Sunteți pe pagina 1din 45

Ghid de colectare de fonduri pentru ONG-uri

[ Introducere n

activitatea de colectare de fonduri pentru

finanarea unei organizaii non-guvernamentale ]

Chiinu 2010

Autor Tnase Mihai

Ghid de colectare de fonduri pentru ONG-uri


[ Introducere n
activitatea de colectare de fonduri pentru finanarea unei organizaii non-guvernamentale ]

Publicaie

aprut

cadrul

proiectului

"Susinerea

implementrii

componenei de migraie i dezvoltare a Parteneriatului de Mobilitate UE Republica Moldova", proiect finanat de Uniunea European i implementat de Organizaia Internaional pentru Migraie n colaborare cu Biroul Relaii Interetnice

1.

nainte de a ncepe 1.1. Stabilirea viziunii/misiunii organizaiei 1.2. Planul susinerii financiare 1.3. Stabilirea politicii de finanare

2.

Auditul colectrii de fonduri 2.1. Analiza mediului macroeconomic (PEST) 2.2. Analiza mediului microeconomic (SWOT) 2.3. Auditul intern al activitii de colectare de fonduri

3.

Planul programului de colectare de fonduri 3.1. Realizarea unei liste cu posibili donatori 3.2. Identificarea i dezvoltarea unor motivaii convingtoare pentru a obine fondurile 3.3. Analiza posibilitilor de dezvoltare 3.4. Respectarea exact a programului stabilit.

4.

Activitatea de colectare de fonduri 4.1. Echipa 4.2. Donatorii 4.3. Sistemul de management

5.

Tehnici de colectare de fonduri 5.1. Solicitarea personal 5.2. Solicitarea telefonic 5.3. Solicitarea prin pot 5.4. Solicitarea prin mass-media 5.5. Evaluarea rezultatelor

6.

Colectarea de fonduri i societatea civil 6.1. Importana folosirii voluntarilor n colectarea de fonduri 6.2. Dezvoltarea unei strategii de atragere a voluntarilor 6.3. Dezvoltarea unei strategii de fidelizare a voluntarilor

7. 8. 9. 10.

Mituri despre colectarea de fonduri Cooperarea cu organizaiile finanatoare Concluzii Resurse utile

nainte de a ncepe ... Colectarea de fonduri reprezint o component valoroas a procesului de ntrire a organizaiilor i a comunitilor; contribuiile bneti (i non monetare) sunt necesare acestora pentru a-i realiza activitile planificate. Obinerea de resurse este prin urmare o sarcin dorit i onorabil. Colectarea de fonduri este o ocupaie la care ar trebui s contribuie toi, i pentru care ar trebui toi s fie responsabili. n activitatea de colectare de fonduri nu exist soluii rapide, nu exist scurtturi magice. n schimb,munca susinut zi de zi n cadrul Organizaiei, a tuturor persoanelor care fac parte din Organizaie i n special a persoanelor implicate direct n activitatea de colectare de fonduri vor duce la dezvoltarea unei strategii efective a pailor mici. Foarte multe organizaii nou nfiinate se afl n cutare de finanare dar pn primesc aceast finanare practic nu ntreprind nici o activitate. Aceasta este o mare greeal! Activitatea continu, nc din prima zi, este cheia succesului, deoarece avei nevoie de experien n domeniul n care activai. ATENIE !!! Cnd aplicai pentru finanare trebuie s artai foarte clar c avei experien necesar implementrii i monitorizrii proiectului pentru care cerei finaarea.

1.1.

Stabilirea viziunii/misiunii Organizaiei

Putei rspunde la urmtoarele ntrebri clar i direct ? 1. 2. 3. Care este scopul unic al Organizaiei dumneavoastr? Care snt nevoile primare pe care Organizaiei dumneavoastr le satisface? Ce grup int servete i cum vine n ntmpinarea nevoilor beneficiarilor programelor pe care le implementeaz?

Fiecare Organizaie este n felul su unic i special. Este necesar s evideniai aceast unicitate n toate documentele Organizaiei dumneavoastr. Este Misiunea Organizaiei dumneavoastr entuziast, imaginativ i creativ? Viziunea unei Organizaii reprezint o stare ideal proiectat n viitor i care configureaz o posibil i deziderabil dezvoltare a Organizaiei respective. Ea presupune o gndire dinamic i capabil care s evalueze pe termen lung ansele de dezvoltare ale Organizaiei. De cele mai multe ori, viziunea unei Organizaii red, n linii mari, modul n care fondatorii i-au imaginat evoluia i dezvoltarea Organizaiei. Dei de multe ori ntre viziunea creatorilor unei Organizaii i evoluia ulterioar a acesteia exist numeroase abateri, definirea viziunii unei Organizaii reprezint o condiie intrinsec a dezvoltrii oricrei Organizaii. ATENIE !!! Viziunea se enun sub form de angajament.

O viziune bun ofer posibilitatea tuturor membrilor Organizaiei s i identifice interesele i deci s-i construiasc motivaia necesar pentru transpunerea ei n aplicare, fiind mprtit i acceptat de toi membrii Organizaiei.

Misiunea unei Organizaii reprezint raiunea de a fi i de a crea valoare pentru societate, determinnd evoluia Organizaiei n sensul transformrii viziunii n realitate. n timp ce viziunea exprim o stare ideal, posibil, misiunea exprim o evoluie programabil, bazat pe fapte i date concrete despre aceast stare, puternic ancorat n realitatea economic, politic i social a Organizaiei. ATENIE !!! Misiunea se enun sub form de angajament.

Misiunea exprim motivul principal, scopul pentru care organizaia exist i pentru care a fost creat, Obiectivul global cnd este vorba despre o arie de activitate. Misiunea unei Organizaii ne ofer o imagine de ansamblu asupra ceea ce este organizaia respectiv i ce vrea ea s fac pentru societate.

1.2.

Planul susinerii financiare Pentru a determina care snt nevoile financiare ale Organizaiei este necesar s analizai veniturile prezente n termeni de sum, surs, perioad de timp, i componente de buget acoperite de aceste fonduri - dac snt specificate.
Sum Finanri garantate Finanri anticipate Surs/Agenie Perioada Bugetele acoperite

Este de asemenea foarte important s notai detaliile oricror viitoare finanri dac acestea v snt cunoscute. Dup ce tabloul finanrilor garantate i anticipate este clar, golurile, n termeni de ce pri din buget snt acoperite i ce pri din buget nu snt acoperite, pot fi identificate i analizate i se poate gndi un plan care s acopere aceste goluri. ATENIE !!! Analizai de ce finanare aproximativ are nevoie organizaia dumneavoastr pentru urmatorii doi-trei ani.

1.3.

Stabilirea politicii de colectare de fonduri. Acest lucru ar putea implica o Hrtie Concept de circulaie i discuii n cadrul Organizaiei i a Consiliului de Administratie. Aceast hrtie concept evideniaz consideraii fundamentale ce trebuie s fie fcute cu privire la tipul de finanare pe care l dorii. Dac avei mai muli contribuabili mici, locali, aceasta nseamn c v dezvoltai local dezvoltai o baz de susinere local; n schimbul contribuiilor depuse aceti oameni ar dori s aib un cuvnt de spus n elaborarea politicilor Organizaiei.

La cealalt extrem, v putei orienta spre unul sau doi mari finanatori internaionali - o politic ce v poate face dependent de oameni i decizii luate n alt ar. Dac avei membri sau susintori, ai putea decide s solicitai fonduri pentru activiti mici, concrete, de exemplu, salariul unui consilier, bani pentru ajutoare vizuale (o camer video, un proiector, etc.), sau bani pentru un workshop. Pentru atragerea donatorilor, s-ar putea s decidei s cutai fonduri pentru proiecte pe termen scurt, cu obiective clare, care contribuie la independena Organizaiei. O alta strategie este s cutai surse de bani din cadrul Organizaiei n sine, de exemplu, activiti generatoare de venituri. Cu proiecte de ngrijire a sntii, pacientul poate achita diverse sume de bani pentru consultaii i tratament. colile pot solicita taxe. Alte proiecte pot produce venituri de la articole vandabile ca apa, obiecte de artizanat sau produse agricole. Dei aceste fonduri nu vor acoperi toate cheltuielile de proiect, ele sunt importante n planificarea dvs. i, de asemenea, n construirea de autosustenabilitate a proiectelor Organizaiei.

2.

