Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Cuprins

Argument .........................................................................................................pag 3

Capitolul 1. Noțiuni introductive privind documentele de evidență ……..pag 5

1.1. Definirea și importanța documentelor de evidență.....................................pag 5

1.2.Clasificarea documentelor de evidență........................................................ pag 6
1.3.Întocmirea, verificarea și arhivarea documentelor de evidență....................pag 8

Capitolul 2. Registre contabile

obligatorii ...................................................pag10

2.1 Rolul și importanța registrelor contabile....................................................pag 10

2.2 Clasificarea registrelor contabile................................................................pag 10
2.3 Documentele contabile de sinteză...............................................................pag 13

Capitolul 3. Studiu de
caz..............................................................................pag 13

3.1 Prezentarea societății SC Cors Construct PAK S.R.L................................pag 13

3.2 Documente folosite de societatea comericală Cors Construct …………....pag15

Concluzie.........................................................................................................pag 23
Bibliografie......................................................................................................pag 24

2
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Argument

Unul dintre procedeele metodei contabilității este cea a documentației, care presupune că
toate operațiunile economico-financiare înregistrate în firmă trebuie fundamentate și justificate
prin acte scrise.
Documentele sunt importante pentru mersul normal al lucrărilor în contabilitate deoarece cu
ajutorul lor se asigură verificarea justiției și legalității operațiilor economice, controlul gestionar
asupra mijloacelor materiale și bănești, contribuind astfel la consolidarea patrimoniului agentului
economic. În practică se ultilizează documente numeroase și variate.
Documentele conțin mai multe elemente principale, se întocmesc la locul unde se produce
operația economică și după completare sunt supuse operațiunii de prelucrare.
Documentele utilizate trebuie să constituie un sistem unitar și rațional care să aibă la bază
reguli precise cu privire la întocmirea, folosirea, circuitul și evidența fiecărui document.
Am ales tema „Documente și registre oblgatorii în derularea unei afaceri”, pentru a evidenția
importanța prelucrării documentelor, acestea fiind primul pas către o organizare eficientă a
activităților întreprinderii. Fiecare firmă are nevoie de anumite documente specifice activității pe
care o derulează, iar înțelegerea informațiilor de bază privind clasificarea, întocmirea și circuitul
acestora în întreprindere poate ușura munca depusă de angajați.
Lucrarea este structurată în trei capitole, în care am prezentat principalele tipuri de
documente după mai multe criterii, am definit documentația (procedeu al metodei contabilității)
și am adăugat informații și detalii despre formele de înregistrare în contabilitate.
Primul capitol prezintă o introducere în conceptul de „document de evidență”. Astfel, acesta
își propune să definească și să marcheze importanța utilizării acestor documente, stabilindu-se o
clasificare a acestora, cât și pașii care trebuie urmați pentru realizarea lor. Se evidențiază
noțiunea, importanța, conținutul și modul de întocmire al documentelor justificative. În acest
scop sunt clasificate principalele categorii de documente. Se definește documentația ca procedeu
al metodei contabilității, care se referă la : întocmirea, verificarea, corectarea, circulația și
arhivarea documentelor de evidență. De asemenea, este explicată modalitatea prin care
informațiile referitoare la operațiile economice consemnate în documentele justificative sunt
înregistrate în ordine cronologică în registrele de contabilitate.
În al doilea capitol se prezintă o scurtă introducere, urmată de câteva informații despre
importanța utilizării registrelor contabile și a documentelor de sinteză, alte două tipuri de
documente importante, pe lângă cele prezentate la capitolul I. Se subliniază principalele tipuri de
registre contabile, în număr de trei (Registrul-jurnal, Registrul Cartea mare și Registrul inventar)
și clasificarea documentelor de sinteză contabilă, mai apoi urmând să se arate componența și
aspectul acestora, cât și rolul în organizație, pașii de alcătuire și persoanele responsabile de
traseul acestora la destinația finală.
Al treilea capitol conține partea practică a lucrării, anume un studiu de caz care se axează pe
prezentarea unei societăți comerciale, alături de care sunt atașate o serie de documente contabile

3
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
principale în derularea unei activități economice, cât și explicarea redactării și rolurilor pe care le
au aceste documente în societatea comercială aleasă de mine.

