Sunteți pe pagina 1din 48

Introducere

Prima intenie a acestei lucrri este aceea de a ilustra o imagine de ansamblu asupra demersului organizrii unor evenimente cu scopul de a oferi un punct de reper tuturor celor interesati n aceast activitate. Dat fiind faptul c trim ntr-o lume n plin micare n care dinamismul existenial este prezent, iat c explozia informaional n toate domeniile de activitate determin specialiti, cercettori i practicieni s se reuneasc n cadrul diferitelor evenimente: conferine, congrese, reuniuni pentru a-i mprti teoriile i rezultatele experienelor pe care le-au efectuat. Tocmai de aceea, pentru a nu pregti specialiti rupi de realitate, eficiena sau reuita conferinelor sau congreselor presupune parcurgerea anumitor etape n desfurarea evenimentelor. Lucrarea de fa este structurat pe trei capitole, tratnd subiectul propus de la general la particular, cercetarea concretizandu-se efectiv n studiul de caz realizat avnd la baz Conferina Economic Internaional IECS 2011. n primul capitol al acestei lucrri am vorbit despre importana organizrii de evenimente n domeniul turismului, am definit noiunea de eveniment, am prezentat tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor i situaia Romniei pe piaa de reuniuni i congrese. Al doilea capitol prezint ntr-o manier ct mai clar i atractiv, tipurile de evenimente cu accent pe evidenierea taxonomiei acestora. Tot aici, am descris pe larg paii de parcurs n organizarea unei conferine, respectiv pregtirea evenimentului, stabilirea datei conferinei i multe alte detalii ce trebuiesc puse la punct atunci cnd ne hotrm s organizm o conferin. n ultimul capitol al lucrrii de fa mi-am propus s concretizez efectiv toate datele prezentate pn acum, fcnd referire la Conferina Economic Internaional Sibiu (IECS 2011), conferin organizat de Facultatea de tiine Economice din cadrul Universitii Lucian Blaga din Sibiu. Ceea ce m-a determinat s fac acest lucru a fost implicarea activ de care am dat dovad n organizarea evenimentului. Contribuiia mea din cadrul conferinei a asigurat ntr-o anumit msur reuita acesteia i, totodat, a constituit un punct de plecare n realizarea acestei lucrri. Ceea ce ofer culoare acestui studiu i l face atractiv, este, consider eu, abordarea subiectului dintr-o perspectiv personal, unde multitudinea de date, de fapte a fost reinut i integrat viziunii proprii adecvat unui demers riguros. Aadar, pot conchide prin a evidenia rolul primordial pe care specialistul trebuie s-l acorde respectrii tuturor pailor de parcurs, n mod sistematic, n organizarea unei conferine, pentru a asigura reuita acesteia i pentru a se alinia realitii timpului n care triete, timp n care consecvena, originalitatea i rigurozitatea constituie cheia scucesului.
2

Cap. 1 Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism


Pentru nceput trebuie definit noiunea de eveniment n contextul activitilor de turism i implicit importana organizrii de evenimente pentru sectorul de turism. n literatura de specialitate turistic, termenul eveniment1 apare utilizat n contexte diferite, putnd desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social, cultural, sportiv (o reunine, un congres, un festival, o olimpiad sportiv, un campionat de fotbal, etc.), fie o ntmplare ieit din comun, unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite, emoii sau o experien de via de neuitat. Organizarea de evenimente din prima categorie este o activitate ce capt o importan tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de turismul cultural, tursimul educaional. Cea de-a doua categorie de evenimente a generat in ultimii ani o adevrat mod a turismului evenimenial sau special, unele agenii de turism (numite event agencies) specializndu-se n a oferta programe / pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale (eclipsa total de soare, eruptia unui vulcan etc.) sau tematice / puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s permit turitilor experiene deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea i cu cel de aventur. Motivaiile i tendintele de dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia general a sectorului de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii ani, caracterizat prin: Globalizarea economic, social, politic, dar i a riscurilor pentru turism nseamn adaptare la standarde de nivel internaional, flexibilitate n oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapid a tendinelor noi. Contientizarea efectelor turismului asupra mediului i ntoarcerea spre natur, manifestat prin variate forme de turism ecologic, destinaiile care au aderat la acest concept fiind agreate i n cazul celorlalte forme de turism practicate. Computerizarea i informatizarea societii pentru turism nseamn utilizarea preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a putea oferi informaii, consiliere i servicii. Comunicarea este cuvntul cheie al societii postmoderne, avnd nenumrate faete, putnd fi realizat prin cele mai sofisticate medii de comunicare chiar n domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding evenimente care au o pondere tot mai mare n segmentul turismului.
1

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 5.

Segmentele pieei turistice sunt afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii sociale, diferite de cele ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind urmtoarea ierarhizare: turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc, fiind urmat de cltorii la distane mari (exotice) vacane club turism de sntate i fitness cltorii de lux turism evenimenial i de aventur vacane creative i de practicare a unui hobby vacane active i practicarea sportului turism ecologic.

1.1. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia


Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri de evenimente care au n comun faptul c se cltorete n scopuri legate de afaceri: ntlniri / reuniuni de afaceri (Meetings) Programe i cltorii incentive (Incentives) Congrese, conferine, convenii (Congresses) Expoziii trguri de comer (Expositions) Acestea sunt prezentate n lucrrile de specialitate (brouri, site-uri, etc.) sub sigla MICE, incluznd toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici seminarii, simpozioane, activiti de training sub form de cursuri tradiionale sau n aer liber, teambuilding n variate forme etc., pn la conferine i congrese sau trguri de anvergur, numit alteori turism de reuniuni i congrese. Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezint un segment important al industriei ospitalitii, generatoare de venituri substaniale, mai ales n perioadele de extrasezon, dar i de imagine pozitiv pentru destinaiile implicate i chiar pentru imaginea turistic de ansamblu al unei ri. Din datele statistice reiese faptul c acest segment ar putea fi considerat componenta cea mai profitabil i eficient din turism, tinznd chiar s devin o industrie independent.2 Turismul de reuniuni cuprinde nu doar activiti turistice comune (cazare, restauraie, transport) ci i o serie complex de servicii organizatorice profesionale de conferine, expoziii, ntruniri, seminarii, gzduite de destinaia respectiv.

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 12.

ntlnirile de afaceri sau reuniunile reprezint cltoriile oamenilor cu scopul de a se ntlni i de a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaii ntre cei de aceiai profesie sau asociaie. Conferinele, congresele i conveniile atrag un numr foarte mare de participani i reprezint o afacere bun pentru destinaiile unde se organizeaz. La nivel mondial, orae recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestri sunt: Madrid, Paris, Londra, Roma, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg etc. Rezervrile pentru astfel de evenimente se fac chiar i cu 2 ani inainte iar 2/3 din participani vin nsoii de so/soie sau de o alt persoan. Lunile de vrf ale acestor manifestri internaionale i naionale sunt mai, iunie i septembrie, octombrie. Expoziiile i trgurile de comer reprezint un alt sector important al turismului de afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacii ntre vnztori i cumprtori, se plaseaz comenzi, se fac contracte de durat, etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaie de la Paris, iar n turism, Trgul Internaional de la Berlin (ITB), care atrage anual ntre 20.000 50.000 de specialiti la fiecare manifestare i peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul publicului larg.3

1.2. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor


n cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare revine segmentului de reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor. n acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea nregistreaz doar manifestrile cu minimum 50 de participani ale unor asociaii i cele cu minimum 20 participani ale unor ntreprinderi i care sunt declarate din proprie iniiativ. Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa. n anul 2000, pe primul loc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un segment de pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2 iar Germania pe 3. n ceea ce privete oraele-locaii pentru congrese, n top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris i Viena. Numrul participanilor la congrese a fost, n medie de 250 500 persoane, doar 11 procente cuprinznd mai mult de 2.000 participani. Cifra medie a participanilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4,5 zile.
3

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 13.

Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur medical, n general manifestrile de natur tiinific s-au diminuat, urmate de tehnologie i industrie. Pentru anul 2003, statistica ICCA a nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care 62% au avut loc n Europa. ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflect n totalitate amploarea acestora n cadrul turismului de afaceri. Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i congrese se desfoar preponderent n lunile mai, iunie, septembrie i octombrie, deci n perioade cand sezonul turistic de vacan se afl n recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice prin astfel de manifestri. n acest sens, activitatea de organizare a evenimentelor tinde s devin o form complementar de turism, deosebit de important n economia turismului unei ri, necesitnd ns adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestor activiti. Pentru exemplificare, sunt relevante datele statistice din rile europene cu experien n acest domeniu4. Austria. n anul 2001 n aceast ar existau 244 orae i comune cu 557 ofertani de congrese i reuniuni, capabili s organizeze manifestri pentru 100 si mai muli participani. Cele 2.705 spaii de reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane. Oraul cel mai solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3, dup Londra si Paris. Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut n ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentnd ntre 3,1-3,5% din totalul de nnoptri n Austria. Italia. Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de atracie i pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163 centre de conferine i 4.504 hoteluri, 39.600 palate i castele, plus 30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de trguri i expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre, cinematografe. Cele mai solicitate locaii sunt oraele mari i metropole precum: Milano, Roma, Bologna, Florena, Neapole dar i localitile culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice recunoscute. n anul 2002, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane participani, piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor realizate din turism. Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele 11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestri cu 69 milioane de participani. Cele 11.000 de
4

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 14.

locaii pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese (4%) si 330 institute de nvmnt superior (3%). La acestea se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i sli de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme. n total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4 milioane mp de spaii de expoziie. n domeniul hotelier, 85% dintre ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele. n anul 2002 prin cei 3,5 milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i congrese cu un milion mai mult dect n anii anteriori. Astfel, se poate observa c, mai ales la congrese caracterul internaional al acestora este n cretere. Conform unor studii, tot mai muli organizatori de congrese i trguri doresc s le deruleze n afara rii respective. Se observ i o cretere a cererii de organizare de reuniuni, n timp ce oferta de capaciti locative ramne constant. Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional, dar i cele cu ofert cultural i turistic variat i interesant. Se confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de scurtare a duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de organizare. De aceste tendine pot profita foarte mult, pe lng locaiile de reuniuni, i ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt solicitai n organizarea i derularea de manifestri cu caracter internaional.

