MANAGEMENTUL

EVENIMENTELOR
Modul de curs – partea a IIa

Cursul își propune să familiarizeze studenții cu elementele principale în arhitectura

evenimentelor majore sau cu număr mic de participanți, precum un eveniment
corporate sau privat, conferință sau seminar, festival sau concert, expoziție sau
workshop. Abordarea este sistematică, începând cu identificarea tipurilor de
evenimente, explicitarea pașilor necesari în planificare, asigurarea promovării,
implementare și evaluare post-eveniment

Conferențiar doctor Irina Marsh

0
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
TABLE OF CONTENTS
Capitolul 5 Bugetul, finanțarea și achiziționarea serviciilor ......................................................................... 2
Capitolul 6 echipa de implementare; Promovare și publicitate .................................................................... 7
Capitolul 7 Implementarea și Managementul evenimentului în timp real; responsabilitățile managerului
.................................................................................................................................................................... 16
Capitolul 8 Post-eveniment: impact și evaluare.......................................................................................... 22

1
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
CAPITOLUL 5 BUGETUL, FINANȚAREA ȘI ACHIZIȚIONAREA SERVICIILOR

5.1 Organizarea cu resurse interne sau externe a evenimentului (outsourcing)

5.2 Bugetarea
5.2.1 Fișe de cost
5.2.2 Planificarea plăților
5.2.3 Fluxul de numerar și rentabilitatea
5.3 Achiziționarea și procurarea serviciilor
5.4 Achiziții eficiente și un bun management financiar pentru eveniment

Obiective de învățare
• Înțelegerea diferențelor între un eveniment organizat cu resure interne sau externe
(outsourcing)
• Cunoașterea etapelor în realizarea bugetului; fișe de cost și planificarea plăților
• Înțelegerea problemelor ridicate de fluxul de numerar și rentabilitate
• Identificarea pașilor necesari pentru achizionarea și procurarea serviciilor

Dacă prima sarcină a unui organizator de evenimente este să identifice obiectivele evenimentului,
este de la sine înțeles că fără o bună înțelegere a surselor de venit și a cheltuielilor, un eveniment
este destinat eșecului.

5.1 Organizarea cu resurse interne sau externe a evenimentului(outsourcing)

În organizarea unui eveniment va trebui să decideți dacă veți folosi resursele propriei organizații
sau dacă sunt necesare resurse din exterior. În această categorie poate intra căutarea unei locații,
aprovizionarea propriu-zisă (echipamente audio-video și suport tehnic) sau gestionarea
evenimentului însuși, de la planificarea în avans și până la desfășurarea din ziua respectivă.

De ce resurse externe?

• Cost: resursele externe pot fi mai rentabile decât achiziționarea directă;

2
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 • Timp: perioadele scurte de timp ale organizării evenimentelor, combinate cu perioada de
vârf, care necesită o forță mai mare de muncă, nu vă permite întotdeauna să vă ocupați ca
toate resursele să provină din cadrul companiei;
• Expertiză și echipament de specialitate: furnizorii pot îndeplini o serie de atribuții, prin
cunoștințele și experiența pe care o au, și, totodată, pot asigura echipamentele de care o
companie nu are nevoie în fiecare zi. De aceea, este mai eficient pentru buget să cumpărați
resursele de care aveți nevoie.
• Risc: folosirea specialiștilor diminuează responsabilitatea și reduce per-ansamblu riscurile
evenimentului. Fiecare furnizor în parte este responsabil să facă o evaluarea a riscurilor
pentru aria sa de activitate.
• Calitate: utilizarea resurselor de specialitate – fie acestea oameni sau echipamente – oferă
posibilitatea echipei de management a evenimentului să livreze o experiență mai calitativă.

5.2 Bugetarea

5.2.1 Fișe de cost

Pe măsură ce începeți planificarea evenimentului, introducerea costurilor necesare într-o foaie de

calcul în Excel vă va ajuta să vedeți mai clar ceea ce aveți nevoie și să vă încadrați în buget.
Totodată, veți avea o privire de ansamblu asupra felului în care cheltuiți banii, asupra
alternativelor, și veți observa cum vă raportați la parametrii costului. Aspectele ce țin de
organizarea evenimentului trebuie actualizate constant – de fiecare dată când apar noi costuri sau
se fac modificări, bugetul trebuie actualizat pentru a nu exista surprize.