Se prezintă Societatea comercială cu răspundere limitată SC „Cors Construct Pak” SRL , a

cărei obiect de activitate este prestarea lucrărilor de construcții, a clădirilor rezdențiale și
nerezidențiale și a echipamentelor sanitare astfel unele dintre documntele efectuate vor fi:
facturi, Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul Cartea Mare, extrase de cont, fișă de
magazie, bilanțuri.
Prezentarea acestor informații este necesară pentru buna înțelegere a întocmirii și a folosirii
documentelor de evidență în cadrul oricărei societăți în derulare.

4
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Capitolul 1. Noțiuni introductive privind documentele de

evidență
1.1. Definirea și importanța documentelor de evidență

Documentele de evidență - reprezintă înscrisuri în care se consemnează fenomenele și

procesele economice și financiare din unitate în momentul și la locul producerii lor.
Totalitatea documentelor, ca purtători materiali de informații, constituie documentația unității
patrimoniale.
Datele și informațiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul
documentelor contabile. Prin intermediul acestor documente se exprimă în scris și se organizează
material procesele de culegere, prelucrare, stocare și transmitere a datelor.
Toate documentele ce se întocmesc formează sistemul de documentare. În structura acestuia,
un loc important revine documentelor de evidență, ca unul din elementele componente ale
metodei contabiltății, în sensul că înregistrare operațiilor economice în conturile contabile este
posibilă numai după consemnarea prealabilă în documente care să corespundă cu conținutul
operației.1
Documentele de evidență stau la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea
de document justificativ.
Acestea se împart în trei categorii :
 Documente de evidență operativă;
 Documente de evidență contabilă;
 Documente de evidență statistică.

Documentele justificative stau la dispoziția acționarilor, cenzorilor, organelor fiscale și altor

organe de control pentru a se verifica modul de desfășurare a activității, a respectării dipozițiilor
legale referitoare la calculul și plataimpozitelor și taxelor.
Consemnare în aceste documente se face letric și cifric în etalon natural și/sau valoric.
Importanța documentelor de evidență constă în următoarele:
a) Prin datele pe care le conțin, aceste documente fac dovada efectuării operațiunilor
consemnate.
b) Acestea constituie sursa pentru obținerea informațiilor operative, statistice și contabile.
c) Stau la baza efectuării controlului economic și financiar, fiind un mijloc de depistare a
operațiuniilor nelegale, a lipsurilor din gestiune și de stabilire a răspunderilor materiale,
contravenționale sau penale a persoanelor vinovate.
d) Au caracter probatoriu în justiție în caz de litigii, întrucât fac dovada împrejurărilor și a
modului de efectuare a actelor de natură economică și/ sau financiară.
Conținutul documentelor depinde de caracterul operațiilor economice consemnate.

1
Nicolae Balteș -Bazele contabilității, Universitatea Hyperion București, Facultatea de Științe
Economice, pag.240.
5
 Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Indiferent de natura operațiilor consemnate, elementele principale ce trebuie conținute de

documentele de evidență sunt2:
a)Elemente comune :
 denumirea documentului,
 denumirea și sediul persoanei juridice care întocmește documentul;
 numărul documentului și data întocmirii acestuia;
 menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economice ( dacă e cazul);
 descrierea sumară și clară a operațiunii economice;
 datele cantitative și valorice aferente operațiunii efectuate;
 numele, prenumele și semnăturile persoanelor care au întocmit, vizat și aprobat
documentul;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor efectuate.
b) Elemente specifice: se referă la descrierea detaliată a operațiunilor consemnate și a altor
elemente pentru uzul și destinația ce o vor avea documentele respective.
Înscrierea datelor în documentele justificative se poate face manual sau cu mijloace de
prelucrare automată, astfel încât acestea să fie lizibile, nefiind admise ștersături, răzături,
modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiile înscrise
în acestea. Dacă, însă, se greșește la întocmirea unui document se utilizează metoda „ștersului
contabil”, adică bararea cu o linie a textului greșit, iar deasupra se completează cu textul corect
cu semnătura corectorului. Documentele care reprezintă plăți, încasări și documentele bancare
vor fi anulate direct, în locul lor întocmindu-se un alt document.