1.3. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese


Atragerea de evenimente internaionale spre a fi gzduite i organizate n Romnia este o direcie ce ar trebui urmrit prioritar n preocuprile privind promovarea turismului romnesc. Organizarea profesionist de reuniuni este extrem de benefic att pentru imaginea public a rii ct i pentru agenii economici locali implicai n procesul de organizare al evenimentelor. Rezultatele nseamn venituri, profit, grad sporit de ocupare i utilizare a infrastructurii de reuniuni i cazare, taxe i impozite ncasate la bugetul de stat, locuri de munc, dar i un excelent capital de imagine.5 Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar asigurarea unui standard nalt al serviciilor din partea prestatorilor implicai i o cooperare i din partea autoritiilor si administraiei locale pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga comunitate local. Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru orice comunitate local specializat ca destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din alte ri care dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea financiar a acestor destinaii.6
5 6

http://www.conventionbureau.ro/portal/industrie/ind_manag_utilitatea.htm Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 18.

Este bine de tiut c din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni internaionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului i eventual, un oarecare profit; n schimb, aproximativ 85% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ar care gzduiesc evenimetnul, acestea regasindu-se in produsul intern brut. n evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii Romniei ca destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere urmtoarele criterii:7 Competitivitatea (locaie, organizare, servicii); Securitatea / sigurana destinaiei; Credibilitatea mediului de afaceri local. Beneficiarii sau iniiatorii unor reuniuni ce au ca destinaie Romnia pot fi: Companii de stat sau private, romneti sau mixte; Instituii publice sau guvernamentale; Asociaii profesionale sau internaionale; Institute de cercetare n diverse domenii.

Beneficiarul iniiaz de obicei evenimentul conferina, congres, seminar, sesiune de training etc pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor avnd mai mult de o singur ediie i o caden n general anual. Din ce n ce mai muli clieni externi aleg Romnia ca destinaie a evenimentelor lor: Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina anual i Adunarea General a BERD (2002), Congresul Mondial IRU (2002), Congresul EMAS (2003), Summit-ul efilor de stat din Europa Central Mamaia 2007, Summit-ul NATO Poiana Braov 2004, Conferina Internaional de Turism Rural Cheile Grditei 2004 sunt doar cteva dintre exemplele ultimilor ani.8 Romnia se afirm cu tot mai mult succes n ultimii ani n competiia cu locaiile clasice de evenimente, miznd pe o serie de avantaje care o transform ntr-un punct de referin pentru dezvoltarea acestei industrii n Europa de Est9: O destinaie inedit, pregtit s i impresioneze vizitatorii cu o combinaie unic de valori naturale, culturale i istorice, bine pstrate i etalate cu generozitate i ospitalitate n toate regiunile geografice;

7 8

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 18. http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?artID=1622, consultat 05.06.2011 9 http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?artID=1608, consultat 05.06.2011

Amplasare ideal n spaiul central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; Stabilitate politic i civil; Infrastructur dedicat pentru gzduirea de conferine i expoziii, ntr-un proces de modernizare, diversificare i extindere rapid, fr precedent, genernd totodat posibiliti de investiii strine sau mixte amortizabile ntrun termen eficient; Cele mai renumite lanuri hoteliere multinaionale, deja prezente n Romnia, n strns concuren cu oferta local a structurilor de cazare la nivel de confort 3-5 stele; Stadiu avansat de implementare a standardelor internaionale n industria ospitalitii; Specializarea profesional a tot mai multor companii romneti care au capacitatea de a prelucra integral procesul de organizare al reuniunilor de mare anvergur, putnd deveni parteneri de ncredere ai oricror organizatori sau beneficiari din ntreaga lume, care vizeaz Romnia ca destinaie pentru evenimentele lor.

Cap. 2 Organizarea de conferine / evenimente


2.1. Organizarea evenimentelor
Scopul oricrui eveniment, indiferent de natura lui, este comunicarea fie c este vorba de informaii, idei sau doar de distracie. Astfel, cei implicai n planificarea i organizarea unui eveniment (reuniune, congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare. Aadar, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de aceast obligaie i a avea succes n aceast domeniu trebuie s dovedeasc competene i abiliti privind: tehnici de comunicare, organizarea muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism i hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i negociere, administrare dar i altele ce ar putea inverveni n unele situaii neprevzute. n vederea reuitei oricrui eveniment, este necesar ca n organizarea lui s se respecte i s se parcurg urmtoarele etape: Definirea profilului evenimentului Obiective; Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea spaiilor utilizate); Stabilirea datei se va avea n vedere s nu se suprapun cu alte evenimente locale (trguri, conferine, alte reuniuni); Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii); Programul (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare organizate nainte sau dup eveniment); Numrul participanilor; Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul; Spaiul necesar (numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.); Cerine tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment; Selectarea unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului ; Profilul participanilor Caracteristicile participanilor (grupuri-int); rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei); Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba matern, motivaie); Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai ai participanilor);
10

Stabilirea bugetului Lista costurilor; Cine suport cheltuielile i pentru ce; ncasri (din taxe de participare, pentru expoziii, sponsori); Investigarea altor opiuni financiare (de ex: programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor companii, asisten public, sponsori); Claritatea problemelor legate de fiscalitate i legislaie;

Elaborarea planului de aciune Diagram realizat pe calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i cnd trebuie executat; Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile de executat pentru echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe parcurs, pn la startul evenimentului, privind: Selectarea locaiei Materiale tiprite nregistrarea / sosirea participanilor Programe sociale i timp liber Cazare Confereniari VIP-uri Repetiii Audio-video i IT Marketing Evaluare Eventualiti

2.1.1. Tipuri de evenimente Sub denumirea de evenimente, sunt incluse, de obicei, urmtoarele: reuniuni, congrese, conferine, simpozioane, seminarii, colocvii etc. Aceastea joac un rol foarte important n activitatea din hoteluri i restaurante; se remarc frecvena sporit a acestor aciuni n majoritatea unitilor de categorie superioar, mai mari sau mai mici. La aceste aciuni particip oameni de afaceri, personaliti ale vieii politice i sociale, de cultur, sportivi, artiti etc. cu motivaiile i opiunile fiecruia, n funcie de locul pe care l ocup n societate. Hotelul reprezint locul ideal pentru acest gen de evenimente (manifestri), oferind graie structurilor sale tradiionale, condiii optime care s completeze fericit activitile de grup, n cazul conferinelor sau seminariilor, n special cnd dureaz mai multe zile. Fr ndoial, sectorul de turism de conferine i seminarii
11

este n continu cretere i este important de tiut n ce mod un hotel i poate adapta oferta acestui trand. Un studiu de pia realizat de o important firm german de consultan n acest domeniu, relev c printre criteriile de selecie dintre oferte hoteliere similare, pe primele locuri se situeaz: Acces uor la locaia respectiv (amplasare la maximum 10 km de aeroport, autostrad); Capacitatea de organizare perfect a derulrii evenimentului, incluznd dotarea tehnic adecvat pentru tipul de eveniment cerut; Reputaia locaiei, aflat prin recomandarea acesteia din partea altor clieni satisfcuti; Statistic, condiiile necesare pentru a putea concura cu succes pe aceast pia, sunt ierarhizate n felul urmtor10: Condiii generale Organizare perfect Echipament modern pentru derularea de conferine, seminarii Servicii perfecte Ofert gastronomic adecvat Calitate superioar a ofertei Existena unor spaii pentru expoziii Amplasament Acces uor din punct de vedere rutier Ambian natural atractiv Zon geografic central Obiective turistice atractive Ora turistic renumit Modul prin care locaia a fost selectat Recomandare Ghid turistic Agenie de turism Pres de specialitate Se poate observa astfel c n acest sector lideri de pia sunt hotelurile situate n orae sau zone centrale, dar i hotelurile mai mici, situate n zone pitoreti, sunt tot mai mult preferate ntruct se observ tendina de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri mici (12-20 persoane), n special pentru angajaii unei firme la care se pune accent mai mare pe programul complementar oferit participanilor (relaxare, team- building prin activiti n aer liber etc.). Este
10

Constantin Florea, Mdlina Belous Organizare de evenimente i banqueting, THR-CG, 2004, P. 5.

12

important, deci, ca hotelurile s evidenieze n oferta lor i facilitile de acest gen (acces gratuit la saun, centru de fitness, faciliti pentru practicarea sportului n grup: organizarea de tururi cu biciclete, mountain-bikes, puse la dispoziie de hotel, organizare de drumeie, etc.). Pentru a putea fi competitiv pe aceast pia, este important s se fac anumite reorganizri i adaptri n organizarea curent. Pentru derularea optim a unui eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea personalului hotelier i deci gsirea unor soluii rapide n caz de disfuncii inerente. S-a observat c, adesea, programul stabilit iniial cu organizatorul i ncadrat n activitatea curent a hotelului nu poate fi respectat. De exemplu, dac programul unui seminar se prelungete, atunci prnzul trebuie decalat cu o jumtate de or i mai mult, ceea ce creeaz probleme cu ocuparea salonului.

