REGISTRELE DE CONTABILITATE SI FORMELE DE

ÎNREGISTRARE CONTABILA

7.1. Registrele de contabilitate

Datele privind operatiile care se produc în activitatea unei unitati,

consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine
cronologica, grupate si sistematizate în cadrul unor formulare denumite
generic registre.

a - Notiunea si clasificarea registrelor

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul carora se realizeaza

înregistrarea operatiilor economice si financiare în conturi si furnizarea, pe
aceasta baza, de informatii privind situatia si miscarea patrimoniului. Ele se
prezinta sub forma unor caiete, foi volante, fise sau documente informatice
cu continutul si structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.

Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind

continutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a
operatiilor economice si financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele
pot fi pentru:

- evidenta cronologica;

- evidenta sistematica;

- realizarea combinata a celor doua feluri de evidente.

Evidenta cronologica, organizata cu ajutorul registrelor, se realizeaza prin

intermediul unui jurnal, ce serveste la înregistrarea operatiilor în ordinea în
care au fost efectuate în timp. În practica, în acest scop se utilizeaza
documentul numit "Registrul jurnal", precum si "Nota de contabilitate".

Evidenta sistematica, prin intermediul registrelor, înseamna înregistrarea

operatiilor economico-financiare în functie de natura lor, pe elemente
patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub forma de cheltuieli
si venituri. În asemenea registre se înscriu operatiile care au fost deja
înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.

În categoria acestor registre sunt incluse:

- fisele de conturi fara dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului

debitor pe conturi creditoare si, respectiv a rulajului creditor pe conturi
corespondente debitoare. În activitatea practica sunt denumite "fise de cont
pentru operatii diverse" (care sunt numai fise valorice, pentru debit, credit,
sold). În cazul evidentei bunurilor de natura stocurilor, aceste fise contin în
plus, pe lânga coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrata, iesita,
stoc) si sunt denumite "fise de cont pentru valori materiale".
- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificative, în care
sunt consemnate operatiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologica.

Registrele pentru evidenta combinata se utilizeaza la unitatile mici,

care nu folosesc multe conturi si în care se efectueaza înregistrarile, atât în
ordine cronologica, cât si în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).

Dupa sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenta contabila se împart

în:

- registre pentru evidenta sintetica, care se pot prezenta concret sub

forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-sah, în functie
de forma de înregistrare contabila folosita de unitate;

- registre pentru evidenta analitica ce se pot concretiza sub forma de

fise valorice sau cantitativ valorice sau diferite situatii al caror continu
111e49b t informational se stabileste de unitatea patrimoniala;

- registre pentru realizarea combinata a celor doua forme de evidenta.

b - Continutul, completarea si gestionarea registrelor

Normele legale din tara noastra prevad ca principale registre de contabilitate:

Registrul - jurnal; Registrul inventar si Registrul "cartea mare".

Registrele de contabilitate reprezinta, alaturi de bilant si contul de profit si

pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care

unitatile patrimoniale înregistreaza, periodic, cronologic si sistematic,
operatiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative,
care produc modificari în patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se

înregistreaza, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operatiune cu operatiune,
fara spatii libere, fara stersaturi, toate operatiile privind miscarile
patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmeste într-un
singur exemplar, de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile
publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, dupa
ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat. Acest registru se parafeaza
de catre organele în drept, la începerea activitatii unitatii, precum si ori de
câte ori este cazul.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate în acelasi loc de activitate

(atelier, sectie, etc.) si în cursul aceleiasi zile, pot fi înregistrate într-un
document centralizator care, la rândul sau, sta la baza înregistrarii în
registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub doua forme:

registrul - jurnal general;

registrul - jurnal auxiliar, pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu

furnizorii, situatia încasarii - achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare;
toate acestea sunt folosite de unitatile patrimoniale care au un volum mare de
operatiuni de înregistrat.

