Sunteți pe pagina 1din 8

Lucrarile pregatitoare, denumite si lucrari de inchidere a exercitiului, sunt, in principal, urmatoarele: 1.

Verificarea inregistrarii corecte in conturi a tuturor operatiilor; 2. Verificarea concordantei dintre contabilitate si evidenta operativa, dintre contabilitatea sintetica si cea analitica; 3. Intocmirea balantei de verificare provizorii, inainte de inventariere; 4. Inventarierea generala a patrimoniului; 5. Efectuarea operatiunilor de delimitare in timp a cheltuielilor si veniturilor; 6. Determinarea rezultatului exercitiului si repartizarea acestuia; 7. Stabilirea rulajelor lunare in registrul-jurnal si in cartea mare; 8. Intocmirea balantei de verificare definitive. Aceasta verificare urmareste: - Daca s-au intocmit documente justificative pentru toate operatiile economice efectuate in cursul exercitiului; - Daca toate documentele justificative au fost corect inregistrate in contabilitate. - Legalitatea si sinceritatea datelor inregistrate in contabilitate, care trebuie sa dea o descriere fidela, clara si completa a operatiunilor economico-financiare efectuate. Principialele concordante dintre contabilitate si evidenta operativa care trebuie verificate sunt: - Totalurile stabilite in registrul stocurilor se compara cu soldurile conturilor 301 Materii prime, 302 Materiale consumabile si 303 Materiale de natura obiectelor de inventar'; - Totalul soldurilor din raportul de gestiune intocmit pentru fiecare gestiune trebuie sa corespunda cu soldul contului 371 'Marfuri'; - Soldul din registrul de casa trebuie sa fie egal cu soldul contului 531'Casa'; - Totalul soldurilor din ultimul extras de cont de la fiecare banca trebuie sa fie egal cu soldul contului 512 Conturi curente la banci'; In cazul neconcordantei dintre evidenta operativa si contabilitate, verificarile se succed in ordinea inversa operatiilor de inregistrare. Verificarea acestor corelatii nu trebuie sa se efectueze doar la sfarsitul exercitiului, ci trebuie sa aiba un caracter permanent. Pentru verificarea corelatiei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica se intocmesc balante de verificare analitice pentru fiecare cont sintetic care se dezvolta pe analitice. O asemenea balanta pune in evidenta corelatiile dintre rulajele si soldurile conturilor analitice si elementele corespunzatoare ale contului sintetic respectiv.

In cazul utilizarii sistemelor informatice de gestiune si de contabilitate, corelatia dintre evidenta analitica si cea sintetica se realizeaza automat, pentru ca datele din contabilitatea analitica se transfera in contabilitatea sintetica. Legatura dintre contabilitatea curenta si situatiile financiare anuale se realizeaza prin intermediul balantei de verificare sintetice. Balanta de verificare se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni. La incheierea exercitiului financiar se recomanda intocmirea a doua balante de verificare si anume: - O balanta de verificare intocmita in mod facultativ inaintea inventarierii generale anuale; - O balanta de verificare intocmita in mod obligatoriu dupa efectuarea lucrarilor de inchidere a exercitiului; Scopul principal al intocmirii balantei de verificare inaintea inventarierii generale a patrimoniului este de a prezenta datele scriptice, care se vor compara cu existentele faptice stabilite la inventariere. De aceea aceasta balanta provizorie se mai numeste inventarul contabil al patrimoniului. Cu ocazia intocmirii balantei de verificare provizorii se va realiza implicit si principala functie a unei balante si anume, verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi. Erorile de inregistrare se identifica prin intermediul egalitatilor care trebuie sa existe intre totalurile coloanelor din balanta. De exemplu, intr-o balanta de verificare cu patru serii de egalitati, trebuie sa existe urmatoarele corelatii: - Total solduri initiale debitoare = total solduri initiale creditoare; - Total rulaje lunare debitoare = total rulaje lunare creditoare; - Total rulaje cumulate debitoare = total rulaje cumulate creditoare; - Total solduri finale debitoare = total solduri finale creditoare. Exista unele erori care nu se pot depista cu ajutorul balantei si anume: inregistrarea repetata a unor operatii in conturile corespondente; omiterea inregistrarii unor operatii in conturile corespondente; inregistrarea operatiilor in alte conturi decat in cele corespunzatoare operatiilor respective; inscrierea eronata a unor sume in conturile corespondente;

