Conceptul de eveniment

Având în vedere importanţa deosebită în plan social, dovedită în decursul istoriei,

evenimentele sunt la mare căutare, de unde şi nevoia de specialişti în organizarea lor.
Incă din 1970, Alvin Tofler, în Şocul viitorului, spunea că s-au înmulţit vizibil consumatorii
de evenimente care au început să colecteze experienţe la fel de conştiincios şi pasional cum o făceau
pe vremea când colectau obiecte.
Azi sunt căutate evenimente din ce în ce mai extravagante şi costisitoare, iar noi trebuie să
ştim să le creăm. Se cere să tratăm evenimentele profesionist, oamenii se aşteaptă la acest lucru, ceea
ce înseamnă şi mulţi bani, iar piaţa este în plină dezvoltare şi apar noi oportunităţi.
Evenimentele sunt un instrument in mixul comunicarii. Ele nu au loc intamplator, ci cu un
anumit prilej.
Evenimentele pot provoca mai multe emotii decat oricare alt mijloc de comunicare.
Evenimentele sunt manifestatii planificate si organizate, al caror scop este si declansarea unui proces
dirijat de activare. Pornind de la scopul evenimentului sunt provocate excitatii psihice sau emotionale.
Dintre acestea fac parte: formarea imaginii, formarea profitului, motivatia, atractia de a se cumpara,
sprijinirea vanzarilor.
Pentru a declansa astfel de stari, instrumentul „eveniment” dispune , la fel ca si alte
instrumente de comunicare, de un arsenal bogat de mijloace posibile.
Instrumentul comunicarii Mijloacele
Publicitatea Spoturi TV, anunturi, panouri publicitare
Relatii Publice Articole de presa, buletine de reclama pentru
client, relatare comerciala.
Organizarea evenimentelor Gale, show-uri, evenimente publice, private.

Pentru toate evenimentele considerate in ansamblul lor, exista anumite aspect ce se intalnesc
in mod constant:
- grupul tinta al evenimentului
- obiectul evenimentului
- forma evenimentului
Grupul tinta al evenimentului -consumatori
-parteneri
-angajati
-public
Obiectul evenimentului -produs/performanta
 -marca
-firma
Forma evenimentului -gala
-prezentarea unui produs
-intrunire in demararea unui proiect
-jubileu
-eveniment public
-turneu
Punerea in scena a -spectacol
evenimentului -dans
-interventia moderatorului
-sunet
-lumina
-medii de comunicare
-decorare
-arhitectura/locatie
-catering
-arome
Dramaturgia evenimentului -timp si ritm
-actiune
-dezvoltare
-figuri si motive
In timp au aparut numeroase categorii de evenimente de marketing. Forumul agentiilor
de marketing clasifica evenimentele in:
- evenimente publice – grupul tinta este format din consumatorii finali si din public.
- evenimente corporatiste-business-to-business
- evenimente de prezentare-manifestatii si programe in cadrul targurilor si in mediul exterior
acestora.
Evenimentul reprezinta ceea ce intentionam noi sa studiem: fapt de mare insemnatate,
intamplare si importanta. Urmeaza apoi cuvantul evenimential, acesta avand semnificatia :
-Se margineste la descrierea evenimentelor
-Se refera la descrierea evenimentelor.

Evenimentul este :
a) ceva ce se întâmplă într-un anumit loc la un moment dat;

b) un incident sau o situaţie ce apare într-un loc anume într-un anumit interval de timp (n.n. -
cu referire la managementul riscurilor) ;

c) apariţie a ceva în lumea afacerilor, la care aceasta trebuie să răspundă;

d) funcţie menţionată într-un contract sau o comandă a evenimentelor;

e) reuniuni, simpozioane, conferinţe cu invitaţi siguri sau potenţiali, cu preocuparea de a

îndeplini obiectivul urmărit, pentru îmbunătăţirea vânzărilor sau a relaţiilor cu clienţii.

Definiţiile date evenimentului în literatura de specialitate sunt ori prea focalizate pe un

domeniu anume, ori prea laconice, ori prea tehnice.
Evenimentele sunt un ansamblu de activităţi umane planificate, generând experienţe
unice şi efecte irepetabile asupra participanţilor, realizate cu soluţii tehnice şi resurse
specifice, prin valorificarea unor idei cât mai ingenioase, în condiţiile urmăririi unor obiective
clare, realizabile la termene bine definite, cu respectarea unor costuri prestabilite şi a unor
standarde de calitate.
Din analiza definiţiei rezultă următoarele concepte:
• activităţi umane planificate;

• experienţe unice;

• efecte irepetabile asupra participanţilor;

• soluţii tehnice;

• resurse specifice;

• valorificare de idei ingenioase;

• scopuri şi obiective clare;

• termene bine definite;

• costuri prestabilite;

• standarde de calitate.