Acest registru serveste pentru înregistrarea cronologica a miscarii elementelor

patrimoniale si ca proba în solutionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se
face o prima verificare cu balanta sintetica, în sensul ca totalul registrului jurnal
trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta
conturilor sintetice, întocmita pentru luna curenta.

În situatia în care unitatea foloseste registre auxiliare, totalul acestora se înscrie

în registrul jurnal general, periodic, de regula lunar.

Fiind un document de înregistrare contabila el nu circula între compartimente,

sau în afara unitatii. Se arhiveaza temporar, pe timp de un an, catre serviciul,
biroul sau compartimentul de contabilitate, dupa care se depune la arhiva
unitatii patrimoniale împreuna cu documentele justificative care au stat la
baza întocmirii lui.

Continutul informational al registrului jurnal este prezentat în continuare

(tabelul 1.1.)

Unitatea ................... Nr. pag...

REGISTRUL - JURNAL

Nr. Data Documentul Explicatii Simbol conturi Sume

crt. înreg.
(fel, nr.
data)
D. C. Debitoare Creditoare
De reportat

Întocmit, Verificat,

Registrul - jurnal de încasari si plati se întocmeste de catre agentii economici,

persoane fizice (meseriasi, etc.) si asociatiile familiale. El serveste ca
document de înregistrare operativa a încasarilor si platilor pe baza actelor
justificative si ca document de stabilire a situatiei financiare a agentului
economic respectiv.

În registrul de încasari si plati se înregistreaza nu numai operatiunile în

numerar, ci si cele efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent
daca a avut loc încasarea sau plata efectiva). Acest registru se numeroteaza
si se snuruieste, se vizeaza de catre organul fiscal la începerea activitatii,
precum si ori de câte ori este cazul.
Modelul registrului jurnal de încasari si plati se prezinta în tabelul 1.2.

Unitatea ............................ Tabelul 1.2.

Registrul jurnal de încasari si plati

Nr. Data Documentul Felul operatiei Încasari Plati

crt.

Registrul inventar se întocmeste la sfârsitul anului, într-un singur exemplar, în vederea

stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistreaza toate elementele
patrimoniale, de activ si de pasiv, grupate în functie de natura lor, conform posturilor din
bilantul contabil, inventariate conform normelor legale.

Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la baza listele de inventariere

sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Se
parafeaza de organul fiscal teritorial la începerea activitatii, în cazul epuizarii filelor,
când este necesara deschiderea unui registru nou, precum si la încetarea activitatii.

În tabelul 1.3. se prezinta continutul informational al registrului inventar.

Unitatea .......... ..... ...... ... Nr. pag..............

Registrul Inventar

la data de 31 decembrie ----- ----- --------

Nr. Recapitulatia Valoarea Valoarea de Diferente de evaluare

crt. elementelor contabila inventar (de înregistrat)

inventariate
Valoare Cauzele
diferentelor
Întocmit, Verificat,

Registrul cartea - mare, în principal, serveste la înregistrarea

operatiilor (în evidenta sistematica), la stabilirea rulajelor lunare si a soldului
final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.

În activitatea practica, formularele acestui registru, concretizate în foi

volante, îmbraca diverse forme cum sunt:

- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaza de catre unitatile care
aplica forma de înregistrare contabila pe jurnale, prezentata în tabelul urmator (tabelul
1.4.):
Unitatea ...............

CARTEA MARE
CONTUL .....
Lunile Conturi corespondente creditoare Total Total SOLD
Rulaj
Rulaj creditor
debitor
Cont.. Cont. Cont.. Cont.. Cont.. La 1 ianuarie Debi Creditor
2____ tor
Jurnal Jurnal Jurnal Jurnal Jurnal
Ianuarie
Februarie
Martie
Total
general

(I - IV)
Întocmit, Verificat,

Acest registru se întocmeste la sfârsitul lunii în cadrul

compartimentului financiar-contabil si serveste în urmatoarele scopuri:

- stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile

patrimoniale care aplica aceasta forma de înregistrare contabila;

- verificarea înregistrarilor contabile efectuate;

- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si

financiare a unitatii patrimoniale;

- întocmirea balantei de verificare.