Contabilitatea trebuie sa ofere o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului. Uneori, insa, pot aparea discrepante intre datele din contabilitate si realitate, cauzate de anumite

fenomene economice, naturale, neglijente, greseli, delapidari etc. Concordanta dintre informatiile scriptice si cele reale se poate verifica cu ajutorul procedeului numit inventariere. Inventarierea reprezinta ansamblul operatiilor de verificare faptica a existentei elementelor patrimoniale sub aspect cantitativ, calitativ si valoric. Inventarierea are ca scop stabilirea situatiei reale a patrimoniului si se realizeaza prin intermediul a trei obiective principale: verificarea integritatii patrimoniului prin compararea situatiei faptice, stabilita la inventariere, cu situatia scriptica din contabilitate, din care rezulta plusuri sau minusuri de bunuri si valori; actualizarea valorilor elementelor patrimoniale la sfarsitul exercitiului si stabilirea plusurilor sau minusurilor valorice prin compararea valorilor de intrare sau contabile cu valorile actuale; caicului si evidenta stocurilor, in cazul in care agentii economici utilizeaza metoda inventarului intermitent, cand soldurile finale se stabilesc la sfarsitul lunii pe baza de inventariere; aceste stocuri finale se anuleaza la inceputul lunii urmatoare prin includerea lor in cheltuieli; Inventarierea se afla in stransa legatura cu celelalte procedee ale contabilitatii. Astfel, toate operatiile economice se consemneaza in documente, iar datele din documente se inregistreaza in conturi. Informatiile din conturi sunt verificate cu ajutorul balantei si se confrunta cu realitatea prin intermediul inventarierii. Inventarierea sta la baza intocmirii unui bilant real, contribuind la asigurarea imaginii fidele si la aplicarea principiului prudentei. 1. Dupa intervalul de timp la care se efectueaza: - inventarierea periodica - se efectueaza in cursul anului la anumite intervale de timp (1 luna, 3, 6 luni), in functie de particularitatile valorilor inventariate. De exemplu, mijloacele banesti se inventariaza lunar, iar marfurile de 2-3 ori pe an: - inventarierea anuala - se efectueaza la sfarsitul anului, avand ca scop principal intocmirea unui bilant real; 2. Dupa gradul de cuprindere: - inventarierea generala - cuprinde toate elementele aflate in patrimoniu; - inventarierea partiala - prin care se verifica numai anumite elemente patrimoniale. 3. Dupa conditiile in care se desfasoara: - inventarierea ordinara - are un caracter normal, la termene planificate; agentii economici au obligatia de a efectua inventarierea patrimoniului la inceputul activitatii (pentru stabilirea si evaluarea aportului social al asociatilor) si cel putin o data pe an pe parcursul functionarii;

- inventarierea extraordinara - este impusa de anumite situatii deosebite, cum ar fi: in cazul fuzionarii sau incetarii activitatii; in cazul schimbarii gestionam lui; cu ocazia modificarii preturilor; in urma unor cazuri de forta majora: incendii, inundatii, furturi; la cererea organelor de control; Inventarierea este o lucrare complexa care cuprinde mai multe etape si anume: Pregatirea inventarierii- Consta in luarea unor masuri organizatorice, cum sunt: - Determinarea obiectului inventarierii si a sferei de cuprindere; - Constituirea comisiei de inventariere, care trebuie sa fie formata din cel putin doua persoane; - Sistarea operatiunilor de intrare-iesire a bunurilor din gestiune; - Sigilarea cailor de acces in gestiuni; - Intocmirea unei declaratii scrise de catre gestionar din care sa rezulte daca are in gestiune bunuri nereceptionate sau care nu apartin gestiunii, daca a predat sau primit bunuri fara sa intocmeasca documentele necesare, daca are cunostinta de existenta unor plusuri sau minusuri de inventar etc. - Aranjarea separata a bunurilor degradate, demodate, a bunurilor primite in custodie, spre reparare sau pentru pastrare; - Verificarea aparatelor de masurat etc. Stabilirea stocurilor faptice - Se realizeaza prin numarare, cantarire, masurare, cotare sau calcule tehnice. Bunurile aflate in ambalaje originale se despacheteaza si se verifica prin sondaj. Stivele formate din saci, lazi, cutii, containere etc. se desfac si se verifica separat. Elementele patrimoniale de activ sau de pasiv a caror existenta nu poate fi constatata prin inventarieri fizice se verifica pe baza datelor din contabilitate. Prin acest procedeu se verifica disponibilitatile bancare, creantele si datoriile fata de terti pe baza documentelor respective si a punctajelor reciproce. Acelasi procedeu se utilizeaza pentru imobilizarile corporale date cu chirie si pentru valorile materiale aflate la terti. Toate bunurile inventariate se inscriu in liste de inventariere, care se intocmesc separat pe gestiuni, locuri de depozitare, categorii de bunuri. Evaluarea elementelor patrimoniale inventariate - Se face astfel:

