1.

Tipuri de evenimente

Definiţii:

D. Getz propune două definiții ale evenimentelor, una din perspectiva organizatorului de
evenimente, cealaltă din perspectiva publicului sau a consumatorului:

1. Evenimentul special este organizat doar o singură dată sau ocazional, în afara programului si
activităților obisnuite ale unui sponsor sau organizație.

2. Pentru public sau consumator, evenimentul special este o oportunitate pentru a petrece
timpul liber sau de a trăi o experiență socială sau culturală diferită de variantele pe care le are în
mod normal la dispoziție sau de experiențele de fiecare zi.

Un eveniment poate contribui la îmbunătățirea imaginiiorganizației prin prezentarea acesteia

într-un mod profesionist si competent, aducând un plus de valoare reputației acesteia.

Caracteristici ale evenimentelorne evenimente sau serii de evenimente planificate, unice,

fizice sau virtuale, adresate unuia sau mai multor publicuri țintă;

au loc la invitația unei organizații (invitația poate fi si publică);urmăresc susținerea obiectivelor

comunicaționale ale organizatorului prin adăugarea unei valori emoționale; creează o valoare
emoțională adăugată prin intermediul unei experiențe.

Clasificarea evenimentelor după prilej și scop

Evenimente tipice organizate cu un anumit prilej sunt: Jubileul şi aniversările ,Inaugurarea,

reinaugurarea , Recepţia Adunarea generală anuală ,Târguri/evenimente
expoziţionale ,Demarările proiectelor, campaniilor etc.

În funcţie de scopul urmărit:

1. Evenimente care servesc procesului de conştientizare (manifestaţii în scopul informării,

evenimente prilejuite de începutul de campanie);

2. Evenimente ce au ca obiectiv sensibilizarea şiactivarea (petrecerile, manifestaţiile în scopul

motivării,evenimentele de motivare);

3. Evenimente ce au ca scop informarea şicomunicarea (congrese, forumuri, întruniri

politice,simpozioane, conferinţe, workshop-uri);

4. Evenimente în scopul transmiterii de informații cuprivire la produs (prezentări de produse,

evenimentepromoţionale, evenimente la locul de vânzare, expoziţii, târguri);

5. Evenimente ce au ca scop comunicarea cu privirela întreprindere (ziua porţilor deschise,

prezentări ale întrepinderii, adunări generale anuale, târguri);
6. Evenimente care servesc formării imaginii organizației;

7. Evenimente ce au ca scop abordarea difuzorilor de mesaje sunt (evenimentele dedicate

presei,evenimentele PR, evenimentele VIP, întâlnirile cu comercianții).

8. Obiective indirecte: sponsorizarea, cooperarea

Avantaje: reducerea cheltuielilor, transfer de imaginedin direcția evenimentului către

întreprindere, iar – în ncazul manifestațiilor ample – prezență în mijloacele de comunicare, care
pentru un organizator izolat nu ar fi posibilă.

Dezavantaje: atenția publicului este concentrată pe eveniment, sponsorii se concurează reciproc.

Clasificarea evenimentelor după amploare si conținut După amploare

evenimentele se clasifică în:

-megaevenimente,

-evenimente „Hallmark”,

-evenimente majore,

-evenimente locale.

După conținut, evenimentele se pot clasifica în:

evenimente culturale,

evenimente de afaceri,

evenimente sportive.

Clasificarea evenimentelor în funcție de obiectivele strategice

Evenimentele pot fi clasificate în două mari categorii:

evenimente corporative: evenimente de afaceri

(business events) și evenimente interne

(business-to-employee)

evenimente publice: festivalurile (de muzică, film, teatru dans etc.), târgurile si expozițiile,
concertele si

alte spectacole muzicale, evenimentele sportive, evenimentele comemorative, celebrări, parade,

evenimente culinare etc.

 Evenimentele de relații publice

În funcție de categoriile de public cărora li se adresează:

Evenimente de presă, adresate jurnalistilor: conferințede presă, briefing-uri de presă, vizita si

voiajul de presă.

Evenimente interne, adresate publicului intern:teambuilding, conferință internă, adunarea

generală aacționarilor, petreceri interne etc.

Evenimente externe generale, adresate publicului external organizației: lansări, târguri,

petreceri, competiții sportive etc.

Avantajele evenimentelor

-contactul direct cu publicul,

-posibilitatea interacțiunii,

-experimentarea unor lucruri noi, trăirea unor emoții,

-dezvoltarea unor relații de apropiere cu publicul țintă

-posibilitatea combinării mai multor mijloace de comunicare

-mesajul transmis poate fi direcționat foarte preciscătre un anumit public țintă

-pot atrage atenția jurnalistilor într-un mod creativ sioriginal

Dezavantajele evenimentelor

desfăsurarea lor este strict limitată temporar orice decizie greșită, luată pe parcursul planificării,
va avea un impact urias asupra mesajului care trebuiecomunicat factori exteriori pot influența
evenimentul organizarea oricărui eveniment presupune anumit riscuri costuri ridicate,

2.CREAREA CONCEPTULUI UNUI EVENIMENT

Conceptul unui eveniment

Prima etapă a realizării unui eveniment o reprezintă schița ideii sau conceptul.

Conceptul este prima formă exprimată în cuvinte, uneori, și înimagini, a unui eveniment.

Conceptul trebuie să fie plătit într-un mod adecvat.

Onorariul pentru prezentare este plătit pentru întocmirea si prezentarea conceptului, iar drepturile
de folosință rămân la autor, dacă nu există o convenție contrară.

Onorariul pentru concept este plătit atunci când ideea este agreată de client, iar agenția este
delegată să lucreze în continuare

Crearea conceptului evenimentului

De ce este organizat evenimentul? Trebuie găsite argumente care să susțină importanța si

viabilitatea organizării evenimentului.

Cine va participa la eveniment? Răspunsul la această întrebare trebuie să includă atât

participanții interni, cât și participanții externi.

Când va avea loc evenimentul? Este timp suficient pentru planificarea evenimentului?

Momentul este bine ales pentru ca grupul-țintă să poată participa la eveniment? Dacă este un

eveniment în aer liber, condițiile meteorologice sunt favorabile?

Unde va avea loc evenimentul? Alegerea locației trebuie să țină cont de cerințele de desfășurare

ale evenimentului, confortul participanților, accesibilitate și costuri.

Ce conține evenimentul? Acesta trebuie să satisfacă nevoile, dorințele și așteptările publicului

și trebuie să conțină răspunsurile la toate celelalte întrebări de mai sus.

Grupul-țintă

Pentru o delimitare foarte exactă a publicului-țintă, trebuie să stabilim în prealabil obiectivele

comunicării

-informarea

-emoționarea

-motivareaâ

-activarea

-Publicul potențial trebuie analizat din perspectiva tuturor celor patru criterii:

-Ce informații trebuie transmise?

-Ce emoții trebuie să fie provocate?

-Ce fel de motivație trebuie obținută?

-Ce reacție este așteptată?

Prilejul: Ocazia cu care are loc un eveniment este importantă, dar la fel deimportante sunt
obiectivele, care eventual, derivă din această ocazie.

Momentul: Sfatul specialiștilor este extrem de banal - evenimentul trebuieastfel planificat încât
grupul-țintă să poată participa la el.

Locația: Elementele care ar trebui să ne ghideze în găsirea unei locații adecvatese referă în
special la imagine, arhitectură, poziție, capacitate, dotări, cheltuieli,disponibilitate si siguranța.

Obiectivele: obiectivelor calitative (formarea conștiinței de sine, sensibilizareasi activarea,

informarea si comunicarea, comunicare privind produsul sauorganizația, contactul cu grupul-
țintă, sponsorizarea si parteneriatul) &obiectivele cantitative (creșterea profitului, câștigarea de
noi clienți, lichidarea de stoc, evoluția).

Pentru stabilirea obiectivelor, se recomandă utilizarea următorului criteriu, rezumat prin

acronimul SMART:

Specifice: centrate pe îndeplinirea scopului evenimentului

Măsurabile: exprimate într-un mod cuantificabil

Accesibile: specifice celor care le realizează

Realiste: în termenii organizării de evenimente se traduce prin a avea resurseleumane, financiare

si fizice pentru a duce obiectivele la îndeplinire

Încadrate în Timp: realizabile într-o anumită perioadă de timp.

Ideea: prin ce se deosebește acest eveniment de toate celelalte evenimente? prin ce se deosebește
acest eveniment de cele pe care deja le-am realizat? prin ce se deosebește acest eveniment de
cele pe care întreprinderea sau clientul le-a realizat anterior? prin ce se deosebește acest
eveniment de altele la care am participat sau despre care am obținut informații?

Bugetul: În situația în care există deja un buget prestabilit, trebuie ținut cont de el încă din etapa
concepției.

Forma exterioară a conceptului

În structurarea formei conceptului să fie luate în considerare următoarele puncte: situație inițială,

grup-țintă, misiune (obiective) idee (Motto), strategie, transpunerea în practică, derulare, buget,

Copyright.
 Prezentarea conceptului

Se realizează verbal, într-o manieră concisă si presupune rezumarea într-uninterval de 30-60 de

minute a rezultatelor obținute pe parcursul mai multor săptămâni de lucru.

Prezentarea trebuie să fie riguroasă, deoarece nu este suficient să prezentăm rezultatele cercetării,
ci trebuie să explicăm motivele deciziilor luate.

Fiind vorba despre un contact interpersonal, unde impresia lăsată ținutei, dicției si controlului
emoțiilor.

Poate fi utilă o repetiție a prezentării: cine va vorbi, prezentarea va fi făcutăstând în picioare sau
șezând, se va realiza doar o prezentare în scris sau va conține și vizualizări

Creativitatea în design-ul de evenimente

Ce este creativitatea?

