TEMA 5.

DOCUMENTAŢAREA ȘI INVENTARIEREA – ELEMNTE ALE

METODEI CONTABILITĂȚII

1. Noțiuni generale privind importanța, perfectarea și prelucrarea documentelor.

2. Conținutul și clasificarea documentelor contabile.
3. Verificarea documentelor contabile.
4.Clasarea și păstrarea documentelor.

1. NOȚIUNI GENERALE PRIVIND IMPORTANȚA, PERFECTAREA ȘI

PRELUCRAREA DOCUMENTELOR.
Totalitatea documentelor ca purtători materiali de informaţii constituie documentaţia
entității. Noţiunea de documentaţie reunește toate documentele care intervin pe parcursul
întregului ciclu contabil, atât documentele primare, cât şi cele care constituie instrumente specifice
metodei contabilităţii, cum ar fi: registrele contabile, balanțe de verificare și situațiile financiare.
Ministerul Finanţelor este responsabil de elaborarea, aprobarea, publicarea în Monitorul
Oficial al Republicii formularelor de documente primare și instrucțiunilor privind completarea
acestora (art. 8 din Legea CRF)
Potrivit art. 3 din Legea contabilității și raportării financiare nr. 287 din 15.12.2017 (în
continuare Legea CRF) document primar – confirmare documentară care justifică producerea
faptelor economice sau care acordă dreptul de a le efectua (produce). Acesta certifică producerea
unui eveniment. Documentarea faptelor economice constituie elementul initial al ciclului contabil
(art. 10 din Legea CRF).
Registre contabile – registre destinate grupării, sistematizării, înregistrării şi generalizării
informaţiei privind existenţa şi mişcarea elementelor contabile reflectate în documentele primare.
Situații financiare – set de rapoarte care caracterizează poziţia financiară, performanţa
financiară și alte informații aferente activității entităţii pentru o perioadă de gestiune.
Documentaţia este strâns legată şi precedată de observare. Observarea directă a
fenomenelor şi proceselor economice şi consemnarea lor în documente este o condiţie fără de care
celelalte procedee ale metodei contabilităţii nu-şi găsesc câmp de aplicare. Tocmai pe baza
informaţiilor culese prin observarea şi consemnarea în documente, se pot face ulterior evaluări,
grupări, sistematizări, generalizări, analize, sinteze, etc., adică se poate opera în întregul arsenal
de procedee şi instrumente ale metodei pentru cunoaşterea precisă a obiectului contabilităţii,
dinamicii şi evaluării sale viitoare.
Culegerea şi consemnarea informaţiilor despre aceste fenomene şi procese, sunt organizate
după criterii ştiinţifice bine determinate şi în funcţie de necesităţile practice, ele constituind baza
întregului sistem informațional contabil.
Informaţiile generate de obiectul contabilităţii, consemnate în documente primesc forma
care le permite vehicularea, prelucrarea, prezentarea, valorificarea şi păstrarea lor ulterioară.
Culegerea şi consemnarea în documente a informaţiei contabile se poate face:
1) manual – presupune completarea documentelor într-o formă numerică sau alfanumerică,
în funcţie de structura lor, utilizând instrumente de scris obişnuite. Metodei manuale îi sunt
inerente așa avantaje cum:
• autenticitatea documentelor, ele asigurând caracterul real al informaţiilor;
• posibilitatea tragerii la răspundere a celor care au cules şi consemnat informaţiile. Această
răspundere este întărită şi prin semnătura pe documente a persoanelor sau organelor care au
efectuat operaţiunile respective.
2) cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne, de consemnare, a informaţiilor primare. Spre
deosebire de modul manual de perfectare a documentelor, prelucrarea datelor cu mijloace tehnice
prezintă avantaje prin exactitatea şi operativitatea datelor, precum şi reducerea considerabilă a
volumului muncii de rutină.
Documentele sunt acte scrise cuprinzând informaţii letrice şi numerice, în etalon valoric,
natural, sau de muncă, care se întocmesc la locul şi în momentul înfăptuirii operaţiilor economice,

