MINISTERUL EDUCAȚIEI AL REPUBLICII MOLDOVA

UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA

FACULTATEA ŞTIINŢE ECONOMICE
DEPARTAMENTUL ECONOMIE, MARKETING ŞI TURISM

SERBANIUC OLGA

STRATEGIA DE DEZVOLTARE A LANȚURILOR HOTELIERE

INTERNAȚIONALE

Domeniul general de studiu-

Domeniul de formare profesională - 812. Turism
Specialitatea – 812.1 Turism

Teză de licenţă

Șef Catedră: ______________

(semnătura)

Conducător ştiinţific: _____________

(semnătura)

Autorul: Serbaniuc Olga ______________

(semnătura)

CHIŞINĂU-2019
 ADNOTARE
Serbaniuc Olga, Strategia de dezvoltare a lanțurilor hoteliere pe plan internațional,
Teză de licență, Chișinău, 2019.
Structura tezei: Intrоducere, 2 caрitоle, - tabele,- imagini, cоncluzii generale și recоmandări,
bibliоgrafie. Conținutul lucrării este prezentat în – pagini, unde fiecare capitol cuprinde câte –
pagini.
Cuvinte-cheie: turism, hotel, servicii, cazare, organizare, management, marketing, lanț hotelier,
strategie de dezvoltare, perspective.
Domeniul cercetării: Industria hotelieră
Scорul cercetării: De identificare și analizare a strategiei de dezvoltare a lanțurilor hoteliere pe
plan internațional.
Obiective:
 Identificarea și analizarea tipurilor de lanțuri hotelier.
 Identificarea strategiilor de dezvoltare a lanțurilor hoteliere.
 Analiza strategiilor de dezvoltare a lanțurilor hoteliere identificate.
 Abordarea .
 Specificarea modalităților și criteriilor după care se ghidează mamele în pregatirea
pentru vaccinare a copiilor.
 Interpretarea dilemei etice în procesul de vaccinare a copiilor

Iроteza cercetării. Obligativitatea vaccinării copiilor,infirmarea reacțiilor adverse postvaccinale

și neinformarea corespunzătoare a părinților de către cadrele medicale a creat o ruptură între
sistemul medical,politic și social. În legătură cu acest fapt ne propunem să analizăm în această
cercetare controversele actuale cu privire la vaccinarea copiilor.
Valоarea teоretică a cercetării: cоnstă în fundamentarea cоnceрtului de vaccinare și
demonstrarea atitudinilor antagoniste cu privire la vaccinarea copiilor din Republica Moldova. În
acest context se prezintă diferitele surse cu privire la vaccin prin consultarea dicționarelor de
medicină care au putut să ne ofere o definiție coerentă a termenului, ca mai apoi să putem
evidenția situația epidemiologică a Republicii Moldova și legile cu privire la programele de
imunizări. Iar prin achiziționarea unui set de cunoștințe teoretice din aspectul etic și deontologic
urmează de a forma o opinie a legăturii medic-pacient.
Valоarea aрlicativă a cercetării: Constă în determinarea рarticularitățilоr,strategiilоr de
informare a părinților cu privire la vaccinarea copiilor.Determinarea, nivelului de cunoștințe în
INTRODUCERE

Capitolul I. ORGANIZAREA EVENIMENTELOR – O

ALTERNATIVĂ DE DEZVOLTARE ECONOMICĂ A UNITĂȚII DE
CAZARE

Orice eveniment are drept scop comunicarea. De aceea, cei antrenați în planificarea şi organizarea
unui eveniment sunt implicați într-o afacere bazată pe comunicare. Prin urmare, orice organizator
are sarcina de a asigura eficiența acestui proces de comunicare

Scopul oricărui eveniment, indiferent din ce domeniu, este comunicarea fie că este vorba de
informații, idei sau doar de distracție. De aceea, cei implicați în planificarea şi organizarea unui
eveniment (reuniune, congres, târg, seminar sau training) sunt implicați într-o afacere bazată
pe comunicare.
Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiența acestui proces de comunicare, iar
pentru a se achita de această obligație şi a avea succes în acest domeniu trebuie să dovedească
competențe şi utilități privind: tehnici de comunicare, administrare, organizarea muncii în echipă,
metode de management, de educație a adulților, turism şi hotelărie, tehnologie informațională (IT),
multimedia, bugetare şi negociere ,dar şi altele ce ar putea interveni în unele situații neprevăzute.

În vederea reuşitei oricărui eveniment este necesar ca în organizarea lui să se parcurgă următoarele
etape:
• Obiectivele clar stabilite
• Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregătire a locației şi dezafectarea
spațiilor utilizate)
• Stabilirea datei - se va avea în vedere să nu se suprapună cu alte evenimente locale(târguri,
alte reuniuni)
• Responsabilități de organizare (entități implicate: asociații naționale şi internaționale,
firme, organizator profesionist, alți furnizori de servicii)
• Programului (orarul de desfăşurare a evenimentelor, tururi de informare organizate înainte
sau după eveniment)
• Numărul participanților
 • Conferențiari / participanții invitați să ia cuvântul
• Spațiul necesar (numărul sălilor de conferință, spații pentru expoziții etc.)
• Cerințe tehnice şi de infrastructură specifică pentru eveniment
• Selectarea unor posibile regiuni sau locații adecvate pentru profilul evenimentului

