Bazele contabilitii (Tema 7.

Tema 7. Documentarea operaiunilor economice

7.1. Noiunea, importana i elementele obligatorii ale documentelor primare. 7.2. Clasificarea documentelor. 7.3. Circuitul documentelor.

7.1. Noiunea, importana i elementele obligatorii ale documentelor primare

Pentru realizarea obiectivelor de urmrire, control i nregistrare a situaiei economice financiare, precum i a activitii entitii contabilitatea folosete un procedeu specific, care prevede c orice fapt economic, nainte de a fi nregistrat n contabilitate, trebuie s fie consemnat n documente (acte scrise) special concepute. Deci, orice operaie economic, pentru a fi nregistrat n sistemul de eviden contabil, este necesar s fie consemnat ntr-un document ntocmit la locul i momentul producerii ei. Documentarea - procedeu al metodei contabilitii, care realizeaz urmrirea i reflectarea total i permanent a operaiunilor economice n documente cu scopul obinerii datelor necesare pentru inerea contabilitii curente i exercitarea controlului asupra acestora. Descrierea operaiunii economice nu este altceva dect comunicarea informaional despre aceasta. Fiecare comunicare presupune o anumit cantitate de informaie. Ins pentru procesul de gestiune o importan primordial are nu numrul de semne n comunicare, ci semnificaia i utilitatea acestora. n acest caz cantitatea de informaii relevante n comunicare se determin ca majorarea probabilitii atingerii acestui scop la realizarea informaiei prezentate. Cu ct comunicarea permite s se realizeze mai mult scopul trasat, cu att informaia coninut n aceasta este mai valoroas. Fiecare operaiune economic este perfectat printr-un document corespunztor care servete drept baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate i, prin urmare, ndeplinete rolul de impuls care confirm nceputul informaiei contabile. Reinei!!! Pentru contabil trebuie s devin regul maxima nu exist document - nu exist nregistrare". Cuvntul document" (din limba latin documentam) nseamn certificat, dovad. Potrivit art. 3 al Legii contabilitii documentul primar reprezint confirmarea documentar (pe suport de hrtie sau n form electronic) care justific efectuarea operaiunii economice, acord dreptul de a o efectua sau certific producerea unui eveniment. Legea prevede c, entitile trebuie s utilizeze formulare tipizate de documente primare, aprobate de Ministerul Finanelor. n lipsa formularelor tipizate sau dac acestea nu satisfac necesitile entitii, entitatea elaboreaz i utilizeaz formulare de documente, aprobate de conducerea ei, cu respectarea anumitor cerine. De asemenea Legea stabilete i modul de ntocmire i reflectare n contabilitate, de primire i de pstrare a documentelor primare. De menionat c, coninutul documentelor contabile variaz n funcie de caracterul operaiilor consemnate, concretizat n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente. 1 _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ.

Bazele contabilitii (Tema 7.) Elementele comune se refer la: denumirea documentului; denumirea unitii emitente i adresa sau compartimentul i sectorul, dup caz, care a ntocmit documentul; numrul i data documentului; prile participante la efectuarea operaiei economice consemnat n document; coninutul operaiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele cantitative i/sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante la efectuarea operaiilor economice consemnate n document, a celor care au ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective; alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative. Elementele specifice, difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate ele avnd un rol completativ. De exemplu, factura conine elemente specifice referitoare la comand, contract, aviz de nsoire, document de transport, conturile de la bncile prilor etc. Documentul se caracterizeaz nu numai prin totalitatea elementelor, ci i prin fiecare din acestea separat, adic caracteristica fiecrui element distinct este n acelai timp i caracteristica documentului primar, n care acesta se conine. n funcie de natura operaiunii economice i destinaia documentelor, elementele acestora pot s difere, ns unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19 al Legii contabilitii prevede c, documentele primare ntocmite vor conine urmtoarele elemente obligatorii: denumirea i numrul documentului; data ntocmirii documentului; denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entitii n numele creia este ntocmit documentul; denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice - codul personal; coninutul faptelor economice; etaloanele cantitative i valorice n care sunt exprimate faptele economice; funcia, numele, prenumele i semntura, inclusiv digital, a persoanelor responsabile de efectuarea i nregistrarea faptelor economice. Denumirea documentului (de exemplu, dispoziie de cas, ordin de plat, factura etc.) i atribuie acestuia o for probant i indic caracterul operaiunii economice reflectate. Data ntocmirii documentului are o nsemntate de control i informaional, ntruct operaiunile numeroase care sunt omogene dup coninut i sens se repet. Pentru prevenirea utilizrii repetate a documentelor acestea trebuie delimitate n timp. Denumirea entitii i locul ntocmirii documentului au o importan informaional pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic. Acest element asigur justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea produselor finite de la depozitul entitii Progres, elementul specificat permite reflectarea n contabilitate a creanelor pe termen scurt aprute la entitatea n cauz. Coninutul faptelor economice permite a determina corect conturile contabile n care trebuie s fie reflectate datele corespunztoare. _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ. 2