1
precum şi a unor evenimente izvorâte din necesităţi organizatorice şi administrative, aşa cum ar fi
de exemplu actele necesare pentru angajarea şi încadrarea personalului, contractele economice şi
altele.
Întocmirea documentelor pentru fiecare operaţie economică şi financiară constituie o
cerinţă majoră pentru cunoaşterea şi conducerea reală a activităţii, încât aceasta reclamă un control
sever, nu numai asupra integrităţii şi modului de gestionare a patrimoniului în totalitatea sa, sau a
părţilor lor componente, dar şi a fiecărei operaţiuni în parte.
Documentele asigură verificarea prealabilă a justeţei şi legalităţii operaţiilor economice,
controlul gestionar asupra mijloacelor materiale şi băneşti, respectarea disciplinei contractuale,
contribuind prin acesta la consolidarea responsabilităţii asupra administraţiei patrimoniului
fiecărei entități.
Din structura sistemului de documente, documentele contabile reprezintă unul din
elementele componente ale metodei contabilităţii, în sensul că înregistrarea operaţiilor economice
şi financiare în conturi se face numai după ce acestea au fost consemnate în documente adecvate.
Documentele contabile reflectă toate operaţiile legate de existenţa şi mişcarea mijloacelor
economice şi surselor de formare ale acestora, proceselor economice în cadrul ciclului de
exploatare din întreprinderi, relaţiile de drepturi şi obligaţii generate de aceste operaţii, precum şi
rezultatele obţinute din activitatea desfăşurată.
Conţinutul documentelor este diferit în funcţie de caracterul operaţiunilor economice
înregistrate. Documentele contabile conţin două feluri de elemente:
• elemente comune – denumirea eminentului şi adresa sau compartimentul care l-a
întocmit; data întocmirii documentului şi efectuării operaţiunii; explicaţia operaţiei; baza legală,
dacă este cazul; datele cantitative şi valorice; semnăturile persoanelor responsabile de întocmirea
documentului.
•elemente specifice. – cele care diferă şi care, se completează în funcţie de natura
operaţiunii economice sau financiare. Ele asigură explicarea, detalierea operaţiilor consemnate.

2. CONȚINUTUL ȘI CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE.

În practica contabilă a entităților sunt utilizate documente numeroase şi variate în raport cu
operaţiile economice pe care le consemnează. În funcţie de trăsăturile caracteristice ale acestora,
documentele contabile se clasifică după mai multe criterii:
1) în funcţie de natura operaţiilor pe care le reflectă se deosebesc documente pentru
contabilizarea:
• imobilizărilor necorporale: Proces-verbal de punere în funcţiune a activelor nemateriale,
Proces-verbal de casare a activelor nemateriale, Fişa de evidenţă a activelor nemateriale
• imobilizărilor corporale: Proces-verbal de primire - predare a mijloacelor fixe, Proces-
verbal de recepţie-predare a obiectelor reparate, reconstruite şi modernizate, Proces-verbal de
casare a mijloacelor fixe, Proces-verbal de casare a unităţii de transport auto, Bon de mişcare
internă a mijloacelor fixe, Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe, Lista fişelor mijloacelor fixe,
Registrul de inventar a mijloacelor fixe, Inventar de mijloace fixe (pe locuri de păstrare, de
folosinţă), Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi calculare a uzurii lor etc.
• documente privind activele circulante materiale: listă de recepţionare a cerealelor de către
cantaragiu; listă de expediere a cerealelor şi altor produse din câmp; act de primire a nutreţurilor
grosiere şi suculente, act de depozitare a materialului semincer sau furajer, agendă de înregistrare
a produselor agricole; registru de evidenţă a mulsorilor de lapte; act de sortare şi uscare a
produselor vegetale; bon (de uz intern); lista de consum a nutrețurilor; actul de consum al
seminţelor şi materialului de plantat; actul cu privire la utilizarea îngrăşămintelor organice,
minerale şi bacteriene, chimicalelor şi erbicidelor; fişa-limită de ridicare a valorilor materiale
(pentru piese de schimb); borderoul (sau lista) defectelor la reparaţia maşinilor borderou privind
prelucrarea laptelui şi produselor lactate; act de tundere şi recepţionare a lânii; raport privind
prelucrarea produselor; borderou privind mişcarea cerealelor şi altor produse; act de pritocire a
vinurilor brute de pe sedimente; act de achiziţie a mărfurilor; factură fiscală; fişă personală a