Profilul participanților
• Caracteristicile participanților (grupuri-țintă)
• Țările de unde vin participanții (formalități pentru obținerea vizei)
• Psihograma participantului (vârstă, sex, profesie, naționalitate, limba maternă, motivație)
• Persoane însoțitoare (soț / soție, parteneri, invitați ai participanților)

Stabilirea bugetului
• Lista costurilor
• Cine suportă cheltuielile şi pentru ce
• Încasări (din taxa de participare, pentru expoziție, sponsori)
• Investigarea altor opțiuni financiare (de ex. programe de finanțare ale fundațiilor sau ale
altor companii, asistență publică, sponsori)
• Clarificarea problemelor legate de fiscalitate şi legislație

Elaborarea planului de acțiune

• Diagramă realizată pe calculator sau caiet de sarcini în care se specifică cine, ce şi când
trebuie executat.
• Grafice de lucru, în care se specifică exact data şi sarcinile de executat pentru echipele
implicate, inclusiv modificările ce apar pe parcurs, până la startul evenimentului, privind:
- Selectarea locației
- Materiale tipărite
- Înregistrarea / sosirea participanților
- Programe sociale şi timp liber
- Cazare
- Conferențiari
- VIP-uri
- Catering
- Repetiții
- Audio-video şi IT
 - Marketing
- Evaluare
- Eventualități

Organizarea unui eveniment tip reuniune (convenție, conferință ,întrunire, seminar,

program de training )
Succesul organizării unui eveniment constă în planificarea strategică, începută cu mult înaintea
deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare fiind extrem de complexă, beneficiarul adesea
lipsit de experiență are dificultăți de gestionare. Contactarea unui organizator profesionist local de
evenimente este avatar o garanție de performanță şi succes, acesta putând identifica, proiecta şi
gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permițând astfel beneficiarului să se
concentreze asupra conținutului evenimentului.
Majoritatea clienților practică alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori desecvențe de
servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experiența edițiilor trecute)
şi a selecției de oferte. În România aceştia sunt în special membrii REB,clientul beneficiind de
avantajul că aceste companii cunosc piața specifică românească şi politicile tarifare pentru grupuri
sau evenimente, practicate de fiecare locație. În planificarea strategică (vezi anexa nr. 1), este
esențială, aşa cum s-a arătat mai sus, determinarea timpuriea câtorva elemente:
-caracteristicile, anvergura şi programul general al evenimentului
-data la care va avea loc reuniunea
-destinația / localitatea unde se va desfăşura reuniunea
-numărul şi profilul participanților, care se stabilesc, cel mai adesea, de către inițiatorul/
beneficiarul evenimentului, pe baza cărora se poate prefigura bugetul necesar, iar organizatorul îşi
va elabora planul de acțiune propriu-zis, pe care îl va urmări pe baza unei liste de control (vezi
anexa nr.2) generale, precum şi prin liste de control separate (de ex. pentru site inspection; vezi
anexa nr.6) detaliate, pentru anumite acțiuni relevante din cadrul planului.

Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, dar îndeterminarea ei

trebuie totuşi să se țină cont de: intervalul din săptămână, anotimp, perioadede vacanță / extrasezon
(tarife reduse, disponibilități spații cazare etc.), evenimente similare care au Ioc în acea perioadă
într-o destinație agreată etc., ceea ce va avea un efect de optimizare a bugetului.
Destinația poate fi stabilită de beneficiar, din anumite considerente şi interese proprii,sau poate
avansa anumite preferințe. Trebuie avut în vedere că destinația adaugă un plus devaloare şi interes
evenimentului, de aceea sunt preferate adesea localități cu variate atracții naturale, culturale,
turistice şi posibilități de petrecere a timpului liber sau de organizare a unor programe sociale
interesante, complementare reuniunii.
În alegerea unei destinații trebuie avute în vedere:
• obiectivele reuniunii
• •aşteptările participanților
• •cerințele grupurilor de interese
• •localitățile anterioare în care s-au desfăşurat astfel de reuniuni (comparație)
• •distanța de la care sosesc participanții (timpul necesar pentru călătorie)
• •bugetul disponibil
• •considerente politice şi sociale
• •clima (anotimp, condiții meteo)
• •atitudinea oficialităților locale (sprijin)
• •obiective turistice
În funcție de stilul reuniunii se va alege unitatea de cazare în apropiere de :
• centrul unui oraş
• stațiune turistică de munte sau de litoral
• zonă rurală
• aeroport
Trebuie să se țină cont de originea geografică a majorității participanților, destinația optimă fiind
la maximum 20 km depărtare de localitățile de reşedință ale participanților, excepție făcând
reuniunile internaționale.
Acest procedeu impune o planificare cu mult timp în avans, mai ales pentru congreseşi reuniuni
sau alte evenimente de anvergură. Pentru cele cu un număr mai mic de participanțieste, firesc, mult
mai uşor de stabilit destinația şi de găsit o locație.Alegerea locației cade, de obicei, în seama
organizatorului profesionist care propune
lista posibilelor locații ce corespund dimensiunilor evenimentului şi exigențelor beneficiarului(cl
asificarea calitativă, număr şi capacități săli, spațiu expozițional).