Pentru întocmirea acestui registru, se procedeaza astfel:

- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv,

fara dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;

- rulajul debitor desfasurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din

jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat
contul respectiv în diverse jurnale de credit;

- soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în cadrul

formularului cartea mare, tinându-se seama de soldul initial de la începutul
anului si de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;

Fiind un document de înregistrare contabila cronologica si sistematica nu

circula între compartimente si se arhiveaza la biroul contabilitate.
- Cartea - mare (sah), cod 14-1-3/a, utilizata în cadrul formei de înregistrare
contabila maestru sah.

Acest registru se întocmeste într-un singur exemplar, este tiparit pe ambele

fete, format A4 si serveste la:

- organizarea contabilitatii sintetice a operatiunilor patrimoniale. În acest scop

se deschid câte doua fise: una pentru debit si alta pentru credit;

- întocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice, scop în care la

începutul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rând al coloanei "suma", se
înscrie soldul initial; în cursul lunii se înregistreaza operatiile la baza
documentelor justificative; la sfârsitul lunii se stabilesc rulajele debitoare,
respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul exercitiului si soldul final.

- furnizarea de date pentru analiza economico-financiara.

- Fisa de cont pentru operatii diverse, care nu dezvolta pe conturi

corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

Tabelul 1.6.

FIsA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Denumirea contului .... Simbol cont ... Pagina

Data Document Explic. Simbol Debit Credit D/C Sold

Felul Numarul cont

coresp.

Acest formular (registru) se foloseste pentru organizarea contabilitatii

sintetice la unitatile mici, care aplica forma de înregistrare contabila clasica
sau jurnalul unic.

La modul general, fisa de cont pentru operatii diverse (codul din

nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o
forma a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fise volante pentru
conturile sintetice, precum si pentru conturile analitice (clienti, furnizori, casa
etc.).

În cadrul acestui formular operatiile se înregistreaza zilnic, sau

periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dupa
fiecare operatie, soldul contului (debitor sau creditor), dupa caz. La sfârsitul
lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fiselor se
stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balantei de verificare.
Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finantelor.

Registrele de contabilitate se utilizeaza în strânsa concordanta cu destinatia acestora

si se prezinta în mod ordonat completate, astfel încât sa permita în orice moment,
identificarea si controlul operatiunilor patrimoniale efectuate.

Registrele se completeaza zilnic, sau periodic, în functie de frecventa

operatiilor si de necesitatile informationale ale compartimentelor interesate.
Sunt gestionate de catre compartimentele de profil, de exemplu: registrul
jurnal de încasari si plati se tine la casieria subordonata compartimentului
financiar si a contabilului sef, registrul "cartea mare" se întocmeste si se
gestioneaza de compartimentul contabilitate generala. Ele se pastreaza în
unitate timp de 10 ani, de la data închiderii exercitiului financiar în cursul
caruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere,
trebuie sa fie reconstituite în termen de maxim 30 zile de la constatare.

Registrele de contabilitate numerotate, snuruite, parafate, înregistrate la

organele fiscale si conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor
patrimoniale, în caz de faliment, precum si în alte situatii.

7.2. Formele de înregistrare contabila

7.2.1. Definirea formei de înregistrare contabila

Din momentul înregistrarii datelor în documentele primare si pâna la prezentarea

lor spre analiza organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive,
dintre care cele mai importante sunt urmatoarele: consemnarea operatiilor
economice în documentele primare, ceea ce se mai numeste culegerea datelor
informationale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea,
contarea) si înregistrarea acestora în sistemul de conturi; verificarea exactitatii
datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balantei de verificare; verificarea realitatii
datelor înregistrate în contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea si
generalizarea informatiilor contabile, în vederea cunoasterii de ansamblu a
activitatii economice a unitatii patrimoniale, prin intermediul documentelor
contabile de sinteza (bilantul contabil).

În cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu

ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite
mijloace tehnice de lucru.

În cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu

ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite
mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare
a datelor.

