Sunteți pe pagina 1din 24

CAIETUL DE PRACTICA

PROESS., este o societate comerciala cu raspundere limitata,


inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/11108/29.12.1995, si are
CUI 725822, atribut fiscal R.
Obiectul principal de activitate al societatii, conform H.G. 656/1997, il
constituie tinerea evidentei contabile pentru societati comerciale si institutii
publice, cod CAEN 741- „Activitati de contabilitate, revizie contabila,
consultanta in domeniul fiscal”.

1. Sistemul de documente privind constituirea si functionarea unitatii


economice
a) Constituirea societatii
Pentru constituirea societatii au fost necesare urmatoarele
documente:
-cerere de inmatriculare-declaratie de inregistrare
-copie autorizatie emisa de Administratia publica Sector 3, in temeiul
Decretului-Lege nr.54/1990;
-copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vanzare-
cumparare;
-declaratie pe propria raspundere pentru inregistrare, data de
fondatori, prin care atesta calitatea de a fi demni de profesia de
comercianti (original)
-actul constitutiv al societatii – contract de societate si statut,
redactat la notariat
-copii de pe actele de identitate ale asociatilor, actele privind
activitatea comerciala anterioara, dar in cazul nostru s-a depus actul de
studiu pentru ambii asociati
-declaratie pe propria raspundere cu privire la averea detinuta si la
modul de evaluare a acesteia (original)
-dovada depunerii capitalului social- chitanta CEC
-specimenul de semnatura, depus la Oficiul Registrului Comertului si
certificat prin semnarea unui document tip in prezenta judecatorului delegat
Dosarul pentru inmatriculare a fost depus la Camera de Comert si
Industrie a Romaniei.
A dobandit calitatea de comerciant odata cu inmatricularea la
Registrul Comertului si publicarea documentelor constitutive in Monitorul
Oficial.

2)Functionarea societatii comerciale Societatea functioneaza ca o


societate cu raspundere limitata. Capitalul social al societatii subscris si

1
varsat este de 2000.000 lei, impartit in 20 parti sociale cu valoare nominala
100.000 lei/actiune, conform cu Legea 31/1990 (republicata).
Asociatii societatii, in numar de doi, sunt persoane fizice de origine
romana, cetateni rezidenti,respectiv Diaconescu Adriana, detine 55% din
profit, aportul la capitalul social fiind de 1.100.000 lei si Belgun Cleopatra,
detine 45% din profit cu un aport la capitalul social de 900.000 lei. Ei
raspund in limita aportului de capital social
Administratorul societatii este Belgun Cleopatra, ales pe o perioada
de 2 ani, acesta raspunzand solidar fata de societate.
3. Organizarea si tinerea contabilitatii
Pentru tinerea contabilitatii foloseste un program computerizat autorizat.
Evidentei contabila se desfasoara conform standardelor ISA si IAS, se
elaboreaza lunar statele de plata, se tine evidenta personalului, a
materialelor, a facturilor pe clienti (stocuri, facturi emise, facturi achitate),
evidenta contabila a produselor, etc, Pentru o mai buna exemplificare a
structurii organizatorice a societatii, raporturile ierarhice si functionale intre
posturi si compartimente, anexez oraganigrama societatii. Diagrama
organizationala a societatii este schema care reglementeaza cooperarea si
controlul in cadrul firmei, sarcini, responsabilitati, autoritate etc.
Contabilitatea societatii este tinuta de Popa Cornelia, contabil angajat cu
contract de munca, in programul de contabilitate OMC. Programul avizat si
licentiat, este conceput in limbajul de programare Paradox, program
predefinit cu inregistrari contabile si are mai multe module: salarii,
productie, comert, gestiune comerciala, trezorerie etc.. Functioneaza in
forma – „pe jurnale” , inregistrandu-se toate documentele primare si actele
justificative, la data la care au fost emise, in fiecare jurnal auxiliar in
parte:
- jurnalul de cumparari- facturi de cumparare de marfa si servicii,
cheltuieli diverse;
- jurnalul de vanzari – facturi de vanzare, emise de firma catre clienti
persoane juridice si persoane fizice;
- registrul de casa – chitantele de incasare de la clienti persoane
juridice, incasarile aferente bonurilor de casa de marcat ( prin
specificarea TVA colectat 4427 se transfera automat in jurnalul de
vanzari), chitante de plata catre furnizorii de marfa si servicii si alte
bonuri fiscale de cheltuieli diverse;
- jurnalul de banca – ordine de plata, bilete la ordin, CEC, ( incasari si
plati prin banca);
- jurnalul de operatiuni diverse – note de contabilitate, respectiv
regularizari de TVA, nota de salarii, nota de amortizare, nota de
inchidere a contului de profit si pierdere (aceasta se face automat),
alte note contabile.
- Balanta de verificare

4.Prezentarea principalelor registre de contabilitate

2
Principalele registre de contabilitate, obligatorii pentru orice societate
comerciala sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare sah

Registrul Jurnal – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in


mod cronologic, toate operatiile economico-financiare. Operatiunile de
aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.),
pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar,
care sta la baza inregistrarii in Registrul- jurnal. Unitatile pot utiliza jurnale
auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii,
situatia incasarii-achitarii facturilo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal
trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data
documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si
conturile sintetice debitoare si creditoare, in care s-au inregistrat sumele
corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitatile care utilizeaza jurnale
auxiliare pot inregistra in Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi,
preluate din aceste jurnale,

Registrul-inventar – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza


toate elementele de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor,
inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe
an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii,divizarii sau incatarii
activitatii, precum si alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar
faptic. Se scriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa
natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui
post al bilantului. Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui
cont de activ si pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise, au la baza
listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul lor. Daca
inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se
inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga
rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la
data incheierii exercitiului financiar.