1.2. Clasificarea documentelor de evidență

Agenții economici utilizează o mulțime de documente pentru evidențierea și consemnarea

operațiilor economice și financiare, astfel că ei trebuie să cunoască foarte bine ce fel de
documente au de completat.
Documentele de evidență se clasifică după mai multe categorii:
1) După natura operațiilor consemnate3:
a) documente de evidență a imobilizărilor ( Fișa mijlocului fix, Bon de mișcare a mijloacelor fixe,
Proces-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe)
b) documente privind evidența bunurilor de natura stocurilor ( Nota de recepție și constatatre a
diferențelor, Bon de predare/transfer/restituire,
Bon de consum, Fișa de magazie, Lista de inventariere)
2
Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
pentru Învățământ la Distanță,pag.245
3
. Cecilia Ionescu- Bazele contabilitatii ID-IFR,pag.28.
6
 Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
c) documene privind mijloacele bănești (Chitanțe, Dispoziție de plată/încasare către casierie, Bon
de vânzare, Împuternicire)
d) documente privind salariile și alte drepturi similare (Stat de salarii, Fișa de evidență a salariilor,
Stat de pensii, Ordin de deplasare)

e) documente privind impozitele și taxele (Situații, Dispoziții de plată)

f) documente privind decontările fără numerar (CEC-uri, OP, Bilet la ordin, Cambia)
g) documente privind contabilitatea generală (Nota de debitare/creditare, Extras de cont, Balanța de
verificare)
h) documente de sinteză contabilă ( Bilanț contabil, Contul de profit și pierdere )
i) registre de contabilitate (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare)
j) documente privind alte subactivități (Declarație de inventar, Decizie de imputare, Contract de
garanție în numerar).
2) După locul de întocmire:
a) documente interne: se întocmesc în cadrul firmei și consemnează operațiunile economice
desfășurate de aceasta ( Bon de consum, Fișa de magazie, CEC-ul)
b) documente externe: întocmite de alte persoane fizice sau juridice, dar care sunt destinate
și circulă în cadrul firmei ( Factura, Extrasul de cont) 3) După rolul lor:
a) documente primare: consemnează operațiile economice în momentul și la locul
producerii lor ( Bon de consum, Chitanță, Fisă de magazie, Bon de primire, Factură)
b) documente centralizatoare: cu ajutorul lor se grupează datele din documentele primare
(jurnale, borderouri, registre, documente cumulative).
4) După funcțiile îndeplinite:
a) documente de dispoziție: prin acestea se efectuează o operațiune economică care nu stă la
baza înregistrărilor în contabilitate (Comanda,
Dispoziția de livrare)
b) documente justificative: prin acestea se efectuează operații economice care stau la baza
înregistrărilor în evidența contabilă (Chitanța fiscală,
Factura, Extrasul de cont, Stat de salarii)
c) documente mixte: inișial sunt documente de dispoziție, dar după efectuarea operațiunii
economice stau la baza înregistrărilor în contabilitate (Bon de consum, Dispoziție de plată/
încasare către casierie).
5) După scara de utilizare:
a) documente de folosire generală: utilizate în toate ramurile și sectoarele de activitate
(Chitanță, Notă de recepție și constatare diferențe, Bon de consum, Stat de salarii, Listă de
inventariere)
b) documente specifice unor activități, ramuri sau sectoare de activitate (registru pentru
evidența operațiilor bănești întocmit de asociațiile de locatari, darea de seamă contabilă întocmită
de către instituțiile publice sau organele financiare).
6) După regimul de tipărire:
a) documente cu regim special (Aviz de însoțire a mărfii, Chitanța, Factură fiscală, Bon de
comandă, Monetar)
b) Documente fără regim special (formulare tipizate comune: Notă de recepție și constatare
de diferențe, Bon de consum, Bon de predare/transfer/ restituire, Lista de inventariere)
7) După natură sau conținutul operațiilor consemnate: a) documente privind operațiuni
bănești
7
 Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
b) documente privind operații cu active fixe;
c) documente privind operații cu stocuri;
d) documente privind operații cu salariile;
e) documente privind inventarierea.

