REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE NREGISTRARE CONTABIL

Registrele de contabilitate Formele de nregistrare contabil REGISTRELE DE CONTABILITATE I FORMELE DE NREGISTRARE CONTABIL Registrele de contabilitate

Datele privind operaiile care se produc n activitatea unei uniti, consemnate n documentele justificative, sunt nregistrate n ordine cronologic, grupate i sistematizate n cadrul unor formulare denumite generic registre. a - Noiunea i clasificarea registrelor Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi i furnizarea, pe aceast baz, de informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Ele se prezint sub forma unor caiete, foi volante, fie sau documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului pentru care s-au deschis. Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru: - evidena cronologic; - evidena sistematic; - realizarea combinat a celor dou feluri de evidene. Evidena cronologic, organizat cu ajutorul registrelor, se realizeaz prin intermediul unui jurnal, ce servete la nregistrarea operaiilor n ordinea n care au fost efectuate n timp. n practic, n acest scop se utilizeaz documentul numit "Registrul jurnal", precum i "Nota de contabilitate". Evidena sistematic, prin intermediul registrelor, nseamn nregistrarea operaiilor economicofinanciare n funcie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub form de cheltuieli i venituri. n asemenea registre se nscriu operaiile care au fost deja nregistrate, cronologic, n registrul jurnal. n categoria acestor registre sunt incluse: - fiele de conturi fr dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare i, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. n activitatea practic sunt denumite "fie de cont pentru operaii diverse" (care sunt numai fie valorice, pentru debit, credit, sold). n cazul evidenei bunurilor de natura stocurilor, aceste fie conin n plus, pe lng coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrat, ieit, stoc) i sunt denumite "fie de cont pentru valori materiale". - jurnalele pentru creditul conturilor, n care documentele justificative, n care sunt consemnate operaiile patrimoniale se nscriu n ordine cronologic. Registrele pentru evidena combinat se utilizeaz la unitile mici, care nu folosesc multe conturi i n care se efectueaz nregistrrile, att n ordine cronologic, ct i n mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare). Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele de eviden contabil se mpart n: - registre pentru evidena sintetic, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-ah, n funcie de forma de nregistrare contabil folosit de unitate;

- registre pentru evidena analitic ce se pot concretiza sub form de fie valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaii al cror coninut informaional se stabilete de unitatea patrimonial; - registre pentru realizarea combinat a celor dou forme de eviden. b - Coninutul, completarea i gestionarea registrelor Normele legale din ara noastr prevd ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar i Registrul "cartea mare". Registrele de contabilitate reprezint, alturi de bilan i contul de profit i pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea. Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care unitile patrimoniale nregistreaz, periodic, cronologic i sistematic, operaiunile economico-financiare, consemnate n documente justificative, care produc modificri n patrimoniul acestora. Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, zilnic sau lunar, n mod cronologic, operaiune cu operaiune, fr spaii libere, fr tersturi, toate operaiile privind micrile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se ntocmete ntr-un singur exemplar, de ctre regiile autonome, societile comerciale, instituiile publice, unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice, dup ce a fost numerotat, nuruit, certificat i parafat. Acest registru se parafeaz de ctre organele n drept, la nceperea activitii unitii, precum i ori de cte ori este cazul. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie, etc.) i n cursul aceleiai zile, pot fi nregistrate ntr-un document centralizator care, la rndul su, st la baza nregistrrii n registrul jurnal. Registrul jurnal se poate prezenta sub dou forme: registrul - jurnal general; registrul - jurnal auxiliar, pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii achitrii facturilor, situaia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitile patrimoniale care au un volum mare de operaiuni de nregistrat. Acest registru servete pentru nregistrarea cronologic a micrii elementelor patrimoniale i ca prob n soluionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor sintetice, ntocmit pentru luna curent. n situaia n care unitatea folosete registre auxiliare, totalul acestora se nscrie n registrul jurnal general, periodic, de regul lunar. Fiind un document de nregistrare contabil el nu circul ntre compartimente, sau n afara unitii. Se arhiveaz temporar, pe timp de un an, ctre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dup care se depune la arhiva unitii patrimoniale mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Coninutul informaional al registrului jurnal este prezentat n continuare (tabelul 1.1.) Unitatea ................... Nr. crt. Data nreg. Documentu l (fel, nr. data) 3 REGISTRUL - JURNAL Explicaii Simbol conturi Nr. pag... Sume

