Întocmirea, verificarea şi corectarea documentelor

Întocmirea documentelor se realizează cu respectarea normelor legale

specifice. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix albastră, cu
maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul.
La întocmirea manuală a documentelor, datele se trec clar, citeţ, fără îngroşări sau
ştersături şi fără a lăsa spaţii libere intre rânduri. După terminarea completării, spaţiul rămas
liber se barează.
În cazul utilizării echipamentelor informatice pentru întocmirea documentelor se va
respecta conţinutul de informaţii prevăzut în formularele tipizate.
Pentru fiecare operaţie economică se întocmeşte câte un model de document aferent
conţinutului operaţiei. În funcţie de rol şi destinaţie, documentele se întocmesc în unul sau
mai multe exemplare. Când avem mai multe exemplare, ele trebuie să fie notate cu acelaşi
număr de ordine. Normele legislative prevăd că pentru obţinerea mai multor exemplare la
formularele cu regim special trebuie să se folosească hârtie autocopiativă securizată.
Lipsa documentelor care să ateste natura şi provenienţa bunurilor, atât în timpul
transportului cât şi la locurile de depozitare, în momentul controlului efectuat de organele
abilitate se sancţionează potrivit legislaţiei în vigoare şi se confiscă bunurile respective,
acestea fiind considerate bunuri fără documente justificative de provenienţă.
La întocmirea manuală a documentelor băneşti se au în vedere unele
particularităţi, pentru a evita modificările ilegale. De aceea se respectă următoarele reguli:

 Luna se trece în litere şi nu în cifre (ex. 14 martie 2013)

 Suma în cifre se barează cu două linii înainte şi după scrierea cifrei (ex. =200000= )
 Suma în litere se trece într-un singur cuvânt iar spaţiul rămas liber din caseta tipizată
se barează pentru a nu se putea efectua adăugiri (ex. douăsutemiilei----)

Prin urmare, documentele se întocmesc corect şi complet în aşa fel încât să cuprindă
toate informaţiile necesare identificării operaţiilor economice.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea
persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în
contabilitate1.
Verificarea documentelor are ca obiective respectarea regulilor de întocmire,
corectitudinea şi realitatea datelor înscrise în documente. Verificarea se face sub trei aspecte:

a. Verificarea formei documentului se referă la modul cum s-au respectat regulile de

întocmire:

folosirea tipului de document adecvat operaţiei consemnate (ex. pentru

evidenţierea salariilor vom folosi Statul de plată etc);
completarea tuturor rubricilor cerute de formular (ex. denumire bunuri, cantitate,
preţ unitar, valoare etc);
existenţa semnăturilor persoanelor care au întocmit documentul;

1
Legea contabilităţii nr.82/1991, republicată şi modificată prin Legea 310/2002, art.6 (2).
 existenţa numerelor de ordine pe fiecare exemplar (ex.: Nota de intrare –recepţie
se întocmeşte în trei exemplare – toate trei trebuie să poarte acelaşi număr de
ordine etc);
exactitatea sumelor înscrise şi corectitudinea calculelor (ex.: valoarea trebuie să
rezulte prin înmulţirea cantităţii cu preţul);
nu conţine ştersături sau corecturi necertificate sau neadmise.

b. Verificarea de fond a documentului se referă la realitatea, necesitatea,

oportunitatea şi legalitatea operaţiilor economice consemnate în document.

Verificare de fond se referă la următoarele aspecte:

realitatea operaţiei (ex. se confruntă suma plătită pentru achiziţia unor mărfuri
cu cantitatea de mărfuri primită);
legalitatea operaţiei (ex. încasările sau plăţile să se facă conform
reglementărilor legale);
necesitatea operaţiei (ex. se verifică concordanţa structurii mărfurilor
aprovizionate cu cea a vânzărilor);
oportunitatea operaţiei (ex. efectuarea cheltuielilor pentru publicitate peste
posibilităţile financiare ale întreprinderii);
rentabilitatea operaţiei (ex.: cumpărarea de bunuri la preţuri avantajoase –
mici, dar păstrând raportul preţ-calitate; vânzarea de bunuri la preţuri
avantajoase).

c. Verificarea calculelor aritmetice constă în controlul preluării corecte în documente

a datelor cifrice şi efectuării corecte a calculelor.

În funcţie de momentul efectuării, verificarea documentelor poate fi realizată:

 Înainte de producerea operaţiei (control preventiv)

 Concomitent cu efectuarea operaţiei
 După executarea operaţiei (control posterior).

În vederea stabilirii răspunderii în ceea ce priveşte verificarea documentelor, pe fiecare

document trebuie să existe în mod obligatoriu menţiunea de verificare şi semnătura celui care
a verificat, care în principiu trebuie să fie o altă persoană decât cea care a întocmit
documentul.

Corectarea documentelor se face diferit în funcţie de întocmirea manuală sau cu

ajutorul tehnicii de calcul.

 În cazul întocmirii manuale, erorile se corectează respectând trei reguli de bază:

1) Regula generală – se taie (se barează) cu o linie peste textul sau cifra scrisă greşit iar
alături se trece trece textul sau cifra corectă. Corecturile (rectificările) se confirmă prin
semnătura (semnăturile) persoanei (persoanelor) care le-au efectuat. Corecturile se fac
în toate exemplarele în care a fost întocmit documentul.
 Exemplu:
Greşit grâu5.000 kg
 Corect secară 4.500 kg

Corectat: Iacobescu George

2) Corectarea documentelor în care se consemnează operaţii de predare-primire a

valorilor materiale se face după regula generală, însă este necesară validarea corecturii
prin semnătura primitorului şi a predătorului.
Exemplu:
Greşit tablă zincată 9.000 kg
 Corect 6.000 kg

Corectat:
Gestionar predător, Gestionar primitor,
Boca Andrei Agafiţei Mihai

3) Corectarea documentelor în care se consemnează operaţiuni băneşti, nu se face după

regula generală. În acest caz se anulează tot documentul întocmit greşit şi se
procedează apoi la întocmirea unui noi document. Documentul greşit rămâne în
continuare la carnet şi nu se detaşează.
4) În cazul completării documentelor în sistem informatic, corecturile sunt admise numai
înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care
a făcut modificările. Ulterior documentele înscrise în listele de erori, anulări sau
completări ( pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii)
trebuie să fie semnate de persoane împuternicite pentru verificare.