Comunicarea scrisă

Elementele mesajului scris

După cum am văzut mai înainte, comunicarea între partenerii de afaceri (şi
nu numai) are un rol important pentru a stabilii relaţii de durată.
De multe ori în comunicarea verbală şi cea nonverbală mesajul nu este înţeles cu
claritate datorită unor factori perturbatori ( Bariere ale comunicării).
De aceea, aceste forme de comunicare se completează cu comunicarea scrisă.
Comunicarea scrisă este folosită atunci când nu este posibilă comunicarea orală, când nu
există alt mijloc de comunicare, când comunicarea scrisă este mai avantajoasă în comparaţie cu
celelalte mijloace de comunicare şi, îndeosebi, întotdeauna este necesară existenţa unei forme
scrise.
Acest tip de comunicare presupune mai mult timp pentru realizare, nu primeşte un
feedback imediat, dar poate fi analizată cu atenţie şi mesajul poate fi păstrat mai mult timp.
Comunicarea scrisă are ca scop transmiterea unui mesaj prin care să – l determinăm pe
receptor să acţioneze şi să-l poziţioneze cu simpatie faţă de emiţător.
Prin comunicare scrisă se înţelege: scrisoare, conţinutul unei scrisori, schimb de scrisori
între două sau mai multe persoane, raport sau legătură între fapte, lucruri fenomene şi situaţii.
Este procesul de comunicare între oameni prin scrisori, înştiinţări sau comunicări scrise. Prin
comunicarea scrisă se mai înţelege totalitatea comunicărilor scrise care intervin în activitatea
unei persoane juridice cu privire la relaţiile şi interesele ei.
Comunicarea făcută în scris de către o persoană fizică sau juridică reprezintă un act de
corespondenţă. În cazurile concrete, însă, actele de corespondenţă au denumiri diferite:
ofertă,adresă, întâmpinare, cerere, telegramă, proces- verbal, afiş comercial etc.
Corespondenţa respectă un anumit protocol şi presupune, atât pentru emiţător cât şi
pentru receptor, cunoaşterea şi respectarea unor reguli, presupune confidenţialitate .
 Pentru persoanele fizice, comunicarea scrisă constituie o activitate ocazională. Pentru
organele de stat, instituţii, firme şi celelalte organizaţii, comunicarea scrisă constituie o activitate
continuă, o metodă de lucru, o modalitate de rezolvare a multor probleme.
Obiectul comunicării îl formează: păstrarea relaţiilor existente şi convenabile dintre
oameni, dintre organizaţiile lor, dintre ei şi acestea, iniţierea, stabilirea şi desfăşurarea unor
relaţii noi,modificarea şi stingerea relaţiilor vechi, schimbul de ştiri, gânduri, informaţii, păreri şi
idei care prezintă interes pentru relaţiile lor, precizarea anumitor situaţii şi poziţii privind
interesele reciproce, clarificarea şi aplanarea eventualelor neînţelegeri care se pot ivi în cadrul
relaţiilor şi intereselor comune, rezolvarea diferitelor probleme pe care le ridică desfăşurarea
practică a raporturilor sociale care îi leagă.
Pentru ca mesajul scris să fie eficient, trebuie să fie foarte bine gândit, să fie adecvat
transmiterii emiţător – receptor, să fie corect şi uşor de înţeles.
Caracteristicile mesajului scris :
1. Are anumite restricţii de utilizare pentru a răspunde intereselor celor care au solicitat
sau cărora le este transmisă informaţia.
2. Trebuie să fie conceput cât mai clar ( explicit ).
3. Presupune un control exigent asupra informaţiilor, evenimentelor şi argumentelor
folosite.
4. Poate fi exprimat sub diferite forme.
5. Este judecat şi analizat după fondul şi forma textului.
În cazul comunicării scrise, informaţia circulă între emiţător şi receptor constituind fluxul
informaţional. Circulaţia informaţiei se desfăşoară şi în sens invers, realizându-se feedback-ul
pentru obţinerea unui răspuns.
Canalele specifice circulaţiei sunt : poştă, telefon, email, fax etc. Este foarte important canalul
ales pentru transmiterea informaţiei ; în caz contrar pot apărea acele bariere de comunicare în
receptarea informaţiei şi nu poate răspunde intereselor celor care au solicitat sau cărora le este