Pentru a selecta dintre locațiile existente într-o regiune sau localitate evidențiate în materialele
publicitare, este de recomandat ca organizatorul să transmită cereri de oferte cu specificarea
cerințelor de îndeplinit în legătură cu reuniunea planificată, cererea de ofertă (RPF -request for
proposals) este un instrument de lucru (formular / listă) în care, după oscurtă prezentare a profilului
reuniunii, organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care trebuie să le îndeplinească o
locație pentru a corespunde ca loc de desfăşurare a reuniunii,având alăluri mențiunea „obligatoriu”
sau „de dorit”, după curn unele cerințe sunt imperative,altele mai puțin importante, dar preferabile
(vezi anexa nr. 3) Cerințele trebuie să se refere la: numărul şi mărimea spațiilor necesare reuniunii.
capacități decazare, catering, evenimente sociale (cocktail de primire, dineu, banchet), precum şi
la factoriirestrictivi: buget limitat, facilități pentru persoane cu dizabilități, echipamente audio-
videoetc. După primirea ofertelor corespunzătoare se face o primă selecție, astfel că în joc
vor rămâne doar câteva locații Ia care este recomandabil să se facă o inspecție Ia fața locului,
pe baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr. 6), de preferat împreună cu clientul, urmândsă
se stabilească locația cu cea mai potrivită infrastructură pentru reuniune. Adesea seefectuează
rezervări de principiu a locațiilor alternative, până la momentul opțiunii ferme.
Studiile de piață în acest domeniu relevă că printre criteriile de selecție între oferte delocații
similare, pe primele locuri se situează:

Condiții generale
•Organizare perfectă
•Echipament modern pentru derulare de conferințe, seminarii
•Servicii perfecte
•Ofertă gastronomică adecvată
•Calitate superioară a ofertei
•Existența unor spații pentru expoziții
•Reputația locației - recomandarea acesteia din partea altor clienți satisfăcuți