Fiecare eveniment este diferit în felul său, este unic. Chiar şi cele repetitive şi
standardizate, cum ar fi conferinţele anuale ale companiilor sau nunţile, sunt diferite între ele,
având diverşi participanţi, un alt loc de desfăşurare, audienţă diferită etc.
Unii autori pun accent pe scopul de celebrare al evenimentelor, alţii subliniază importanţa
experienţelor trăite de participanţi, ca ocazii de a ieşi din rutina cotidiană. Am subliniat
caracterul de unicitate, dar se mai pot adăuga cu uşurinţă alte câteva caracteristici importante
pentru înţelegerea conceptului, cum ar fi:
• Nerepetabilitatea.
De obicei, evenimentele au o durată de viaţă scurtă. Dacă cineva nu ia parte la un eveniment,
există şanse reduse să trăiască aceeaşi experienţă la alt eveniment, chiar şi similar. Ocazia
este pierdută cu totul. Pe de altă parte, acest lucru are impact şi asupra organizatorilor,
prin costuri, în special cele legate de închirierea sălilor, materialele tipărite, salariile
personalului ş.a., pentru că multe dintre elemente nu mai au utilitate după închiderea
evenimentului, fiind personalizate pe specificul fiecăruia.
• Ambianţa şi servirea.
O ambianţă plăcută poate transforma un eveniment într-un succes sau invers. Organizatorii se
străduiesc să pună la punct toate detaliile, ca decorurile, spaţiile, mâncarea, băutura, dar
toţi ştiu că, în final, atmosfera creată pentru participanţi este esenţială. De aceea, trebuie
luate în considerare şi elemente de ordin psihologic, care să stimuleze antrenarea
oamenilor, socializarea, participarea la diferite acţiuni ş.a., aici rolul-cheie jucându-1
personalul, prin modul de servire şi de reacţie la cerinţele participanţilor.
• Munca intensivă.
Cu cât un eveniment are mai multe elemente de unicitate, cu atât devine mai complex şi
presupune eforturi mai mari, legate de comunicare, planificare, coordonarea persoanelor
implicate. De altfel, volumul mare de muncă concentrat pe o perioadă relativ scurtă de
timp, probă a unui real profesionalism, este şi motivul pentru care organizarea
evenimentelor este de multe ori extenalizată.
• Ambianţa şi servirea.
O ambianţă plăcută poate transforma un eveniment într-un succes sau invers. Organizatorii se
străduiesc să pună la punct toate detaliile.
• Munca intensivă.
Cu cât un eveniment are mai multe elemente de unicitate, cu atât devine mai complex şi
presupune eforturi mai mari, legate de comunicare, planificare, coordonarea persoanelor
implicate. De altfel, volumul mare de muncă concentrat pe o perioadă relativ scurtă de
timp, probă a unui real profesionalism, este şi motivul pentru care organizarea
evenimentelor este de multe ori extenalizată.
• Interacţiunile personale .
Participanţii vor interacţiona direct cu echipa de organizare şi între ei. Pentru organizatori este
esenţială înţelegerea lor, încă din faza de planificare, cu scopul de a le descifra aşteptările,
cerinţele şi posibilele comportamente.
După ce au fost descrise câteva dintre cele mai întâlnite caracteristici ale eveni-
mentelor, se poate trece la definirea managementului evenimentelor.
Managementul evenimentelor constă în documentarea, planificarea, organizarea,
monitorizarea, controlul şi coordonarea resurselor alocate (umane, materiale, financiare,
informaţionale şi de timp) în vederea atingerii obiectivelor propuse, astfel încât să existe
continuitatea fluxurilor de bunuri, servicii, lucrări, date necesare activităţilor, pentru unicitatea
şi succesul evenimentelor.
Managementul evenimentelor se află în simbioză si cu managementul proiectelor.
Există proiecte care necesită organizarea unor evenimente, îndeosebi pentru promovarea
rezultatelor, dar există şi evenimente complexe, care au în structura lor diferite proiecte, însă
managementul lor este diferit.
Domeniile cunoaşterii sunt administrarea, proiectarea, marketingul, exploatarea, riscul.
Fiecare domeniu este descompus în câteva clase, după cum urmează:

Administrare Proiectare Marketing Exploatare Risc

-financiara -continut -plan de -audienta -conformitate
-resurse umane -teme marketing -comunicatii -decizii
-informatii -program -materiale -infrastructura -urgente
-autorizatii -mediu -produse -logistica -sanatate si
-stakeholderi -productie -promovare -participanti siguranta
-sisteme -divertisment -relatii publice -loc -asigurari
-timp -catering -vanzari -tehnica -legalitate
-sponsorizari -securitate
 Tipuri de evenimente

Fiind vorba despre un domeniu relativ nou, curiozitatea poate îndemna pe oricine să
ştie cam ce tipuri de evenimente se organizează şi dacă piaţa rămâne deschisă pentru altele.
De asemenea, studierea tipologiei ajută la poziţionarea şi înţelegerea evenimentelor proprii.
De la început, subliniem ideea că evenimentele diferă foarte mult între ele, prin:
- scopurile urmărite,
- prin obiectivele propuse,
- prin domeniile în care se aplică ş.a.
O asemenea diversitate face puţin plauzibilă, în viziunea unora, identificarea de elemente
comune, utilizabile în managementul lor. Un neîncrezător ar putea spune: „ce are în comun
nunta colegului Ionescu cu Olimpiada de Iarnă ? In final cursului sperăm să se risipească
această temere şi să arătăm că există şi caracteristici comune.