transmisă informaţia.
După prelucrarea informaţiei, aceasta este transmisă persoanelor care se ocupă de anumite
probleme, care păstrează informaţia, sau o transmit pentru prelucrare la nivel intern , sau pot da
un răspuns corespunzător ( la nivel extern ).
Paşii în comunicarea scrisă sunt:
 - faza de pregătire (stabilirea obiectivului, a rolului şi a audienţei, a punctelor cheie pe care
dorim să le reţină audienţa;
- faza de redactare ( în primul rând, ideile principale sunt dezvoltate urmărind o serie de
indicatori precum: claritate, credibilitate,şi concizie
Comunicarea grafică
Comunicarea grafică urmăreşte ordonarea şi prezentarea unui ansamblu de date referitoare la o
anumită problemă într-o manieră sintetică, uşor de perceput. Nu întotdeauna este indicat să
apelăm la comunicare grafică dar utilizarea ei îmbunătăţeşte comunicarea şi trezeşte interesul şi
atenţia receptorului. Imaginile folosite trebuie să fie relevante, clare şi în concordanţă cu
conţinutul mesajului.
Comunicarea grafică este utilizată ca element auxiliar:
- pentru a scoate în evidenţă anumite aspecte;
- pentru a pune în evidenţă anumite corelaţii;
- pentru a oferi o cantitate mai mare de informaţii;
- pentru a facilita înţelegerea mesajului;
- pentru a evita ambiguităţile.
Comunicarea grafică solicită spiritul de observare şi informare făcând apel la capacitatea de
gândire concretă şi abstractă. Grafica trebuie să cuprindă toate datele necesare unei informări
corecte indicate prin simboluri, legende, cuvinte, cifre şi să fie expresivă şi estetică.
Este recomandabil să se apeleze la comunicare vizuală numai atunci când este nevoie şi în
acest caz să fie pe înţelesul auditoriului, însoţind-o cu un comentariu adecvat.
Redactarea unui mesaj scris
Cele mai multe mesaje utilizate în comunicarea a unei organizaţii sunt transmise în formă scrisă
( în jur de 90% ). De aceea se impune ca un mesaj să fie lizibil.
Pentru măsurarea unui mesaj scris este recomandată metoda Flesch, care constă în calculul
lungimii medii a propoziţiei şi al numărului mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte.
În genera, pentru textele normale care trebuie citite şi înţelese de circa 83% dintre oameni,
media lungimii propoziţiei trebuie să fie de 15 – 17 cuvinte, cu 147 de silabe la 100 de cuvinte.
Pentru redactarea unui mesaj scris se impun anumite cerinţe :
a) Stabilirea clară a obiectivelor documentelor
b) Structurarea cât mai bună a ideilor:
 - stabilirea ideilor de bază (principale );
- ordonarea ideilor în funcţie de scop şi obiective;
c) Mesajul să fie cât mai concis şi formulat în termeni pe care receptorul să-i înţeleagă şi
să-i aprecieze . În acest sens , prin fiecare propoziţie sau frază trebuie asigurată eficienţa
mesajului scris;
d) În cadrul mesajului scris trebuie respectat modul de adresare şi redactare specifice
cadrului organizaţional;
e) Redactarea mesajului scris presupune :
- amplasarea corespunzătoare a textului pe coala de hârtie;
- păstrarea unei margini de 2,5 – 3 cm, în partea stângă a colii de hârtie;
- alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie ( câ mai uniform posibil şi
păstrând un spaţiu de circa 1 cm)
- dispunerea textului în paragrafe ( amplasate corespunzător;
- o cerinţă de bază, pentru majoritatea locurilor de muncă, privind conceperea unui mesaj
scris este folosirea corectă a gramaticii. Trebuie respectate formele gramaticale ale limbii
române.
Sunt domenii în care se folosesc anumite particularităţi.
Exemplu:
Pentru redactarea unui mesaj scris oficial stabilim anumite caracteristici:
- la persoana I se foloseşte pluralul în loc de singular ( “ vă transmitem ... “; suntem
încântaţi de oferta dumneavoastră” etc. );
- folosim pronumele personal de politeţe la persoana a II-a ( dumneavoastră ) – “
Dumneavoastră v-aţi exprimat ...”;
- în unele situaţii se va folosi timpul prezent în loc de viitor ( “ oferta dumneavoastră se