Amplasament
•Acces uşor pe căile rutier
•Ambianță naturală atractivă
•Zonă geografică centrală
•Obiective turistice atractive
•Localitate turistică renumită
Se poate uşor observa că în acest sector lideri de piață sunt locațiile (hotelurile, centrede conferințe,
complexe) situate în oraşe, dar sunt preferate tot mai des cele situate în
zone pitoreşti, întrucât se observă tendința de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri
mici(12-20 persoane), în special angajați ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se
pune accent mai mare pe activități în aer liber sau pe programul complementar oferit participanțil
or (relaxare, sport, vizite etc.).
Este important deci, ca în oferte să se evidențieze şi facilitățile de acest gen (acces gratuit la sauna,
centru de fitness: instructor de gimnastică pentru pauzele dintre activități:facilități pentru
practicarea sportului în grup: organizarea de tururi cu biciclete
mountain- bikcs, puse la dispoziție de hotel, organizare drumeție, rafting, în împrejurimi; progra
martistic seara: drumeție cu torțe, noaptea etc.), neprecupețind imaginația în acest domeniu,
activitățile complementare fiind adesea „sarea în bucate” care determină succesul pe piața de
evenimente.
Asigurarea securității şi a satisfacției participanților
Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni constă în asigurareasecurităŃii
participanților, dar şi a unei stări de satisfacție şi bună dispoziție în decursul reuniunii. Aceasta
este o responsabilitate morală, dar şi o obligație stipulată legal în țările europene, privind
securitatea fizică şi spirituală a oricărui prestator / organizator față de clienții / invitații săi.
Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie să se asigure că nu există nici un pericol privind:
• Acțiuni criminale
• Terorism
• Incendii
• Călătorii auto periculoase
• Activități sportive nesupravegheate
• Condiții extreme de climă şi meteo
În acest context trebuie să fie luate următoarele măsuri:
• •Să se asigure ca toți participanții să fie înregistrați.
• •Să se verifice dacă există sisteme şi măsuri de securitate în locația aleasă.
• •Să fie informați participanții asupra potențialelor pericole din localitate.
• •Să se verifice existența certificatelor sanitare privind igiena din departamentele
de producție culinară.
• •Să se verifice existența licențelor organizatorilor de sporturi extreme
• •Să existe post de prim-ajutor.
• •Participanții să fie informați asupra condițiilor meteo de Ia destinație
• •Să fie verificați şoferii dacă au permisele şi competențele corespunzătoare activității
desfăşurate.
• •Să fie asigurată supravegherea bagajelor.
• •Să existe la îndemână o listă cu cabinete medicale disponibile în acea perioadă(servicii de
urgență, ambulanțe, cabinete specializate etc.)
Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuielilor şi a veniturilor
Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizează proiectarea şi structurarea bugetuluireuniunii.
Luând în considerare caracteristicile evenimentului şi experiența anterioară, cei
doi parteneri identifică sursele de venituri, potențialul financiar al acestora şi distribuția lor înrap
ort cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind
reproiectări succesive convenite pe baza elementelor concrete relevate pe parcursul procesului de
organizare.
Importantă este estimarea costurilor reuniunii, care în principiu sunt de două feluri:
•costuri fixe (care nu sunt determinate de numărul participanților: marketing, onorarii pentru
conferențiari etc.)
•costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate şi băuturi, acesteafiind de obicei
cele mai mari din totalul de costuri ale unei reuniunii)
Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat să se utilizeze o listă (vezi anexa nr.4) în care sunt
prevăzute toate pozițiile posibile ale unui buget şi de a puncta cele care intervinîn organizarea
reuniunii respective.
Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, subvenții din partea unor organisme locale,
naționale sau europene, sponsorizări, închiriere de spațiu expozițional (expoziție conexă), vânzări
de spațiu publicitar (inserții în materialele promoționale scrise /audio-video / multimedia ale
conferinței broşuri, mape de prezentare, casete video, CD etc.),de suveniruri, de lucrări tipărite.
Taxele de participare rămân însă componenta de bază a veniturilor, de aceea, trebuie determinat
cu exactitate numărul de participanți plătitori,numărul de participanți ale căror costuri sunt preluate
de inițiatori, integral sau partial (conferențiari principali, invitați speciali), şi nivelul valoric al
taxelor, care poate fi diferențiatatât în funcție de categoriile de participanți, cât şi de data la care
se efectuează înscrierea (timpurie / târzie / la fața locului).
Politica de contramandări se defineşte în raport cu momentul anulării închirierii, îngeneral, se
stabilesc câteva etape, care pot diferi de la caz la caz:
a) primul termen de înscriere este şi cel până la care este posibilă restituirea integralăa taxei
b) până cu o lună înaintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 %
c) între o lună şi 48 de ore înaintea evenimentului, penalizarea este de 50 %
d) pentru contramandările care survin la mai puțin de 48 de ore înainte de deschiderea
conferinței nu se restituie taxa de participare.
Aceste reglementări îşi au justificarea în etapele şi procedurile recunoscute în industriahotelieră şi
turism pe plan mondial.
Toate drepturile, obligațiile şi riscurile financiare descrise mai sus se cuvin a ficomunicate
participanților în invitația de participare, broşurile şi website-ul de prezentare aleconferinței.
Totodată, o politică prea dură a contramandărilor poate descuraja înscrierile timpurii ale
participanților, diminuând fluxul încasărilor în avans pentru bugetul conferinței.
O completare adesea salutară a veniturilor o constituie fondurile provenite dinsponsorizări, în
obținerea cărora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, conținând diverse
forme de recunoaştere publică a meritului sponsorului, în funcție de aportul său:
•invițarea şi menționarea sponsorilor la ceremonia de deschidere şi momenteoficiale;
•inserarea de materiale promoționale ale sponsorilor în cadrul conferinței (mape, afişe, bannere);
•includerea numelui şi siglei sponsorului în machetele de publicitate din presă;
•inserții de publicitate electronică în website-ul manifestării;
•acordarea unui spațiu expozițional preferențial pentru produsele sau prezentareasponsorului.
Orice PCO / DMC trebuie să aibă capacitatea de a optimiza permanent bugetul, înfuncție de
necesități. De exemplu, costul pentru închirierea locațiilor de conferință se poatediminua prin
utilizarea serviciilor de catering ale locației pe durata conferinței. Locația oferă un preț-pachet / zi
pentru un număr minim de persoane anunțat, care include: pauze de cafea, prânz, chiria sălilor de
întruniri, amenajare şi minime dotări audio-video.

