Sunteți pe pagina 1din 5

Brief:PLANORGANIZAREEVENIMENT Client:.................. Produs:................ Domeniudeactivitate:........................

Stimateclient, nscopuldeavofericelemaibuneservicii,carescorepundnevoiloriateptrilorDumneavoastr, v rugm s completai n linii mari acest brief de agenie. n urma verificrii informaiilor primite de la Dumneavoastr vom concepe o strategie de abordare i organizare a evenimentului pe care vil vom nainta spreanaliz.

A.Descriereeveniment Sevalsanecompletatdectreclient n viziunea organizatorului: concept, desfzurare, scopuri urmrite, cum se integreaz n activitileclientului,i.e.aduceclieni,contracte,sporetevizibilitatea,creteawarenessul,arerol deteambuilding,arescopcaritabiletc. A.1.numeeveniment: clientulesterugatsoferecelpuinoexplicaieminimalascopuluiurmritprineveniment propuneridenumepentruevenimentvorfidicutatempreuncuechipadeorganizare A.2. calendar de baz: timp de proiectare eveniment + timp de desfurare + timp de followup(dateestimatesidoritedeclientvorficonfruntatecupropunerileorganizatorilor) A.3.Costesenial:bugetulestimatcainvestiienorganizareaidesfsurareaevenimentului A.4.Publicint:careepubliculprincipalcruiadorestesiseadresezeclientul? A.5.Tipproiect:client+organizator,organizatorsauparteneriat A.6.Scopulevenimentului(sintetizatntrosingurpropoziie)

B. Arhitectur eveniment (sugestii despre cuprinsul evenimentului, momente incluse, activitipractice,prezentriiaplicaiietc.) B.1.Cineparticip?(publicestimat) B.1.1.Client,dacda,cineicareestescopulacestuia: B.1.2.Organizator,dacda,cineicareestescopulacestuia: B.1.2.Procentualparticipareclientiorganizatordacseaplic,persoanedecontactpentru ambelepri,tipdecomunicare:ntlniri+frecven,comunicaretelefon/mailetc. B.1.3.Participani:(tipologiaacestoranviziuneaclientului): (datelevorficompletateulteriorideorganizator) cumsuntselectai,(proceduradeselecieaparticipanilor) decesuntselectai?, cumvorficontactai,invitaiiconvinisparticipe?(sevacompletadecatreorganizator nurmaobineriiunuiprofilminimalalparticipanilordinparteaclientului) B.1.4.Parteneriexistenisaudorii,dacestecazul; B.1.5.Partenerimedia,dacestecazul; B.1.6.Invitaiimassmediapentrucronicaevenimentului; B.1.7.Sponsori B.2.Cndareloc? B.2.1. Plan de desfurare, calendar primar de desfurare a pregtirii evenimentului i desfurriipropriuzise,evenimentecarepremergicarecontinuevenimentul.(sevacompletade ctreorganizator) B.2.1.1 Se vor lua n calcul: concertele, conferinele, evenimentede divertisment din perioadancareseconsidercvaavealocevenimentuldescris.

a.Interfereazacesteacuevenimentul? b.influeneazacesteainteresulpubliculuiintpentruevenimentulpropus? B.2.2. Motivaia selectrii: perioadei, lunii, zilei, segmentului orar. Interdicii i faciliti ridicatedeacestealegeri.(clientulesterugatsmotiveze) B.2.3. Condiii meteo prospective, n cazul n care acestea ar putea afecta evenimentul n desfurareaacestuia.(sevacompletadectreorganizator) B.2.4. Exist persoane care nu vor participa din cauza alegerii momentului evenimentului? (sevacompletadectreorganizator) B.3.Caresuntcomponenteleevenimentului? B.3.1. Scopul: Prezentare conceptprodus, divertisment, teambuilding, caritabil, aniversare, eveniment monden, eveniment pres, eveniment fashion, eveniment lansare, eveniment comemorativ, nunt, botez, petrecere burlaci/burlcie, lansare concept nou, prelegere, vizit extern/oficial,nominalizri, aderri, premii. (clientul este rugat s i aleag componentele evenimentului prin enumerarea lor mai jos. n cazul n care scopul evenimentuli nu se regsete n listapropusdenoi,vrugmsataaimajosiopiuniledumneavoastr) B.3.2.Timelinedeeveniment B.3.2.1.Dacestevorbadeunscenariu,cumsevedeacestandesfurarealuica: (clientul este rugat s ofere succint propria viziune despre eveniment, urmnd ca echipa organizatoaresdetaliezeacestecomponente) pregtire(ntlniri,stabiliri,furnizare,pregtire,montare,selecielocaie,pregtirelocaie, invitaii,verificareinvitaii,primireapeluriparticipani,liniedeajutorpentruparticipani,ndrumri detransportidecodalevenimentului:cumseajunge,careesentimentuldinaintedeeveniment, ceinut,participaniisuntinvitaicu/frfamilie,existcosturiridicatedeparticipare,dacda,care, existelementesurprizcaresinciteparticipantul?), desfurare(cineseocupdelocaie,cineseocupdefurnizare,cineseocupdeprimire invitai, cine se ocup de ntreinere invitai, cine cronometreaz evenimentul, cine anun

