INSPECTORATUL ŞCOLAR JUDEŢEAN TULCEA

COLEGIUL TEHNIC „HENRI COANDĂ” TULCEA

REFERAT

TEMA: NUME

Documente contabile Sandu Adrian

 DOCUMENTE CONTABILE

I DEFINITIE

Documentele contabile sunt acte scrise cuprinzând informatii letrice si numerice in etalon
valoric natural sau de munca despre operatiunile economice care au loc si care se intocmesc la
locul si momentul acestora cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor.
Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu activitatea de observare si
consemnare a datelor privind patrimoniul unitatii. Aceasta actiune asigura datele de intrare in
sistemul contabil privind existenta , starea si miscarea elementelor patrimoniale .

II IMPORTANTA DOCUMENTELOR CONTABILE

In cadrul unitatii patrimoniale , importanta documentelor contabile se poate concretiza prin:

 Documentele contabile sunt sursa de date pentru înregistrari în conturi a operatiilor
economice si financiare.
 Prin intermediul documentelor contabile se infaptuieste controlul economic si financiar , ele
constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli in gestionarea patrimoniului si asigura
respectarea disciplinei financiar-contabile.
 Documentele contabile sunt sursa de informare operativa a organelor de conducere asupra
operatiilor economico-financiare ce au loc in unitate.
 Documentele contabile au importanta juridica –in cazul litigiilor sunt folosite ca proba in
justitie pentru stabilirea adevarului. De aici rezulta importanta deosebita pe care o are
cunoasterea documentelor contabile de catre juristi.

III CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

A. Dupa natura operatiunii inscrise in document:

- documente privind mijloacele fixe se refera la existenta si miscarea mijloacelor fixe

( fisa mijloacelor fixe si proces- verbal de receptie). Mijloc fix este acela care are o
valoare mai mare de 9 milioane si o perioada de functionare mai mare de un an.
- documente privind valorile materiale care atesta existenta intrarilor si iesirilor de
materii prime, materiale, marfuri, ambalaje( factura, AE, )
- documente privind mijloacele banesti care se refera la incasarile si platile in numerar si
prin banca( chitantiere, OP, CEC, foi de varsamant)
1
- documente privind evidenta muncii si a salariilor care se refera la timpul de munca
efectuat, la drepturile ce se cuvin pentru munca efectuata, platile salariilor ( foaia
colectiva de prezenta, lista de avans chenzinal, statul de plata al salariatilor)

B. Dupa functia pe care o indeplinesc sunt:

- documente de dispozitie care cuprind dispozitia data unei persoane sau unitatilor
pentru executarea unei anumite operatiuni economico- financiare, de plata sau incasare
- documente de executie- consemneaza operatiunea financiara efectuata ( ex. raportul de
gestiune)
- documentele mixte cuprind atit dispozitiile pentru executarea unei operatiuni cat si
confirmarea executarii operatiunilor inscrise in documente( dispozitii de incasare sau plata).

C. Dupa modul de intocmire si circulatie sunt:

- documente interne care se intocmesc si circula in cadrul aceleiasi unitati (bonul de

consum);
- documente externe care se intocmesc de catre o unitate si se trimit altei unitati.

D. Dupa regimul de tiparire si folosire:

- documente cu regim special care sunt inseriate, numerotate si contin mentiunea regim
special care sunt in general acte referitoare la gestionarea valorilor materiale si banesti(
chitante, AE, CEC, FF)

- documente fara regim special care se intocmesc respectind normele generale privind
intocmirea si circulatia documentelor( OP)

E. Dupa sfera de aplicare sunt :

- generale si comune care se folosesc de toate unitatile( FF, CH) ;
- specifice unor activitati ( bon de casa, nota de plata)

F. Dupa modul de intocmire sunt :

-documente primare care cuprind o operatiune economica ( CH, OP);

-centralizatoare care insumeaza mai multe operatiuni ( borderou de incasari, jurnal de
vanzare si de cumparare, registru de casa).

G. In functie de intocmire si rolul lor documentele contabile pot fi:

- justificative- care asigura datele de intrare
- registrele contabile prin care se realizeaza inregistrare si stocarea datelor in structura
proprie a contului si a sistemului de conturi
- documentele de sinteza si raportare care se centralizeaza si transmit informatiile.