Bazele contabilitii (Tema 7.) Expresia valoric i cantitativ a operaiunii economice se reflect conform principiului de nregistrare a datelor exprimate n indici i indicatori care difereniaz acest fapt i obinute prin intermediul urmririi (controlului). Funcia i numele persoanelor responsabile de executarea operaiunii economice respective reprezint informaia privind persoanele fizice care au contribuit la efectuarea operaiunii, determin rspunderea material, certific autorizaia la dreptul efecturii operaiunii economice. Identificarea persoanelor care au efectuat operaiunea economic este asigurat prin semntura lor proprie n document. Aceasta stabilete responsabilitatea personal pentru veridicitatea informaiei indicate n document, justific efectuarea operaiunii, precum i permisiunea sau confirmarea corectitudinii executrii acesteia. Reinei!!! n cazul lipsei unui din elementele enumerate documentul se consider nevalabil. Pentru comoditatea ntocmirii i prelucrrii ulterioare a datelor, elementele documentelor se aranjeaz ntr-o ordine i consecutivitate determinat. Amplasarea variat a elementelor determin forma documentelor contabile. La ntocmirea documentului primar la computer trebuie s fie respectate forma i coninutul documentelor primare-tip. n condiiile automatizrii nelegerea esenei documentului necesit contientizarea provenienei i formrii acestuia. Pentru descifrarea informaiei incluse n documentul electronic sunt necesare programe tehnice i aplicative i cunoaterea sistemului de codificare. Documentele constituie baza ntregului sistem de eviden al entitilor economice. Importana lor rezult din urmtoarele aspecte: Documentele atest producerea operaiilor economice, stnd la baza nregistrrii acestora n contabilitate. Ele influeneaz direct operativitatea obinerii informaiilor contabile, exactitatea acestora precum i modul de organizare a evidenei contabile n cadrul entitii. Documentele asigur legtura dintre compartimentele entitilor, ntruct ele nu circul strict numai n cadrul compartimentului financiar-contabil. De exemplu: operaia de ncasare a unei sume (creane) de la clieni presupune ntocmirea unei dispoziii de cas ctre client. Dispoziia se ntocmete la casierie. Un exemplar se nmneaz clientului, iar altul se anexeaz la Registrul de cas, la compartimentul contabilitate. Operaia de cumprare de materii prime presupune ntocmirea unei facturi i/sau bonul de primire la magazia de materii prime. Un exemplar rmne la magazie, iar altul se pred la compartimentul contabilitate. Documentele permit nfptuirea controlului economic i financiar n vederea pstrrii integritii patrimoniului i a respectrii disciplinei financiare. De exemplu: cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum: lipsuri i sustrageri de bunuri, ncasri i pli ilegale i se pot stabili rspunderile materiale pentru cei vinovai. Documentele constituie prob n instan, atunci cnd entitatea se afl n litigiu cu o alt entitate. De exemplu: dac obiectul litigiului l constituie lipsa de materii prime n momentul recepiei de la un anumit furnizor, se cer n instan facturile fiscale, bonurile de primire si fisele de magazie. Din punct de vedere metodic, documentaia este un procedeu metodologic comun pentru mai multe tiine economice. Tot documente de eviden se consider a fi i actele ocazionate de exercitarea funciei organizatorice i administrative, n entiti, organizaii economice, instituii etc. Este deosebit de important ca documentele s fie ntocmite n cel mai scurt timp dup producerea fenomenului sau a activitii economice, astfel nct contabilitatea s-i realizeze funcia de reflectare exact i operativ a tranzaciilor desfurate. nregistrrile trebuie s fie clare (citee), fr tersturi, cu completarea obligatorie a tuturor elementelor necesare, rndurile libere se anuleaz. Corectri n documentele primare care justific operaiunile de cas, bancare, de livrare i achiziie a bunurilor economice i a serviciilor nu se admit. _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ. 3