2 ntocmit,

4 De reportat

D. 5

C. 6

Debitoare 7 Verificat,

Creditoare 8

Registrul - jurnal de ncasri i pli se ntocmete de ctre agenii economici, persoane fizice (meseriai, etc.) i asociaiile familiale. El servete ca document de nregistrare operativ a ncasrilor i

plilor pe baza actelor justificative i ca document de stabilire a situaiei financiare a agentului economic respectiv. n registrul de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n numerar, ci i cele efectuate prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc ncasarea sau plata efectiv). Acest registru se numeroteaz i se nuruiete, se vizeaz de ctre organul fiscal la nceperea activitii, precum i ori de cte ori este cazul. Modelul registrului jurnal de ncasri i pli se prezint n tabelul 1.2.

Unitatea ............................ Nr. crt. 1 Data 2 Registrul jurnal de ncasri i pli Documentul Felul operaiei ncasri 3 4 5

Tabelul 1.2. Pli 6

Registrul inventar se ntocmete la sfritul anului, ntr-un singur exemplar, n vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele patrimoniale, de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate conform normelor legale. Elementele patrimoniale nscrise n registrul inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. Se parafeaz de organul fiscal teritorial la nceperea activitii, n cazul epuizrii filelor, cnd este necesar deschiderea unui registru nou, precum i la ncetarea activitii. n tabelul 1.3. se prezint coninutul informaional al registrului inventar. Unitatea .................................. Registrul Inventar la data de 31 decembrie -----------------Valoarea Valoarea de contabil inventar Nr. pag..............

Nr. crt.

Recapitulaia elementelor inventariate 2 ntocmit,

Diferene de evaluare (de nregistrat) Valoare Cauzele diferenelor 6

4 Verificat,

Registrul cartea - mare, n principal, servete la nregistrarea operaiilor (n evidena sistematic), la stabilirea rulajelor lunare i a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic. n activitatea practic, formularele acestui registru, concretizate n foi volante, mbrac diverse forme cum sunt: - Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaz de ctre unitile care aplic forma de nregistrare contabil pe jurnale, prezentat n tabelul urmtor (tabelul 1.4.):

Unitatea ............... CARTEA MARE CONTUL ..... Lunile Cont Jurnal .. Ianuarie Februarie Martie --------Total general (I - IV) ntocmit, Verificat, Acest registru se ntocmete la sfritul lunii n cadrul compartimentului financiar-contabil i servete n urmtoarele scopuri: - stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile patrimoniale care aplic aceast form de nregistrare contabil; - verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitii economice i financiare a unitii patrimoniale; - ntocmirea balanei de verificare. Pentru ntocmirea acestui registru, se procedeaz astfel: - suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fr dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare; - rulajul debitor desfurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculndu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale de credit; - soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n cadrul formularului cartea mare, inndu-se seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente; Fiind un document de nregistrare contabil cronologic i sistematic nu circul ntre compartimente i se arhiveaz la biroul contabilitate. - Cartea - mare (ah), cod 14-1-3/a, utilizat n cadrul formei de nregistrare contabil maestru ah. Acest registru se ntocmete ntr-un singur exemplar, este tiprit pe ambele fee, format A4 i servete la: - organizarea contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale. n acest scop se deschid cte dou fie: una pentru debit i alta pentru credit; - ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, scop n care la nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "suma", se nscrie soldul iniial; n cursul lunii se nregistreaz operaiile la baza documentelor justificative; la sfritul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la nceputul exerciiului i soldul final. - furnizarea de date pentru analiza economico-financiar. - Fia de cont pentru operaii diverse, care nu dezvolt pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.): Tabelul 1.6. Conturi corespondente creditoare Cont Jurnal .. Cont Jurnal .. Cont Jurnal .. Cont Jurnal . Total Total Rulaj Rulaj debitor creditor La 1 ianuarie 2____ SOLD Debi tor Credi tor

FIA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE Denumirea contului .... Simbol cont ... Data Document Explic. Simbol De Cre 1.... Felul Numrul cont bit dit coresp.