Design-ul de evenimente se referă la crearea sidezvoltarea conceptului unui eveniment înscopul

maximizării impactul pozitiv asupraspectatorilor sau participanților.

Creativitatea este esențiala în design-ul deevenimente.

n Dar ce este creativitatea?

„Procesul mental de generare de noi idei sau concepte” (D. Getz)

„Inspirația de a privi ceva într-un mod nou si unic” (T. R. Cory)

„Se definește prin noutate sau prin puterea de afantaza, de a imagina lucruri si ființe care
nuexistă niciunde” (S. Preda)

Aptitudinile oamenilor creativi

Gândirea fluentă - furnizează cât de multe soluţii pentru o problemă.

Flexibilitatea – analizează un lucru din mai multe puncte de vedere

Originalitatea – generează idei neobişnuite, surprinzătoare.

Elaborarea/perfecţionarea – sunt capabili să seconcentreze asupra unui lucru, asupra unei

problem şi sunt înzestraţi cu perseverenţă.

Sensibilitate în faţa problemelor – conştiinţă de sine critică, capacitatea de a recunoaşte esenţa

Fantezia – imaginaţie.
 Problema lifturilor

Oamenii care locuiesc într-o clădirecu 30 de etaje se plâng că timpulde aşteptare la lifturi este
foarte îndelungat. Există două lifturi şi nu este locpentru montarea unui al treilealift. Scrieţi pe o
foaie cel puţin cinci soluţii pentru această problemă.

Care este problema pecare o rezolvi?

Felul în care este formulată o problemă induce o soluţie şi restrânge creativitatea.

De aceea trebuie să încercaţi săformulaţi această problemă în cel puţin trei variante.

Una dintre aceste noi formulări poate conduce la obţinerea unei soluţii?

Dacă se lucrează în grup: fiecareindividual şi anonim scrie pe o foaieideile sale şi le predă

pentru a se realiza o listă cu toate soluţiile.

Dacă se lucrează individual: scrieti toate ideile în 6-10 minute.

Rezolvarea problemei lifturilor

Cei mai multi abordează această problemă din perspectiva îmbunătăţirii lifturilor. Acesta este
modul în care a fost formulată iniţial.

Atunci când li se cere să reformuleze problema, unii vor ajunge la concluzia că problema este
“cum să reducem numărul plângerilor”. Această formulare poate duce la soluţii legate de
modalităţile în care putem face aşteptarea mai plăcută.

Astfel de soluţii se pot referi la montarea unoroglinzi, expunerea unor obiecte de artă, un
televizor, un sistem audio, instalarea unui sistem care să arate timpul în care soseşte următorul
lift.

Alţi oameni se pot gândi la soluţii care să substituie lifturile. Ei pot aduce informaţii referitoare
la variante de substituţie sau cum să facă aceste variante mai atrăgătoare.

Metode

pentru

antrenarea

creativităţii
Brainstorming-ul, caseta morfologică sau mind mapping-ul (harta minţii) sunt metode
foarte utile dacă este vorba de producerea a cât mai multe soluţii: deci stimularea aşa-zisei
„gândiri fluente”.

Pentru generarea ideilor deosebite sauneobişnuite este potrivită metodaOsbourne, întrucât

originalitatea este, de asemenea, un criteriu important pentru creativitate.

BRAINSTORMING-UL

Selectarea unui grup de 3-10 persoane. O formulare cl ară a sarcinii duce la obţinerea unor
rezultate clare. Pentru a nu frâna fluxul creativ, mai întâi se adună ideile necomentate şi
neevaluate (faza divergentă).

Trebuie stabilit un moderator, care să marcheze ideile, care mai târziu pot fi ușor sortate.

Discutarea, criticarea și ierarhizarea ideilor (faza convergentă).

Durata trebuie limitată la maximum

30-45 de minute.

CASETA MORFOLOGICĂ

Este utilă pentru evaluarea, selectarea si combinarea mai multor idei sau opinii.

Într-un tabel sunt formulate, în coloana din stânga, întrebările sau sarcinile.

În dreptul fiecărei întrebări, peorizontală, sunt trecute posibilelesoluții, așa cum sunt ele generate
liber în fluxul creativ.

CASETA MORFOLOGICĂ –Motto,Ideea, Locaţia ,Catering ,Deplasarea.

Motto -Totul va fi bine! -Înainte! -Succesul contează! -Ajutor sigur!

Ideea –istorioare –crashtest –Hamlet -atac asupra une –bănci

Locaţia- închisoare -centru –congrese- hotel -distanţă-test

Catering -bucătărie pt. –gurmanzi alimente –bio- mâncare proprie simplu (preţuri modeste)

Deplasarea -auto proprii -avion –autobus- tren

METODA

OSBOURN
Omul de afaceri în domeniul publicităţii, Alexander F. Osbourn, a elaborat în anii 50 nu numai

brainstorming-ul, ci şi metoda cu privire la originalitate, care îi poartă numele.

El a propus o listă de verificare care, mai târziu, în 1971, a fost preluată de Bob Eberle si
rezumată prin acronimul SCAMPER.

Fiecare literă reprezintă un cuvânt cheie, ce stimulează producția de idei.

S – substituire

C – combinare

A – adaptare

M – modificare, mărire, micsorare

P – „put in otheruse” (utilizate altfel)

E - eliminare

R – rearanjare

Solicitarea- Comanda de a veni cu un concept pentru un eveniment.

Colectarea -informaţiilor Briefing-ul oferă primele informaţii importante, care ulterior trebuie
completate.

Meditaţia Ceea ce s-a putut face raţional până acum s-a făcut.

Inspiraţia Adesea ideile sunt generate mai uşor în cadrul echipelor, întrucât aici lucrul creativ
poate fi împărţit între mai multe persoane.

Prima evaluare a ideii Colegii sunt cei care testează idea si conceptul în prima etapă critică, apoi
acestora li se adaugă clientul, care acceptă sau respinge schița ideii.

Elaborarea În procesul creativ inspirația și generareaideilor reprezintă doar 10%. Restul de 90%
înseamnă „elaborare, formulare exactă, studiere, vizualizare, calculare etc.

Evaluarea curentă Faceţi o probă genera lăînaintea prezentării propriu-zise care să lase
ladispoziţie suficient timp pentru a face modificări.

Planificarea

evenimentului
Importanţa planificării evenimentului

Concentrează eforturile

Îmbunătăţeşte eficienţa

Încurajează perspectivele pe termen lung

Minimalizează eşecurile neprevăzute

Aplanează conflictele

Încurajează proactivitatea

Evenimentul nu trebuie gândit izolat, ci trebuie să facă parte dintr-un plan

mai amplu de relații publice şi să respecte tehnicile tradiționale de relații

publice: cercetare, planificare, stabilirea bugetului, implementare şi

evaluare.

În plus, evenimentul trebuie promovat în mod adecvat, astfel încât să

stârnească interesul jurnaliștilor şi al publicului.

Toate evenimentele sunt, de fapt, nişte proiecte, ce pot fi organizate cu

succes cu ajutorul managementului de proiect.

Indiferent cât de complexe sau ample sunt, ele pot fi bine organizate dacă

proiectul este împărţit în paşi mici şi expliciţi.

Secretul unei planificări reuşite constă în împărţirea activităţilor în

secvenţe uşor de coordonat.

În planificarea evenimentului trebuie să țină cont de următoarele aspecte:

1. Data şi locul;

2. Semnalizarea locului, transport, recepţie, bannere si alte materiale

promoţionale care să reprezinte imaginea organizaţiei;

3. Problema biletelor;

4. Scena, echipament audio-vizual, microfoane, lumini, alte echipamente

(garduri, corturi, cabine, mese, generatoare portabile);

5. Alegerea mâncării şi a băuturii, a programului de divertisment;

6. Managementul riscului;

7. Măsuri de securitate (atât pentru a nu permite accesul persoanelor

nedorite sau activiştilor care ar putea întrerupe evenimentul, cât şi pentru

securitatea participanţilor).
Calendarul evenimentului

Fiecare pas trebuie aşezat într-o ordine cronologică.

Cel mai potrivit instrument este realizarea unui calendar al activităţilor.

Calendarul stabileşte etapele de acţiune şi datele la care acestea trebuie executate.

În lipsa unei ordonări cronologice a activităţilor, riscăm să facem unele lucruri în grabă,
să ne apucăm prea târziu de unele activităţi, ceea ce va necesita u surplus de efort şi, uneori, de
costuri, pentru a le putea duce la îndeplinire, ori putem omite anumite aspecte importante.

Având însă un calendar al activităţilor vom respecta etapele şi vom avea ladispoziţie suficient
timp pentru a gestiona şi eventualele situaţii neprevăzute.

Diagrama Gantt

Diagrama Gantt are forma unei matrice cu două axe:

una orizontală care indică perioada de timp necesară executării fiecărei activităţi, cu datele de
începere şi finalizare,

una verticală pe care sunt indicate sarcinile ce urmează să fie îndeplinite.

Această diagramă poate fi realizată pe o foaie de hârtie, cu un program de calculator din

pachetul Microsoft Office, cum sunt Word sau Excel, sau cu un program specific
managementului de proiect, cum este, de exemplu, Microsoft Project.

Un aspect important asupra căruia se atrage atenţia în literatura de specialitate este

stabilirea priorităţilor, deoarece nu toate sarcinile şi termenele din cadrul unui proiect sunt
la fel de importante şi de urgente.

Pentru a realiza o ierarhizare a punctelor din plan în funcţie de importanţă este necesară patina
experienţă.

Pentru cei mai puţin experimentaţi poate fi utilă clasificarea în priorităţi utilizând o scală (de la 1
la 5 sau probleme de importanţă redusă, mijlocie sau mare) ori recurgerea la „matricea lui
Eisenhower”, cunoscută şi ca „principiul de prioritizare al lui Eisenhower”.