Auditul strngerii de fonduri Aa cum a-i remarcat, procesul planificrii strngerii de fonduri poate fi conceptualizat ca avnd trei component cheie: 1. Unde sntem ? 2. Unde vrem s ajungem ? 3. Cum vom ajunge acolo ? Auditul strngerii de fonduri se refer, n special, la primele componente evideniate mai sus.

De asemenea, acestea snt componentele de o importan crucial pentru ntregul proces de planificare, deoarece fr o nelegere deplin a poziiei organizaiei, n prezent, va fi practic imposibil pentru oricine s anticipeze ce se poate realiza n viitor, ca i organizaie.

Auditul strngerii de fonduri este n esen o analiz detaliat a tuturor factorilor care este posibil s interfereze cu capacitatea organizaiei de a strnge fonduri, innd cont n general de factorii ce pot influena din interiorul organizaiei i a factorilor generai de mediul extern.

2.1.

Analiza mediului macroeconomic (PEST) De obicei acest proces de audit ncepe prin examinarea factorilor macromediului sau factorilor mediului extern al organizaiei, care ar putea afecta organizaia. Deseori, acetia sunt factori asupra crora organizaia are un control redus n sine, dar care totui vor afecta organizaia la un moment dat n timpul perioadei planificate. n acest cadru va fi efectuat o analiz care cuprinde urmtoarele elemente: 2.1.1.Factorii politici. Factorii politici care au impact asupra

activitii de colectare de fonduri ar putea include atitudinea guvernului fa de sectorul nonprofit i recente sau viitoare modificri legislative sau de reglementare, care ar putea s afecteze mediul de colectare de fonduri sau de performan de colectare de fonduri,cum ar fi legislaia de confidenialitate, sau stimulente suplimentare pentru creterea fiscal.

2.1.2.Factori economici.

Tendinele economice sunt relevante n

primul rnd pentru c permit prezicerea comportamentului donatorilor n viitor. Tendine nivelului de trai, ocuparea forei de munc, tendinele fiscale,de consum, i venitul disponibil afecteaz toate categoriile de finanatori, de la donatori corporativi i fundaii pn la persoane fizice. 2.1.3.Factori socio-culturali. Datele-cheie aici, vor include date

privind demografia i atitudini sociale, plus dovezi de posibilele schimbri comportamentale sau schimbri semnificative ale valorilor sociale care ar putea aprea pe toat durata planului. Aici pot fi luate n considerare, de exemplu, tendinele n nivelul de participare civic, precum i modificrile n formarea de familii noi, nivelul ncrederii n sectorul nonprofit. 2.1.4.Factori tehnologici. Critici aici vor fi factori, cum ar fi probabil

impactul evoluiilor tehnologice asupra sectorului nonprofit i cu privire la tehnicile de colectare de fonduri. Evoluii n domeniul comunicaiilor Web, tehnologia telefoniei mobile, plile automate bancare, i TV interactive, de exemplu, ar cdea toate n aceast categorie. n fiecare dintre aceste cazuri, scopul este de a acumula o list a tuturor factorilor pertineni i a indica impactul pe care acetia l-ar putea avea asupra activitii de colectare de fonduri. Este cel mai bine la aceast etap n procesul de planificare s nu pierdem prea mult timp discutnd asupra modului n care se poate rspunde la fiecare factor n parte, ci mai degrab este indicat s i notm, s detaliem modul n care acetia s-ar putea schimbare, i s mergem mai departe.

Pericolul aici este de a ne precipita n aceast discuie i a pierde din vedere, de exemplu, indiciile care s ne ajute s rspundem acestor factori,

indicii ce pot aprea pe parcursul desfurrii acestei analize. Prin urmare, este mai bine s se ia n considerare posibile rspunsuri n mas atunci cnd activitatea de audit este complet. Datele pentru analizele PEST snt, de obicei colectate secundar, prin cercetarea surselor secundare, de aceea, aceste informaii se gsesc n surse deja existente, prin intermediul publicaiilor sau studiilor de tot felul, mai degrab dect prin comandarea de studii noi. n colectarea de informaii pentru o analiz PEST poate fi de ajutor s studiai revistele academice, cri recent publicate, studii de sector i bineneles internetul. Multe organizaii au descoperit c o mare parte din informaiile necesare pentru producia de analize PEST este deja deinut pe plan intern n form de publicaii i rapoarte, sau c personalul organizaiei s aib cunotine de modul n care astfel de informaii pot fi obinute. Astel rolul "auditorului" poate fi de a intervieva personalul organizaiei, pentru a afla informaiile pe care acetia le pot deine sub form de rapoarte, de exemplu. Este ntotdeauna nelept s ncepem cu informaii care sunt deja disponibile pe plan intern. 2.1.5. Analiza organizaiilor competitoare Piaa organizaiilor nonprofit este complex i aglomerat, cu multe organizaii concurente pentru un numr limitat de fonduri. Prin urmare, colectarea acestor informaii, poate ajuta o organizatie s rspund la activitile altor organizaii, dar mai frecvent i n special, pentru organizaii mai mici, valoarea lor const n a identifica ceea ce pot fi nvat din activitile altora. ATENIE !!! Ideile bune pot fi ntotdeauna mprumutate!

Informaii exacte i complete cu privire la activitile, mrimea, poziia pe pia a altor organizaii snt de o importan vital pentru orice organizaie care planific desfurarea unei activiti de colectare de fonduri.

Desigur, punctul de plecare n efectuarea unei analize a concurenei este de a decide care organizaii concurente ar trebui s fie analizate. 2.1.6.Analiza organizaiilor lider Echipa de colectare de fonduri va fi, fr ndoial, atent n mod deosebit la acele organizaii concurente pe care le consider cu rezultate extraordinare n activitatea lor de colectare de fonduri. De la aceti lideri din industrie ar putea fi posibil s nvai o mulime de lucruri despre practicile de succes i de colectare de fonduri, pentru a mprumuta idei noi, interesante i inovatoare privind cele mai bune metode de a solicita fonduri. Aceste organizaii nonprofit pot s activeze n acelai domeniu de lucru, dar ar putea la fel de bine s activeze n cu totul alt sector, satisfcnd nevoi complet diferite. Aceste organizaii nonprofit sunt astfel selectate, exclusiv, pe baza performanelor i originalitii demonstrate n activitatea de colectare de fonduri. 2.1.7.Analiza organizaiilor cu aceeai viziune/misiune Unele organizaii vor alege s analizeze strategia i performanele acelor organizaii care snt percepute a fi n direct concuren cu ei, deoarece ei servesc aceeai categorie larg de nevoi (cum ar fi copiii, bunstarea animalelor, sau de aprare a mediului).

Scopul aici este de a aduna date de referin, suficiente, la activitile organizaiilor similare i de a le compara cu cele ale propriei organizaii. Natura activitilor ntreprinse, calitatea materialelor promotionale produse, i costul estimativ sau real - eficiena de colectare de fonduri ntreprinse vor fi toate de interes. 2.1.8.Analiza organizaiilor cu dimensiune/structur similar O startegie viitoare aplicat de unele organizaii este s analizeze activitatea unor organizaii de dimensiuni similare, indiferent de categoria de beneficiari sau de cauza pe care o deservesc. Problema cu precedenta opiune este c alte organizaii care lucreaz n acelai domeniu s-ar puteas fie sensibil mai mari sau mai mici dect organizaia proprie, conducnd la comparaii nepotrivite. O abordare mai bun ar fi s examineze ceea ce se realizeaz de ctre organizaiile de dimensiuni similare. nc o dat, auditorul va dori s se uite la formele de colectare de fonduri efectuate, materiale promoionale produse, i performanele realizate. ATENIE !!! Indiferent de abordarea adoptat, snt cteva categorii de informaii care snt de obicei analizate: i) Performane financiare. Este , n general, instructiv s te uii la modul n care competitorii cheie i desfoar activitatea. Aceast examinare ar putea include o privire la nivelul diferitelor categorii de venituri pe care acestea snt n msur s le genereze i de investiiile pe care le-au fcut pentru a asigura acest venit. Acest lucru, va da auditorului posibilitatea de a aprecia rezultatele care ar putea fi de ateptat de la diferite forme de colectare de fonduri. De asemenea este util s se monitorizeze acele organizaii care par a fi realizat o dezvoltare semnificativ sau care au obinut rezultate deosebit de bune la anumite forme de colectare de fonduri.