2
angajatului; act de casare a inventarului de producţie şi de uz casnic, obiectelor de mică valoare şi
scurtă durată etc.
• documente privind activele biologice: actul de înregistrare a prăsilei animalelor; actul
cumulativ de înregistrare a prăsilei animalelor cu blană scumpă; actul cu privire la mersul fătatului;
raportul cu privire la procesele de incubație; actul de transferare a animalelor din grupă în grupă;
actul de ieşire a animalelor şi păsărilor (sacrificare, tăiere forţată şi pieire); actul de rebutare a
animalelor din cireada de bază; lista de cântărire a animalelor; calculul determinării sporului de
masă vie;
• documente privind numerarul și a decontările cu personalul privind alte operații:
dispoziția de încasare, dispoziția de plată, registrul de casă, ordin de plată, ordin de încasare a
numerarului, ordin de eliberare a numerarului, delegație, notă de plată, extrasul de cont primit de
la bancă, decont de avans ș. a.;
• documente privind salariile: tabelul de pontaj; foaia de evidenţă a muncii şi lucrărilor
executate; ordinul de lucru în acord; foaia de evidenţă a tractoristului-maşinist; calculul salariilor
angajaţilor din sectorul zootehnic; foaia de parcurs al tractorului; foaia de parcurs al camionului
ș.a.
• documente privind vânzările: factura fiscală, avizul de însoţire a mărfii.
2) în funcție de locul de întocmire documentele se delimitează în:
• documentele interne sunt acelea care se întocmesc în cadrul entității pentru operaţiunile
economice şi financiare referitoare la activitatea ei. Unele dintre aceste documente rămân în cadrul
entității (dispoziție de încasare, decont de avans etc.), alte documente interne circulă în afara
entității, ca de exemplu: facturile fiscale pentru produsele livrate, lucrările executate şi serviciile
prestate, actele de însoțire a mărfii, actul de achiziție a mărfii etc.;
• documentele externe sunt cele care s-au întocmit în alte întreprinderi sau instituţii, dar
care circulă în cadrul entității. Aceste documente reflectă relaţiile entității cu terţe persoane fizice
sau juridice, ca de exemplu: factura fiscală primită de la furnizori, ordin de încasare a numerarului,
ordin de eliberare a numerarului, delegație, notă de plată, extrasul de cont primit de la bancă etc.
3) în funcție de modul de întocmire, documentele de evidenţă pot fi documente:
• documentele primare sunt cele care consemnează pentru prima dată operaţiunile
economice sau financiare, de exemplu: Bonul de consum, Procesul-verbal de predare-primire etc.;
• documentele centralizatoare cumulează şi grupează datele din documentele primare,
care cuprind operaţiuni de acelaşi fel, de exemplu: Centralizatorul consumurilor de materiale,
Centralizatorul vânzărilor etc.
4) în funcție de caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele contabile se
delimitează în:
• documentele de dispoziţie sunt acelea prin care se transmite ordinul de a se executa o
operaţie economică, precum şi indicaţiile necesare efectuării ei. Asemenea documente pot fi:
Comanda, Dispoziţia de plată etc.
• de execuţie sau justificative sunt acelea prin care se face dovada executării operaţiei
consemnate. Spre deosebire de precedentele, acestea stau la baza înregistrării operaţiilor în conturi.
Asemenea documente pot fi: Chitanţă, Bonul de consum, Procesul-verbal de recepţie etc.;
• documentele mixte sunt acele documente care reunesc însuşirile documentelor de
dispoziţie şi a celor de execuţie. De exemplu: dispoziție de încasare, dispoziție de plată, ordin de
plată ș.a.
5) După regimul de tipărire şi utilizare, documentele contabile se împart în:
• documente (formulare) cu regim special sunt acelea pentru care există dispoziţii legale
cu precizări exprese privind modul de completare, circulaţie şi păstrare. În cadrul acestor
documente se regăsesc: factura fiscală, actul de achiziție a mărfii, actul de însoțire a mărfii, foaia
de parcurs pentru autocamion ș. a. În legătură cu aceste documente se impun cerinţe deosebite
privind evidenţa şi utilizarea lor. Pentru documentele care se prezintă sub forma foilor volante este
necesară numerotarea şi parafarea lor, iar pentru cele sub formă de camete se impune şnuruirea,
sigilarea şi certificarea numărului de exemplare. În cadrul unităţilor, pentru aceste documente se