De vreme ce fiecare eveniment va avea propriile necesități, nu există un format standard pentru
fișele de cost. Pe măsură ce le scrieți, treceți prin eveniment de la cap la coadă și începeți să îi dați
o formă. Nu uitați să adăugați momentul ocupării localului, instalării, repetițiile, dezasamblarea și
eliberarea spațiului. Apoi, întoarceți-vă și completați costurile. Faceți toate estimările în scris. Nu
acceptați niciodată note verbale. Aveți nevoie de confirmare scrisă pentru ceea ce este și ceea ce
nu este inclus în buget. Aveți grijă ca furnizorii să vă comunice aceste aspecte.

Aflați ce costuri adiționale pot fi adăugate la factura finală și aveți grijă ca acestea să se regăsească
în bugetul final. Unele locații pot să vă taxeze pentru curentul folosit. În aceste situații, solicitați
costurile unui eveniment similar organizat anterior în aceeași locație, care pot estima bugetul
3
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
pentru dumneavoastră. Când vine vorba de divertisment, trebuie plătite redevențe artistului.
Asigurați-vă că agenția care vă oferă serviciile de divertisment a inclus în bugetul dat și
redevențele. Programele cu foi de calcul vă ajută să calculați rapid cât ar costa evenimentul dacă
ar avea 750 sau 1000 de invitați. Puteți, de asemenea, să adăugați sau să ștergeți anumite costuri
și să vedeți cum vă afectează bugetul final.

Pe măsură ce actualizați bugetul și eliminați sau adăugați elemente, salvați modificările într-un
nou document. Datați-l și numerotați-l (ex. Revizuire 1, Revizuire 2). Trebuie să dețineți controlul
bugetului astfel încât să luați decizii informate cu privire la ce puteți include. Pe măsură ce vin
facturile, asigurați-vă că nu plătiți nimic fără să verificați. Asigurați-vă că ceea ce ați primit este
ceea ce ați solicitat, fără surprize ascunse. Modificați fișa de costuri ca atare. Pe măsură ce primiți
facturile, înregistrați costurile în fișa de costuri și comparați-le cu estimările inițiale. Sunt corecte?
Există facturi finale pe care nu le-ați inclus în estimarea inițială? Fiți atenți în mod special la
resursele pentru care ați fost taxați, dar care nu se regăsesc în contract și nu sunt semnate. Dacă un
produs a fost greșit calculat, trebuie să vă uitați imediat cum vă afectează bugetul, astfel încât să
puteți efectua ajustări bugetare în alte zone pentru a le compensa, înainte ca evenimentul să aibă
loc.

Prin actualizarea continuă a fișei de calcul, bugetul va fi ținut sub control mai bine. Totodată, vă
va oferi posibilitatea de a face adăugări de ultim moment și de a ști unde vă aflați din punct de
vedere financiar; vă dă posibilitatea să luați decizii responsabile, poate în acest punct aveți
suficienți bani pentru a organiza o surpriză la final pentru invitați.

5.2.2 Planificarea plăților

Înainte de a semna un contract, trebuie să pregătiți o schemă de plată pentru a vedea dacă termenele
scadente trebuie modificate.

Când încheie un contract, organizatorii de evenimente trebuie să-i informeze pe clienți cu privire
la termeni și condiții și să le comunice în scris data scadentă și suma aferentă. Dacă există
suspiciuni cu privire la programul de plată, trebuie să lămuriți acest aspect înainte de a semna
contractul cu furnizorii – sau înainte ca furnizorii și clientul dumneavoastră să semneze
contractele, în cazul în care clientul vrea ca evenimentul să fie finanțat astfel încât agenția care-i
organizează evenimentul să nu fie supusă unui risc financiar, astfel încât termenii și condițiile să
4
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
poată fi modificate și semnate. Programul de plată va trebui să fie revizuit dacă resursele planificate
inițial sau numărul de invitați s-au modificat. Modificați sumele corespunzător înainte de a face
următoarea plată. Atunci când programați plățile să aveți în vedere și penalitățile și posibilitatea
ca furnizorii să se retragă. Dacă evenimentul trebuie anulat, asigurați-vă că au fost făcute plățile
necesare pentru a acoperi costurile de anulare, precum și taxa dumneavoastră de management.