Potrivit acestui principiu, termenele şi sarcinile se pot reduce la două categorii: „importante” şi
„urgente”, precum şi la negaţiile acestora „neimportant” şi „care mai poate fi amânat”.

Pornind de la acest principiu, se construieşte o matrice simplă, având pe o axă activităţile

„importante” şi „neimportante”, iar pe cealaltă axă „urgenţele” şi activităţile „non-urgente”.
Matricea lui Eisenhower

Lista de verificare

Tot pentru eficientizarea planificării evenimentului se recomandă înregistrarea termenelor şi

sarcinilor într-o listă de verificare (checklist).

În acest scop pot fi utilizate programe speciale pentru managementul proiectelor sau
programede calculator din pachetul Microsoft Office, cum sunt Excel sau funcţia tabelară de a
Word, care dispun de posibilitatea sortării automate.

Aceste programe au avantajul că pot realiza o reordonare cronologica a listei de verificare

atunci când suntintroduse noi sarcini şi termene la finalul tabelului.

De cele mai multe ori, organizatorii de evenimente folosesc un model-cadru pentru lista de
verificare (checklist), aşa că se poate întâmpla ca anumite rubrici din listă să fie irelevante
pentruun anumit tip de eveniment, caz în care este suficient ca în dreptul acelei rubrici să se tragă
linie.

Contactarea prestatatorilor de servicii

Specialiştii în relaţii publice trebuie să cunoască cei mai buni furnizori specializaţi într-un anumit
domeniu de activite.

Zece furnizori necesari oricărui specialist în relaţii publice:

-Închirierea locaţiei

-Furnizorii de echipamente tehnice

-Firma de catering

-Fotograful

-Agenţia de monitorizare a presei

-Producătorul de materiale promoţionale

-Entertaiment-ul

-Organizaţii studenţeşti

Cameramanul de evenimente
 1. Închirierea locaţiei

Indiferent dacă este vorba despre organizarea unui training, a unei conferinţe sau unei
petreceri interne, alegerea locaţiei este o etapă importantă.

Acumulând experienţă în organizarea evenimentelor, specialistul în relaţii publice va ajunge

să cunoască toate locaţiile existente în zon în care îşi desfăşoară activitatea, cu toateavantajele şi
dezavantajele lor. De obicei, clientul este cel care decide locaţia evenimentului, însă
organizatorul este cel care propune variantele de locaţie şi trebuie să ştie cum să-şi argumenteze
propunerile.

O tendinţă tot mai vizibilă în ultimii ani este preferarea unor locaţii mai
neconvenţionale,precum cafenele, terase sau săli de teatru, pentru organizarea unor evenimente
de tipul conferinţelor, seminariilor etc., în detrimental sălilor obişnuite de conferinţe.

2. Furnizorii de echipamente tehnice

Se recomandă ca echipamentele tehnice să fie închiriate de la firme specializate în furnizarea

de echipamente profesioniste şi să nu fie luate „la pachet” cu locaţia.

„un furnizor serios de echipamente tehnice va fi prezent în locaţie la ora menţionată de tine,
vainstala echipamentele, va sincroniza aparatele, va face repetiţii şi, foarte important, te va asista
pe toată durata evenimentelor”.

Chiar dacă, aparent, folosirea aparaturii tehnice pe care o pune la dispoziţie proprietarul
locaţiei, poate părea o soluţie avantajoasă din punct de vedere financiar, de cele mai multe ori
calitatea acestor echipamente nu este cea mai bună, iar asistenţa tehnică poate lipsi.

3. Firma de catering

Alegerea furnizorului de catering este foarte importantă, deoarece invitaţii reţin, adesea, dacă
mâncarea a fost sau nu la înălţimea aşteptărilor.

Serviciul de catering poate fi asigurat de aceeaşi firmă care închiriază şi sala în care va avea
loc evenimentul sau se poate apela la un alt furnizor de astfel de servicii.

O firmă profesionistă de catering trebuie să ofere consultanţă în legătură cu meniul care poate fi
transportat sau pregătit într-un alt loc, să dispună de mijloace de transport adecvate şi să asigure
ambalaje de unică folosinţă, .atunci când este cazul.
 4. Fotograful

Indiferent că este vorba despre evenimente externe sau interne, fotograful nu poate lipsi de la un
eveniment de relaţii publice.

Rolul său este de a surprinde cele mai importante momente, secvenţe ce vor fi, ulterior, trimise
presei au celorlalţi participanţi

5. Agenţia de monitorizare a presei

Agenţiile de monitorizare a presei ocupă un roldin ce în ce mai important, numeroase

agenţii de relaţii publice alegând să beneficiind de serviciile acestora, atât pentru monitorizarea
zilnică a presei, cât şi pentru identificarea acoperirii media în cazul unor activităţi punctuale.

Prin urmare, contractele cu astfel de agenţii sunt realizate, de regulă, pentru perioade
îndelungate de timp.

O agenţie de monitorizare serioasă dispune de aparatura necesară pentru monitorizarea

tuturor mijloacelor de comunicare şi elaborează rapoarte şi analize pentru clienţii săi.

6. Producătorul de materiale promoţionale

În majoritatea organizaţiilor, specialistul în relaţii publice se ocupă de producţia materialelor

de promovare. De aceea, el trebuie să transmită furnizorului informaţiile legate de cantitate,
culori, format sigle, dimensiuni etc. şi să obţină din partea acestuia preţuri şi termene de realizare
convenabile.

7. Furnizorul de aranjamente florale

Aranjamentele florale care decorează locaţia trebuie să impresioneze invitaţii şi să se

armonizeze cu tema evenimentului.

De aceea este recomandat să se încheie parteneriate cu florării profesioniste, ai căror specialişti

pot recomanda aranjamente florale ale căror dimensiuni, aspect şi culori să se potrivească cel mai
bine specificului evenimentului.

8. Entertaiment-ul

În cadrul numeroaselor tipuri de evenimente se recurge la momente de entertainment sau

divertisment. Important este ca momentul să fie bine ales şi adecvat temei evenimentului.

Un furnizor de astfel de servicii poate să pună la dispoziţie materiale care descriu

momentele artistice ce urmează să fie susţinute în cadrul evenimentului, astfel încât să nu apară
situaţii neplăcute generate de necunoaşterea serviciilor oferite.
9. Organizaţii studenţeşti

Un parteneriat cu o organizaţie studenţească activă este benefic pentru ambele părţi:

organizaţia beneficiază de entuziasmul şi dorinţa de implicare a studenţilor în organizarea de
evenimente şi are posibilitatea de a selecta tineri pe care să îi angajeze ulterior, iar studenţii au
oportunitatea de a învăţa, de a dobândi experienţă şi de a realiza stagii de internship, plătit sau
neplătit, în cadrul organizaţiei

10. Cameramanul de evenimente

La orice eveniment se poate apela la serviciile unui cameraman specializat, care poate filma şi
monta imaginile în funcţie de dorinţele clientului, pentru a putea fi folosite atât pentru presă, cât
şi pentru a fi postate pe internet.

Redactarea şi transmiterea invitaţiilor

Invitaţia este „un document oficial, folosit pentru invitarea diferitelor categorii de public
(inclusiv a jurnaliştilor) la diferite evenimente.

Invitaţia trebuie să cuprindă informaţii referitoare la: tema evenimentului, data, locul de
desfăşurare şi participanţi.

Cine? Răspunsul trebuie să ne aducă lămuriri cu privire la identitatea şi calitatea organizatorului

evenimentului, dar şi cu privire la identitatea şi calitatea participanţilor.

Ce? Răspunsul oferă informaţii despre tipul evenimentului la care este aşteptat destinatarul
invitaţiei.

Când? În invitaţie trebuie specificat momentul desfăşurării evenimentului: data şi ora.

Unde? Invitaţia trebuie să precizeze adresa exactă, dar şi alte repere de orientare sau indicaţii
legate de locurile de parcare.

Cum? În funcţie de tipul de eveniment, în invitaţie pot fi incluse informaţii legate de

desfăşurarea acestuia (program, temă, indicaţii legate de ţinută etc.)

1. Invitaţia tipărită

Aceasta este varianta cea mai elegantă a unei invitaţii, ce presupune o grafică specială şi este
tipărită la tipografie. Este utilizată la evenimente mondene, evenimente aniversare deosebite, dar
şi pentru orice alt tip de eveniment ce se doreşte să se evidenţieze prin rafinament.

Crearea unei invitaţii necesită efortul a patru persoane: un copywriter, pentru textul
invitaţiei, un Art Director, pentru layout, un specialist DTP, care pregăteşte invitaţia pentru tipar
şi un Client
 Service, specialistul în relaţii publice sau organizatorul evenimentului.

Specialistul în relaţii publice pregăteşte un brief de creaţie, în care sunt menţionate toate
solicitările clientului.

Brief-ul este trimis Art Directorului care, după un anumit interval de timp, propune 2-3
variante de grafică pentru invitaţie. Variantele de grafică sunt trimise clientului pentru
aprobare.Clientul va aproba, cu sau fără modificări, varianta care i se pare cea mai potrivită.

Specialistul în relaţii publice trimite grafica aprobată, alături de brief-ul pentru text
Copywriter-ului, care, la rândul său, elaborează mai multe variante de text. După ce se obţine
aprobarea clientului şi pentru text, vine rândul specialistului DPT să pregătească invitaţia pentru
tipar.

2. Invitaţia electronică

Este o variantă a invitaţiei tipărite, care este trimisă prin intermediul poştei electronice, iar în
unele cazuri, pentru a elimina unele costuri, chiar înlocuieşte invitaţia tipărită.Când se optează
pentru ambele tipuri de invitaţii, varianta electronică nu este altceva decât transformarea celei
tipărite în format jpg.Când se realizează doar invitaţie electronică, modul de lucru este acelaşi ca
şi în cazul celei tipărite.