3
organizează o evidenţă operativă specială. Potrivit art. 12 din Legea CRF documentele primare cu
regim special se întocmesc conform formularelor tipizate și se utilizează în cazul:
Documentele primare cu regim special se întocmesc conform formularelor tipizate și se
utilizează în cazul:
Cazul completării formularelor cu regim Tipul formularului Emitentul formularului
special
1 2 3
a) înstrăinării activelor cu transmiterea
dreptului de proprietate, cu excepţia Factură fiscală furnizorul
valorilor mobiliare;
b) prestării serviciilor, cu excepţia
serviciilor financiare prestate de către
instituţiile financiare, organizaţiile de Factură fiscală prestatorul
microfinanţare, asociaţiile de economii şi
împrumut;
c) transportării activelor în afara entităţii Furnizorul/cumpărătorul
fără transmiterea dreptului de proprietate; Aviz de însoțire a mărfii (în caz de returnare,
corectare etc.)
d) achiziţionării de la furnizori cetăţeni:
• activelor Act de achiziție a
cumpărătorul
mărfurilor
• serviciilor de locaţiune Act de achiziție a
serviciilor de locațiune și
cumpărătorul
a cheltuielilor aferente
de la persoanele fizice
e) transmiterii activelor în leasing,
Locatorul (persoană care
arendă, locaţiune sau cu drept de Factură fiscală
dă în locație etc.)
uzufruct.
Modul privind editarea, eliberarea, procurarea, păstrarea, evidenţa şi utilizarea
formularelor tipizate de documente primare cu regim special, precum și nomenclatorul acestora se
stabilesc de către Guvern.
Pentru operaţiunile care au caracter internațional, drept documente primare pot servi
documentele aplicate în practica internaţională sau cele prevăzute de contract.
• documentele fără regim special sunt documentele care se folosesc cu respectarea
normelor generale de întocmire, circulaţie şi păstrare.
6) în funcție de sfera de aplicare, documentele de evidenţă se grupează în:
• documentele de uz general se utilizează în toate ramurile de activitate, ca de exemplu:
factura fiscală, actul de achiziție a mărfii, actul de însoțire a mărfii ș.a.
• documentele specifice sunt acelea care se utilizează numai în anumite ramuri, ca de
exemplu: lista de consum a nutrețurilor; actul de consum al seminţelor şi materialului de plantat;
actul cu privire la utilizarea îngrăşămintelor organice, minerale şi bacteriene, chimicalelor şi
erbicidelor ș. a.
7) în funcție de modul de întocmire şi de rolul pe care îl au în cadrul sistemului
informaţional contabil documentele se împart în:
• documentele justificative sau documentele primare sunt acelea care se întocmesc la locul
şi în momentul producerii operaţiilor. Ele constituie piesele de bază ale contabilităţii. Prin
semnarea lor de către persoanele care le-au întocmit, verificat şi înregistrat, ele asigură
certitudinea, realitatea înfăptuirii operaţiilor consemnate.
• registrele contabile sau documentele de evidenţă contabilă sunt acelea în care se
înregistrează şi păstrează datele în structura proprie contului. Registrele contabile reprezintă
documente prin care se realizează înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiilor economice
şi financiare derulate în activitatea unităţii patrimoniale.