Intr-o primă variantă, considerăm că ar fi posibilă o asociere după nivelul la care se exprimă
interesul pentru organizarea evenimentului special (complexitatea organi- zaţională),
conturându-se astfel următoarele niveluri:
• personal;
• familial;
• grup de persoane (de prieteni, rude, grupuri profesionale, sociale, culturale, religioase, sportive
ş.a.);
• organizational (fundaţie, asociaţie, firmă, corporaţie, instituţie ş.a.);
• grup de organizaţii;
• ramură/domeniu de activitate;
• comunitar;
• regional;
• naţional;
• reţele/centre instituţionalizate europene/internaţionale ;
• internaţional.
După caracterul lor, evenimentele se pot grupa în:
• ştiinţifice;
• sociale;
• academice/universitare/şcolare;
• culturale;
• economico-financiare;
• politice;
• religioase
•sportive
•militare/diplomatice
•divertisment
 După scopul urmărit, evenimentele se pot organiza pentru:
• reclamă, publicitate, promovare ;
• câştigarea respectului, încrederii, a statutului de autoritate în domeniu, a aprecierii;
• aniversare, comemorare;
• încurajarea mişcării, a exerciţiilor fizice;
• competiţie între participanţi, creşterea competitivităţii;
• luarea deciziilor;
• educaţie, instruire, antrenare, formare personală;
• reuniuni de lucru de tip participativ, reuniuni colegiale;
• distracţie, recreere, divertisment, odihnă;
• crearea, consolidarea grupurilor sau echipelor, socializarea;
După obiectivele pe care şi le propun, evenimentele pot urmări:
 participare masivă;
 obţinerea de fonduri cu scop caritabil sau de sponsorizări;
 încântarea, satisfacţia participanţilor;
 îmbunătăţirea imaginii organizatorului;
 învăţarea sau aflarea a ceva nou, descoperirea unor tendinţe într-un domeniu;
 onorarea unor obligaţii ca membru al unei organizaţii;
 atragerea de sponsori şi susţinători;
 creşterea performanţei, a vânzărilor;
 publicitatea, promovarea, reclama;
 obţinerea de venituri mai mari;
 cercetări statistice, sondaje, culegere de date etc.
Literatura de specialitate grupează evenimentele pe categorii sau genuri. Şi în acest caz exista
o diversitate de pareri, completate cu opinii personale, astfel:
- evenimente cetăţeneşti, civice, publice;
- congrese, convenţii, obiceiuri sau datini;
- expoziţii, târguri şi festivaluri;
- evenimente oficiale guvernamentale, statale, internaţionale;
- evenimente din domenii specifice (şcolare, universitare, ştiinţifice, religioase, militare,
politice, culturale, sportive, de divertisment ş.a.);
- călătorii tematice eu un anumit scop;
- mitinguri, adunări, întruniri, întâlniri, reuniuni, şedinţe ;
- evenimente comerciale (ale companiilor, firmelor, asociaţiilor, fundaţiilor);
- evenimente sociale din ciclul vieţii oamenilor (botezuri, cununia oficială la starea civilă,
nunţi, aniversări de familie ş.a.);
- evenimente turistice;
- evenimente pentru colectarea de fonduri;
O altă clasificare este cea care împarte evenimentele în patru categorii:
- distractive (sportive, concerte, recreative);
- culturale (artă, obiceiuri populare, ceremonii, religioase);
- personale (nunţi, zile de naştere, diverse aniversări);
- organizaţionale (comerciale, caritabile, politice, de vânzări).
O astfel de clasificare este şi ea discutabilă, întrucât se observă o intercalare între categorii.
De exemplu, evenimentele pentru timpul liber se suprapun, în mare măsură, cu cele culturale
sau organizaţionale ş.a.m.d.
Prin urmare, considerăm că ar fi mai edificatoare o structurare mult simplificată:
- evenimente private (personale, familiale);
- evenimente instituţionale, corporatiste;
- evenimente publice (deschise).
Deoarece noţiunea de tip al evenimentelor este intrată de mult timp în uz, considerăm că
aceste ultime categorii de evenimente, sintetizându-le pe cele dintr-o listă mai lungă a
tipurilor sau genurilor de evenimente, ar putea fi numite super-tipuri.

O abordare interesantă se găseşte şi pe site-ul specialevents.com, unde sunt prezentate

următoarele tipuri de evenimente: pentru copii, corporaţii, târguri, festivaluri, gale pentru
strângeri de fonduri, evenimente verzi (green).

Industria evenimentelor
• Cererea de evenimente

• Tipuri de organizaţii din domeniul evenimentelor

• Descrierea principalelor tipuri de organizaţii din industria evenimentelor

• Factori de succes sau eşec al firmelor de pe piaţa evenimentelor

• Profesionalizarea managementului evenimentelor

• Impactul industriei evenimentelor asupra dezvoltării comunităţilor

In jurul nostru au loc mereu evenimente, pe care nu le privim ca pe nişte afaceri, pentru că este
destul de dificil sa înţelegem rezultatele lor economice, motivele care le-au declanşat, varietatea lor şi
 modul cum sunt gestionate, mai ales când suntem simpli spectatori. Scopul acestui curs este de a oferi
informaţiile necesare pentru înţelegerea industriei evenimentelor ca sector socio-economic cu o piaţă
proprie.