discută “ în loc de “ oferta dumneavoastră se va discuta “);
- se evită imperativul şi expresiile imperative;
- este indicat să se folosească expresia de forma “ produsele s-au expus...” în loc de “
produsele au fost expuse...”.
Raportul formal
O formă a comunicării scrise este corespondenţa, care reprezintă schimbul de mesaje scrise
( scrisori ) efectuate în procesul de comunicare.
Clasificarea documentelor utilizate în afaceri
Documentele reprezintă un act scris în care se consemnează fapte, fenomene sau decizii.
Rolul documentelor se manifestă pe mai multe planuri,în funcţie de conţinutul şi destinaţia lor.
Principalele funcţii ale documentelor sunt:
de consemnare în litere şi cifre , consemnare cantitativă şi valorică;
- funcţia juridică, conferită de caracterul de acte justificative;
- funcţia de calculaţie, atunci când se calculează veniturile şi cheltuielile;
- funcţia de control economic şi financiar, actele servind la verificarea activităţilor
desfăşurate.
Pentru a îndeplinii funcţiile documentelor menţionate mai sus, acestea trebuie să ţină cont de :
- calitatea documentelor;
- operativitatea întocmirii lor;
- viteza cu care circulă de la locul întocmirii şi până la locul înregistrării şi valorificării lor.
Pentru a se folosi documentul adecvat fiecărei operaţiuni, trebuie să se ţină seama de o anumită
clasificare a documentelor şi anume:
1. După natura operaţiilor la care se referă, documentele pot fi:
a) Documente privind activitatea financiar financiar – contabilă: documente privind
salariile, rezultatele financiare etc;
b) Documente privind alte activităţi: documente privind activitatea de cercetare, investiţii,
programarea şi urmărirea producţiei etc.
2.După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se împart în:
a) Documente de dispoziţie, prin care se transmite ordinul de a executa o anumită operaţie
economică, precum: dispoziţia de plată, dispoziţia de livrare, ordinul de plată, comanda;
b) Documente justificative, care cuprind date cu privire la executarea operaţiilor
economice: factura, chitanţa, bonul de consum etc;
c) Documente mixte, care reunesc trăsături ale documentelor de dispoziţie cu ale celor
justificative, cuprinzând date privind dispoziţia de executare a operaţiei, dar şi dovada
înfăptuirii ei: cererea de dispoziţie de plată, statul de plată al salariului.
3.După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:
a) Documente interne, întocmite în cadrul întreprinderii şi circulă fie numai în interiorul
acesteia
(bonul de consum, statele de plată a salariilor ), fie către exterior ( dispoziţiile de plată,
facturile );
b) Documente externe,întocmite de alte persoane fizice şi juridice cu care se află în raporturi
contractuale ( factura furnizorului, extrasul de cont )
4. După modul de întocmire şi conţinut, documentele pot fi:
a) Documente primare, acestea cuprind operaţiile economico – financiare în momentul şi la
locul producerii lor: bonul de consum, factura, chitanţa.
b) Documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare cu scopul de a
grupa operaţiile de acelaşi fel, dintr-o anumită perioadă.
5. După forma de prezentare, se disting următoarele tipuri de documente:
a) Documente tipizate, acestea conţinând un text o formă prestabilită( formulare tip ) şi sunt
obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională;
b) Documente netipizate, sunt specifice unor ramuri de activitate sau unor instituţii şi se
întocmesc pe formulare specifice sau pe hârtie simplă.
6. După regimul de tipărire, documentele pot fi:
a) Documente întocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tipărire,
numerotare, gestionare. Delegaţia, factura de expediţie.
b) Documente obişnuite ( fără regim special ) sunt acelea care au un regim intern de circulaţie
(specific fiecărei firme ).
7. După suportul care depozitează informaţia, se disting următoarele tipuri de documente:
a) Documente pe suport de hârtie.
