REGISTRELE DE CONTABILITATE SI FORMELE DE

INREGISTRARE CONTABILA
Contabilitate

REGISTRELE DE CONTABILITATE ŞI FORMELE DE ÎNREGISTRARE

CONTABILĂ

7.1. Registrele de contabilitate

7.2. Formele de înregistrare contabilă

REGISTRELE DE CONTABILITATE ŞI FORMELE DE

ÎNREGISTRARE CONTABILĂ

7.1. Registrele de contabilitate

Datele privind operaţiile care se produc în activitatea unei unităţi,

consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine
cronologică, grupate şi sistematizate în cadrul unor formulare denumite
generic registre.

a - Noţiunea şi clasificarea registrelor

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se

realizează înregistrarea operaţiilor economice şi financiare în conturi şi
furnizarea, pe această bază, de informaţii privind situaţia şi mişcarea
patrimoniului. Ele se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fişe sau
documente informatice cu conţinutul şi structura adecvate scopului
pentru care s-au deschis.

Teoria şi practica contabilă au generat o diversitate de forme privind

conţinutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de
înregistrare a operaţiilor economice şi financiare în cadrul sistemului de
conturi, registrele pot fi pentru:

- evidenţa cronologică;
 - evidenţa sistematică;

- realizarea combinată a celor două feluri de evidenţe.

Evidenţa cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se

realizează prin intermediul unui jurnal, ce serveşte la înregistrarea
operaţiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practică, în
acest scop se utilizează documentul numit "Registrul jurnal", precum şi
"Nota de contabilitate".

Evidenţa sistematică, prin intermediul registrelor, înseamnă

înregistrarea operaţiilor economico-financiare în funcţie de natura lor, pe
elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub
formă de cheltuieli şi venituri. În asemenea registre se înscriu operaţiile
care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.

În categoria acestor registre sunt incluse:

- fişele de conturi fără dezvoltare pe conturi corespondente a

rulajului debitor pe conturi creditoare şi, respectiv a rulajului creditor pe
conturi corespondente debitoare. În activitatea practică sunt denumite
"fişe de cont pentru operaţii diverse" (care sunt numai fişe valorice,
pentru debit, credit, sold). În cazul evidenţei bunurilor de natura
stocurilor, aceste fişe conţin în plus, pe lângă coloanele valorice, coloane
pentru cantitate (intrată, ieşită, stoc) şi sunt denumite "fişe de cont
pentru valori materiale".

- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele

justificative, în care sunt consemnate operaţiile patrimoniale se înscriu în
ordine cronologică.

Registrele pentru evidenţa combinată se utilizează la unităţile mici,

care nu folosesc multe conturi şi în care se efectuează înregistrările, atât
în ordine cronologică, cât şi în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea
mare).

După sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenţă contabilă

se împart în:

- registre pentru evidenţa sintetică, care se pot prezenta concret

sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-şah, în
funcţie de forma de înregistrare contabilă folosită de unitate;
 - registre pentru evidenţa analitică ce se pot concretiza sub formă
de fişe valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaţii al căror conţinu
111e49b t informaţional se stabileşte de unitatea patrimonială;

- registre pentru realizarea combinată a celor două forme de

evidenţă.

b - Conţinutul, completarea şi gestionarea registrelor

Normele legale din ţara noastră prevăd ca principale registre de

contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar şi Registrul "cartea
mare".

Registrele de contabilitate reprezintă, alături de bilanţ şi contul de

profit şi pierdere, principalele documente pe care le produce
contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în

care unităţile patrimoniale înregistrează, periodic, cronologic şi
sistematic, operaţiunile economico-financiare, consemnate în documente
justificative, care produc modificări în patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se

înregistrează, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operaţiune cu
operaţiune, fără spaţii libere, fără ştersături, toate operaţiile privind
mişcările patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se
întocmeşte într-un singur exemplar, de către regiile autonome, societăţile
comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi
celelalte persoane juridice, după ce a fost numerotat, şnuruit, certificat şi
parafat. Acest registru se parafează de către organele în drept, la
începerea activităţii unităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.

Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate

(atelier, secţie, etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi înregistrate într-un
document centralizator care, la rândul său, stă la baza înregistrării în
registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub două forme:

♦registrul - jurnal general;

♦registrul - jurnal auxiliar, pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările

cu furnizorii, situaţia încasării - achitării facturilor, situaţia avansurilor spre
decontare; toate acestea sunt folosite de unităţile patrimoniale care au un volum
mare de operaţiuni de înregistrat.
Acest registru serveşte pentru înregistrarea cronologică a mişcării elementelor
patrimoniale şi ca probă în soluţionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui
se face o primă verificare cu balanţa sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal
trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din
balanţa conturilor sintetice, întocmită pentru luna curentă.

În situaţia în care unitatea foloseşte registre auxiliare, totalul acestora se

înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regulă lunar.

Fiind un document de înregistrare contabilă el nu circulă între

compartimente, sau în afara unităţii. Se arhivează temporar, pe timp de un an,
către serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, după care se depune la
arhiva unităţii patrimoniale împreună cu documentele justificative care au stat la
baza întocmirii lui.

Conţinutul informaţional al registrului jurnal este prezentat în continuare

(tabelul 1.1.)

Unitatea ................... Nr. pag...

REGISTRUL - JURNAL

Nr. Data Documentu Explicaţii Simbol Sume

crt înreg l conturi
. .
(fel, nr.
data)
D. C. Debitoar Creditoar
e e
1 2 3 4 5 6 7 8

De
reportat

Întocmit, Verificat,

Registrul - jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte de către agenţii

economici, persoane fizice (meseriaşi, etc.) şi asociaţiile familiale. El
serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor pe
baza actelor justificative şi ca document de stabilire a situaţiei financiare
a agentului economic respectiv.
 În registrul de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile
în numerar, ci şi cele efectuate prin contul de decontare de la bancă
(indiferent dacă a avut loc încasarea sau plata efectivă). Acest registru se
numerotează şi se şnuruieşte, se vizează de către organul fiscal la
începerea activităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.

Modelul registrului jurnal de încasări şi plăţi se prezintă în tabelul

1.2.

Unitatea ............................ Tabelul 1.2.

Registrul jurnal de încasări şi plăţi

Nr. Data Documentul Felul Încasări Plăţi
operaţiei
crt.
1 2 3 4 5 6

Registrul inventar se întocmeşte la sfârşitul anului, într-un singur exemplar,

în vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează
toate elementele patrimoniale, de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor,
conform posturilor din bilanţul contabil, inventariate conform normelor legale.

Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de

inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul

contabil. Se parafează de organul fiscal teritorial la începerea activităţii, în cazul

 epuizării filelor, când este necesară deschiderea unui registru nou, precum şi la

încetarea activităţii.

În tabelul 1.3. se prezintă conţinutul informaţional al registrului inventar.

Unitatea .................................. Nr.

pag..............

Registrul Inventar

la data de 31 decembrie ------------------

Nr. Recapitulaţia Valoarea Valoarea de Diferenţe de evaluare

crt. elementelor contabilă inventar (de înregistrat)

inventariate
Valoare Cauzele
diferenţelor
1 2 3 4 5 6

Întocmit, Verificat,

Registrul cartea - mare, în principal, serveşte la înregistrarea operaţiilor (în

evidenţa sistematică), la stabilirea rulajelor lunare şi a soldului final (debitor sau
creditor) pentru fiecare cont sintetic.

În activitatea practică, formularele acestui registru, concretizate în foi

volante, îmbracă diverse forme cum sunt:

- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizează de către unităţile care
aplică forma de înregistrare contabilă pe jurnale, prezentată în tabelul următor
(tabelul 1.4.):
 Unitatea ...............

CARTEA MARE
CONTUL .....
Lunile Total Total SOLD
Conturi corespondente creditoare Rulaj
Rulaj credit
debit or
or
Cont… Cont Cont… Cont… Cont… La 1 ianuarie De Credit
… … … … … 2____ bi or
tor
Jurnal Jurna Jurnal Jurnal Jurnal
l
…….. …….. …….. …….
……..
Ianuari
e
Februa
rie
Martie
---------
Total
general

(I - IV)
Întocmit, Verificat,

Acest registru se întocmeşte la sfârşitul lunii în cadrul

compartimentului financiar-contabil şi serveşte în următoarele scopuri:

- stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la

unităţile patrimoniale care aplică această formă de înregistrare contabilă;

- verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activităţii economice

şi financiare a unităţii patrimoniale;

- întocmirea balanţei de verificare.