3. Invitaţia oficială sau instituţională

Este structurată clasic, neavând nimic creativ, redactată în termeni oficiali şi, de
regulă, realizatăsub forma unui document Word, pentru a putea fi trimisă, eventual, şi prin
fax.Este varianta utilizată pentru invitarea oficialităţilor să participe la un eveniment.

Dincolo de aceste abordări teoretice, practicienii observă că tot mai rar invitaţia la
evenimente este o hârtie cu un text tipărit. Poate fi înlocuită cu succes de o cărămidă în cazul
unui eveniment din domeniul construcţiilor sau renovărilor, de un ghiveci de flori pentru un
eveniment de mediu, de o mascotă în cazul unui eveniment sportiv, de un coş de fructe sau de un
balon cu heliu. Realizarea invitaţiei pentru un eveniment este un bun prilej pentru manifestarea
creativităţii şi originalităţii. Trimiterea invitaţiilor se poate realiza în una din următoarele
variante: prin poştă sau curierat, prin e-mail sau prin fax.

În funcţie de tipul de eveniment, se poate opta pentru trimiterea invitaţiei întoate cele trei
modalităţi, pentru a se asigura că, cel puţin una dintre variante, vaajunge să fie citită de invitat,
însă unii specialişti consideră această practicăexcesivă.De regulă, însă, invitaţiile tipărite sunt
trimise prin poştă sau curierat, cele electronice via e-mail, iar cele instituţionale prin
fax.Indiferent de modalitatea de trimitere aleasă, un element important îl constitui personalizarea
invitaţiei.
 Un alt aspect important este legat de momentul optim pentru trimiterea invitaţiilor, deoarece
dacă sunt trimise cu prea mult timp înainte ca evenimentul să aibă loc, invitaţii pot uita de el, iar
dacă sunt trimise prea târziu, invitaţii se pot afla în situaţia de a refuza participarea, fiindcă şi-au
asumat alte angajamente. Se recomandă trimiterea invitaţiilor la evenimentele de presă cu 5-7
zile înainte de eveniment, iar în cazul evenimentelor mai ample cu 10-14 zile înainte.

Confirmarea participării la un eveniment

Pentru a putea realiza listele cu participanţi cu mare acurateţe, este necesară obţinerea unei
confirmări a participării la eveniment. Se recomandă ca, în invitaţie, să se indice un număr de
telefon, o persoană de contact şi o data limită până la care să poată fi confirmată participarea.

Pot fi utilizate atât formula clasică „Vă rugăm să confirmaţi participarea dvs. până la data ...
la...”,

cât şi formula scurtă, considerată mai diplomatică, „RSVP nume, telefon”, formulă obţinută
prin abrevierea expresiei franceze „Respondez sil vous plait”.

Confirmarea poate fi obţinută însă şi telefonic, prin e-mail sau prin intermediul social media.

În ultimul timp a devenit o practică uzuală obţinerea confirmării prin social media.

Spre deosebire de solicitarea telefonică a confirmării, care este percepută, uneori, ca

fiind extreme de invazivă sau chiar neprofesionistă, confirmarea prin social media „presupune
existenţa unei reţele şi a unei relaţii între invitat şi PR-ist”.

Comunicarea evenimentelor

Tehnici şi mijloace de comunicare

Atunci când propunem o strategie de comunicare a evenimentului, trebuie să luăm în

considerare:

1. mesajele planificate (comunicate de presă, publicitate, pagină web etc.)

2. mesajele neplanificate (impresiile pozitive sau negative, acoperirea media, reclamaţii

sau plângeri)

3. mesajele legate de produse (program, preţuri)

4. mesaje legate de servicii (contactul cu echipa sau voluntarii evenimentului).

Pentru o bună comunicare a evenimentului nu trebuie să căutăm să utilizăm un anumit număr

de tehnici sau mijloace de comunicare, ci trebuie să găsim acele instrumente adecvate atingerii
acestui obiectiv.Va trebui să alegem între cele trei tehnici fundamentale: comunicarea de masă,
comunicarea personalizată sau comunicarea internă.
 Publicitatea

Se referă la orice formă de promovare a evenimentului plătită de organizaţie.

Canalele utilizate pentru publicitate sunt radioul, televiziunea, ziare, reviste, internet,
publicitate outdoor (panouri stradale, mijloace de transport, panouri special amenajate în
ascensoare sau toalete publice).

Pentru multe evenimente costurile publicităţii prin mainstream media (televiziune, radio,
ziare) sunt foarte ridicate, aşa că se prefer încheierea unor parteneriate media.

Pe lângă faptul că presupune o informaţieplătită şi controlată, publicitatea prezintă şi avantajul

repetiţiei.

Relaţii publice Prin utilizarea lor se urmăreşte atragerea atenţiei

mass-media şi a publicului organizaţiei.

Acţiunile realizate de specialiştii în relaţii publice pot îmbrăca diverse forme, însă cel mai des
utilizate în comunicarea evenimentelor sunt: comunicatele de presă şi conferinţele de presă.

Pot fi utilizate atât comunicatul-invitaţie adresat presei, care este chemată să asiste la
eveniment, cât şi comunicatul-ştire, trimis cu câteva săptămâni înainte de eveniment, pentru a
favoriza apariţia de ştiri în presa scrisă şi la televiziune ori radio, despre respectivul subiect.

Conferinţa de presă reprezintă ea însăşi un eveniment.

Prin participarea la o conferinţă de presă, jurnaliştii au posibilitatea să adreseze întrebări

organizatorilor şi să se documenteze mai amănunţit cu privire la subiect.

Promoţiile

Reprezintă acele activităţi prin care se oferă anumite reduceri, în scopul creşterii numărului de
bilete vândute sau a numărului de participanţi.

Se pot oferi reduceri de preţ în cazul achiziţionării de bilete cu mai multe luni înaintea datei
evenimentului (Early Bird Ticket) sau se pot aplica reduceri pentru grupuri mai mari de
persoane.

Comunicarea personalizată

Se referă la comunicarea directă cu participanţii prin e-mail, telefon sau social media.

Poate fi realizat în situaţia în care organizatorul are o bază de date cu participanţii la ediţiile
anterioare ale evenimentului.
 Comunicarea ante-eveniment se poate referi la invitaţii importanţi care participă, imagini cu
locaţia, noutăţi, detalii despre eveniment, vânzarea de bilete.

În timpul evenimentul pot fi trimise interviuri cu participanţi, invitaţi, parteneri, imagini,

videoclipuri.

Post-eveniment prin intermediul e-mail-ului se pot transmite mulţumiri, rezumate cu cele

mai importante momente, imagini cu participanţii sau videoclipuri, chestionare pentru feedback
ori invitaţii de a urmări şi social media pentru a afla informaţii despre evenimentele viitoare.

Alegerea mijloacelor de comunicare

Această etapă presupune alegerea acelei combinaţii de tehnici şi mijloace prin care vom
comunica cel mai eficient cu publicul–ţintă al evenimentului. Trăsăturile publicului ţintă şi tipul
de eveniment influenţează alegerea tehnicii.

Tehnicile trebuie alese şi în funcţie de bugetul disponibil: televiziunea este scumpă, panourile
de afişaj presupun şi ele o investiţie importantă, dar relaţiile publice sunt la îndemâna tuturor.

Pentru a elabora strategia media şi a alege cele mai bune suporturi publicitare pentru
comunicarea evenimentului ar trebui să ţinem cont de mai multe criterii:

-Mărimea publicului vizat

-Principalele pieţe

-Constrângerile bugetare

-Acoperirea şi frecvenţa

Atunci când căutăm canalul mediatic cel mai potrivit pentru publicul nostru, trebuie să
reţinem că există patru mari familii de mass-media tradiţionale (presa scrisă, radioul,
televiziunea, afişajul), la care se adaugă o serie de mijloace de informare netradiţionale.

Atunci când organizăm un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea trebuie să se

realizeze atât înainte şi după, cât şi pe parcursul evenimentului.

Noile media permit organizatorilor să se afle în permanenţă în contact cu publicul-ţintă,

aşa că ar trebui profitat la maximum de avantajele acestora, cum ar fi, spre exemplu postarea
unor fotografii de la eveniment pe pagina de Facebook sau realizarea unei aplicaţii pe mobil
dedicată evenimentului.
 Afişajul

-Comunicarea prin intermediul afişajului cuprinde panourile de reclamă amplasate pe marginea

drumului, pe stadioane sau pe clădiri, posterele de pe şi din interiorul mijloacelor de transport în
comun, afişele din staţii, din săli de aşteptare, din vitrinele magazinelor etc.

-Avantajele acestui mijloc de comunicare:

Influenţarea permanentă a publicului: rămâne timp de mai multe zile în acelaşi loc

Acoperire masivă a publicului: datorită efectului vizual, atrage atenţia fără a o devia de la
subiectul mesajului.

-Printre inconvenientele acestui mijloc de comunicare se numără faptul că instalareaafişelor

presupune un timp relativ îndelungat, materialele trebuie să fie pregătiteanterior, poate presupune
cheltuieli importante atât pentru partea de creaţie şiproducţie, cât şi pentru achiziţionare ori
închirierea spaţiilor.

Comunicarea online

Tot mai multe organizaţii aleg să folosească new media pentru promovare.

Chiar dacă sunt utilizate în continuare mijloacele de comunicare tradiţionale, adică presa
scrisă, radioul şi televiziunea, new media sunt de multe ori preferate pentru promovarea
evenimentelor, datorită costurilor scăzute.

Internetul este utilizat pentru promovarea evenimentelor prin intermediul site-urilor web,
newsletter-uri sau e-mail-uri directe.

