Registrele contabile

Definire, caracterizare

Registrele contabile reprezintă documente specifice contabilității cu ajutorul cărora se

realizează prelucrarea, centralizarea și înregistrarea operațiilor economico-financiare în conturi și
care furnizează, pe această bază, informații privind situația și mișcarea patrimoniului.

OMFP 2634 din 2015 : Documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note etc.) care
servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economico-
financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
— denumirea entității;
— data întocmirii documentului contabil;
— felul, numărul și data documentului justificativ;
— sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
— conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
— semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Registrele de contabilitate obligatorii

Acestea se utilizează în stricta concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod
ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul
operațiunilor contabile efectuate.
Numerotarea paginilor/ filelor registrelor se face în ordine crescătoare, iar volumele se
numerotează în ordinea completării lor.

Registrul-jurnal este un document tipizat (format A4) întocmit de către entitățile

publice (regiile autonome, instituțiile publice) și entitățile private (societățile comerciale, unitățiile
cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice) după ce a fost numerotat, șnuruit, și
parafat/ certificat de către entitate.
Registrul- jurnal se parafează de către organele în drept, la începerea activității unității,
precum și ori de câte ori este cazul.
Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic,
zilnic sau lunar, fără ștersături și fără spații libere, toate operațiunile economico-financiare
efectuate de către entitate și consemnate în documentele justificative.
[Registrul- jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează
cronologic, zilnic sau lunar, fără ștersături și fără spații libere, documentele în care se
reflectă mișcarea (modificarea) elementelor de activ și de pasiv ale entității (se reflectă toate
operațiile privind mișcarea patrimoniului).]
Pentru a putea fi înregistrate în Registrul-jurnal, operațiunile economico-financiare sunt
contate, indicându-se simbolurile conturilor sintetice debitoare și creditoare și se dezvoltă
în analitic unele conturi.
Pentru operațiunile economico-financiare care nu au la bază documente justificative se
întocmește nota de contabilitate. Notele de contabilitate se întocmesc pe baza notelor justificative
sau notelor de calcul și se înregistrează cronologic în Registrul-jurnal.
Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate (atelier,secție etc.) pot
fi sintetizate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la bază înregistrării
în Registrul-jurnal.
Entitățile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operațiuni, cum sunt: operațiunile de casă
și bancă; operațiuni privind decontările cu furnizorii; situația încasării-achitării facturilor; operațiuni
privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de
sănătate; alte operațiuni.
Entitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate
pe conturi, preluate din jurnalele auxiliare.
Dacă instituția publică are unități subordonate fără personalitate juridică care conduc
contabilitatea până la balanța de verificare, Registrul-jurnal se va înregistra în evidență și
se va întocmi de către unitățile subordonate.
Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe jurnalele auxiliare (pentru unele conturi), fie
cu ajutorul altor formulare comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru
operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la
sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor
centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt
consemnate cronologic în acestea.
Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile
sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în
Registrul-jurnal general.
(Periodic, de regulă lunar, totalurile din jurnalele auxiliare (analitice) se înregistrează în
registrul- jurnal general.)
Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității.
Înregistrările din Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și
data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și conturile sintetice
debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.
În registrul-jurnal se înscriu:numărul curent al operațiunilor economico-financiare înregistrate
de la începutul activității până la sfârșitul activității; data (zi, lună ,an) înregistrării; felul (bon de
consum, chitanță, stat de salarii, extras de cont etc.), numărul și data documentului justifica-
tiv; explicații referitoare la operațiunile economico-financiare care se înregistrează în conta-
bilitate; simbolul conturilor sintetice debitoare și creditoare care intră în funcțiune pentru a
reflecta operațiunea contabilă respectivă; și sumele corespunzătoare operațiunilor economico-
financiare efectuate.
La sfârșitul lunii se verifică dacă totalul sumelor înscrise în Registrul-jurnal corespund
cu totalul rulajului debitor și creditor din balanța de verificare întocmită pe baza conturilor
sintetice.
La sfârșitul lunii se totalizează sumele înscrise în Registrul-jurnal și se verifică dacă
corespund cu totalul rulajului debitor și creditor din balanța de verificare întocmită pe baza
conturilor sintetice. Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor
efectuate se întocmește balanța de verificare, cel puțin anual, la încheierea exercițiului
financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.
Registrul- jurnal nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. Se păstrează în
arhiva instituției publice și de fiecare subunitate a acesteia cu contabilitate poprie
împreună cu documentele justificative, centralizatoarele sau notele de contabilitate, care
au stat la baza întocmirii acestui registru contabil.