Pentru întocmirea acestui registru, se procedează astfel:

 - suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului
respectiv, fără dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente
debitoare;

- rulajul debitor desfăşurat pe conturi corespondente creditoare, se

preia din jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care
a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale de credit;

- soldul final debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în

cadrul formularului cartea mare, ţinându-se seama de soldul iniţial de la
începutul anului şi de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul
lunii curente;

Fiind un document de înregistrare contabilă cronologică şi

sistematică nu circulă între compartimente şi se arhivează la biroul
contabilitate.

- Cartea - mare (şah), cod 14-1-3/a, utilizată în cadrul formei de

înregistrare contabilă maestru şah.

Acest registru se întocmeşte într-un singur exemplar, este tipărit pe

ambele feţe, format A4 şi serveşte la:

- organizarea contabilităţii sintetice a operaţiunilor patrimoniale. În

acest scop se deschid câte două fişe: una pentru debit şi alta pentru
credit;

- întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice, scop în care

la începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei
"suma", se înscrie soldul iniţial; în cursul lunii se înregistrează operaţiile la
baza documentelor justificative; la sfârşitul lunii se stabilesc rulajele
debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul
exerciţiului şi soldul final.

- furnizarea de date pentru analiza economico-financiară.

- Fişa de cont pentru operaţii diverse, care nu dezvoltă pe conturi

corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

Tabelul 1.6.

FIŞA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Denumirea contului .... Simbol Pagina

cont ...
Data Document Explic. Simbol Debi Credi D/C Sold
t t
 1.... Felul cont
Numărul
coresp
.

Acest formular (registru) se foloseşte pentru organizarea

contabilităţii sintetice la unităţile mici, care aplică forma de înregistrare
contabilă clasică sau jurnalul unic.

La modul general, fişa de cont pentru operaţii diverse (codul din

nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte
cuvinte, o formă a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fişe
volante pentru conturile sintetice, precum şi pentru conturile analitice
(clienţi, furnizori, casa etc.).

În cadrul acestui formular operaţiile se înregistrează zilnic, sau

periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, după
fiecare operaţie, soldul contului (debitor sau creditor), după caz. La
sfârşitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fişelor
se stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balanţei de verificare.

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul

Finanţelor.

Registrele de contabilitate se utilizează în strânsă concordanţă cu

destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să
permită în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale
efectuate.

Registrele se completează zilnic, sau periodic, în funcţie de frecvenţa

operaţiilor şi de necesităţile informaţionale ale compartimentelor interesate.
Sunt gestionate de către compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal
de încasări şi plăţi se ţine la casieria subordonată compartimentului financiar şi
a contabilului şef, registrul "cartea mare" se întocmeşte şi se gestionează de
compartimentul contabilitate generală. Ele se păstrează în unitate timp de 10
ani, de la data închiderii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite,
iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie să fie reconstituite în
termen de maxim 30 zile de la constatare.

Registrele de contabilitate numerotate, şnuruite, parafate, înregistrate la

organele fiscale şi conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor
patrimoniale, în caz de faliment, precum şi în alte situaţii.
 7.2. Formele de înregistrare contabilă

7.2.1. Definirea formei de înregistrare contabilă

Din momentul înregistrării datelor în documentele primare şi până la

prezentarea lor spre analiză organelor de conducere, ele trec prin anumite

etape succesive, dintre care cele mai importante sunt următoarele:

consemnarea operaţiilor economice în documentele primare, ceea ce se mai

numeşte culegerea datelor informaţionale; prelucrarea documentelor

justificative (sortarea, verificarea, contarea) şi înregistrarea acestora în sistemul

de conturi; verificarea exactităţii datelor înregistrate în conturi cu ajutorul

balanţei de verificare; verificarea realităţii datelor înregistrate în contabilitate cu

ajutorul inventarierii; sintetizarea şi generalizarea informaţiilor contabile, în

vederea cunoaşterii de ansamblu a activităţii economice a unităţii patrimoniale,

prin intermediul documentelor contabile de sinteză (bilanţul contabil).

În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepţie, cu

ajutorul anumitor suporţi materiali ai datelor informaţionale şi folosind anumite

mijloace tehnice de lucru.

În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepţie,

cu ajutorul anumitor suporţi materiali ai datelor informaţionale şi folosind
anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil
de prelucrare a datelor.

Îmbinarea şi executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a

datelor se realizează prin forma de înregistrare contabilă, denumită şi
formă de contabilitate.
 În contabilitatea altor ţări noţiunea de formă de contabilitate este
înlocuită prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentându-se
structura internă a metodei contabilităţii.