Deoarece nu e nevoie de mai mult de câteva secunde pentru ca vizitatorul să-şi formeze o
primă impresie, site-ul web al evenimentului trebuie să fie permanent actualizat şi să conţină
informaţii relevante, precum data, locaţia, planul sălii, programul evenimentului,
formulare de înregistrare a participanţilor.

Dacă vizitatorii paginii pot ajunge cu uşurinţă la informaţiile căutate, sunt şanse mari ca
aceştia să revină pe acel site.

Newsletter-ul şi mail-ul direct sunt utilizate, în special, de organizatorii târgurilor şi

expoziţiilor.

Prin intermediul acestora, potenţialii vizitatori sunt informaţi în legătură cu programul

evenimentului, tendinţe, noutăţi, opţiuni de înregistrare.
 PUNEREA ÎN SCENĂ A EVENIMENTULUI

Punerea în scenă (regia, staging) include mijloace scenice precum protagoniştii, modul de
prezentare, scena şi spaţiul, tehnica manifestaţiei sau mijloacele de comunicare.

Principalele componente ale punerii în scenă sunt:

Decorurile şi alte elemente de design artistic, inclusive cortina;

Lumina şi celelalte efecte speciale (ex. lasere)

Sistemul de sonorizare, muzicieni, orchestră

Costumele şi machiajul

Regia şi alte sisteme de control (management)

Există cinci aplicaţii din teatru specifice evenimentelor: dimensiunea, forma şi focalizarea
aplicabile punerii în scenă şi coordonarea în timp şi construirea tensiunii, care se folosesc în
planificarea cronologică a evenimentului.

Dimensiunea: este important ca evenimentul să fie adecvat spaţiului de desfăşurare pentru ca

publicul să poată vedea şi înţelege ceea ce se petrece.

Forma: se referă la cunoaşterea modului în care publicul se raportează şi reacţionează la mediul

înconjurător.

Eliminarea zgomotului şi a elementelor care distrag atenţia şi păstrarea lucrurilor clare şi simple
sunt principii importante de design al evenimentelor.

Focalizarea: folosind tehnici specifice regiei de teatru şi film organizatorii/designer-ul

evenimentului se pot asigura că publicul se concentează pe ceea ce îşi doresc ei.

Pentru acest lucru se folosesc diferite tehnici de stimulare senzorială precum lumini, culori,
mişcări sau forme.

Coordonarea în timp – orice eveniment are două planuri temporale: timpul obiectiv și timpul
subiectiv.

Construirea tensiunii – evenimentul trebuie să sedesfășoare într-un anumit ritm, care să crească
dynamic pe parcursul acestuia.
MIJLOACELE SCENICE

-Actorii

-Limbajul, dansul, muzica

-Scena, locaţia, echipamentul

-Imaginile şi mijloacele de comunicare

-Lumina

-Tonul şi efectele sonore

-Mirosul

-Gustul

-Trăirile palpabile

-Acţiunea.

Actorii
Trebuie găsit acel tip de actor care poate transmite cel mai convenabil şi cel mai bine tema
evenimentului: orator, referent, moderator, actor de teatru, cântăreţ, dansator etc.

Orice persoană dintr-o organizaţie poate intra în pielea unui personaj.

Experienţa de scenă deficitară poate fi compensată prin autenticitate, prospeţime şi un pic de

antrenament.

Atunci când este vorba despre teme dificile, trebuie aduşi pe scenă actori credibili.

Scena și spaţiul de desfășurare

Fantezia şi ideile bune înlocuiesc construcţiile scumpe.

Arhitectura şi designul se potrivesc cu obiectivele comunicării?

Cum trebuie să decurgă brandingul evenimentului?

Este necesară decorarea scenei şi a sălii?

Ce este adecvat scopului evenimentului?

E nevoie de steaguri, bannere, afişe?

 Lumina
Lumina reprezintă un mijloc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea, luminozitatea,
cantitatea şi durata ei.

Bineînţeles, pentru a avea efect, lumina are nevoie de contrastul cu elementul opus, întunericul.

Jocurile de lumini, însoţite de lasere, stimulează mentalşi emoţional. Prea multă stimulare cu
ajutorul luminilor poate avea efecte nedorite.

Limbajul, dansul, muzica

Temele şi conţinuturile pot fi ambalate în scene teatrale sau cântece, în apariţii de

dans sau spectacole întregi.

Limbajul, gestica, mimica, dansul, mişcarea şi muzica sunt forme de exprimare

care pot susţine eficient mesajul.

Conceptul trebuie concretizat într-un scenariu.

Pentru fiecare act sau scenă trebuie să existe indicaţii regizorale. Prin intermediul
acestora trebuie descrisă situaţia scenică iniţială, actorii participanţi, imaginea
scenei şi dotarea.

Sunetul

Tonul este purtătorul limbajului, cântecului sau muzicii.

Sunt prioritare claritatea superioară, sonoritatea plăcută şi claritatea bună a

sunetului.

Tehnica tonurilor nu este lucrul cel mai scump la uneveniment, motiv pentru care
nu ar trebui făcute niciodată economii în dezavantajul calităţii.

Pentru a avea efect, sunetul are nevoie de elemental opus: liniştea.

 Imagini şi efecte special

Proiecţia pe ecrane este clasică.

Avantajul ei constă în disponibilitatea, flexibilitatea şi costurile mici ale

proiectorului şi ecranului.

Datorită progreselor tehnicii, dimensiunile mari aleproiecţiilor nu mai reprezintă o

problemă, iar calitatea obţinută se apropie de cea de la cinematograf.

Tehnica proiecţiei poate fi utilizată nu numai laprezentarea imaginilor video, ci şi

la transmiterea de imagini filmate cu camera.

Parfumul

Omul reacţionează cel mai direct la stimulul receptat prin simţul mirosului, iar
aceasta se petrece în primul când în mod subconştient.

Există diferite modalităţi tehnice pentru a folosi miresme la evenimente.

Pentru a acţiona, mirosul are nevoie întotdeauna de o deplasare a maselor de aer.

Instalaţiile de aer condiţionat şi cele de aerisire pot fi folosite direct sau indirect.

Există însă şi aparate speciale.

Cateringu

Mâncarea şi băutura se adresează de cele mai multe orituturor simţurilor.

Evenimentul ne dă ocazia nu numai să vedem, să auzimşi să mirosim, ci şi să

gustăm.

La un eveniment, cateringul face parte din comunicare.

Înaintea evenimentului ar trebui organizată o masă test,pentru a proba service-ul şi

calitatea şi a putea face îmbunătăţiri, Un bufet solicită mai puţin personal pentru
servire, este avantajos din punctul de vedere al costurilor şi se presupune că nu
necesită timp de aşteptare.

Dezavantajul constă în faptul că totul trebuie pregătit anterior.Felurile de mâncare

servite pe farfurii şi meniurile cu mai multe feluri servite la masă nu trebuie să fie
rezervate doar galelor festive.dacă este cazul.

Pe parcursul pauzelor din cadrul manifestaţiilor trebuie puse la dispoziţia

participanţilor mici gustări (fructe, sucuri proaspete, prăjiturele etc. acestea asigură,
în timp, provizia de glucide şi de energie).

În spaţiile climatizate trebuie oferită suficientă apă (minerală şi plată).

Uscăciunea aerului şi deshidratarea datorată consumului de cafea defavorizează

atenţia.

Alte mijloace scenice

Abordarea simţului tactil în cadrul unui eveniment comportă multă fantezie în

etapa de creaţie.

Spre exemplu, puteţi folosi un „bar tactil” care să fie cufundat complet în
întuneric, la care să poată fi pipăite suprafeţele unui nou produs, indiferent că este
vorba de un celular sau despre variante ale echipamentului din interiorul unui
automobil.

Studiu de caz

Eveniment: "Experience 10" - 10 ani Impression Graphics Romania

Organizator: Event Plus

Data: 16 octombrie 2008

Locaţia: Palatul Regal Bucureşti, Sala Tronului

Client: Impression Graphics Romania

Studiu de caz:

Coordonatele evenimentului: memorabilitate, unicitate şi publicul ţintă al

evenimentului, în cazul de faţă, VIP-uri, top management-ul companiilor partenere.
"Experience 10" are la baza cei 10 ani de prezenţă pe piaţa de producţie publicitară
a clientului şi înseamnă construcţia, cu ajutorul a 10 resurse inedite, a unei
atmosfere generatoare de impresii unice.

Întreaga structura a evenimentului si-a propus "atingerea" tuturor simţurilor:

vizual, tactil, auditiv, gustativ, olfactiv şi "crearea" de impresii, acţionând într-un
tot unitar.

Riscul în organizarea evenimentelor

Riscul în organizarea evenimentelor este definit în literatura de specialitate drept

orice incident viitor care poate influenţa negativ evenimentul.

Principale domenii de risc potenţial în organizarea evenimentelor:

Administraţia: riscurile la care sunt expuşi angajaţii.

Marketing şi relaţii publice: în general cei care lucrează în domeniul marketingului

tind să ignore riscurile potenţiale.

Sănătate şi siguranţă: cele mai multe situaţii de risc pot apărea în acest
domeniu.

Managementul mulţimii (crowd management): evenimentele la care participă

un public numeros prezintă numeroase riscuri în ceea ce priveşte siguranţa
participanţilor, vânzarea de băuturi alcoolice şi nivelul zgomotului.

Securitate: întocmirea unui plan de securitate a evenimentului.

Transport: livrările, parcarea şi transportul public prezintă riscuri potenţiale.

Defalcarea evenimentului pe părţi distincte: gândireaevenimentului pe părţi

de sine stătătoare poate fi de mare ajutor în identificarea potenţialelor riscuri.

Testarea evenimentului: înaintea unor evenimente sportivemari se

obişnuieşte organizarea unor evenimente de mai micidimensiuni prin care sunt
testate facilităţile, echipamentele şi alte resurse.