Registrul-inventar se întocmește la înființarea instituției, cel puțin o dată pe an pe parcursul

funcționarii instituției, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității, precum și în alte situații
prevăzute de lege pe baza de inventar faptic.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu care se întocmește cu prilejul
efectuării inventarierii patrimoniului în situațiile următoare: a) la înființarea instituției publice;
b) pe parcursul funcționării entității publice; c) în cazul fuziunii, divizării, comasării sau
încetării activității; d) în alte situații prevăzute de lege.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistreză toate
elementele de activ și de pasiv (datorii și capitaluri proprii) grupate în funcție de natura lor,
conform structurii posturilor din bilanțul contabil, inventariate faptic de entitate, potrivit legii.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura
lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de
pasiv.
Elementele de activ și de pasiv se înscriu în Registrul-inventar având la bază liste de
inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora / natura acestor elemente
existente la sfârșitul exercițiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad
rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.
 Registrul-inventar se întocmește de fiecare instituție publică într-un singur exemplar, fără
ștersături și fără spații libere, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat în evidența
instituției.
Înainte de începerea activității, la încetarea activității instituției publice, precum și în
situația epuizării filelor din registrul- inventar și deschiderii unui registru inventar nou, acesta
se prezintă spre parafare și înregistrare.
În cazul în care o instituție publică are unități subordonate fără personalitate juridică care
conduc contabilitatea până la balanța de verificare, registrul-inventar se va conduce de către
unitățile subordonate, cu condiția înregistrării acestuia în evidența unității.
În registrul inventar se înscriu: numărul curent al fiecărei operațiuni înregistrate în
registru, de la data deschiderii acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activității;
recapitulația elementelor patrimoniale inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de
pasiv; valoarea din contabilitate a conturilor inventariate; valoarea de inventar a
elementelor patrimoniale stabilită de membrii comsiei de inventariere (pe baza listelor de
inventariere și a proceselor verbale de inventariere); diferențele din evaluare de înregistrat,
calculate ca diferență între valoarea contabilă și valoarea de inventar ; cauzele diferențelor
rezultate din evaluare (deprecieri, dezasortări etc.).

Cartea-mare (șah) este un registru/ document contabil obligatoriu în care se

înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, existența și mișcarea tuturor
elementelor de activ și de pasiv , la un moment dat.
Cartea-mare se întocmește într-un singur exemplar, lunar, separat pentru debitul și
creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operațiunilor economico-financiare.
Înregistrările în Cartea-mare se fac pe baza documentelor justificative, a
documentelor cumulative și a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic sau ori de câte ori
este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este
precedată de înregistrarea în Registrul- jurnal.
Cartea-mare (șah) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile
sintetice. Cartea mare conține următoarele elemente: simbolul contului sintetic; simbolul
conturilor corespondente creditoare; rulajul debitor; rulajul creditor; soldul contului. Registrul
Cartea-mare poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate.
Rulajele se stabilesc în modul următor: rulajul creditor se preia din jurnalul de credit al
contului respectiv; rulajul debitor dezvoltat pe conturi corespondente creditoare se preia din
jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv
în diferite jurnale de credit.
La sfârșitul lunii (perioadei) ), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (șah) se stabilesc
totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor și ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor
conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului
respectiv.
Soldul final debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în cadrul formularului
cartea mare, ținându-se seama de soldul inițial de la începutul anului și de rulajele
debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente.
Contabilitatea analitică se ține cu ajutorul formularelor comune (fișa de cont pentru operațiuni
diverse, fișa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite
în acest scop.
Cartea-mare stă la baza întocmirii balanței de verificare. Acest registru poate fi înlocuit
cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Listarea registrului Cartea mare se efectuează la cererea organelor de control, precum și
pentru necesitățile entității.