DOCUMENTE

CONTABILE
partea I
CURS AN I – CONTABILITATE
 Documentele contabile definire, clasificare, conținut și
prelucrare;

 Forme de înregistare contabilă;

 Exemple de documente justificative.

Documentele contabile definire, clasificare, conținut și
prelucrare

Documentarea ca procedeu al metodei contabilității este acțiunea de culegere și

consemnare în documentele economice a datelor privitoare la operațiile economice
dintr-o unitate patrimonială în momentul și la locul efectuării lor.
Această consemnare se realizează în documentele justificative, acestea stau la baza
înregistrărilor în contabilitate.
Documentele constituie un suport material cu ajutorul cărora se realizează:
1. Consemnarea datelor;
2. Culegerea datelor;
3. Prelucrarea datelor;
4. Circulația datelor;
5. Sintetizarea informațiilor contabile;
6. Păstrarea datelor.
Conținutul documentelor se referă la elementele obligatorii ce vor reflecta clar și
complet operațiile economice pentru care se întocmesc aceste documente
justificative.
Funcțiile documentelor:
1. De consemnare a operațiilor economice;
2. De acte justificative care stau la baza înregistrării în contabilitatea curentă a
operațiilor economice;
3. Pentru verificarea activităților desfășurate în activitatea economică și financiară;
4. Pentru asigurarea integrității patrimoniului, pe baza lor stabilindu-se și
angajându-se răspunderi, drepturi și obligații cu privire la mișcările de valori;
5. Calcul corect a costului producției obținute;
6. Stabilind drepturi și obligații monetare ale entităților, ca bază în cercetarea
judiciară.
După ce au fost înscrise în documente scrise, operațiile economice și financiare se
înregistrează în conturi.
Clasificarea documentelor:
 după momentul întocmirii și rolul lor informațional:
- Documente primare întocmite de obicei la locul și momentul efectuării operației
economice;
- Documente secundare ce se întocmesc pe baza celor primare, pentru pregătirea
datelor pentru prelucrarea acestora.
 după locul întocmirii sunt interne în entitate și externe întocmite în exteriorul entității.
 după sfera de aplicare: generale sau comune valabile pentru orice entitate sau
specifice unor ramuri ale economiei.
 după forma de prezentare: tipizate sau netipizate.
Cele tipizate au de regulă, conținutul, forma și formatul stabilit.
Conținutul documentelor este dat de informațiile consemnate, ce pot fi grupate în fixe
sau variabile. Fixe au caracter repetitiv și tipărit. Variabile sunt specifice condițiilor
concrete în care se produc operațiile.
Structura formularului este dată de gruparea, așazarea datelor fixe, a spațiilor pentru
informații variabile completate de utilizatori.
Există formulare tabelare (stat de funcții), grupate pe zone (facturi). Formatul cuantifică
dimensiunea suportului hârtie folosindu-se dimeniuni standardizate.
Standardizarea este realizată prin ordinele Ministerului Finanțelor Publice.
Formularele netipizate nu au conținut, formă și format prestabilit ci este determinat la
momentul completării în funcție de necesități.
 După rolul documentele sunt justificative, de evidență contabilă și de sinteză sau
situații financiare.
Conform art.6 alin. (1) din Legea contabilității nr.82/1991, cu modificările și completările
ulterioare,
“Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul
efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind
astfel calitatea de document justificativ.”
Documentul justificativ este document primar ce probează legal operațiunea.
Documentele justificative cuprind:
- Denumirea documentului;
- Denumirea și sediul persoanei juridice ce întocmește documentul;
- Numărul și data întocmirii documentului;
- menționarea părților participante la operațiune, dacă e cazul;
- conținutul operațiunii economice, temeiul legal al efectuării;
- datele cantitative și valorice aferente operațiunii;
- nume și prenume și semnături al celor care au întocmit, avizat și aprobat.
- alte elemente aferente consemnării complete.
Documentele justificative se întocmesc după caz pe formulare tipizate sau
netipizate, manual sau automatizat.
Următorul lucru după completare este prelucrarea documentelor. Aceasta
înseamnă sortarea lor, precontabilizarea lor prin cumularea acestora în situații
centralizatoare.
Se verifică forma, fondul, aritmetica documentelor, se constată legalitatea,
realitatea, oportunitatea, necesitatea și economicitatea operațiilor consemnate.
Ulterior se înregistrează în contabilitate datele de pe aceste documente
justificative.
Înregistrarea presupune contarea documentelor justificative, înscrierea
simbolurilor conturilor în care se încadrează operația consemnată de aceste
documente.
Înregistrarea în contabilitatea poate fi făcută nu doar document cu document ci și
înregistarea de documente centralizatoare, care cuprind mai multe documente
justificative și au un conținut referitor la operații de aceeași natură și din aceeași
perioadă.