- bunurile de natura imobilizarilor si stocurilor se evalueaza la valoarea actuala a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului, starea acestuia si pretul pietei; - creantele si datoriile se evalueaza la valoarea actuala, care se stabileste in functie de valoarea probabila de incasat, respectiv, de plata. - elementele monetare exprimate in valuta se evalueaza la cursul de schimb din momentul efectuarii inventarierii, iar diferentele favorabile sau nefavorabile de curs valutar sunt tratate ca venituri sau cheltuieli financiare; - titlurile imobilizate si de plasament se evalueaza la cursul mediu al ultimei luni sau la valoarea probabila de negociere. In contabilitatea curenta elementele inventariate isi mentin valoarea de intrare sau contabila. In cazul deprecierilor ireversibile care depasesc valoarea amortizarii calculate a imobilizarilor necorporale si corporale se inregistreaza amortizari suplimentare. Pentru deprecierile reversibile se constituie provizioane. Stabilirea rezultatelor inventarierii - Se obtine prin compararea soldurilor scriptice (Sc) din contabilitate cu soldurile faptice (Sf) constatate la inventariere. Daca Sf > Sc rezulta un plus de inventar, iar daca Sf < Sc rezulta un minus de inventar, Rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal, care cuprinde, printre altele: plusurile si minusurile constatate, bunurile si valorile depreciate, creantele incerte etc. Pe baza listelor de inventariere de la sfarsitul anului se completeaza obligatoriu registrul-inventar. Regularizarea diferentelor stabilite la inventariere - Regularizarea plusurilor si minusurilor de inventar se face in conformitate cu cauzele care le-au generat, cu actele normative, avandu-se in vedere natura elementelor la care s-au constatat diferente (materiale, disponibilitati, marfuri, furnizori, clienti etc.). Pentru lipsurile de bunuri materiale se tine seama de felul acestora si anume: lipsuri care nu depasesc normele admise, lipsuri imputabile celor care raspund de gestiunea bunurilor respective, lipsuri pentru care in momentul constatarii lor nu se pot stabili vinovati etc. Compensarea plusurilor si minusurilor de bunuri este admisa numai in situatia cand acestea se refera la aceeasi gestiune si pentru sortimente similare.Pe baza procesului verbal de inventariere se face regularizarea rezultatelor inventarierii, adica inregistrarea diferentelor constatate la inventariere, in vederea punerii de acord a situatiei faptice cu cea scriptica. Pentru obtinerea unei imagini reale a patrimoniului, inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale se calculeaza si se inregistreaza in contabilitate pierderile sau castigurile latente aferente disponibilitatilor, creantelor si datoriilor in valuta, prin compararea valorilor contabile cu valorile actuale, stabilite pe baza cursurilor valutare din ultima zi a exercitiului. Prin compararea valorii contabile cu valoarea actuala pot rezulta: - Diferente favorabile de curs valutar, care se obtin in urmatoarele situatii:

in cazul disponibilitatilor si creantelor, atunci cand cursul valutar creste; in cazul datoriilor, atunci cand cursul valutar scade. - Diferente nefavorabile de curs valutar, care se obtin in urmatoarele situatii:

in cazul disponibilitatilor si creantelor, atunci cand cursul valutar scade; in cazul datoriilor, atunci cand cursul valutar creste.