Pagina D/C Sold

Acest formular (registru) se folosete pentru organizarea contabilitii sintetice la unitile mici, care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic. La modul general, fia de cont pentru operaii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o form a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fie volante pentru conturile sintetice, precum i pentru conturile analitice (clieni, furnizori, casa etc.). n cadrul acestui formular operaiile se nregistreaz zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dup fiecare operaie, soldul contului (debitor sau creditor), dup caz. La sfritul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, n cadrul fielor se stabilesc subtotaluri care servesc la ntocmirea balanei de verificare. Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanelor. Registrele de contabilitate se utilizeaz n strns concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat completate, astfel nct s permit n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate. Registrele se completeaz zilnic, sau periodic, n funcie de frecvena operaiilor i de necesitile informaionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de ctre compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de ncasri i pli se ine la casieria subordonat compartimentului financiar i a contabilului ef, registrul "cartea mare" se ntocmete i se gestioneaz de compartimentul contabilitate general. Ele se pstreaz n unitate timp de 10 ani, de la data nchiderii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s fie reconstituite n termen de maxim 30 zile de la constatare. Registrele de contabilitate numerotate, nuruite, parafate, nregistrate la organele fiscale i conduse regulat pot fi admise ca probe n cazul litigiilor patrimoniale, n caz de faliment, precum i n alte situaii. Formele de nregistrare contabil Definirea formei de nregistrare contabil Din momentul nregistrrii datelor n documentele primare i pn la prezentarea lor spre analiz organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urmtoarele: consemnarea operaiilor economice n documentele primare, ceea ce se mai numete culegerea datelor informaionale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) i nregistrarea acestora n sistemul de conturi; verificarea exactitii datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balanei de verificare; verificarea realitii datelor nregistrate n contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea i generalizarea informaiilor contabile, n vederea cunoaterii de ansamblu a activitii economice a unitii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sintez (bilanul contabil). n cadrul fiecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de lucru. n cadrul fiecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor. mbinarea i executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaz prin forma de nregistrare contabil, denumit i form de contabilitate. n contabilitatea altor ri noiunea de form de contabilitate este nlocuit prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentndu-se structura intern a metodei contabilitii.