Bazele contabilitii (Tema 7.) Contabilului-ef (efului serviciului contabil) i se interzice s primeasc spre executare documente privind faptele economice ce contravin actelor legislative i altor acte normative, informnd despre aceasta n scris conductorul entitii. Astfel de documente se primesc spre executare numai cu indicaiile suplimentare n scris ale conductorului entitii cruia, ulterior, i revine rspunderea pentru aceasta. Totalitatea documentelor, ca purttori materiali de informaii, constituie documentaia entitii.

7.2. Clasificarea documentelor

Urmare a diversitii operaiilor economice consemnate n documentele contabile acestea se clasific dup mai multe criterii: Dup natura elementelor patrimoniale a cror micare o reflect prin operaiile economice, se disting: Documente ce reflect imobilizri corporale si necorporale (active imobilizate). De exemplu: Proces verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe; Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe; Proces verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe. Documente ce reflect stocuri (active circulante materiale). De exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Fis limit de consum, Not de predare la magazie etc. Documente ce reflect vnzrile (creane/active circulante n decontare). De exemplu: Dispoziii de livrare; Aviz de expediere; Factur fiscal; Factura etc. Documente ce reflect disponibilitile bneti (active circulante bneti-ncasri i pli). De exemplu: Bonul de plat; Ordinul de plat; Dispoziia de ncasare/plat prin casierie etc. Documente ce reflect salariile si alte drepturi de personal. De exemplu: Lista de avans; Statul de plat; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc. Dup locul de ntocmire documentele pot fi: Documente interne se ntocmesc n cadrul entitii i circul n interiorul sau n afara ei. Exemple de documente interne care circul n incinta entitilor economice: Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; List de avans; Stat de plat etc. Exemple de documente interne care circul n afara entitii: Factura fiscal emis ctre client; Dispoziia de cas emis ctre client; Ordinul de plat emis ctre furnizor etc. Documente externe se ntocmesc de ctre teri i sunt adresate entitii. De exemplu: Factura fiscal primit de la furnizor; Dispoziia de cas primit de la furnizor; Ordinul de plat primit de la client etc. Documentele interne i externe atest relaiile entitii cu terii (furnizori, clieni etc.). Dup modul de ntocmire, se disting: Documente primare n care se consemneaz pentru prima dat operaiile economice. De exemplu: Bon de primire; Bon de consum; Factura fiscal; Factura; Statul de plat etc. Documente centralizatoare n care se grupeaz i se cumuleaz datele nscrise n documentele primare, cuprinznd operaii de acelai fel, n scopul nregistrrii lor n conturi. De exemplu: Raport de gestiune; Registrul de cas etc. Dup funcia pe care o ndeplinesc, documentele se mpart n: Documente de dispoziie prin care se transmite ordinul de a executa o anumit operaie economic. De exemplu: Dispoziia de plat prin casierie prin care se transmite casierului ordinul de a plti o anumit sum unei persoane, pentru un scop determinat. Nota de comand prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care entitatea urmeaz a le achiziiona de la acesta. _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ. 4