Intern/extern: poate fi util un sistem de clasificare în funcţie deoriginea

riscului – cele interne pot rezulta din planificarea şi implementarea evenimentului
sau din lipsa de experienţă aorganizatorului, iar cele externe ţin de factori din afara
organizaţiei.

Diagrama erorilor: riscurile pot fi identificate dacă se merge în sens

invers: de la rezultatul lor spre posibilele cauze.

Raportul incidentelor: aproape toate evenimentele care se adresează unui

public larg au un astfel de raport al incidentelor.

Plan de intervenţie: acesta conţine răspunsul la diferite situaţii de risc,

respectiv procedura, acţiunile şi persoanele responsabile.

Dezvoltarea unor scenarii: realizarea unei sesiuni în care să segăsească

răspunsuri la întrebări de tipul „ce s-ar întâmpla dacă...” poate să acopere un număr
semnificativ de situaţii de risc.

Consultarea: organizatorii trebuie să se consulte cu diferiţii furnizori în

legătură cu planurile lor legate de situaţiile de risc. Furnizorii pot avea numeroase
informaţii legate de aspectele care pot prezenta probleme.

Siguranţa participanţilor

Un aspect important este legat de estimarea corectă a numărului de participanţi

la un eveniment.

Indiferent de locul ales pentru desfăşurarea evenimentului, un număr foarte

mare de participanţi va presupune şi un efort mare din partea organizatorilor, la fel
cum, un număr prea scăzut de participanţi va împiedica îndeplinirea obiectivelor
evenimentului.

Bineînţeles că problemele legate de siguranţa participanţilor pot varia în funcţie

de tipul de eveniment şi de tipul de comportament aşteptat.

Facem distincţie între doi termeni apropiaţi şi care adeseori se confundă: controlul
participanţilor şimanagementul participanţilor.

Managementul participanţilor se referă la coordonarea acestora, activitate ce se

desfăşoară încă din etapa pregătirii evenimentului.
Managementul participanţilor include activităţile legate de procesul de invitare,
respectiv anunţarea participării, schimbarea opţiunii sau neparticiparea la
eveniment, dar şi de sosirea şi plecarea de la eveniment, cazarea la hotel,
participarea la catering, programe pentru parteneri.

În cazul multor evenimente, responsabilitatea controlului participanţilor este

împărţită între stewarzi şi personalul de securitate.

Măsuri de securitate

Facem distincţie între doi termeni apropiaţi şi care adeseori se confundă: controlul
participanţilor şi managementul participanţilor.

Managementul participanţilor se referă la coordonarea acestora, activitate ce

se desfăşoară încă din etapa pregătirii evenimentului.

Managementul participanţilor include activităţile legate de procesul de

invitare, respectiv anunţarea participării, schimbarea opţiunii sau neparticiparea la
eveniment, dar şi de sosirea şi plecarea de la eveniment, cazarea la hotel,
participarea la catering, programe pentru parteneri.

În cazul multor evenimente, responsabilitatea controlului participanţilor este

împărţită întrestewarzi şi personalul de securitate.

Pentru siguranţa participanţilor, în cazul unor evenimente este necesară

solicitarea de sprijin de specialitate din partea organelor locale de poliţie şi a
unităţilor de jandarmi.

Aceste situaţii sunt expres prevăzute în legea care reglementează organizarea şi

desfăşurarea adunărilor publice, Legea nr. 60/1991, republicată în 2014.

Potrivit prevederilor acestei legi, pentru protejarea participanţilor la

evenimente precum mitinguri, demonstraţii, manifestaţii, procesiuni şi altele
asemenea, desfăşurate în pieţe, pe căile publice ori în alte locuri în aer liber,
organizatorul trebuie să depună o declaraţie la primăria pe teritoriul căruia urmează
a avea loc evenimentul, cu cel puţin 3 zile înainte.

Nu trebuie declarate în prealabil adunările publice al căror scop îl constituie

manifestările cultural-artistice, sportive, religioase, comemorative, cele ocazionate
de vizite oficiale ori care se desfăşoară în exteriorul sau în incinta sediilor ori
imobilelor persoanelor juridice de interes public sau privat.

Însă, în cazul în care organizatorii se tem că în cadrul evenimentelor pot apărea

manifestări violente, sunt obligaţi să solicite, din timp, sprijin de specialitate
primărilor, unităţilor de jandarmi şi a poliţiei locale.

Măsuri de securitate la incendiu

Indiferent că este vorba despre evenimente în aer liber sau în spaţii închise,
organizatorii sunt obligaţi să cunoască o serie de prevederi legale referitoare la
măsurile de securitate la incendiu.

Astfel, în cazul evenimentelor desfăşurate în aer liber, cu o capacitate mai mare

de 200 de locuri pe scaune sau cu o suprafaţă mai mare sau egală cu 2500 mp este
obligatorie obţinerea în prealabil a autorizaţiei de securitate la incendii.

Pentru spectacole desfăşurate în interiorul construcţiilor, în săli de spectacole

sau alte spaţii închise, este obligatorie solicitarea şi obţinerea autorizaţiei de
securitate la incendiu a construcţiei, doar în cazul în care spaţiile sunt încadrate în
categoria sălilor aglomerate.

Din perspectiva normelor de securitate la incendiu, este considerată sală

aglomerată o încăpere în care suprafaţa ce-i revine unei persoane este mai mică de
4 mp şi în care se pot întruni simultan cel puţin 150 de persoane.

Prevederile legale care reglementează acest domeniu sunt:

Legea 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor, publicată în M. Of. nr. 633
din 12/07/2006.

Hotărârea de Guvern nr. 571/2016 privind aprobarea categoriilor de construcţii

şi amenajări care se supun avizării şi/sau autorizării privind securitatea la incendii,
publicată în M. Of. nr. 628 din 16 august 2016.

Ordinul Ministerului Afacerilor Interne nr. 129/2016 pentru aprobareanormelor

metodologice privind avizarea şi autorizarea de securitate la incendiu şi protecţia
civilă, publicat în M. Of. nr. 675 din 1 sEptembrie 2016.
 În timpul spectacolelor de teatru, operă, operetă sau a festivităţilor desfăşurate
în restaurante este interzisă folosirea de lumânări, făclii, torţe şi altele asemenea.

Astfel de flăcări nu pot fi utilizate nici pentru ambianţă ori divertisment în

restaurante, baruri, cluburi, discoteci etc.

Regimul materiilor explozive

Potrivit Legii nr. 126/1995 privind regimul materiilor explozive, doar

persoanele fizice care fac dovada calităţii de artificier sau de pirotehnician
autorizat şi persoanele juridice autorizate şi înregistrate conform prevederilor
legale au dreptul să deţină, să utilizeze, să transporte, să depoziteze, să
experimenteze ori să mânuiască explozivi de uz civil sau articole pirotehnice.

Articolele pirotehnice de divertisment pot fi utilizate doar dacă au fost luate măsuri
de protejare a persoanelor, bunurilor materiale, animalelor şi a mediului.

Articole pirotehnice de divertisment pot fi:

din categoria 1 (cu un risc scăzut și un nivel de zgomot neglijabil destinate

utilizării în spații restrânse, chiar și în interiorul clădirilor),

categoria 2 (cu un risc și un nivel de zgomot scăzut destinate utilizării în exterior

și exclusiv de către pirotehnicieni),

categoria 3 (cele care prezintă un risc mediu destinate utilizării unor spații
deschise și vaste al căror nivel de zgomot nu este dăunător sănătății umane și care
pot fi utilizate exclusiv de către pirotehnicieni)

categoria 4 (cele de mare risc cunoscute sub numele de „articole pirotehnice de

divertisment de uz profesional” al căror nivel de zgomot nu este dăunător sănătății
umane și care pot fi utilizate exclusiv de către pirotehnicieni.

Mediu înconjurător

Protejarea mediului înconjurător reprezintă o preocupare actuală a tot mai multor

comunităţi.

Problemele legate de mediu, ce pot fi generate de organizarea evenimentelor,

se referă la aspecte precum poluarea sau aruncarea deşeurilor.
 Este cunoscut faptul că, în urma desfășurării unor evenimente, pot rezulta
diverse deșeuri: resturi de mâncare, cartoane, hârtii sau recipiente de plastic.

Unele dintre acestea nefiind biodegradabile, pot polua mediul înconjurător.

Aşadar, orice eveniment ar trebui să îşi propună o atitudine etică faţă de mediu
prin încurajarea reciclării, reducerea cantităţii de deşeuri şi conservarea resurselor
naturale.

Siguranţa angajaţilor

Anumite obligaţii referitoare la siguranţa angajaţilor la locul de muncă sunt

prevăzute de legile în vigoare.

Astfel, Legea nr. 319/2006 privind sănătatea şi securitatea în muncă stabileşte

principii generale referitoare la prevenirea riscurilor profesionale, protecţia
sănătăţii şi securitatea lucrătorilor, eliminarea

factorilor de risc şi accidentare, informarea, consultarea, participarea echilibrată

potrivit legii, instruirea lucrătorilor şi a reprezentanţilor lor, precum şi direcţiile
generale pentru implementarea acestor principii.

Angajatorul are obligaţia să ia măsurile necesare privind: asigurarea securităţii

şi protecţia sănătăţii lucrătorilor; prevenirea riscurilor profesionale; informarea şi
instruirea lucrătorilor; asigurarea cadrului organizatoric şi a mijloacelor necesare
securităţii şi sănătăţii în muncă.

Contacte
Contracte de închiriere

În cazul în care organizatorul evenimentului nu este şi proprietarul spaţiului în care

urmează să se desfăşoare evenimentul, acesta va trebui să încheie un contract de
închiriere a locaţiei.