Motivele care au condus la aceste performane pot fi identificate i datele pot fi utilizate pentru a fi ncorporate n strategia de colectare de fonduri proprie. ii) Obiectivele i ambiiile organizaiilor competitoare. Din pcate, dei publicate, aceste rapoarte de conturilor ofer o imagine rezonabil, de ncredere, a performanelor anterioare ale organizaiilor concurente, ceea ce este de obicei de interes mai mare este modul n care aceti concureni ar putea s se comporte n viitor. Este, deasemenea, de o valoare imens pentru aceast cercetare s identificai care snt obiectivele i ambiiile acelor organizaii concurente. n mod evident, dac o organizaie implicat ntr-o activitate similar, are planuri foarte mari pentru extinderea acesteia, s-ar putea dovedi a fi un concurent deosebit de agresiv pentru fonduri n lunile i anii ce vor urma. Este esenial s fii contieni de modificrile ce pot aprea, cum ar fi aceasta, i s pregtii un rspuns strategic. iii) Strategii trecute, prezente i viitoare. n cele din urm, aceasta va fi, de asemenea, util pentru a obine date despre strategiile de colectare de fonduri i tacticile de colectare de fonduri ale concurenilor cheie.

Colectorul de fonduri va dori s pun ntrebri, cum ar fi urmtoarele: n ce fel de activiti de colectare de fonduri s-au angajat n trecut? Ce rezultate au avut aceste activiti de colectare de fonduri? De ce au fost realizate aceste performane? Care categorii de public au fost abordate? Ce activiti de colectare de fonduri se desfoar acum? Cum s-ar putea acestea schimba n viitor? Ce este neobinuit sau distinctiv la aceste activiti de colectare de fonduri? Cum difer aceste activiti de ale voastre?

Rspunsurile la aceste ntrebri au capacitatea de a v informa asupra modului n care o organizaie se poate apra mpotriva concurenei i ce se poate nva din aceste rspunsuri pentru a mbunti calitatea propriei sale activiti de colectare de fonduri. Desigur depistarea acestui tip de informaii prin intermediul mass-media nu este uor, dar presa de sector sau presa local i naional poate s conin adesea o mulime de informaii despre aspectele strategiei de colectare de fonduri. Atunci cnd informaia este colectat, auditorul va trebui s fac un rezumat i s-l prezinte ntr-un format ct mai corespunztor. Aceasta ar putea lua forma unei comparaii prin tabele a abordrilor i performanelor fiecrei organizaii nonprofit sau ar putea lua forma unei analize a punctelor forte i a punctelor slabe a fiecrei organizaii n parte sau poate o list a factorilor relevani prezentai ordinea relevanei. 2.1.9. Analiza unor poteniale colaborri De asemenea s-ar putea s fie foarte multe situaii n care n loc s privim celelalte organizaii ca i competitori ar fi mult mai avantajos s colaborm cu ele n avantajul tuturor celor implicai. Astfel de parteneriate pot oferi acces la noi surse de finanare sau la noi piee sau pur i simplu vor permite organizaiilor partenere s profite de economiile la scar i astfel s micoreze costurile legate de activitatea de colectare de fonduri. S-ar putea s nu fie ecenomic de exemplu pentru o organizaie mic s acceseze fonduri corporative pe cont propriu. Formnd o alian cu organizaii complementare sau nrudite poate crea un fond comun de resurse mprtaite care vor facilita colectarea de fonduri de la o potenial nou audien. n astfel de colaborri ar fi necesar de a efectua analize trecutului organizaiilor poteniale partenere i de a analiza cum s-ar putea dezvolta o astfel de relaie. Abordarea uneia sau mai multor organizaii partenere ar

putea fi inclus atunci n strategia i tactica colectrii de fonduri. Toate oportunitile de colaborare n colectarea de fonduri trebuie luate n considerare. 2.1.10. Analiza factorilor de pia Urmtoarea etap a auditului colectrii de fonduri se refer la colectarea de informaii privind diferite organizaii donatoare care trebuie abordate. Ar fi indicat structurarea strngerii acestor date innd seama de fiecare categorie de donatori n parte (persoane particulare, corporaii, fundaii). Fiecare din aceste categorii ar trebui dup aceea divizate n segmente identificabile sau grupuri de donatori cu informaii despre fiecare din ele. n principiu, o organizaie trebuie s neleag urmtoarele: i) Cine sunt donatorii? Sunt diferite tipuri de oameni, corporaii sau fundaii care v-au selectat s v ofere sprijin? n cazul unor persoane particulare, au ei un comportament demografic distinct sau un stil de via caracteristic care ar ajuta organizaia s neleag mai multe despre beneficiarii si? ii) Motivaiile donatorului. De ce fiecare grup de donatori alege s sprijine organizaia i ce se ateapt s primeasc ei n schimbul sprijinului acordat. Cum poate organizaia s reflecete cel mai bine aceste motive n campania sa de comunicare. iii) Nevoile, preferinele i interesele donatorilor. Ce fel de tip de comunicare cu donatorii ar fi potrivit? Cum privesc ei n prezent comunicarea pe care o primesc? Poate fi mbuntit n vreun fel aceast comunicare? iv) Comportamentul donatorului. Organizaiile non-guvernamentale trebuie s neleag cum trebuie s comporte donatorii atunci cnd acetia ofer ajutor organizaiei. Ct de mult ofer fiecare grup sau segment de donatori? Donatorii generoi au carcteristici distincte sau nevoi distincte?

Sunt unele categorii de donatori predispuse s nceteze ajutorul mai mult dect altele? Care ste motivul principal din care donatorii nceteaz sprijinul? Se poate face ceva pentru a mpiedica acest lucru? Toate aceste informaii sunt eseniale dac o organizaie dorete s dezvolte ceea ce se numete o abordare orientat spre client sau orientat spre donator. Aceste date trebuie completate cu cercetri adiionale care privesc orice informaie care ar putea s aduc o informare asupra nevoilor i comportamentului oricrui sector cheie de donatori. 2.2. Analiza mediului microeconomic (SWOT) Analiza SWOT constituie cea mai important tehnic managerial utilizat pentru ntelegerea poziiei strategice a unei organizaii. Analiza SWOT ncepe cu scrierea unei liste cu puncte curente: puncte de for dar i puncte de slbiciune, privind starea unei organizaii. Denumirea SWOT nsi este un acronim provenind de la initialele unui numr de patru cuvinte n limba englez: 2.2.1. Strengths. Punctele forte ale organizaiei, deci capacitile, resursele i avantajele pe care ea le posed, competentele distinctive ale personalului managerial de cele dou nivele: prescriptor i decident, precum i ali factori de succes ai organizaiei, nu neaparat doar factori tangibili, fizici, ci si elemente intangibile, precum aseriuni peremptorii din zona cunoaterii prudeniale. Punctele forte ale organizaiei definesc valorile pozitive i condiionrile interne care pot constitui surse pentru succesul organizaiei n atingerea obiectivului managerial. De fapt, n analiza SWOT punctele forte sunt definite att ca valori, ct i drept factori interni care creeaz valorile. Insistm asupra faptului c punctele forte pot s fie gestionate n cadrul unui plan strategic al organizaiei.

2.2.2. Weaknesses. Ceea ce nseamn punctele de slbiciune ale organizaiei, ariile sale de vulnerabilitate, zonele de resurse srace, i alte valori negative sau condiionri negative. Punctele de slbiciune ale organizaiei reprezint condiionri interne ce sunt contrariul valorilor propriu-zise. Din perspectiva managerului, un punct de slbiciune reprezint un element identificat n organizaie, element ce poate mpiedica atingerea obiectivelor manageriale ale organizaiei. Punctele de slbiciune se pot mpri n dou categorii: i) ii) factori interni care distrug valorile; condiii interne insuficient de bine focalizate pentru a putea s creeze valori competitive. 2.2.3. Opportunities. Oportunitile ori cile pe care pot fi avansate interesele organizaiei respective, ci pe care pot fi exploatate liniile sale de for, i eliminat balastul punctelor vulnerabile, reprezint valori pozitive i condiionri externe. Deci oportunitatile snt tendine generale prezente n mediul extern, ori anse oferite de ntamplare n afara cmpului de influenare a lor prin management, dei ele pot influena pozitiv procesul dezvoltrii. Oportunitatea este o proiecie a binelui viitor (good in the future, n limba englez). Se consider c oportunitile aduc lumina pe calea strategic a organizatiei. 2.2.4. Threats. Adic ameninrile la adresa intereselor creterii organizaiei respective, aspecte negative ce apar din supraexploatarea resurselor sale, ori limitrile care se impun organizaiei din partea unui mediu extern aflat n schimbare; n fine, riscuri. Ameninarea (sau riscul) este o proiecie a rului viitor (bad in the future, n limba englez).