b) Documente pe suporturi optico – magnetice ( hard – disc, dischete, CD, DVD, memorie
flash)
8. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele pot fi:
a) Documente singulare – cuprind date legate de o singură operaţie economică;
b) Documente cu operaţii multiple – cuprind date legate de mai multe operaţii economice de
acelaşi fel.
9. După modul în care sunt întocmite, se deosebesc:
a) Documente întocmite manual;
b) Documente întocmite cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne ( maşini de scris, calculatoare
)
Întocmirea şi conţinutul documentelor
Documentele pot varia atât din punct de vedere al mărimii, formatului şi conţinutului, cât şi din
punctul de vedere al modului de întocmire şi al mijloacelor utilizate pentru prelucrarea datelor
cuprinse în documente. Documentele pot fi completate fie manual fie cu mijloace tehnice
moderne. Întocmirea manuală a documentelor se poate realiza cu cerneală, cu pastă sau creion
chimic, însa prezinta câteva dezavantaje: necesită un volum mare de muncă, nu asigură calitate
superioară şi pot apare greşeli care sunt mai greu de rectificat. În schimb, întocmirea
documentelor cu mijloace tehnice elimină aceste dezavantaje, dar impune anumite limite cu
privire la mărimea, conţinutul şi formatul documentelor.
Dacă se strecoară greşeli în întocmirea documentelor, acestea pot fi corectate, dar numai cu
respectarea anumitor reguli: nu se admit ştersături, răzuituri, etc.; rectificarea greşelilor se face
prin tăierea cu o linie a textului sau a sumei greşite , în aşa fel încât să se poată citi ceea ce a fost
greşit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corectă, făcându-se menţiune pe documentul
rectificat asupra acestui fapt, care se confirmă prin semnăturile aceloraşi persoane care au semnat
iniţial documentul. Nu se admit corecturi în documentele de casă şi de bancă, acestea anulându-
se prin tăierea cu o linie pe diagonală pe care se scrie cuvântul ,,ANULAT", păstrându-se în
continuare în exemplarele sale respective, fără a se detaşa şi se întocmesc apoi documentele
corecte.
În ceea ce priveşte conţinutul documentelor, acesta diferă în funcţie de caracterul operaţiilor
consemnate, unele putând avea un caracter comun, iar altele un caracter specific.
Caracterele comune se referă la: denumirea documentului, denumirea firmei emitente, adresa
sau compartimentul care a întocmit documentul; numărul şi data întocmirii documentului, datele
cantitative sau valorice, semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiei consemnate
în document etc.
Caracterele specifice asigură detalierea operaţiei consemnate şi diferă de la o categorie de
documente la alta.
Verificarea şi prelucrarea documentelor
Documentele îndeplinesc un anumit circuit, care reprezintă drumul pe care îl parcurg din
momentul emiterii sau intrării în firmă şi până la operaţia de arhivare. Necesitatea circulaţiei
documentelor este determinată de faptul că date din acelaşi document sunt necesare mai multor
compartimente şi persoane din organizaţie şi nu se poate asigura câte un exemplar pentru fiecare
utilizator. Circulaţia documentelor trebuie să se desfăşoare într-o ordine bine stabilită, nefiind
permisă reţinerea documentelor in mod nejustificat de către un compartiment sau altul.
Pentru a asigura exactitatea datelor cuprinse în documente, acestea trebuie să fie supuse unei
verificări minuţioase, care are ca scop să descopere eventualele erori, acţiunile ilegale sau
incorecte.
Astfel, procesul de verificare a documentelor se face sub trei aspecte si anume:
- Verificarea sub aspectul formei - se controlează dacă documentul a fost întocmit pe
formulare corespunzătoare, dacă sunt completate toate rubricile, dacă sunt semnate şi dacă nu au
avut loc ştersături sau corecturi fără a fi certificate.
- Verificarea aritmetica (cifrica) - se controlează dacă s-au preluat corect datele cifrice din