1.3. Întocmirea, verificarea și arhivarea documentelor

de evidență

Documentele contabile trebuie să constituie un sistem unitar și rațional.Există, totuși,

probleme ce formează obiectul gestiunii documentelor, referitoare la circulația, utilizarea și
evidența fiecărui document.
 Întocmirea documentelor de evidență:
Documentele de evidență se întocmesc conform normelor legale în vigoare. Ele se pot
întocmi:
 Manual: scrise rar, citeț, fără ștersături; spațiile libere se barează;
 Prin tehnoredactare: se întocmesc în mai multe exemplare, punându-se hârtie copiativă.
La documentele care prevăd operații bănești trebuie să se țină seama de:
 suma se trece în litere și cifre;
 literele vor fi legate între ele;
 înaintea cifrei și la final se pune semnul „=”;
 data se scrie de regulă în litere.
Înainte de înregistrarea în contabilitate, documentele de evidență contabilă sunt supuse unor
verificări de formă și de fond în scopul depistării unor eventuale erori ce au putut surveni în
momentul întocmirii lor.4
a) Verificarea de formă - se referă la unele aspecte precum: folosirea documentului
corespunzător naturii operațiunii economice consemnate, completarea tuturor rubricilor cerute de
document și preluarea exactă a cantităților, prețurilor și corectitudinea calculelor efectuate.
b) Verificarea de fond - constă în verificarea necesității, legalității, oportunității și eficienței
operației înscrise:
 Oportunitatea: este momentul ales pentru efectuarea operației economice,
astfel încât efortul de realizare al acesteia să fie minim;
 Realitatea/Necesitatea: se determină prin controlul mai multe documente pentru a se
determina dacă operația economică s-a efectuat cu adevărat; -Legalitatea: se apreciază
prin raportarea operațiilor economice în cadrul legal (legi, hotărâri, instrucțiuni);
 Eficiența operației înscrise determină randamentul întreprinderii.
Verificarea de formă și de fond se face de alte persoane decât cele care leau întocmit.
După acest pas, documentele fie se înregistrează în contabilitate, fie se înapoiază
compartimentelor care le-au întocmit pentru a fi completate sau corectate.
Pentru circulația rațională a documentelor în cadrul unității economice se recomandă a se
întocmi grafice de circulație a documentelor, care pot fi clasate în trei categorii:
-Grafice individuale: cuprind documente și lucrări întocmite de o anumită persoană;
-Grafice de structură: cuprind documentele și lucrările din cadrul unui compartiment funcțional;

Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
4

pentru Învățământ la Distanță, pag.250.