momentele cheie ale evenimentului, cine se ocup de PR eveniment i relaie cu media la faa locului, cine se ocup de relaia cu furnizorii externi n timpul evenimentului, cine nchideevenimentul,cineseocupdelocaie,logisticetc.dupeveniment),sevacompletadectre organizatornurmaconsultriiprealabilecuclientul. followup(mulumiriparticipaniiinvitaimedia,solicitaredirect/indirectdefeedback, ntlnire intern de evaluare a evenimentului i stabilirii punctelor forte i slabe, mediatizare a evenimentului). B.3.2.2.Componenteiresurse B.3.2.2.1.Resursemateriale:(vrugmselectaidinlistapropussuporturilemediadorite): Offline:bannere,inserturipres,invitaii,efectedecurierat,bazdedateinvitai,listcerineclieni, promovare sponsori i parteneri, invitaii media, mijloace audio+vizuale, mijloace de mobilier necesare, mijloace de prezentare, standuri, elemente de nfrumuseare/decoraiuni florale, servicii de cattering, elemente necesare pentru divertisment etc. (organizatorl i rezerv dreptul de a propuneajustriulterioare,motivndalegerilefcute) Online:bannere,inserturipresonline,advertoriale,implicareauneicomunitionline,socialmedia buzz,promovareviral,microsite,newsletter,WOMetc. B.3.2.2.2.Amplasament (Clientul este rugat s ofere cateva detalii despre tipul de spaiu considerat adecvat evenimentului) Ex. Spaiu public vs. spaiu logistic, spaiu filtru intrare, scen, spaiu spectatori, spaiu prezentare,spaiubufet/mas,spaiurespiro,lounge,spaiudans,spaiumuzic,spaiitoalete,spaii pentrucopii,localizare,localizarecldire,tipdeacces,spaiiparcare. B.3.2.2.3.Resurseumane(vrugmselectaidinlistapropus) Personalclient,personalorganizator,paz,servire,ghidare,divertisment,transport (organizatorulvadefinitivalistapersonaluluinfunciedebugetulicerineleevenimentului)

B.3.2.2.3. Alte resurse, dac exist i care sunt (Clientul este rugat s ofere detalii despre eventualelesalecerinespeciale.Acesteavorfianalizatempreuncuechipadeorganizare) B.4.Caresuntcosturileestimativeridicatedefiecareelementdinseciuneaanterioar?(se vacompletadectreechipaorganizatoaredupstabilireadetaliilormaisusmenionate) B.4.1. Costuri interne: care sunt, cine le suport, care este gradul de fezabilitate? (se va completadectreechipaorganizatoaredupstabilireadetaliilormaisusmenionate) B.4.2. Costuri externe: furnizori (se va completa de ctre echipa organizatoare dup stabilireadetaliilormaisusmenionate) B.4.2.1.Seleciefurnizori: cefurnizoridedicaiexist,cefurnizorisuntselectaiprinoferte, cineseocupdeselecie,caresuntcriteriiledeselecie? B.4.6.Costuriposibile(sevorstabilidectreechipadeorganizaredupevaluareabugetului clientului) B.4.7.Plandeeconomie(Clientulesterugatsspecificecaresuntcheltuielileconsideratede evitat?) B.5. Care sunt resursele int? (tipologia acestora n viziunea clientului component de reamintirenvedereadefinitivriiunuiprofildepublic) Clieni, participani, public larg, public media, invitai media, invitai onorifici, invitai de prestigiu,invitaipecategorii,prediciireferitoarelaparticipareaacestora. C.Evenimentsidebars (detaliereaplanuluideevenimentitimpiidedesfzuraresevorrealizanurmainformaiilor obinutedinparteaclientului)