Înregistrarea participanților
Înregistrarea participanților se face fie dinainte, fie la începerea manifestării. Datelecerute prin
formularul de înregistrare se stabilesc de către beneficiar, asistat de PCO/DMC.
Formularul de înregistrare se transmite participanților prin poştă, e-mail sau este disponibilon-
line în website-ul manifestării. Acesta este principala sursă de informații despre participanții care
intenționează sau confirmă să participe la eveniment. Prin urmare, trebuie săse solicite explicit
datele personale şi de contact ale fiecărui participant, tipul înscrierii,metoda de plată acceptată şi,
totodată, să se specifice condițiile de anulare / contramandare. După recepționarea fiecărui
formular, organizatorul transmite confirmarea de primire şi documentul de facturare a
sumei aferente.
Centralizarea înregistrărilor poate fi realizată de către beneficiar, care le comunică organizatorului,
dar este recomandabil să fie făcută chiar de către PCO / DMC,
degrevând beneficiarul de un volum de muncă apreciabil. Organizatorul profesionist are datoria
de afurniza în orice moment beneficiarului informațiile privind numărul înscrierilor şi aspectele
financiare.
Invitarea conferențiarilor este o problemă ce ține atât de componenta ştiințifică/tematică gestionată
de beneficiar, cât şi de cea organizatorică gestionată de PCO / DMC.
Formularul de depunere a rezumatului ştiințific este documentul prin careconferențiarul sau alt
participant (care doreşte să facă o comunicare) care şi-a confirmatînscrierea precizează datele şi
sumarul lucrării pe care urmează să o prezinte în cadrulconferinței, forma de prezentare (expunere
liberă, prezentare de postere), precum şiechipamentele audio-video necesare.
Formularul de rezervare hotelieră trebuie să includă tarifele speciale de cazarenegociate de PCO
/ DMC pentru eveniment, diferențiat în funcție de data rezervării, precum şi condițiile de
contramandare. Participantul va completa datele sale de identitate, prima şi a doua opțiune pentru
hotel, data sosirii şi data plecării, inclusiv orarul de zbor dacă solicitătransfer de la şi la aeroport,
numărul şi tipul camerelor rezervate, eventuale cerințe speciale,numele însoțitorilor, opțiunea
pentru programele sociale şi tururile pre- şi post- congresfacultative, modalitatea de plată.Pe baza
formularelor de înregistrare completate de participanți, organizatorul va gestiona aranjamentele
pentru:
•transportul internațional (eventuale tarife preferențiale negociate cu companiile aeriene)
•transport local al participanților de la hotel la locația conferinței şi retur, precum şi în cadrul
programelor sociale şi turistice
•întâmpinarea, preluarea şi transferul participanților aeroport / hotel / aeroport (înfuncție de
programul individual de zbor)
•rezervările hoteliere şi comunicarea de rooming-lists către hoteluri, conform cerințelor şi duratei
sejurului fiecărui participant
•rezervările şi constituirea grupurilor pentru tururi şi programe sociale facultative.
Înregistrarea participanților se poate face şi la sosirea în locație, motiv pentru careorganizatorul
trebuie să amenajeze un spațiu ca birou de înregistrare, să dispună de resurseumane şi
echipamentele necesare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcțional în
ziua primei sosiri, având activitate permanentă pentru participanți pe durata conferinței (oferindi
nformații despre programele sociale, tururi pre- şi post- congres) şi îşi încetează activitatea
organizatorică după plecarea ultimului participant. Biroul de înregistrare distribuie ecusoanele şi
mapa de conferință fiecărui participant.
Cazare
Indiferent că este gestionată de PCO / DMC, de beneficiar sau este lăsată la libera alegere a
participanților, cazarea reprezintă unul dintre serviciile de bază din pachetul de conferință.
Evenimentele de anvergură presupun rezolvarea unui număr mare de camere, de celemai multe ori
în hoteluri diferite, fiind necesară obținerea de oferte echivalente pentru fiecaregrad de confort,
pentru a asigura disponibilități suficiente de cazare.
Se recomandă includerea în oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5
stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante.
De obicei, se solicită camere single (cu pat dublu) sau duble (cu două paturi), cu micdejun inclus,
invitații VIP şi sponsorii putând solicita eventual apartamente.
Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuități în funcție de numărul
total de camere rezervate.
Spațiile / sălile de conferință
Profilul conferinței determină nevoia de întâlniri fie în plen (săli mari), fie pe secțiuni (activități în
grupuri mai mici, în săli adecvate), care îşi desfăşoară activitatea simultan sausuccesiv, fapt care
devine un criteriu în selectarea locaței.
Organizatorul identifică locația potrivită şi efectuează rezervarea unui număr de săli corespunzător
nevoilor evenimentului, cu dimensiuni şi capacități optim adaptate număruluide participanți şi
tipului de amenajare a fiecărei săli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5).
Izolarea fonică şi cerințele speciale (ecrane încorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente
suplimentare ce pot condiționa alegerea locației. În completare, pot fi necesaresăli sau spații pentru
diverse activități / necesități (secretariatul conferinței, birou de presă,vestiar etc.).
Cele mai cerute forme de amenajare a spaŃiilor sunt următoarele (vezi anexa nr.5):
 Aranjarea convențională (stil teatru / cinema)
Prezidiul va fi plasat pe o estradă bine centrată, în fața auditoriului. În cazul participării a 200 de
persoane este necesar să se amenajeze o alee centrală.
Modalitatea de aranjare este următoarea:
• se determină amplasarea mesei vorbitorilor (centrată, Ia extremitatea sălii);
• primul rând de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu;
• se alege aleea centrală, plasând primele două scaune (capete de rând), apoi celelalte ,respectând
aliniamentul. Spațiul între două scaune va fi de minimum 5 cm.
• distanța între două rânduri va fi de 40 - 50 cm;
• aleea centrală va avea 1,50 - 2,00 m, dacă numărul participanților depăşeşte 200;
• se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).
 Aranjarea „sală de clasă” (numit şi stil parlament)
Pentru această dispunere este de dorit să existe în dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime şi
0,45 m lățime pentru a câştiga Ioc.
Metoda de aranjare este următoarea:
• se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3 urmând lăŃimea sălii;
• se face o alee centrală de dimensiuni suficiente şi alei de degajare între rânduri;
• distanța între două rânduri de mese trebuie să fie de 0,60 m minimum, dar pentru un confort mai
bun se poate 0,70 m.
 Aranjarea în formă de U / careu
Acest fel de amenajare a meselor se utilizează, mai ales, pentru activități în grupuri delucru:
workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanților spre moderator, precum şi
spre ecranul de proiecție sau alte mijloace de lucru folosite (flipchart, TV).
 Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consiliu (bloc pătrat, în formă de T, în f
ormă l, masă ovală, masă rotundă)
• se acoperă masa sau blocul de mese cu fețe de masă speciale pentru asemenea acțiuni;
• se aşează pentru fiecare persoană o mapă, un creion, hârtie de scris;
• se repartizează în diverse puncte ale sălii, coşuri de hârtie;
• se aşează un pahar / persoană şi se repartizează pe masă sticle cu apă minerală şi alte băuturi
răcoritoare, în funcție de comandă; paharele se pun pe suporturile speciale, iar sticlele pe tavă cu
şervet, pentru a proteja fața de masă;
• se aranjează flori pe masă şi în sală, cu multă discreție.
 Aranjarea mesei în formă de I
Se recomandă ca lățimea mesei să fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel încât participanții să se poată
vedea fără dificultate. Această dispunere se utilizează pentru consiliul de administrație sau acțiuni
la care numărul participanților nu depăşeşte 30.
 Aranjarea stil banchet (mese rotunde)
Acest fel de aranjare poate fi utilizat şi pentru activități pe echipe, în săli de lucru(workshop).
 Stil cocktail (la mese, stând în picioare)
– utilizat, în special, în cadrul programelor sociale ale evenimentului.
 Pentru acțiunile de protocol (banqueting)
- cocktail-uri de bun venit, recepții, banchete
- aranjarea sălilor / saloanelor se va stabili cu departamentul banqueting sau derestaurație, întrucât
şi pentru aceste acțiuni există nenumărate posibilități de amenajare: bufet cu autoservire, recepții
şi cocktail-uri stând în picioare, cu câteva mese amplasateîn jur, banchete cu servire la masă de
către personal specializat, mesele pentru oaspeți putând avea o aranjare variată. Se practică curent
aranjarea meselor în formă de I, T, U,E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotundă,
ovală , de obicei, cu o masăde onoare amplasată în față sau la mijlocul meselor invitaților.
Este recomandabil ca Ia inspecția locației (vezi anexa nr. 6) să se observe anumite elemente care,
de obicei, nu sunt înscrise în oferte, dar care sunt foarte importante pentru o bună derulare a unui
eveniment:
Accesul:
• acces separat pentru participanții la reuniune (direct din hol sau din stradă)
• acces pentru aprovizionare / furnizori
• acces adecvat pentru persoane cu dizabilități
Spațiile pentru reuniune sunt situate în apropiere sau la distanță de:
• intrarea principală
• locul / biroul de înregistrare
• alte săli utilizate de participanți
• saloane de restaurant şi bucătărie (miros, zgomot)
• ascensor şi telefon
• toalete
• ieşiri obişnuite sau de urgență
Dotarea:
• decor
• pardoseli, pereți (să fie fono-izolante, culori plăcute, nu țipătoare, fără modele agresive)
• pereți despărțitori sau glasvanduri fono-izolante
• sistem de încălzire, climatizare
• forma spațiilor şi sistemul de modulare / compartimentare
• coloane, alte obstacole
• amplasarea uşilor
• ieşiri de urgență
• lumină naturală / vedere spre
• lustre, oglinzi
• sistem de reglare a luminii şi căldurii
• prize electrice şi de telefon
• posibilități de întunecare a spațiului
• acustică
• înălțimea spațiului
Mobilierul:
• Scaune (confort)
• Mese (mărime, materialul blatului)
• Decor pentru mese (dacă va fi pus la dispoziție)