5.2.3 Fluxul de numerar și rentabilitatea

Un prim motiv pentru care multe afaceri eșuează îl constituie lipsa unui flux de numerar atunci
când este nevoie. Este important să vă asigurați că aveți suficiente venituri pentru a vă plăti
facturile pentru fiecare eveniment, pe măsură ce acestea sunt emise. Pentru ca un eveniment să
aibă flux de numerar, începeți prin a face un buget, enunțând toate veniturile și cheltuielile.

5.3 Achiziționare și procurare

Procurarea bunurilor și serviciilor unui eveniment se poate face pe mai multe căi:

• Trei oferte: managerul evenimentului adresează o cerere de ofertă pentru servicii,

echipament sau alte bunuri, în care se regăsesc prețul și alte informații relevante (ex. data
livrării, disponibilitatea, experiența anterioară) către trei companii.
• Licitarea: acesta este un proces formal în cadrul căruia intenția de licitare (sau invitația de
a face o ofertă) este adresată in mod formal.
• Alegerea furnizorului preferat: după ce licitația a avut loc, organizatorul poate alege unul
sau mai mulți furnizori cu care să dezvolte o colaborare continuă pentru procurarea
anumitor bunuri, echipamente și servicii.

5.4 Achiziții eficiente și un bun management financiar pentru evenimente

→ Controlați cheltuielile furnizorului prin cheltuieli diurne convenite - sau acoperiți-le singuri
(de exemplu, rezervarea cazării peste noapte pentru personalul din incintă).
→ Disponibilitatea și responsabilitatea personalului de a renunța la buget - inclusiv din partea
clientului. Asigurați-vă că v-a fost semnată de către client orice cheltuială pe care o aveți,
deoarece este posibil să nu puteți revendica cheltuielile neautorizate. Asigurați-vă că
personalul care semnează cheltuielile este autorizat să facă acest lucru.

5
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 → Fiți siguri că dispuneți de toate asigurările necesare pentru a vă acoperi evenimentul,
oaspeții și personalul, atât la fața locului, cât și în afara acestuia.
→ Setați o variabilă a contractului de servicii, ca parte a procesului de achiziționare – să existe
posibilitatea de a se aduce modificări comisioanelor și costurilor inițiale.
→ Stabiliți procesul de feedback ca făcând parte din contract, de la organizația dumneavoastră
către furnizor și invers. Dați feedback relevant clientului.
→ Fiți conștienți de schimbările care pot să survină în ziua evenimentului pentru nevoile de
ultim moment precum copiile foto sau accesul la internet.

Rezumatul capitolului
• Fără să aprecieze corect costurile unui eveniment, organizatorul riscă nu doar ca
evenimentul să fie un eșec, ci și ca organizația însăși să sufere consecințele, fie în
plan financiar, fie în plan reputațional.
• Stabiliți dacă puteți organiza evenimentul folosind propriile resurse sau dacă sunt
necesare resurse din exterior.
• Asigurați-vă că aveți un bugetul semnat de către client și că orice cheltuială în plus
este estimată cu precizie din timp. Complexitatea evenimentului va avea un impact
direct asupra finanțării evenimentului.
• Asigurați-vă că respectați reglementările financiare, indicațiile companiei și că ați
întocmit un plan pentru situațiile de urgență - întotdeauna să aveți un plan B și
fonduri de urgență pentru cazul în care lucrurile nu merg conform planului.
• Asigurați-vă că țineți evidența aspectelor financiare, de la fluxul de bani la
convingerea că puteți face cheltuieli bugetare. Dacă nu gestionați fluxul de bani
există posibilitatea să ieșiți din afaceri, indiferent de cât de popular este evenimentul.

