Cele mai importante elemente ale negocierii

Introducere în elementele negocierii

Fiecare negociere este compusă din mai multe elemente. Aceste elemente
influențează semnificativ succesul negocierilor, așadar este necesar să le explicăm
pe fiecare în parte, împreună cu locul lor într-o negociere, pentru a avea o privire
de ansamblu asupra procesului de negociere. Elementele negocierii includ:

 participanții la negociere (negociatorii),

 subiectul negocierii (tema discutată),
 mediul (loc, timp),
 modul de negociere (verbal, scris, telefonic),
 background etc.

Acest set de elemente reprezintă o negociere. Pentru o negociere de succes, este

important să luați în considerare cu atenție fiecare dintre aceste elemente. De
exemplu, dacă sunteți în poziția de a selecta persoana cea mai potrivită pentru
negociere, o veți alege întodeauna pe aceea care este cea mai potrivită pentru un
anumit tip de negociere, în ceea ce privește subiectul, circumstanța, tipul de
corespondență etc. De exemplu, dacă unul dintre angajații dvs. are abilități foarte
bune în corespondența scrisă, dar este nesigur în ceea ce privește exprimarea
orală în fața unui public, atunci acea persoană ar trebui utilizată pentru negocierea
scrisă. De asemenea, în ceea ce privește subiectul, ar trebui să avem în vedere
nivelul de expertiză al celor care participă în negociere și cunoștințele lor despre
temele discutate. Când vorbim de mediu, dacă suntem în poziția de a-l influența,
cu siguranță vom încerca să-l adaptăm în funcție de nevoile și confortul nostru.
Forma de negociere, fie ea scrisă, verbală sau telefonică, depinde de mulți factori,
și este important să o alegem pe cea care se portivește cel mai bine ocaziei.
Background-ul negocierii este un factor important, deoarece determină foarte mult
situația curentă. Este important de știut care sunt circumstanțele care au dus la
negociere, istoria cooperării/lipsei de cooperare, alte înțelegeri și interese pe care
le avem în comun cu interlocutorul etc. Fiecare negociere este compusă din mai
multe etape. Aceastea sunt: faza de pregătire, prima întâlnire, negocierea,
încheierea și feedback-ul.

Faza de pregătire

Faza de pregătire este prima și unii susțin că este cea mai importantă etapă dintr-
o negociere. Așa cum îi spune și numele, aceasta este etapa în care negocierile
sunt pregătite. Un bun negociator trebuie să adune înainte de negociere toate
informațiile despre: subiectul negocierii, ceilalți participanți, cooperările anterioare
cu aceștia, obiceiurile lor, hobbyurile, glumele preferate și citate care s-ar putea să
le facă plăcere etc. Cea mai puternică armă a unui negociator sunt argumentele și
faptele care îi pot aduce câștig de cauză în fața interlocutorilor săi, așadar este
necesar să colectați sistematic toate informațiile și să vă luați notițe care mai
târziu vă pot fi de folos. Negociatorii profesioniști rețin toate lucrurile interesante
cu care se întâlnesc, și le utilizează selectiv în scopul negocierii. De asemenea, în
timpul pregătirii, poate fi uneori foarte util să ne consemnăm propriile gânduri,
deoarece s-ar putea să ne fie de folos atunci când nu vom putea să le articulăm în
mod adecvat.

O altă tehnică ce ne poate ajuta să ne pregătim pentru o negociere este așa-

numita analiză SWOT. Aceasta este utilizată pentru planificarea strategică, pentru
alegerea strategiei adecvate și pentru analiza situației. Așadar, se folosește în
etapa de pregătire, atunci când concepem strategia de negociere. SWOT este un
acronim, iar cele patru litere sunt inițialele de la:

S - Strengths → puncte tari

W - Weaknesses → puncte slabe
O - Opportunities → oportunități
T - Threats → amenințări
Analiza SWOT este o metodă calitativă, subiectivă care analizează factorii externi
și interni ce influențează situația în care ne aflăm. Poate fi efectuată în diverse
circumstanțe, dar este o cheie pentru propria noastră înțelegere asupra situației în
care ne aflăm în negociere. Ne ajută să înțelegem care sunt avantajele și punctele
noastre tari și să recunoaștem care sunt dezavantajele și punctele noastre slabe.
Așadar, atâta timp cât suntem onești și privim poziția noastră într-un mod complet
realist, suntem cu un pas mai aproape de obținerea unei negocieri de succes.

Figura 1

După cum puteți vedea în figura 1, analiza SWOT are un anumit format pe care îl
completăm prin analizarea capacităților noastre.