8
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
-Grafice sintetice: cuprind documente și operații necesare unei anumite lucrări cu grad mare de
complexitate ( exemplu : Bilanțul contabil)

Arhivarea documentelor de evidență se realizează astfel5:

 Gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui
exercițiu financiar la care se referă;
 Documentele de casă, bancă și unele documente de sinteză (Bilanțul contabil trimestrial,
Balanța de verificare) se păstrează în spații special amenajate;
 Evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență curentă în
care se evidențiază dosarele și documentele contabile intrate în arhivă, precum și
mișcarea acestora în decursul timpului.
 Documentele se grupează în dosare numerotate, șnuruite și parafate.
După expirarea anului de gestiune și aprobarea bilanțului contabil, documentele se predau de
fiecare compartiment spre păstrarea la arhiva generală a firmei. De aici documentele vor putea fi
scoase doar cu aprobarea conducerii firmei .
Potrivit normelor în vigoare, arhivarea documentelor financiar-contabile se face conform
unor reguli specifice, registrele contabile și documentele justificative se păstrează în arhiva
unității pe durata a 10 ani, excepție făcând statele de salarii și bilanțurile care se păstrează 50 de
ani.
Pe lângă arhivarea pe support hârtie, Ordinul MFP nr.2634/2015 prevede și posibilitatea
păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au posibilitatea de a allege una
dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli.
În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, acestea se pot ține,potrivit Ordinului
MFP 2634/2015, cu ajutorul unui Registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și
documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului.

Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
5

pentru Învățământ la Distanță, pag.260.

9
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Capitolul 2. Registre contabile obligatorii

2.1. Rolul și importanța registrelor contabile

Toate datele și informațiile circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul

documentelor contabile. Pe baza acestora se formalizează în scris și se organizează procese de
culegere, prelucrare, stocare și trasnmitere a datelor.
În timp ce documentele justificative doar asigură datele de intrare în sistemul informațional,
registrele contabile realizează înregistrarea și stocarea datelor în structura proprie contului și
sistemului de conturi.
Informațiile referitoare la operațiile economice consemnate în documentele justificative sunt
înregistrate în ordine cronologică și sistematică în registrele de contabilitate.
Registrele contabile sunt documente cu caracter complex, prezentându-se sub formă de caiete
sau fișe tipizate.
Importanța registrelor contabile este dată de faptul că ele se supun regimului de înregistrare la
organele fiscale și constituie probe în cazul litigiilor cu alte societăți. Registrele contabile preiau
informațiile din documente, conform unor rubrici prestabilite și le ordonează centralizat, pe
debitul și pe creditul fiecărui cont utilizat.
Așadar, acestea joacă un rol intermediar între documentele justificatve și Balanța de verificare.
Ele nu circulă în interiorul societății comerciale, dar nici în afara ei, fiind strict documente de
înregistrare contabilă.

2.2. Clasificarea registrelor contabile

În funcție de scopul pentru care se folosesc, registrele ontabile se pot clasifica în6
1. Registre pentru evidența cronologică (Registrul-jurnal, note contabile), care asigură
înregistrarea operațiilor economice și financiare în ordinea datei când au avut loc.
2. Registrele pentru evidența sistematică (Registrul Cartea-Mare, Registrulinventar, fișa de
cont pentru operații diverse, fișa de cont „maestru-șah”), care asigură gruparea și înregistrarea
operațiilor economico-fianciare în funcție de natura acestora, precum și în raport cu data
efectuării lor.
3. Registrele combinate (actualele jurnale folosite în cadrul formei de contabilitate pe jurnale),
care se utilizează atât pentru înregistrarea cronologică, cât și pentru cea sistematică, precum și
pentru evidența analitică.
În conformitate cu prevederile art. 19 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele contabile
obligatorii sunt : Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare.

6
Andra Gheorghiu, Angela Vidrascu- Bazele contabilității-Universitatea Hyperion București,
Facultatea de Științe Economice, pag. 78.
10
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

