REFERAT

Documente justificative şi Registre de contabilitate

Cursul: Contabilitatea Instituţiilor Publice

Efectuat de Trifan Dumitru,

Finanţe Bănci, Anul II, zi,

Grupa I.

Piteşti 2011
 Conţinut

Documente justificative........................................................................................................................3
Registrele de contabilitate.......................................................................................................................5
Concluzii................................................................................................................................................9
Bibliografie............................................................................................................................................9

Piteşti 2011

2
 Documente justificative

Potrivit prevederilor art. 6, alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82/1991,

republicată, precum şi celorlalte prevederi legale privind întocmirea şi utilizarea formularelor

comune şi a celor cu regim special utilizate în activitatea financiară şi contabilă, orice

operaţiune economică efectuată se consemnează într-un document care stă la baza

înregistrărilor în contabilitate, dobîndind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează

răspunderea persoanelor care le-au întocmit, le-au vizat şi le-au aprobat, precum şi a celor

care le-au înregistrat în contabilitate, după caz. Documentele justificative sunt documentele

primare care probează legal o operaţiune.

Documentele justificative cuprind cel puţin următoarele elemente principale:

a) denumirea documentului;

b) denumirea şi sediul persoanei juridice care întocmeşte documentul;

c) numărul şi data întocmirii acestuia;

d) menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economice;

e) conţinutul operaţiunii economice şi, dacă este cazul, temeiul legal al efectuării acesteia;

f) datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate;

g) numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit, le-au vizat şi

aprobat, după caz;

h) alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate în cadrul

activitaţii financiare şi contabile şi a normelor metodologice de întocmire şi utilizare a acestora

3
 Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiilor patrimoniale se

întocmeşte lunar balanţa de verificare.

Balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi cuprinde, pentru toate conturile

instituţiei publice, următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor, în ordinea din

planul de conturi, totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, rulajele curente

debitoare şi creditoare, totalul sumelor debitoare şi creditoare, soldurile finale debitoare şi

creditoare. Balanţa de verificare de la 1 ianuarie a anului N + 1 se completează cu soldurile

finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie din anul N.

Cu ajutorul acestui document se verifică corelaţiile dintre egalităţile generate de dubla

înregistrare a operaţiilor patrimoniale în contabilitate, respectiv concordanţa dintre totalul

înregistrărilor din registrul-jurnal şi totalul rulajelor debitoare şi totalul rulajelor creditoare

din balanţă, precum şi concordanţa dintre totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din

cartea mare şi totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din balanţa de verificare.

Balanţa de verificare se întocmeşte atît pentru conturile sintetice, cît şi pentru cele

analitice. Prin intermediul balanţei de verificare analitice se verifică concordanţa dintre

soldurile conturilor sintetice şi cele ale conturilor lor analitice. Instituţiile publice care

utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure

respectarea normelor contabile şi controlul datelor înregistrate în contabilitate, precum şi

păstrarea acestora pe suporturi tehnice. Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să

permită în orice moment reconstituirea elementelor şi conţinutului conturilor, a listelor şi

informaţiilor supuse verificării, fie pornind de la datele de intrare, fie pornind în ordine

inversă de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza cărora să se

poată determina datele de intrare.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încît să

4
permită controlul respectării reglementărilor în vigoare cu privire la securitatea datelor şi

fiabilitatea sistemului de prelucrare. Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează

lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării informaţiilor din

documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit

pentru prelucrare.

Potrivit art. 24 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, registrele de

contabilitate, precum şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în

contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de zece ani, cu începere de la data

оncheierii exerciţiului financiar оn cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de

salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

Registrele de contabilitate, precum şi documentele justificative se păstrează în arhivă

de regulă în forma lor originală, grupate în funcţie de natura operaţiunilor şi în ordine

cronologică, în cadrul exerciţiului financiar la care se referă. Arhivarea documentelor

contabile trebuie să asigure păstrarea şi consultarea acestora în termenele prevăzute de lege.

Potrivit art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, în caz de pierdere, sustragere

sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în

termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementărilor emise în acest scop.

Documentele contabile reconstituite vor purta menţiunea „Reconstituit".

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea

mare. Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor de contabilitate se efectueaza conform normelor

elaborate de Ministerul Economiei si Finantelor. Registrele de contabilitate obligatorii sunt:

registrul-jurnal, registrul-inventar şi cartea mare.

5
 Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înegistrează în mod

cronologic operaţiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documente - lor după data

de întocmire sau intrare a acestora în instituţia publică.

Registrul-jurnal se întocmeşte de către fiecare instituţie şi de către fiecare subunitate a

acesteia cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică a

documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv.