Cartea mare sah –registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar


si sistematic, prin gruparea conturilor, miscarea si esistenta tuturor
elemetelor de activ si pasiv, la un moment dat. Este un document contabil
de sinteza si sistematizeaza si contine simbolul contului debitor si al
conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si
soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare
poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate
Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Poate fi inlocuit
cu fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se efectueaza
numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se in unitate.

3
5.Prezentarea documentelor justificative si formularelor financiar
contabile; forme de inregistrare contabila, metode de conducere a
contabilitatii analitice a bunurilor.
Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si
financiare si constituie, de regula sursele de informatii pentru toate formele
evidentei, reprezentand tabloul de bord al managementului financiar
contabil. Inscrisurile dobandesc calitatea de documente justificative in
momentul efectuarii unei operatii patrimoniale, daca furnizeaza toate
informatiile prevazute in normele legale in vigoare, daca provin din relatiile
de cumparare a unor bunuri de la persoane si pot fi inregistrate cand se
face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective, iar daca se refera la
cheltuieli de prestari servicii, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau
conventii intocmite in acest scop.
Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se
pastreaza in arhiva, timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii care se
pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor originala, grupate in functie de
natura operatiilor si in ordine cronologica. Arhivarea documentelor contabile
trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in ternenele prevazute
de lege si respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in
dosare, numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se
cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se
refera, documentele se pastreaza in spatii ferite degradarii, distrugerii sau
sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.,evidenta lor la
arhiva se tine cu ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a
unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in
termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de
registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc
la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor
economice si financiare.principalele forme de inregistrare in contabilitate a
operatiunilor economice si financiare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma
combinata maestru sah cu jurnale.
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din
urmatoarele metode : operativ contabila, cantitativ valorica, global valorica.
Metoda operativ contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a
materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura
obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor
reziduale, marfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate
folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor de
natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor
reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor. Metoda global valorica se
poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din
unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor,
materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de
inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, etc

4
6. Organizarea contabilitatii imobilizarilor

Imobilizarile corporale si necorporale, respectiv mijloacele fixe intrate in


societate se inregistreaza in contabilitate pe baza facturii de cumparare.
Pentru evidenta mijloacelor fixe se folosesc urmatoarele documente:

1. Registrul numerelor de inventar –document de atribuire a


numerelor de inventar mijloacelor fixe intrate in unitate, in vederea
identificarii lor. Se intocmeste pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea
cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate . In cadrul unitatii prezentate
aceasta evidenta se tine computerizat prin modulul de mijloace fixe,
rezultand Lista amortizarilor lunare pe grupe si numar de inventar.
2. Fisa mijlocului fix – document de evidenta analitica a mijloacelor
fixe, se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil,
pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si
de aceeasi valoare care au aceeasi cote de amortizare si sunt puse in
functiune in aceeasi luna. Nu circula, fiind document de inregistrare
contabila, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
3. Bon de miscare a mijloacelor fixe – document justificativ de
predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii
(sectie, serviciu, brigada, atelier etc., insoteste mijlocul fix in timpul
transportului de la subunitatea predatoare la cea primitoare, este tinuta de
responsabilul cu mijloacele fixe si in contabilitate, de aceea se intocmeste
in doua exemplare, un exemplar circula de la o sectie la alta, unul la
compartimentul financiar- contabil pentru inregistrare, unde se si
arhiveaza. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este
urmatorul:
- denumirea formularului;
- numarul documentului; data eliberarii; predator, primitor;
-numarul curent;denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice;
numarul de inventar; bucati; valoarea de inventar;
-subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura;
-subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura;
-aprobat: data si semnatura.
Societatea nu foloseste acest document.

4.Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, a unor


bunuri materiale
Serveste ca document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din
functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale
decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale, document de consemnare
a scoaterii efective din functiune, document de predare la magazie a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate
din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, document justificativ
de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate.