Bibliografie
• Adaptare după Dowson, R., Basset, D., (2018) Event planning and management –
principles, planning and practice, Kogan Page, pp 222-267
• Adaptare după Allen, J., (2009) Event Planning, Wiley, pp 1-45
Alte referințe bibliografice

6
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 • Shone, A., Parry, B., (2013) Succesful Event Management: A Practical Handbook,
Cengage Learning EMEA, Andover

Exercițiul 5
Realizați bugetul pentru un eveniment (poate fi același
eveniment de la exercițiile anterioare), integrând 2 fișe de cost
revizuite pe parcursul „implementării” planului.

CAPITOLUL 6 ECHIPA DE IMPLEMENTARE; PROMOVARE ȘI PUBLICITATE

6.1 Echipa de implementare

6.2 Atribuțiile personalului
6.2.1 Managerul evenimentului
6.2.2 Coordonatorul evenimentului
6.2.3 Administratorul evenimentului
6.3 Promovare și publicitate pentru eveniment
6.3.1 Marketing
6.3.2 Promovarea
6.3.3 Publicitate
6.3.4 Relațiile Publice
6.5.5 Rețelele sociale
6.4 Măsurarea rezultatelor

Obiective de învățare
• Identificarea rolurilor esențiale în echipa de implementare și a responsabilităților
• Selectarea tipului de promovare potrivit evenimentului
• Înțelegerea importanței măsurării rezultatelor obținute în urma promovării

7
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
6.1 Echipa de implementare

Livrarea evenimentului este un proces complex care presupune integrarea și gestionarea cu succes
a unei game variate de roluri și activități, astfel încât evenimentul să își poată îndeplini obiectivele.

Complexitatea oamenilor când vine vorba de evenimente este un aspect ce nu trebui neglijat. Cu
cât evenimentul este mai mare, cu atât este mai complexă livrarea. Natura organizării de
evenimente sau a clientului se răsfrânge asupra complexității evenimentului, adăugând straturi de
influență internă și control extern. Mai mult de atât, alegerea unui anumit tip de eveniment poate
influența echilibrul elementelor și tipul de invitați (ex. VIP).

În timpul organizării unui eveniment se dezvoltă mai multe relații cu stakeholderii. Din categoria
stakeholderilor fac parte: organizația clientului, comunitatea unde are loc evenimentul, oamenii
care participă la eveniment, furnizorii și sponsorii, organizațiile de social media și de publicitate
care promovează evenimentul, precum și personalul și/sau voluntarii evenimentului. Fiecare
grupare de stakeholderilor implică o relație bidirecțională cu organizatorul evenimentului, în ceea
ce privește timpul, aptitudinile, resursele, ceea ce se va răsfrânge aspra impactului evenimentului.

Trebuie menționat faptul că volumul de personal necesar unui eveniment variază de la eveniment
la eveniment – și că nu mărimea este factorul principal. În funcție de tipul de eveniment, de
complexitatea acestuia, de logistică și de condițiile de securitate (ex. prezența persoanelor VIP),
ar putea fi nevoie de personal suplimentar.

6.2 Atribuțiile personalului

6.2.1 Managerul evenimentului

• coordonează planificarea strategică, managementul și livrarea evenimentelor naționale și

locale
• gestionează resursele externe, selecția și procesul de achiziții (ex. locații, echipamente
audio-video, personal)
• coordonează echipa de evenimente
• asigură facilitățile evenimentului, administrarea și cerințele pentru suportul tehnic
• evaluează evenimentul și propune îmbunătățiri
8
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
6.2.2 Coordonatorul evenimentului

• coordonează și asigură managementul evenimentului, inclusiv menținerea relațiilor cu cei

de la locație
• coordonează speakerii și facilitatorii
• utilizează instrumente online de gestionare a evenimentelor pentru a administra cu succes
evenimentul
• organizează prezentări, comunicate (ex. mape pentru delegați, email-uri)
• asigură managementul la locație și întreține relația cu furnizorii
• supraveghează cererile și comenzile

6.2.3 Administratorul evenimentului

• asigură aspectele ce țin de administrarea evenimentului, inclusiv rezervările, producția

mapelor pentru delegați, acolo unde este nevoie, și asigură accesul online la materialele
evenimentului după terminarea acestuia
• utilizează instrumente online de gestionare a evenimentelor pentru a administra cu succes
evenimentul
• răspunde întrebărilor și este responsabil pentru căsuța de email a echipei
• se ocupă de călătoria și cazarea echipei

Pentru evenimentele care necesită facilitatori, există posibilitatea de a folosi oameni instruiți din
interiorul companiei, dezvoltând echipe interne de expertiză, în timp ce se economisesc fondurile
organizației. Mai mult, echipa care organizează evenimentul ar trebui să fie alcătuită și din
persoane care să se ocupe de conținut. Personalul care întâmpină invitații poate să fie din interiorul
companiei, dintr-o echipă de liber profesioniști sau poate fi angajat separat.