Obiectivul analizei SWOT este acela de a recomanda strategiile care asigur cea mai bun aliniere ntre mediul extern i mediul intern. Prin alegerea strategiei corecte a unei organizaii, se poate influena impactul acestor fore n avantajul organizaiei. 2.3. Auditul intern al activitii de colectare de fonduri 2.3.1. Analiza activitilor de colectare de fonduri ntreprinse anterior Este imposibil s identificm exact informaia necesar dar este foarte probabil ca auditorul s doreasc s analizeze urmtoarele: i) Ultimele preformane ale fiecrei forme de colectare de fonduri ntreprinse, trenduri ale acestei performane i orice fel de aspect care ar putea varia de la o categorie de donatori la alta. Auditorul trebuie ss analizeze veniturile generate, costurile implicate i fondurile generate. ii) Cum variaz performana n funcie de grupul sau segmentul de donatori abordat. Care au fost succesele organizaiei n abordarea discret a segmentelor de donatori. Au fost unele segmente mai receptive dect altele? Dac da, de ce? Toate aceste date pot fi valoroase n selecia viitorilor donatori ce urmeaz a fi contactai i poate sugera modul cel mai potrivit de a solicita aceste fonduri. 2.3.2. Analiza proceselor organizaionale care sprijina colectarea de fonduri n special, auditorul va dori s examineze dac aceste procese sunt optime i orice alte probleme care au aprut n relaia cu donatorii n perioada proiectului anterior. Aceste procese vor include procesarea i manipularea donaiilor; mecanismele de lucru cu donatorul privind de comunicrile i solicitrile acestuia; coordonarea intern a strategiei cu departamente, cum ar fi presa, relaii publice; i mecanismele care se ocup cu protecia datelor personale i

probleme de confidenialitate. n cazul n care aceste activiti exist, echipele care le efectuaz pot afecta calitatea relaiilor cu donatorii. 2.3.3. Analiza structurii organizaionale Auditorul trebuie s se uite la modul n care funcia de colectare de fonduri este organizat i s analizeze dac aceast structur este optim. Ar trebui ca echipa de colectare de fonduri s fie structurat n funcie de forma de colectare de fonduri ntreprins (cum ar fi marketing direct, evenimente, etc.), de ctre segmentele cheie ale donatorilor abordate, n funcie de regiune, jude, sau de stat sau de o combinaie a acestor factori? Separarea ntre utilizarea de personal pltit i voluntari s-ar putea justifica, de asemenea, s fie luat n considerare. Voluntarii formeaz nucleul la o mulime de activiti de colectare de fonduri i furnizarea unui nivel optim de susinere i ncurajare este esenial.

3. Planul programului de colectare de fonduri Planul pentru colectarea de fonduri trebuie s descrie obiectivele urmrite, strategia propus pentru atingerea acestora - cu un plan de aciune ct mai flexibil - termenele limit, bugetul proiectului, etc. Cnd planificai colectarea de fonduri, avei n vedere att bani ct i alte forme de sprijin (de exemplu, servicii de tipul spaiilor pentru ntlniri, echipamente pentru nchiriere, transport sau publicitate). De regul, un plan de succes pentru colectarea de fonduri impune solicitarea sprijinului ct mai multor persoane, de ct mai multe ori i pe ct mai multe ci. n acest scop, trebuie urmrite cteva etape importante: 3.1. Realizarea unei liste cu posibili donatori 3.1.1. O persoan poate deveni donator dac are, mai nti de toate, o cale legal de a contribui i, n al doilea rnd, o motivaie suficient.

Pentru realizarea unei liste ct mai complete trebuie utilizat ajutorul tuturor celor din jur: colegi din cadrul organizaiei, prieteni, rude. Lista trebuie s cuprind cteva informaii relevante: dac este vorba de un donator cunoscut sau de unul prezumtiv, eventualele reacii anterioare la solicitri similare, motivele pentru care ar fi dispui s doneze fonduri, de cine i cnd au fost propui, persoane de contact, alte informaii utile. Drept punct de plecare pentru realizarea listei dumneavoastr de donatori poteniali, putei utiliza informaii oferite de persoanele care desfoar sau au desfurat astfel de aciuni, organizaiile sau asociaiile profesionale ale oamenilor de afaceri, cataloagele unor firme sau cele publicate cu ocazia unor manifestri (expoziii, congrese, etc.). Avei n vedere necesitatea completrii i mbuntirii permanente a listei realizate. 3.1.2.Dup realizarea listei, donatorii poteniali identificai trebuie ierarhizai n funcie de nivelul de contribuie anticipat. Lista poate fi mprit, de exemplu, n:

donatori foarte mici; donatori mici; donatori mijlocii; donatori mari; donatori deosebit de generoi.

n acest moment, pot fi determinai o serie de indicatori eseniali pentru programul de colectare de fonduri: i) Suma de bani total pe care o poate asigura lista realizat i suma care poate fi obinut ntr-o perioad determinat - astfel putei stabili, n continuare, ct de agresiv trebuie s fie campania de colectare de fonduri; ii) Realismul planului de buget al activitii pentru care solicitai fondurile i masura n care poate fi acoperit prin colectarea de fonduri;

iii)Costul programului de colectare de fonduri. Pe aceasta baz, poate fi determinat:


metoda cea mai potrivit de a obine fondurile; gradul de realism al obiectivelor organizaiei dumneavoastr.

Aceste informaii trebuie prezentate echipei manageriale a programului de colectare de fonduri, astfel nct s fie posibil eventuala revizuire a strategiei adoptate. Dup rezolvarea tuturor problemelor aprute n aceast etap, se poate trece la urmtorul pas: dezvoltarea motivelor. 3.2. Identificarea si dezvoltarea unor motivatii convingatoare pentru a obine fondurile 3.2.1. Se poate ncepe prin realizarea unei liste de motivaii posibile. Folosind informaii privind activitatile desfurate i cele care urmeaz s fie desfurate, va fi elaborat un anun general pentru programul de colectare de fonduri. 3.2.2. Pe baza listelor realizate anterior, se trece la contactul direct cu donatorii. Trebuie oferite informaii despre planurile organizaiei i modul lor de punere n aplicare, astfel nct donatorii s aib posibilitatea de a alege dup preferine (este posibil, astfel, ca donatorii s dea - de bun voie - mai mult dect a fost anticipat iniial). ATENIE !!! Nu promitei lucruri pe care nu le putei realiza. Artai donatorilor n ce fel i servesc propriile interese prin ajutorul pe care l acord (de exemplu: contribuie la crearea unui sistem financiar echilibrat, apr dreptul la proprietate, ajuta persoane nevoia, etc.). Solicitai sprijin personal - din partea donatorului contactat - dar utilizai i scrisori sau telefoane de recomandare, aranjarea de ntlniri cu ali posibili donatori. nainte de a lua decizia de a sprijini organizaia dumneavoastr, donatorul va avea o serie de ntrebri.

Aceste ntrebri trebuie anticipate ntr-o msur ct mai mare, astfel nct s fie pregtite rspunsuri adecvate. Toate informaiile prezentate trebuie s fie plauzibile, toate opiniile trebuie s fie credibile (i argumentate, de la caz la caz). Donatorul trebuie s fie convins c organizaia dumneavoastr are un program bine conceput i oamenii potrivii care s o conduc, iar banii nu vor fi risipii. Fiecare donator trebuie s primeasc periodic un buletin informativ care s conin un raport al activitii organizaiei din ultima perioad. Dup finalizarea unor activiti pe care donatorul le-a sprijinit, trebuie s i se mulumeasc i s i se explice cum au fost cheltuite fondurile. 3.3. Analiza posibilitilor de dezvoltare. Odat programul de colectare de fonduri demarat n condiii bune, trebuie analizate posibilitatile de dezvoltare. Dintre variantele posibile, trebuie alese soluiile optime - punnd n balan, n principal, costul aciunii i fondurile care vor fi obinute ca rezultat al desfurrii acesteia. In acest scop, trebuie rspuns la cteva ntrebri de baz:
i)

Ct din resursele umane, bani i timp (din totalul disponibil pentru organizaie) se vor cheltui pentru executarea programului de colectare de fonduri n comparaie cu resursele care vor fi obinute? Exist alte modaliti de aciune care pot s aduc resurse mai mari? Ce resurse solicit aceste modaliti alternative?

ii) iii)

3.4. Respectarea exact a programului stabilit Pasul final n dezvoltarea planului presupune respectarea exact a programului stabilit. Greutile care se ntrevd pot fi depite, prin perseveren i experien.

