DOCUMENTELE DE EVIDENȚĂ CONTABILÃ

Notiunea, importanta, intoemirea si preluerarea documentelor contabile

Unul dintre procedeele metodei contabilitatii este acela al documentatici, care presupune ca toate
operatiunile economico-financiare care afecteaza patrimoniul trebuie fundamentate si justificate prin
acte serise (documente justificative) inainte de înregistrarea in conturi.

Documentele justificative stau la dispozitia actionarilor, conzorilor, organelor fiscale si altor organe de
control pentru a se verifica modul de desfasurare a activitatii, a respectrii dispozitillor legale referitoare
la calculul si plata impozitelor si taxelor.

Structura documentelor de evidenta este particularizata in funetic de tipul operatiunii in cauza, dar exista
câteva elemente obligatorii, si anume:

• denumirea documentului (exemple: factura, extras de cont, nota de intrare-receptie, stat de platã a
salariilor, bon de consum etc.);

• antetul

Care cuprinde denumirea si adresa agentului economic care a

Emis documentul;

Denumirea

Partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor

Consemnate; numärul si data documentului;

• descrierea operatiilor ceonomico-financiare, uncori cu specificarea bazei actului normativ care a stat la
baza inregistrari;

Scinaturile

Persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor

Cconomice, si ale celor cu funetii de control financiar preventiv; alte elemente care asigurá o
consemnare completa a operatiilor in documente.

Conditiile necesare pentru ca un document contabil sã fie considerat valabil sunt urmatoarole: sã fio
seris elar si citet, eliminându-se orice controversa sau posibilitate de interpretare, sã nu contina
stersaturi sau corecturi, sa aibã anulate rândurile libere, sa fie intoemit in termenul legal, sa contina date
exacte si reale, sumele pentru valori banesti sa fie serise in cifre si litere.

Clasificarea In vederca uniformizari si eliminarii de inadvertente legate de utilizarea si completarea

documentelor contabile, Ministerul Finantelor a elaborat Nomenclatorul privind modelele registrelor si
formularelor contabile tipizate, comune pe cconomie, care nu au regim special, pentru activitatea
financiara si contabila. Acest nomenclator prezintã modelele si instructiunile de folosire a documentelor.

După criteriul de clasificare, documentele contabile se pot cataloga in felu! Urmator:

a) Dupa modul de intoemire si rolul lor in cadrul sistemului informational-decizional pe care il
indeplinese in cadrul unitatii patrimoniale, deosebim:

- documente justificative care asigura datele de intrare in sistemul

Informational contabil si care sunt intoemite in momentul efectuari operatiilor economice (exemple:
ordinul de plata, chitanta):

- Documente de evidenta contabila (registre do contabilitate) care

Realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in contun:

- Documente de sinteza si raportare contabila (situatii financiare)

Prin care se centralizeaza si transmit informatiile.

Ele servese la cumularea informatilor cuprinse in documentele

Justificative, si se intoemese la tennene precise.

b) Dupã regimul de tiparire deosebim:

documente tipizate, al caror continut, forma si format sunt

standardizate prin Nomenelatorul amintit anterior. Informatiile cuprinse in ele sunt fixe (eu carater
repetitiv si tiparite) si variabile (completate de fiecare agent economie, in funetie de specificul
operatiunilor consemnate). De asemenca, informatile pot fi repartizate sub formá de chestionar
(exemple: procese-verbale. Acte de constatare etc.), tabel (exemple: state de plata a salarilor, liste de
avans chenzinal etc.), sau prin grupare (exemple: articolele inscrise in factura). Formatul formularelor
tipizate variaza in functie de marimea suportului de hârtie si carton utilizate (A3, A4, A5, X4, X5, X6).

Documente netipizate la care continutul si forma nu sunt

Prestabilite, acestea lasandu-se la latitudinea ficeãrei unitati patrimoniale (exemple: situatiile de

repartizare a cheltielilor indirecte, de fundamentare a indicatorilor bugetului de venituri si cheltuieli
etc.).

c) Dupa regimul de utilizare si pastrare deosebim:

documente eu regim special pentru care exista un sistem unitar

de inseriere si numerotare, stabilit de Ministerul Finantelor;

- Documente fara regim special pentru care nu s-au stabilit norme

Stricte, ci numai uncle generale.

d) Dupá destinatia sau funetia pe care o indeplinese, deosebim:

- documente de dispozitie prin care se ordona efectuarea unci

Anumite operatii (exemple: ordinul de plata);

- Documente mixte (combinate) care atesta atât dispozitia cât si

Executia operatici (exemple: cee de numerar, foie de varsamânt cu chitantã);

c) Dupa circuitul lor deosebim:

- documente interne care circula numai in interiorul unitatii

(exemplu: fiça mijlocului fix);

- Documente externe care circula si in afara unitagii (exemplu:

Avizul de insotire a marfii).