6.3 Promovare și publicitate pentru eveniment

Indiferent de natura evenimentului, succesul acestuia va depinde în mare parte de promovarea

făcută. Promovarea este esențială pentru a face evenimentul cunoscut, pentru a genera dorința de
participare și pentru a face participantul să creadă că investiția în timp și bani justifică beneficiile
pe care evenimentul le oferă.

9
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
6.3.1 Marketing

Pentru a face față noilor provocări ale evenimentelor de marketing, fiecare campanie trebuie să fie
precedată de o analiză. Această analiză trebuie să includă cei 5W ai marketingului. Cei 5W ajută
la stabilirea fezabilității evenimentului, viabilității și sustenabilității.

1. WHY (De ce)?

→ Descrieți motivele principale ale evenimentului
→ Utilizați abordarea personală
→ Apel la nevoi
→ Public național, regional, de stat, local
2. WHO (Cine)?
→ Educația și interesele publicului
→ Conștientizarea publicului cu privire la natura evenimentului
→ Nivelul de experiență (începător până la expert)
3. WHEN (Cand)?
→ Programe de marketing/Modele
→ Momentul zilei
→ Ziua/Zilele săptămânii
→ Momentul anului (Sezonul)
4. WHERE (Unde) ?
→ Unicitatea locației
→ Conveniențele
→ Accesibilitatea călătoriei
→ Disponibilitatea sprijinului la locației
5. WHAT (Ce)?
→ Explicați scopul evenimentului
→ Determinați și creați așteptări
→ Prioritizați și identificați caracteristicile principale pentru „Cine”

10
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
6.3.2 Promovarea

Promovarea ar putea fi definită drept stimulentul care crește interesului pentru proiectul
dumneavoastră. Campania promoțională poate include o gamă largă sau restrânsă de instrumente
de marketing, în funcție de produsele și nevoile dumneavoastră. Tehnicile de promovare pentru
marketingul evenimentelor pot include, printre altele, publicitate, relații publice, promoții
încrucișate, promoții stradale, cascadorii și evenimente de serviciu public „legate de o cauză”.

Există multe instrumente care trebuie luate în considerare într-o campanie promoțională, printre
care se numără:

• Scrisori
• Fluturași („foi simple”)
• Broșuri
• Inserturi de corespondență
• Publicitate
• Afișe
• Discursuri
• Cărți poștale
• Demonstrații de stradă
• Reclame de radio și televiziune în locația gazdă
• Anunțuri de serviciu public
• E-mail, listă de servicii și comerț electronic
• Carduri de cort la unitatea gazdă
• Semnalizare autobuz și metrou (interior și exterior)
• Kit-uri de presă

Orice tip de promovare trebuie aleasă ținând cont de felul în care este definită piața sau
evenimentul. În plus, bugetul care susține organizarea evenimentului va ajuta la luarea acestei
decizii. Deoarece întreaga gamă de instrumente promoționale poate fi atrăgătoare pentru directorii
de marketing, este esențial să efectuați cercetări de piață pentru a determina care dintre aceste
instrumente vor fi cele mai eficiente din punct de vedere al costurilor și vor genera cel mai mare
randament al investiției.
11
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
6.3.3 Publicitatea

Cum decideți instrumentul publicitar potrivit pentru nevoile evenimentului? Mai întâi, identificați
publicul pe care doriți să îl atrageți. Apoi investigați datele demografice la care au ajuns mediile
publicitare pe care doriți să le luați în considerare. De exemplu, pentru evenimente mai mari,
directorii de marketing pot lua în considerare mass-media difuzată, care poate ajunge la un public
regional sau chiar național ori internațional. Evenimente locale vor fi promovate probabil prin
intermediul ziarelor comunitare, pliante sau broșuri locale, afișe și prin co-promovare, prin grupuri
și facilități de sprijin. Considerentul principal îl reprezintă acoperirea grupului căutat, chiar înainte
de a lua în considerare audiența demografică mass-media.