Îmbinarea si executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a

datelor se realizeaza prin forma de înregistrare contabila, denumita si forma
de contabilitate.
În contabilitatea altor tari notiunea de forma de contabilitate este înlocuita
prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentându-se structura interna a
metodei contabilitatii.

Daca ciclul contabil sau modul de înregistrare si prelucrare a datelor formeaza

continutul formei de înregistrare contabila, formularele de evidenta si
raportare a datelor folosite reprezinta instrumente de lucru ale acesteia.

Prin forma de înregistrare contabila se întelege un ansamblu de formulare

corelate între ele, care servesc la înregistrarea si prelucrarea dupa anumite
reguli a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale.

Formele de înregistrare contabila au aparut, s-au dezvoltat si s-au

perfectionat în strânsa dependenta de conditiile orânduirii economice,
experienta dobândita în practica contabila si perfectionarea tehnicilor de
prelucrare a datelor. Perfectionarea formelor de înregistrare contabila, de-a
lungul istoriei s-a realizat prin aparitia în cadrul formelor vechi a unor
elemente noi, care au generat alte forme în scopul adaptarii acestora la
conditiile specifice ale activitatii din diferite etape de dezvoltare.

Experienta teoretica si practica din activitatea financiar-contabila dovedeste

ca nu se poate aplica aceeasi forma de înregistrare contabila în toate unitatile
patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influentata de
natura activitatii unitatii patrimoniale, de marimea si structura organizatorica
a acesteia, în functie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune
unitatea respectiva, precum si de posibilitatile practice de utilizare a acestor
mijloace.

7.2.2. Formele de înregistrare contabila utilizate în tara noastra

Ciclul contabil de înregistrare si prelucrare a datelor începe cu

consemnarea în scris a datelor în documente, se continua cu reflectarea
acestor documente în registrele contabile si se încheie cu întocmirea
bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare,
documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de înregistrare
contabila, iar bilantul contabil limita superioara.

Discutate prin prisma evolutiei în timp, în diferite tari, se apreciaza ca

sporirea potentialului informativ, concomitent, cu perfectionarea mijloacelor
si tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme
de înregistrare contabila cum sunt: forma italiana, forma jurnal-cartea mare;
forma maestru-sah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma
copigrafica (Ruff) si alte forme.

Dintre formele de înregistrare contabila folosite în prezent în unitatile

patrimoniale din tara noastra mentionam:

- forma de înregistrare contabila maestru - sah;

- forma de înregistrare contabila pe jurnale;

 - forma de înregistrare contabila în conditiile folosirii mijloacelor
tehnice de calcul, denumita si forma informatica.

Fiecare forma de înregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a

datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea
înregistrarii cronologice si sistematice.

La modul general, în categoria formularelor, ca elemente componente ale

formei de înregistrare contabila, se cuprind:

documentele justificative;

registrul jurnal;

registrul cartea mare;

purtatorii tehnici de date;

balanta conturilor;

registrul inventar;

situatiile sinteza si raportare financiar-contabila, denumite si conturi anuale.

Forma de înregistrare contabila maestru - sah are ca trasatura esentiala

utilizarea a câte doua fise pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu
dezvoltare pe conturi corespondente creditoare si alta pentru credit cu
dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare"
(sah). Continutul informational al acestor fise, prin care se realizeaza
evidenta sintetica reprezinta o adaptare la noile cerinte a fiselor sintetice sah.
Modelul acestor fise este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi
paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitica se realizeaza cu ajutorul
diferitelor fise (fise de cont pentru operatiuni diverse) sau situatii, în raport
cu metodele folosite pentru evidenta si calculul costurilor si rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaza sunt: registrul

jurnal (pâna la data de 1 I 1994, în activitatea practica s-a utilizat jurnalul de
înregistrare, denumit si fisa rulajelor); fisa - sintetica cartea mare sah,
registrele auxiliare (pentru evidenta analitica), balanta de verificare a
conturilor si bilantul contabil.

