Referat 1 Documente contabile

NOŢIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE

1.1. Documente contabile-definiţie.

Documentele contabile sunt acte scrise cuprinzând informatii letrice si numerice in
etalon valoric natural sau de munca despre operatiunile economice care au loc si care se
intocmesc la locul si momentul acestora cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor.
Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu activitatea de observare
si consemnare a datelor privind patrimoniul unitatii. Aceasta actiune asigura datele de intrare
in sistemul contabil privind existenta , starea si miscarea elementelor patrimoniale .

1.2. Documentarea –procedeu al contabilitãţii.

Documentarea ,ca procedeu al contabilitǎţii, este acţiunea de observare şi consemnare
în documente a datelor privind operaţiile economice din cadrul unitãţii , în momentul şi la
locul efectuãrii operaţiilor .
Documentele trebuie întocmite clar, precis, sã reflecte realitatea ,trebuie sã se prezinte
într-o formã unitarã în privinţa conţinutului , structurii, numãrului de exemplare , denumirea
şi circulatia lor .
Datã fiind importanţa deosebitã a informaţiilor contabile în conducerea unitãţii
patrimoniale , operaţiunea de consemnare şi culegere a datelor contabile este organizatã dupa
criterii precise şi in funcţie de necesitãţile practice , ele costituind baza intregului sistem de
evidenţã din unitatea patrimonialã.

1.3. Structura documentelor contabile.

Sub aspectul conţinutului documentelor de evidenţã trebuie sã cuprindã urmãtoarele
elemente:
-denumirea documentului ;
-denumirea şi sediul unitãţii care emite documentul;
-numãrul de ordine al documentului;
-data şi locul emiterii documentului;
-pãrţile care participã la operaţia economicã ;
-descrierea operaţiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel încât sã
cuprindã toate datele necesare înregistrãrii în evidenţã;
-datele cantitative şi valorice aferente operaţiei consemnate;
-semnãtura persoanelor autorizate care rãspund de întocmirea documentelor conform
dispozitiilor legale.

IMPORTANŢA DOCUMENTELOR CONTABILE

În cadrul unitãţii patrimoniale , importanţa documentelor contabile se poate concretiza

prin:
1. Documentele contabile sunt sursã de date pentru înregistrãri în conturi a operatiilor
economice şi financiare.
2. Prin intermediul documenetelor contabile se infãptuieşte controlul economic şi
finanaciar , ele constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli în gestionarea
patrimoniului şi asigurã respectarea disciplinei financiar-contabile.
3. Documentele contabile sunt sursã de informare operativã a organelor de conducere
asupra operaţiilor economico-financiare ce au loc în unitate.
4. Documentele contabile au importanţã juridicã –în cazul litigiilor sunt folosite ca probã
în justiţie pentru stabilirea adevãrului .De aici rezultã importanţa deosebita pe care o
are cunoaşterea documentelor contabile de cãtre jurişti.

CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE

Documentele contabile se pot clasifica dupã mai multe criterii.

3.1In funcţie de importanţa şi frecvenţa utilizãrii lor , documentele contabile ,

indiferent de categoria din care fac parte, pot fi tipizate şi netipizate.
a)Documentele tipizate , sunt acelea în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite
şi preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementãri legale. Prin aceastã operaţie de
tipizare se urmãreşte stabilirea unor tipuri unitare de documente , pentru operaţii de acelaşi fel
ca mãrime , conţinut , format şi destinaţie şi sunt obligatorii pentru toate unitãţile dintr-o
ramurã datã.
Tipizarea documentelor asigurã uşurarea completãrii şi verificãrii lor, eliminã
paralelisme în circulaţia unor documente , contribuie la satisfacera cerinţelor de prelucrare
automatã a datelor pe care le conţine şi permite înscrierea în cuprinsul lor a indicatorilor strict
necesari şi într-o anumitã ordine. Aceste documente sunt cuprinse în nomenclatorul cu
formulare tipizate privind activitatea financiarã şi contabilã ,elaborat de Ministerul de Finanţe.
Documentele tipizate în funcţie de sfera de utilizare ,sunt grupate în:-documente generale
pentru întreaga economie;
-documente comune pe ramuri ale economiei;
-documente specifice unor activitãţi;
b)Documentele netipizate, sunt acelea în care conţinutul, forma, şi formatul nu sunt
prestabilite şi preimprimate prin reglementãri legale , ele sunt ocazionale şi se stabilesc
funcţie de necesitatea de informare ale fiecãrui agent economic.

3.2.In funcţie de natura operaţiilor pe care le reflectã , documentele se clasificã în:

a)Documente privind imobilizãrilecorporale şi necorporale:bonuri de mişcare a
mijloacelor fixe, procese verbale de predare- primire procese verbale de scoatere din
funcţiune, etc.
b) Documente privind activele circulante materiale:note de recepţie şi constatare de
diferenţe , bon de consum , fişa limitã de consum , bon de predare – transfer –restituire, etc.
c) Documente privind disponibilitãţile bãneşti:chitante , dispoziţii de platã-încasare, etc.
d) Documente privind salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor:ştate de salarii, lista
de avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.
e) Documente privind vânzãrile: factura, dispoziţii de livrare, aviz de însoţire a mãrfii,
etc.

3.3.Dupã regimul de tipizare şi utilizare documentele pot fi:

a)Documente cu regim special pentru care existã reglementãri legale privind tipãrirea,
circulaţia, evidenţa şi pãstrarea lor. In aceastã categorie intrã în special documentele de bancã
şi casã: cecul de numerar, cecul de virament, chitanţa, etc.

b)Documente întocmite pe formulare cu reglementãri exprese de tipãrire, gestionare,

folosire şi justificare, în care intrã imprimate cu valoare nominalã(mãrci poştale,timbre
poştale), carnete de muncã, certificate medicale, etc.

c) Documente întocmite pe formulare cu regim uzual, fãrã restricţii şi cuprind toate

formularele necuprinse în primele douã categorii.
 3.4.In funcţie de modul de întocmire şi rolul lor în cadrul circuitului economic
şi al sistemului informaţional-decizional documentele contabile se grupeazã astfel:

a)Documente justificative.

b)Documente de evidenţã contabilã.

c)Documente de sintezã şi raportãri.