2.1.2. Clasificarea evenimentelor Exist o larg varietate de clasificri care folosesc o seam de criterii cu semnificaie i aplicabilitate practice. n continuare, sunt prezentate modalitile de clasificare ntlnite cel mai des n industria evenimentelor. 1. Clasificarea din punct de vedere al ariei geografice Aceast clasificare permite o prefigurare necesar a fundamentrii a deciziei de organizare a evenimentelor sau de participare la ele, n funcie de interesele i obiectivele stabilite, de pieele i zonele geografice de interes. Structura general a acestei clasificri este urmtoarea:11 a) Evenimente internaionale De regul, la asemenea evenimente particip ori este admis participarea companiilor i persoanelor din ntreaga lume. S-a remarcat ns c ponderea cea mai ridicat o au vizitatorii i asistenii din ar sau localitatea-gazd a evenimentului, urmat de aceia din rile i zonele geografice nvecinate. Se nregistreaz ns i participarea vizitatorilor, asistenilor, oamenilor de afaceri din ri i zone geografice mai ndeprtate, dar ntr-o msur mai redus atunci cnd acetia sunt interesai n estimarea valorii, prestigiului i cunoaterea evenimentului, n culegerea de informaii, comunicare i stabilire de contracte de afaceri. Alte considerente ale acestei trsturi sunt valoarea, calitatea i prestigiul evenimentelor, eficiena dovedit a acestora n planul ncheierii de afaceri, existena unui interes deosebit n achiziionarea unor produse, servicii i tehnologii.
11

Zamfir C. Moise, Trgurile, expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002, p. 105.

13

b) Evenimente regionale Aceast categorie de evenimente a aprut relativ recent i n numr restrns. Ele vizeaz satisfacerea cererii, promovarea schimburilor comerciale, de informaii, a comunicrii i relaiilor de afaceri ale companiilor din anumite grupri, asociaii de ri sau anumite zone geografice, cum ar fi: rile membre ale Uniunii Europene, ale Asociaiei Europene a Liberului Schimb, rile balcanice i mediteraneene, etc. c) Evenimente naionale Au ca scop major promovarea afacerilor, respectiv a vnzrilor i cumprrilor pe piaa anumitor ri i a exportului companiilor din acea ar. Acestea pot fi difereniate n dou categorii: evenimente naionale organizate n ara care vizeaz promovarea produselor, mrfurilor, serviciilor i tehnologiilor oferite de companiile rezidente; evenimente naionale itinerante, organizate n alte ri n scopul efecturii marketingului i promovrii vnzrilor companiilor din anumite ri i din anumite sectoare de activitate economic a acestora. Acestea din urm se organizeaz n mod consecutiv, n perioade diferite, n fiecare din rile de interes, cu participarea aproximativ a acelorai companii i sunt sprijinite considerabil de numeroase i variate manifestri conexe: ntlniri cu grupul de afaceri din ara n care se organizeaz evenimentul, simpozioane, parade ale modei, conferine de pres, etc. d) Evenimente locale Au ca scopuri principale marketingul i promovarea vnzrilor de produse, mrfuri, servicii de regul, de necesitate i consum cotidiene din anumite zone, localiti sau provincii din aceeai ar. n cazul acestor evenimente, activitile de vnzri i cumprri ori de ncheieri de afaceri chiar cu ocazia lor au un rol preponderent.

2. Clasificarea din punct de vedere al ariei de cuprindere Aceasta este una din cele mai judicioase i practice clasificri ale evenimentelor, n concordan cu extinderea numrului, diversificarea tematicilor, a zonelor geografice n care se organizeaz, n scopul servirii mai eficiente i cuprinztoare a obiectivelor de afaceri ale tuturor celor implicai n realizarea lor i n participare. La definirea acestui tip de clasificare au contribuit mari specialiti, organizaii, uniuni i asociaii recunoscute n lumea afacerilor. Acest tip de clasificare cuprinde trei mari grupe de evenimente i anume12:
12

Zamfir C. Moise, Trgurile, expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002, p. 105.

14

a) Evenimente generale Aceast grup de evenimente se caracterizeaz prin profilul, tematica lor general i este compus din trei categorii i anume: i. Evenimente cu profil i tematic general care includ totalitatea gamei de produse, servicii i tehnologii realizate i vndute n lume (mijloace de producie, bunuri de investiii, etc.). n cadrul acestora, organizatorul evenimentului nu impune niciun fel de restricii de ordin tehnic, calitatic, sortimental, excepie fcnd doar cele periculoase din punct de vedere al sntii i integritii fizice i morale al oamenilor dar i cele care atenteaz la starea mediului nconjurtor. Ele se adreseaz tuturor categoriilor de poteniali cumprtori, consumatori, utilizatori, beneficiari, etc. Rolul acestor evenimente este de creare a imaginii riigazd a evenimentului i de atragere a ofertei (att din ar ct i din strintate) n scopul satisfacerii celor mai diverse cereri ale pieei interne. ii. Evenimente cu profil i tematic general incluznd toate domeniile, de la cele mai sofisticate tehnologii, procedee, idei, soluii, pn la banalele suruguri, organe simple de asamblare ori semifabricate. iii. Evenimente generale pentru ntreaga gam de bunuri de consum necesare populaiei au ca scop satisfacerea la un nivel ct mai ridicat a cererii populaiei, angrositilor i distribuitorilor de asemenea produse. Ele se adreseaz publicului larg si cumprtorilor din acest sector. La nivel global, evenimentele cu profil i tematic general se organizeaz n toate rile n curs de dezvoltare, precum i ntr-o msur totui din ce n ce mai redus, n rile n curs de tranziie ctre o economie de pia. b) Evenimente specializate Acestea sunt evenimente care se nscriu pe un traseu accentuat ascendent n privina calitii, ritmului de dezvoltare i diversificare, contribuiei la realizarea obiectivelor de afaceri i la dezvoltarea economic. La rndul lor, ele se pot clasifica pe urmtoarele domenii i categorii de produse, aplicabile att la nivel local, regional, naional ct i global, internaional, n funcie de amplasarea i destinaia lor: Informatic, birotic, telecomunicaii; Industrie, tehnologii de fabricaie, comer i servicii; Transport, trafic, manipulare de mrfuri; Agricultur, silvicultur, viticultur; Industria esturilor, confeciilor, pielriei, nclmintei; Construcii, lucrri publice, reparaii i ntreinerea acestora, etc.
15

2.2. Organizarea de conferine


Conferinele sunt reuniunile n cursul creia o persoan trateaz un subiect, fr participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu.13 Condiiile minime necesare pentru organizarea conferinelor sunt urmtoarele: Spaii de cel puin 4 m lime, 2,50 m nlime, cu o suprafa util de cel puin 36 m; Iluminat natural i posibilitate de acoperire a geamurilor (ntunecarea ncperii); Iluminat artificial de min. 300 Lux; Ventilare adecvat a spaiului (aer condiionat); Cel puin 3 prize n spaiu; Zgomot exterior de max. 45 dB; Dotare tehnic: videoproiector, ecrane de proiecie, electroinic whiteboard, retroproiector cu lamp de rezerv, ecran de protecie (1,5x1,5); proiector pentru diapozitive, instalaie de proiecie audio-video, tabla (neagr, mai nou sunt preferate cele colorate care au efect relaxant asupra participanilor), flipchart cu hrtie si markere, tablou de afiaj (cu pioneze), aparat de fotocopiat (xerox), laser pointer, microfoane cu sau fr fir, cabluri prelungitoare (cu triplutechere); telefon, fax, internet etc.; Modaliti de amenajare flexibil a spaiului: perei mobili, paravane, suporturi metalice pe care se pot aga table, panouri, flipchart, ecran etc.; Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20 participani; Decoraine adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de aerosoli cu arome florale etc. Lista de preuri cu mijloacele disponibile. 2.2.1. Pregtirea evenimentului Atunci cnd apare intenia de a organiza o conferin, este bine de tiut c trebuie acordat o perioad de pregatire de aproximativ 5-6 luni nainte de eveniment. Acest lucru este foarte important att pentru beneficiarul ct i pentru organizatorul conferinei. n aceast perioad, organizatorul conferinei pune la punct urmtoarele: - Stabilete tipul conferinei; (dac este o conferin tiinific, formeaz comitetul local i comitetul tiinific); - Stabilete echipa care se ocup de organizarea conferinei;
13

Florea C., Belous M., Organizare de evenimente si banqueting, THR-CG, 2004, P. 7.