Reuniunile organizate pot îmbrăca diferite forme:

Adunare - întâlnire între persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentrudivertisment.
Colocviu- întâlniri la care câŃiva specialişti Ńin cuvântări pe un anumit subiect saurăspund la
întrebări legate de acesta.
Conclav - o întâlnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa).
ConferinŃa - un schimb de opinii formal sau o întrunire a mai multor oameni pentru adiscuta
probleme de interes comun, în care o persoana face o expunere, auditoriul participând activ.
Congres- întâlnire formala a unor delegaŃii pentru discuŃii, în special persoaneaparŃinând unui
anumit organism sau unei specializări profesionale.
-
Manifestări cu caracter informativ, congresele reunesc între 100 şi 1.000 de persoanecu scopul de
a schimba idei şi de a-si comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2-3zile.
ConvenŃie - adunare de oameni care se întâlnesc într-un scop comun, în special, oîntâlnire a
delegaŃiilor unui partid în scopul formulării politicii sau selectăriicandidaŃilor pentru funcŃii.
Meeting - o întrunire a mai multor oameni cu un scop comun.
RecepŃie - manifestare cu caracter festiv, de un standard înalt.
Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promoŃional sau informativ, regrupând30-150
persoane, iar durata nu depăşeşte de regulă 3 zile.
Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 -30 de persoane cu o durata de3 -5 zile.
Simpozion - petrecere cu muzica şi conversaŃie sau o întâlnire formala la care câŃivaspecialişti
Ńin scurte cuvântări pe un anumit subiect sau subiecte asemănătoare, la careauditoriul nu participa
activ.
Summit - o conferinŃa oficiala la cel mai înalt nivel (de exemplu: la nivelul şefilor destat şi de
guvern).
Workshop - reuniune de 30-35 de persoane în cursul căreia se discuta în grupuri mici,realizându-
se un schimb de experienŃa. Termenul este utilizat în SUA, iar francezii îlnumesc salon sau târg
în cadrul căruia un număr variabil de expozanŃi îşi prezintă produsele unui public de profesionişti.
Anexa 2. Checklist – organizare eveniment
(relevant = se marchează cu x cele care trebuie avute în vedere pentru evenimentul în cauză)