Alte contracte de închiriere mai pot fi încheiate, în funcţie de tipul evenimentului,

pentru mobilier, instalaţia de sunet şi/sau de lumini etc.
 Contracte cu prestatorii de servicii

Pentru organizarea unui eveniment poate fi necesară încheierea mai multor

contracte cu prestatorii de servicii: servicii de salubrizare, pirotehnişti, artişti,
moderatori, referenţi, catering, transport, cazare, servicii de securitate etc.

În cazul contractelor încheiate cu artiştii, acestea sunt furnizate fie de artist, fie de
agenţia care îl reprezintă.

Clauzele contractuale se referă la părţi (artistul şi organizatorul), obiectul

contractului (natura prestaţiei artistului), locul prestaţiei, durata, perioadele de
probă, recompensa financiară a artistului şi alte cheltuieli suplimentare, sancţiunile
în caz de neîndeplinire a contractului de către una din părţi, rezilierea contractului
şi dreptul de renunţare, alte clauze legate de cerinţe tehnice, catering, garderoba
artistului, călătorie, planuri regizorale.

Contracte cu co-organizatorii

În practică există situaţii când la realizarea unui eveniment colaborează doi sau mai
mulţi organizatori.

În astfel de cazuri, contractul precizează care sunt drepturile, obligaţiile şi

responsabilităţile ce revin fiecărui co-organizator. De multe ori, aceste contracte au
forma unui parteneriat, în cadrul căruia fiecare co-organizator participă, în cadrul
unui buget comun, atât la cheltuieli, cât şi la încasări, în anumite proporţii,
procentele ce revin fiecăreia dintre părţile contractante fiind convenite de acestea
în baza evaluării volumului şi valorii estimate a activităţilor pe care acestea le
prestează.

Contracte de sponsorizare

Prin sponsorizare, proprietarii diferitelor mărci cumpără dreptul de a se asocia cu

evenimente în scopul atingerii unor obiective strategice, precum „o reputaţie mai
bună, o mai bună cunoaştere a mărcii şi ocuparea unui sector de piaţă mai mare în
detrimentul unui concurent care nu este interesat să facă sponsorizări”.

Potrivit legii nr. 32/1994, contractul de sponsorizare trebuie să se încheie în formă

scrisă, cu specificarea obiectului, valorii şi duratei sponsorizării, precum şi a
drepturilor şi obligaţiilor părţilor.
 Persoanele cu dizabilităţi

Legea nr. 448/2006 privind protecţia şi promovarea drepturilor persoanelor cu

handicap, stabileşte că trebuie să beneficieze de gratuitate la bilete de intrare la
spectacole, muzee, manifestări artistice şi sportive copilul cu handicap, precum şi
persoana care îl însoţeşte.

Adulţii cu handicap beneficiază de bilete de intrare la spectacole, muzee,

manifestări artistice şi sportive, astfel:

a) adultul cu handicap grav sau accentuat, precum şi persoana care îl însoţeşte

beneficiază de gratuitate;

b) adultul cu handicap mediu şi uşor beneficiază de bilete de intrare în aceleaşi

condiţii ca pentru elevi şi studenţi.

Sumele necesare pentru asigurarea acestor drepturi sunt suportate din bugetul de
stat, prin bugetul Ministerului Culturii şi Cultelor, al Agenţiei Naţionale pentru
Sport, din bugetele locale sau, după caz, din bugetul organizatorilor publici ori
privaţi.

Asigurări

În scopul reducerii responsabilităţii organizatorului se recomandă încheierea unor

poliţe de asigurare.

În funcţie de tipul de eveniment, pot fi încheiate

-asigurări generale, precum cele care acoperă eventualele vătămări corporale,

pagube materiale, pagube provocate de incendii sau explozii la clădirile închiriate,

asigurări pe termen scurt pentru aparatura electronică, precum echipamentelede

sunet, lumini, video, AV etc. sau asigurări speciale, precum cele pe termen scurt în
caz de accident pentruparticipanţi (caz de deces, invaliditate, indemnizaţie pentru
spitalizare) sau

în caz de deficit (imposibilitatea realizării evenimentului în aer liber din cauza

condiţiilor meteo, neprezentarea artiştilor etc.).
 Bugetul unui eveniment

Evaluarea evenimentului

Configurarea bugetului

Pentru calculaţia costurilor trebuie să ţinem cont de trei paşi: pre-calculaţia,

calculaţiaintermediară şi calculaţia ulterioară.

Pre-calculaţia ajută la „stabilirea cu precauţie a costurilor unui proiect şi la

definirea bugetului în faza concepţiei”. Se realizează atunci când este întocmită
oferta, stabilirea costurilor făcându-se la modul general, din valori empirice.
Deoarece se bazează doar pe o estimare a costurilor, nu are caracter obligatoriu.

Calculaţia intermediară poate avea loc pe tot parcursul proiectului sau doar la
anumite termene stabilite înaintea evenimentului. Practicienii au constatat că, nici
măcar în cazul unor organizatori experimentaţi şi extrem de riguroşi, bugetul nu
rămâne în detaliu aşa cum a fost calculat iniţial.

Întotdeauna se adaugă servicii suplimentare sau există incidente

neobişnuite şi neprevăzute, care cresc costurile prevăzute iniţial. Deoarece chiar şi
în cazul celei mai atente planificări, se poate întâmpla ca un buget să nu fie
respectat, se recomandă ca organizatorul să comunice din timp clientului creşterile
costurilor şi să obţină de la acesta acordul în privinţa lor şi validarea.

Calculaţia ulterioară se face după încheierea evenimentul şi evidenţiază

succesul sau insuccesul economic al acestuia.

Fiecare eveniment are costurile sale specifice, însă anumite tipuri de costuri se
regăsesc în cazul tuturor evenimentelor. Potrivit lui S. Schäfer-Mehdi, aceste
costuri sunt:

Taxa de consiliere sau onorariul perceput de organizatori pentru prestaţiile lor

nemijlocite, precum concepţie şi transpunere în practică.

Costurile de producţie care apar la eveniment pentru serviciile proprii. Dintre ele
fac parte costurile directe, cele de personal şi costurile indirecte:
Costurile unitare directe sunt costuri pentru prestaţii directe, care apar exclusiv cu
ocazia evenimentului. Ele sunt costuri pentru transport sau pentru achiziţionarea de
aparate special sau obiecte, necesare doar pentru acest eveniment.

Cheltuielile cu personalul au dimensiuni diferite, întrucât fiecare angajat

participant costă diferit.

Costurile indirecte sunt reprezentate de chirii pentru sedii, asigurări generale,

costuri cu telefonul şi comunicaţiile.

Costurile unitare pentru serviciile externe nu sunt realizate şi nici calculate de către
organizator.

Din acestea fac parte costurile cu locaţia, scena, sonorizarea, lumini, efecte (laser,
artificii), tehnica proiecţiei, cheltuielile cu artiştii, catering, securitate, asigurări,
documentaţie etc. Prestatorul de serviciu trebuie informat cu privire la toate
detaliile de care are nevoie pentru calculaţia sa (informaţii cu privire la timp, la
cantităţi).La aceste costuri se adaugă şi adaosul datorat profitului.

Bilete de intrare

Biletele de intrare reprezintă, în cazul anumitor evenimente, principala sursă de

finanţare.

Numeroase evenimente publice, dar şi evenimente corporate sau lansările de

produse, nu presupun achitarea unei taxe de intrare.

Pentru evenimente precum competiţiile sportive sau concertele, însă, numărul de

bilete vândute reprezintă un indicator important în măsurarea succesului.

Finanţarea unui eveniment prin vânzarea de bilete ridică anumite probleme legate
de distribuţie şi control.

Vânzarea biletelor se poate realiza prin intermediul unor parteneri (spre exemplu,
librării sau,furnizori de servicii de telefonie mobilă), prin internet sau direct la
locul evenimentului.

Pentru sigurarea accesului participanţilor care au achiziţionat bilete de intrare va fi

nevoie de personal, care să permită accesul posesorilor de bilete, şi de măsuri de
securitate pentru a îngrădi accesul neplătitorilor de bilete.
 Sponsorizarea

Indiferent dacă este vorba despre susţinerea cu sume de bani, cu produse sau
servicii, sponsorizarea ocupă un rol central în obţinerea veniturilor pentru
evenimente, de aceea identificarea potenţialilor sponsori, pregătirea propunerilor
de sponsorizare şi păstrarea unei relaţii bune cu sponsorii este o preocupare
importantă a tuturor managerilor de evenimente

O definiţie legală a sponsorizării în legislaţia românească găsim în Legea

32/1994 unde prin sponsorizarea se înţelege „actul juridic prin care două persoane
convin cu privire la transferul dreptului de proprietate asupra unor bunuri materiale
sau mijloace financiare pentru susţinerea unor activităţi fără scop lucrativ
desfăşurate de către una din părţi, denumită beneficiarul sponsorizării”.

Sponsorizarea se deosebeşte de activitatea de mecenat, definită în cuprinsul

aceleiaşi legi, drept un act de liberalitate prin care o persoană fizică sau juridică,
numită mecena, transferă fără obligaţie de contrapartidă directă sau indirectă,
dreptul său de proprietate asupra unor bunuri materiale sau mijloace financiare
către opersoană fizică, ca activitate filantropică cu caracter umanitar, pentru
desfăşurarea unor activităţi în domeniile: cultural, artistic, medico-sanitar, sau
ştiinţific – cercetare fundamentală sau aplicată.

În literatura de specialitate sunt identificate cele mai importante tendinţe care

influenţează creşterea interesului pentru sponsorizare, ca parte integrată a
comunicării de marketing.

În primul rând, creşterea popularităţii evenimentelor a însemnat şi o creştere

a recunoaşterii rolului acestora de a crea medii sociale unice şi de a comunica cu
pieţe de nişă.