documente şi dacă s-au efectuat corect calculele.
- Verificarea de fond constă în controlul realităţii (se verifică daca operaţia economică s-a
efectuat la data, locul şi condiţiile prevăzute în document), necesităţii (aprecierea dacă operaţia
înscrisă în document este utilă activităţii organizaţiei), oportunităţii (se urmăreşte dacă momentul
ales şi locul stabilit pentru executarea unei operaţii economice sunt eficiente pentru firmă),
legalităţii (se apreciază prin raportarea ei la actele normative care reglementează genul respectiv
de operaţii;
După rezolvarea completă şi definitivă a documentelor, o ultimă fază a circuitului
documentelor o constituie clasarea lor la dosar. Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor
într-o anumită ordine, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor de găsit
în vederea obţinerii informaţiilor necesare.
Clasificarea documentelor în dosare se poate face după mai multe criterii, şi anume:
- criteriul cronologic: se grupează documentele în ordinea întocmirii lor;
- criteriul alfabetic: impune clasarea în acelaşi dosar a documentelor ţinând seama de denumirea
unităţii la care se referă documentele;
- criteriul geografic: documentele se grupează după adresa sediului firmei corespondente;
- după obiect sau pe grupe de operaţii: se grupează documentele pe categorii de probleme.
Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora ăi presupune două aspecte:
păstrarea curentă şi păstrarea de durată. Păstrarea curentă a documentelor se află în relaţie cu
arhivarea curentă, iar păstrarea de durată cu arhivarea generala in cadrul unităţii sau la arhivele
statului. În cadrul arhivei, documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul acestora,
cronologic.
Deoarece în ultimii ani s-au dezvoltat foarte mult sistemele de prelucrare electronică a datelor,
a început să se practice şi arhivarea informaţiilor pe suporturi magnetice ca: dischete, CD-uri,
DVD-uri, memorie flash.
Documente folosite în comunicarea scrisă şi caracterizarea lor
În activitatea zilnică dintr-o firmă se lucrează cu mai multe tipuri de documente oficiale;.În
continuare vom vedea care sunt acestea pentru a şti ce să folosim atunci când va fi cazul , prin ce
se caracterizează şi cum pot fi optimizate pentru a eficientiza comunicarea scrisă în cadrul
organizaţiei.
1.Procesul verbal - este un document oficial prin care se consemnează cu exactitate fapte,
acţiuni, discuţii şi hotărâri ale unei adunări constituite şi poate cuprinde soluţii sau măsuri..
Există mai multe tipuri de procese-verbale în funcţie de conţinutul activităţii pe care o relatează:
 Proces verbal de constatare ;
 Proces verbal de predare-primire a unei gestiuni;
 Proces verbal de consemnare a unei şedinţe;
 Proces verbal de recepţie;
 Proces verbal de casare;
 Proces verbal de compensare etc.
Ţinând cont de această clasificare, procesul-verbal poate avea formă şi conţinut diferit.
a) Proces verbal de constatare – se întocmeşte pe foi tipizate, de una sau mai multe persoane
împuternicite de un organ de stat, inspectorate şi inspecţii din cadrul organelor centrale sau
locale de specialitate din administraţia publică. În baza unui proces ve4rbal de constatare se
pot aplica sancţiuni administrative. Procesul-verbal de constatare încheiat pe formular tipizat
are următoarea structură:
- antetul instituţiei sau firmei:
- titlul şi obiectul procesului-verbal;
- numărul de ordine şi data;
- numele şi calitatea persoanei sau persoanelor care au făcut constatarea, cu indicarea
actului de împuternicire respectiv;
 - consemnarea detaliată a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se întemeiază
( constatări personale, declaraţii, documente etc. )
- menţionarea numărului de exemplare în care a fost întocmit şi destinaţia fiecărui
exemplar;
- semnăturile persoanelor care l-au întocmit.
Exemplu de proces verbal de constatare:
- Model -
Nr. ............ din .............