Cererea de evenimente

Cei direct implicaţi în domeniu ştiu că este vorba despre o industrie de miliarde de euro.
Dimensiunea pieţei e destul de greu de precizat, având în vedere diversitatea evenimentelor şi
lipsa elementelor pentru cuantificarea lor din perspectiva fondurilor vehiculate, fiind aproape
imposibil să se colecteze date despre toate evenimentele care au loc. Fără să existe obligaţia
de a raporta instituţiilor de statistică informaţiile privind tipul, locul, numărul participanţilor,
taxele de intrare, impactul evenimentelor etc., cei care analizează piaţa au doar date disparate,
care nu pot oferi garanţia unor estimări foarte precise. Evaluarea cantitativă a acestor activităţi
ar fi utilă pentru:
• măsurarea impactului economic şi social al evenimentului asupra unui loc sau a unei comunităţi;
• planificarea dezvoltării infrastructurilor necesare (săli de conferinţe, spaţii de cazare, linii de
transport, alte destinaţii turistice);
• estimarea cererii de evenimente şi planificarea activităţilor de marketing.
Cine ar fi interesat de aceste lucruri ? Răspunsul vine de la actorii pieţei - organizatori,
furnizori specializaţi, proprietari de spaţii şi alte amenajări speciale, artişti, autorităţi etc. De
exemplu, un proprietar sau manager de hotel este preocupat de cererea de evenimente pentru a
putea să-şi planifice cota de piaţă. Autorităţile publice sunt interesate de această cerere pentru
a şti dacă trebuie construite anumite infrastructuri publice.
Profesioniştii în managementul evenimentelor vor fi primii interesaţi de cererea de pe
piaţă. Opţiunea de a analiza piaţa pe diferite categorii este dezirabilă în condiţiile
eterogenităţii destul de mari. Odată ce s-a stabilit tipul de eveniment dorit, se poate trece la
evaluarea cererii, într-o anumită arie geografică şi un anumit interval de timp. Se va analiza
profilul participanţilor la evenimente asemănătoare, se vor căuta informaţii despre motivaţiile
pe care le-au avut, beneficiile la care s-au aşteptat, ciclicitatea organizării acelui tip de
eveniment. In acest sens, persoanele implicate în planificare vor monitoriza, pe termen lung,
următoarele aspecte:
• numărul participanţilor la evenimente;
• bugetele alocate de către participanţi unor evenimente similare;
• activităţile incluse în acele evenimente;
• eficienţa diverselor modalităţi de publicitate;
• nivelul de satisfacţie a participanţilor.
 Bineînţeles că datele respective sunt dificil de cules. Uneori, sunt disponibile informaţii
privind rezultatele financiare ale unor evenimente, dar este greu de estimat care au fost
cererea, mulţumirea participanţilor şi organizatorilor, cheltuielile de publicitate etc. în plus,
există o perdea de fum, ridicată intenţionat, în privinţa cifrelor. însă există şi evenimente ale
căror date pot fi mai uşor de aflat, cum se întâmplă în cazul nunţilor. Aceste date sunt
benefice pentru realizarea previziunilor. Ele pot fi obţinute de la Primărie - Oficiul Stării
Civile, de la biserici, de la furnizorii de aranjamente florale, de la restaurante sau alţi furnizori
de produse specifice nunţilor ş.a.
Organizatorii vor căuta sursele potenţiale de cereri de evenimente şi vor încerca să
evalueze pieţele-ţinta înainte de a investi. Chiar dacă se identifică nevoile grupului vizat, este
destul de puţin probabil să se estimeze foarte exact numărul participanţilor. De aceea, datele
despre piaţă se vor culege şi din surse secundare, cum ar fi presa, revistele de specialitate etc.
In acelaşi timp, intuiţia poate fi deosebit de utilă. Totuşi, dacă se realizează o cercetare de
marketing, este bine să nu se uite că apare o mare diferenţă între interesul manifestat faţă de
un potenţial eveniment şi participarea efectivă. Pot exista rezultate care să indice un mare
entuziasm pentru el, iar în final participarea să se dovedească modestă, după cum se poate
întâmpla şi invers. De multe ori, estimarea se realizează prin raţionamente de tip inductiv, pe
baza unor evenimente din trecut, însă starea vremii, traficul, organizarea simultană a altor
evenimente pot da peste cap intenţiile de participare, inclusiv estimările iniţiale.
Chiar dacă măsurarea cu exactitate a pieţei evenimentelor nu este posibilă, ea se află într-o
continuă dezvoltare. Factorii determinanţi pentru cerere sunt acumularea de averi şi
perioadele lungi de pace, care au determinat creşterea apetitului pentru călătorii, activităţi
recreative, testarea de noi idei şi căutarea de experienţe inedite. Pe lângă aceste motive, se
regăsesc şi cele legate de dezvoltarea transporturilor, a logisticii, a tehnologiilor de
comunicare etc. Criza declanşată în anii 2007-2008 a generat diminuarea cererii.
De regulă, cei mai importanţi factori care stau la baza cererii de evenimente sunt cei
sociali. Ne referim aici la nevoia de integrare socială, interacţiunile dintre oameni,
comunicarea, sprijinul reciproc etc. Mai mult decât atât, redescoperirea valorilor şi tradiţiilor,
respectarea obiceiurilor religioase şi civice, nevoia de celebrare publică, promovarea stării
sociale au dus la o cerere mare de activităţi culturale şi tradiţionale, în plus, în ciuda
dezvoltării tehnologiilor moderne de interacţiune între indivizi, rămâne cerinţa de comunicare
faţă în faţă, generată de aspectele economice, organizaţionale, politice, filantropice ale
societăţii, care este satisfăcută doar prin evenimente.
 Pe de altă parte, se poate vorbi şi despre un mecanism de autodezvoltare, de tip spirală:
cererea crescută a determinat apariţia de firme specializate care, la rândul lor, sunt
declanşatoare de evenimente, multiplicând numărul acestora, al beneficiarilor şi al
participanţilor. S-au creat noi modele de afaceri, noi comportamente de consum, noi aşteptări,
care au crescut profitabilitatea, precum şi interesul investitorilor şi al consumatorilor de
evenimente.
Aşa cum am afirmat anterior, spre deosebire de piaţa bunurilor fizice, cererea de
evenimente este mai greu de prognozat, inclusiv din cauza motivaţiilor pe care le au
participanţii.
De cele mai multe ori, nu există o singură motivaţie, ci o gamă complexă, dificil de
analizat, identificat şi clasificat. Deşi s-ar putea spune că sunt argumente de ordin personal,
realitatea arată că sunt şi motivaţii de tip organizaţional, care determină căutarea de explicaţii
dincolo de teoriile clasice de tip Maslow.
Oamenii participă la evenimente nu doar în scop personal, ci şi în folosul organizaţiilor pe
care le reprezintă sau din alte motive, aşa cum reiese şi din figura urmatoare:

Motivaţii care determină cererea de evenimente

Motivaţii de ordin social Motivaţii de ordin psihologic

• interacţiune umană
• spiritul de comunitate
• recunoaşterea socială
•filantropia
Motivaţii de ordin organizaţional
• vânzări potenţiale
• promovarea companiei
• recunoaşterea statutului
• sprijinirea comunităţii
• relaxare
• identificare de parteneri
• provocări de ordin psihologic
• curiozitate
• pentru mâncare, băutură, distracţie
Motivaţii de ordin personal
• căutarea de noi experienţe
• instruirea
• creativitatea
• ambiţia