4. Activitatea de colectare de fonduri Pe parcursul derulrii programului de procurare de fonduri (n conformitate cu planul realizat anterior) - n cazul cel mai nefavorabil, chiar pe parcursul desfurrii evenimentului principal al programului - poate apare situaia n care fondurile disponibile pentru organizare se dovedesc insuficiente (fondurile disponibile au fost ru distribuite sau au fost obinute prea trziu, n sum mai mic sau deloc, iar evenimentul nu a putut fi pregtit cu suficient atenie). Pentru evitarea n ct mai mare msur a acestor situaii, echipa managerial a programului de colectare de fonduri trebuie s analizeze periodic modul de desfurare a activitii de colectare de fonduri, precum i exactitatea bugetelor cheltuite i preconizate, termenul de execuie al acestora n funcie de derularea activitilor. Pentru ca activitatea de colectare de fonduri s reueasc, este nevoie de oameni (echipa care se ocup de colectarea de fonduri i donatorii) i de un sistem de management performant. 4.1. Echipa Activitatea de colectare de fonduri necesit oameni cu aptitudini pentru astfel de activiti i care snt instruii (pentru a evidenia aptitudinile, este necesar ns mai nti o activitate practic). Fiecare din membrii echipei de colectare de fonduri trebuie s nteleag importana activitii pe care o desfoar. Persoanele care au neles rolul i scopul activitii de colectare de fonduri trebuie meninute cu un moral ridicat i, n msura n care snt interesai i dovedesc abilitile necesare, trebuie sprijinii prin activiti de instruire. Un aspect innd de o atitudine managerial de succes (care include i respectul pentru activitatea desfurat de fiecare membru al echipei): analizai rezultatele zilnice sau sptmnale ale activitii de colectare de fonduri n termeni de volum de resurse obinute, dar inei minte c tot ce s-a

obinut se datoreaz echipei care a realizat efectiv activitile de colectare. De ei, de experiena i de munca lor, avei nevoie de fiecare dat cnd v trebuie bani - adic pe ntreaga durat de via a organizaiei dumneavoastr; de aceea, lor TREBUIE s le mulumii i s le fii recunosctori. Cei care se ocup de colectarea de fonduri vor da gre, cu siguran, de mai multe ori dect vor avea succes dar, dup fiecare eec, vor nva s o ia de la nceput, pentru c ntreaga organizaie depinde de puterea lor de a nva din fiecare eroare. O astfel de activitate nu e deloc uoar. Pentru a putea fi meninut un nivel ridicat al motivaiei, fiecare persoan implicat n activitatea de colectare de fonduri trebuie s fie informat despre programul organizaiei, bugetul de cheltuieli planificat i justificarea detaliat a obiectivelor i modalitilor de utilizare a resurselor obinute (de altfel, ntrebri legate de aceste subiecte vor primi i din partea donatorilor contactai). Pe de alta parte, lipsa de loialitate trebuie judecat cu atenie, trebuie aplicate msuri disciplinare, pentru c aceste persoane reprezint n mod direct organizaia dumneavoastr n faa celor care pot s o sprijine. 4.2. Donatorii Pentru c ntr-un plan de colectare de fonduri nu se urmrete schimbarea oamenilor, ci "valorificarea" disponibilitii anumitor persoane fa de o organizaie sau fa de anumite activiti, este obligatorie studierea ct mai detaliat a celor crora le este solicitat sprijinul. Donatorii pot fi condui de motivaii legate de:
i)

Rezultatele estimate ale activitii pentru care se solicit sprijinul, care corespund cu dorine i ateptri personale; Interese particulare: organizaia solicitant creeaz (intenionat sau nu, pe baza unor realiti obiective sau nu) convingerea c poate sprijini, la rndul ei, donatorul;

ii)

iii)

Presiunea social: donatorul contribuie pentru c o persoan din anturajul sau apropiat a fcut acelai lucru; Forma n care a fost realizat solicitarea (a fost aleas foarte bine persoana care a solicitat sprijinul).

iv)

Succesul sistematic n activitatea de colectare de fonduri poate fi asigurat numai dac depunei efortul de a nelege, mai nti, motivul pentru care donatorul ar putea s rspund solicitrilor dumneavoastr. Pe de alt parte, procurarea de resurse solicit realizarea unor investiii (oameni, bani, timp). Mai muli oameni implicai i mai mult timp acordat activitilor de colectare nseamn anse mai mari de reuit (innd cont, bineineles, de planurile organizaiei i de anumite criterii de eficien). 4.3. Sistemul de management n principiu, sistemul de management se sprijin pe o baz de date (mai exact o banc de date care conine mai multe baze de date) i pe un sistem de monitorizare. 4.3.1. Banca de date Pentru organizarea informaiilor de interes pentru organizaie, este recomandat utilizarea calculatorului. Informaiile colectate trebuie s se refere att la donatorii care finaneaz activitatea organizaiei, ct i la posibilii donatori identificai. Informaiile trebuie s cuprind cel puin numele complet sau denumirea exact a fiecrui donator, modaliti de contactare, sume deja acordate sau estimate. Se recomand i includerea unor detalii foarte utile pentru viitoarele activiti de colectare de fonduri (persoana care a recomandat donatorul, motivaii anterioare, colaborarea anterioar cu donatorul etc.). n plus, informaiile trebuie actualizate i completate ori de cte ori este necesar.

4.3.2. Sistemul de monitorizare Sistemul de monitorizare este esenial pentru cunoaterea modului n care se deruleaz programul de colectare de fonduri. Pentru organizarea unei activiti eficiente, se recomand ca rapoartele s aib un caracter periodic (eventual ntr-un format tipizate sau ntr-o form narativ), iar oamenii s tie cnd apar i ce scop au acestea. Foarte utile sunt informaiile pe care fiecare membru al echipei le furnizeaz n legatur cu propria activitate. Bineneles, trebuie mentinut o comunicare permanent cu celelalte departamente din cadrul organizaiei, pentru a putea stabili cu exactitate care sunt necesitile lor i ce sprijin pot primi. 5. Tehnici de colectare de fonduri Cele mai utilizate tehnici de colectare a fondurilor snt urmtoarele: i) Solicitarea personal; ii) Solicitarea telefonic; iii) Solicitarea prin pot; iv) Solicitarea prin mass-media. 5.1. Solicitarea personal ntlnirile personale constituie cea mai convingtoare tehnic de colectare de fonduri, eficient i - de cele mai multe ori - nu necesit investiii speciale. Deoarece este o tehnic dificil, este utilizat n general pentru abordarea donatorilor mari. O ntlnire pentru o solicitare personal trebuie pregtit foarte bine. n acest scop trebuie parcurse cteva etape: 5.1.1. Identificarea potentialilor donatori. Pe unii donatori ii cunoasteti deja, informatii despre altii pot fi colectate prin recomandarea altora. Primele informatii se refera la: nume sau denumire, adresa, telefon. Colectati si sistematizati informatii din mai multe domenii (familie, pasiuni, colaborarea

anterioara cu organizatia dumneavoastra etc.) sau alte informatii care pot ajuta la clarificarea motivatiilor anumitor donatori sau la stabilirea strategiei de abordare. 5.1.2. Stabilirea persoanei care va realiza contactul cu donatorul potenial. Deoarece aceast tehnic se bazeaz n mod esenial pe contact direct, este cu att mai dificil crearea unei impresii foarte bune de ctre reprezentantul organizaiei dumneavoastr. Acesta trebuie, bineneles, s cunoasc toate informaiile disponibile privind donatorul potenial; tehnica are rezultate maxime dac persoana desemnat a mai avut contacte reuite cu donatorul potenial. 5.1.3. Dezvoltarea motivelor. Este esenial identificarea unor motive "valoroase" care trebuie integrate n strategia pentru convingerea donatorului potenial. 5.1.4. Programarea i ntreinerea contactului. Solicitantul va realiza un contact telefonic prealabil i va prospecta disponibilitatea de ntlnire a donatorului potenial. 5.1.5. Prezentarea organizaiei i a activitilor. Este bine ca ntalnirea s fie precedat de o scrisoare sau un material de prezentare - foarte precis i bine argumentat - a organizaiei i a activitilor pe care dorii s le desfurai. 5.1.6. ntlnirea. Solicitantul trebuie s fie punctual i foarte bine pregtit. De asemenea, o comportare sigur i care dovedete o bun cunoatere a scopurilori a modurilor de aciune ale activitii este un punct ctigat. Indiferent de pozitia donatorului, solicitantul nu are motive s se simt "strivit" de acesta. Dac, totui, strategia solicitantului nu are succes iar ntlnirea este pe cale s eueze, solicitantul nu trebuie s devin agresiv. Soluia cea mai bun este o ncercare de reprogramare. Dup ntalnire, analizai rezultatele obinute i extragei cteva concluzii pe care le integrai n experiena viitoare.