16

2.2.1.1. Stabilirea datei conferinei Stabilirea datei conferinei este fixat de obicei de beneficiarul acesteia, dar n determinarea ei trebuie s se in cont de urmtoarele:14 Intervalul din sptmn (de preferat ar fi s nceap la mijlocul sptmnii, miercuri sau joi i s se termine smbta sau duminica); Cea mai bun perioad a anului pentru a organiza o conferin important este Martie-Aprilie sau sfritul lunii Septembrie; Anotimp, perioade de vacan / extrasezon (tarife reduse, disponibiliti spaii cazare); S nu existe o conferin cu aceiai tem aleas de beneficiar, n acelai interval de timp sau n aceeai zon; 2.2.1.2. Alegerea destinaiei i locaiei Destinaia poate fi stabilit de beneficiar, din anumite considerente i interese proprii. Trebuie avut n vedere c destinaia adaug un plus de valoare i interes evenimentului iar de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii naturale, culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber. n alegerea unei destinaii trebuie avute n vedere: obiectivele reuniunii, ateptrile participanilor, cerinele grupurilor de interese, distana de la care sosesc participanii (timpul necesar pentru cltorie), bugetul disponibil, clima (anotimp, condiii meteo), obiective turistice. O destinaie atractiv transpune participanii ntr-o dispoziie pozitiv. Binenteles, cheltuielile pot s delimiteze foarte repede cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau s elimine anumite idei. n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre centrul unui ora, staiune turistic de munte sau de litoral, zon rural sau aeroport. Trebuie s se in cont i de originea geografic a majoritii participanilor, destinaia optim fiind la maximum 200 km deprtare de localitile de reedin ale participanilor, excepie fcnd reuniunile internaionale. Alegerea locaiei intr n atribuiile organizatorului profesionist care propune o list cu posibilele locaii ce corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului (clasificarea calitativ, capacitatea slii, spaiu expoziional, etc.) ntotdeauna, locaia este mai mult dect un simplu nveli pentru o mulime definit de persoane, locul manifestaiei avnd o importan comunicativ central. El este o parte esenial a punerii n scen. Imaginea, arhitectura, predispoziia joac acelai rol ca si poziia, capacitatea, dotarea costurile i disponibilitatea. O locaie special, creeaz surpriz i nerbdare.15
14 15

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 26. Schafer-Mehdi, S., Organizarea evenimentelor, ALL, 2008, p. 60.

17

Locaiile pot fi: Hoteluri; Centre de conferine sau congrese; Centre culturale; Alte locaii (palate, castele, etc.). Locul destinat manifestaiei este un element central al punerii n scen i nu doar un spaiu n care se reunete o anumit mulime de oameni. Locaia are o semnificaie comunicativ central, astfel c arhitectura i poziia ei sunt la fel de importante ca i infrastructura i service-ul. Pentru a gsi locaia potrivit, trebuie parcuri urmtorii pai16: Cercetarea pieei Solicitarea de material informativ Alegerea + opiunea Vizitarea Discutarea Inspectarea mpreun cu beneficiarul Decizia Rezervarea i ncredinarea comenzii Pentru a selecta una dintre locaiile existente, organizatorul trebuie s transmit cereri de ofert cu specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat. Cererea de ofert (RPF request for proposals) este un formular n care organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a reuniunii, avnd alturi meniunea obligatoriu sau de dorit, dup cum unele cerine sunt imperative, altele mai puin importante dar preferabile. Cerinele trebuie s se refere la: mrimea spaiilor necesare reuniunii, capacitii de cazare, catering, evenimente sociale, echipamente audio-video. Dup primirea ofertelor, se va face o prim selecie, astfel rmnd doar cteva locaii la care este recomandabil s se fac o inspecie la faa locului pe baza unei liste de control detaliate, de preferat mpreun cu beneficiarul urmnd s se stabileasc locaia cu cea mai potrivit infrastructur pentru reuniunea respectiv. Este recomandabil ca la inspecia locaiei s se observe anumite elemente care, de obicei, nu sunt nscrise dar care sunt foarte importante pentru o bun derulare a conferinei i anume17: 1. Accesul - acces separat pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad); - acces pentru aprovizionare / furnizori;
16 17

Schafer-Mehdi, S., Organizarea evenimentelor, ALL, 2008, p. 169. Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 35.

18

- acces adecvat pentru persoane cu dizabiliti; 2. 3. 4. Spaiile pentru reuniune sunt situate n apropiere sau la distan de: intrarea principal; locul / biroul de nregistrare; alte sli utilizate de participani; saloane de restaurant i buctrie (miros, zgomot); lift i telefon; toalete; ieiri obinuite sau de urgen; Dotarea decor, pardoseli, perei (s fie fono-izolate, culori plcute); sistem de nclzire, climatizare; forma spaiilor i sistemul de modulare; amplasarea uilor; ieiri de urgen; lumin natural, lustre, oglinzi; sistem de reglare a luminii si cldurii; prize electrice i de telefon; posibiliti de ntunecare a spaiului; nlimea spaiului i acustic; Mobilierul Scaune (confort); Mese (mrime, materialul blatului); Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie);

Cteva criterii de selecie ntre oferte de locaii similare, sunt: Conditii generale: organizare perfect, echipament modern pentru derularea conferinelor, servicii perfecte, ofert gastronomic adecvat, calitate superioar a ofertei, reputaia locaiei. Amplasament: acces uor pe cile rutiere, ambian natural atractiv, zon geografic central, obiective turistice atractive, localitate turistic renumit. Se poate observa c n acest sector, lideri de pia sunt locaiile (hotelurile, centre de conferine, complexe) situate n orae dar sunt preferate i locaiile situate n zone pitoreti.

19

2.2.1.3. Rezervri la hotel n practic se ntlnesc cel mai des, trei modaliti de abordare a acestui serviciu foarte util pentru confortul participanilor la conferine18: - participanii i fac singuri rezervarea la hotel; - organizatorul evenimentului asigur rezervare i cazare la hotel prin personalul propriu specializat; - organizatorul coopereaz cu o agenie specializat de turism pentru asigurarea cazrii la hotel Cazarea face parte din acele servicii mult apreciate de participani, mai ales de ctre cei ce vin pentru prima oar la o conferin, ea contribuind substanial la creterea atractivitii i valorii evenimentului. Indiferent c este gestionat de PCO / DMC, de beneficiar sau este lsat la libera alegere a participanilor, cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de conferin. Evenimentele de anvergur presupun rezervarea unui numr mare de camere, de cele mai multe ori n hoteluri diferite, fiind necesar obinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibiliti suficiente de cazare. Se recomand includerea n oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei, se solicit camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu mic dejun inclus, invitaii VIP i sponsorii putnd solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuiti n funcie de numrul total de camere rezervate.19

2.2.1.4. Catering Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri de afaceri de durat medie, n aceeiai locaie. Programul prevede i pauze de cafea pentru participani (cafea, ceai, rcoritoare, produse de patiserie, gustri, etc.). Catering-ul n slile de conferin se refer la necesarul de buturi rcoritoare pentru vorbitori i public. Recepiile de bun-venit, o cin n ambiana tradiional local, dineurile oficiale fac parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea raporturilor sociale ntre participani. n funcie de natura activitii de catering, se practic servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd caracteristicile fiecrei aciuni n parte, innd cont de diferite cerine speciale (vegetarieni / diabetici / apartenen cultural sau religioas).

18

Zamfir C. M., Trgurile, expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002, p. 352. 19 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 32.

20

Pentru ca i din acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, tiind c mncarea i butura consumate dar i serviciile dintrun restaurant, contribuie decisiv la buna dispoziie a clienilor, este necesar a acorda o atenie sporit i a verifica urmtoarele elemente20: micul dejun (sortiment, mod de servire); lista de preparate i buturi (coninut, aspect, preuri); preparatele servite (aspect, gust); condiii de igien n buctrie; serviciul din restaurant (personal calificat, inuta, atitudine, promptitudine); decoraia meselor, ambient, iluminare, instalaie de sonorizare; acces i faciliti pentru persoanele cu dizabiliti; ieiri de siguran i alte msuri generale de securitate (incendii); garderob, toalete (amplasare, igien); orar de funcionare (bar, restaurant, alte localuri); baciuri, alte taxe. 2.2.1.5. Slile de conferin Natura conferinei determin nevoia de ntlniri fie n plen (sli mari), fie pe seciuni (activiti n grupuri mai mici, n sli adecvate), care i desfoar activitatea simultan sau succesiv, fapt care devine un criteriu n selectarea locaiei. Organizatorul identific locaia potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli corespunztor nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate numrului de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli solicitat de beneficiar. Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiiona alegerea locaiei. Cele mai cerute forme de amenajare a spaiilor sunt urmtoarele21: Aranjarea convenional (stil teatru / cinema) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditorului. n cazul participrii a peste 200 de persoane, este necesar s se amenajeze o alee central. Modalitatea de aranjare este urmtoarea: - se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat la extremitatea slii); - primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80 / 2,50 m de prezidiu; - distana ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm; - spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm; - se las alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi);
20 21

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 37. Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 33.

