UNIVERSITATEA BUCURETI

FACULTATEA DE LITERE

Scrisoarea ca mijloc de
comunicare

Student: Olteanu Diana Maria

Disciplin: Corespondena administrativ i de afaceri
Master: Managementul informaiei i al documentelor
Anul I sem. II

BUCURETI 2016

Scrisoarea ca mijloc de comunicare

1.1 Introducere
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau
mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.

Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre

persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor
relaii ntre ele.

ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris
prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de

ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de
intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent;

actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie
expres a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete

scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de
semntur;

Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut

economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri,
problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin
intermediul corespondenei oficiale.

De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare

a unei economii diversificate i n continu dezvoltare.

Importana activitii de coresponden const n faptul c:

~2~
 este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite
probleme n comun;

ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;

constituie un element de nregistrri contabile;

servete ca prob n justiie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui

ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii
ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.

devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din
domenii diferite de activitate.

1.2 Clasificarea corespondenei

Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:

a) dup criteriul de circumscriere:

corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai

organizaii);

corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt

instituie sau persoan) ;

b) dup domeniul de activitate:

corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de

chemare n judecat etc.);

corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,

decizia, ordinul, dispoziia);

corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena

tehnica a departamentelor de protocol etc.);

corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic,

avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);

~3~
 corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)

c) dup scopul ei:

corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);

corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);

corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)

corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);

corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);

corespondena nsoitoare de acte;

d) dup criteriul accesibilitii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n

sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele

materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)

e) dup iniiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniial;

de rspuns ;

de revenire;

f) dup criteriul suportului:

corespondena clasic scrisoarea;

corespondena telegrafic telegrama, telexul;

corespondena electronic e-mail-ul;

g) dup modul de ntocmire:

documente tipizate ;

~4~
 documente netipizate;

h) dup natura i destinaia exemplarelor:

originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr.

de nregistrare;

copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii

originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat
i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;

copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :

copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea

originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz
originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate.
Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ;

copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a

coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele
legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;

fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.

1.3 Cerine actuale fa de corespondena oficial

Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel
de stricte: tot ceea ce este scris rmne.

~5~
 Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:

1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce

fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul
la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o
facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este
eficient i c ne respect.

2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt

adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i
costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de
toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai
puin costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama
de urmtoarele aspecte.

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri

fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i

implicit revenirile.

3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori
poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm;

~6~
 4) Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.

5) Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi

furnizate de firma respectiv;

Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui

parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la
reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea
destinatarului, de exemplu:

reclama strident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.

6) Corectitudinea i aspectul plcut:

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de

ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima
impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc
scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.

7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi

astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal
motivare i nu manipulare).

8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv

sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
~7~
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin
intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii
rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie,
mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ
poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v
satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul
pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne
pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)

Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.

De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea
pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.

1.4 Elaborarea mesajului scris

Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.

Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o

expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc
unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem
face personal.

~8~
 Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i
conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine
sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model
copiile altor scrisori trimise.

Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct

i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i
rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a
telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.

In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,

majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus,
chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a
corespondenei n forma sa clasic.

Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.

Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;

informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.

3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;

4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.

~9~
 n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).

5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe
ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile
gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.

6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi

formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).

Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

Webgrafie:

~ 10 ~
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/8-4.htm

~ 11 ~