1. In concepţia lui Abraham Maslow, toate acţiunile umane au ca scop satisfacerea unor
necesităţi sau trebuinţe, însă satisfacerea acestora se realizează conform priorităţii lor: întâi
nevoile primare şi apoi cele de ordin superior.
 Un alt lucru de reţinut este că organizatorii nu se adresează unei singure nevoi a
potenţialilor participanţi, ci sunt obligaţi să construiască pachete complexe de beneficii, care
să acopere un întreg set de nevoi. Este adevărat că unele activităţi vor fi catalogate drept
principale, iar altele vor aduce beneficii secundare, dar ele se completează şi fac diferenţa.
Participarea la evenimente este influenţată şi de costurile pe care trebuie să le suporte
participanţii, cum ar fi taxele de participare, cheltuielile de transport, de cazare, pentru
îmbrăcăminte potrivită etc.
Un alt factor important este nivelul veniturilor participanţilor. De exemplu, festivităţile
dintr-o comunitate mică au un succes mai mare la public dacă sunt organizate în ziua de plată
a salariilor.
Pentru a avea o perspectivă mai largă, pe lângă cererea curentă, se impune să se analizeze
şi cererea potenţială, succesul surpriză fiind explicat prin numărul persoanelor participante cu
mult mai mare faţă de cererea estimată. Cererea este destul de consistentă în această industrie,
însă, trebuie găsit mesajul potrivit pentru creşterea atractivităţii. Este o miză serioasă pentru
specialiştii în marketingul evenimentelor, motiv pentru care un interes aparte îl au măsurile de
stimulare a cererii şi de educare a pieţei.
In acelaşi sens, tehnologiile informatice pot sprijini procesul de estimare a interesului
publicului pentru un eveniment sau altul. Se pot realiza cercetări eficiente cu ajutorul
instrumentelor bazate pe comunicarea prin Internet, mai ales în rândul tinerilor. O metodă
inovativă este serviciul unde fanii au puterea să influenţeze conţinutul şi locul concertelor de
muzică şi nu numai. In sistem sunt înscrişi zeci de mii de muzicieni, actori, producători, care
primesc informaţii privind solicitările şi ofertele, în plus, noile tendinţe de utilizare a reţelelor
sociale au condus la dezvoltarea de instrumente specifice, cum este Linkedin Events. Se poate
vorbi astfel despre Social Event Management.
Cereri pentru organizarea de evenimente vin şi din partea beneficiarilor instituţionali, cum
sunt autorităţile publice, firmele, asociaţiile şi fundaţiile, care doresc promovarea unor idei
sau a unor obiective strategice.
In concluzie, cererea este mereu în schimbare, iar când se ia decizia de a organiza un
eveniment trebuie să se aibă în vedere nu doar piaţa actuală, ci şi tendinţele în materie de
gusturi, alocare de resurse, modă etc.
Pe de altă parte, uneori, în cadrul unui festival, concert sau alt tip de eveniment se poate
lansa un produs sau serviciu nou.
Tipuri de organizaţii din domeniul evenimentelor
Deşi am folosit în cuvântul „industrie”, trebuie să spunem că această industrie este extrem de
fragmentată, dificil de cuantificat şi nu neapărat orientată numai către obţinerea de profit
financiar. Pe lângă bani, organizatorii urmăresc, de multe ori, obţinerea unor avantaje de ordin
social.
Pe plan mondial, se observă uşor, în ultimele două decenii, o creştere semnificativă a
numărului de evenimente, de firme specializate, de profesionişti, precum şi a cererii pentru
evenimente din ce în ce mai sofisticate. Multe dintre activităţile specifice au existat şi înainte,
dar în cadrul industriei turismului, o parte dintre tehnicile managementului evenimentelor
fiind împrumutate de aici.
Organizaţiile şi managementul evenimentelor
Din studiul pieţei româneşti, efectuat prin Internet, rezultă cu uşurinţă cât de generoasă este
aceasta, în primul rând datorită creşterii cererii pentru diverse tipuri de evenimente, numărului
încă redus de firme şi unei experienţe nu foarte vaste în domeniu. In faza embrionară, sunt
încurajate afacerile de dimensiuni reduse, întrucât nu sunt solicitate prea multe resurse umane
calificate. Prin experienţa acumulată şi prin ştiinţa utilizării raţionale a resurselor altora,
firmele se pot extinde, devenind firme de marcă pe piaţa evenimentelor. Puţine sunt domeniile
de activitate în care să se verifice rapid îndemnul „să faci bani cu banii altora”, în mod firesc,
după gândirea sănătoasă de a câştiga împreună.
Tipurile de servicii prestate de firmele româneşti de profil, în primii ani ai apariţiei lor şi
în mediul online, la începutul anilor 2000, erau cele din tabelul urmator:

Tipuri de evenimente organizate de firme româneşti

Tipuri de Elemente regăsite pe site-uri ale unor firme reale, dar nenominalizate
eveniment Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E
e
Business Recepţii, Conferinţe, Conferinţe, Banchete, Conferinţe,
conferinţe, seminarii seminarii, cocktail, dineuri prezentări de
cocktail congrese, de gala afaceri
cocktail,
întâlniri de
afaceri
Corporate Lansări Prânzuri Lansări firme Business Lansări de
firme şi oficiale, şi produse, anniversary and produse, promoţii,
produse, lansări festivităţi, jubilees, ground prezentări de
festivităţi, produse, aniversări, breakings, grand modă
aniversări, celebrări jubilee, openings, open
jubiliare ale centenare doors, product
companiei launches
etc.
Festiv Sărbători: Sărbători:
Crăciun, An Crăciun, An
Nou, Paşti Nou, Paşti
Team Team Cursuri Training şi sesiuni
building building training de instruire
Tipuri de Elemente regăsite pe site-uri ale unor firme reale, dar nenominalizate
eveniment Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E
e
Tematic Camaval Spectacole, gale şi
(bal concerte
mascat), Carnaval (bal
Halloween, mascat),
Valentine’s Halloween,
Day, baluri Valentine’s Day,
etc. baluri etc.
Private Private Private Party Nuntă, botez,
Party Party aniversare, team
building
Expoziţii/ Expoziţii şi Expoziţii şi
manifestări manifestări saloane de
prezentare
Corporate Power
meetings breakfasts,
coffee breaks,
business lunches,
 workshops