5.1.7. Mulumiri. Donatorii mari sunt foarte importanti, prin prisma raportului ntre efort i efecte. Lor trebuie s li se mulumeasc imediat, de ctre un reprezentant din conducerea organizaiei dumneavoastr, de preferat chiar de ctre conducatorul acesteia. Scrisoarea de mulumire poate fi reinnoit prin explicarea succeselor organizaiei dumneavoastra care s-au datorat i fondurilor primite de la donator. Bineneles, nu uitai s explicai cum au fost folosite fondurile. ntlnirile personale cu donatorii mijlocii sau mici respecta aceeai cronologie general. n astfel de cazuri, ns, solicitantul nu trebuie reprezentat de ctre persoane importante din conducerea organizaiei, este suficient un grup de oameni bine pregtii i care au darul convingerii. 5.2. Solicitarea telefonic Aceast tehnic este utilizat, de obicei, n relaiile cu donatorii mijlocii si mici. Tehnica poate fi utilizat n mai multe forme: 5.2.1. Telefoane directe: dac avei la dispoziie o banc de date pentru donatori (majoritatea lor nefiind la prima contactare). Poate fi folosit i ca un mod de "testare a pieei", n cazul n care se folosesc liste de donatori poteniali. 5.2.2. Telefoane dup scrisoare: dup trimiterea unei scrisori de solicitare unui donator de la care nu ai primit rspuns, putei da telefoane pentru a v asigura c acesta a primit informaiile dumneavoastr. Este un mod subtil de a afla dac dorete s v ajute sau nu i care sunt motivele sale. 5.2.3. Telefoane de reamintire: dup primirea unui rspuns favorabil din partea unui donator care a promis c va sprijini organizaia dumneavoastr. 5.2.4. Telefoane pentru resolicitri: n cazul donatorilor vechi sau a celor deosebit de amabili.

Persoanele care vor da telefoane trebuie s aib o voce plcut, s fie calmi i politicoi. ntre anumite limite, poate fi foarte util un set de formulare pentru diferite situaii care pot aprea n conversaii. 5.3. Solicitarea prin pot Aceast tehnic poate fi folosit mai ales n cazul re-solicitrilor i poate fi utilizat de cteva ori pe an n cazul donatorilor mici i mijlocii. Tehnica poate fi un mod de prospectare in vederea intocmirii sau completarii listei de donatori. Solicitarea prin pot necesit un mare volum de munc, necesita un timp mai ndelungat pn la atingerea unor rezultate importante i presupune costuri mai ridicate. Dac avei n vedere i utilizarea acestei tehnici, avei n vederi i urmtoarele aspecte: i) Abilitile necesare pentru realizarea unor scrisori reuite (poate fi necesar colaborarea cu persoane calificate (de exemplu, un agent publicitar); ii) Existenta unui numr suficient de donatori, care pot transforma efortul dumneavoastr ntr-un succes pe termen lung. Solicitarea prin pot poate fi utilizat n mai multe feluri n activitatea organizaiei: 5.3.1. Programul de re-solicitare n general, acest program utilizeaz cel mai mult tehnica solicitarilor prin pot, n special n relaiile cu donatorii mici i mijlocii. n acest caz este esenial meninerea la zi a bncii de date care cuprinde informaiile privind donatorii. Trebuie s cunoateti numele sau denumirea exact, adresa, telefonul, data ultimei contactri, rezultatul ei, suma obinut, modul n care ai mulumit. Re-solicitarea presupune respectarea urmtoarelor etape:

i) Actualizarea bazei de date cu donatori; ii) Mulumirea: prompt, printr-o scrisoare sau un telefon; iii) Informarea donatorilor cu privire la activitile i reuitele organizaiei, pentru a-i menine printre apropiaii dumneavoastr; iv) Re-solicitarea: poate fi realizat de cteva ori pe an, funcie de modul n care donatorul a reacionat. 5.3.2. Programul de prospectare Este necesara o lista a noilor donatori poteniali, a cror disponibilitate urmeaz sa fie testat. Recomandri: - Scrisoarea trebuie s aib un stil ct mai personal: ntrebai oamenii cu care lucrai dac cunosc pe cineva de pe lista i care sunt problemele acestuia; - Focalizai motivaia: snt persoane care doneaz numai pentru c sunt solicitate, de cele mai multe ori ns exist motive precum altruismul, obligaia social, nevoia de respect de sine etc. n msura posibilitilor, inei cont de aceste motivaii cnd redactati mesajul dumneavoastr; - Descriei activitile dumneavoastr, ncercnd s artai n ce mod, sprijinindu-v, se ajuta pe ei inii; - Fii foarte explicit, explicnd exact ceea ce dorii i modul n care veti utiliza fondurile primite; - Argumentai importana i urgena situaiei pe care dorii s o corectai, pentru a stimula o reacie rapid; - Fiti concis: de regul, oamenii se plictisesc repede; - Folosii un post-scriptum: uneori, acest paragraf este citit ntai dar, de obicei, este citit cu atenie. Solicitai ceva important cu aceast ocazie; - Folosii acest prilej pentru a testa i a mbunti imaginea organizaiei; - nsotiti mesajul de un plic timbrat i cu adres, prin care donatorul v poate rspunde la cteva ntrebri (de exemplu, ce alte informaii ar dori s mai

cunoasc, n ce msur este interesat de evenimente organizate de dumneavoastr etc.). Folosii hrtie i plicuri de calitate bun, dac se poate chiar tiprite, pentru a sugera respectul de care se bucura posibilii donatori.

5.3.3. Programul de monitorizare a rezultatelor Rezultatele trebuie monitorizate permanent, pentru a avea o imagine ct mai corect a efectului activitii dumneavoastr. Utilizai informaii precum: 1. Lista destinatarilor; 2. Data trimiterii scrisorilor; 3. Codul scrisorii (dac utilizai diferite tipuri de scrisori); 4. Numrul de rspunsuri (telefonice, prin pot); 5. Numrul de contribuii (dup destinatar, pe zi, sptamnal); 6. Totalul contribuiilor; 7. Procentul de contribuie; 8. Rspunsuri negative; 9. Rspunsurile la ntrebri; 10.Observaii asupra celor care au rspuns; 11.Alte informaii necesare sau utile. Pe aceasta baz, putei elabora recomandri pentru activitile ulterioare. 5.4. Solicitarea prin mass-media Este o modalitate mai simpl, care nu implic un efort prea mare, dar care are rezultate greu de estimat; este utilizat, uneori, ca o metod auxiliar. n cazul utilizrii acestei tehnici se recomand consultarea unor persoane de specialitate (de exemplu, un agent publicitar).

Mesajul transmis prin mass-media trebuie s fie foarte concis i s indice, cu exactitate, cine cere, pentru ce cere i modul prin care cei care doresc pot ajuta organizaia solicitant. Este recomandat indicarea unor modaliti de contactare direct a organizaiei dumneavoastr. n acest fel, avei posibilitatea de a identifica motivele pentru care donatorii au luat decizia de a rspunde pozitiv mesajului dumneavoastr; aceste informaii sunt utile n dezvoltarea unor motive noi n colectarea de fonduri. 5.5. Evaluarea rezultatelor

n documentarea i raportarea cu privire la campaniile de colectare, fiecare mediu necesit controale i cerine uor diferite. Fiecare ar trebui s fie evaluate n funcie de performanele din trecut. n cele ce urmeaz snt prezentai indicatori cheie n msurarea performanei folosite ntr-o gam larg de mass-media; aceste calcule ar trebui s fie aplicate campaniei ca un ntreg, precum i pe segmente. Procentul de rspuns: rata de rspuns la comunicarea iniial. Cost per rspuns: Costul total al campaniei de mprit numrul de respondeni. Procentul de conversie: n cazul n care scopul comunicrii originale a fost numai pentru a solicita anchete, va fi, de asemenea, necesar s se examineze procentul de anchetatori care au oferit n cele din urm o donatie. Cost per donator: Costul total al campaniei de mprit la numrul de donatori atrai. Veniturile per donator: Valoarea total a donaiilor mprit la numrul de donatori atrai. Profit pe donator: Profit totale (dac este cazul) dintr-o campanie de mprit la numrul de donatori atrai. Valoarea Durata de via pe client: Valoarea medie previzionate pe via

