Tema 7.

DOCUMENTAŢIA – PROCEDEU
AL METODEI CONTABILITĂŢII

1. Noţiuni privind documentele şi clasificarea

acestora
2. Modul de întocmire şi prelucrare al
documentelor
3. Caracteristica şi clasificarea registrelor
contabile
4. Formele de contabilitate
1. Noţiuni privind documentele şi clasificarea
acestora
Documentaţia – procedeu al metodei contabilităţii, este
acţiunea de culegere şi consemnare în documente a
datelor privitoare la operaţiile economice dintr-o
entitate, în momentul şi la locul efectuării lor.
Documentele sunt acte scrise în care se consemnează cifric
în etalon natural, bănesc sau de muncă, de regulă în
momentul şi la locul înfăptuirii lor, operaţiile
economico-financiare precum şi evenimentele
determinate de necesităţi organizatorice şi
administrative, cu scopul de a servi ca dovadă a
înfăptuirii acestor operaţii şi ca bază a înregistrării lor în
contabilitate.
În funcţie de conţinutul, destinaţia și rolul
documentelor, acestea îndeplinesc următoarele
funcţii:
funcţia de consemnare;
funcţia de acte justificative;
funcţia informativă;
exercitarea controlului economic şi financiar;
funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale;
funcţia de calculaţie;
funcţie juridică
Funcţia de consemnare, cu litere şi cifrică,
cantitativă şi valorică a operaţiilor economice
efectuate de entitate;
Funcţia de acte justificative stă la baza înregistrării
în contabilitatea curentă a operaţiilor economice
consemnate în ele;
Funcţia informativă întrucât datele conţinute de
documente constituie izvorul informaţiilor operative,
contabile şi statistice;
Funcția de exercitare a controlului economic şi
financiar pentru apărarea integrităţii patrimoniului.
Funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale,
atât din punct de vedere al existenţei bunurilor
economice, naşterii drepturilor şi obligaţiilor etc., cât
şi din punct de vedere al responsabilităţii
administrării patrimoniului.
Funcţia de calculaţie, ce permite calculul costurilor
de producţie, cheltuielilor şi veniturilor şi al
rezultatelor financiare.
Funcţia juridică, prezintă caracter de acte
justificative În cazul unor litigii, expertize, lipsuri,
fraude etc. sunt folosite ca mijloace de probă în
justiţie, pentru stabilirea adevărului şi servesc ca
bază în cercetarea organelor judiciare.
Clasificarea documentelor se face după mai multe criterii, şi
anume:

•natura operaţiilor
•caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc
•locul întocmirii şi circulaţiei
•modul de întocmire, conţinut şi rolul
•forma de prezentare
•regimul de tipărire şi utilizarea formularelor
•suportul care depozitează informaţia
•tehnica întocmirii
•numărul operaţiilor economice
După natura operaţiilor la care se referă,
documentele se împart în:
a)documente privind activitatea financiar-contabilă,
documentele privind activele imobilizate, activele
circulante, salariile, datoriile, rezultatele financiare...
b)documente privind alte activităţi, care nu
constituie acte justificative pentru înregistrările
contabile: documente privind activitatea de cercetare,
proiectare, investiţii, programarea şi urmărirea
producţiei, documente privind activitatea de control
tehnic, calitate şi metrologie, personal, informatică etc.
După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc documentele
se împart în:
a)documente de dispoziţie sunt acele prin care se transmite
ordinul de a executa o operaţie economică, exemplu: dispoziţia de
plată, dispoziţia de livrare, ordinul de plată, comanda.
b)documente justificative cuprind date cu privire la executarea
operaţiilor economice. De aceea pot fi denumite şi documente de
execuţie, exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum etc.
c)documente mixte sau combinate reunesc trăsăturile
documentelor de dispoziţie şi a celor justificative. Ele cuprind
date privind dispoziţia de executare a operaţiei dar şi dovada
înfăptuirii ei. Aceste documente sunt iniţial documente de
dispoziţie, iar prin completarea lor cu date referitoare la
executarea operaţiilor respective, ele devin documente
justificative, spre exemplu: cererea ordin de plată, statul de
calcul-plată al salariului.
După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:
a)documente interne, se întocmesc în cadrul entității şi
consemnează operaţii economice cu privire la activitatea
acesteia. Unele din aceste documente circulă fie numai
în interiorul acesteia (bonul de consum, statele de
salarii, etc), fie către exterior (facturile, ordin de plată,
etc.).
b) documente externe, se întocmesc de alte persoane
fizice şi juridice cu care se află în raporturi contractuale,
dar circulă în cadrul entității primitoare, spre exemplu:
factura furnizorului, extrasul de cont
În raport de modul de întocmire, conţinut şi rolul lor
în cadrul procesului informaţional economic:
a)documente primare consemnează operaţiile
economico-financiare în momentul şi la locul producerii
lor. Ele fac dovada executării acestor operaţii,
îndeplinind rolul de documente justificative, spre
exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum, etc.
b)documente centralizatoare, se întocmesc pe baza
documentelor primare sau concomitent cu acestea în
scopul grupării şi cumulării operaţiilor de acelaşi fel,
dintr-o anumită perioadă.
După forma de prezentare, se deosebesc:
a)documente tipizate se întocmesc pe formulare tip,
strict determinate. Ele au un text şi o formă prestabilită,
fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din
economia naţională.
b)Documente netipizate sunt reprezentate de
documentele specifice unor ramuri de activitate sau
unor instituţii. Ele se întocmesc fie pe formulare
specifice fiecărei ramuri economice, fie pe hârtie
simplă, fără a avea un format tip stabilit.
După regimul de tipărire şi utilizarea formularelor
folosite la întocmirea documentelor, se disting:
a)documente întocmite pe formulare cu regim special
au un regim deosebit de tipărire, numerotare, gestionare,
evidenţă, folosire şi păstrare., de exemplu: bonul de plată,
delegaţia, factura de expediţie, etc. Pentru aceste
documente există dispoziţii legale cu precizări privind
modul de completare, circulaţie şi păstrare.
b)Documente fără regim special sau numite şi obişnuite
sunt acele care au regim de circulaţie şi înregistrare
specifice fiecărei întreprinderi, le putem numi ca având un
regim intern de circulaţie şi utilizare.
După suportul care depozitează informaţia, se
disting:
a)documente pe suport de hârtie, sau
b)pe suporturi magnetice (benzi, disc).