Dacă ciclul contabil sau modul de înregistrare şi prelucrare a datelor

formează conţinutul formei de înregistrare contabilă, formularele de
evidenţă şi raportare a datelor folosite reprezintă instrumente de lucru
ale acesteia.

Prin formă de înregistrare contabilă se înţelege un ansamblu de

formulare corelate între ele, care servesc la înregistrarea şi prelucrarea
după anumite reguli a datelor privind starea şi mişcarea elementelor
patrimoniale.

Formele de înregistrare contabilă au apărut, s-au dezvoltat şi s-au

perfecţionat în strânsă dependenţă de condiţiile orânduirii economice,
experienţa dobândită în practica contabilă şi perfecţionarea tehnicilor de
prelucrare a datelor. Perfecţionarea formelor de înregistrare contabilă,
de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariţia în cadrul formelor vechi a
unor elemente noi, care au generat alte forme în scopul adaptării
acestora la condiţiile specifice ale activităţii din diferite etape de
dezvoltare.

Experienţa teoretică şi practică din activitatea financiar-contabilă

dovedeşte că nu se poate aplica aceeaşi formă de înregistrare contabilă
în toate unităţile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de
contabilitate este influenţată de natura activităţii unităţii patrimoniale, de
mărimea şi structura organizatorică a acesteia, în funcţie de mijloacele
tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectivă, precum şi de
posibilităţile practice de utilizare a acestor mijloace.

7.2.2. Formele de înregistrare contabilă utilizate în ţara noastră

Ciclul contabil de înregistrare şi prelucrare a datelor începe cu

consemnarea în scris a datelor în documente, se continuă cu reflectarea
acestor documente în registrele contabile şi se încheie cu întocmirea
bilanţului contabil şi efectuarea analizei pe bază de bilanţ. Ca urmare,
documentele justificative reprezintă limita inferioară a formei de
înregistrare contabilă, iar bilanţul contabil limita superioară.

Discutate prin prisma evoluţiei în timp, în diferite ţări, se apreciază

că sporirea potenţialului informativ, concomitent, cu perfecţionarea
mijloacelor şi tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea
mai multor forme de înregistrare contabilă cum sunt: forma italiană,
forma jurnal-cartea mare; forma maestru-şah (pe conturi corespondente);
forma pe jurnale; forma copigrafică (Ruff) şi alte forme.
 Dintre formele de înregistrare contabilă folosite în prezent în
unităţile patrimoniale din ţara noastră menţionăm:

- forma de înregistrare contabilă maestru - şah;

- forma de înregistrare contabilă pe jurnale;

- forma de înregistrare contabilă în condiţiile folosirii mijloacelor

tehnice de calcul, denumită şi forma informatică.

Fiecare formă de înregistrare contabilă se distinge prin modul de

prelucrare a datelor şi prin structura registrelor contabile folosite pentru
redarea înregistrării cronologice şi sistematice.

La modul general, în categoria formularelor, ca elemente componente ale

formei de înregistrare contabilă, se cuprind:

1. documentele justificative;

2. registrul jurnal;

3. registrul cartea mare;

4. purtătorii tehnici de date;

5. balanţa conturilor;

6. registrul inventar;

7. situaţiile sinteză şi raportare financiar-contabilă, denumite şi conturi

anuale.

Forma de înregistrare contabilă maestru - şah are ca trăsătură

esenţială utilizarea a câte două fişe pentru fiecare cont sintetic, una
pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare şi alta
pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare,
denumite "cartea mare" (şah). Conţinutul informaţional al acestor fişe,
prin care se realizează evidenţa sintetică reprezintă o adaptare la noile
cerinţe a fişelor sintetice şah. Modelul acestor fişe este prezentat la tema
privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea
analitică se realizează cu ajutorul diferitelor fişe (fişe de cont pentru
operaţiuni diverse) sau situaţii, în raport cu metodele folosite pentru
evidenţa şi calculul costurilor şi rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizează sunt:

registrul jurnal (până la data de 1 I 1994, în activitatea practică s-a
utilizat jurnalul de înregistrare, denumit şi fişa rulajelor); fişa - sintetică
cartea mare şah, registrele auxiliare (pentru evidenţa analitică), balanţa
de verificare a conturilor şi bilanţul contabil.

