Tema 1 Corespondența – metodă de lucru şi comunicare

1.1. Definirea corespondenței oficiale ca metodă de lucru şi de comunicare

1.2. Importanța activității de corespondență la etapa actuală Comunicarea scrisă sau verbală
1.3. Clasificarea corespondenței oficiale

1.1. Definirea corespondenţei oficiale ca metodă de lucru şi de comunicare

Ce înseamnă să fii cu adevărat un om de afaceri în lumea aceasta nouă şi curajoasă a competiţiei, în

care informaţia şi tehnologia ne devorează? Tehnologia este minunată, dezirabilă, necesară şi profitabilă, dar
nu ar trebui ca ea să ne facă mai puţin umani. Viitorul trebuie să fie o lume a politeţii, a atenţiei faţă de
interlocutori.
În acest context, importanţa ce revine comunicării scrise (mai ales corespondenței de afaceri) este
clară. La ce folosesc cele mai frumoase eforturi ale întreprinderii pentru a apărea într-o lumină pozitivă în
ochii partenerilor de afaceri şi ai publicului, dacă acestea sunt anulate de o slabă prestație în domeniul
corespondenței? Altfel spus, comunicarea scrisă (activitatea de corespondenţă) a unei întreprinderi pretinde
ca, prin încadrarea sa în filozofia unităţii, să-i ofere o imagine unitară în exterior, să-i reflecte personalitatea
ca stil şi ton.
Fiecare persoană cu funcţie administrativă – director, şef de serviciu, agent economic - tinde să
creeze un mediu care să permită angajaţilor să înveţe din propria lor experienţă sau de la clienţi, furnizori şi
parteneri de afaceri. Unul dintre cele mai bune mijloace care permit însuşirea experienţei este comunicarea
scrisă, din care face parte şi corespondenţa oficială.
Noţiunea de corespondenţă semnifică schimbul de scrisori între două persoane fizice sau juridice.
Corespondenţa oficială include scrisorile şi actele care servesc ca mijloc de legătură şi schimb de
informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi cele juridice. Corespondenţa oficială soluţionează
probleme cu conţinut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., în fiecare dintre ele prevalând
caracterul economic al conţinutului, ca rezultat firesc al unei economii în continuă dezvoltare.
Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenţii economici, cu scopul de
promovare a schimbărilor sau a noutăţilor economice.
Ca disciplină de studiu, corespondenţa are drept scop însuşirea de către cei care îşi desfăşoară
(sau îşi vor desfăşura) activitatea în administraţia publică sau în unităţile economice a principiilor, a
regulilor gramaticale şi stilistice, a metodelor şi formelor, pe a căror bază se redactează, se prezintă şi se
folosesc scrisorile şi actele oficiale.
Obiectivele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, în acelaşi timp, ele trebuie să fie întotdeauna clare,
ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat de autor. Spre exemplu:
- inițierea relațiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
- stabilirea relaţiilor acestora în scopul rezolvării problemelor ce ţin de interesele proprii;
- modificarea sau încetarea relaţiilor din anumite motive.
În funcţie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare, care indică ce se solicită unui
partener concret, spre exemplu:
· a informa sau a afla ceva;
· a motiva sau a influenţa (manipula);
· a fi de acord sau a respinge ceva;
· a explica sau a rectifica ceva;
· a admonesta sau a reclama pe cineva;
· a cere scuze/a exprima regrete faţă de o situaţie;
· a solicita sau a oferi ceva;
· a face comandă, a cumpăra sau a apela la ceva;
· a obţine un câştig cât mai mare sau a plăti puţin;
· a face o invitaţie;
· a accepta sau a refuza ceva;
· a mulţumi cuiva pentru ceva;
· a felicita sau a exprima condoleanţe cuiva.
Necesitatea elaborării unei corespondenţe moderne nu este nouă – ea datează de la apariţia preocupărilor
teoretice privitoare la ea. Aşa cum se schimbă în decursul anilor concepţiile (de exemplu, cele privitoare la
clienţi), reprezentările valorice, gusturile sau moda, tot aşa şi corespondenţa trebuie să se adapteze condiţiilor
prezente.
Cele mai importante cerinţe faţă de corespondenţa actuală sunt cele ce urmează:
1
· să fie elaborată la costuri avantajoase;
· să aibă obiective, scopuri reale, bine definite;
· să fie adresată unor destinatari concreţi;
· să fie eficientă;
· să aibă impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoţii;
· să fie prezentată conform rigorilor;
· să se conformeze identității şi imaginii firmei;
· să aibă un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenței.