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar și cartea

mare.
Aceste registre se utilizează ținând cont de destinația lor și se prezintă în mod ordonat și
completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor
contabile efectuate.
Registrul jurnal – document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic, toate
operațiunile economico-financiare.
Forma și elementele componente ale acestuia sunt reglementate în OMFP nr.2634/2015
privind documentele financiar-contabile, la codul 14-1-1
https://www.rik.ro/registru-jurnal-a4-14-1-1-coperta-carton-100-file-akko.html
Registrul inventar document justificativ obligatoriu care înregistrează elementele
de activ și pasiv, grupate după natura lor și inventariate conform legii. Codul 14-1-
2
http://www.akko.ro/registru-inventar-societati-14-1-2-14-1-2-a-coperta-carton-a4
-f-c-c100-60gr-mp-akko-b.html
Acest document este întocmit la înființarea unității, cel puțin o dată pe an pe
parcursul funcționării entității, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității,
precum și în alte situații prevăzute de lege pe bază de inventar faptic.
Se înscriu în mod recapitulativ elementele inventariate după natura lor detaliate
pentru a justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.

Registrul Cartea Mare document justificativ obligatoriu în care se înregistrează

lunar și sistematic prin regruparea conturilor, mișcarea și existența elementelor de
activ și pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și
sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare
corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului pentru fiecare
lună a anului curent. Acesta stă la baza întocmirii balanței de verificare.
Codul 14-1-3
http://www.mfinante.ro/static/10/Mfp/noutati_legislative/anexe2_3ordin2634_2015.pdf
Conform OMFP nr.2634/2015 “Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de
contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care
stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.
Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente
financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile
secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.”
În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor
care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea
prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică,
republicată.
 În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice,
documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata
termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice
moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de
servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în
prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea
documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite
sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte,
la cererea acestora, documentele solicitate.
Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare
a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere
de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Documentele prevăzute la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în
care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de
timp mai mare.
Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de
viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă
utilă a acestora.
În caz de încetare a activităţii societăţilor, documentele financiar-contabile se
păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în
conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu
prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în
spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau
sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
 Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă,
potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate
dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul
timpului.
Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen
de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie
constituită potrivit procedurilor proprii ale entităţii. În această situaţie se
întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate
din Registrul de evidenţă al arhivei.
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare
trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit
prezentelor norme.
Pentru situaţii în care, prin reglementări speciale, se prevede că documentul
original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se
utilizează copia documentului respectiv.
Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor
documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, în scris,
în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entităţii (administratorului
entităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării
entităţii respective) situaţia constatată.
În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entităţii
dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă:
- datele de identificare a documentelor dispărute;
- numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
- data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.
Procesul-verbal se semnează de către:
- conducătorul entităţii;
- conducătorul compartimentului financiar-contabil al entităţii sau persoana
împuternicită să îndeplinească această funcţie;
- persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
- şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.
Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului entităţii, măsurile
prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de
administraţie, după caz.
În condiţiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către
entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi
proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul
documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Ori de câte ori dispariţia documentelor poate constitui infracţiune, se înştiinţează
imediat organele de urmărire penală.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină elementele care au legătură cu constatarea
şi reconstituirea documentelor dispărute, şi anume:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a
persoanei vinovate, după caz;
- dispoziţia scrisă a conducătorului entităţii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă entitate, reconstituirea se va
face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la
entitatea emitentă. În acest caz, entitatea emitentă va trimite entităţii solicitante, în
termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea
"DUPLICAT", cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut
reconstituirea.
Documentele reconstituite conform normelor contabile în vigoare constituie baza legală
pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie
nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în
contabilitate.
Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor
financiar-contabile se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar,
în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza
unui proces-verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de
reconstituire.
Documentele contabile sunt supuse atât reverificării de formă cât și verificării
de fond.
Verificarea d.p.d.v. al formei: folosirea modelului de document corepunzător
naturii operației consemnate; completarea tuturor elementelor cerute de
document; existența semnăturilor persoanelor responsabile de întocmirea
documentelor și efectuarea calculelor, iar pentru cele întocmite în mai multe
exemplare, existența aceluiași număr de ordine pe fiecare exemplar.
Documentele de evidență sunt supuse apoi unei verificări a exactității datelor
cifrice înscrise în ele, prelucrării corecte a cantităților și prețurilor, precum și
corectitudinii calculelor efectuate.
Verificarea de fond a documentelor vizează legalitatea, necesitatea, realitatea,
oportunitatea și economicitatea operațiilor consemnate.
Legalitatea operației – raportarea la actele normative care reglementează operații.
Necesitatea – raportarea operației la cerințele activității întreprinderii, nu orice operație
care este legală este și necesară unității.
Realitatea – ceea ce se completează în documente trebuie să prezinte realitatea
economică, adică să fie bazată pe alte documente ce vor certifica corectitudinea operațiilor.
Economicitatea – trebuie să se realizeze cu cheltuieli minime operația.
Verificarea documentelor se realizează de regulă de alte persoane decât cele care le-au
întocmit sau prelucrat. După această verificare pe documente sunt înscrise conturile în care
urmează să se înregistreze operațiile economice și financiare. Documentele care nu
corespund cerințele în urma verificărilor se înapoiază compartimentelor din care provin
pentru corecții.
Corectarea se face cu respectarea unor reguli care să permită recunoașterea momentului în
care s-a produs eroarea respectiv la întocmire sau la prelucrare.
Corectarea se face cu o linie ce va tăia textul sau suma eronată și scrierea elementului
modificat. Alături de corecție se certifică prin semnătură corecția documentului.
Pentru documentele privind mijloace bănești nu se pot corecta, chitanțe, cec etc. Acestea
se anulează și rămân în carnete fără a fi detașate.
Forme de înregistare contabilă