4
 După sfera de cuprindere a datelor, registrele contabile se împart în: registre de evidenţă
sintetică, registre de evidenţă analitică şi registre combinate.
Tipurile de registre prezentate mai sus se folosesc în cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare
şi înregistrare a datelor. Ceea ce deosebeşte registrele, unul de altul, este forma de prezentare,
conţinutul rămânând acelaşi.
• documentele contabile de sinteză sau situaţiile financiare realizează centralizarea şi
sintetizarea datelor contabile într-un sistem de indicatori economico-financiari care caracterizează
situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute.
În sistemul de contabilitate românesc ele se compun din: bilanţul, situația de profit și
pierderi, situația privind fluxul de capital, situaţia privind fluxul de numerar etc.
Documentele contabile sunt proiectate în strânsă concordanţă cu conţinutul operaţiilor
pentru care sunt concepute, urmărindu-se în acelaşi timp să fie clare, să redea în formă simplă
fenomenele complexe care se produc în cadrul entității, cu cheltuieli şi volum de muncă minime.

3. VERIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE

Verificarea documentelor contabile este operaţia premergătoare înregistrării operaţiilor
economice şi financiare în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de formă şi de fond
pe care acestea trebuie să le îndeplinească. Aceasta se face în scopul evitării neregulilor şi
abuzurilor şi totodată pentru reflectarea în contabilitate a realităţii.
Verificarea documentelor este de două feluri: verificare de formă şi verificare de fond.
Verificarea din punctul de vedere al formei se referă la folosirea modelului de document
corespunzător naturii operaţiei consemnate; completarea tuturor elementelor cerute de documente;
existenţa semnăturilor persoanelor responsabile de întocmirea documentelor şi de efectuare a
calculelor, iar pentru cele întocmite în mai multe exemplare, existenţa aceluiaşi număr de ordine
pe fiecare exemplar.
Documentele de evidenţă sunt supuse apoi unei verificări a exactităţii datelor cifrice
înscrise, preluarea exactă a cantităţilor şi preţurilor, precum şi corectitudinea calculelor efectuate.
Verificarea de fond a documentelor, implică o răspundere deosebită şi ea vizează:
legalitatea, necesitatea, realitatea, oportunitatea şi economicitatea operaţiilor consemnate.
Legalitatea operaţiei se apreciază prin raportarea ei la actele normative care reglementează
genul respectiv de operaţii (legi, decrete, instrucţiuni etc.).
Necesitatea operaţiei presupune raportarea operaţiei la cerinţele activităţii entității,
deoarece, nu orice operaţie care este legală este şi necesară entității.
Realitatea datelor înregistrate se face prin controlul reciproc al acestora, pentru a se stabili
cu certitudine executarea operaţiei (de exemplu: bonul de predare-produse se confruntă cu bonurile
de lucru, pentru cantităţile de produse obţinute).
Economicitatea operaţiei are în vedere faptul că ea trebuie să se realizeze cu cheltuieli
minime. De exemplu, pentru efectuarea unei reparaţii la clădiri presupune efectuarea acestora în
sezonul cald, care influenţează atât calitatea lucrărilor cât şi costul acestora.
În general, verificarea documentelor se efectuează de alte persoane decât cele care le-au
întocmit sau prelucrat. După verificare, pe documentele corect întocmite se înscriu conturile în
care urmează a se înregistra operaţiile economice sau financiare. Documentele care în urma
verificării se constată că nu corespund cerinţelor, se înapoiază compartimentelor de unde provin
pentru a fi corectate sau completate.
Corectarea erorilor din documente se efectuează cu respectarea unor reguli care să permită
recunoaşterea momentului când s-a produs greşeala (la întocmire sau la prelucrare), să se aducă la
cunoştinţa celor care au întocmit documentul; corectarea să se facă prin tăierea cu o linie a textului
sau a sumei greşite şi apoi înscrierea corectă; datele corecte să fie certificate prin semnăturile
persoanelor care au întocmit documentul sau a corectorului când eroarea s-a constatat la prelucrare.
Documentele referitoare la mijloacele băneşti (chitanţa, cecul etc.), greşit întocmite, nu
se pot corecta; ele se anulează şi rămân în carnetele respective, fără a fi detaşate.

