Capitolul II Echipamente, softuri și documente de evidență contabilă

Fișă de documentare:
Documente de evidență contabilă

Definiție: Documentele sunt acte scrise cuprinzând informații letrice și numerice, în etalon
valoric, natural sau de muncă, care se întocmesc la locul și în momentul producerii operațiilor economice.

Importanța documentelor contabile:

În cadrul unitãţii patrimoniale , importanţa documentelor contabile derivă din faptul că:
- prin datele pe care le conțin, ele fac dovada producerii operațiilor economice, constituind baza
înregistrărilor în contabilitate:
- prin intermediul lor se realizează controlul economic și financiar, documentele constituind
mijlocul pentru descoperirea unor nereguli în gestionarea patrimoniului şi asigurând respectarea
disciplinei financiar-contabile;
- sunt sursã de informare operativã a organelor de conducere asupra operaţiilor economico-
financiare ce au loc în unitate.
- în cazul litigiilor sunt folosite ca probã în justiţie -pentru stabilirea adevãrului (au importanță
juridică).

Structura documentelor contabile:

Documentele de evidenţã trebuie sã cuprindã urmãtoarele elemente obligatorii:
- denumirea documentului ;
- denumirea şi sediul unitãţii care emite documentul;
- numãrul de ordine al documentului și data emiterii acestuia;
- pãrţile care participã la operaţia economicã ;
- descrierea operaţiei economico-financiare;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiei consemnate;
- semnãtura persoanelor autorizate care rãspund de întocmirea documentelor conform
dispozitiilor legale.
 Fișă de documentare:
Clasificarea documentelor de evidență

Documentele contabile se pot clasifica dupã următoarele criterii:

1. după tipul formularelor utilizate ca documente contabile, există:
a) Formulare tipizate, sunt acelea în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite şi imprimate
pe formulare, pe baza unor reglementãri legale.
b) Formulare netipizate, sunt acelea în care conţinutul, forma, şi formatul nu sunt prestabilite şi
imprimate prin reglementãri legale; ele sunt ocazionale şi se stabilesc în funcţie de necesitatea de
informare a fiecãrui agent economic.
2. în funcţie de natura operaţiilor pe care le reflectã , documentele se clasificã în:
a) Documente privind imobilizãrile corporale şi necorporale: bonuri de mişcare a mijloacelor fixe,
procese verbale de predare-primire, procese verbale de scoatere din funcţiune, etc.
b) Documente privind activele circulante materiale: nota de recepţie şi constatare de diferenţe , bon
de consum , fişa limitã de consum , bon de predare – transfer –restituire, etc.
c) Documente privind disponibilitãţile bãneşti: chitanță, dispoziţie de platã-încasare, etc.
d) Documente privind salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor: stat de salarii, lista de avans
chenzinal etc.
e) Documente privind vânzãrile: factura, dispoziţii de livrare, aviz de însoţire a mãrfii, etc.
3. după locul de întocmire, documentele pot fi:
a) Documente interne – care se întocmesc în cadrul unității patrimoniale, pentru operațiile economice
referitoare la activitatea ei: Bon de consum, Factura emisă, Ordin de plată etc.
b) Documente externe – care sunt întocmite în alte întreprinderi dar circulă în cadrul unității
economice: Factura primită, Extrasul de cont etc.
4. după modul de întocmire, documentele pot fi:
a) Documente primare - care consemnează pentru prima dată operațiile economico-financiare: Bon
de consum;
b) Documente centralizatoare – cumulează și grupează datele din documentele primare, care conțin
operații de același fel: Centralizatorul consumurilor de materiale, Centralizatorul vânzărilor.
5. după caracterul și funcția pe care o îndeplinesc, există:
a) Documente de dispoziție – prin care se transmite ordinul de a executa o operație economică:
Comanda, Bon de consum;
b) Documente de execuție sau justificative – fac dovada executării operației consemnate și stau la
baza înregistrării operațiilor în conturi: Chitanța, Bon de consum etc;
c) Documente mixte – reunesc însușirile documentelor de dispoziție și a celor de execuție: Bon de
consum, Bon de lucru etc.
6. dupã regimul de tipărire şi utilizare documentele pot fi:
a)Documente cu regim special pentru care existã reglementãri legale privind tipãrirea, circulaţia,
evidenţa şi pãstrarea lor. In aceastã categorie intrã în special documentele de bancã şi casã: cecul de
numerar, cecul de virament, chitanţa, etc.
b) Documente fără regim special sunt documentele care se întocmesc cu respectarea normelor
generale de întocmire, circulație și păstrare.
4. în funcţie de modul de întocmire şi rolul lor în cadrul sistemului informațional contabil, documentele
se împart în:
a) Documente justificative.
b) Registre contabile.
c) Documente de sintezã şi raportare.