2
IV STRUCTURA DOCUMENTELOR CONTABILE

Documentele de evidenta trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

-denumirea documentului ;
-denumirea si sediul unitatii care emite documentul;
-numarul de ordine al documentului;
-data si locul emiterii documentului;
-partile care participa la operatia economica;
-descrierea operatiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel încat sã cuprinda
toate datele necesare înregistrarii în evidenta;
-datele cantitative si valorice aferente operatiei consemnate;
-semnatura persoanelor autorizate care raspund de întocmirea documentelor conform
dispozitiilor legale.

V Intocmirea si circuitul documentelor

Documentele se vor intocmi completandu-se fiecare rubrică cuprinsa în acestea.

Explicatiile solicitate de catre documente vor fi cât mai complete, oferind maximum de
informatii cu privire la operatiunea economica la care se refera acesta.
Atribuirea numarului de ordine fiecarui document, de catre compartimentul emitent, se
efectueaza cronologic, in format electronic.
Se va respecta strict circuitul documentelor in ce priveste intocmirea, semnarea, avizarea
si aprobarea documentelor.
In vederea înregistrarii operatiunilor economice in evidenta contabila este obligatoriu ca
documentele justificative sa fie completate cu toate datele solicitate de document si sa contina
toate semnaturile, avizele si aprobarile prevăzute de lege.
Documentele contabile se vor prezenta pentru semnare, avizare sau aprobare pe baza
Registrului de operatiuni supuse vizei de control financiar preventiv si Borderoului de predare-
primire documente.
Documentele care privesc angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor bugetare
trebuie să contină, obligatoriu, urmatoarele vize:
- Viza de compartiment - certifica realitatea, necesitatea si legalitatea operaţiunii;
- Viza CPV - certifica faptul că produsele, serviciile sau lucrarile (Vocabular Achizitii
Publice) ce urmeaza a se achizitiona au fost cuprinse in Programul anual de achizitii publice al
institutiei si care este procedura legala de achizitie;
- Viza Bun de plata - certifica faptul că produsele au fost receptionate, serviciile au fost
prestate sau lucrarile au fost executate; - se aplică pe toate facturile emise de furnizori, pentru
bunurile, serviciile şi lucrarile receptionate;
-Viza CFP - certifica legalitatea, regularitatea si incadrarea in limitele Control Financiar
Preventiv) si destinatia creditelor bugetare;
In cazul achizitiilor de produse se întocmeste, obligatoriu, Nota de intrare receptie.
Bunurile de natura Materialelor si cele de natura Obiectelor de inventar, receptionate, se
inregistreaza, de catre gestionar, in Fisa de magazie.
Bunurile de natura Mijloacelor fixe, receptionate, se inregistreaza, de catre gestionar, in
Fisa mijlocului fix.
3
 Eliberarea in consum a bunurilor de natura materialelor se efectueaza pe baza de Proces
verbal de consum.
In cazul achizitiilor de servicii nu se întocmeste Nota de intrare receptie (NIR), pentru
certificarea prestarii serviciilor fiind suficienta aplicarea vizei Bun de plată pe factura emisa de
catre furnizor si semnatura persoanei autorizate sa acorde viza Bun de plata.
In cazul achizitiilor de lucrari receptia se efectueaza, pe baza Situatiilor de lucrari
prezentate de antreprenor, îintocmindu-se Proces verbal de receptie partiala.
In situatia materialelor consumabile sau a bunurilor care s-au eliberat direct in consum,
imediat după receptie, concomitent cu Nota de intrare receptie (NIR) se întocmeste si Procesul
verbal de consum.