5
Se intocmeste in doua exemplare.
Documentul este structurat in trei capitole:
- capitolele I si II, se completeaza de catre comisia constituita in acest
scop (administrator la societatile cu capital privat), cu constatarile si
concluziile rezultate din analiza documentatiei primite si din
verificarea starii mijloacelor fixe propuse pentru a fi scoase din
functiune, si a materialelor de natura obiectelor de inventar;
- Capitolul III, dupa aprobarea propunerilor si efectuarea scoaterii din
functiune, din uz sau declasarii, de catre comisia de analiza si
avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de
delegatii numiti de conducerea unitatii care semneaza pentru
realitatea operatiunilor.
Serveste si ca document de predare la magazie a nasamblelor,
subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din
scoaterea din functiune a mijloacelor fixe.
Documentul circula:
- la persoana fizica autorizata sa aprobe scoaterea din functiune;
(ambele exemplare)
- la sectie pentru inregistrarea in evidenta (ambele exemplare);
- la magazie pentru descarcarea gestiunii (ambele exemplare);
- la magazia primitoare pentru primirea in gestiune a ansamblelor,
subanasamblelor mijloacelor fixe dezasamblate (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrare (exemplarul
1), unde se si arhiveaza;
- la compartimentul care a facut propunerile, pentru inregistrare
(exemplarul 2);
Exemplarul 2 se arhiveaza la departamentul care tine evidenta mijloacelor
fixe.
Continutul minimal obligatoriu:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data intocmirii formularului;
- aprobat;data;
- predatorul;
- constatarile si concluziile comisiei;
- mijloacele fixe scoase din functiune sau bunurile materiale declasate;
- numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar;
valoarea; amortizarea pana la scoaterea din functiune;
- ansamble, subansamble, piese, componente si materiale rezultate;
- numarul si data documentului;
- predatorul;
- primitorul;
- numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar;
valoarea;
- numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei si a gestionarului
pentru primire.
Societatea analizata nu a scos din functiune nici un mijloc fix.

6
Alte documente folosite in organizarea contabilitatii imobilizarilor:
Proces-Verbal de receptie
Proces-Verbal de receptie provizorie
Proces-Verbal de punere in functiune

7.Organizarea contabilitatii materialelor se face cu ajutorul


documentelor:

Nota de receptie si constatare de diferente – serveste ca document pentru


receptia bunurilor aprovizionate, este document justificativ pentru
incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii, furnizorii, pentru
diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in
contabilitate. Serveste ca document distinct de receptie in cazul:
-bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii,
care face parte din gestiuni diferite;
-bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
-bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
-bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
-bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
-marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare
cu amanuntul sau en gros.
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in
unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia
in care la receptie se constata diferente, se intocmeste in trei exemplare de
catre comisia de receptie legal constituita.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se
constata diferente de receptie.
Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a materialelor receptionate
(toate exemplarele)
- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor
privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), si
pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica;
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport
(exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabile.

Bon de primire in consignatie – serveste ca dovada de primire/predare a


obiectului spre vanzare in consignatie; act de plata catre deponent;
document de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste la unitatile de
consignatie in doua exemplare. La primirea obiectului se face descierea
caracteristicilor obiectului si se stabileste pretul de vanzare in functie de
pretul de evaluare sau de achizitie. Exemplarul al doilea constituie fisa de
evidenta pentru inregistrarea in contabilitatea unitatii de consignatie.

7
Circula la deponent (exemplarul 1), la casierie pentru plata sumei
(exemplarul 1), la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). Se
arhiveaza la compartimentul financiar-conatbil (exemplarele 1 si2).
Societatea Progress Audit nu foloseste aceste documente.
Bon de predare, transfer, restituire
In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la depozit
Serveste ca document de predare la magazie a produselor finite, document
justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate, sursa de
date pentru urmarirea realizarii productiei, sursa de date pentru calaculul
si plata salariilor.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a
produselor, de catre sectie, atelier etc.
Circula:
- la magazia de produse finite, semnanadu-se de predare de catre
sectie si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele
exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de
calitate, semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele
exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor
in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1)
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2)
Se arhiveaza la compatimentul financiar contabil sau persoana care
conduce evidenta (exemplarul 1), si la compartimentul care urmareste
realizarea productiei (exemplarul 2)

In cazul utilizarii ca bon de predare a materialelor refolosite la magazie


Serveste ca document de predare la magazie a materialelor refolosibile
rezultate din sectiile de fabricatie prinicpale si auxiliare, document
justificativ pentru incaracarea in gestiune, document justificativ de
inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in
doua exemplare, pe masura predarii la magazie a materialelor
refolosibile,se semneaza de seful sectiei care dispune predarea.
Circula:
- la magazia de materiale refolosibile, semnanadu-se de predare de
catre delegatul sectiei si de primire in gestiune de catre gestionar
(ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor
in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1)
Se arhiveaza la compatimentul financiar contabil sau persoana care
conduce evidenta (exemplarul 1).
In cazul utilizarii ca bon de predare a semifabricatelor la magazie se
foloseste ca i cazul produselor finite.
In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta
unitatii:

8
Serveste ca dispozitie de transfer a valorii materialelor de la o gestiune la
alta in incinta unitatii, document justificativ pentru scaderea din gestiunea
predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului. Se intocmeste in doua
exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, cde catre persoana
care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespuinzatoare.
Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In
cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii
Circula:
-la magazia predatoare (ambele exemplare)
-la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul
1 si retine exemplarul ;
-la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare care dupa
confruntarea lor, stau la baza efectuarii inregistrarilor in evidenta
magaziilor.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
De asemenea se poate utiliza si ca bon de restituire, dispozitie de restituire
la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si semifabricate) de
sectiile de fabricatie principale si auxiliare.
Bon de consum – serveste ca document de eliberare din magazie pentru
consumul materialelor, document justificativ de scadere din gestiune, de
inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua
exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie
pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza
programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte
compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate. In
conditiile folosirii tehnicii de calcul se poate intocmi intr-un exemplar.
Circula:
-la persoanele autorizate se semneze pentru acordarea vizei de necesitate
(ambele exemplare)
-la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul
materialelor inlocuitoare;
-la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute,
semnanadu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre
delegatul care primeste materialele (ambele exemplare)
-la compartimentul financiar- contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare)
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Fisa limita de consum – document de stabilire a cantitatii limita dintr-un
material sau pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs
(comanda sau a unei lucrari,
Lista zilnica de alimente – serveste la stabilirea meniurilor zilnice
Dispozitie de livrare – serveste ca document pentru eliberarea din magazie
a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii,
document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare,
document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a
facturii, dupa caz.