Documentele primare trec prin etape succesive din momentul înregistrării datelor și
până la prezentarea spre analiză conducerii unității patrimoniale:
 Menționarea operațiilor economice în documente primare;
 Prelucrarea documentelor justificative și înregistrarea acestora în sistemul de conturi;
 Verificarea exactității datelor înregistrate în contabilitate cu ajutorul inventarierii;
 Sintetizarea și generalizarea informațiilor contabile pentru cunoașterea activității
economice prin documente contabile de sinteză.
Forma de contabilitate sau forma de înregistrare contabilă se referă la îmbinarea și
executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor.
Aceasta reprezintă ansamblul de formulare corelate între ele pentru înregistrarea și
prelucrarea după anumite reguli ale datelor privind starea și mișcarea elementelor
patrimoniale.
Dintre formele folosite de unitățile patrimoniale naționale:
- Forma de înregistrare contabilă maestru-șah;
- Forma de înregistrare contabilă pe jurnale;
- Forma de înregistrare contabilă bazată pe tehnologia informatică.
Forma de înregistrare se distinge și prin structura registrelor contabile folosite pentru
redarea înregistrării cronologice și sistematice.
Forma de înregistrare contabilă maestru-șah a cărei trăsături este utilizarea a câte două
fișe pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltarea pe conturi
corespondente creditoare și alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente
debitoare, denumite cartea mare (șah).
Conținutul informațional al acestor fișe, prin care se realizează evidența sintetică
reprezintă o adaptare la noile cerințe a fișelor sintetice șah.
Contabilitatea analitică se realizează cu ajutorul diferitelor fișe (fișe de cont pentru
operațiuni diverse) sau situații pentru evidența și calculul costurilor și rezultatelor etc.
Formularele și instrumentele de lucru care se utilizează sunt: registrul jurnal, fișa-
sintetică cartea mare șah, registrele auxiliare (pentru evidența analitică), balanța de
verificare a conturilor și bilanțul contabil.
Forma de înregistare contabilă pe jurnale are ca trasătură esențială utilizarea
jurnalelor pentru înregistrarea cronologică și sistematică a creditului fiecărui cont în
coresondență cu conturile debitoare respective.
Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă sunt:
- Jurnalele multiple – înregistrarea cronologică și sistematică proprie conturilor
sintetice (în unele cazuri se folosesc și pentru conturile analitice);
- Cartea mare constituit ca un registru jurnal, se completează în fiecare lună, pe baza
datelor preluate din jurnalele auxiliare.
Forma de înregistrare contabilă bazată pe tehnologia informatică adaptează
metodologia formelor de înregistrare contabilă realizând lucrările specifice cu ajutorul
calculatorului.
Atfel conținutul informațional specific devine adaptat necesităților de prelucrare
automată a datelor.
Potrivit normelor legale, în condițiile utilizării acestei forme persoanele care realizează
lucrările poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente,
iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit
pentru prelucrare.
Exemple de documente justificative

1. Factura fiscala https://www.factura-fiscala.com/

2. Chitanța https://www.smartbill.ro/resurse/documente/chitanta-online
3. Bonul de consum
https://www.smartbill.ro/resurse/documente/bon-de-consum-model
4. Fișa de magazie
https://www.smartbill.ro/resurse/documente/fisa-de-magazie-model?gclid=
CjwKCAiA4o79BRBvEiwAjteoYBeETviGSiX1tvcmf0oyw_w-PcOZPCfQWqJHub
WN7ZoWUGlriU3voRoCYjkQAvD_BwE
5. Registrul de casă
https://www.smartbill.ro/resurse/documente/registru-de-casa
6. Ordinul de plată
https://www.fiscalitatea.ro/instructiuni-pentru-completarea-ordinului-de-pl
ata-multiplu-electronic-informare-anaf-20311/
7. Registrul Jurnal
8. Registrul inventar
9. Registrul Cartea Mare
https://facturis-online.ro/legislatie/registre-contabile-2020-ce-registre-sunt-obligato
rii-pentru-firma-ta.html#