Tehnica de lucru în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă

este următoarea:

♦documentele justificative, care stau la baza operaţiilor economice,

sunt supuse prelucrării contabile ceea ce înseamnă (sortare pe feluri de
operaţii, verificare, evaluare, contare); dacă pentru acelaşi fel de operaţie
există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau
periodic în documente cumulative; pentru operaţiile care nu au la bază
documente (operaţii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se
întocmeşte nota de contabilitate care este un document tipizat ce conţine
elementele articolului contabil. Sunt unităţi patrimoniale care întocmesc
note de contabilitate pentru toate operaţiile patrimoniale (chiar dacă au
la bază documente).

♦operaţiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde

este cazul), respectiv notele de contabilitate se înregistrează în registrul
jurnal folosit pentru înregistrarea cronologică a operaţiilor economico-
financiare şi pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul
registrului jurnal se atribuie un număr în ordine cronologică documentelor
justificative, respectiv notelor de contabilitate şi, totodată, cu ajutorul lui
se face o primă verificare cu balanţa sintetică, în sensul că totalul
registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare,
respectiv creditoare, din balanţa conturilor întocmită pentru luna curentă.

♦în paralel, pe baza aceloraşi documente şi note de contabilitate, se

efectuează înregistrări, în mod sistematic şi cronologic, în evidenţa
analitică ce se poate realiza cu ajutorul fişelor, situaţiilor sau altor
formulare specifice acesteia.

♦la sfârşitul lunii, pe baza datelor din fişele sintetice cartea

mare şah (cartea mare şah se utilizează pentru întocmirea balanţei de
verificare a conturilor sintetice, după totalizarea sumelor la sfârşitul
fiecărei luni) se întocmeşte balanţa de verificare a conturilor sintetice, iar
pe baza înregistrărilor din contabilitatea analitică se întocmesc balanţele
de verificare pentru conturile analitice.

♦periodic, de regulă la sfârşitul exerciţiului, pe baza datelor din

balanţa sintetică a conturilor, precum şi din balanţele analitice, se
întocmeşte situaţia patrimoniului (semestrial) şi bilanţul contabil (anual).

In unităţile patrimoniale mici, unde volumul operaţiilor ce se

înregistrează zilnic este redus, se utilizează forma de înregistrare
contabilă clasică sau jurnal unic.
 În cadrul acestei forme de înregistrare se folosesc următoarele
registre: Jurnalul unic pentru înregistrarea cronologică; Cartea mare fără
ca rulajele să fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenţa
sistematică, sintetică şi analitică, ce se concretizează în practică sub
forma fişelor de cont pentru operaţii diverse; Registrul - inventar sub
forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balanţa
de verificare a conturilor, pentru verificarea periodică a exactităţii datelor
şi documentele de sinteză şi raportare financiar-contabilă privind situaţia
patrimoniului şi rezultatele obţinute.

Această formă de înregistrare contabilă prezintă o serie de

dezavantaje în sensul că înregistrarea în jurnal este greoaie şi nu permite
diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu
ajutorul balanţei de verificare, neexistând posibilitatea unei localizări mai
uşoare a erorilor produse.

Forma de înregistrare contabilă pe jurnale are ca trăsătură

esenţială utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologică şi
sistematică a creditului fiecărui cont în corespondenţă cu conturile
debitoare respective.

Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă

sunt următoarele:

- jurnalele multiple care servesc la înregistrarea cronologică şi

sistematică proprie conturilor sintetice (în unele cazuri se folosesc şi

pentru conturile analitice);

- situaţii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul

conturilor Casa şi Conturi curente la bănci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completează în

fiecare lună, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele -

jurnale auxiliare).

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite în cadrul

acestei forme de înregistrare contabilă sunt: Jurnalul privind operaţiile
diverse, Jurnal situaţie privind operaţiile contabile, Jurnal - situaţie privind
operaţiile de casă şi bancă, Jurnal privind decontările cu furnizorii, Jurnal
privind consumurile şi alte ieşiri de materiale, Jurnal privind salariile şi
contribuţia la asigurările sociale, Jurnal privind vânzarea produselor şi alte
ieşiri, Jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri.

În categoria situaţiilor pentru debitul conturilor menţionăm: Situaţia

privind operaţiile de casă şi bancă (care se află pe versoul jurnalului privind
operaţiile de casă şi bancă); Situaţia încasării-achitării facturilor; Situaţia privind
avansurile spre decontare; Situaţia privind mişcarea materialelor şi cheltuielilor
de transport-aprovizionare.