După tehnica întocmirii se deosebesc:

a)documente care se întocmesc manual.
b)documente automatizate care se întocmesc cu
mijloace tehnice.
După numărul operaţiilor economice pe care le
cuprind, documentele se împart:
a)documente singulare conţin date privitoare la o
singură operaţie economică.
b)Documente cu multiple operaţii, conţin date privind
mai multe operaţii economice de acelaşi fel. De aceea,
pe lângă datele obligatorii comune tuturor categoriilor
de documente, acestea conţin în plus, ca date specifice:
diferite totaluri cantitative şi valorice, numărul de
ordine.
2. Modul de întocmire şi prelucrare al documentelor
Conţinutul documentelor diferă în funcţie de caracterul
operaţiilor consemnate. Conţinutul se concretizează în
anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure
reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru
care se întocmesc.
Aceste elemente se concretizează în anumite exprimări care
permit înţelegerea operaţiilor economice pe care le reflectă
de către cei care le întocmesc, respectiv de către cei care le
utilizează. Dintre aceste elemente, unele au un caracter
comun, adică se referă la toate categoriile de documente, iar
altele au un caracter specific, regăsindu-se într-o anumită
formă numai într-un document sau numai în legătură cu o
anumită operaţie economică.
Caracterele comune se referă la: denumirea documentului
(atribuirea unui nume); denumirea entității emitente, adresa sau
compartimentul care a întocmit documentul; codul fiscal;
identificarea în timp a operaţiei (numărul şi data); identificarea
participanţilor la operaţia economică consemnată în document;
conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea
efectuării ei; datele cantitative şi / sau valorice aferente operaţiei
economice efectuate; semnăturile persoanelor participante la
efectuarea operaţiei economice consemnate în document, a celor
care au întocmit şi a persoanelor care răspund pentru executarea,
conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea şi realitatea
operaţiei economice respective; alte caractere menite să asigure
consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