Bazele contabilitii (Tema 7.) Documente de execuie care fac dovada nfptuirii unei operaii. De exemplu: Bonul de consum dovedete utilizarea materiilor prime i materialelor n procesul de producie. Dispoziia de cas dovedete efectuarea unei ncasri de la client, sau a unei pli ctre furnizor. Bonul de primire dovedete ncrcarea gestiunii de stocuri, prin cumprare. Factura fiscal emis ctre client dovedete vnzarea de bunuri ctre client. Documente mixte care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziie i de execuie. De exemplu: Fisa limit de consum reflect simultan ordinul de utilizare a materiei prime n procesul de producie i consumul efectiv al acestuia. Dispoziia de livrare, avizul de expediie reflect simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor ctre client. Dup regimul de tiprire i utilizare se disting: Documente cu regim special pentru care exist dispoziii legale privind modul de completare, circulaie i pstrare. De exemplu: Fila de CEC numerar, Factura fiscal; Factura; Registrul de cas etc. De regul, aceste documente sunt nseriate din tipografie i necesit numerotarea i tampilarea lor de ctre entitate. Carnetele (crile) ce le conin se nuruiesc i se sigileaz, nscriind pe ultima fil, numrul de file existente. Documente fr regim special care se folosesc respectnd normele generale de ntocmire, circulaie i pstrare. De exemplu: Bon de consum, Stat de plat, Dispoziie de ncasare/plat prin casierie, Bon de primire etc. Dup sfera de aplicare se disting: Documente de uz general utilizate n toate domeniile de activitate. De exemplu: Factura fiscal, Dispoziia de cas, Statul de plat, Ordinul de plat etc. Documente specifice utilizate numai n anumite domenii de activitate. De exemplu: Fisa consumului de furaje, Actul de ftare n zootehnie; Devizul de lucrri n construcii. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional al entitii documentele se clasific n: Documente justificative sunt documentele primare ce se ntocmesc la locul i n momentul nfptuirii operaiei economice. Ele stau la baza nregistrrilor contabile. Au form de imprimate tipizate. De exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factur fiscal, Dispoziia de cas, Stat de plat etc. Registre contabile sunt registrele ce consemneaz operaiile economice n conturi, cu ajutorul formulelor contabile. De exemplu: Jurnalul de nregistrri cronologice, Registrul Cartea Mare. Documente de sintez i raportare sunt documente prin care se centralizeaz i se transmit informaiile sintetice ctre utilizatorii interni si externi. De exemplu: Bilanul contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative. Aceste documente furnizeaz utilizatorilor informaii privind structura mijloacelor i surselor entitii, structura veniturilor, cheltuielilor i rezultatelor, precum i o serie de situaii anex privind: imobilizrile, provizioanele, creanele i datoriile, repartizarea profitului etc. Observaie. ntruct pentru operaii de acelai tip se folosesc documente de acelai fel, legislaia stabilete tipuri unitare de documente ca: mrime, coninut, form i destinaie (tipizarea documentelor).

7.3. Circuitul documentelor

Circuitul sau circulaia documentelor const n parcursul acestora din momentul ntocmirii sau intrrii n entitate i pn la predarea lor la arhiv. Circulaia documentelor trebuie s se fac ntr-o anumit ordine bine stabilit, nefiind permis reinerea n cadrul compartimentelor, n vederea asigurrii unei evidene operative corecte i eficace. Necesitatea organizrii circulaiei documentelor este determinat de faptul c informaiile _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ. 5

Bazele contabilitii (Tema 7.) din documente sunt necesare mai multor compartimente n vederea reflectrii imaginii patrimoniului entitii n orice moment, innd cont de faptul c pentru fiecare operaie economic se ntocmete un singur document. Circulaia documentelor n cadrul entitii difer n funcie de structura organizatoric, coninutul operaiilor economice reflectate n documente, organizarea compartimentului contabil i mijloacele utilizate pentru executarea lucrrilor n contabilitate. Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s respecte urmtoarele reguli: circulaia documentelor trebuie s se fac pe cile cele mai scurte, printr-un numr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea i utilizarea informaiilor; circulaia documentelor trebuie s se fac n flux continuu; prelucrarea documentelor trebuie s se fac complet i la termenul specificat n graficul de circulaie a documentelor. Organizarea circulaiei documentelor se face pe baz de grafice de circulaie a documentelor. Graficul de circulaie a documentelor trebuie s cuprind: a) denumirea documentului care se ntocmete; b) compartimentul i/sau persoana care l ntocmete; c) lucrrile de prelucrare n fiecare etap a circuitului; d) termenele de executare a prelucrrii documentului i persoanele care rspund compartimentul sau persoana la care se transmite documentul etc. ntocmirea graficului de circulaie a documentelor trebuie s cuprind n sintez descrierea i analiza drumului parcurs de acestea folosindu-se textul sau diverse metode de reprezentare grafic a fazelor i etapelor acestuia. Anumite condiii trebuie s cuprind graficul de circulaie a documentelor: s se respecte toate normele interne sau impuse de legislaia n vigoare privind ntocmirea i circulaia documentelor; s se stabileasc toate persoanele care particip la ntocmirea, prelucrarea, verificarea i arhivarea documentelor; s se stabileasc toate lucrrile de eviden, ncepnd cu ntocmirea documentelor primare, nregistrarea n contabilitate i pn la lucrrile de sintez i analiz care fac obiectul graficului de circulaie a documentelor. Dup coninutul i sfera de cuprindere, graficele de circulaie a documentelor pot fi: grafice individuale; grafice pe compartimente sau de structur; grafice generale sau sintetice. Grafice individuale cuprind operaiile i lucrrile de contabilitate pe care le execut fiecare salariat, termenele de executare a acestora i compartimentele sau persoanele crora li se transmit. Graficele pe compartimente sau de structur cuprind toate lucrrile de eviden ale unui anumit sector sau compartiment de activitate, documentele care se ntocmesc, termenele i executanii, compartimentele crora li se transmit. Graficele generale sau sintetice cuprind toate operaiile necesare unei anumite lucrri cu un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi ntocmirea bilanului contabil. Dup nregistrarea documentelor contabile n conturi, acestea parcurg ultima faz a circuitului lor clasarea la dosar. Clasarea reprezint totalitatea operaiunilor de aranjare a documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a putea fi uor utilizate ulterior n vederea obinerii informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se face dup mai multe criterii: criteriul cronologic, const n clasarea documentelor n ordinea ntocmirii lor; _______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ. 6