21

Aranjarea slii de clas (numit i stil parlament) Pentru aceast dispunere este de dorit s existe n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime i 0,45 m lime pentru a ctiga loc. Aranjamentul se face astfel: - Se aliniaz mesele pe rnduri cte 2 sau 3 urmnd limea slii; - Se face o alee central de dimensiuni suficiente i alei de degajare ntre rnduri; - Distana ntre dou rnduri de mese trebuie sa fie de 0,60 m minimum, dar pentru un confort mai bun se poate 0,70 m. Aranjarea n form de U / careu Acest fel de amenajare a meselor se utilizeaz, mai ales, pentru activiti n grupuri de lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanilor spre moderator, precum i spre ecranul de proiecie sau alte mijloace de lucru folosite. Pe lng modul n care sunt amenajate slile de conferine, un rol important n buna desfurare a conferinelor l au i echipamentele i serviciile tehnice. Astfel, calitatea echipamentelor audio-video i a serviciilor tehnice contribuie n msur considerabil la succesul conferinei. Adesea, prezentrile i dezbaterile se susin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor i conexiunilor internet n sli. Slile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaiilor de sonorizare, la care se pot ataa microfoane fr fir / lavaliere / de mas pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcionale au propriile necesiti logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internaionale, fax, etc. Serviciile de traducere simultan se includ din timp n buget i n planul organizatoric, fiind i un argument n ncurajarea creterii numrului de participani. Traducerea poate fi asigurat fie simultan, de ctre traductori aflai n cabine speciale, prin instalaie individual, fie consecutiv de catre un interpret pentru vorbitori. Suplimentar poate fi amenajat pentru participani un internet cafe cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceastea, se iau n calcul costurile de nchiriere a echipamentelor electronice i a conexiunii internet, precum i prezena resurselor umane care asigur asistena tehnic. n cazul n care conferina include o component expoziional, organizatorul (printrun furnizor subcontractat) va gestiona nchirierea spaiului ctre expozani i asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea i instalarea standurilor, inscripionarea paziilor, mobilier i dotri in standuri, etc.). Orientarea participanilor n locaie este facilitat prin marcaje, indicatoare i signalectic (panouri electronice, tv cu circuit intern, etc.).

22

2.2.1.6. Estimarea bugetului conferinei Beneficiarul, asistat de PCO/DMC (Destination Management Company (DMC) , Professional Conference Organizer (PCO)22), realizeaz proiectarea i structurarea bugetului conferinei. Considernd trsturile evenimentului i experiena anterioar, cei doi parteneri identific sursele de venituri, potenialul financiar al acestora i distribuia lor n raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Principalele surse de venit sunt23: taxele de participare, sponsorizri, nchiriere de spaiu expoziional, subvenii sau finanri rambursabile / nerambursabile ale Guvernului (n cazurile speciale ale evenimentelor de nalt interes naional), ns taxele de participare rmn componenta de baz a veniturilor. De aceea, trebuie determinat cu exactitate numrul de participani ale cror costuri sunt preluate de organizatori integral sau parial (confereniari principali, invitai speciali) i nivelul valoric al taxelor, care poate fi difereniat att n funcie de categoriile de participani ct i de data la care se efectueaz nscrierea (timpurie / trzie / la faa locului). Politica de contramandri se definete n raport cu momentul anulrii nscrierii. n general, se stabilesc cteva etape, care pot diferi de la caz la caz: a) primul termen de nscriere este i cel pn la care este posibil restituirea integral a taxei; b) pn cu o lun naintea evenimentului, se percepe o tax de cca 10%; c) ntre o lun i 48 de ore naintea evenimentului, penalizarea este de 50%; d) pentru contramandrile care survin la mai puin de 48 de ore nainte de deschiderea conferinei nu se restituie taxa de participare. Aceste reglementri i au justificarea n etapele i procedurile fireti i legale ale industriei de reuniuni ale turismului de afaceri, privind garaniile, plile n avans, etc. Aceleai considerente determin termenele i condiiile de decontare ntre beneficiar i furnizori, stipulate n contractele aferente. O completare adesea salutar a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizri, n obinerea crora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, coninnd diverse forme de recunoatere public a meritului sponsorului, n funcie de aportul su: invitarea i menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i momentele oficiale; prezentarea de 15 minute a companiei sponsor n timpul sesiunilor pe seciuni; inserarea de materiale promoionale ale sponsorilor n mapele de conferin, afiarea siglelor n materialele tiprite, expunerea de bannere n locaia conferinei;

22 23

http://www.advantageico.com/association-conferences.html Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 29.

23

includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de publicitate din pres; inserii de publicitate electronic n website-ul manifestrii (pagin de prezentare, banner animat); acordarea unui spaiu expoziional preferenial pentru produsele sau prezentarea sponsorului;

2.2.1.7. Publicitatea Publicitatea pentru astfel de evenimente este foarte important. Mediatizarea evenimentului urmrete n prim faz informarea i determinarea deciziei de participare a posibililor delegai, la care se adaug ulterior efortul de promovare a conferinei n pres i n mediile de interes. Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al conferinei, folosind servicii de design sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea unui logo al destinaiei. Producerea i distribuirea materialelor informative const n24: Pliant de anunare / semnalare a conferinei, distribuit cu mult naintea datei evenimentului, uneori chiar n timpul ediiei anterioare, incluznd date despre: destinaie, locaie, dat, cazare, informaii turistice, schia programului tiinific; Broura de invitare a confereniarilor i oaspeilor speciali care include tematica evenimentului i formularul de nregistrare a rezumatelor pe teme de interes profesional, n condiiile determinate; Pliant pentru a doua anunare, tiprit i distribuit cu cteva luni naintea conferinei, care trebuie s cuprind toate informaiile, tarifele i serviciile determinate ferm pn la momentul respectiv; Programul lucrrilor tiinifice prezentate n cadrul conferinei, un volum tiprit n care se prezint cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrrilor tiinifice; Crearea unui website dedicat conferinei i realizarea n cadrul acestuia a transmisiei audio-video n direct prin internet a conferinei pot aduga prestan i atractivitate evenimentului, fiind accesibile n timp real persoanelor aflate oriunde n lume, prin intermediul unui simplu computer conectat la internet.

24

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 38.

24

2.2.1.8. Cererea de lucrri Cererea de lucrri trebuie s includ informaii precum:25 numele conferinei ora i locul conferinei; termenul limit de depunere al lucrrilor; taxa de nregistrare formatul lucrrilor; Este foarte important alocarea unui termen rezonabil de trimitere a lucrrilor i trebuie tiut faptul c acest termen se poate prelungi deoarece sunt nenumrate motive care pot duce la ntrzierea trimiterii lucrrilor de ctre participani. 2.2.1.9. Trimiterea solicitrilor de nscriere ctre participani Aceast procedur trebuie nceput dup ce termenul de cereri pentru lucrri a trecut, astfel nct s invite ct mai muli participani s participe i pentru a le reaminti de eveniment. Astfel, ea trebuie s cuprind urmtoarele informaii: ora i locul conferinei; departamentele / asociaiile care suport costurile evenimentului; termenul limit pentru nregistrare; website-ul oficial al conferinei care trebuie vizitat pentru nscriere; detalii de contact pentru orice nelmurire; limba oficial a conferinei; formularul de nregistrare;

2.2.1.10. Formularul de nregistrare si website-ul Formularul de nregistrare26 fie trimis participanilor prin email sau disponibil online n website-ul manifestrii, reprezint principala surs de informaii despre participani. Astfel trebuie solicitate explicit datele personale si de contact ale fiecrui participant, tipul nscrierii, metode de plat acceptate, i tot odata trebuie s reaminteasc condiiile de contramandare. Dup recepionarea acestui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire i documentul de facturare a sumei aferente.

25

Elena Papadopoulou, How to organize a conference, http://www.lagb.org.uk/student_cttee_docs/booklet.pdf 2008, p. 6, consultat 25.03.2011. 26 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 31.

25

Pe baza formularelor de nregistrare completate de participani, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru: transportul internaional (eventuale tarife prefereniale negociate cu companiile aeriene); transport local al participanilor de la hotel la locaia conferinei i retur; ntmpinarea, preluarea i transferul participanilor aeroport / hotel / aeroport; rezervrile i constituirea grupurilor pentru tururi i programe sociale facultative; nregistrarea participanilor este posibil i la sosirea locaiei, motiv pentru care organizatorul trebuie s aloce spaiu, resurse umane i echipamente necesare biroului de nregistrare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcional n ziua primei sosiri i i nceteaz activitatea n ziua ultimei plecri, asigurnd att nregistrarea la faa locului, ct i asisten organizatoric permanent pentru participani pe durata conferinei. Biroul de inregistrare distribuie ecusoanele i mapa de conferin fiecrui participant. Website-ul pe care este prezentat i fcut public conferina ce urmeaz s aibe loc are un rol foarte important pentru a-i asigura succesul. Pagina de internet dedicat acestui eveniment trebuie s cuprind urmtoarele: informaii despre natura evenimentului; informaii despre locaia unde are loc conferina; list cu hotelurile disponibile; informaii despre locul i zona unde se desfoar evenimentul; tarifele pentru nregistrare / pachete disponibile pentru studenti; modaliti de plat; formularul de nregistrare; evenimentele anterioare, etc.

2.2.2. Perioada anterioar evenimentului


2.2.2.1. Primirea lucrrilor Dup primirea lucrrilor, organizatorul trebuie s se asigure c acestea urmeaz formatul solicitat. Participanii ai cror lucrri respect criteriile si formatul solicitat de organizator pot fi clasificai n funcie de domeniul si subiectul abordat.