Mod de completare al documentelor contabile

1. Memoriul justificativ: se utilizeaza pentru initierea unei proceduri de achizitii publice

(produse, servicii, sau lucrari).
Se întocmeste, in format electronic, de catre Compartimentul achizitii publice, se
inregistreaza, cronologic (numar si data) la Compartimentul achizitii publice, se semneaza de
catre solicitant si va contine viza CPV din partea Compartimentul achizitii publice, va contine
viza de compartiment din partea sefului de compartiment care a initiat procedura de achizitie
publica. Apoi se prezinta pentru viza CFP, contabilului sef al instituţiei sau împuternicitului si se
aproba de catre Directorul institutie.
2. Referatul de necesitate: se utilizeaza, impreuna cu Memoriu justificativ pentru efectuarea
achizitiilor de produse, servicii sau lucrari. Se întocmeste, in format electronic, de catre
Compartimentul achizitii publice, se inregistreaza, cronologic (numar si data) la Compartimentul
achizitii publice. Se semneaza de catre solicitant si va contine viza de compartiment din partea
sefului de compartiment care a initiat procedura de achizitie publica. Apoi se prezinta, pentru
viza CFP, contabilului sef al institutiei sau împuternicitului. Se aproba de către Directorul
institutiei.
Referatul de necesitate este însotit de urmatoarele:
- Memoriu justificativ (aprobat) ;
- Factura fiscală emisă de către furnizor;
- Nota de intrare recepţie (NIR) ;
- Procesul verbal de consum (în cazul materialelor consumabile);
- Procesul de selecţie a ofertelor + Ofertele depuse;
- Alte documente justificative prevăzute de lege
3. Nota de intrare recepţie (NIR): se utilizează, pentru efectuarea operaţiunii de recepţie a
produselor achiziţionate. Se întocmeşte de către comisia de recepţie, în trei exemplare, pe baza
Facturii fiscale emisă de furnizor. Se semnează de către gestionarul primitor şi membrii comisiei
de recepţie. Un exemplar din NIR se depune la serviciul contabilitate împreună cu celelalte
documente justificative însoţitoare, unul pentru gestionarul primitor şi un exemplar se arhivează
la comisia de recepţie
4. Decontul de cheltuieli: se utilizează, pentru decontarea avansurilor primite în numerar sau
decontarea cheltuielilor legal efectuate în numerar. Se întocmeşte, în format electronic, de către
Serviciul financiar-contabilitate, pe baza documentelor justificative însoţitoare. Se înregistrează,
cronologic (număr şi dată) la Serviciul financiar-contabilitate, se semnează de către persoana
autorizată (împuternicită) din cadrul Serviciului contabilitate, care a întocmit documentul; Se
prezintă pentru viza CFP, contabilului şef al instituţiei sau împuternicitului. Se aprobă de către
Directorul instituţiei;
Decontul de cheltuieli este însoţit de următoarele:
- Memoriu justificativ (copie);

4
 - Factura fiscală emisă de către furnizor;
- Nota de intrare recepţie (NIR) ;
- Procesul verbal de consum (în cazul materialelor consumabile);
- Procesul de selecţie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic;
- Alte documente justificative prevăzute de lege

5. Fişa de magazie: Se utilizează, pentru evidenţa tehnic-operativă şi de gestiune a bunurilor de

natura Materialelor cât şi pentru cele de natura Obiectelor de inventar. Se întocmeşte de către
gestionarul primitor.
Intrările în gestiune se înregistrează pe baza Notei de intrare recepţie, Ieşirile din gestiune
se înregistrează pe baza Procesului verbal de consum. Lunar, gestionarul va efectua un punctaj al
operaţiunilor efectuate cu înregistrările serviciului financiar-contabilitate şi va corecta
eventualele neconcordanţe în Fişa de magazie;
6. Proces verbal de consum: se utilizează, pentru evidenţa eliberării în consum a bunurilor
materiale. Se întocmeşte, în format electronic, de către gestionarul predător.
Un exemplar rămâne la gestionar şi unul se depune la serviciul contabilitate. Se
semnează de către gestionarul predător şi de către primitor, va conţine viza CFP din partea
contabilului şef al instituţiei. Se aprobă de către Directorul instituţiei.
7. Ordonaţarea de plată: se utilizează, pentru dispunerea efectuării plăţii cheltuielilor. Se
întocmeşte, în format electronic, de către Compartimentul contabilitate si se înregistrează,
cronologic (număr şi dată) la Compartimentul contabilitate. Va conţine viza de compartiment din
partea şefului de compartiment care a iniţiat procedura de achiziţie publică.
Va conţine viza serviciului financiar-contabilitate, în urma verificării disponibilului din
contul de angajamente bugetare, conform clasificaţiei bugetare.
Se prezintă pentru viza CFP, contabilului şef al instituţiei sau împuternicitului. Se aprobă
de către Directorul instituţiei.
Ordonţarea de plată este însoţită de următoarele:
- Memoriu justificativ (aprobat)
- Referat de necesitate (aprobat)
- Factura fiscală emisă de către furnizor (conţinând Viza Bun de plată)
- Nota de intrare recepţie (NIR)
- Procesul verbal de consum (în cazul materialelor consumabile)
- Procesul de selecţie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic
- Alte documente justificative prevăzute de lege
8. Ordinul de plată: se utilizează, pentru efectuarea plăţii cheltuielilor.
Se întocmeşte, în format electronic, în două exemplare de către Compartimentul
contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de către Ministerul Finanţelor
Publice.
Se înregistrează, cronologic (număr şi dată) la Compartimentul contabilitate. Se
semnează de către persoanele împuternicite cu specimene de semnături;
9. Foaia de vărsământ: se utilizează, pentru efectuarea depunerilor de numerar în conturile
bancare. Se întocmeşte, în format electronic, într-un singur exemplar, de către Compartimentul
contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de către Ministerul Finanţelor
Publice.
Se înregistrează, cronologic (număr şi dată) la Compartimentul contabilitate, se semnează de
către persoanele împuternicite cu specimene de semnături.
10. Dispoziţia de plată către casierie: se utilizează, pentru efectuarea plăţilor, în numerar, de
către casierie.
Se întocmeşte, în format electronic, într-un singur exemplar, de către comp. Contabilitate.
Se înregistrează, cronologic (număr şi dată) la Compartimentul contabilitate. Se semnează, la