9
Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere.
Circula:
-la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori
materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de
catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);
-la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate
acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa
caz (exemplarul 2)
Se arhiveaza la magazie (exemplarul 1), la compartimentul desfacere
(exemplarul 2)
Borderoul de predare a documentelor – serveste ca document de predare la
contabilitate, de catre gestionar, a documentelor justificative privind
miscarea bunurilor, document de control al sumelor inregistrate in
contabilitatea sintetica, prin confruntarea acestora cu totalul borderoului.
Se intocmeste in doua exemplare, zilnic sau pe masura predarii
documentelor, separat pentru intrari si separat pentru iesiri, pe gestionar,
care completeaza toate datele prevazute de formular, cu exceptia celor
referitoare la valoare, care se completeaza de compartimentul financiar-
contabil. Se intocmeste pe baza documentelor justificative privind miscarea
bunurilor materiale si se semneaza de gestionar, pentru predarea
documentelor si de persoana din compartimentul financiar-contabil
desemnata pentru primirea documentelor.
Fisa de magazie – serveste ca document de evidenta la locul de depozitare
a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau doua unitati de
masura, dupa caz. Este folosit ca document de contabilitate analitica, sursa
de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de
valori materiale. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel
de material si se completeaza de compartimentul financiar-contabil la
deschiderea fisei, si de gestionar, cu intarile si iesirile, stocul de marfa. Se
intocmeste obligatoriu zilnic. Se pastreaza la locul de depozitare a valorilor
materiale. Se verifica inopinat , cel putin o data pe luna, de persoane
desemnate de la compartimentul financiar-contabil. Nu circula fiind
document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-
contabil.
Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta
Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de
inventar, a echipamentelor si materialelor de protectie date in folosinta
personalului, pana la scoaterea lor din uz.
Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a bunurilor pe
fiecare persoana, de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau
de persoana desemnata sa tina evidenta acestora.
Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de organizarea
depozitarii acestora si anume:
-la eliberarea obiectelor noi direct personalului muncitor, pe baza bonului
de consum si pe baza bonului de restituire

10
-la eliberarea din magazia de exploatare. Atat eliberarea cat si restituirea
obiectelor date in folosinta peronalului se fac pe baza de semnatura direct
din fisa. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil.
Registrul stocurilor – este un document ce serveste pentru evaluarea
stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate
in fisele de magazie si in contabilitate. Se intocmeste de compartimentul
financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de
inventar si produse, grupate pe magazii, conturi, grupe, subgrupe sau in
ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si
evaluarea lor la preturi de inregistrare. Nu circula, se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil.

8. Organizarea contabilitatii mijloacelor banesti


Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti se folosesc
documentele:

Chitanta pentru operatiuni in valuta- document ce se intocmeste la unitatile


care efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca document justificativ
pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar si se
inregistreaza in registrul de casa in valuta si in contabilitate. Exemplarul
1 , cu stampila unitatii merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit ca
document de verificare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil, dupa utilizarea completa a
carnetului.
Proces verbal de plati - document justificativ pentru sumele predate de
casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor, un
document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor, un
document de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi
neachitate.Se intocmeste intr-un singur exemplar astfel:fata formularului se
completeaza se casieria unitatii, care semneaza de predare a sumelor si a
actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso
formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu
actele de plati Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Dispozitie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)- serveste pentru
achitarea in numerar a unor sume( avansuri aprobate pentru cheltuieli de
deplasare) si a incasari in numerar a unor sume (sume care nu reprezinta
venituri din activitatea de exploatare, a diferentei de incasat de catre
titularul de avans ). Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar
de compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie de plata
cand nu exista alte documente prin care se dispune plata, ca dispozitie de
plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, iar ca dispozitie de
incasare cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea. Se
arhiveaza la departamentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.
Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare . Este un document
justificativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si un document de
predare la contabilitate a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.Se

11
intocmeste de catre gesationarul carnetului de cecuri pe masura utilizarii
filelor din carnet.Borderoul se intocmeste separate pe feluri de cecuri.
Registrul de casa- document de inregistrare operativa a incasarilor si
platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor
justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de
casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa. Se
intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor
justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul
rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier
si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate
actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la
departamentul financiar contabil.
Registrul de casa in valuta-se rveste ca document de inregistrare a
incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii pe baza
actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a
soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor
de casa in valuta.In antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care
se incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza
sumele in valuta, iar in ultima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul
de schimb din data operatiunilor. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de
casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de casa al zilei
precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua
in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate
care primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza
exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil.
Borderou de achizitie- s erveste ca document de inregistrare in gestiune a
produselor cumparate, document pentru justificarea sumelor primite ca
avans spre decontare pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite
pentru achizitii. Se intocmeste in 2 exemplare, un exemplar la
departamentul financiar contabil si un exemplar la delegatul achizitor.
Decont pentru operatiuni in participatie- document pe baza caruia se
deconteaza cheltuielile si veniturile realizate din operatiuni in participatie.
Se intocmeste de unitatea care tine contabilitatea asocierilor in participatie,
lunar, in 2 exemplare, cu veniturile si cheltuielile ce revin acestuia. Se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Extras de cont . Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a
sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-
financiare, precum si ca instrument de conciliere prearbitrala.Se intocmeste
in trei exemplare, de catre compartimentul financiar-contabil al unitatii
beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica.Merge la
conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii
emitente, pentru semnare (toate exemplarele) si la unitatea debitoare
(exemplare 1 si 2), care restituie unitatii emitente exemplarul 2 semnat pe
verso de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului
financiar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontarii prin
posta sau prin banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele

12
obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-
o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si conducatorul
compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al
extrasului de cont.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al
unitatii emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2) si la
compartimentul financiar-contabil al unitatii debitoare (exemplarul 1).

9 Contabilitatea drepturilor salariale.


Societatile comerciale care au personal angajat trebuie sa incheie
contracte individuale de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita
salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea societatii, in
schimbul unei remuneratii denumite salariu. Societatea are obligatia de a
infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Totodata pentru
evidenta salariatilor si remuneratia lunara acordata acestora de intocmesc
unele din urmataorele formulare:
Stat de salarii. Este un document pentru calculul drepturilor banesti
cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
document justificativ de inregistrare in contabilitate .Se intocmeste in 2
exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, etc, pe baza documentelor de evidenta
a muncii si a timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a
salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, a evidentei si a
documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, a
concediilor de odihna, certificatelor medicale. Circula la persoanele
autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata; la casieria
unitatii pentru efectuarea platilor, la compartimentul contabilitate pentru
inregistrare, la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil, separat de celelalte acte
justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salarii.
Lista de avans chenzinal . Serveste ca document pentru calculul drepturiulor
banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; ca document pentru
retinerea prin statele de salarii a avnasurilor chenzinale platite, ca
document justifocativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste lunar.
Se arhiveaza la contabilitate si la compartimentul care a intocmit lista de
avans.
Ordin de deplasare . Serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa
efectueze deplasarea; ca document pentru decontarea de catre titularul de
avans a cheltuielilor efectuate si ca document pentru stabilirea diferentelor
de primit sau de restituit de titularul de avans; este un document justificativ
de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru
fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum
si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori
materiale in numerar. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil
Ordin de deplasare in strainatate . Serveste ca dispozitie catre conducatorii
auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii, ca
document de stabilire a avansului in valuta , document pentru justificarea
valutei ridicate de la casierie, document justificativ de inregistrare in

13
registrul de casa in valuta si in contabilitate.Se intocmeste la societatile
care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru
fiecare deplasare. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.
Decont de cheltuieli pentru deplasari externe .document pentru decontarea
de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii in
strainatate. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru
cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
Decont de cheltuieli valutare(transporturi internationale) Document pentru
decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate in valuta si
in lei, cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste la unitatile care
executa transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre titularul de
avans.
Evidenta salariatilor si a remuneratiilor, la SC Progress Audit SRL este
tinita de un inspector de personal, angajat al firmei , in sistem electronic, in
modulul Salarii al programului OMC. Societatea nu utilizeaza decat statul
de salarii.

10. Gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special

Formularele tipizate cu regim special se asigura de catre Regia


Autonoma "Imprimeria Nationala" sau de alte unitati tipografice sub
supravegherea acesteia, selectate pe baza criteriilor stabilite prin ordin al
ministrului finantelor. Necesarul de formulare tipizate cu regim special se
stabileste anual de catre fiecare societate, care va transmite comenzi ferme
si administratiilor financiare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediul.
Formularele tipizate cu regim special se distribuie utilizatorilor,
contra cost, prin unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor sau prin
unitati agreate de acestea. Evidenta operativa a formularelor tipizate cu
regim special se tine cu ajutorul Fisei de magazie a formularelor cu regim
special .
Aviz de insotire a marfii . Este un formular cu regim special de tiparire,
inseriere si numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50
de seturi a cate trei file, in culori diferite albastru, exemplarul 1, rosu,
exemplarul 2, verde, exemplarul 3. Serveste ca document de insotire a
marfii pe timpul transportului; ca document ce sta la baza intocmirii
facturii; ca dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la
alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de primire in
gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi
unitati in cazul transferului.Se completeaza in trei exemplare de catre
unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii
produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii
obiective si cu totul exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre
gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de
insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".Se emite, pe masura
livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru

14
intocmire. Circula la furnizor: la delegatul unitatii care face transportul sau
al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);la compartimentul
desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si
pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la compartimentul financiar-
contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la cumparator: la
magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor
valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de
receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); la
compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate
in evidenta acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil,
pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura
(exemplarul 1). Se arhiveaza ,la furnizor, la compartimentul desfacere
(exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3
al facturii (exemplarul 3); si la cumparator, la compartimentul financiar-
contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
Chitanta. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si
numerotare.Tiparit in carnete cu cate 100 de file. Serveste ca document
justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii si ca
document justificativ de inregistrare in registrul de casa (cu respectarea
Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate. Se intocmeste in
doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si
se semneaza de acesta pentru primirea sumei. Circula la depunator
(exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de
casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea
completa a carnetului (exemplarul 2).
Chitanta fiscala. Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si
numerotare. Se distribuie numai platitorilor de T.V.A.Tiparit in carnete cu
100 de file.Serveste ca document justificativ privind cumpararea unor
bunuri sau prestarea unor servicii, in conditiile in care nu se intocmeste
factura;document justificativ de inregistrare in contabilitate, atunci cand
este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau
Chitanta si de deducere a T.V.A. Se intocmeste in doua exemplare de catre
vanzator sau de catre prestatorul de servicii. Eliberarea chitantei fiscale se
face dupa ce bunurile si serviciile au fost achitate, in care sens s-a eliberat
bonul de la casa de marcat, Bonul de vanzare sau Chitanta. Circula, la
cumparator, pentru inregistrare in jurnalul pentru cumparari (exemplarul 1);
la furnizor, in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii
(exemplarul 2). Se arhiveaza la cumparator, la compartimentul financiar-
contabil, impreuna cu bonul de la casa de marcat, bonul de vanzare sau
chitanta eliberata de vanzator (exemplarul 1); la furnizor sau la vanzator,
dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
Factura fiscala Este un formular cu regim special de inseriere si de
numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu
cate 3 file in culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2,
verde - exemplarul 3. Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste

15
instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor
executate sau a serviciilor prestate; ca document de insotire a marfii pe
timpul transportului; ca document de incarcare in gestiunea primitorului;ca
document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a
cumparatorului. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in
trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea
lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau
alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de
insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea
lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul. Circula
la furnizor la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control
financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de
control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele
autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate
exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in
evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor
(exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare); la
compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate
(exemplarul 3); la cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru
confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a
marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de
receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita
de factura pe timpul transportului (exemplarul 1); la compartimentul care
efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea
vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de
receptie si de constatare de diferente, dupa caz); la compartimentul
financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea
in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii,
inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se
arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2) si la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); iar la cumparator la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
Bon de comada –Chitanta .Formular cu regim special de tiparire, inseriere
si numerotare. Serveste ca document pentru: contractarea serviciilor,
confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat,
dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor
prestate si a materialelor consumate. Se intocmeste numai de catre
platitorii de T.V.A.Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea
prestatoare. Circula exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil;
exemplarul 2 se preda clientului; exemplarul 3 ramane in carnet. Se
arhiveaza exemplarul 1, la compartimentul financiar-contabil; exemplarul 3
ramane in carnet.
Fisa de magazie a formularelor cu regim special . Formular cu regim
special de tiparire, inseriere si numerotare. Serveste ca document de
evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim
special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire; document de

16
evidenta a formularelor anulate; document pentru stabilirea grupelor de
numere (serii), pe compartimentele unitatii, in vederea numerotarii
formularelor; sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil
al stocurilor de formulare. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru
fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar. Fisele de
magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a
formularelor. Nu circula, fiind document de inregistrare. Se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil.

11. Organizarea contabilitatii generale


Contabilitatea generala se tine cu ajutorul unor documente de
inregistrare.
Nota de debitare-creditare –document de inregistrare a operatiunilor
de decontare intervenite intre unitate si subunitati care tin contabilitate
proprie si intre subunitati ale aceleiasi unitati care tin contabilitate proprie,
se intocmeste in doua exemplare, este un document care circula, se
arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor participante la
operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul 2 la
emitent)
Nota de contabilitate – document justificativ de inregistrare in
contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiunile care nu au
la baza documente justificative (stornari etc). Se intocmeste intr-un
exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
Circula:
- la peroana autorizata se verifice si sa semneze documentul
- la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in
cadrul compartimentului financiar-contabil.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma
inregistrarii notelor rezultand –Jurnal privind operatiuni diverse.

Extras de cont
Jurnal privind operatiunule de casa si banca
Jurnal privind decontarile cu furnizorii
Situatia incasarii-achitarii facturilor – se genereaza automat din
program, conturile de clienti si furnizori avand create analitice pentru
fiecare client si furnizor in parte.
Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri
Jurnal privind salariile, contributia pentru asigurari sociale, protectia
sociala a somerilor si asigurarile de sanatate
Borderou de primire a obiectelor in consignatie
Borderou de iesire a obiectelor din consignatie
Jurnal privind operatiuni diverse – serveste ca jurnal auxiliar pentru
inregistrarea operatiunilor, in creditul conturilor fara dezvoltare analitica
sau a caror dezvoltare se asigura pe fise separate, dar care nu sunt

17
cuprinse in alte jurnale, la unitatile care aplica forma de inregistrare „pe
jurnale”, la completarea jurnalului Cartea mare.
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de productie
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli- document de inregistrare in
contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale sectiei, cheltuielilor
generale de administratie, pe sectii si feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a
cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulatie. Se
intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de
cheltuieli, se completeaza pe baza documentelor justificative,la sfarsitul
fiecarei perioade se totalizeaza in vederea intocmirii balantei analitice de
verificare a operatiunilor inregistrate in contabilitatea de gestiune. Nu
circula, se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Fisa de cont pentru operatiuni diverse- serveste la tinerea
contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori
etc.. la tinerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si
financiare.
Document cumulativ – document de centralizare a datelor din mai
multe documente justificative care reflecta operatiuni economice si
financiare de acelasi fel dintr-o anumita perioada, document justificativ
centralizator de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica.
Balanta de verificare , document de verificare, utilizat pentru
verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei
dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul
instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de
verificare a conturilor sintetice, precum si balanta de verificare ale
conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului
financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la
alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare, si de cate ori
se considera necesar. Nu circula fiind document de sinteza, si se
arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Exista mai multe tipuri de
balanta : cu patru egalitati, cu cinci egalitati , cu sase egalitati, balanta
analitica a stocurilor.