Registrul-inventar este un document obligatoriu în care se înregistrează toate

elementele patrimoniale de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform

posturilor din bilanţul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale

înscrise оn registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care

justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil.

Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea instituţiei, anual la închiderea

exerciţiului, cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi spaţii libere, pe baza datelor

cuprinse în listele de inventariere şi în procesele-verbale de inventariere, prin gruparea

elementelor de activ şi de pasiv. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii

faptice. Registrul-inventar serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a

rezultatelor inventarierii şi ca probă în litigii.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul-inventar se

înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi din care se

scad ieşirile de la data inventarierii pînă la data încheierii exerciţiului.

Registrul „Cartea mare" este un document contabil obligatoriu în care se înscriu

lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, оnregistrările efectuate în

registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare,

rulajele creditoare şi soldurile finale.

6
 Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare şi se întocmeşte de către

fiecare instituţie, precum şi de către fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate proprie.

Registrul „Cartea mare" serveşte la ţinerea evidenţei contabile sintetice a operaţiilor

economice şi financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă „maestru-

şah". Acest registru poate fi suplinit de fişa de cont pentru operaţii diverse.

La instituţiile publice se poate utiliza forma de înregistrare în contabilitate „maestru-şah

simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetică se ţine pe fişe de cont pentru operaţii diverse,

deschise pentru fiecare cont sintetic în cartea mare (şah), iar contabilitatea analitică se ţine pe

fişele menţionate la forma de înregistrare „maestru-şah". Evidenţa analitică a creditelor

bugetare, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul fişei pentru operaţii

bugetare.

Formularul „Fişa pentru operaţii bugetare" serveşte ca document pentru evidenţa

analitică astfel: la instituţiile publice finanţate de la buget, pentru evidenţa creditelor bugetare

aprobate, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective, iar la instituţiile publice finanţate din

venituri proprii, pentru evidenţa prevederilor din bugetul aprobat, a plăţilor de casă şi a

cheltuielilor efective. Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub formă de registru sau

foi volante şi listări informatice legate sub formă de registru, după caz. Registrele de

contabilitate prevăzute se numerotează înainte sau pe măsura întocmirii lor, iar la închiderea

conturilor, acestea se barează, nefiind admisă înregistrarea unor operaţii ulterioare. Registrul-

jurnal şi registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc оnainte de depunere la organele

fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare. Numerotarea filelor registrelor se face în

ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor. Volumele

următoare de registre contabile se vor înregistra la organele fiscale teritoriale pe măsura

completării celor înregistrate şi parafate anterior, efectucndu-se totodată completarea acestora,

fără ştersături, spaţii libere sau file lipsă.

7
Registrele de contabilitate numerotate, şnuruite, parafate, оnregistrate la organele fiscale

teritoriale şi conduse regulat pot fi admise ca probă în cazul litigiilor, precum şi în orice alte

situaţii. Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si

se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si

controlul operatiunilor contabile efectuate.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmeste

balanta de verificare, cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de

intocmire a raportarilor contabile stabilite potrivit legii. Persoanele prevazute care utilizeaza

sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor

inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicate, controlul si pastrarea

acestora pe suporturi tehnice.

Inregistrarea in contabilitate a operatiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau incetarea,

potrivit legii, a activitatii persoanelor publice se face pe baza documentelor corespunzatoare

intocmite in asemenea situatii. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative

care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor

publice timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au

fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Prin exceptie se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si

finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de

reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementarilor

emise in acest scop.

8
 Concluzii

Documentele folosite de Instituţiile Publice în contabilitate au o forme special prevăzute,

expres de lege. Acestea sunt acceptate în exclusivitate în cadrul compartimentului contabil,

nefiind posibilă acceptarea altor forme decît cele prevăzute. Complectarea corectă a respectivelor

este o condiţie importanta pentru funcţionarea corectă a contabilităţii, respectiv pentru fiecare

operaţiune. Pastrarea, arhivarea documentelor este obligatorie, fapt care oferă posibilitatea de

revizuire a tuturor operaţiunilor efectuate anterior, precum si un audit eficient.

Bibliografie

Constantin Roman. “Contabilitatea Instituţiilor Publice”. ASEB 2011.

Cursul. Drilă G. “Contabilitatea Instituţiilor Publice”. Universitatea din Piteşti 2011.

Luminiţa Ionescu. Contabilitatea Instituţiilor Publice. Bucuresti 2009.

Legea contabilitatii nr. 82/1992 - republicata la 18.06.2008.

The International Public Sector Accounting Standards

www.ipsas.int (accesat 5 Sep. 2011)

Dr. Luminiţa Ionescu, Dr. Elena Diaconu Dr. Carmen Florentina Neagoe. Contabilitate Publică.