Atunci când te adresezi unui public care se simte bine, este mult mai uşor să îţi
faci acceptat mesajul comercial.O altă tendinţă poate fi atribuită schimbărilor din
marketingul actual care se bazează mai mult pe crearea unor relaţii între brand şi
consumatori.
 Sponsorizarea evenimentelor oferă brandurilor o expunere extinsă, ca
urmare a transmisiunilor live şi a diseminării pe internet a imaginilor şi filmărilor
de la locul evenimentului.

Mai mult, deoarece consumatorii tind să devină tot mai critici faţă de
publicitatea tradiţională,mimplicarea firmelor în acţiuni de sponsorizare este
percepută ca o activitate comercială care adduce şi anumite beneficii societăţii.
Altfel spus, faţă de publicitatea clasică, sponsorizarea are ataşată o valoare socială.

Beneficii pentru sponsori

Sponsorizarea evenimentelor este benefică pentru ambele părţi însă, pentru

sponsori cele mai importante beneficii sunt următoarele:

Acces la un public specific nişat;

-Crearea sau îmbunătățirea imaginii de marcă;

-Obţinerea recunoaşterii mărcii;

-Influenţarea atitudinii consumatorilor faţă de un produs sau serviciu;

-Asocierea unui produs sau serviciu cu un anumit stil de viaţă;

-Îmbunătăţirea relaţiei cu distribuitorii;

-Obţinerea de oportunităţi de vânzare şi merchandising;

-Demonstrarea calităţilor produsului;

-Oferirea de recompense angajaţilor;

-Obţinerea unei atitudini binevoitoare faţă de companie;

-Tratarea cu ospitalitate a clienţilor-cheie.

 Conceperea şi implementarea unei strategii de sponsorizare

Orice organizator trebuie să dezvolte o strategie de sponsorizare a

evenimentului, care presupune identificarea atributelor şi valorilor evenimentului,
verificarea dacă acestea sunt împărtăşite sau nu de potenţialii sponsori,
compatibilitatea dintre mai mulţi sponsori şi descoperirea acelor parteneriate care
pot contribui la creşterea vizibilităţii evenimentului.

Înainte de a aborda o firmă cu o propunere de sponsorizare este important să

fie înţeles motivul pentru carefirma ar face acest lucru, dar şi obiectivele urmărite
de aceasta, precum o mai bună popularizare a mărcii, crearea unui sentiment
pozitiv pe piaţa-ţintă, creşterea vânzărilor sau bunăstarea angajaţilor.

Pentru a avea succes, strategia de sponsorizare trebuie să urmeze anumiţi paşi sau
etape.

Abordarea sponsorilor

Pregătirea şi prezentarea propunerii de sponsorizare

Analiza celei mai bune alegeri

Negocierea contractului de sponsorizare a evenimentului

Implementarea şi derularea sponsorizării

Evaluarea sponsorizării

Evaluarea evenimentului

Evaluarea evenimentului reprezintă procesul de măsurare şi monitorizare a

acestuia în scopul aprecierii rezultatelor sale.

Unii autori accentuează faptul că evaluarea nu reprezintă o ultimă etapă în

planificarea evenimentului, ci este doar o componentă a unei spirale fără sfârşit,
deoarece prin activitatea de evaluare se obţin instrumentele necesare pentru
viitoarea analiză a situaţiei.

Evaluarea este un proces de monitorizare şi de adaptare, dar şi o analiză a

rezultatelor finale.Chiar dacă numeroşi teoreticieni sunt de acord că evaluarea este
benefică, pentru practicieni aceasta reprezintă, de cele mai multe ori, o corvoadă.
 Concentrează eforturile: ştiind că urmează să fiţi evaluaţi în funcţie de anumite
obiective, vă veţi concentra pe ceea ce este important, lăsând aspectele mai puţin
importante în plan secundar.

Demonstrează eficacitatea: „Nu este succes mai mare decât succesul”. Dacă
reuşiţi să obţineţi ceea ce aţi planificat, evaluarea va demonstra acest lucru şi
nimeni nu vă va putea contesta valoarea.

Asigură eficienţa costurilor: concentrarea asupra lucrurilor importante

presupune şi o gestionare în consecinţă a resurselor importante, cum sunt timpul şi
banii, şi, la final, obţinerea unor rezultate optime.

Încurajează un bun management: coordonarea în scopul atingerii unor

obiective clar stabilite aduce concizie întregii activităţi a departamentului de relaţii
publice.

Facilitează responsabilizarea: nu doar responsabilizarea în legătură cu

obiectivele fixate, ci şi a celorlalte persoane implicate în proiect.

Indiferent de modul în care este măsurat şi apreciat succesul evenimentului,

evaluarea nu poate fi

realizată dacă în prealabil nu au fost stabilite nişte obiective realizabile şi

măsurabile.

Obiectivele cantitative, precum atingerea unui anumit număr de participanţi,

generarea de adrese sau lichidarea de stocuri se pot controla relativ uşor, dacă
anterior au fost stabilite într-o măsură realistă.

Multe evenimente îşi propun însă nişte obiective mai „abstracte”, făcând astfel
dificilă măsurarea îndeplinirii lor.

Cu toate acestea, realizarea obiectivelor este modul cel mai clar prin care putem
aprecia succesul unui eveniment.

Evaluarea trebuie avută în vedere încă de la începutul proiectului.

Adică încă din faza conceptului trebuie stabilite mecanismele de evaluare.

 Încă din etapa planificării trebuie să se aibă în vedere ce date sunt necesare
pentru evaluare, când, cum şi cine va colecta aceste date şi cum vor fi acestea
analizate.Date referitoare la participanţi pot fi colectate din formularele de
înregistrare aparticipanţilor. Numărul biletelor vândute la un eveniment oferă, de
asemenea, informaţii despre numărul participanţilor.

Alte date pot fi obţinute folosind metoda observaţiei. Membrii echipei de

organizare pot oferi informaţii relevante legate de calitatea prestaţiei artistice,
reacţia publicului, fluxul participanţilor, calitatea cateringului.

Informaţii legate de comportamentul publicului, de eventualele incidente,

violenţe sau accidente pot fi oferite de angajaţii firmei de securitate. Evaluarea
trebuie să fie continuă, pe tot parcursul „lanţului de comunicare”. Dacă va fi
realizată doar la finalul proiectului, evaluarea poate fi înşelătoare.

Evaluarea trebuie să fie obiectivă şi ştiinţifică, adică în situaţia în care

specialiştii în relaţii publice nu sunt ei înşişi profesionişti, trebuie apelat la
serviciile altor specialişti în domeniul metodelor de evaluare.

Cercetarea primară şi cercetarea secundară

În literatura de specialitate se face distincţie între cercetarea primară, realizată în

relaţie directă cu evenimentul şi care implică numeroase tehnici de evaluare,
precum observaţia, aplicarea chestionarelor sau studii, şi cercetarea secundară,
realizată de organizaţii sau agenţii externe, care, deşi nu este efectuată în sprijinul
direct al evenimentului, furnizează informaţii valoroase organizatorilor

Cele mai adecvate tehnici pentru evaluarea evenimentelor sunt:

aplicarea şi analizarea chestionarelor,

metode complementare, precum observaţia directă sau interviul,

monitorizarea mass-media,

analiza de conţinut.
Un raport de monitorizare post-eveniment ar trebui să cuprindă trei părţi:

a) analiza cantitativă - adică numărul de materiale apărute în presă, clasificate în

funcţie de diverse criteria cantitative precum:

Numărul total al materialelor de presă apărute în presa scrisă, online, agenţii de

presă, radio şi televiziune;

Împărţirea articolelor din presa scrisă în funcţie de dimensiune în mici, medii şi

mari;

Totalul menţionărilor de cuvinte cheie în titlul şi în corpul articolului (numele

organizaţiei, numele reprezentanţilor organizaţiei, numele produsului etc.);

Numărul fotografiilor publicate;

Suprafaţa totală acoperită de articolele din presa scrisă (în cm²);

Timpul alocat materialelor audio-vizuale (în minute);

Calcularea „Return On Investment” în funcţie de valoarea materialelor apărute în

presă

b) Analiza calitativă, se referă la:

Tipul materialelor, în funcţie de informaţia conţinută (pozitive/negative)

Tonalitatea materialelor, în funcţie de modul de abordare (pozitivă, neutră,

negativă)

c) Articolele propriu-zise - articolele din presa scrisă sunt scanate, se realizează

print screen pentru materialele online, ştirile audio-vizuale sunt redate sub formă
de script, iar toate materialele sunt aranjate pe categorii de publicaţii şi ordonate
după data apariţiei.

Întocmirea rapoartelor pentru sponsori şi parteneri

Unul dintre principalele motive pentru care se realizează evaluarea evenimentului

este realizarea rapoartelor ce urmează să fie prezentate anumitor publicuri.
 Pentru organizatori raportul va furniza informaţii importante legate de
respectarea bugetului şi a termenelor, atingerea obiectivelor propuse, numărul de
participanţi, profilul acestora, de unde au aflat despre eveniment etc.

Raportul pentru sponsori va conţine date legate de creşterea gradului de

conştientizare a publicului cu privire la produsele sau serviciile sponsorului,
promovarea în mass-media, acoperire media, profilul participanţilor etc.

Raportul pentru organismele financiare va include un audit financiar pentru

venituri şi cheltuieli şi informaţii legate de rezultatele sociale, culturale sau
sportive ale evenimentului.

Raportul pentru autorităţile publice trebuie să conţină informaţii referitoare la

impactul evenimentului asupra economiei locale, regionale sau naţionale.

Rapoartele pentru partenerii media vor furniza informaţii legate de distribuirea

materialelor evenimentului, menţionarea în comunicate, susţinerea social media