PROCES - VERBAL DE CONSTATARE

Subsemnaţii (nume si prenume) ............................................................................. din cadrul

(instituţia) ................................................................
si.............................................................................. din cadrul
(instituţia)..................................................................., in baza (temeiul
legal)...................................... si împuterniciţi prin (act administrativ
nr.) .......................................................am constatat ca asiguratul (nume si
prenume) ........................................................................, domiciliat in..................................
............................................................................................................................................................
......
....., posesor al ............ seria ............ nr ....................., CNP .............................................., a fost /
nu a fost prezent in ziua de .................., ora ..............., la adresa indicata in declaraţia data la data
de
......................, odată cu eliberarea certificatului de concediu medical seria ....................
nr. ................

Prezentul proces-verbal de constatare a fost întocmit in doua exemplare, din care unul rămâne
la
.......................................................................... si unul la .......................................................
Prezentul proces verbal poate fi contestat in termen de 30 de zile de la data comunicării, la sediul
plătitorului de indemnizaţie.

Menţiuni speciale - consimţământul expres al persoanei care foloseşte locuinţa sau locul
împrejmuit..........................................................................................................................................
.
.................................................................................................................................................

Întocmit (nume, prenume, semnătura): Asigurat (nume, prenume, semnătura):

1. ___________________________
2. ___________________________

b) Proces verbal de predare-primire a unei gestiuni – se întocmeşte în urma transmiterii

obligaţiilor şi drepturilor privind gestiunea , de la cel care predă la cel care o
primeşte..Structura unui proces verbal de predare-primire a unei gestiuni cuprinde în mod
obligatoriu: unitatea în cadrul căreia are loc predarea-primirea, titlul “ Proces-verbal de
predare-primire”, urmat de “ încheiat astăzi...”( se trece data completă ), “ pentru predarea
gestiunii...”( obiectul predării ), temeiul în baza căruia se face operaţiunea ( ordin, decizie );
dacă predarea se face cu caracter temporar sau definitiv; numele şi calitatea persoanelor care
participă la operaţiunea de predare-primire; lista completă ( în procesul verbal sau în anexă )
a bunurilor ce fac obiectul predării-primirii ( în procesul-verbal se va menţiona anexa);
semnăturile precedate de cuvintele “ am predat”, “ am primit”, “am asistat”
Exemplu de proces-verbal de predare-primire
Proces verbal de predare primire
                        
Încheiat astăzi, ___/___/______,
intre:
 Societatea comercială / persoana fizică _______________________________ , cu sediul in
______________________________, str. ____________ , nr. ____________. , înregistrată la
Registrul Comerţului sub nr. ____________ , CIF _________________ .reprezentată de:
___________________________________
Numit(ă) in continuare Vânzător:
 
si:
 
Societatea comercială / persoana fizică ___________________________ , având CIF/CNP 
__________________ adresa ________________________________
numit in continuare Cumpărător
 
Vânzătorul a preluat gratuit de la Cumpărător următoarele echipamente :
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________
 
Predarea acestor echipamente s-a făcut pe baza cumpărării de către Cumpărător de la Vânzător a
următoarelor produse cu seriile :
 
Nr. crt. Denumire Produs Serie
     
     
 
Am primit;                                                           Am predat
__________________                                    _____________________

c)Proces verbal de consemnare a unei şedinţe se întocmeşte de către secretarii organelor

respective sau de alte persoane însărcinate cu redactarea acestuia. Principalele elemente pe
care trebuie să le cuprindă acest tip de proces –verbal sunt: antetul documentului ( numele
firmei, societăţii); denumirea documentului,; subiectul „ al şedinţei…”; data; menţiuni
prealabile ( cine a deschis şedinţa, componenţa, număr de membrii prezenţi, număr de
 membrii absenţi, invitaţi ); subiectul şedinţei; ordinea de zi; consemnarea pe scurt a luărilor
de cuvânt şi concluziile pe puncte din ordinea de zi ( hotărârile luate ); semnături.
Procesele verbale de şedinţă se înscriu într-un registru special şi se numerotează în ordinea
întocmirii lor
2 3. Scrisoarea de afaceri - în lumea afacerilor, scrisoarea este încă unul din cele mai eficiente
moduri de transmitere a informaţiei.
O scrisoare de afaceri trebuie întocmita cu multă grijă, respectându-se anumite reguli:
- redactare îngrijită şi estetică;
- limbaj simplu, fără a exagera în acest sens;
- stilul energic pentru a sugera siguranţă şi încredere în sine;
- evitarea amănuntelor neimportante;
- evitarea promisiunilor ce nu pot fi respectate;
- evitarea unor critici nefondate.
4.Referatul - este documentul scris în care sunt prezentate aspecte concrete, date şi aprecieri în
legătură cu o anumită problemă, precum şi propuneri de modificare a situaţiei existente.
Structura sa este compusă din:
- prezentarea succintă a problemei abordate;
- concluzii şi propuneri;
- semnătura.
5.Raportul - cuprinde o relatare a unei activităţi (personale sau de grup). Se face din oficiu sau
la cererea unui organ ierarhic. Se bazează pe cercetări amănunţite, schimburi de experienţă,
documentări, să conţină diagrame, grafice, ilustraţii în anexe. Întocmirea unui raport presupune
furnizarea de date precise şi clare despre subiect, să cuprindă argumentări şi aprecieri personale ,
propuneri practice şi eficiente.
A.1 STRUCTURA RAPORTULUI
             Raportul este un document scris care prezintă într-un mod structurat analiza unor fapte,
documente cu privire la o problemă ce necesită luarea unei decizii. Raportul propune soluţii.
Autorul raportului oferă unele soluţii dar nu ia decizii.
 Componentele unui raport pot fi:
 Prezentarea generală
Pagina de titlu: data, emiţătorul, destinatarul
Cuprinsul
Conţinutul
            Introducerea: prezentarea temei şi descrierea planului
            Dezvoltarea: expunerea faptelor, analiza, interpretarea.
            Concluziile: soluţii posibile la problema prezentată.