Bazele contabilitii (Tema 7.)

criteriul alfabetic, const n clasarea documentelor n dosare diferite n ordinea alfabetic; criteriul locului de clasare, const n clasarea documentelor n mod provizoriu la serviciul
contabilitate sau clasarea la arhiva entitii, denumit clasare definitiv; criteriul obiectului de clasare, const n clasarea documentelor la dosar dup specificul, importana sau termenele de pstrare a acestora; criteriul nominal, const n gruparea ntr-un dosar a documentelor care au aceeai destinaie; criteriul corespondenilor, const n clasarea n acelai dosar a documentelor care constituie coresponden cu alte entiti sau instituii. Pstrarea documentelor, impune asigurarea integritii depline a lor, deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate, informarea sau documentarea n timp a organelor i organismelor abilitate sau autorizate n acest scop. De regul, pstrarea documentelor pentru anul curent se organizeaz n arhiva curent a fiecrui sector sau compartiment al entitii, iar pstrarea documentelor din anii precedeni se organizeaz n arhiva general a entitii. Dup depunerea documentelor la arhiv, consultarea, folosirea i eliberarea de copii sau extrase de pe acestea se face numai cu respectarea actelor normative. n cazul eliberrii unui document original din arhiv, n locul acestuia se introduce copia certificat de pe documentul original, procesul-verbal ncheiat, aprobarea eliberrii documentului i semntura persoanei care a ridicat documentul original. Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie de natura i importana documentului. La expirarea termenului de pstrare a documentelor, acestea se scot din arhiv i se predau la serviciile de colectare.

ntrebri de control pentru verificarea cunotinelor: 1. Caracterizai documentarea ca procedeu al metodei contabilitii? 2. Cum definii documentul primar? 3. Care sunt elementele comune i elementele specifice ale documentelor contabile? 4. Ce act normativ reglementeaz elementele obligatorii ale documentelor, precizai elementele? 5. Caracterizai i exemplificai importana documentelor. 6. Cum pot fi clasificate documentele economice? 7. Prezentai n sintez criteriile de clasificare a documentelor contabile. 8. Cum nelegei noiunea circuitul documentelor? 9. Ce elemente cuprinde graficul de circulaie a documentelor? 10. Ce este arhivarea documentelor i cum se poate realiza?

Bibliografie
1. Legea contabilitii Nr.113 XVI din 27 aprilie 2007, Monitorul Oficial Nr. 90-93/ 399 din 29.06.2007, art. 3; 19 i 20. 2. Bazele contabilitii. Fundamente i premise pentru un raionament profesional autentic / Dumitru Mati. Cluj-Napoca:Casa Crii de tiin, 2010. 3. Bazele contabilitii: noiuni de baz, probleme, studii de caz, teste gril i monografie/ Ristea Mihai, Dumitru Corina-Graziella. Bucureti: Editura Universitar, 2005. 4. Horomnea Emil. Bazele contabilitii. Concepte, aplicaii, lexicon. Iai : Sedcom Libris, 2003. 5. urcanu V., Bajerean E. Bazele contabilitii. Chiinu, Editura Tipografia central, 2004.

_______________________________________________________________________ Note de curs: Titularul cursului Natalia Zlatina dr., conf. univ. Rodica Cumuns dr., conf. univ.