Scopuri şi obiective

Orice eveniment, indiferent de mărimea lui, de locul unde are loc sau de bugetul de
care dispune este organizat cu un obiectiv anume. Obiectivul evenimentului trebuie
stabilit încă de la început pentru că, în funcție de acesta, se va realiza întreaga
organizare a evenimentului. Cel mai eficient mod de a defini un obiectiv este prin
susţinerea unei sesiuni inițiale de planificare cu personalul și clientul în care să fie
discutate ce obiective pot fi îndeplinite în funcție de timpul pentru organizare, de
buget sau de personalul implicat în organizare.
De asemenea, o dată stabilit obiectivul este important să nu îl uităm și să îl avem în
vedere pe toată perioada planificării. De exemplu, dacă obiectivul nostru este să
strângem bani pentru copiii dintr-un orfelinat, atunci trebuie să avem mare grijă cum
cheltuim banii pentru organizare și să nu investim în ceva lipsit de importanță.
Shannon Kilkenny (2011) distinge între scopurile și obiectivele ale unui eveniment.
Scopurile se referă la intenția generală a unui eveniment (de exemplu, o gală
de caritate are ca scop general strângerea de fonduri), iar obiectivele sunt ținte
măsurabile (în cadrul unui eveniment de strângere de fonduri organizatorii și-au
propus să strângă suma x). În cazul anumitor evenimente, scopurile și obiectivele
se pot întrepătrunde. De asemenea, un eveniment poate avea un scop general și mai
multe obiective: Târgul internațional de carte Gaudeamus are ca scop general
promovarea culturii, dar ca obiecte concrete își propune atragerea de cât mai mulți
vizitatori și vânzarea unui număr cât mai mare de cărți.
Pentru exemplificare câteva dintre posibililele scopuri și obiective ale unui eveniment
sunt:

 Strângere de fonduri
 Promovarea unei afaceri
 Învățare
 Schimb de idei
 Atragerea de noi membrii
 Comunicare interpersonală
 Prezentarea unui produs
 Creșterea productivității
 Creșterea moralului
 Luarea unor decizii
 Profitul financiar direct
 Profit financiar pe termen lung
 Recreerea sau distracția
 Creșterea vizibilității
 Atragerea de noi sponsori
 Creșterea gradului de încredere în companie

Dintre acestea, cele mai des organizate sunt evenimentele ce își propun:să
crească vizibilitatea unui produs, serviciu sau loc. Un magazin, de exemplu, poate
organiza o paradă a modei, iar scopul evenimentului ar fi creșterea nivelului de
vizibilitate față de magazin, în timp ce obiectivele sunt promovarea noilor produse și
creșterea vânzărilor;
Alte obiective:
 Să crească vizibilitatea serviciilor unei companii – acestea sunt scoase în
evidență la evenimente gândite special pentru a promova către publicul larg
disponibilitatea unor astfel de servicii.
 Să prezinte o unei imagine favorabilă a unui produs, loc, serviciu, organizație
 Să ajute la construirea imaginii unei organizații, unei persoane sau unui produs
 Să ajute la creşterea vânzărilor şi a profitabilităţii unui produs sau a unei
companii
 Să ofere beneficii altor organizaţii şi indivizi, care pot profita de pe urma
activităţilor pe care le presupune evenimentul. De exemplu, guvernul poate organiza
un târg de produse tradiționale sau o expoziție de cultură națională, pe propria
cheltuială pentru ca diferite grupuri sau indivizi (producătători, meșteșugari, artiști,
etc) să poată beneficia de pe urma acestor evenimente
 Să ofere beneficii comunităţii, fie că acestea sunt sociale sau financiare. De
exemplu, autoritățile locale pot organiza activități într-o comunitate din care populația
să poată beneficia financiar și să poată câștiga și din îmbunătățirile care se fac în
cadrul comunității datorită organizării respectivului eveniment (Carter, 2007, pp. 4 –
5)
Obiectivele unui eveniment pot fi mai ușor cuantificabile (ca vânzarea de bilete și
strângerea de bani) sau mai greu cuantificabile (la prezentarea unui produs este mai
greu să ne dăm seama pe loc de impactul pe care acesta l-a avut).Pentru a fi
cuantificabile/măsurabile, obiectivele trebuie să fie formulate SMART:
S-SPECIFIC
M-MĂSURABIL
A-ADECVAT
R-REALIZABIL
T-ÎNTR-UN INTEVAL DE TIMP

Scopurile financiare
Încă de la începutul procesului de planificare, respectiv din momentul
conceptualizării evenimentului, trebuie stabilit dacă evenimentul respectiv este
organizat pentru un profit imediat (un târg de produse) sau pentru un profit pe termen
lung (lans area unui produs). Numeroase evenimente sunt produse pentru singurul
scop de a face bani. Scopurile financiare sunt în directă legătură cu amortizarea
investiţiei și, în funcție de ele, gândim bugetul, alegem locul de desfășurare, numărul
de invitați, stabilim preţul de participare, etc.

Managementul evenimentului
Un eveniment de calitate se naşte în urma unui proces îndelungat de pregătire. Fiecare
etapă trebuie analizată, fiecare detaliu gândit în avans pentru ca în momentul
desfăşurării evenimentului să fie cât mai puţine surprize. Managementul
evenimentului (event management) este tocmai acest proces care începe cu
conceptualizarea şi se termină cu evaluarea.
„Ca şi cu orice altă formă de management, şi managementul evenimentului
înglobează evaluarea, definirea, achiziţia, alocarea, direcţia, controlul şi analiza
timpului, finanţelor, a oamenilor, produselor, serviciilor şi a altor resurse necesare
pentru îndeplinirea obiectivelor”. (Silvers, 2004). Tocmai datorită faptului că
managementul evenimentului are în vedere toate activităţile pe care le presupune
organizarea unui eveniment, acesta a fost considerat mai degrabă o artă decât o ştiinţă
(Shone și Parry, 2004).
Managementul evenimentului cuprinde:
Propuneri și licitații
Managementul financiar
Marketingul, publicitatea și protocolul
Producția
Managementul amplasamentului
Managemenul riscului
Sponsorizările
Elementele juridice
Gestionarea (eventualelor) probleme de mediu (Yeoman et al., 2004, p. 59)