5
 4. CLASAREA ŞI PĂSTRAREA DOCUMENTELOR
Pentru a-şi îndeplini funcţiile de sursa de date pentru înregistrarea operaţiilor economice şi
financiare în conturi, de exercitare a controlului economico-financiar şi de informare operativă a
organelor de conducere, documentele de evidenţă, din momentul întocmirii sau primirii şi până în
momentul arhivării lor, trebuie să parcurgă un drum cât mai scurt. în acest sens documentele
trebuie să parcurgă un traseu bine stabilit, într-o anumită ordine de succesiune, cu opriri şi
staţionări la un număr redus de verigi, respectiv numai acolo unde este necesară completarea,
semnarea, verificarea, corectarea şi înregistrarea lor.
În cadrul entităților, pentru raţionalizarea circulaţiei documentelor se întocmeşte un grafic
care cuprinde: documentele care trebuie întocmite în cadrul fiecărui compartiment, persoanele care
le întocmesc, termenele de executare şi compartimentele la care se trimit. Drumul parcurs de
documentele de evidenţă variază de la o întreprindere la alta, în funcţie de dimensiunea şi structura
organizatorică, de natura operaţiilor consemnate, de mijloacele folosite pentru executarea
lucrărilor de contabilitate şi calculaţie. După înregistrarea lor în conturi, documentele de evidenţă
ajung la punctul final al circulaţiei - clasarea şi arhivarea.
Clasarea este operaţia de aşezare a documentelor într-o ordine stabilită în scopul păstrării
şi al găsirii lor cu uşurinţă atunci când este necesar.
În practică, pentru clasarea documentelor se folosesc mai multe criterii:
- criteriul privind natura operaţiilor economice, după care documentele se grupează în
dosare separate pentru imobilizări, active circulante materiale, operaţii băneşti etc.;
- criteriul cronologic, după care documentele se grupează în ordinea datei întocmirii sau
înregistrării lor;
- criteriul alfabetic potrivit căruia documentele se aşează după denumirea unităţilor la care
se referă;
- criteriul geografic, conform căruia documentele se clasează după localitatea în care se
găsesc corespondenţii.
Păstrarea documentelor în cursul exerciţiului financiar se realizează în arhiva curentă
care se organizează în cadrul principalelor sectoare şi servicii din cadrul entității. Documentele de
casă şi unele documente contabile, cum sunt fişele de cont, balanţele de verificare, bilanţul, se
păstrează în spaţii special amenajate. După expirarea exerciţiului financiar şi aprobarea bilanţului,
documentele se predau la arhiva generală a entității. Din arhiva generală, documentele nu se
scot decât cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instanţelor judecătoreşti şi a organelor
de control.
Termenele de păstrare a documentelor sunt diferite în funcţie de natura, destinaţia şi
categoria din care fac parte. Documentele specifice unor ramuri au termeni de păstrare stabilite
prin instrucţiuni departamentale, de ramură, iar cele comune tuturor ramurilor economice au
termene stabilite de Direcţia generală a arhivelor statului. În mod concret, termenii de păstrare a
documentelor sunt aprobate prin ordinul nr. 57 din 27.07.2016 „Cu privire la aprobarea
Indicatorului documentelor-tip și al termenelor lor de păstrare pentru organele administrației
publice, pentru instituțiile, organizațiile și întreprinderile Republicii Moldova și a Instrucțiunii
privind aplicarea Indicatorului”
De exemplu, documentele justificative şi registrele de contabilitate se păstrează în arhiva
entității timp de 10 ani de la data închiderii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu
excepţia celor aferente salariilor care se păstrează timp de 75 de ani.
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, entitatea este obligată
să le restabilească în termen de 3 luni de la data constatării faptului respectiv.
În caz de încetare a activităţii entității, documentele contabile se transmit către arhivele de
stat conform regulilor prevăzute de Organul de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului
Arhivistic al Republicii Moldova.