrează în venituri asimilate salariilor și va fi supusă
impozitării, urmând să apară ca atare în statul de salarii.

7.6.11. Nota de intrare recepție (NIR)

Nota de recepție și constatare de diferențe este numele corect pentru bine
cunoscutul NIR și este un document pentru recepția bunurilor aprovizionate și, în același timp,
este un document justificativ pentru încărcarea în gestiune.
Document care se întocmește de către comisia de recepție și de către gestionar cu ocazia
recepționării mărfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare,
denumirea materialelor, a ambalajelor și a materialelor refolosibile din dezambalare, codul,
cantitățile și valoarea mărfurilor selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial.
NIR-ul servește ca:
 document pentru recepția bunurilor aprovizionate;
 document justificativ pentru încărcarea în gestiune;
 act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;
 document justificativ de înregistrare în contabilitate.
NIR-ul se folosește ca document distinct de recepție în cazul:
 bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
 bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
 bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
 bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;
 bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;
 mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se tine la preț de vânzare cu amănuntul
sau en gros (cod 14-3-1/aA).
În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se
înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului
de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.).
Nota de intrare și recepție (NIR), se întocmește la sosirea mărfurilor de la furnizor și la
intrarea acestora în gestiunea unității. NIR-ul se completează în baza facturilor sau a avizului de
însoțire a mărfii.
Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în două exemplare, potrivit
prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura
efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și
constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal
constituită.

12
 În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru
fiecare tranșă, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoțire a mărfii.
Datele de pe verso NIR-ului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la
recepție.
Această notă de intrare recepție circulă:
 la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate
exemplarele);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea
diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în
contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul
de însoțire a mărfii);
 la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
NIR-ul se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al NIR-ului este următorul:
a. pentru formularul cod 14-3-1A:
 denumirea unității;
 denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 numărul facturii/avizului de însoțire al mărfii;
 numărul curent;
 denumirea bunurilor recepționate;
 U/M;
 cantitatea conform documentelor însoțitoare;
 cantitatea recepționată, prețul unitar și valoarea;
 numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție;
 data primirii în gestiune și semnătura gestionarului.
b. pentru formularul cod 14-3-1/aA:
Pe lângă informațiile de la lit. a) (mai puțin prețul unitar și valoarea), sunt obligatorii și
informațiile următoare:
 prețul de achiziție al cantității recepționate;
 adaosul comercial unitar și total;
 prețul de achiziție unitar plus adaosul comercial;
 valoarea la preț de vânzare, inclusiv TVA.
Orice factură fiscală trebuie însoțită de NIR. Datele care trebuie completate diferă de la
un depozit en-gros sau magazin cu desfacere cu amănuntul.
La depozitul en-gros se completează:
 nr. crt.;
 denumirea sortimentului;
 u. m.(unitate măsură);
 cantitatea;
 preț pe bucată fără TVA;
 valoarea;
 TVA;
 valoare totală.
La magazinele cu desfacere cu amănuntul, în plus față de depozit, se va completa și:
 preț achiziție;
 adaos;
 preț de vânzare – care trebuie să corespundă cu prețul din vitrină/raft.

13
 7.6.12. Bonul de consum
Bonul de consum reprezintă documentul justificativ pentru scăderea din gestiunea
stocurilor a unor bunuri, pentru eliberarea din magazie, pentru consum a materialelor sau ca
document justificativ în evidența magaziei sau în contabilitate a diverselor produse.
Documentul se întocmește în două exemplare, de entitatea respectiv departamentul care
eliberează bunurile ori de către solicitant, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din
magazie pentru consum, pe baza programului de producție și a consumurilor normale, sau de
alte compartimente ale unității, care solicită materiale pentru a fi consumate.
Dacă se utilizează tehnici de calcul, bonul de consum se poate întocmi într-un singur
exemplar.
De regulă bonul de consum (colectiv) se întocmește pe formulare separate pentru
materialele din cadrul aceluiași cont de materiale, loc de depozitare și loc de consum.
Atunci când materialul solicitat lipsește din depozit se procedează astfel:
1. Pe bonul de consum se completează spațiul următor cu denumirea materialului
înlocuitor, după obținerea semnăturilor pe verso a persoanelor autorizate să aprobe folosirea
altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normale;
2. Pe bonul de consum (colectiv) se taie cu o linie materialul înlocuit și se semnează
aprobarea înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După ce s-a trecut denumirea materialului
înlocuitor se întocmește un bon de consum separat, aplicându-se un semn distinctiv (în cazul
unităților economice) sau materialul înlocuitor se scrie pe un rând liber în același bon de
consum.
Coloanele „unitatea de măsură” si „cantitatea necesară” de pe rândul 2 se completează
atunci când se solicită și se eliberează din magazie materiale cu două unități de măsură.
Dacă în decursul inventarierii magaziei de materiale nu se pot suspenda operațiile de
predare-primire, comisia de inventariere are obligația să înscrie pe bonul de consum „predat în
timpul inventarierii”.
Etapele parcurse de bonul de consum:
1. Semnarea acestuia de către persoanele autorizate pentru acordarea vizei de necesitate
(ambele exemplare);
2. Aprobarea folosirii altor materiale de către persoanele autorizate, în cazul înlocuirii
materialelor la unitățile economice;
3. Semnarea (ambelor exempare) de predare de către gestionar și de primire de către
delegatul care primește materialele la magazia de materiale pentru eliberarea cantităților
prevăzute;
4. Efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică de către compartimentul
financiar-contabil;
5. Arhivarea la compartimentul financiar-contabil.
  Informațiile minimale pe care trebuie să le conțină bonul de consum:
 denumirea unității;
 denumirea formularului;
 produsul/lucrarea (comanda), norma, bucăți lansate;
 numărul documentului, data emiterii (ziua, luna, anul), numărul comenzii;
 denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea), cantitatea
necesară, unitatea de măsură (U/M), cantitatea eliberată;
 prețul unitar sau valoarea (după caz);
 data și semnătura gestionarului și a primitorului.

14