26

2.2.2.2. Revizuirea lucrrilor Toate lucrrile se primesc pn la o dat limit, fixat anterior de organizatorul conferinei. Exist un interval stabilit nainte de recenzia acestora (ex 2 sptmni), n care acestea sunt citite, fiecare, de ctre doi sau trei recenzori, membri ai comitetului tiinific. Acestea vor fi notate de fiecare recenzor i dac obin un anumit punctaj vor fi acceptate spre publicare n jurnalul, revista sau proccedings-ul conferinei. 2.2.2.3. Programul conferinei La organizarea unui asemenea eveniment, trebuie inut cont de mai muli factori printre care: Pauzele adecvate ntre sesiuni; Pauzele de cafea ar trebui s dureze cel putin 30 de minute; Pauzele de prnz ar trebui s dureze cel puin o or; Timp suplimentar pentru video-prezentri; Programul trebuie s permit o pauz de minim 5 minute ntre prezentri, astfel nct participanii pot alege de a prsi sau schimba sala de curs; Beneficiarul, mpreun cu organizatorul conferinei realizeaz programul conferinei, care ulterior este prezentat i participanilor. 2.2.3. Ultimile pregtiri Cu o saptmn nainte de nceperea conferinei, trebuie pregtite ecusoanele i mapa de conferin fiecrui participant. De asemenea mai trebuie pregtite si urmtoarele: Programul conferinei; Broura cu informaii despre evenimentele locale i zona unde se desfoar conferina, numere de taxi i autobuz, tren, metrou; Harta zonei unde se desfoar conferina; Lista cu delegaii; De asemenea mai trebuie pregtit i un anun n cazul n care evenimentul trebuie anulat din anumite motive, indiferent de natura lor dar s fie bine ntemeiate. Organizatorul trebuie s se asigure c exist suficiente indicatoare pentru participani spre salile de conferine unde evenimentul are loc. Dac consider c
27

nu exist destule, organizatorul poate atrage atenia celor din locaie pentru a pune la punct acest lucru. De asemenea, trebuie reconfirmate rezervrile la hotel, n cazul n care acestea au fost fcute de organizator. Organizatorul trebuie s dein o lista cu participanii dar i o list cu confereniarii.

2.2.3.1. n ziua evenimentului n ziua evenimentului, organizatorul conferinei trebuie s ajung la locaia unde se va desfura conferina foarte devreme, pentru a fi sigur ca totul este pregatit: Pregtete biroul de nregistrare i se asigur c fiecare este pe poziia lui; Verific nc o dat slile de conferin pentru ca totul s fie n ordine; Ceremonia de deschidere oficial27 a conferinei marcheaz ntrun cadru protocolar i chiar spectaculos debutul evenimentului, determinnd prin impresiile pozitive atmosfera ntregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de cteva elemente pe care organizatorul profesionist le aplic: discursuri oficiale de scurt durat, parada steagurilor naionale, momente artistice (dans popular, orchestr, etc.). n cadrul sesiunilor n plen i pe seciuni, numrul i calitatea vorbitorilor invitai dau substan coninutului conferinei. Ordinea lurii de cuvnt, tematica lucrrilor, forma i durata admis a prezentrii, programul tiinific al evenimentului sunt stabilite i comunicate vorbitorilor n prealabil, n paralel cu corespondena legat de serviciile de cazare i pachetul de conferin. Ceremonia de ncheiere a conferinei este un argument al meninerii prezenei delegaiilor pn la finalul evenimentului, n special dac este urmat de decernare de premii, un banchet, dineu, etc. 2.2.3.2. Reacii dup eveniment Reaciile dup eveniment se fac cu ajutorul formularelor de feedback. Acestea sunt analizate i astfel se elaboreaz un raport cu privire la punctele slabe dar i cele bune ale organizrii conferinei. Indiferent dac este pozitiv sau negativ, feedback-ul trebuie gestionat mereu ca i instrument care i ajut pe cei din jur s se corecteze i s fac progrese. Ca orice instrument de comunicare si relaionare, feedback-ul este foarte sensibil la contextul n care este oferit i la modalitatea de formulare.28
27 28

Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 36. http://www.deklausen.ro/articol.aspx?aid=5&cid=4, consultat 23.05.2011

28

Cteva principii de baz29: Feedback-ul eficient este specific, nu general. Feedback-ul eficient este ntotdeauna centrat pe comportamente specifice, nu pe persoana n sine sau pe inteniile acesteia; de regul, atrage atenia persoanei asupra unui aspect nu foarte pozitiv n prezent, dar care poate fi modificat. Feedback-ul constructiv este diferit de critic; spre deosebire de critic, el este descriptiv (nu evaluativ) i ar trebui ntotdeauna s fie orientat spre comportament, nu spre persoana n sine. Ori de cate ori e posibil, se obine impactul cel mai puternic dac feedbackul este solicitat de persoana respectiv. Cel mai bun feedback este mesajul transmis cu intenia onest declarat de al ajuta pe cel cruia i se adreseaz. Cu certitudine, oamenii vor simi dac sunt alte motive care stau n spatele unui feedback. Feedback-ul eficient este corect ncadrat n timp. Fie c este feedback pozitiv sau negativ, e bine s fie dat ct mai repede dup evenimentul care la provocat.

29

http://www.clubafaceri.ro/info_articole/35_comportament_organizational/380/Cum+sa+oferim+un+feedback+efici ent.html, consultat 24.05.2011

29

Cap. 3 Studiu de caz: 18th International Economic Conference IECS 2011


Succesul organizrii unei conferine depinde foarte mult de planificarea strategic a acesteia. Planificarea strategic a unei conferine trebuie nceput cu mult timp nainte de nceperea conferinei, fiind necesar determinarea din timp a unor elemente cum ar fi: programul ntreg al conferinei, volumul estimat al bugetului, structura bugetului, profilul participanilor, alegerea datei, destinaiei i locaiei conferinei.

3.1. Stabilirea datei conferinei


Este foarte important atunci cnd trebuie s stabilim data unei conferine, mai ales a unei conferine internaionale. De aceea, data Conferinei Economice Internaionale IECS Sibiu: CRISES AFTER THE CRISIS. INQUIRIES FROM A NATIONAL, EUROPEAN AND GLOBAL PERSPECTIVE a fost fixat cu aproximativ 5 luni nainte de deschiderea oficial a conferinei. Conferina Economic Internaional IECS Sibiu a avut loc n perioada 19-20 Mai, organizatorul innd cont c n aceeai zon i acelai interval de timp nu exist o alt conferin cu aceeai tem. n acest interval de timp, s-a stabilit natura conferinei conferin tiinific iar organizatorul a format comitetul local i comitetul tiinific pentru IECS 2011. Astfel, comitetul local (Local Commitee) a fost format din personalul Facultatii de Stiinte Economice din cadrul Universitii Lucian Blaga, Clubul Studenilor Economiti din cadrul Facultii de tiine Economice din cadrul Universitii Lucian Blaga i Asociaia Facultilor de Economie din Romnia (AFER). Comitetul tiinific a fost format din profesori de la universitile din Romnia dar si de la universiti din strintate. O parte dintre profesorii care au fost n comitetul tiinific sunt30: Ramona Ortean, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; Lucian Belacu, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; Jari Appelgren, Universitatea Karlstad, Suedia; Anya Diekmann, Universitatea Libre de Bruxelles, Belgia; Mihaela Herciu, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; Liviu Iftode, Universitatea Rutgers, USA Constantin Roca, AFER, Romania Ilie Rotariu, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia;
30

http://iecs.ulbsibiu.ro/committee/ consultat 05.06.2011

30

Werner Neus, Universitatea Eberhard Karls ,Tbingen, Germania.

3.2. Alegerea destinaiei i locaiei


Destinaia. Cea de-a 18-a Conferin Economic Internaional IECS 2011 a fost gzduit de oraul Sibiu, Romnia, la aproximativ 300km NV de capitala Bucureti. n anul 2007, Sibiul a fost Capital Europeana a Culturii, acesta fiind unul dintre cele mai mari i importante evenimente din Sibiu, oraul fiind vizitat de un numr foarte mare de vizitatori romani dar i strini. Sibiul, alturi de mprejurimile sale sunt unul dintre cele mai vizitate orae din Romnia. Aceast destinaie nu a fost aleas ntmpltor, ci datorit faptului c Facultatea de Stiine Economice din cadrul Universitii Lucian Blaga se afl n Sibiu. Locaia. Conferina Economic Internaional s-a desfaurat n slile de curs de la Facultatea de Stiine Economice, cu meniunea c deschiderea oficial a conferinei a avut loc n Aula Magna a Universitii Lucian Blaga. Pentru o bun derulare a conferinei s-a inut cont de urmtoarele: 1. Accesul La deschiderea oficial, accesul spre Aula Magna, s-a fcut direct din hol iar accesul spre slile unde a avut loc conferina s-a facut, de asemenea din holul facultii. 2. Spaiile pentru reuniune au fost situate n apropiere de: - intrarea principal; - biroul de nregistrare; - lift; - toalete; - ieiri obinuite. 3. Dotarea -sistem nclzire; -sistem climatizare; -posibiliti de ntunecare a spaiului; -prize curent electric; -prize internet; -nlimea spaiului si acustic. La Conferina Economic Internaional IECS Sibiu 2011 au fost nfiinate 2 birouri de nregistrare pentru participani, acetia fiind ntampinai de persoanele desemnate la nregistrare, primind astfel mapa pentru a putea participa la conferin. Un birou de nregistrare a fost nfiinat n holul Aulei Magna unde sa inut deschiderea oficial a conferinei, iar cel de-al doilea birou de nregistrare a
31

fost nfiinat la Facultatea de tiine Economice, unde s-a desfurat ntreaga conferin. Birourile de nregistrare au fost coordonate de personalul de la facultatea de tiine Economice i de Clubul Studenilor Economiti.

3.3. Rezervri la hotel


Deoarece cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de conferin, organizatorul a ales cea mai simpl modalitate cu privire la acest serviciu foarte util pentru participanii conferinei, dnd fiecrui participant posibilitatea de a-i face rezervare la ce hotel dorete atfel nct acesta s se simte ct mai confortabil. Organizatorul a pus la dispoziia participanilor urmtoarele uniti de cazare unde acetia i pot face rezervare31: 1. Hotel SIMBA 3* (vis--vis de Facultatea de tiine Economice) www.simbahotel.ro DBL (twin or large bed) 55 euro/noapte SGL 29 euro/noapte DBL as SGL 37 euro/noapte Suite 55 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse . 2. HOTEL IBIS 3* (2 minute de facultate) www.ibishotels.ro/ro/conferinte-evenimente Special IECS 2011 rates SGL 45 euro/noapte DBL 55 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse. reservations.sibiu@ibishotels.ro 3. HOTEL RAMADA 4* (4 minute de facultate ) www.ramadasibiu.ro DBL 60 euro/noapte SGL 50 euro/noapte Executive DBL 130 euro/noapte Executive SGL 110 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse.