pentru donatori recrutai de ctre o anumit campanie. Randamentul investiiilor: calculat fie ca o revenire imediat. n raportarea succesului oricrui segment dat, sau traseu mass-media, sunt unele capcane standard care pot fi evitate. Una este efectul datelor extreme, sau aberante, care snt rezultate excepionale care pot denatura radical adevrata imagine i s conduc la o interpretare fals. Aberante pot s apar din ntmplare din cauza comportamentului extrem al unui singur donator sau a doi donatori, mai ales cei care valoarea iniial a contribuiei este foarte mare. Astfel de contribuii pot crete artificial mrimea medie per contribuie. n astfel de circumstane, o valoara medie poate fi mai de ncredere. Costurile de implementare ar trebui s fie, de asemenea, incluse aici i raportate la venitul generat. Se poate s nu fie posibil s se aloce astfel de costuri n detaliu pentru unele segmente specifice, dar este esenial ca acestea s fie alocate cel puin la nceputul campaniei. O evaluare detaliat a performanei oricrei campanii este esenial n construirea de baze de date de-a lungul timpului i n orientarea strategiilor i tacticilor viitoare . Rezultatele ar trebui s fie mprtite cu cei responsabili pentru dezvoltarea segmentului de donatori pentru a se asigura c ntregul proces este gestionat holistic i c dezvoltarea segmentului de donatori i a comunicaiilor cu donatorii sunt adecvate pentru donatorii nou recrutai i susceptibile de a menine i a maximiza suportul lor pe durata de relaia lor cu organizaia.

6. Activitatea de colectarea de fonduri i societatea civil 6.1. Importana folosirii voluntarilor n colectarea de fonduri Media anual a orelor petrecute n activiti de voluntariat se situeaz ntre, un maxim de 96 de ore, pentru voluntari cu vrsta de 65 de ani i mai mult, pn la un minim de 40 de ore, pentru voluntari cu vrsta cuprins ntre 16 i 19 ani i cu vrsta cuprins ntre 20 i 34 de ani.Este interesant de remarcat c colectarea de fonduri este este cea mai obinuit form de voluntariat pentru 10-12 procente din voluntari indiferent de vrst, sex, ras, etc. Aceti voluntari n colectarea de fonduri snt o resurs nepreuit pentru majoritatea organizaiilor nonprofit. Voluntarii pot suplimenta eficient i pot contribui la toate activitile personalului implicat n colectarea de fonduri. De asemenea voluntarii pot aduce energie, credibilitate, i vitalitate eforturilor de colectare de fonduri ale organizaiei.Voluntari sinceri i dedicai pot fi de o importan crucial pentru succesul activitii de colectare de fonduri, dar cu toate acestea snt foarte des nelei greit sau utilizai incorect.Voluntarii pot juca o multitudine de roluri, inclusiv contribuind la colectarea de fonduri n timpul evenimentelor speciale i n colectri anuale de fonduri (prin direct mail, colectare de fonduri prin telefon, apeluri online, etc.). Ei pot fi, de asemenea, utili pentru elaborarea de propuneri de finanare. Voluntarii pot fi mai eficieni n colecterea de fonduri dect personalul organizaiei deoarece: i) Nu snt pltii s fac asta ii) Au un ataament real fa de misiunea organizaiei. iii) Voluntarii (deseori) au fcut donaii semnificative ei nii. iv) Le pas ndeajuns de mult nct i aloc timp din timpul lor liber s participle n programele de colectare de fonduri ale organizaiei. v) Deseori ei ndeplinesc anumite sarcini care nu le fac neaprat placer, dar de care ei recunosc c este nevoie.

6.2. Dezvoltarea unei strategii de atragere a voluntarilor Strategia de atragere a voluntarilor este concentrate pe recrutatrea individual a voluntarilor care vor servi ca reprezentani formali ai organizaiei, coordonnd activitatea altor voluntari sau angajnduse n activiti de colectare de fonduri comparabile cu acelea ale unui angajat al organizaiei Un exemplu tipic de proces de recrutare de voluntari ncepe cu identificarea nevoilor. Organizaiile trebuie s realizeze o analiz a nevoilor de lucru i apoi s stabileasc dac una sau mai multe dintre aceste nevoi poate fi acoperit de ctre un voluntar. O abordare mai bun este de a identifica rolurile pe care organizaia necesit s le ndeplineasc, s creeze unmix echilibrat de sarcini pentru fiecare rol, i apoi s ridice ntrebarea dac vreunul i) ii) iii) iv) v) vi) vii) din aceste roluri este potrivit pentru un voluntar. Procesul de recrutare a unui voluntar parcurge urmtoarele etape: Alctuirea fiei postului Alctuirea caietului de sarcini Comunicarea postului vacant Selectarea iniial a aplicaiilor Preselectarea de candidai Aplicarea pentru referine Interviu i procesul de selecie

6.3. Dezvoltarea unei strategii de fidelizare a voluntarilor Principalul motiv pentru care voluntarii i dau demisia n primele ase luni de serviciu este c experiena avut nu este ceea ce ei au ateptat. Cu alte cuvinte, au un set de ateptri n minte atunci cnd se ofer voluntari pentru prima dat i experiena real de voluntariat este dezamgitoare. Problem ateptrilor umflate convergent cu o experien dezamgitoare poate fi combtut pe mai multe ci.

n primul rnd, i cel mai important, n timpul procesului de recrutare de potenialiivoluntari trebuie s primeasc un set de ateptri realiste cu privire la cum va fi experiena de voluntariat. Candidaii care i dau seama c anumite forme de voluntariat nu le vor oferii satisfacii personale pot atunci refuza posibilitatea de a deveni voluntar, mai degrab dect s renune dup acceptare i, prin urmare,s iroseasc resursele organizaionale i s demoralizeze personalul i ali voluntari. Motive majore pentru care voluntarii dau demisia dup perioade mai lungi de serviciu sunt: i) Sentimentul c serviciile lor nu mai au valoare ii) Sentimentul c nu mai conteaz ca i persoan, doar ca un "muncitor" iii) Sentimentul c contribuia lor nu este la fel de important ca i contribuiile altora iv) Lipsa unei comuniti v) Lipsa legturii cu un scop mai mare vi) Leadership i management defectuos vii) Comunicare i ndrumare defectuas viii) Lipsa de apreciere ix) Imposibilitatea de a se recunoate ca un donator x) Lipsa dezvoltrii lui/ei ca i persoan Din fericire, cele mai multe surse ale nemulumirii voluntarilor pot fi combtute printr-un management eficient i echilibrat, i prin sprijin.

7.

Adevruri fundamentale privind colectarea de fonduri Exist unele cunotine cu privire la colectare de fonduri pe care muli colectori de fonduri de succes le-au dobndit n timp. Aceste cunotine de multe ori distrug miturile nelepciunii convenionale. Ele nu ofer

scurtturi. Ele nu promit rezultate imediate. Cu toate acestea, ele nu sunt greu de neles, i aproape oricine poate profita de pe urma lor. Acestea sunt adevrurile fundamentale, care definesc o activitate de succes de colectare de fonduri. Acestea sunt fundamentale funcioneaz, ci pentru c absena lor nseamn eec. Un efort de dezvoltare care ignor elementele fundamentale condamn organizaia la ratarea obiectivelor, venituri n scdere, i o spiral a diminurii posibilitilor de dezvoltare. Adevrul Fundamental 1: Organizaiile nu au dreptul s fie susinute, ele trebuie s-l ctige. Indiferent ct de bine o organizaie i desfoar activitatea, trebuie s dovedeasc celor care o susin c valoarea acestor activiti pentru comunitate este mare i s demonstreze eficiena cu care organizaia le ofer. Cheia principal a succesului n colectarea de fonduri este de a avea o organizaie de prim clas n toate sensurile. Nu exist drepturi n lumea organizaiilor non-profit. Adevrul Fundamental 2: Succesul activitii de colectare de fonduri nu este magie, ci este pur i simplu un mecanism pentru care muncesc din greu oameni bine pregtii. Nu exist baghete magice, vrji sau descntece. Colectarea de fonduri are un design i un concept simplu, dar este o munc foarte grea! Este o munc vast de planificare, executare, i evaluare. nseamn atenie la detalii. nseamn cunoaterea organizaiei i ceea de ce are ea nevoie. nseamn identificarea celor care au bani i ct de mult pot ei s ofere. Adevrul Fundamental 3: Colectarea de fonduri nu este colectare de bani, ci de prieteni. Oamenii crora nu le placi, nu te vor ajuta. Cei care tiu puine despre organizaia ta vor foarte puin. Numai acei oameni care te cunosc cel mai bine i i cunosc activitatea te vor sprijini. Atragei prieteni i vei atrage nu pentru c