• Publicitatea de specialitate

În cadrul evenimentul există numeroase oportunități de marketare, atât pentru organizatori cât
și pentru sponsori, creând nu doar un moment potrivit, ci și o amintire a evenimentului de care
participantul să se bucure și după ce evenimentul s-a terminat. Multe companii specializate în
producția de publicitate au cataloage cu produsele livrate în trecut, concepute pentru a fi
imprimate cu sigla, numele organizației și un mesaj scurt sau slogan. Costul pe unitate al
acestor articole speciale va scădea odată cu creșterea cantității comenzii. Abordările publicitare
ar trebui testate în prealabil pentru eficiență. Mulți profesioniști folosesc o „abordare divizată”,
trimițând prin e-mail o cantitate limitată de piese publicitare cu design, culori, și dimensiuni
diferite, către două grupuri de control și apoi evaluează răspunsul acestora. Focus grupurile
sunt, de asemenea, un mod eficient de a judeca mesajele, forma și acceptabilitatea.

6.3.4 Relațiile Publice

Scopul unei campanii de relații publice poate să varieze semnificativ, de la a face cunoscut
evenimentul în etapele sale de început, la a păstra atenția pentru o perioadă de timp, la a minimiza
informațiile negative și controversele cu privire la companie sau cu privire la sponsorii care au
organizat evenimentul.

Relațiile publice presupun o analiză detaliată a scopului proiectului, a publicului țintă, a

beneficiilor și a canalelor disponibile pentru transmiterea mesajului.

12
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 → Întrebați-vă întotdeauna! Am nevoie de mass-media? Dacă da, de ce? Acoperirea în
mass-media este un mijloc, dar nu singura opțiune. Concentrați-vă pe scopul principal.
→ Definiți scopul. Ce încercați să obțineți?
→ Urmăriți audiența. Încercați să atrageți studenți? Avocați? Zidari? Bărbați? Femei?
Proprietari de pisici?
→ Alegeți canalul. Concentrați-vă pe canalele relevante publicului țintă.
→ Definiți mesajul. În campanie concentrați-vă pe mesaj. Fiți clari, fermi și constanți.
→ Găsiți o nouă abordare. Căutați știri unice și neobișnuite despre evenimentul
dumneavoastră. Căutați povestea care vă definește mesajul. Întrebați-vă două lucruri: Care
este povestea transmisă și de ce vă pasă?

6.6.5 Rețelele sociale

Cu multitudinea de rețele sociale existente, cea mai comună greșeală pe care o puteți face este să
transmiteți mesajul pe toate platformele. Pe de altă parte, și o prezență superficială în mediul online
este contraproductivă și în cele din urmă vă va afecta evenimentul pe termen lung. În loc să fiți
prezenți pe toate platformele sociale, alegeți două sau trei variante care se potrivesc cu evenimentul
dumneavoastră. În acest fel veți fi mai eficienți (salvând timp și bani) și mai eficace (alegeți
calitatea nu cantitatea) în promovarea pe rețelele sociale.

Nu există reguli precise, dar există trei factori foarte importanți care trebuie avuți în vedere, pentru
a vă asigura că vă orientați eforturile în direcția corectă, în ceea ce privește rețelele sociale:

• Potențialii participanți petrec timp acolo? Poate este evident, dar trebuie să aflați unde „stă”
publicul dumneavoastră țintă, când vine vorba de rețelele sociale. În acest fel puteți face
presupuneri educate. De exemplu, datele arată că un procent mult mai mare de femei
utilizează Pinterest decât bărbații. O mulțime de date fascinante despre cine folosește
rețelele sociale este disponibilă (majoritatea este disponibilă gratuit pe internet) pentru a
vă ajuta să alegeți platforma socială potrivită pentru publicul țintă.
• Este această platformă relevantă pentru conținutul pe care îl produceți? Scopul rețelelor
sociale este să distribuie conținut care să atragă atenția publicului țintă și să-l determine să
participe la eveniment. O extensie naturală a acestui lucru este să alegeți cea mai bună
platformă pentru a partaja conținutul respectiv. De exemplu, dacă doriți să prezentați un