Înregistrările în jurnal şi situaţii se efectuează în tot cursul lunii, sau numai

la sfârşit de lună, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare,
unde este cazul), precum şi pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele
operaţii care nu au la bază documente justificative (operaţii de stornare, etc.).

Contabilitatea analitică se organizează fie cu ajutorul jurnalelor (pentru

unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilităţii analitice (fişe
de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru operaţii diverse,
etc.).

Cartea mare se utilizează pentru stabilirea rulajelor lunare şi a

soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se întocmeşte la finele lunii în
felul următor:

- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecărui jurnal;

- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situaţii pentru

debitul lor, se determină prin totalizarea sumelor preluate din coloanele

conturilor corespondente creditoare cu care intră în corespondenţă în cadrul

jurnalelor. Conţinutul informaţional al acestui jurnal, care îmbracă forma de fişe,

este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful

7.1.).

În general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt

asemănătoare cu cele prezentate la forma de înregistrare contabilă maestru
şah, cu particularităţile menţionate anterior.
 Forma de înregistrare contabilă în condiţiile utilizării tehnicii de
calcul (informatică) se bazează pe adaptarea concepţiilor metodologice
ale formelor de înregistrare contabilă caracterizate anterior, cu
deosebirea că toate lucrările specifice se realizează prin utilizarea
calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, în general, aceleaşi ca şi în cazul

formelor de înregistrare contabilă abordate anterior, dar cu un conţinut
informaţional specific, adaptat necesităţilor de prelucrare automată a
datelor.

În cadrul acestei forme de înregistrare, în principiu, ciclul contabil de

prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabilă, stabilită
pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, şi prin
programe specifice de prelucrare se obţine Registrul jurnal, pentru
evidenţa cronologică, şi registrele cartea mare, pentru evidenţa
sistematică, sintetică şi analitică.

În plus, în condiţiile acestei forme de înregistrare contabilă, apar ca

etape distincte, în cadrul tehnicii de lucru următoarele: activitatea de
codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare şi elaborarea modelelor
pentru datele informaţionale de intrare şi situaţiile informaţionale finale
(de ieşire).

Situaţiile finale împreună cu documentele care au stat la baza

prelucrării datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv
contabilitate, financiar, sau alte birouri funcţionale, unde sunt folosite
pentru sistematizarea informaţiilor şi obţinerea situaţiilor de raportare
financiar contabilă (bilanţul contabil).

Menţionăm că în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă,

înregistrarea contabilă sistematică (contabilitatea sintetică şi analitică)
este la fel de importantă ca şi înregistrarea contabilă cronologică, ambele
realizându-se pe bază de registre sub formă de "listări informatice".
Aceasta înseamnă că, la închiderea exerciţiului, Registrul jurnal şi registrele Cartea
mare, obţinute la calculator sub formă de "liste", trebuie să fie legate, numerotate,
şnuruite, parafate, sigilate şi vizate înainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilităţii nr.82/l991, persoanele fizice şi juridice

care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure
respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi
controlul datelor înregistrate în contabilitate.

Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să precizeze tipul de

suport pentru păstrarea datelor de intrare (pe hârtie, disc, etc.) care asigură
conservarea acestora în condiţii de siguranţă, precum şi listele înregistrărilor
efectuate în evidenţa contabilă, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi
orice eliminări şi adăugiri ulterioare.
 Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să aibă la bază conţinutul unui

document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de

control. De asemenea, sistemele de prelucrare automată organizate trebuie să

permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi a conţinutului conturilor, a

listelor şi informaţiilor supuse verificării, pornind, fie de la datele de intrare, fie în

ordine inversă, de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe

baza cărora să se poată determina datele de intrare.

Fiecare înregistrare, pentru operaţia patrimonială care a avut loc în unitate,

trebuie să aibă la bază elementele de identificare a datelor supuse prelucrării.

În cazul unităţilor care prelucrează în sistem automat date din contabilitate,

organele de control au acces la documentaţia de analiză, programare şi de
utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor
necesare. Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate
astfel încât să permită controlul respectării reglementărilor în domeniu.

Potrivit normelor legale, în condiţiile utilizării acestei forme de

înregistrare contabilă, unităţile de informatică sau persoanele care
efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea
prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii
răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru
prelucrare.