Intre timp, lucrurile s-au schimbat mult, iar alegerea serviciilor de prestat este unul dintre
factorii care asigură succesul firmelor, îndeosebi al celor puternic specializate.
Firmele care organizează sau prestează servicii specifice evenimentelor se regăsesc sub
următoarele forme:
a) Organizaţii bazate pe evenimente, cu subcategoriile:
a. 1) Organizaţii care au ca obiect principal de activitate managementul evenimentelor,
obiectivul fiind declanşarea lor şi căutarea beneficiarilor;
a.2) Organizaţii care au alt obiect de activitate, dar au cultura evenimentelor, gestionându-le
astfel:
a.2.1) cu persoane autodidacte la nivel de compartimente, cu alte funcţii decât cea de
management evenimente;
a.2.2) cu specialişti în managementul evenimentelor, grupaţi într-un departament distinct, pe
care am putem să-l denumim Departamentul de Evenimente;
a.2,3) prin terţi specializaţi, pe bază de contract, după selecţii de oferte;
b) Organizaţii care neglijează evenimentele, fie improvizând câte ceva, fie neor- ganizându-le;
motivul este lipsa culturii evenimentelor pe plan managerial.
Organizaţii din sectorul public
Organizaţiile de tip a.l pot fi din sectorul public sau privat, cel puţin la capitolul
declanşării/gândirii evenimentelor. Desfăşurarea propriu-zisă rămâne în cea mai mare parte
sub controlul sectorului privat, fiind o activitate comercială destul de profitabilă, deşi se
observă şi o tendinţă de implicare serioasă a sectorului public în acest domeniu.
In sectorul public se regăsesc următoarele forme instituţionale:
-organisme profesionale sau comerciale internaţionale,
-departamente guvernamentale europene sau naţionale,
-organizaţii naţionale de turism, catering şi hoteliere (ceea ce la noi este surprins în
sistemul de clasificare CAEN - Clasificarea Activităţilor din Economia Naţională, în secţia I -
Hoteluri şi restaurante),
-agenţii naţionale (ca Agenţia Naţională pentru Sport şi Tineret din România), autorităţi
naţionale (cum este Autoritatea Naţională pentru Turism la noi),
-organizaţii turistice regionale sau locale,
-centre de informare turistică,
 -asociaţii profesionale naţionale (de exemplu, RCB - Romanian Convention Bureau,
Asociaţia Naţională a Organizatorilor Profesionişti de Conferinţe şi Expoziţii), regionale,
locale ş.a. Lor li se adaugă unele organizaţii cu scop filantropic şi caritabil, care sunt de
interes public, precum şi comitete sau organisme de voluntari.
De asemenea, un rol-cheie trebuie să îl aibă instituţiile de învăţământ de toate tipurile, de
la şcoli profesionale, respectiv şcoli de arte şi meserii, licee de specialitate (vocaţionale), până
la calificări de nivel universitar.
Se preconizează creşterea influenţei organismelor publice asupra pieţei, prin iniţierea de
evenimente cu impact social sau asupra dezvoltării turismului şi comunităţilor. Organizaţiile
profesionale se vor consolida şi interconecta în scopul creşterii şi educării pieţei, astfel încât
să se atingă performanţa specifică altor domenii.
Descrierea principalelor tipuri de organizaţii din industria evenimentelor
De regulă, pachetele complete de servicii pentru evenimente sunt oferite de următoarele
categorii de firme :
a) companii de management evenimente ;
b) companii de producţie ;
c) companii de catering pentru evenimente ;
d) organizatori de petreceri şi de evenimente specializate ;
e) contractori de târguri, expoziţii şi evenimente grandioase ;
f) furnizori de servicii tehnice şi companii multimedia. .
In afara lor, există multe alte tipuri de organizaţii specializate destul de strict, care pot fi
angajate pe bază de contract. Ele produc efectele speciale (lumini, ornamente, flori, ţinute de
epocă, jocuri de artificii, dans, teatru, circ ş.a.), dar asigură şi servicii de un anumit tip (pază,
asistenţă tehnică, medicală, transport, parcare, siguranţa deplasării, amenajări de corturi - cu
tot confortul modern etc.). Pe această piaţă apar mari diferenţe. Uneori, ele sunt culturale,
alteori antreprenoriale. Prin globalizare, diferenţele se mai atenuează.
In cele ce urmează, vom efectua o scurtă descriere a principalelor organizaţii antrenate în
domeniul evenimentelor, conform enumerării anterioare. Apelarea la una sau alta dintre
categorii este o decizie care se ia nu numai în funcţie de buget, ci şi de experienţă, standarde,
timpul avut la dispoziţie etc.
a) Companii de management evenimente
Aceste companii sunt creaţii relativ recente, făcându-şi apariţia undeva după 1990. Ele sunt
antrenate acolo unde organizatorii doresc evenimente VIP (Very Important Person) sau unde
specificul cerut nu poate fi realizat de oricine. Evenimentele tematice presupun mult
 profesionalism, încă din etapa iniţierii lor, dar şi în stabilirea meniului cu specific zonal sau
temporal, alegerea locului, amenajare, ţinuta celor ce servesc la masă sau asigură buna
desfăşurare a evenimentului. Clientul doar comandă, iar firma are responsabilitatea integrală a
evenimentului.
b) Companii de producţie
Asemenea companii intervin când este vorba despre evenimente pretenţioase, cu multe cerinţe
tehnice, cu invitaţi speciali, iar toate depăşesc puterile organizatorilor sau beneficiarilor.
Câteva exemple mai cunoscute din această categorie sunt : concertele André Rieu, concertele
Madonna, festivalul Cerbul de Aur, festivalul George Enescu, campionatele de fotbal,
olimpiadele internaţionale ş.a.
Rolul companiilor de producţie este de a gândi un pachet cuprinzător, în care condiţiile
tehnice şi specificul activităţilor simt determinante din etapa de iniţiere şi până la instruirea
personalului implicat, cu grija scenografiei, a luminilor, sonorizării ş.a. Pentru a înţelege
complexitatea, este suficient sa ne gândim la organizarea Jocurilor Olimpice, la Campionatele
Mondiale de Fotbal, cu arene noi sau reconstruite, şi totul devine mai clar.
De regulă, companiile de producţie sunt antrenate în următoarele tipuri de activităţi:
• managementul proiectelor de construcţii, în calitate de contractor, pentru realizarea unor clădiri
noi, care vor fi utilizate şi după eveniment, sau a unor amenajări temporare;
• asigurarea decoraţiunilor interioare, inclusiv scene, decoruri, cortine, lumini, efecte audio-video;
• managementul locului de desfăşurare, mai ales dacă acesta este o piaţă imensă, o staţie de
metrou, un aeroport sau o fostă „hală de peşte”, un fost depozit, un vechi castel, o casă
memorială, o grădină botanică, o grădină de legume dintr-o seră- restaurant;
• managementul participanţilor şi al audienţei, de la înregistrare, rezervare locuri şi până la
deplasare, cazare, bagaje, mese etc.;
• asistenţă tehnică pentru audiţie, traducere în căşti, prezentări video şi orice alte servicii
planificate;
• instruirea principalilor actori (prezentatori, vorbitori ş.a.) pentru un control perfect al
activităţilor propuse, dar mai ales al timpului.
După cum se observă, nu orice fel de companie poate să onoreze solicitări atât de
complexe.
c) Companii de catering pentru evenimente
Acest tip de companii reprezintă o apariţie relativ recentă în vocabularul românesc, inclusiv în
DEX. Termenul „catering” are provenienţă americană, de la cater, care înseamnă „1) a furniza
provizii pentru (un banchet etc.); 2) a se îngriji de mâncare şi băutură (pentru o petrecere)”.
Caterer-ul este „ 1) furnizorul (de alimente); 2) director sau proprietar de restaurant, hotel
etc.”. în WordNet 2.0 al Princeton University, catering este definit foarte simplu: „providing
food and Services”, adică furnizarea de mâncăruri şi de servicii (de alimentaţie publică, n.n.).
De la catering derivă numele ocupaţiei, tipul afacerilor de profil, numele locului de muncă, al
unei linii de producţie.
La noi, termenul are mai mult sensul de livrare şi servire de preparate culinare şi băuturi
sau de organizare de evenimente sociale (nunţi, aniversări etc.) şi de afaceri (bufete, cocktail-
uri etc.) în alte locuri (sedii de firme, instituţii) decât restaurantele, de către unităţi