bani. Adevrul Fundamental 4: Nu vei colecta fonduri cerind, ci vei colecta fonduri prin atragerea oamenilor ctre organizaia dumneavoastr. Nu conteaz ct de bun este organizaia dumneavoastr, ct de valoroase sunt serviciile sale, ct de eficient le ofer, oamenii nu vor da bani, cu excepia cazului n care sunt convini s fac acest lucru. Colectarea de fonduri funcioneaz aproape la fel ca i domeniul vnzari sau marketing n lumea comercial. Deci, fii gata, dornici i vei reui s vindei organizaia dumneavoastr i programele pentru care colectai fonduri. Adevrul Fundamental 5: Oamenii nu scot direct carnetele de cecuri i v acord fonduri, lor trebuie s le ceri. Nu conteaz ct de bine v vei vinde imaginea organizaiei dumneavoastr, indiferent de cte resurse au, indiferent de modul n care acetia sunt capabili de a acorda fonduri, ei trebuie s fie rugai s dea. Tot timpul se ajunge la un moment n care suntei nevoii s cerei. i apropo, asigurai-v c cerei o sum concret. Nu-l lsai pe donator s recomande ct de mult poate s dea. Oamenii cu bani de dat sunt obinuii s li se cear. Cel mai ru lucru care se poate ntmpla este s v refuze, dar chiar i atunci, ei v vor susine n continuare. Adevrul Fundamental 6: Nu ateptai momentul "potrivit" pentru a cere, cerei acum. Dac suntei mereu n cutarea momentului potrivit momentul "PERFECT" - pentru a cere bani, niciodat nu l vei gsi. Trebuie s fii gata, dispus, i capabil s naintai o solicitare n orice moment. Trebuie s v asumai riscul de auzi NU. n cazul n care acest lucru se ntmpl, nu luai acest refuz personal. Ei spun nu pentru organizaie, nu pentru dumneavoastr. Dup ce ai prezentat cazul dumneavoastr, solicitai fondurile. Nu ateptai. Fie finalizai solicitarea, aflai ce obiecii au s nainteze i depii-le dac este posibil, sau acceptai nfringerea i mergei mai departe.

Adevrul Fundamental 7: Consultanii de succes n colectarea de fonduri nu cer bani, exist alii care cer pentru ei. Consultantul cu carier n colectarea de fonduri este ultima persoan care ar trebui s solicite propriu-zis fondurile. Cererea ar trebui s vin de la cineva din cadrul grupului lui. Este treaba unui consultant profesionist de dezvoltare s proiecteze, s nchege i s gestioneze campania. Voluntarii care sunt ei nii directori de companii, lideri ai comunitilor, sau membri ai consiliului, sunt cei care trebuie s solicite fonduri de la omologii lor. Adevrul Fundamental 8: Tu nu decizi astzi s colectezi fonduri, iar mine mergi i le solicii - este nevoie de timp, rbdare, i de o planificare minuioas pentru a nainta astfel de cereri. Ia decizia de a iniia o campanie de colectare de fonduri, nainte ca necesitatea s devin dominant. Este nevoie de timp pentru a dezvolta o campanie i pentru conducerea acesteia. Cu fiecare donator potenial dumneavoastrp avei o singur ans de a v prezenta cazul. Fii pregtii. Dac vei prezenta un caz slab pregtit, vei fi refuzat. Adevrul Fundamnetal 9: Donatorii i potenialii finanatori nu sunt culturi care abia ateapt s fie recoltate, trebuie tratai ca i cum ai fi clieni ntr-o afacere. Donatorii i potenialii finanatori trebuie s fie curtai cuca i cum dumneavoastr curtai un client. Lor trebuie s li se spun ct de importani sunt, trebuie tratai cu curtoazie i respect, i dac v ateptai s mai facei afaceri cu ei din nou, trebuie mulumii. Exist, desigur, excepii de la fiecare adevr de baz, dar dac v bazai pe excepii pentru a sprijini organizaia dvs., le vei gsi s fie puine i rare fie insuficient de relevante.

n final, vom colecta fonduri de la oameni care: * Le au * i pot permite s ofere * Sunt siguri de eficiena a ceea ce facei * Nu v-ar fi dat dac nu le-ai fi cerut * Primesc apreciere i respect pentru darurile lor. Nu este necesar s fii un geniu n colectarea de fonduri. Procesul de colectare de fonduri este o combinatie de bun sim, munc grea, de pregtire, curtoazie, angajament, entuziasm, nelegere, i o ncredere n ceea ce le cerei la alii s susin.

8. Cooperarea cu organizaiile finanatoare Construirea unui relaii bune, bazat pe ncredere, cu organizaia/ile donatoare este foarte important. Adesea, cooperarea nu este uoar. Donatorii solicit adesea rapoarte lungi i complexe, iar transferurile de fonduri sunt adesea ntarziate. Problemele de comunicare sunt frecvente i se datoreaz nenelegerilor de ambele pri i din cauza ntrzierilor potale. Nu trebuie uitat c donatorii sunt dependeni de proprii lor susintori, care, la randul lor vor atepta asigurri c banii lor sunt bine cheltuii. Modaliti de a mbunti cooperarea cu organizaiile finanatoare snt: Dup ce a-i primit fondurile, scriei o scrisoare de confirmare i multumire. Trimitei rapoartele periodice solicitate de donator. Pregatii bugetele exacte, i menineti costurile ct mai mici posibil. Dac proiectul este finanat de doi sau mai muli donatori, atunci direciile de finanare trebuie s fie clar definite i comunicate donatorilor. ncurajai donatori s accepte un singur raport global pentru a reduce cantitatea de timp consumat pentru a ndeplini cerinele lor. Acordai ntotdeauna feedback donatorului privind modul n care banii au fost cheltuii. Respectai ntotdeauna n mod clar obiectivele Organizaiei. Dac exist orice schimbri majore de plan, informeaz organizaia donatoare. ncurajai vizitele din partea organizaiilor donatoare. ncercai s rspundei cu promptitudine la scrisorile primite din partea organizaiilor donatoare. ntotdeuna creai o relaie bazat pe ncredere cu organizaia donatoare.

9. Concluzii Solicitai fonduri ori de cte ori avei nevoie, pentru c nimeni nu v d dac nu cerei. Activitatea unei organizaii nu se poate baza pe rarele cazuri cnd donatorii se manifest din proprie iniiativ (chiar i n aceste cazuri, este necesar promovarea organizaiei, pentru a anuna activitile desfurate i cele planificate). Fii precii n cererile dumneavoastr. Stabilii exact ce i ct cerei. Stabilii exact cum vei utiliza sprijinul solicitat. Cutai donatori corespunztori. Unii oameni sunt mult mai deschii s sprijine anumite activiti dect alii. Reamintii donatorilor promisiunile fcute. Divizai activitatea de colectare de fonduri. Astfel, membrii echipei se pot concentra asupra aciunilor care le revin. ncercai s le oferii, pe rnd, posibilitatea s desfoare aciuni diferite; astfel poate fi evitat monotonia i pot fi puse n valoare mai bine abilitile fiecrui membru al echipei. Multumii donatorilor frecvent i n public. Mulumirile adresate personal snt, de asemenea, extrem de importante. Explicai donatorilor cum ai utilizat ajutorul primit. Astfel va fi evitat orice suspiciune de utilizare nepotrivit, ineficient sau incorect. Pentru a stabili o relaie pe termen lung ntre organizaia dumneavoastr i donator, astfel de schimburi periodice de informaii sunt eseniale. Ca orice alt activitate, colectarea de fonduri se realizeaz mult mai uor prin exerciiu.

10. Resurse utile :

http://www.euroresources.org/ http://www.fundsforngos.org/ http://www.fundsnetservices.com/gov01.htm http://www.ngo-monitor.org/articles.php?type=funding http://globalpolicy.org/ngos/funding-for-ngos.html http://www.adb.org/ngos/funding.asp http://archive.rec.org/REC/Databases/Funders/Default.html http://www.stopvaw.org/NGO_Funding_Resources2.html http://www.iapad.org/funding_sources.htm http://www.unites.org/html/resource/knowledge/07grants.htm