31

http://iecs.ulbsibiu.ro/accomodation/ consultat 10.04.2011

32

4. PENSIUNE BELASCU 3* (7 minute cu taxi) www.belascu.ro SGL 22 euro/noapte DBL 30 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse. 5. PENSIUNE CASA-SOARELUI 3* (Cisnadioara - 8km) www.casa-soarelui.ro SGL 19 euro/noapte DBL 25 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse. Pentru a beneficia de tarifele speciale, participanii au fost rugai sa treaca pe foaia de rezervare for IECS conference sau pentru conferina IECS.

3.4. Catering
Catering-ul are un rol important n cadrul conferinelor. De acceea, el trebuie prins cu mare atenie de ctre organizatori n programul conferinei. n program trebuie prevzute i pauzele de cafea pentru participanii la conferin (cafea, ceai, rcoritoare, desert, gustri, produse de patiserie, etc.). Catering-ul n slile de conferin face referire la necesarul de buturi rcoritoare i gustri pentru confereniari i pentru public. Pentru ca i din acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, organizatorul a acordat o mare atenie i catering-ului din slile de conferin. Astfel c nu au lipsit rcoritoarele, cafeaua, apa plat i apa mineral i produsele de patiserie.(Reprezentare fig. 1 i fig. 2)

33

Figura nr. 1.

Figura nr. 2. Catering-ul pentru Conferina Economic Internaional IECS Sibiu 2011, a fost organizat n mai multe locaii dup cum urmeaz: n prima zi a conferinei, prnzul s-a servit ntre orele 12:00-14:00, la cantina Universitii Lucian Blaga, strada Bulevardul Victoriei, nr. 30;
34

tot n prima zi a coferinei, cina s-a servit ncepnd cu orele 20:00, la restaurantul Silva, Aleea Mihai Eminescu nr. 1; a doua zi, prnzul s-a servit la Slite.

3.5. Slile de conferin


Natura conferinei determin nevoia de ntalniri fie n sli mari (n plen) sau fie pe seciuni (activiti n sli adecvate, pe grupuri mici, dezbateri pe anumite teme, etc). Conferina Economic Internaional IECS Sibiu 2011, fiind de natur tiinific s-a desfurat n sli adecvate, pe grupuri mici avand loc astfel dezbateri pe anumite teme pe seciuni. IECS Sibiu 2011 s-a desfurat pe mai multe seciuni, dup cum urmeaz: 1. Economics of Crises versus Crisis of Economics 2. Management: New Coordinates and Challenges 3. Marketing, Commerce and Tourism and a New Paradigm of Change 4. Banking, Accounting and Financial Systems from the 21st Century Perspective 5. Applied Informatics in Economy 6. Postdoctoral Studies School for Livestock Biodiversity and Food Biotechnologies based on Eco-economy and Bio-economy for Ecosanogenesis Slile n care s-a desfurat conferina, au fost dotate cu: - laptop; - videoproiector; - laser pointer; - ecran de proiecie. (Reprez. fig. nr. 3)

35

Figura nr.3 Pe uile slilor n care au avut loc seciunile de mai sus, au fost afiate: - Seciunea (Management: New Coordinates and Challenges) - Sala (E41) - Intervalul orar (4 p.m. 6 p.m.)

3.6. Bugetul conferinei


Principala surs de venit pentru organizarea Conferinei Internaionale Economice IECS 2011 Sibiu a fost taxa de participare. La IECS Sibiu 2011 au fost 323 participani, fiecare pltind suma de 100 euro, rezultnd astfel suma de 32.300 euro. Termenul limit pentru plata taxei de participare a fost 22.04.2011. Plile s-au facut prin transfer bancar dup cum urmeaz: in lei, n contul Universitatea Lucian Blaga, Sibiu, B-dul Victoriei Nr. 10, CUI: 4480173, IBAN: RO63TREZ576504601X000406, Trezoreria Sibiu in euro, n contul Universitatea Lucian Blaga, Sibiu, B-dul Victoriei Nr. 10, IBAN: RO44RNCB0227036041020003, BCR Sibiu, SWIFT CODE: RNCBROBU Taxa de participare acoper nregistrarea la conferin, pachetul de conferint (mapa, program conferin), acces la toate sesiunile de conferine, acces la mesele pe zi (prnz i cin). Cheltuielile cu transportul si cazarea au fost suportate de participani.
36

n cazul n care lucrarea are mai muli autori, iar acetia doresc s participe la conferin, trebuie s plateasc taxa de participare separat. Din bugetul strns din taxele de participare, s-au achitat mapele cu tot ce conin, afiele, catering-ul, banner-ul i organizarea concursului studenesc i transportul la Slite. Mapele a coninut urmtoarele: - Lucrrile n format electronic pe CD; - Programul conferinei listat; - Broura prezentare Facultatea de tiine Economice; - 2 brouri cu prezentarea oraului Sibiu care gzduiete conferina; - Lenyard-ul + Badge-ul Conferinei; - Pix personalizat cu numele facultii i al conferinei; - Caiet notie; - Map personalizat a conferinei. (Reprez. fig. Nr. 4)

Figura nr. 4.

3.7. Publicitatea
Ca la orice eveniment de anvergur, publicitatea este necesar. Publicitatea pentru Conferina Economic Internaional s-a facut prin urmtoarele mijloace: - Mail-uri trimise participanilor la ediiile trecute;
37

- Site-uri de specialitate: www.allconferences.com, www.ecbs.org, www.conferencealerts.com - Prin publicarea de tiri n ziare locale: www.ronduldesibiu.ro. - Prin intermediul site-urilor de socializare: www.facebook.com - Prin site-ul conferinei IECS: www.iecs.ulbsibiu.ro.

3.8. Cererea de lucrri


Cererea de lucrri a inclus urmtoarele informaii: Numele conferinei; Ora i locul conferinei; Termenul limit de depunere al lucrrilor; Taxa de nregistrare; Formatul (template-ul) lucrrilor.

3.9. Trimitrea solicitrilor de nscriere ctre participani


Aceast procedur trebuie nceput dup ce termenul de cereri pentru lucrri a trecut, astfel nct s invite ct mai muli participani s participe i pentru a le reaminti de eveniment. Astfel, ea trebuie s cuprind urmtoarele informaii: ora i locul conferinei; departamentele / asociaiile care suport costurile evenimentului; termenul limit pentru nregistrare; website-ul oficial al conferinei care trebuie vizitat pentru nscriere; detalii de contact pentru orice nelmurire; limba oficial a conferinei; formularul de nregistrare;

3.10. Formularul de nregistrare si website-ul


Website-ul pe care este prezentat i fcut public conferina ce urmeaz s aibe loc are un rol foarte important pentru a-i asigura succesul. Pagina de internet dedicat acestui eveniment cuprinde urmtoarele: informaii despre natura evenimentului; informaii despre locaia unde are loc conferina; list cu hotelurile disponibile; informaii despre locul i zona unde se desfoar evenimentul;
38

tarifele pentru nregistrare / pachete disponibile pentru studeni; modaliti de plat; formularul de nregistrare; evenimentele anterioare, etc. (Reprez. fig. nr. 5)

Figura nr. 5 Website-ul unde este prezentat conferina a fost bine conceput, avnd implementat un sistem de management online al conferinei.
39

Acest sistem de management online se refer la posibilitatea nregistrrii participanilor la conferin, acetia completnd anumite cmpuri necesare, cerute de organizatorul conferinei dar i trimiterea lucrrii/lucrrilor ctre organizatorul conferinei. (Reprez. fig. nr. 6)

Figura nr. 6 Dup ce participantul s-a nregistrat pe site-ul conferinei, completnd formularul de nscriere online, primete un email automat cu informaii referitoare la autentificare, username i parol. Dup ce se nregistreaz, participanii trebuie sa i activeze contul, accesnd un link trimis automat de sistemul online de management al conferinei pe mail-ul acestora. nscrierile la conferin au avut loc n intervalul 15.02.2011 21.03.2011. Dup aceast dat, nu s-au mai putut nscrie participani, sistemul online de management al conferinei nchiznd automat aceast posibilitate.
40

Figura nr. 7. Dup ce s-a logat pe site-ul conferinei, participantul are posibilitatea s trimit singur lucrarea/lucrrile cu care dorete s participe la conferin. (Reprez. fig. nr. 7) Participantul trebuie s completeze titlul lucrrii, autorii lucrrii (maxim 3 autori), abstractul lucrrii i seciunea unde dorete s participe. (Reprez. fig. nr. 8)

41

Figura nr. 8 Dup ce a timis lucrarea/lucrrile pentru conferin, primete un email automat confirmnd depunerea actelor dar i informaii despre lucrare. Dup ce lucrrile au ajuns la recenzori, participantul primete un email automat referitor la acceptarea / respingerea documentelor. Email-ul conine mrcile i notele primului i celui de al doilea recenzor. Avantajele participanilor privind acest sistem online de management al conferinei sunt:

Se logheaz i verific statusul documentelor depuse; Primete mesaje Spam cu modificari sau anunuri ale conferinei; Trimite lucrrile n format electronic (.pdf) direct din contul lui;

De acest sistem online de management al conferinei nu se bucur doar participanii la conferin ci i organizatorul conferinei.
42

Acesta poate astfel gestiona mult mai bine situaia celor nscrii, primirea lucrrilor, comunicarea cu participanii. Fa de participant, administratorul conferinei are acces la mai multe informaii. Interfaa sistemului online de management ii permite administratorului s aib acces la panoul de administrare. (Reprez. fig. nr. 9)

Figura nr. 9 n panoul de administrare sunt informaii cu privire la numrul de participani nregistrai la conferin, n cazul IECS Sibiu au fost 323 dintre care doar 305 au fost useri activi i informaii cu privire la numrul lucrrilor, n cazul IECS Sibiu au fost 307 lucrri acceptate, dintre care 21 au fost respinse. Administratorul sistemului are posibilitatea de a schimba funciile disponibile pe site-ul conferinei, acesta putnd s le activeze sau s le dezactiveze. (Reprez. fig. nr. 10
43

Figura nr. 10 Administratorul website-ului are posibilitatea de a cuta participanii la conferin dup numele acestora sau dup lucrarea acestora. Un alt avantaj al sistemului online de management al conferinei este faptul c face mult mai uoar comunicarea dintre organizatorul conferinei i participani, prin mesajele trimise de administrator, participanilor, acesta avnd posibilitatea de a alege grupul cruia dorete s transmit anumite anunuri sau informaii: la toi userii activi, la toi userii inactivi, la userii ale cror lucrri au fost respinse, etc. (Reprez. fig. nr. 11)

Figura nr. 11
44

3.11. Primirea lucrrilor


Participanii au trimis lucrrile pentru Conferina Economic Internaional pn la data de 21.03.2011 . Dup ce lucrrile au fost primite, organizatorul se asigur c acestea urmeaz formatul cerut. Formatul lucrrilor cerut de organizatorul IECS 2011 a fost:

Lucrrile vor fi scrise n limba englez i vor avea maxim 10 pagini; Lucrrile trebuie s respecte template-ul IECS 2011; Participanii pot trimite o lucrare individual sau dou lucrri n colaborare; Toate lucrrile vor fi verificate de ctre 2 recenzori. Acestea vor fi evaluate pentru originalitate, semnificaie, claritate i contribuie.

3.12. Revizuirea lucrrilor


Revizuirea lucrrilor la IECS 2011 s-a facut de ctre doi membrii ai comitetul tiinific din organizare. Acestea au fost citite, fiecare, n parte i s-au acordat note pe o scar de la 1 la 4 pentru urmtoarele criterii: claritate, relevan, originalitate i s nu fie plagiat. Lucrrile au fost notate de fiecare recenzor i dac au obinut punctajul necesar au fost acceptate spre publicare in jurnalul, revista sau proccedings-ul conferinei. Termenul pn la care trebuiau revizuite lucrrile a fost 04.04.2011.

3.13. Programul conferinei


Conferina Economic Internaional de la Sibiu s-a desfurat astfel: Prima zi: Joi 19 Mai 9 a.m. - 10 a.m.

nregistrarea participanilor la "Aula Magna", Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, str. Lucian Blaga nr. 2A. Deschiderea oficial susinut de Prof. Univ. Dr. Carmen Comaniciu , Decanul Facultii de tiine Economice; ("Aula Magna"). Speech-ul de bun venit susinut de Prof. Univ. Dr. Ing. Constantin Oprean, Rector al Universitii
45

10 a.m. -12a.m.

12 a.m. - 2 p.m.

Lucian Blaga din Sibiu. Introducerea participanilor i prezentarea programului conferinei susinut de Prof. Univ. Dr. H.C. Dan Popescu. Srbtorirea a 20 de ani de nvmnt superior economic la Sibiu susinut de Prof. Univ. Dr. Carmen Comaniciu, Decanul Facultii de tiine Economice Pauz de masa. Servirea prnzului la cantina Universitii "Lucian Blaga", B-dul Victoriei nr. 31. Prezentarea lucrrilor n seciuni paralele n cadrul Facultii de tiine Economice, str. Calea Dumbrvii nr. 17. Se servete cina - la restaurantul Silva.

2 p.m. - 8 p.m. Dup ora 8 p.m.

A doua zi: Vineri 20 mai 9 a.m. - 10 a.m.

Prezentarea lucrrilor n seciuni paralele n cadrul Facultii de tiine Economice, str. Calea Dumbrvii nr. 17. Sesiune plenar n cadrul Facultii de tiine Economice, str. Calea Dumbrvii nr. 17. Concluzii. nchiderea oficial a conferinei. Vizitare Mrginimea Sibiului. Prnzul se servete la Slite.

10 a.m. -12a.m.

Dup ora 12 p.m.

3.14. Reacii dup eveniment


Feedback-ul unei conferinte se poate realiza prin formularele de feedback iar n urma completrii i analizrii acestor formulare, se poate scoate un raport cu privire la organizarea conferiei. La IECS 2011, nu s-a realizat feedback i nu s-au folosit formularele de feedback.

46

Concluzii i recomandri
Pe aceasta tem se pot aduce n discuie mult mai multe lucruri, ns aceast lucrare a urmrit evidenierea efectiv a pailor care stau la baza organizrii sistematice a unei conferine. Intenia mea a fost aceea de a oferi un punct de sprijin tuturor celor interesai ntr-o astfel de activitate, pentru a-i asigura acesteia reuita i buna apreciere. Iar pentru acest lucru am ales s aplic partea teoretica a lucrrii ntr-un studiu de caz, avnd la baza Conferina Economic Internaional IECS 2011. i pentru a valorifica toate calitile i punctele tari ale acestei conferine, dar i pentru a sugera modaliti de mbuntire a planului organizaional al acesteia, am realizat prezenta analiz SWOT. Puncte tari
-Actualitatea i relevana subiectelor abordate; -Atitudinea i profesionalismul spekerilor; -Bun organizare a conferinei; -Capacitatea, modernismul i facilitile slilor n care a avut loc conferina; -Internet gratuit pe durata conferinei prin reeaua wireless a facultii;

Puncte slabe
-Lipsa de la eveniment a autoritilor publice locale; -Lipsa unor mini-hri cu locaiile unde a avut loc conferina i unitile de cazare unde s-au cazat participanii i cantina, puse la dispoziie la birourile de nregistare -Distana mare dintre Aula Magna si Facultatea de tiinte Economice. -Lipsa interesului massmedia fa de astfel de subiecte i evenimente; -Lipsa feedback-ului;

Factori Interni

SWOT
Oportuniti
-Stabilirea de parteneriate cu entiti din acelai domeniu; -Implicarea mai mult a presei i mass-mediei locale n promovarea evenimentului; -Interesul mare al viitorilor participani la urmtoarea ediie a IECS;

Ameninri
- Pasivitatea participanilor i lipsa dorinei de interaciune; - Nerespectarea programului activitilor ntarzierea deschiderii sesiunilor;

Factori Externi

47

n urma analizei SWOT realizat, consider c punctele slabe rezultate din analiz, trebuie mbuntite pentru o imagine favorabila a organizatorului i pentru a face ct mai confortabil prezena participanilor la conferin. De asemenea, trebuie meninute i chiar mbuntite punctele tari ale analizei SWOT. Trebuie profitat de oportunitile conferinei pentru ca aceasta s aib un impact mai puternic asupra participanilor dar i asupra auditoriului. n ncheiere, doresc s spun c organizarea conferinei IECS 2011a fost o reuit.

48

Bibliografie
1. Chiriac Alexandra Crina, Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, Bucureti, 2004; 2. Constantin Florea, Mdlina Belous Organizare de evenimente i banqueting, THR-CG, Bucureti, 2004; 3. Zamfir C. Moise, Trgurile, expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002; 4. Schafer-Mehdi Stephan, Organizarea evenimentelor, ALL Beck, Bucureti 2008; 5. Anne Gregory, Relaiile publice n practic, ALL Beck, Bucureti, 2005; 6. Balaure Virgil, Ctoiu Iacob, Veghe Clin, Marketing turistic, Editura Uranus, Bucureti, 2005; 7. Tigu Gabriela, Resurse si destinatii turistice pe plan mondial, Uranus, Bucureti, 2008; 8. Petcu Nicoleta, Statistic n turism 2005 teorie i aplicaii, Albastra, Cluj, 2005; 9. Minciu Rodica, Economia turismului, Uranus, Bucureti, 2004; 10. Cosmescu Ioan, Economia turismului: serviciile turistice, Editura Universitii Lucian Blaga, Sibiu, 1998; 11.Fiona Campbell, Alison Robinson, Sally Brown, Phil Race, Essential tips for organizing conferences & events, Routledge, London, 2003; 12. Judith Leigh, Organizing and participating in meetings, Oxford University Press, USA, 2003; 13.http://www.lagb.org.uk/student_cttee_docs/booklet.pdf 14.http://www.conventionbureau.ro/portal/industrie/ind_manag_utilitatea.htm 15.http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?artID= 1622 16.http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?artID= 1608 17.http://www.deklausen.ro/articol.aspx?aid=5&cid=4, consultat 23.05.2011 18.http://www.clubafaceri.ro/info_articole/35_comportament_organizational/3 80/Cum+sa+oferim+un+feedback+eficient.html, consultat 24.05.2011 19. http://iecs.ulbsibiu.ro/committee/ 20.http://www.advantageico.com/association-conferences.html

49