specializate, la comanda unui client (persoană fizică sau juridică). în Marea Britanie, dar şi în
SUA, cateringul reprezintă activitatea de alimentaţie publică în toată complexitatea ei.
In România, abia în 1995 s-au înregistrat primele firme cu obiect de activitate cateringul,
deşi servicii de acest tip au existat şi până atunci. Consultând site-ul Ghidului serviciilor -
2015 (www.ghidul.ro), în Bucureşti, numai pentru cateringul destinat evenimentelor existau
aproape 190 de companii.
Serviciile de catering pot fi oferite în următoarele variante :
• cu resurse proprii (ale organizatorilor sau ale locului de desfăşurare);
• pe bază de contract între proprietarul locului sau organizator şi compania de
catering ;
• servicii ad-hoc, pe baza comenzilor sosite pe diferite căi.
O afacere în domeniu poate să fie mică, la nivel de familie, cu servicii pentru persoane,
familii, comunităţi sau organizaţii, fără să fie solicitată la evenimente foarte ample. La polul
opus se află marile companii de catering, implicate în evenimente grandioase, de genul
competiţiilor sportive internaţionale, reuniunilor corporatiste ş.a., la care participă de la zeci
de mii până la peste un milion de persoane.
Indiferent de ipostaza în care s-ar afla firma de catering, pentru a avea garanţia că va
presta servicii de calitate, este util să găsească răspunsuri la următoarele întrebări:
• Ce eveniment se organizează ?
• Ce amploare are?
• Cine organizează evenimentul ?
• Este convenabil locul de desfăşurare ?
• Ce obiective are evenimentul ?
• Cine sunt invitaţii ?
• Câte persoane participă ?
• Ce servicii de catering se solicită ?
• Cât timp este rezervat serviciilor de catering în întregul program? ş.a.
De multe ori, la evenimente foarte mari, de genul sărbătorii religioase a Sf. Cuvioase
Parascheva, pentru cei peste un milion de pelerini sosiţi la Iaşi, serviciul de catering este
efectuat de o mare varietate de ofertanţi, de la familii, instituţii religioase, instituţii publice,
fundaţii, asociaţii ş.a. până la cele mai mari companii din domeniu.
d) Organizatori de petreceri şi de evenimente specializate
Din curiozitate, am lansat câteva căutări pe Google, folosind cuvintele-cheie „organizatori
petreceri”, apoi „evenimente” şi, în fine, „evenimente specializate”. Toate căutările au fost
încununate de succes. De la zeci de mii la sute de mii de site-uri. Ce-i drept, şi unele dintre ele
nerelevante pentru scopul cercetării noastre. In schimb, am tras concluzia că se observă o
similaritate evidentă a celor trei domenii, deşi literatura de specialitate încearcă să facă
diferenţieri nete.
De regulă, organizatorii de petreceri constituie un segment bine definit al pieţei, grupul-
ţintă fiind persoanele fizice, iar piaţa fiind cea a evenimentelor personale. Din categoria
evenimentelor personale ne-a rămas ca reper site-ul www.nunti.ro, dedicat în exclusivitate
unuia dintre cele mai frumoase momente din viaţa oamenilor, nunta, în afara serviciilor puse
Ia dispoziţia celor interesaţi, compania din spatele site-ului dă şi o probă de generozitate,
oferind numeroase sfaturi utile celor interesaţi. Merită amintit şi numele agenţiei Bon
Mariage®.
Categoria evenimentelor specializate se adresează pieţei corporaţiilor, instituţiilor, adică
persoanelor juridice de orice fel. Evenimentele specializate, prin definiţie, apelează la
veritabili profesionişti şi au domenii foarte clar formulate, de cele mai multe ori acoperind
anumite ramuri de activitate pe plan naţional sau internaţional, din diferite zone culturale,
muzicale, sportive, religioase ş.a.
In final, reamintim că atât evenimentele personale, cât şi cele instituţionale, catalogate
anterior ca petreceri, respectiv evenimente specializate, fac parte din lumea evenimentelor -
ceea ce constituie subiectul de discuţie al cursului de faţă.
e) Contractori de târguri, expoziţii şi evenimente grandioase
Prin vizitarea www.targurisiexpozitii.ro, am constatat că este vorba despre o „revistă online
de marketing prin târguri şi expoziţii”, care oferă calendarul din principalele oraşe din
România şi din Republica Moldova. O primă concluzie: cele mai multe târguri şi expoziţii, în
cele mai multe oraşe, sunt realizate de Camerele de Comerţ, în Bucureşti este o concurenţă
mult mai mare între companiile de acest gen, dar se detaşează Romexpo SA
(www.romexpo.org). La fel, în Cluj Napoca domină Expo Transilvania. La Iaşi, AB Plus. La
 Timişoara, în afara Camerei de Comerţ, se evidenţiază Expo Vest, iar la Oradea, Expo
Varadinum. Aşadar, există o piaţă destul de bine conturată în această direcţie.
Pe de altă parte, specialiştii spun că evenimentele grandioase, de genul olimpiadelor,
campionatelor mondiale, târgurilor internaţionale de mare amploare, nu sunt la îndemâna
oricui.
f) Servicii tehnice şi companii multimedia
Ne întoarcem la nuntă, în special cea din mediul rural. De zeci de ani, gospodarii
inspiraţi ai satului procurau foi de cort pentru amenajarea, la cerere, a unor corturi de
dimensiuni diverse. Tot ei le instalau, adică asigurau asistenţa tehnică, inclusiv iluminatul şi
decoraţiunile interioare. Ulterior, aceiaşi antreprenori au procurat mese, scaune, veselă şi alte
obiecte necesare nunţilor. Iată un exemplu de servicii tehnice oferite de-a lungul timpului.
De regulă, odată cu echipamentul şi asistenţa tehnică puse la dispoziţia organizatorilor de
evenimente, multe companii îşi instruiesc personalul antrenat în buna desfăşurare a acestora.
în ultimii ani, echipamentele cele mai solicitate au fost aparatele video, video-proiectoarele -
în general, aparatele de proiecţie. Lor li s-au adăugat laptopuri, calculatoare personale, aparate
de emisie-recepţie, staţii audio (cunoscute sub numele de „combine” şi „sisteme audio”),
instalaţii de iluminat şi multe altele. De ultimă generaţie sunt tehnologiile multimedia folosite
în scopuri multiple, care le înlocuiesc pe cele „tradiţionale”. La această categorie se adaugă
specialiştii din unităţile de profil pentru realizarea jocurilor de lumini şi de artificii.
Factori de succes sau eşec al firmelor de pe piaţa evenimentelor
De cele mai multe ori, succesul firmei sau al departamentului de evenimente este şi
succesul personal al celui ce a fost iniţiator, cu condiţia ca el să nu uite trei lucruri,
intercorelate, toate la fel de importante:
• mediul în care este lansată afacerea;
• schimbările foarte rapide de pe piaţa resurselor, îndeosebi materiale, dar şi a tehnologiilor de
producere a evenimentelor;
• educaţia continuă, pentru acumularea de cunoştinţe, competenţe şi abilităţi de ultimă oră în
domeniu.
Aşadar, succesul sau eşecul se află sub influenţa directă a trei dimensiuni-cheie: mediu -
resurse la modă - educaţie continuă.
In afara celor trei elemente de succes, pe o piaţă convenţională mai sunt necesare trei
credinţe:
1. firma proprie are calităţi unice;
2. percepţiile clienţilor, prezenţi şi viitori, sunt favorabile calităţilor unice ale firmei, în
comparaţie cu ale concurenţilor;
3. pe toate planurile, firma este mai bună decât concurenţii.
Literatura de specialitate oferă un ghid al bunelor practici pentru obţinerea unui avantaj
competitiv pe piaţă, sub forma următoarelor sfaturi:
• analiza avantajului competitiv unic al organizaţiei: calitatea ofertei de servicii sau produse,
preţul, amplasamentul, angajaţii instruiţi (educaţi) şi experimentaţi, reputaţia, siguranţa ş.a.;
• sub anonimat, contactarea telefonică şi vizitarea concurenţilor, pentru a observa cum stau faţă de
firmă la capitolul calităţi unice cu care se află în avantaj competitiv. Este necesară o
comparaţie şi cu ceea ce se întâmplă pe plan internaţional, pentru îmbunătăţirea
performanţelor;
• revizuirea trimestrială a poziţiei deţinute, pentru a adapta planul la ceea ce trebuie făcut;
• participarea la cât mai multe evenimente ale altor organizaţii şi observarea atât a lucrurilor care
plac, cât şi a celor care nu sunt apreciate de participanţi. Ele vor fi discutate cu personalul
firmei şi sintetizate sub forma „lecţiilor învăţate” ;