Prima întâlnire

Negocierile încep în momentul în care apăreți pentru prima dată în fața părții
opuse (aspectul dvs., limbajul corpului și vestimentația creează prima impresie).
Prima impresie va crea atmosfera/mediul în care negocierile vor avea loc. Așadar,
această etapă a negocierii va fi analizată în detaliu. În primul rând, pentru a crea o
primă bună impresie, trebuie să profitați la maxim de timpul scurt pe care îl aveți
la dispoziție. Negocierea se bazează pe comunicare, atât prin cuvinte, adică
verbală, cât și prin mișcări, expresii faciale, grimase, limbaj corporal etc. Anumite
studii arată că pentru a face o impresie bună, cuvintele contează într-o proporție
de doar 7%, în timp ce tonul vocii contează 38%, iar limbajul corpului 55%.
Cercetările spun că prima impresie este creată în primele 3 secunde ale primei
întâlniri. În acest timp foarte scurt, aspectul, limbajul corpului, manierele, toate
acestea creează prima impresie despre o persoană. Această primă impresie este
imposibil de revocat; devine un filtru prin care persoana respectivă este evaluată.
Exact din acest motiv, prima impresie este extrem de importantă. Respectarea
bunelor maniere și a comportamentului adecvat în afaceri este de asemenea o
premisă pentru crearea unei impresii bune încă de la început. Bineînțeles, există
nenumărate sfaturi practice despre cum să lași o bună impresie, dar câteva dintre
principiile și regulile de bază pe care trebuie să le aveți în considerare sunt:

 Fiți punctuali (veniți cu câteva minute înainte de întâlnirea programată)

 Îmbrăcați-vă adecvat (în funcție de circumstanță, locul de întâlnire, subiect -
îmbrăcați-vă cu haine corespunzătoare; asigurați-vă că vă simțiți confortabil)
 Introduceți-vă așa cum se cuvine (pronunțați numele, prenumele și poziția
cu o voce clară și inteligibilă; de preferat să aveți o carte de vizită)
 Fiți deschiși și arătați inițiativă pentru o conversație informală (inițiați un
subiect informal, precum vremea, sau ceva pozitiv, subiecte amuzante care
vor încălzi atmosfera)
 Mențineți o atitudine pozitivă și zâmbiți (zâmbiți moderat)
 Dați dovadă de curiozitate și fiți un ascultător activ (privire care denotă
curiozitate și dat afirmativ din cap etc.)
 Păstrați-vă calmul și încrederea de sine (nu deveniți prea emoționali,
păstrați-vă o atitudine profesională)
 Construiți încredere (contact vizual, strângere de mână)
 Pregătiți cuvinte cheie pe care doriți ca interlocutorul să le țină minte chiar și
după întâlnire
Negocierea

Cei mai abili și experimentați negociatori găsesc procesul de negociere ca fiind

foarte istovitor. Există foarte multe motive care pot duce la pierderea controlului
asupra argumentelor și a clarității conceptului pe care l-ați pregătit. De asemenea,
acesta este cel mai riscant moment al procesului de negociere, ceea ce vă poate
duce foarte ușor înspre eșec. Mai întâi, este important să mențineți întodeauna
claritatea conceptului, să știți ce comunicați și de ce, precum și ce vă doriți să
obțineți. Aceasta este probabil cea mai grea parte, deoarece necesită o serie de
lucruri care nu sunt condiționate de anumite abilități înnăscute. Singurul mod de a
întoarce această situație în avantajul dvs. în timpul negocierilor, este să fiți bine-
pregătiți, lucru care va spori automat încrederea de sine. De asemenea, este
important să veniți la întâlnire odihnit. Un alt lucru important este să rămâneți
concentrat pe subiect și să nu vă gândiți la alte lucruri. Din timp în timp, repetați-
vă vouă însivă care este scopul dvs. și cum doriți să îl atingeți. Acest lucru vă va
ajuta să verificați dacă sunteți pe drumul cel bun.

Încheierea

La fel ca orice alt proces, și negocierea are un început, o dezvoltare a acțiunii, un

punct culminant și o încheiere. Negociatorii neexperimentați adesea uită de
această ultimă parte, dar foarte importantă a procesului de negociere. Succesul
unei negocieri depinde foarte mult de cum vă comportați în această fază. Aceasta
este o ocazie să faceți o trecere peste chestiunile care au fost stabilite. Este
important să repetați concluziile principale ale negocierii. Indiferent de cât de
încântat sunteți, păstrați-vă calmul și amabilitatea mulțumind părții opuse pentru
timpul și efortul oferit. Este indicat ca negocierile să se termine întodeauna într-un
ton pozitiv.

Feedback
În funcție de tipul de negociere, s-ar putea ca din partea dvs. să se aștepte
oferirea unui feedback sau dvs. să fiți cel care așteaptă un feedback. Dacă dvs.
sunteți cel care trebuie să ofere un feedback, asigurați-vă că o veți face la timp.
Chiar dacă nu sunteți obligați, trimiteți o scrisoare de politețe scurtă, care să
conțină comentarii cu privire la întâlnire. Aceasta va transmite profesionalismul și
seriozitatea dvs., și va lăsa o bună impresie părții adverse.