OBIECTIVE relevant planificat rezolvat

Generalități
Stabilirea obiectivelor
Stabilirea numărului de paticipanți
Elaborarea planului de finanțare
Stabilire teme / conținuturi
Stabilire conferențiari /vorbitori
Selecție participanți (listă)
Tip de eveniment
Seminar
Training (instruire / școlarizare)
Meeting (reuniune / întîlnire)
Conferință
Prelegere (singular / serie)
Event (eveniment special)
Congres
Locația
Amplasare, accesibilitate
Spații – facilități
Capacități hoteliere
Buget / estimare preț
Agrement (timp liber)
Stabilire termene-cheie
Data de începere
Timp necesar pentru amenajare
Reparație generală
Data de acces / începere
Derularea programului
Dezafectare spații
Spații
Alegerea spațiilor (mărime / număr participanți)
Valori orientative pentru spații:
Prelegere frontal, max.30 pax: 1,5 m2 / pers
Aranjament în formă de U:3 m2 / pers.;
Activitate în plan pe grupe mici: 4,5 m2/pers
Inspecția locației (site inspection)
Temperatură și aerisire
Iluminare
Dotare locuri (blocnotes, creioane, tipărituri)
Stabilire aranjare mobilier
Sistem parlament (sală de clasă / classroom)
Formă U (U-shape)
Sistem cinema / Teatru (theatre style)
Bloc de mese (consiliu / conference style)
Tip Banchet (mese rotunde / round tables)
Cocteil stînd în picioare (cocktail style)
 Echiparea tehnică a spațiilor
 Mijloace vizuale
Flipchart (markere)
Tablă de afișaj cu pioneze
Retroproiector (folii, markere, bec de rezervă etc.)
Diaproiector (min. 500 W, diapozitive etc.)
Proiector de film (cablu prelungitor, role de film, role goale)
Videorecorder / VHS
Videocameră
Videoproiector (Beamer)
Ecran
Lascropointer (indicator cu rază laser)
 Tehnică audio
Sonorizare
Amplificator / difuzor
Microfon
Microfon fără fir
Microfoane interconectate / Instalație de conversație
Instalație de traducere simultană
Sistem de vot
Reportofon pentru înregistrarea conferinței
 Materiale diverse
Mape
Caiete de lucru, copii după materialele prezentate
Formulare pentru teste
Chestionare de evaluare (feedback)
Instrumente de scris
Hîrtie pentru afișe
Hîrtie pentru flipchart
Ecusoane
Capsator
 Alte echipamente tehnice
Telefon
Fax
Acces Internet
Fotocopiator (Xerox)
Computer cu bază de date
Stație de emisie-recepție (pentru organizare și tehnicieni)
Prize 230 V (cablu prelungitor)
Dotări
Pupitru pentru conferențiar
Masă-suport (pentru aparate)
Decorațiuni florale
Decorațiuni pentru masa
Paravane
Muzică
Cadouri
Servicii
Asistență (hostess)
Garderobă și personal
Servicii de transport
Parcare și personal de îndrumare
Asistență medicală
Control acces
Serviciu de pază (security)
Fotografi
Supraveghere copii (grădiniță)
Presă / Jurnaliști
Invitarea participanților
Stabilirea modului de invitare / publicitate:
 Invitație personală
 Mailing
 Infostand
 Presă (ziare)
 Reviste de specialitate
 Radio
 Televiziune
 Fluturași
 Afișe
În invitație se vor specifica:
 Data
 Locul
 Ora exacta
 Scopul și temele principale ale reuniunii
 Organizatorul și referentul
 Documentele necesare participanților
 Taxele de participare
 Ținuta
 Programul complementar
 Modul de a ajunge la locul respectiv
Anexa 4. Buget eveniment