• participarea la conferinţe, congrese, simpozioane, ateliere de lucru, târguri, expoziţii şi alte

evenimente naţionale şi internaţionale, pentru îmbunătăţirea cunoştinţelor din domeniile de
interes, dar şi pentru stabilirea diverselor parteneriate;
• formarea unei echipe care să se ocupe de găsirea unor resurse externe pentru susţinerea
evenimentelor, îndeosebi financiare şi umane (voluntari). Atenţia se va îndrepta şi către
fondurile internaţionale care acoperă astfel de acţiuni;
• nu se vor divulga informaţiile confidenţiale despre contractele sau subcontractele încheiate cu
alte companii, care ajută la finalizarea evenimentelor, nici măcar angajaţilor firmei. Mai mult,
se va folosi clauza de confidenţialitate din contractul individual de muncă, astfel încât
propriul personal, format de-a lungul anilor, să nu ajungă concurentul firmei;
• încheierea de contracte pe perioade cât mai lungi cu companiile co-organizatoare de
evenimente, pentru a se asigura exclusivitatea pe un anumit segment;
• monitorizarea continuă a evenimentelor de pe piaţa pe care acţionează firma; crearea unei
agende a tuturor evenimentelor comunităţii sau domeniului de interes;
• evitarea organizării evenimentelor în acelaşi timp cu cele ale concurenţilor mai puternici. Dar şi,
invers, derularea evenimentelor simultan cu cele ale concurenţilor mai slabi. Ambele cazuri
sunt justificate de piaţa concurenţială;
• evitarea transformării firmei în una care face de toate, dar de calitate îndoielnică. Important este
să-şi câştige reputaţia de companie care prestează servicii la standarde înalte;
• să deţină rolul de declanşator al unei cereri continue pe piaţa unde activează.
Lista de recomandări este una de consolidare a poziţiei pe piaţă. Ea este necesară în orice
moment din viaţa evenimentului, instituindu-se ca un Crez al firmei.