1) Dupa continutul lor, deosebim:

- documente primare, care inregistreaza informatiile in momentul

Producerii lor (exemplu: nota de plata):

- Documente centralizatoare, care cumuleaza informatile din mai

Multe documente de acccasi natura si din acccasi perioada (exemple: centralizatorul lunar al bonurilor
de consum).

9) Dupa natura clementelor patrimoniale deosebim:

- documente privind mijloacele fixe; documente privind stocurile:

- documente privind disponibilitatile banesti ete.

Documentele justificative – baza inregistrarilor in contabilitate

Legea contabilitatii stipuleaza faptul cã orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul

efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobändind, astfel, calitatea de
document justificativ.

Documentele justificative contin diverse elemente, care pot fi casificate in clemente comune si specifice.
Elementele comune cuprind date de identificare cum sunt:

- Denumirea, numárul si data documentului; - denumirea si sediul

Unitati patrimoniale;

Compartimentul organizatorie emitent (exemple: financiar-

Contabilitate, personal-salarizare ctc.);

Semmaturile persoanelor care poarta raspunderea pentru

Cfectuarca operatici si intoemirea documentului, pentru avizare, pentru aprobare ete.

O etapa premergatoare inregisträrii in contabilitate este preluerarca documentelor justificative, care

presupune sortarea documentelor pe operagii, cumularca mai multor documente justificative in
centralizatoare, verificarea de forma. De fond

Si aritmetica. Urmeaza analiza si contarca documentelor

Justificative prin indicarea simbolurilor conturilor debitoare si creditoare.

Inregistrarca se face fie document eu document, fie pe baza unui document centralizator care
aditioneaza date in mai multe documente justificative al căror continut se refera la operati de acccasi
natura si din acceasi perioada Neintoemirea, intoemirea cronata si/sau neutilizarea documentelor
justificative in conformitate cu normele metodologice se sanctioneaza conform legi.

Înregisträrile in contabilitate selfac cronologic prin inscrierea documentelor in ordinea datei de intrare
sau consemnare si sistematic in registrele de contabilitate. Registrele contabile, altele decat cele
obligatori prevazute de art. 21 din Legea contabilitati nr. 82/1991, editate cu ajutorul tehnici de calcul,
vor fi numerotate, snuruite, parafate si inregistrate in evidenta unitatii.

Arhivarea documentelor este obligatorie, conform normelor legale in vigoare. Acestea prevad insa
termene diferite de pastrare a documentelor in arhiva.

Astfel, registrele de contabilitate si documentele justificative trebuie pastrate timp de 10 ani, cu exceptia
statelor de plata a salarilor si a situatilor financiare anuale care se pastreaza timp de 50 de ani.

Registrele contabile (documentele de evidenta contabila)

Documentele de evidenta contabila, denumite in activitatca

Practica registre contabile, au caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale, asigurând
inregistrarea cronologica si sistematica a operatillor consemnate in documentele primare.

Ele iau forme diferite: foi volante, registre, fise, doeumente

Informatice legate sub forma de registru, având un continut si structura adeevate scopului pentru care
au fost elaborate. In functie de destinatia sau scopul pentru care se folosese, distingem: registre pentru
evidenta eronologica, registre pentru evidenta sistematica, registre combinate.

a) Registrele pentru evidenta cronologica asigura inregistrarea

Operatiilor cconomice si financiare in ordinea datei când au avut loc.

Din accasta eategorie fac parte Registrul-jural, Registrul-jurnal de

Incasári si plati, note contabile ete. Registrul-jural este un registru obligatoriu, dar in conformitate eu
legislatia actuala, notele de contabilitate nu mai constituie registre obligatori, deoarece functile acestora
sunt preluate de Registrul-jurnal.

b) Registrele pentru evidenta sistematica asigura gruparca si

Inregistrarea operatiilor economico-financiare in funetie de natura acestora, precum si in raport de data

efectuarii lor. Din accasta categorie mentionam: Registrul Cartea-Mare, Registrul-inventar, fisa de cont
pentru operati diverse, lisa de cont „maestru-sah”.

c) Registrele combinate se utilizeaza atât pentru inrogistrarea

Eronologica, cât si pentru cea sistematica, precum si pentru evidenta analitica. In accasta categorie se
incadreaza actualele jurnale folosite in cadrul formoi do contabilitate pe jurnale.
Legea contabilitalii si Regulamentul privind aplicarea Legii

Contabilitali prevede ea principalele registre care se folosese sunt: Registrul-jurnal, Registru-inventar si

Cartea Mare. Asociatule familiale si persoanele fizice autorizate sa desfasoare activitati independente
pot sa inregistreze operatiile patrimoniale.