Dac ciclul contabil sau modul de nregistrare i prelucrare a datelor formeaz coninutul formei de nregistrare contabil, formularele de eviden i raportare a datelor folosite reprezint instrumente de lucru ale acesteia. Prin form de nregistrare contabil se nelege un ansamblu de formulare corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea i prelucrarea dup anumite reguli a datelor privind starea i micarea elementelor patrimoniale. Formele de nregistrare contabil au aprut, s-au dezvoltat i s-au perfecionat n strns dependen de condiiile ornduirii economice, experiena dobndit n practica contabil i perfecionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfecionarea formelor de nregistrare contabil, de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariia n cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme n scopul adaptrii acestora la condiiile specifice ale activitii din diferite etape de dezvoltare. Experiena teoretic i practic din activitatea financiar-contabil dovedete c nu se poate aplica aceeai form de nregistrare contabil n toate unitile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influenat de natura activitii unitii patrimoniale, de mrimea i structura organizatoric a acesteia, n funcie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectiv, precum i de posibilitile practice de utilizare a acestor mijloace. Formele de nregistrare contabil utilizate n ara noastr Ciclul contabil de nregistrare i prelucrare a datelor ncepe cu consemnarea n scris a datelor n documente, se continu cu reflectarea acestor documente n registrele contabile i se ncheie cu ntocmirea bilanului contabil i efectuarea analizei pe baz de bilan. Ca urmare, documentele justificative reprezint limita inferioar a formei de nregistrare contabil, iar bilanul contabil limita superioar. Discutate prin prisma evoluiei n timp, n diferite ri, se apreciaz c sporirea potenialului informativ, concomitent, cu perfecionarea mijloacelor i tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de nregistrare contabil cum sunt: forma italian, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-ah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafic (Ruff) i alte forme. Dintre formele de nregistrare contabil folosite n prezent n unitile patrimoniale din ara noastr menionm: - forma de nregistrare contabil maestru - ah; - forma de nregistrare contabil pe jurnale; - forma de nregistrare contabil n condiiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumit i forma informatic. Fiecare form de nregistrare contabil se distinge prin modul de prelucrare a datelor i prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea nregistrrii cronologice i sistematice. La modul general, n categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de nregistrare contabil, se cuprind: 1. documentele justificative; 2. registrul jurnal; 3. registrul cartea mare; 4. purttorii tehnici de date; 5. balana conturilor; 6. registrul inventar; 7. situaiile sintez i raportare financiar-contabil, denumite i conturi anuale. Forma de nregistrare contabil maestru - ah are ca trstur esenial utilizarea a cte dou fie pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare i alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare" (ah). Coninutul informaional al acestor fie, prin care se realizeaz evidena sintetic reprezint o adaptare la noile cerine a fielor sintetice ah. Modelul acestor fie este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitic se realizeaz cu ajutorul diferitelor fie (fie de cont pentru operaiuni diverse) sau situaii, n raport cu metodele folosite pentru evidena i calculul costurilor i rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaz sunt: registrul jurnal (pn la data de 1 I 1994, n activitatea practic s-a utilizat jurnalul de nregistrare, denumit i fia rulajelor); fia sintetic cartea mare ah, registrele auxiliare (pentru evidena analitic), balana de verificare a conturilor i bilanul contabil. Tehnica de lucru n cadrul acestei forme de nregistrare contabil este urmtoarea: documentele justificative, care stau la baza operaiilor economice, sunt supuse prelucrrii contabile ceea ce nseamn (sortare pe feluri de operaii, verificare, evaluare, contare); dac pentru acelai fel de operaie exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz zilnic sau periodic n documente cumulative; pentru operaiile care nu au la baz documente (operaii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se ntocmete nota de contabilitate care este un document tipizat ce conine elementele articolului contabil. Sunt uniti patrimoniale care ntocmesc note de contabilitate pentru toate operaiile patrimoniale (chiar dac au la baz documente). operaiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv notele de contabilitate se nregistreaz n registrul jurnal folosit pentru nregistrarea cronologic a operaiilor economico-financiare i pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un numr n ordine cronologic documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate i, totodat, cu ajutorul lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor ntocmit pentru luna curent. n paralel, pe baza acelorai documente i note de contabilitate, se efectueaz nregistrri, n mod sistematic i cronologic, n evidena analitic ce se poate realiza cu ajutorul fielor, situaiilor sau altor formulare specifice acesteia. la sfritul lunii, pe baza datelor din fiele sintetice cartea mare ah (cartea mare ah se utilizeaz pentru ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, dup totalizarea sumelor la sfritul fiecrei luni) se ntocmete balana de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza nregistrrilor din contabilitatea analitic se ntocmesc balanele de verificare pentru conturile analitice. periodic, de regul la sfritul exerciiului, pe baza datelor din balana sintetic a conturilor, precum i din balanele analitice, se ntocmete situaia patrimoniului (semestrial) i bilanul contabil (anual). In unitile patrimoniale mici, unde volumul operaiilor ce se nregistreaz zilnic este redus, se utilizeaz forma de nregistrare contabil clasic sau jurnal unic. n cadrul acestei forme de nregistrare se folosesc urmtoarele registre: Jurnalul unic pentru nregistrarea cronologic; Cartea mare fr ca rulajele s fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic, ce se concretizeaz n practic sub forma fielor de cont pentru operaii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balana de verificare a conturilor, pentru verificarea periodic a exactitii datelor i documentele de sintez i raportare financiar-contabil privind situaia patrimoniului i rezultatele obinute. Aceast form de nregistrare contabil prezint o serie de dezavantaje n sensul c nregistrarea n jurnal este greoaie i nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balanei de verificare, neexistnd posibilitatea unei localizri mai uoare a erorilor produse. Forma de nregistrare contabil pe jurnale are ca trstur esenial utilizarea jurnalelor pentru nregistrarea cronologic i sistematic a creditului fiecrui cont n coresponden cu conturile debitoare respective. Formularele folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt urmtoarele: - jurnalele multiple care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic proprie conturilor sintetice (n unele cazuri se folosesc i pentru conturile analitice); - situaii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa i Conturi curente la bnci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaz n fiecare lun, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare). Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt: Jurnalul privind operaiile diverse, Jurnal situaie privind operaiile contabile, Jurnal situaie privind operaiile de cas i banc, Jurnal privind decontrile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile i alte ieiri de materiale, Jurnal privind salariile i contribuia la asigurrile sociale, Jurnal privind vnzarea produselor i alte ieiri, Jurnal privind vnzarea mrfurilor i alte ieiri. n categoria situaiilor pentru debitul conturilor menionm: Situaia privind operaiile de cas i banc (care se afl pe versoul jurnalului privind operaiile de cas i banc); Situaia ncasrii-achitrii facturilor; Situaia privind avansurile spre decontare; Situaia privind micarea materialelor i cheltuielilor de transport-aprovizionare. nregistrrile n jurnal i situaii se efectueaz n tot cursul lunii, sau numai la sfrit de lun, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum i pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operaii care nu au la baz documente justificative (operaii de stornare, etc.). Contabilitatea analitic se organizeaz fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitii analitice (fie de cont analitic pentru valori materiale, fia de cont pentru operaii diverse, etc.). Cartea mare se utilizeaz pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se ntocmete la finele lunii n felul urmtor: - rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecrui jurnal; - rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situaii pentru debitul lor, se determin prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intr n coresponden n cadrul jurnalelor. Coninutul informaional al acestui jurnal, care mbrac forma de fie, este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.). n general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemntoare cu cele prezentate la forma de nregistrare contabil maestru ah, cu particularitile menionate anterior. Forma de nregistrare contabil n condiiile utilizrii tehnicii de calcul (informatic) se bazeaz pe adaptarea concepiilor metodologice ale formelor de nregistrare contabil caracterizate anterior, cu deosebirea c toate lucrrile specifice se realizeaz prin utilizarea calculatorului electronic. Instrumentele de lucru sunt, n general, aceleai ca i n cazul formelor de nregistrare contabil abordate anterior, dar cu un coninut informaional specific, adaptat necesitilor de prelucrare automat a datelor. n cadrul acestei forme de nregistrare, n principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabil, stabilit pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, i prin programe specifice de prelucrare se obine Registrul jurnal, pentru evidena cronologic, i registrele cartea mare, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic. n plus, n condiiile acestei forme de nregistrare contabil, apar ca etape distincte, n cadrul tehnicii de lucru urmtoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare i elaborarea modelelor pentru datele informaionale de intrare i situaiile informaionale finale (de ieire). Situaiile finale mpreun cu documentele care au stat la baza prelucrrii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri funcionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informaiilor i obinerea situaiilor de raportare financiar contabil (bilanul contabil). Menionm c n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, nregistrarea contabil sistematic (contabilitatea sintetic i analitic) este la fel de important ca i nregistrarea contabil cronologic, ambele realizndu-se pe baz de registre sub form de "listri informatice". Aceasta nseamn c, la nchiderea exerciiului, Registrul jurnal i registrele Cartea mare, obinute la calculator sub form de "liste", trebuie s fie legate, numerotate, nuruite, parafate, sigilate i vizate nainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilitii nr.82/l991, persoanele fizice i juridice care utilizeaz sistemele de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate. Sistemele de prelucrare automat a datelor trebuie s precizeze tipul de suport pentru pstrarea datelor de intrare (pe hrtie, disc, etc.) care asigur conservarea acestora n condiii de siguran, precum i listele nregistrrilor efectuate n evidena contabil, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri i adugiri ulterioare. Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s aib la baz coninutul unui document scris, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automat organizate trebuie s permit, n orice moment, reconstituirea elementelor i a coninutului conturilor, a listelor i informaiilor supuse verificrii, pornind, fie de la datele de intrare, fie n ordine invers, de la coninutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaii pe baza crora s se poat determina datele de intrare. Fiecare nregistrare, pentru operaia patrimonial care a avut loc n unitate, trebuie s aib la baz elementele de identificare a datelor supuse prelucrrii. n cazul unitilor care prelucreaz n sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentaia de analiz, programare i de utilizare a tehnicii de calcul, n vederea efecturii corespunztoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automat a datelor trebuie s fie organizate astfel nct s permit controlul respectrii reglementrilor n domeniu. Potrivit normelor legale, n condiiile utilizrii acestei forme de nregistrare contabil, unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul tehnicii de calcul poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. NORME METODOLOGICE de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile

A. Norme generale 1. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz). 2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale: denumirea documentului; denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul; numarul documentului si data intocmirii acestuia; mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul); continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz; alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare. 3. n cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social, dupa caz. 4. Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective. 5. n cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, si documentul prin care se face dovada platii, respectiv dispozitia de plata/incasare. 6. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens. Documentele justificative si financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta moneda daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factura). 7. Documentele contabile jurnale, fise etc. , care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ; sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate; conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare; semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz. 8. nscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz. 9. Regimul juridic al documentelor in forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile si chitantele in forma electronica, emise fara indeplinirea conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata, nu au calitatea de document justificativ, in intelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata. 10. n documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

10

11. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului. 12. n cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii. 13. n cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), in relatiile dintre terti si unitatile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli: documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective; documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor; in conditiile in care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoana fizica sau juridica autorizata potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati, republicata, unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la terti, in sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate. 14. n vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente contabile a operatiunilor economicofinanciare consemnate in documentele justificative, potrivit formelor de inregistrare in contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de conturi general aplicabil. nregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada. n cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz. n cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii. Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite in acest scop. nregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.

11

nregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor. 14.1. nregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare se efectueaza, de regula, lunar. 14.2. Prin exceptie de la prevederile pct. 14.1, entitatile care in exercitiul financiar precedent au inregistrat o cifra de afaceri sub echivalentul in lei al sumei de 35.000 euro pot inregistra in contabilitate operatiunile economico-financiare la alte perioade decat lunar, dar nu mai tarziu de data pentru care se intocmesc declaratiile privind impozitul pe profit, respectiv data situatiilor financiare anuale sau a raportarilor contabile stabilite potrivit legii. n acest caz, inregistrarea in contabilitate se efectueaza pe baza documentelor justificative sau a unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si la aceeasi perioada, situatie in care documentele justificative se anexeaza la acesta. n mod similar, inregistrarea in Registrul-jurnal si Cartea mare se efectueaza pentru aceeasi perioada. 14.3. Pentru determinarea plafonului prevazut la pct. 14^2 se utilizeaza cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar precedent. 15. Factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal. Pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fara drept de deducere a taxei pe valoarea adaugata si nu sunt obligate sa intocmeasca facturi, in conformitate cu prevederile Codului fiscal si ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operatiunile economice se inregistreaza in baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz. 16. Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut in prezentele norme metodologice, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru. n situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de intocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza in mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor in aceste conditii. Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare. Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale. 17. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

12

 persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente; fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. n alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz. Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. i in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Documentele prevazute in anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

13

n caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz. Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale: documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate; gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. n cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat; dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. n aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

14