Caracterele specifice diferă de la o categorie de documente la alta

şi asigură detalierea operaţiei consemnate, ele având un rol
completativ şi se referă la precizarea unor informaţii care se
regăsesc numai în acel document.
Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi
corectate numai cu respectarea anumitor reguli.
Rectificarea greşelilor în documente se face prin tăierea
textului sau a sumei greşite cu o linie, în aşa fel, încât să se
poată citi ceea ce a fost greşit, apoi se scrie deasupra textul sau
suma corectă, făcându-se menţiune pe documentul rectificat
asupra acestui fapt, care se confirmă prin semnăturile aceloraşi
persoane care au semnat iniţial documentul.
În documentele de casă şi de bancă nu se admit corectări. Dacă
s-au făcut greşeli în aceste documente, ele se anulează prin
tăierea cu o linie pe diagonală pe care se scrie cuvântul
„ANULAT”, păstrându-se în continuare în exemplarele sale
respective, fără a se detaşa şi se întocmesc apoi documentele
corecte.
Drumul pe care îl parcurg documentele din momentul
emiterii sau intrării în întreprindere şi până la arhivare
constituie circuitul documentelor.
Pentru asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a
documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor
în contabilitate, se pot întocmi grafice de circulaţie a
documentelor.
Circulaţia documentelor trebuie să se facă într-o anumită
ordine stabilită, nefiind permisă reţinerea documentelor în
mod nejustificat de către un compartiment. Necesitatea
circulaţiei documentelor este determinată de faptul că
date din acelaşi document sunt necesare mai multor
compartimente şi nu se poate asigura câte un exemplar
pentru fiecare utilizator.
Verificarea documentelor se face sub trei aspecte şi anume:
verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetică şi verificarea
de fond.
•Verificarea sub aspectul formei constă în controlul întocmirii
documentelor pe formulare corespunzătoare naturii operaţiei
economice, completarea tuturor rubricilor, existenţa tuturor
semnăturilor persoanelor împuternicite să vizeze, dacă nu au avut
loc ştersături sau corecturi fără a fi certificate etc.
•Verificarea aritmetică (cifrică) constă în controlul preluării
corecte în documente a datelor cifrice şi dacă sau efectuat corect
calculele aritmetice presupuse la întocmirea documentului.
•Verificarea de fond constă în controlul realităţii, necesităţii,
oportunităţii, legalităţii şi economicităţii operaţiilor economice
consemnate în documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei
economice are ca scop să descopere dacă operaţia economică s-a
efectuat la data, locul şi condiţiile prevăzute în document, spre
exemplu: se verifică suma plătită pentru procurarea unor mărfuri cu
cantitatea de mărfuri recepţionată.
După completare şi verificare, documentele sunt supuse
operaţiei de prelucrare.
Aceasta constă în gruparea documentelor pe operaţii,
exprimarea valorică a mărimii operaţiei economico-
financiare înregistrată în document, cumularea unor
documente primare şi obţinerea celor centralizatoare.
Documentele cu regim special vor fi înregistrate în mod
obligatoriu în fişa documentelor special deschisă în acest
scop pentru fiecare tip de document de acest gen.
Documentele obişnuite, precum şi cele cu regim special, de
regulă, nu vor fi puse spre utilizare, decât după justificarea
prealabilă a documentelor care au fost eliberate anterior,
justificându-se utilizarea integrală şi corectă. Acest fapt se
poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea
în circulaţie a acestor documente.
Faza finală a circulaţiei documentelor a constituie
clasarea lor la dosar, după rezolvarea completă şi
definitivă a acestora.
Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o
anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării
păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite
în vederea obţinerii informaţiilor necesare.
Clasarea documentelor în dosare se poate face după mai multe
criterii, şi anume:
criteriul cronologic constă în gruparea documentelor în
ordinea întocmirii lor;
criteriul alfabetic impune clasarea în acelaşi dosar a
documentelor ţinând seama de denumirea unităţii la care se
referă documentele; criteriul geografic asigură gruparea
documentelor după adresa sediului întreprinderii
corespondente;
criteriul după obiect sau pe grupe de operaţii economice
constă în aranjarea documentelor pe categorii de probleme
(mijloace fixe, mijloace băneşti, etc.).

Cel mai frecvent se foloseşte o combinaţie între criteriul

cronologic şi criteriul pe grupe de operaţii economice.
Păstrarea curentă a documentelor se află în corelaţie cu
arhivarea curentă, iar păstrarea de durată arhivarea generală în
cadrul unităţii sau la arhivele statului.
La finele perioadei de gestiune documentele păstrate în cadrul
compartimentelor se predau la arhiva unităţii. În cadrul arhivei
documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul
acestora, cronologic.
Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte
normative şi diferă în funcţie de natura şi importanţa
documentului. După expirarea termenului de păstrare
documentele se scot din arhiva generală a unităţii şi se predau
la arhiva statului, dacă prezintă interes sau dacă nu mai
prezintă importanţă atunci sunt valorificate ca produse
reziduale.
 3. Caracteristica şi clasificarea registrelor contabile
Ciclul contabil de prelucrare a datelor impune un sistem
de formulare corelate între ele care servesc la
înregistrarea, după anumite reguli, a operaţiilor
economico-financiare ce au avut loc într-o entitate, pe o
anumită perioadă de timp. În categoria formularelor
contabile se cuprind documentele primare, registrele
contabile, balanţa de verificare şi situațiile financiare.
Registrele contabile reprezintă nişte foi volante sau fişe,
care au destinaţia de a acumula datele curente din
documentele primare în scopul generalizării acestora şi
determinarea indicatorilor respectivi.
Teoria şi practica contabilă au generat o diversitate de
forme privind conţinutul registrelor.