1. Registrul-junal - se prezintă sub forma unui format de A4, fiind fie sub formă de registru de
100 de file, tipărit pe una sau ambele fețe (în cazul completării manuale), fie sub formă de listări
informatice legate sub formă de registru. 7
Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, prin articole contabile, în mod
cronologic, operațiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, după data de
întocmire sau intrare a acestora în unitate.
Documentul cuprinde, în mod obligatoriu, date privind operațiile economice înregistrate în
contabilitate privitoare la: felul, numărul și data documentului justificativ; sumele parțiale și
totale; explicații; conturile corespondente debitoare și creditoare și suma aferentă operațiuii
înregistrate.
Se prezintă fie sub formă de registru-jurnal general, fie sub forma unor registre-jurnal auxiliare
pentru operații patrimoniale de aceeași natură (de exemplu: registru privind aprovizionările,
vânzările, trezoreria, operații diverse, etc. ).
Se întocmește de către regiile autonome, societățile comericiale, instituțiile publice, unitățiile
cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, într-un singur exemplar, după ce a fost
numerotat, șnuruit, parafat și înregistrat la organul fiscal teritorial.
Se întocmește zilnic sau lunar prin înregistrarea cronologică, fără ștersături și spații libere.
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă și se arhivează la compartimentul financiar-
contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Se parafează de către organul fiscal teritorial la încetarea activității întreprinderii, precum ori
de câte ori este cazul.
Periodic, de regulă lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează în Registrul-jurnal
general.
În practică, acesta se poate întâlni și sub denumirea de „notă de contabilitate”.
Registrul-jurnal se prezintă sub două forme:
 Registrul-jurnal general;
 Registrul-jurnl auxiliar pentru operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii,
situația încasării/achitării facturilor, situația avansurilor spre decontare (folosite de
întreprinderile cu un volum mare de operațiuni de înregistrat).

2. Registrul Cartea mare - se prezintă în format A3 sau A4( Cartea Mare Șah), tipărit pe
ambele fețe. Este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin
regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal. Stabilește
situația fiecărui cont, respectiv soldului inițial, rulajele debitoare, rulajele creditoare și
soldurile finale. 8
Registrul Cartea mare are ca scop:
 Stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la unitățile care aplică forma
de înregistrare „pe jurnale”;
 Verificarea înregistrărilor contabile efectuate;
7
Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
pentru Învățământ la Distanță, pag.260
8
Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
pentru Învățământ la Distanță, pag.261

11
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
 Întocmirea balanței de verificare.

Registrul Cartea mare se poate înlocui cu „Fișa de cont pentru operațiuni diverse”.
Acest Registru nu circulă deoarece este un document de înregistrare contabilă. Se arhivează la
compartimentul financiar-contabil.

3. Registrul inventar este prezentat în format A4 sub formă de registru a 100 de file, tipărit pe
ambele fețe. Este un document contabil obligatoriu care servește la înregistrarea anuală și
gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului și ca probă în litigii.
Registrul inventar cuprinde două părți:
-Listele de inventariere;
-Recapitulația inventarului (datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile
patrimoniale de activ și pasiv).
De regulă, se întocmește într-un singur exemplar de către regiile autonome, societăți
comerciale, instituții publice, unități cooperatiste, asociații și celelalte persoane juridice, precum
și de persoane fizice care au calitate de comerianți.
După comletare, acesta va fi prealabil numerotat, șnuruit și parafat la organul fiscal teritorial.
Registrul inventar se întocmește la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau
din cauza încetării activității, fără ștersături și spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de
inventariere și proceseleverbale de inventariere a elementelor de activ și pasiv, prin gruparea
acestora pe conturi sau pe grupe de conturi.
Acest registru se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ și pasiv
grupate după natura lor conform posturilor din bilanț.În cazul în care inventarierea are loc pe
parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările și
ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar,
datele actualizate fiind trecute în Registrul inventar.
Creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor
soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare sau a punctajelor reciproce în funcție de
necesități.
În cazul în care firma are subunități dispersate teritorial și care își organizează și conduc
contabilitatea până la balanța de verificare, Registrul inventar va fi întocmit de către subunități în
condițiile înregistrării la organul fiscal teritorial de care aparțin.
Acesta nu circulă fiindcă este un document de înregistrare contabilă specifice rezultatelor unor
inventarieri.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil împreună cu documentele justificative care
au stat la baza întocmirii lui.