Tehnica de lucru în cadrul acestei forme de înregistrare contabila este

urmatoarea:

documentele justificative, care stau la baza operatiilor economice, sunt

supuse prelucrarii contabile ceea ce înseamna (sortare pe feluri de operatii,
verificare, evaluare, contare); daca pentru acelasi fel de operatie exista mai
multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau periodic în
documente cumulative; pentru operatiile care nu au la baza documente
(operatii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se întocmeste nota de
contabilitate care este un document tipizat ce contine elementele articolului
contabil. Sunt unitati patrimoniale care întocmesc note de contabilitate
pentru toate operatiile patrimoniale (chiar daca au la baza documente).

operatiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul),

respectiv notele de contabilitate se înregistreaza în registrul jurnal folosit
pentru înregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare si pentru
stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se
atribuie un numar în ordine cronologica documentelor justificative, respectiv
notelor de contabilitate si, totodata, cu ajutorul lui se face o prima verificare
cu balanta sintetica, în sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa
corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta
conturilor întocmita pentru luna curenta.

în paralel, pe baza acelorasi documente si note de contabilitate, se

efectueaza înregistrari, în mod sistematic si cronologic, în evidenta analitica
ce se poate realiza cu ajutorul fiselor, situatiilor sau altor formulare specifice
acesteia.

la sfârsitul lunii, pe baza datelor din fisele sintetice cartea mare sah
(cartea mare sah se utilizeaza pentru întocmirea balantei de verificare a
conturilor sintetice, dupa totalizarea sumelor la sfârsitul fiecarei luni) se
întocmeste balanta de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza
înregistrarilor din contabilitatea analitica se întocmesc balantele de verificare
pentru conturile analitice.

periodic, de regula la sfârsitul exercitiului, pe baza datelor din balanta

sintetica a conturilor, precum si din balantele analitice, se întocmeste
situatia patrimoniului (semestrial) si bilantul contabil (anual).

In unitatile patrimoniale mici, unde volumul operatiilor ce se

înregistreaza zilnic este redus, se utilizeaza forma de înregistrare contabila
clasica sau jurnal unic.

În cadrul acestei forme de înregistrare se folosesc urmatoarele registre:

Jurnalul unic pentru înregistrarea cronologica; Cartea mare fara ca rulajele
sa fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenta sistematica,
sintetica si analitica, ce se concretizeaza în practica sub forma fiselor de cont
pentru operatii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere
pentru inventarierea patrimoniului; Balanta de verificare a conturilor, pentru
verificarea periodica a exactitatii datelor si documentele de sinteza si
raportare financiar-contabila privind situatia patrimoniului si rezultatele
obtinute.

Aceasta forma de înregistrare contabila prezinta o serie de dezavantaje

în sensul ca înregistrarea în jurnal este greoaie si nu permite diviziunea
muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul
balantei de verificare, neexistând posibilitatea unei localizari mai usoare a
erorilor produse.

Forma de înregistrare contabila pe jurnale are ca trasatura esentiala

utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologica si sistematica a
creditului fiecarui cont în corespondenta cu conturile debitoare respective.

Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabila sunt

urmatoarele:

- jurnalele multiple care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica

proprie conturilor sintetice (în unele cazuri se folosesc si pentru conturile
analitice);

- situatii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor
Casa si Conturi curente la banci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaza în fiecare

luna, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale
auxiliare).

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite în cadrul acestei forme

de înregistrare contabila sunt: Jurnalul privind operatiile diverse, Jurnal
situatie privind operatiile contabile, Jurnal - situatie privind operatiile de casa
si banca, Jurnal privind decontarile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile si
alte iesiri de materiale, Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile
sociale, Jurnal privind vânzarea produselor si alte iesiri, Jurnal privind
vânzarea marfurilor si alte iesiri.

În categoria situatiilor pentru debitul conturilor mentionam: Situatia privind operatiile

de casa si banca (care se afla pe versoul jurnalului privind operatiile de casa si
banca); Situatia încasarii-achitarii facturilor; Situatia privind avansurile spre
decontare; Situatia privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-
aprovizionare.