A.2 ELABORAREA UNUI RAPORT

 
În secvenţa următoare vom discuta despre etapele ce trebuie parcurse în elaborarea unui raport.
          Raportul este folosit frecvent în viaţa profesională. El poate fi raport de activitate, raport
de stagiu, raport de vizită şi poate fi tehnic sau administrativ.
            În elaborarea unui raport vor fi parcurse următoarele etape:
 Identificarea problemei propuse
 Culegerea de informaţii
 Identificarea diferitelor soluţii
 Determinarea mijloacelor necesare pentru aplicarea soluţiilor
  Identificarea soluţiei optime
 Organizarea ideilor
 Realizarea raportului.
Pentru a realiza un raport bine structurat este necesar:
Să căutaţi idei.
Să structuraţi.
Să organizaţi.
Să exprimaţi eficient.

A.3 SELECTAREA INFORMAŢIILOR

 

În secvenţa următoare vom discuta despre selectarea informaţiilor necesare întocmirii unui
raport.
 
 
Este necesar să răspundem la întrebări cum ar fi:
 Ce informaţii îmi sunt necesare?
 Ce obiective urmăresc?
 De unde se pot obţine informaţiile necesare?
 Cum să obţinem informaţiile necesare?
 Cine este destinatarul informaţiilor?
 Cât de vechi sunt informaţiile necesare?
 Care este valabilitatea informaţiilor?
 Este sigură acurateţea lor?
 Sunt informaţiile suficiente pentru a răspunde necesităţilor?
6.Memoriul - este o prezentare amănunţită şi documentată a unei probleme, a unei situaţii.
Structura unui memoriu este:
- formula de adresare;
- numele, prenumele, funcţia şi adresa celui care l-a întocmit;
- prezentarea şi analiza problemei;
- soluţii preconizate;
- semnătura;
- funcţia adresantului şi organizaţia.
7.Darea de seamă - este documentul care cuprinde prezentarea şi analiza activităţii unei
organizaţii, într-o anumită etapă sau justificarea unei gestiuni. Se prezintă lunar, trimestrial,
semestrial sau anual de către conducere în faţa salariaţilor sau a acţionarilor. Materialul prezentat
este critic, şi evidenţiază dificultăţile şi cauzele lor, propunând soluţii de remediere.
8. Notele informative sunt comunicate în cadrul unei organizaţii şi se caracterizează prin
prezentarea unei situaţii concrete a operaţiunilor şi faptelor întreprinse sau se poate referii şi la
sesizarea unor situaţii materiale care sprijină sau afectează desfăşurarea curentă a activităţii unei
firme.
9. Notă de constatare
Modelul şi conţinutul Notei de constatare sunt următoarele:

NOTA DE CONSTATARE

Astăzi, ziua .......... luna ................ anul ..........

Subsemnaţii, ...................................., din cadrul Gărzii Naţionale de Mediu -
Comisariatul ...................., în calitate de comisari, împuterniciţi cu legitimaţiile nr. ........ din
anul ............., eliberate de Garda Naţională de Mediu - Comisariatul General, în
temeiul .................. nr. .............. pentru organizarea şi funcţionarea Gărzii Naţionale de Mediu şi
a ................................., în urma controlului efectuat astăzi, data de mai sus, la ........................ din
localitatea ......................, adresa: ......................, judeţul ............., aparţinând de ....................., cu
sediul în localitatea ......................., adresa: ...................., înregistrat la Oficiul Registrului
Comerţului din ............ sub nr. J/............, cod unic de înregistrare ........................,
telefon .................., în prezenţa domnului(doamnei) .........................., act de identitate: seria ......
nr. ..........,
CNP .................., în calitate de ................., am constatat
următoarele: .......................................................... Măsuri
stabilite: ..................................................... .
Sancţiuni ............................................................... .