12
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

2.3. Documentele contabile de sinteză și raportare contabilă-

situații financiare

Documentele de sinteză și raportare contabilă servesc la sintetizarea informațiilor cuprinse în

documentele justificative și se întocmesc la termene precise. 9
Prin intermediul acestora, datele înregistrate în conturi sunt centralizate și prezentate ca un tot
unitar sub forma indicatorilor economico-financiari.
Astfel, documentele contabile de sinteză reprezintă un sistem de indicatori economico-
financiari ce caracterizează situația patrimoniului și rezultatele obținute.
Acestea se compun din:
 Bilanț;
 Cont de profit și pierdere;
 Tabloul fluxurilor de trezorerie;
 Tabloul variației capitalurilor proprii;
 Note explicative.
IASC (The Inter -Agency Standing Committee) susține că „informațiile financiare sunt
furnizate, în principal, într-un bilanț - cele privind performanțele, printr-un cont de profit și
pierderi, iar informațiile privind evoluția situației financiare, printr-un tablou de flux ( tablou de
fnanțare sau tabloul trezoreriei”.
Așadar, datele înregistrate în conturi sunt consolidate și prezentate sub forma unor indicatori
economico-financiari care dau o imagine clară și fidelă asupra situației patrimoniului, situației
financiare și rezultatelor obținute (profit și pierdere).
Cele mai importante situații financiare din România sunt bilanțul și contul de profit și pierdere.

9
Andra Gheorghiu, Angela Vidrascu- Bazele contabilității-Universitatea Hyperion București,
Facultatea de Științe Economice, pag.83

13
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
Capitolul 3. Studiu de caz
3.1. Prezentarea societății SC Com Trans Pak S.R.L

Sc Com Trans Pak Srl, cu sediul în Comuna Jina, Str. Stejarului, Nr.51,
J32/484/2005, Ro17419594, functioneaza în baza Legii Nr.31/1990, sub forma de societate cu
raspundere limitata, ce are ca obiect principal de activitate, 4673-comertul cu ridicata al
materialelor de constructii și echipamentelor sanitare.
Societatea a fost înființată în anul 2005, prin subscrierea unui capital social în valoare de
200 Ron, de către cei doi asociați. durata de funcționare a societății este nelimitată.
Sediul social se află în Comuna Jina, Str. Stejarului Nr. 51, iar punctul de desfășurare al
activității este în centru Comunei Jina, mai precis, pe Str. Principala Nr.280.
Societatea deține 3 angajati, care se implică foarte mult în buna organizare și desfășurare
a activității, societății.
Pe lângă activitatea principală de comercializare a produselor și echipamentelor sanitare
și materialelor de construcții, ( Cărămida, Ciment, Adeziv, Var, Vopsele), Produse de curățenie
și de uz gospodăresc precum și alte produse nealimentare, societatea mai comercializează și o
gamă mai mică de produse alimentare (dulciuri, sucuri, etc)
Principalii furnizori ai societății sunt: Unimat Srl, Deocon Srl, Masterplast Srl, Schuller
En Klar Srl, Kober Srl, Adimag Srl, Elbi Electric & Lighting Srl, Arabesque Srl, Artec Décor
Srl, Hardex Products Srl, Honest General Trading Srl , Otti Distributions Sibiu Srl, Prexico Srl,
Floradi Prod Com Srl , Farel Dsl Srl , Euro Narcis Srl, Sibaris Srl , Agro Pataki Srl , Masterplast
Srl , Karsys Srl, precum și alții cu care societatea intră în contact.
Clienții societății sunt în general persoane fizice, dar și câteva instituții: Primaria
Comunei Jina, Școala Generală Jina, Ocolul Silvic Jina, Parohia Ortodoxa Jina.
Societatea deține o casă de marcat și 2 conturi bancare.
Pentru a evita pierderile datorate de amenințările existente, mai ales al celor
concurențiale, societatea a trebuit să atragă permanent clientela, printr-un nivel calitativ superior
și diversificat al mărfurilor, în raport cu prețul acestora, înregistrând astfel, de la an la an o
creștere și mai mare a vitezei de rotație a stocurilor.
Cifra de afaceri a societății Com Trans Pak Srl, a cunoscut variații, de-a lungul celor 16
ani de activitate economică.
Funcționarea eficientă a magazinului este condiționată de prețurile avantajose pe care le
practică, de discounturile acordate clienților fideli, precum și de modul cum este soluționată
repartizarea suprafețelor de vânzare, pe raioane.
Dimensionarea optimă a acestora a avut consecințe nemijlocite asupra cifrei de afaceri
și asupra nivelului de serivre a clienților.
Importanța unei bune organizări a magazinului este necesară pentru eficientizarea
activității prestate în cadrul societății, Com Trans Pak Srl, precum și pentru un nivel ridicat de
satisfacere al clienților.
Astfel, adaptarea permanentă la evoluția și cerințele mediului se poate realiza printr-
ocontinuă investigare a mediului de piața și profitare pe deplin a oportunităților care apar pe
parcursul desfășurării activității.