Diferentele favorabile de curs valutar se inregistreaza in creditul contului 765 Venituri din diferente de curs valutar, iar diferentele nefavorabile de curs valutar, debitul contului 665 Cheltuieli din diferente de curs valutar. Pentru a stabili rezultatul lunii decembrie, se procedeaza la inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli in corespondenta cu contul 121'Profit si pierdere'. Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, folosit pentru inregistrarea zilnica a operatiilor in ordinea efectuarii lor. Operatiile de acelasi fel realizate in aceeasi zi, in acelasi Ioc de activitate pot fi centralizate intr-un document cumulativ. Unitatile cu un volum mare de operatii pot utiliza alaturi de registrul-jurnal general si jurnale auxiliare, diferentiate pe genuri de operatii: de aprovizionari, de vanzari, de incasari si plati etc. Periodic, de regula lunar, totalurile din documentele cumulative si din registrele auxiliare se centralizeaza in registrul-jurnal general. Rulajul lunar obtinut in registrul-jurnal trebuie sa corespunda cu cel din balanta conturilor. In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul tehnicii de calcul, registrul-jurnal se listeaza lunar si se numeroteaza, iar totalurile lunare se preiau in registrul-jurnal intocmit manual. Cand numarul de pagini este 100 sau anual, daca numarul filelor listate este sub 100, registruljurnal informatic se snuruieste si se parafeaza de catre unitatea emitenta. Registrul cartea mare cuprinde ansamblul fiselor de cont utilizate de catre unitate. Acestea se prezinta sub forma de foi volante si servesc la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor sintetice. Fisele de cont se completeaza pe baza informatiilor preluate din registruljurnal. Formele grafice ale fiselor de cont difera in functie de formele de inregistrare contabila utilizate de fiecare unitate. Modelul utilizat cel mai frecvent de catre intreprinderi este fisa de cont pentru operatii diverse. Balanta de verificare sintetica este un document care serveste atat la verificarea corectitudinii inregistrarilor din contabilitate, cat si la centralizarea informatiilor contabile in vederea elaborarii situatiilor financiare anuale. Intocmirea balantelor sintetice implica parcurgerea urmatoarelor etape: a) Pregatirea conturilor, care presupune:

calcularea rulajelor lunii curente si a sumelor totale in fisele de cont sintetice; stabilirea soldurilor finale. b) Transcrierea datelor in balanta conturilor astfel: soldurile initiale si totalul sumelor precedente se preiau din balanta precedenta; rulajele curente se transcriu din fisele de cont sintetice; totalul sumelor si soldurile finale se determina c) Totalizarea coloanelor din balanta si obtinerea egalitatilor valorice direct in balanta.

Intocmirea situatiilor financiare anuale marcheaza etapa cu care se incheie lucrarile contabile dintr-un exercitiu financiar si reprezinta punctul de plecare al contabilitatii din exercitiul urmator. In cadrul situatiilor financiare anuale, prezentarea informatiilor privind exercitiul financiar curent se face comparativ cu datele privind exercitiul precedent. Pentru intocmirea situatiilor financiare se apeleaza la urmatoarele surse de date: Informatiile privind situatia patrimoniului la inceputul exercitiului se preiau din bilantul intocmit la sfarsitul exercitiului precedent; Informatiile privind veniturile, cheltuielile si rezultatele aferente exercitiului precedent se preiau din contul de profit si pierdere intocmit la sfarsitul exercitiului precedent; Datele referitoare la situatia patrimoniului, precum si cele privind veniturile, cheltuielile si rezultatele aferente exercitiului expirabil se transcriu din ultima balanta de verificare. Situatiile financiare anuale se intocmesc in trei exemplare si se semneaza de catre persoana care le-a intocmit si de catre administratorul societatii. Situatiile financiare se depun la directia generala a finantelor publice judetene, respectiv a municipiului Bucuresti, la termene diferite, in functie de categoria in care se incadreaza intreprinderea si anume: - microintreprinderile: in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului financiar; - intreprinderile in termen de 90 de zile de la incheierea exercitiului financiar; Un exemplar se retine la organele financiare, al doilea exemplar se depune la Registrul comertului, iar al treilea se pastreaza timp de 50 de ani in arhiva unitatii. intreprinderile care, de la constituire, nu au desfasurat activitate vor depune o declaratie in acest sens in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului financiar.

Analiza datelor din situatiile financiare anuale aduce un plus de relevanta, claritate si expresivitate in aprecierea situatiei economico-financiare a intreprinderii. Analiza documentelor de sinteza contabila este utila, in primul rand, conducerii intreprinderii, deoarece faciliteaza luarea deciziilor manageriale in domeniul gestiunii, investitiilor, creditului etc. De asemenea, utilizatorii externi ai informatiilor contabile sunt informati asupra solvabilitatii, rentabilitatii si a altor aspecte economico-financiare care caracterizeaza activitatea intreprinderii respective.