12 Organizarea Inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin


care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv,
cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data

18
la care aceasta se efectueaza. Inventarierea are ca scop principal stabilirea
situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele
patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinind
altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil
care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului,
a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.
Societatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a
patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la
sfirsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii
sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii: in cazul modificarii
preturilor; la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului,
sau a altor organe prevazute de lege; ori de cite ori sint indicii ca exista
lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decit prin
inventariere; ori de cite ori intervine o predare-primire de gestiune; cu
prilejul reorganizarii gestiunilor; ca urmare a calamitatilor naturale sau a
unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege.
La inceputul activitatii unitatii patrimoniale, inventarierea are ca
scop principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie
aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la
capitalul social se inscriu in registrul-inventar, grupate pe
conturi.Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula,
cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avindu-se in vedere si specificul
activitatii unitatilor patrimoniale.In situatia inventarierii unor gestiuni pe
parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor
faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere, actualizate cu
intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si
data de 31 decembrie.
Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de
inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie
scrisa, emisa de persoanele autorizate In decizia de numire se
mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele
responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile
supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor.La
unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de
inventariere, potrivit prevederilor legale. Din comisia de inventariere nu pot
face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care
tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici prevazute in
prezentele norme.
Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de
inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-sef
sau a altei persoane numite sa indeplineasca aceasta functie, listele de
inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se
prezinta la sediul gestiunii ce urmeaza a fi inventariata in vederea
efectuarii inventarierii fizice.

19
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul
gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate.
Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responsabilul
comisiei de inventariere.
Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere
care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe
categorii de bunuri Disponibilitatile aflate in conturi la banci se
inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de
banci cu cele din contabilitate. Pentru toate celelalte elemente
patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea
soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri
de confirmare, care se vor atasa la listele respective, dupa primirea
confirmarii. Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre
membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere
serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori
materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de
inventariere numai a pozitiilor cu diferente.
Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori
materiale este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care
sa fie totalizate si sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care
acestea sint cuprinse, si care se preiau in centralizatorul listelor de
inventariere.
Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza
listele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere
care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Rezultatele
inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si
inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa
(fisele de magazie) si din contabilitate.Constatarile comisiei de inventariere
privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si
stabilirea diferentelor, se consemneaza in listele de inventariere.
Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa
confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice,
intr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa
contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si
prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data actului de
numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si
terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si
propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor
constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in
legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare
lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in
vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz
a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari
privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor
din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii

20
inventariate.Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate,
precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de
prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie
sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea
gestionarii.
Lista de inventariere . Serveste ca document pentru inventarierea
elementelor patrimoniale aflate in gestiunile unitatii ; este un document de
baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale (imobilizari,
stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc; este un
document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si
in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate ; este un document
pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document pentru stabilirea
provizioanelor pentru deprecieri ; este un document centralizator al
operatiunilor de inventariere. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de
depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale,
de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale,
eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si
mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra
personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se
semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre
gestionar.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

13 Prezentarea bilantului contabil

Persoanele juridice, indiferent de forma de organizare, tipul de


proprietate si de reglementarile contabile aplicate, inclusiv persoanele
juridice aflate in curs de lichidare, pana la terminarea lichidarii, au obligatia
sa intocmeasca si sa depuna situatii financiare anuale la unitatile teritoriale
ale Ministerului Finantelor Publice.
Situatiile financiare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere
urmatoarele formate:
 Persoanele juridice care aplica Reglementarile
contabile armonizate cu Directiva a IV-a a
Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele
Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul
ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu
modificarile si completarile ulterioare, formatul din
aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si
cod 40;
 Persoanele juridice care aplica Reglementarile
contabile simplificate, armonizate cu directivele
europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor
publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare,
formatul din aceste reglementari, precum si formularele
cod 30 si cod 40.

21
 Microintreprinderile utilizeaza aceleasi formate, cu
exceptia formularului cod 40.
Persoanele juridice vor completa formatele situatiilor financiare, in
functie de reglementarile contabile aplicabile fiecarei categorii.
Situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in drept.
Persoanele juridice anexeaza la situatiile financiare anuale depuse
la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice formularele "Date
informative" (cod 30) si "Situatia activelor imobilizate" (cod 40).
Situatiile financiare anuale se întocmesc pe baza balantei de
verificare rezultata dupa aplicarea IAS, mai putin IAS 29 "Raportarea
financiara în economii hiperinflationiste" si SIC 19 "Moneda de raportare -
Evaluarea si prezentarea în situatiile financiare în conformitate cu IAS 21 si
IAS 29", si se depun la organele în drept, potrivit legii.
Informatiile cuprinse în situatiile financiare anuale sunt exprimate în
mii lei.
Pentru asigurarea informatiilor destinate sistemului institutional al
statului, un exemplar al situatiilor financiare anuale se depune la unitatile
teritoriale ale finantelor publice, astfel:
 a persoanele juridice care aplica Reglementarile
contabile armonizate cu Directiva a IV-a a
Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele
Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul
ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu
modificarile si completarile ulterioare, in termen de
150 de zile de la incheierea exercitiului financiar;
 persoanele juridice care aplica Reglementarile
contabile simplificate, armonizate cu directivele
europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor
publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare,
inclusiv microintreprinderile, in termen de 120 de zile
de la incheierea exercitiului financiar;
 persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat
activitate vor depune o declaratie in acest sens, in
termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului
financiar.