14
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri
3.2. Documente folosite de societatea comercială
COM TRANS PAK S.R.L

Documentele pe care SC Cors Construct le-a folosit în desfășurarea activității. Unul dintre
cele mai importante registre ale firmei este Registrul Unic de Control, care este doar fizic la
sediu, neexistând varianta pdf.

15
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

16
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

17
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

18
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

19
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

20
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

21
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

22
Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Concluzie

În concluzie, consider că fiecare document contabil are caracter complex și este unic prin
rolurile pe care le posedă.
Pentru realizarea obiectivelor de urmărire, control și înregistrare a situației economico-
financiare, contailitatea folosește un procedeu specific: documentația, care prevede că orice fapt
economic trebie să fie consemnat în documente înainte de a fi înregistrat în contabilitate.
Documentele sunt fișe organizate ale activităților întreprinderilor și realizează umrărirea și
reflectarea totală și permanentă a operațiunilor economice în documente cu scopul obținerii
datelor necesare pentru ținerea contabilității curente și exercitarea controlului asupra acesteia.
Așadar, primul pas spre o afacere organizată și profitabilă reprezintă întocmirea și cunoașterea
documentelor contabile, căci fără acestea nu sar mai putea lua în evidență cu exactitate toate
actvitățile economice desfășurate de firmă.
Documentele contabile îndeplinesc rolul de impuls care confirmă începutul informației
contabile. Pentru contabil trebuie să devină regula maximă: „nu există document- nu există
înregistrare”. Documentele asigură legătura dintre compartimentele entităților, astfel ele nu
circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-contabil.
Documentele analizate de mine au fost împărțite în trei categorii: documente justificative,
registre contabile și documente contabile de sinteză.
Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informațional contabil, iar
registrele contabile realizează înregistrarea și stocarea datelor în structura proprie contului și
sistemului de conturi.
Documentele de sinteză sintetizează informațiile regăsite în documetele justificative.
Așadar, fiecare document contabil are rolul său și servește anumitor cerințe și nevoi din
entități.

23
 Documente și registere necesare în derularea unei afaceri

Bibliografie

1. Nicolae Balteș - Bazele contabilității, Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu Departamentul
pentru Învățământ la Distanță.

2. Cecilia Ionescu, Bazele contabiltății, prof. univ. Curs în tehnologie ID-IFR

3. Holt Gheorghe, Bușan Gabriela – Bazele contabilității, Universitatea „Cobstantin Brâncuși”

Tărgu Jiu, Facultatea de științe Economice Departamentul ID

4. Andra Gheorghiu, Angela Vidrascu-Bazele contabilității, Universitatea Hyperion București,

Facultatea de Științe Economice

Webografie

1.https://contabilul.manager.ro/a/6896/registre-contabile-obligatoriiconform-noii-legi-a-contabilitatii.

24