PROBLEME COTIDIENE DIN ORGANIZATIE

O mare parte din timpul asistent managerului, al conducătorului unei firme, este afectată
rezolvării corespondenţei zilnice. Practic, este imposibil a întreprinde o afacere fără a apela la
hârtii. Desigur, a rezolva corespondenţa nu înseamnă numai a înregistra sau a citi
corespondenţa propriu-zisă, ci şi a da o rezoluţie corespunzătoare, a urmări circuitul acesteia,
înseamnă a redacta diferite tipuri de scrisori etc. Problematica corespondenţei oficiale este
destul de variată, ea cuprinzând probleme cu conţinut economic, juridic, administrativ,
diplomatic etc. De remarcat, conţinutul predominant economic, ca urmare a unei economii
diversificate şi în continuă dezvoltare
Pentru a intra în contact unii cu alţii, oamenii de afaceri au mai multe posibilităţi. Întâlnirea
,,faţă în faţă’’, mai mult decât alte mijloace, permite oamenilor de afaceri să intervină eficient
şi rapid într-o anumită situaţie, să obţină imediat feedbek-ul. Dar, întâlnirea directă devine
mai dificilă, atunci când tranzacţiile sunt tot mai numeroase, când ele impun un ritm mai rapid
şi când se derulează la distanţe mari. Distanţele dintre partenerii de afaceri, problemele care
apar ulterior încheierii tranzacţiilor, fac necesară comunicarea prin intermediul
corespondenţei (clasică sau electronică). Din punct de vedere comercial, scrisorile de afaceri
reprezintă pentru firma respectivă un mod de publicitate directă. De aceea, atât managerii cât
şi angajaţii 9 trebuie să acorde o atenţie sporită nu numai conţinutului, ci şi formei de
prezentare, aspectului estetic al scrisorilor. Din punct de vedere juridic, scrisoarea de afaceri
reprezintă un document important: cu ajutorul ei un comerciant face cunoscut partenerului său
toate elementele unei tranzacţii, inclusiv obligaţiile care nu trebuie ignorate de nicio parte. În
cazul în care între contractanţi apar litigii, scrisoare este admisă ca probă în justiţie. De
asemenea, corespondenţa poate fi pentru asociaţi şi acţionari un important mijloc de control al
evoluţiei instituţiei respective, constituind un element de înregistrări contabile. Legal, orice
comerciant trebuie să păstreze corespondenţa primită şi copii după corespondenţa trimisă.
Este cunoscut faptul că, între oamenii de afaceri (care colaborează de multă vreme), un acord
verbal are aceeaşi valoare ca şi cel scris. Dar, cum orice aranajament verbal poate face
obiectul unor contestaţii, este indicat să se precizeze clauzele înţelegerii şi pe hârtie. De aceea,
orice decizie luată în urma unei întâlniri directe sau prin telefon trebuie confirmată în scris.