1.2. Importanța activității de corespondență la etapa actuală Comunicarea scrisă sau verbală

În secolul dezvoltării minunilor electronice, odată cu apariţia unor mijloace de informare moderne,
prin care se comunică mai repede ca fulgerul, cum sunt modemurile de computer, faxurile, telefoanele
mobile, ne-am putea întreba: cât de curând şi în ce măsură informaţiile scrise şi, în special, corespondenţa de
afaceri – vor fi înlocuite de alte mijloace de comunicare, pierzând astfel mereu din importanţă? Căci
„De ce să scrii (pe hârtie) ceea ce poţi spune mult mai repede prin telefon sau prin intermediul ecranului
computerului?”
Există mai multe argumente pentru a confirma faptul că şi astăzi, şi în viitorul apropiat,
corespondenţa oficială, în pofida existenţei telefonului, a faxului şi a cutiei poştale electronice, continuă să
fie la fel de viabilă ca şi acum douăzeci, treizeci sau cincizeci de ani. Pentru că, într-un anume fel, vechile
ziceri: „Vorba zboară”, iar „Faptele cântăresc mai mult decât vorbele” se vor aplica mereu. Atunci când
cineva, de exemplu, comite o eroare, ca să facă un mic gest de amabilitate, o scuză verbală este, desigur,
obligatorie. Dar mijlocul prin care poţi arăta că eşti cu adevărat recunoscător rămâne cuvântul scris. Când
expediezi o scrisoare ocazională, cum ar fi o notă de mulţumire sau o felicitare, acţiunea ta denotă, într-un
fel, sinceritatea ta.
Aceste amabilităţi mai demonstrează, de asemenea, că ai simţul afacerilor şi că ştii cum să-ţi atingi
scopul. În acest context, avantajele corespondenţei sunt:
 scrisorile de afaceri oferă posibilitatea redactanţilor de a medita asupra conținutului, de a selecta
mijloacele de limbă, de a formula şi a structura corect gândurile, evitându-se, astfel, reacţiile
pripite ale interlocutorilor, care pot deveni prejudicioase;
 scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenţii care nu dispun de suficient timp pentru
întrevederi;
 scrisorile originale, semnate de către emitent, au o putere de convingere mai mare decât convenţiile
verbale sau decât textele scrise, transmise electronic;
 scrisoarea originală îndeplineşte un rol nu numai economic, ci şi juridic, constituind elemente de
înregistrare contabilă sau servind ca probă în justiţie;
 scrisorile sunt cel mai confidenţial mijloc de transmitere a informaţiei;
 pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare şi documentare (de
exemplu, pentru majoritatea clienţilor particulari), fiindcă nu au alte posibilităţi de recepţie, în
afara cutiilor poştale şi, eventual, a faxului.
În plus, corespondenţa evită deplasarea, economisindu-se timp şi mijloace băneşti. Importanţa activităţii
de corespondenţă este incontestabilă şi prin faptul că reprezintă o bogată sursă de documentare, formând un
fond de arhivă, oglindind stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din
diferite domenii de activitate.
Bineînţeles, se poate evita corespondenţa inutilă, în special în cazul unor probleme care pot fi rezolvate
prin contact personal sau telefonic. Majoritatea problemelor sau unele dintre ele necesită neapărat, ulterior, o
documentare corespunzătoare obiectului pus în discuţie, pentru a servi şi ca dovadă, în caz de soluţionare a
dezacordurilor apărute, în unele situaţii, între corespondenţi şi/sau ca o confirmare în scris a evoluţiei
afacerilor. Scrisoarea care tratează probleme economice va avea o importanţă
determinantă în soluţionarea lor.
Scrisoarea reprezintă întreprinderea însăşi în faţa corespondenţilor: aspectul scrisorii, valoarea,
prezentarea argumentelor şi stilul trebuie să contribuie la influenţarea favorabilă a destinatarului.

1.3. Clasificarea corespondenței oficiale

Corespondența oficială se poate clasifica după mai multe criterii:
a) după criteriul de circumscriere
- corespondența internă (între compartimente sau responsabili ai aceleași organizații)
2
- corespondența externă (către sau de la o instituție spre mediul exterior - altă instituție sau persoană.)