Fişă de documentare

Nota de recepţie şi constatare de diferenţă

Există 2 tipuri de formulare:
- pentru unităţile care practică comerţul cu ridicata (en gros);
- pentru unităţile care practică comerţul cu amănuntul (en detail).

1. Serveşte ca:
- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru încărcarea în gestiune;
- document justificativ pentru înregistrarea în contabilitate.
-
2. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul pe
măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care se constată diferenţe N.R.C.D. se
întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie.
În cazul în care bunurile sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un exemplar pentru
fiecare tranşă, care se anexează la factură.
Datele de pe verso-ul formularului se completează numai atunci când se constată
diferenţe de recepţie.

3. Circulă:
- la gestiune, pentru încărcarea bunurilor economice recepţionate;
- la compartimentul financiar-contabilitate pentru înregistrare şi pentru
reglementarea diferenţelor constatate.
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3),
pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
-
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu:

- denumirea unităţii,
- denumirea, numărul şi data întocmirii formularului;
- numărul facturii;
- numărul curent, denumirea bunurilor recepţionate, U/M, cantitatea conform
documentelor însoţitoare, cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi
valorile;
- numele prenumele şi semnăturile membrilor comisiei de recepţie;
- preţul de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare pentru unităţile cu amănuntul.
 FIŞĂ DE DOCUMENTARE

Avizul de însoţire a mărfii

- formular cu regim special de tipărire, înscriere şi numerotare

- tipărit în blocuri de câte 150 file, formate din 50 de seturi , a câte 3 file în culori
albastru, 2 - roşu, 3 – verde)
a) Serveşte la :

- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului

- document ce stă la baza întocmirii facturii

- document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul ace
în cazul transferului

b) Se întocmeşte: în 3 exemplare de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii

livrării produselor datorită unor condiţii cu totul excepţionale, făcându-se menţiunea ”urmează

c) Circulaţia documentului:

* la furnizor
- exemplarul 1 la delegatul clientului pentru semnătura de primire
- la compartimentul desfacere pentru înregistrarea cantităţilor livrate şi întocmirea factu
* la cumpărător
- exemplarul 1 la compartimentul aprovizionare pentru înregistrarea cantităţilor aproviz
- exemplarul 1 la compartimentul financiar – contabil pentru înregistrarea în contabili
şi analitică a mărfurilor intrate în unitate.
d) Se arhivează :
* la furnizor: - la compartimentul desfacere (exemplarul 2)

- la compartimentul financiar contabil (exemplarul 3), ataşat de factură.

* la cumpărător: - la compartimentul financiar contabil (exemplarul 1) ataşat de exempl.1 al fa

Conţinutul obligatoriu al avizului de însoţire a mărfii este:

• seria şi numărul intern de identificare a formularului;
• data emiterii formularului;
• datele de identificare ale furnizorului (denumirea,adresa,codul unic
înregistrare)
• date de identificare ale cumpărătorului;
• denumirea şi cantitatea bunurilorlivrate;
• date privind expediţia : numele delegatului,buletin-carte de identitate (ser
număr ) ,numărul mijlocului de transport,ora livrării,semnătura delegatului
 FIŞĂ DE DOCUMENTARE
Factura fiscală

1. Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în 3 exemplare(albastru, roşu,verde), la

livrarea produselor, lucrărilor şi serviciilor, de către compartimentul de desfacere, pe baza dispoziţiei de
livrare, a avizului de însoţire a mărfii, sau altor documente.
2.Factura serveşte ca:
 Document pe baza căruia se decontează produsele, lucrările şi serviciile prestate;
 Document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 Document de încărcare în gestiunea primitorului;
 Document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi cumpărătorului;
3.Circulă la :
 compartimentul financiar pentru acordarea vizei de control preventive;
 la persoanele care dispun încasări şi plăţi din contul de la bancă al firmei;
 la compartimentul desfacere în vederea înregistrării în evidenţele operative( exemplarul 2- roşu )
 la compartimentul contabil pentru înregistrarea în contabilitate( exemplarul 3- verde)

4.Se arhivează:
 la compartimentul desfacere exemplarul 2-roşu
 la compartimentul financiar contabil exemplarul 3 – verde
5. Elementele obligatorii pe factură sunt :
- denumirea unităţii; codul de identificare fiscal; nr. de înregistrare la oficiul registrului
comerţului;sediul;judeţul a unităţii care o emite ;
- denumirea unităţii; codul de identificare fiscal; nr. de înregistrare la oficiul registrului
comerţului;sediul;judeţul a unităţii care o primeşte ;
- denumirea, numărul şi data întocmirii;
- denumirea produselor şi serviciilor achiziţionate,unitatea de măsură a acestora şi cantitatea;
- pretul unitar (fără TVA) a produselor şi serviciilor achiziţionate, valoarea fără TVA a a
întregii cantităţi pe fiecare produs sau serviciu în parte şi valoarea TVA a acesteia;
- total valoare fără TVA şi total TVA pentru toate produsele şi serviciile achiziţionate;
- total de plată cu TVA pentru toate produsele şi serviciile achiziţionate;
- semnătura şi ştampila unităţii emitente(furnizorului)
- datele delegatului care face expediţia;
- semnăturile celui care întocmeşte facutura şi a celui care o primeşte în numele clientului.