Organizarea unui eveniment

1.Prezentare generala

“Organizarea de evenimente constă în procesul de organizare a unui festival, congres,

conferință, ceremonie, competiție, expoziție sau petrecere. Organizarea evenimentelor presupune
bugetarea, stabilirea datelor, selectarea și rezervarea unei locații pentru eveniment, obținerea
autorizațiilor necesare, coordonarea transportului și a parcării. În funcție de natură evenimentului
organizarea poate să includă: elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea
decorului și a elementelor de entertainment, coordonarea completă cu locația aleasă și serviciile
oferite de către această (electricitate și alte utilități), aranjamentele de decor, mese, scaune,
echipe de suport și securitate, catering, elemente de signalistica, parcare, curățenie.

Primul pas în organizarea unui eveniment îl reprezintă determinarea scopului acestuia

care poate fi: un eveniment de firma, un festival, congres, conferință, lansare de produs,
inaugurare, eveniment privat, o nuntă, o aniversare, sau orice alt eveniment care presupune o
organizare riguroasă. Organizatorul de evenimente trebuie să definească apoi locația, activitățile
de entertainment, lista invitaților, vorbitorii și conținutul detaliat al evenimentului. Locațiile
pentru evenimente sunt nenumărate și diverse și de regulă acestea sunt reprezentate de hoteluri,
centre de conferințe, săli de recepție sau spații exterioare în funcție de eveniment. Urmează apoi
pregătirea în cele mai mici detalii a evenimentului și stabilirea elementelor legate de decorațiuni,
mâncare, băuturi, muzică, lista invitaților, buget, publicitate și marketing, tot ceea ce va contribui
la o desfășurare perfectă a evenimentului. Un organizator de evenimente trebuie să fie capabil de
a-și gestiona în mod inteligent timpul alocat pentru organizare și să creeze evenimente
memorabile.”(sursa: http://ro.wikipedia.org/wiki/Organizare_evenimente)

Eu am ales sa organizez un eveniment pentru compania Vola.ro, numarul de persoane

prezente la acest eveniment este de 25, varstele lor fiind cuprinse intre 30 si 40 de ani,
nationalitate romana. Acest eveniment este creeat pentru rasplatirea angajatiilor de catre firma,
oferindu-le astfel o mini vacanta, in orasul Timisoara. Mai precis ei vor beneficia de transport cu
avionul, cazare, masa de pranz si cea festiva si un tur al orasului. Durata acestui eveniment este
de o noapte, preturile sunt in Euro si sunt pentru o singura persoana.
 2.Prezentare program

In acest capitol voi prezenta tipul transportului, cazarea, masa si masa festiva, preturile si
programul de recreere propus. Toate vor fi puse sub forma de program.

Transportul va fi asigurat de catre compania aeriana Tarom, iar pretul biletului este de
157 euro din care 15 euro sunt taxele de serviciu; biletul este dus-intors. Plecarea se face pe data
de 05.06.2014 la ora 7:00 si aterizarea este la ora 8:20, tipul biletului este dus-intors.

La ora 9:30 vor sosi la cazarea care este situata la 2 km de centrul orasului Timisoara, la
3 km de gara de nord si la 13 km de aeroportul international Timisoara TSR. Este un hotel
cochet, de 3 stele, iar pretul de persoana pe o noapte este de 20 de euro. Vor avea timp de
relaxare pana la ora 12:30.

In acest eveniment este inclusa pe langa masa festiva si un meniu de pranz la alegere.
Preturile variaza intre 4 euro si 5 euro. Masa va fi servita la ora 13:00

Meniu 1: Restaurantul Cardinal Luxury

Ciorba taraneasca de pui

Gratar de porc/pui sau ficatei de pui la tigaie

Cartofi taranesti/piure

Salata de ardei cu varza

Gogosi

Pret: 4euro

Meniu 2: Gloria

Ciorba de legume

Iahnie de fasole cu afumatura

Salata de ceapa
Pret: 4euro

Meniu 3: Casa Bunicii

Supa de rosii cu galuste de gris

Cotlet de porc cu susan

Zuspais de mazare

Salata verde

Gogosi cu dulceata

Pret: 5euro

La ora 15:00 sunt asteptati pentru turul orasului Timisoara, cu agentia Tymes Tours,
pretul este de 15 euro de persoana, acesta are inclus ghidul turistic. Traseul dureaza aproximativ
2 ore si prezinta esenta orasului si bineinteles este optional, cei care nu doresc sa faca acest tur
pot sta timp de 2 ore, 2 ore jumate si sa faca ce doresc.

Intoarcerea se efectueaza la ora 18:00, pentru ca invitatii sa aiba timp de pregatire pentru
cina festiva ce are loc la ora 19:00 la restaurantul Sabres din centrul Timisoarei. Cu o capacitate
de 25 de persoane, se v-a organiza o petrecere restransa, intr-o sala cu bar, locul este inchiriat
pentru 4 ore, pretul de persoana fiind de 20. Firma de catering se numeste Ester Catering si
pentru o capacitate de peste 20 de persoane asigura farfurii arcopal, tacamuri inox, pahare
sticla( pahare soft drink, long drink, vin, sampanie), carafa vin, fete mese, scrumiera, oliviera,
cosuri paine. Angajatii firmei Vola.ro, pot alege din cele 2 meniuri:

Pretul primului meniu este de 32 de euro, iar al doilea meniu este de 27 euro, plus un
adaos de 1 euro deoarece meniurile vor fi personalizate.
 Obiectele de decoratiuni alese sunt husa borcard culoarea fiind crem, cu o esarfa tot de
aceasi culoare, fata de masa borcard, la fel si servetele, ca si obiect de decoratiune pentru masa
vor fi niste boluri cu pietre colorate, petale si lumanari si un aranjament floral pentru mesele
invitatiilor, toate acestea vor fi la pretul de 19 euro plus dj 9 euro de persoana.

Totalul acestui eveniment organizat pentru 25 de angajati ai agentiei de turism vola.ro,

este de 6,500 euro, iar de persoana este 260 euro.