Numele şi semnătura Numele şi semnătura

reprezentantului
organului de constatare unităţii care a participat la
control
…………………………… ………………………………

10.Cererea de ofertă – prin care se solicit în cadrul unei negocieri , înainte de întocmirea
contractului, mostre, cataloage, broşuri, liste de preţuri, condiţii de plată, condiţii de livrare a
produselor etc.
Cererea de ofertă se poate face verbal ( discuţii directe între parteneri ), prin telefon sau în scris..
În exemplul de mai jos sunt cuprinse formulări de început, formulări din cuprins şi formulări de
încheiere. l
Cerere de oferta

Către ......................................................................................... Str. ...................... nr. ...................,

bloc .............., scara ............., etaj ............, apartament ............, localitatea ................................
Judeţul/Sectorul .................. Codul poştal ...............
Va rugam a dispune să ni se trimită pana la data de ......................... o oferta detaliata pentru
următoarele produse:

1…………………………..................................................................................................................
.............;
2…………………………..................................................................................................................
......; etc.
In  oferta  va  rugam  sa  se  specifice  cantitatea,  calitatea  si  preturile  produselor, termenele de
livrare, precum si eventualele reduceri de preturi pentru comenzile de loturi mari.

Societatea noastră 
..........................................................................................................................................
............
Întrucât  clienţii  societăţii  noastre  solicita  produsele  dvs.,  vă  rămânem  profund
recunoscători pentru solicitudine.

Cu stima,
 ...........................................................................
                    (semnătura) 
 ............................................................................
 (numele si prenumele în clar, precum si funcţia in cadrul societăţii)
Data

În urma primirii unei cereri de ofertă trebuie redactat şi trimis imediat răspunsul la cererea de
ofertă care presupune anumite formulări, ca de exemplu:
- „Vă mulţumim pentru cererea de ofertă din data de … „
- „Suntem mulţumiţi/încântaţi de cererea dumneavoastră”
- „ Vă informăm că preţurile produselor noastre, modalităţile de plată , cât şi condiţiile
de livrare sunt următoarele …„
- Sperăm că veţi fi de acord cu condiţiile noastre şi vă mulţumim încă odată pentru
interesul manifestat faţă de produsele noastre şi pentru orice alte informaţii, nu ezitaţi să
ne contactaţi” etc.

11.Oferta – este redactată de furnizor,ca un răspuns la cerea de ofertă şi cuprinde informaţii

privind denumirea mărfurilor oferite, caracteristicile mărfurilor, lista de preţuri, cantitatea
disponibilă pentru livrare, valabilitatea ofertei etc.
12. Comanda –presupune analiza ofertei, după care cumpărătorul transmite vânzătorului
comanda de mărfuri. Comanda este redactată pe formulare tipizate sau , în caz de urgenţă ,
comanda poate fi făcută telefonic .

Exemplu de comandă:
SCRISOAREA DE COMANDĂ
MODEL
Către ................................................................ Str. .............................................. nr. ..............,
bloc ......., scara ......., etaj ......., apartament ......., localitatea .............. Judeţul/Sectorul ..............
Codul poştal ...........................
Am primit oferta dvs. nr. .............. din .............., precum si eşantioanele/mostrele pe care aţi avut
bunăvoinţa să ni le trimiteţi si vă mulţumim.
Întrucât mărfurile oferite de dvs. satisfac exigentele noastre, va rugam sa ne livraţi următoarele
produse1):
Nr. curent Denumire UM cantitate Preţ Valoare totală
mărfuri

Condiţii de livrare  .................................................................................................. .

Ambalare  ............................................................................................................. .
Manipulare  ........................................................................................................... .
Transport  .......................................................................................................... .
Modalităţi de plata  ................................................................................................ .
Alte condiţii  ..........................................................................................................
                                                          Cu deosebita consideraţie
                         ...........................................................................
                                              (semnătura)
              ..............................................................................................................................................
...........
              (numele si prenumele in clar, precum si funcţia în cadrul societăţii)
1. Se pot comanda si de proba, caz în care se va face menţiune în scrisoarea de comanda.   
13. Alte documente: nota internă ( memo ), invitaţia, sesizările, circulara, etc.