1. Costuri
Prevăzut Realizat Diferență
cifric %
1. Organizare și personal
1.1 Pregătire și derulare eveniment
Organizator professional de congrese / PCO
Personal / staff afferent PCO
Contabilitate
Înregistrare
Președinte comitet organizator
Personal / staff comitet organizator
Serviciu de presă
Traducători
1.2 Colaboratori în timpul derulării evenimentului
Tehnicieni sunet
Tehnicieni imagine
Tehnicieni lumini
Alți tehnicieni
Personal ajutător
Personal de hol / îndrumare
Conferențiari invitați
Translatori / interpreți
Hostesse
Personal control intrare / ordine
Specialiști computer la birou organizare
Personal preluare dia, postere
Serviciu hol, curieri
Recepție hotel
Recepție pentru programe sociale
Centrala telefonică
Fotograf
Servicii poștale și bancare
Garderobă și toaletă
 Curățătorie
Servicii medicale
Security
Pază parcare
Alții
Total: 1. Organizare și personal
2. Taxe închirieri
2.1 Chirii spații / holuri / saloane
Sală / săli conferință
Săli de întîlniri / ședințe / grup
Săli / spații pentru pause
Sală / spațiu de expoziție
Sală expunere postere (afișe / reclame)
2.2 Costuri energie și colaterale
2.3 Taxe mobilier și echipamente
Mobilier hol / expoziție (standuri, pazii )
Mese, scaune
Podium, platformă, tribună
Pereți despărțitori
Coșuri de gunoi
Altele
Total: 2. Taxe închirieri
3. Echipamente (dacă nu sunt incluse în chirii spațiile)
3.1 Echipamente audio / sunet
Microfoane (de masa, fixe, portabile)
Microfoane interconectate
Instalație de amplificare / difuzoare
Telefon, fax
Sistem de traducere simultană
Echipament pentru recepție (căști audio)
Cabine pentru traducători
CD player, casetofon
Receptofoane
Altele
3.2 Echipamente video / imagine
Proiector film
Retroproiector (OHP – overhead projector)
Diaprojector
Televizor
Videorecorder, camera video / TV
Ecran mare pentru proiecții
Ecran obișnuit
Flipchart
Altele
3.3 Echipamente lumină
Sistem de iluminare electrică
Spoturi de lumină
Indicatoare cu lasere (laser pointer)
Altele
Total: 3. Echipamente lumină
4. Tipărituri / corespondență
4.1 Tipărituri diverse
Planuri / proiecte / schițe / desene (drafts)
Tipărituri / corespondență de afaceri
Plicuri / corespondență
Afișe / postere
Etichete / stickere
Anunțuri preliminare și finale
Programul reuniunii
Volume – Rezumate / Derulare reuniune
Lista participanților, expozanților
Ecusoane
Plan / harta de orientare
4.2 Tipărituri pentru organizare
Formulare înregistrare participanți
Formulare confirmare participare / înscriere
Facturi
Formulare depunere rezumate
Certificate de participare, diplome
Adeverințe fiscale (recuperare costuri, TVA)
Corespondența cu autorii
Corespondența cu președintele
Invitații
Invitații la programele sociale
Bilete de intrare
Carnete de vouchere / bonuri valorice
Confirmare rezervare hotelieră
Permise de parcare
Permis / tichet transport public
Hărți / prospecte / broșuri
Presă – premise, mape, communicate
Fotocopii / multiplicare
Altele
Total: 4. Tipărituri / corespondență
5. Taxe poștale, telefon / fax
Anunțuri preliminare și finale
Programul reuniunii
Volume – Rezumate / Derulare reuniune
Role de afișe / postere
Corespondență PCO
Corespondență comitetul programului
Centrul de presă: telefon fax, taxe postale
 Biroul de organizare: telefon / fax
Expediere (procesare plicuri)
Altele
Total: 5. Taxe poștale, telefon / fax
6. Materiale pentru eveniment
Mape / sacoșe personalizate
Blocnotes, pixuri personalizate
Folii ecusoane, clipsuri
Consumabile birou
Indicatoare / Afișaj (interior, exterior)
Steaguri / stegulețe
Decorațiuni, flori
Stative de masa cu numele moderatorilor
Cadouri / premii / plachete
Accesorii tehnice
Altele
Total: 6. Materiale pentru eveniment
7. Cazare și transport
Organizator eveniment PCO
Comitet organizator
Centru de presă
Conferențiari, VIP-uri
Traducători, interpreți
Hostesse, personal auxiliar
Alții
Total: 7. Cazare și transport
8. Program social / complementar
8.1 Program social-cadru
Ceremonia de deschidere
Cocktail de bun venit
Program informal „get together”
Cina conferențiarilor
Recepția oferită de președintele
evenimentului
Seri festive, banchete
Banchet de gala
Ceremonia de închidere
Excursii științifice / informative
8.2 Programul persoanelor însoțitoare
Excursii
Vizite la muzee
Vizionarea de spectacole de teatru, concerte
Vizite la întreprinderi / firme
Altele
Total: 8. Program social
9. Catering (servicii de restaurație)
Catering pentru participanți / expozanți
Catering în perioada pauzelor
 Catering pentru programul social
Catering pentru personal
Altele
Total: 9. Catering
10. Marketing
10.1 Publicitate
Anunțuri ăn reviste comerciale
Afișe, publicitate în cadrul altor manifestări
Altele
10.2 Relații publice
Comunitate de presă
Conferințe de presă
Total: 10. Marketing
11. Alte cheltuieli
Pregătirea și instalarea software, rețea PC
Taxe drepturi de autor, licențe
Asigurări, impozite, alte taxe
Onorarii consultant fiscal, jurisconsult etc.
Onorarii conferențiari
Comisioane bancare
Diferențe rate de schimb
Transport de bunuri (mesagerie)
Transfer personae (microbus, navetă, taxi
VIP)
Taxe de parcare
Birou de informații (aeroport, gară)
Total: 11. Alte cheltuieli
12. Expoziție
Organizare (PCO)
Chirii
Utilități (apă, energie, curățenie)
Personal pentru standuri și hală
Afișaj
Tipărituri
Taxe poștale, telefon / fax
Altele
Total 12 Expoziție
13. Rezerve
TOTAL 13. Rezerve
Total cheltuieli 1-13
TVA
Total costuri