Situatia fluxurilor de trezorerie

Se face la sfarsitul exercitiului financiar

a) Metoda directa
Fluxurile de numerar din activitati de exploatare:
-incasarile in numerar din vanzarea bunurilor si prestarea de servicii;
-incasarile in numerar provenite din redevente, onorarii, comisioane si alte
venituri;
-platile in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii;

22
-platile in numerar catre si in numele angajatilor;
-platile in numerar sau restituiri de impozit pe profit, doar daca nu pot fi
identificate in mod specific cu activitatile de investitii si de finantare.
Fluxuri de numerar din activitati de investitii:
-platile in numerar pentru achizitionarea de terenuri si mijloace fixe, active
necorporale si alte active pe termen lung;
-incasarile de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalatii si
echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;
-platile in numerar pentru achizitia de instrumente de capital propriu si de
creanta ale altor intreprinderi;
-incasarile in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de
creanta ale altor intreprinderi;
-avansurile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor
efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor
efectuate catre alte parti.
Fluxurile de numerar din activitati de finantare:
-veniturile in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de
capital propriu ;
-platile in numerar catre actionari pentru a achizitiona sau a rascumpara
actiunile intreprinderii;
-veniturile in numerar din emisiunea de obligatiuni, credite, ipoteci si alte
imprumuturi;
-rambursarile in numerar ale locatarului pentru reducerea ogligatiilo legate
de o operatiune de leasing financiar.
Fluxuri de numerar -total
Numerar la inceputul perioadei
Numerar la finele perioadei

b) Metoda indirecta
Fluxuri de numerar din activitati de exploatare:
-rezultatul net;
-modificarile pe parcursul perioadei ale capiatlului circulant;
-ajustari pentru elementele nemonetare si alte elemente incluse la
activitatile de investitii sau de finantare.
Fluxuri de numerar din activitati de investitii:
-platile in numerar pentru achizitionarea de terenuri si mijloace fixe, active
necorporale si alte active pe termen lung;
-incasarile de numerar din vanzarea de terenuri si cladiri, instalatii si
echipamente, active necorporale si alte active pe termen lung;
-platile in numerar pentru achizitia de instrumente de capital propriu si de
creanta ale altor intreprinderi;
-incasarile in numerar din vanzarea de instrumente de capital propriu si de
creanta ale altor intreprinderi;

23
-avansurile in numerar si imprumuturile efectuate catre alte parti;
-incasarile in numerar din rambursarea avansurilor si imprumuturilor
efectuate catre alte parti.
Fluxurile de numerar din activitati de finantare:
-veniturile in numerar din emisiunea de actiuni si alte instrumente de
capital propriu;
-platile in numerar catre actionari pentru a achizitiona sau a rascumpara
actiunile intreprinderii;
-veniturile in numerar din emisiunea de obligatiuni,credite,ipoteci si alte
imprumuturi;
-rambursarile in numerar ale unor sume imprumutate;
-platile in numerar ale locatarului pentru reducerea obligatiilor legate de o
operatiune de leasing financiar.
Fluxuri de numerar –total
Numerar la inceputul perioadei
Numerar la finele perioadei

Situatia modificarilor capitalului propriu

Cuprinde existenta si dinamica structurilor componente ale capitalului


propriu si ca urmare datele necesare completarii se extrag din
ct.101.104.105.106.107.11.129 ct. sintetice de gr.II si ct. analitice) Anexez
formular.
Prezentarile cifrice trebuie sa fie insotite de informatii (note) referitoare la:
-natura modificarilor;
-tratamentul fiscal aplicat, acolo unde este cazul;
-orice alte informatii semnificative.
Lista notelor explicative la situatiile financiare
1. Active imobilizate existente si dinamica (ct. clasa 2 )
2. Provizioane pentru riscuri si cheltuieli:existenta si dinamica (ct.151)
3. Repartizarea profitului: ct.129.107.106.457
4. Analiza rezultatelor din exploatare:ct. din clasa 6 si 7 de conturi
5. Situatia creantelor si datoriilor:existenta si vechime ct. din clasele 4
si 5
6. Principii, politici si metode contabile
7. Actiuni si obligatiuni:existente si dinamica pe categorii, cantitativ si
valoric (unitar si total) ct. din clasele 1.2.5. si evidente analitice)
8. Informatii privind salariatii, administratorii si directorii:numar, salarii
si alte venituri si avantaje acordate (ct.421.401.425.44.641.645 etc.)
9. Calculul si analiza principalilor indicatori economico-financiari
10.Alte informatii

24