Înregistrarile în jurnal si situatii se efectueaza în tot cursul lunii, sau numai la

sfârsit de luna, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare,
unde este cazul), precum si pe baza notelor de contabilitate numai pentru
acele operatii care nu au la baza documente justificative (operatii de
stornare, etc.).

Contabilitatea analitica se organizeaza fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele

conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitatii analitice (fise de
cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse,
etc.).

Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a

soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se întocmeste la finele lunii în
felul urmator:
 - rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecarui jurnal;

- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situatii pentru
debitul lor, se determina prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor
corespondente creditoare cu care intra în corespondenta în cadrul jurnalelor.
Continutul informational al acestui jurnal, care îmbraca forma de fise, este
prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.).

În general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt

asemanatoare cu cele prezentate la forma de înregistrare contabila maestru
sah, cu particularitatile mentionate anterior.

Forma de înregistrare contabila în conditiile utilizarii tehnicii de calcul

(informatica) se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale formelor
de înregistrare contabila caracterizate anterior, cu deosebirea ca toate
lucrarile specifice se realizeaza prin utilizarea calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, în general, aceleasi ca si în cazul formelor de

înregistrare contabila abordate anterior, dar cu un continut informational
specific, adaptat necesitatilor de prelucrare automata a datelor.

În cadrul acestei forme de înregistrare, în principiu, ciclul contabil de

prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe
baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, si prin programe
specifice de prelucrare se obtine Registrul jurnal, pentru evidenta cronologica,
si registrele cartea mare, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica.

În plus, în conditiile acestei forme de înregistrare contabila, apar ca etape

distincte, în cadrul tehnicii de lucru urmatoarele: activitatea de codificare;
stabilirea procedurilor de prelucrare si elaborarea modelelor pentru datele
informationale de intrare si situatiile informationale finale (de iesire).

Situatiile finale împreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii

datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate,
financiar, sau alte birouri functionale, unde sunt folosite pentru
sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar
contabila (bilantul contabil).

Mentionam ca în cadrul acestei forme de înregistrare contabila, înregistrarea

contabila sistematica (contabilitatea sintetica si analitica) este la fel de
importanta ca si înregistrarea contabila cronologica, ambele realizându-se pe
baza de registre sub forma de "listari informatice". Aceasta înseamna ca, la
închiderea exercitiului, Registrul jurnal si registrele Cartea mare, obtinute la calculator
sub forma de "liste", trebuie sa fie legate, numerotate, snuruite, parafate, sigilate si
vizate înainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilitatii nr.82/l991, persoanele fizice si juridice

care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa
asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma
suportilor tehnici si controlul datelor înregistrate în contabilitate.
Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de
suport pentru pastrarea datelor de intrare (pe hârtie, disc, etc.) care asigura
conservarea acestora în conditii de siguranta, precum si listele înregistrarilor
efectuate în evidenta contabila, interzicându-se inserari, intercalari, precum si
orice eliminari si adaugiri ulterioare.

Fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui

document scris, la care sa poata avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control.
De asemenea, sistemele de prelucrare automata organizate trebuie sa permita, în orice
moment, reconstituirea elementelor si a continutului conturilor, a listelor si
informatiilor supuse verificarii, pornind, fie de la datele de intrare, fie în ordine inversa,
de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe baza carora sa se
poata determina datele de intrare.

Fiecare înregistrare, pentru operatia patrimoniala care a avut loc în unitate,

trebuie sa aiba la baza elementele de identificare a datelor supuse prelucrarii.

În cazul unitatilor care prelucreaza în sistem automat date din contabilitate,

organele de control au acces la documentatia de analiza, programare si de
utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuarii corespunzatoare a testelor
necesare. Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie
organizate astfel încât sa permita controlul respectarii reglementarilor în
domeniu.

Potrivit normelor legale, în conditiile utilizarii acestei forme de înregistrare

contabila, unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu
ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a
informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si
realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.