5
întocmit, de către Compartimentul contabilitate; viza CFP, contabilului al instituţiei sau
împuternicitului. Se aprobă de către Directorul instituţiei;
11. Dispoziţia de încasare către casierie: se utilizează, pentru efectuarea încasărilor, în numerar,
de către casierie. Se întocmeşte, în format electronic, într-un singur exemplar, de către
Compartimentul contabilitate. Se înregistrează, cronologic (număr şi dată) la Compartimentul
contabilitate si se semnează, la întocmit, de către Compartimentul contabilitate. Se prezintă,
pentru viza CFP, contabilului al instituţiei sau împuternicitului; Se aprobă de către Directorul
instituţiei.

VI TIPIZAREA DOCUMENTELOR

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau netipizate.

Cele tipizate sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite
si imprimate. Informatiile din continutul acestor formulare pot fi fixe ( cu caracter repetitiv si
general) si variabile ( specifice conditiilor concrete in care se produce operatiunea economico-
financiara.

Informatiile pot fi repartizate sub forma de :

- chestionar ( PV)
- tabele ( state de plata)
- prin gruparea pe zone ( factura)

Cele netipizate sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt
prestabilite iar folosirea lor este la latitudinea unitatii patrimoniale.
Intocmirea documentelor se face cu respectarea normelor metodologice de utilizare a
formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila elaborate de Ministerul
Finantelor.

Verificarea documentelor se face inainte de inregistrarea lor si dupa inregistrarea in

evidenta contabila. Se vor verifica: forma, calculele, precum si o verificare de fond care va
urmari daca operatiunile respective respecta dispozitiile legale in vigoare si daca operatiunile au
fost reale.

Erorile contabile cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative

se corecteaza prin taierea cu o linie a cifrei sau a textului gresit in toate exemplarele iar deasupra
lor se va scrie corect care se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul si
data corecturii.

VII CORECTAREA DOCUMENTELOR

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau

alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea
sau file lipsa.
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea
sã poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectã. Corectarea se face în toate
exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat
documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuarii corecturiiNu sunt admise corecturi in
documentele justificative privind disponibilitatile banesti.
6
 In cazul in care un astfel de document este gresit se anuleaza fara a se detasa din carnetul
respectiv si se intocmeste alt document corect.
Pentru documentele care consemneaza operatiunile de predare- primire a valorilor
materiale corectura trebuie confirmata prin semnatura celor doi- primitor- predator.
.

VIII. PASTRAREA DOCUMENTELOR

In functie de importanta si felul lor vor fi pastrate pe o perioada mai mica sau mai mare
de timp conform normelor legale in vigoare.

In cursul anului de gestiune, documentele se pastreaza in cadrul fiecarui serviciu din

unitate. Dupa expirarea anului documentele se predau la arhiva unde se indosariaza, se sigileaza
si se numeroteaza si se inscrie in registrul de arhiva.

REGISTRE DE CONTABILITATE

Documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registre

contabile care se prezinta sub forma de registre legate.

Principalele registre contabile sunt :

- registrul jurnal

- registrul inventar

- registrul cartea mare

Asociatiile familiale si persoanele fizice autorizate ce desfasoara activitati independente pot

sa inregistreze operatiunile doar prin folosirea registrelor de incasari- plati ( obligatoriu).

Documentele contabile de sinteza sunt documente justificative care sunt centralizate periodic
in documente contabile de sinteza sau situatii financiare.

Documentele de sinteza sunt:

- bilantul contabil

- contul de rezultate( contul de profit si pierdere)

- raportul de gestiune

- anexele la bilant.