Criteriile de clasificare a registrelor contabile:

•în raport cu forma registrelor
•modul de înregistrare în conturi
•sfera de cuprindere a datelor contabile
Registrele contabile în raport cu forma pe care o au pot
fi:
a)Registre sub formă de cărţi, numerotate, semnate şi
parafate, pe a căror ultimă pagină se menţionează destinaţia,
numărul de file şi se aplică semnătura persoanelor în drept.
Prezintă avantajul că lucrările înregistrate în aceste registre
sunt în siguranţă, dar sunt din ce în ce mai puţin utilizate,
pentru că îngreunează diviziunea muncii, fiind înlocuite
odată cu introducerea evidenţei contabile pe calculator;
b)Registre sub formă de fişe (foi volante, situaţii), înlătură
dezavantajele celor sub formă de cărţi, întâlnite de regulă
sub forma fişelor volante, ce se păstrează pe parcursul
utilizării în cartoteci sau bibliografe sub forma foilor
volante cu liniatură şi rubrici adecvate necesităţilor de
utilizare pentru înregistrarea prin transcopiere sau
computerizată;
Registre după modul de înregistrare în conturi;
a)Registre de contabilitate pentru înregistrări
cronologice, care servesc la înregistrarea operaţiilor
economice în ordinea succesiunii lor în timp. Ele
servesc ca documente obligatorii de înregistrare
cronologică a mişcărilor patrimoniale, precum şi ca
mijloace de probă în relaţiile cu organele fiscale sau în
litigii.
b)Registre de contabilitate pentru înregistrări
sistematice servesc la înregistrarea operaţiilor
economice, grupate după conţinutul şi natura
economică, respectând ordinea succesiunii în timp
Registrele contabile după sfera de cuprindere a
datelor contabile pot fi:
a)Registre de evidenţă sintetică, care servesc la
înregistrarea, centralizarea şi generalizarea datelor
contabile, privind întreaga activitate a unităţii
patrimoniale, necesare întocmirii şi prezentării
situațiilor financiare.
b)Registre de contabilitate analitică, care servesc la
înregistrarea şi urmărirea detaliată a diferitelor elemente
patrimoniale, în etalon natural şi în etalon valoric.
 4. Formele de contabilitate
Forma de contabilitate exprimă modul de organizare a
ciclului contabil de prelucrare a datelor în scopul
obţinerii fondului de informaţii care să caracterizeze în
expresia valorică, starea şi mişcarea patrimoniului.
Ciclul contabil de prelucrare a datelor constituie
totalitatea etapelor de prelucrare a datelor în
contabilitate. În scopul obţinerii de informaţii privind
situaţia patrimoniului şi rezultatele perioadei de gestiune
ciclul contabil se realizează prin implementarea unei
forme de contabilitate. Instrumentele de lucru ale formei
de contabilitate sunt: documentele contabile (documente
primare şi registre contabile); listele de inventariere;
balanţele de verificare; bilanţul.
Având în vedere conţinutul formei de contabilitate şi
instrumentele de lucru ale acesteia, forma de
contabilitate poate fi definită drept un sistem de
documente corelate între ele ce servesc la
înregistrarea şi prelucrarea, după anumite reguli, a
stării şi mişcării elementelor patrimoniale, ca urmare
a operaţiilor economice.

Legea contabilităţii prevede că orice entitate are

obligativitatea de aşi organiza şi conduce
contabilitatea proprie.
Un alt element, ce determină forma de contabilitate
este cel al structurii înregistrării contabile. În acest
sens se pot folosi două variante:
a)prin dezvoltarea pe conturi corespondente a
debitului şi creditului fiecărui cont;
b)prin dezvoltarea pe conturi corespondente numai a
creditului fiecărui cont.
Formele de contabilitate folosite de entități sunt
următoarele:
1.memorial-order;
2.jurnal-order;
3.Automatizată.

Forma memorial-order prevede următoarele registre

şi procedee în reflectarea operaţiilor economice din
perioada de gestiune. În baza documentelor primare
se întocmesc documente centralizatoare, în care
datele sunt grupate şi totalizate după anumite criterii
de grupare.
Forma de contabilitate jurnal-order se caracterizează
prin înregistrarea succesivă a informaţiilor contabile, mai
întâi cronologic în documente primare şi apoi sistematic
în registrele contabile.
Forma automatizată de contabilitate a adaptat formele
de contabilitate la utilizarea tehnicii de calcul electronic.
Ciclul de prelucrare a datelor are la intrare în calculator
formula contabilă. Pe baza ei, se clădeşte întregul sistem
de stocare şi prelucrare a datelor. Pe baza datelor
introduse în calculator se editează obligatoriu registrele
contabile. În mod obligatoriu sunt editate, lunar, balanţele
de verificare ale conturilor. Forma de contabilitate
automatizată este în formă de programă.