13
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 speaker publicului dumneavoastră distribuind o biografie video a acestuia, atunci YouTube
sau Vimeo sunt platformele ideale. Pe de altă parte, dacă doriți să împărtășiți fotografii
pline de umor din culisele evenimentul, alegeți o platformă potrivită cel mai bine pentru
partajarea fotografiilor, cum ar fi lnstagram sau Pinterest.
• Cum folosesc alți organizatori de evenimente rețelele sociale? Urmărirea prezenței pe
rețelele sociale a competitorilor poate oferi informații valoroase despre felul în care ar
trebui să vă orientați propriile eforturi. Pe lângă faptul că vedeți ce platforme sociale
folosesc, puteți vedea exact ce conținut postează, cât de des postează și când postează. Deși
ar fi o greșeală să copiați pur și simplu activitatea concurentului dumneavoastră dacă
anumite rețele sociale par să funcționeze pentru ei (niveluri ridicate de implicare cu
publicul), atunci gândiți-vă serios cum puteți să faceți același lucru - dar mai bine!

1.4 Măsurarea rezultatelor

Înțelegerea felului în care se măsoară și sunt asimilate activitățile promoționale vă poate scuti
de un efort financiar, vă poate salva timp și vă poate asigura succesul evenimentului.

Ceea ce veți măsura va depinde de tipul evenimentului. Cele mai cunoscute măsurători se fac
cu privire la:

• Vânzarea biletelor: urmărirea numărului de bilete vândute este una dintre cele mai
simple modalități de a verifica dacă strategia aleasă are efecte pozitive.
• Randamentul investițiilor (ROI): Puteți efectua o măsurătoare generală, dar defalcată
în funcție de fiecare activitate promoțională - suma cheltuită pentru fiecare activitate
comparativ cu suma vânzărilor aduse de fiecare – și veți afla exact care ce funcționat
și ce nu.
• Feedback-ul clienților: Sondajele clienților, feedback-ul general al acestora și
comentariile de pe rețelele sociale pot dezvălui ce părere au clienții despre activitățile
promoționale și care sunt instrumentele promoționale care au cel mai mare impact.

14
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 • Răspunsul competitorilor: acțiunile concurenților pot fi adesea grăitoare atunci când
vine vorba de succesul planului promoțional. Dacă concurenții se grăbesc să copieze
ceea ce ați făcut, planul funcționează. Dacă în mare parte campaniile dumneavoastră
sunt ignorate, ar putea exista o problemă.

Rezumatul capitolului
• Echipa este esențială în organizarea și implementarea unui eveniment. Este important
să se dezvolte o abordare colaborativă între membrii echipei/a diferitelor echipe.
• Este important să se stabilească și să se respecte atribuțiile personalului, în special
pentru manager, coordonator și administrator.
• Toate evenimentele au nevoie de o campanie de promovare /publicitate astfel încît să
genereze un “buzz” înainte.
• Înaintea lansării unei campanii de promovare este esențial să identificați publicul țintă
și ceea ce doriți să îi comunicați (mesajul).
• Social media este folosită din ce în cel mai mult pentru promovare, dar trebuie să
acordați atenție și metodelor tradiționale (media advertasing, direct mail).
• Măsurarea rezultatelor campaniilor de promovare va pot salva timp, salva bani și pot
asigura succesul evenimentului.

Bibliografie:
• Adaptare după Hoyle, L.H., (2002) Event marketing, John Wiley and Sons, pp 29-50
• Adaptare după Dowson, R., Basset, D., (2018) Event planning and management –
principles, planning and practice, Kogan Page, pp 155-165; pp 183-221
Alte referințe bibliografice:
• Allen, J., (2009) Event Planning, Wiley

Exercițiul 6
Folosind elementele prezentate referitoare la promovare și
publicitate realizați un plan de comunicare/promovare al unui
eveniment (poate fi același eveniment de la exercițiile
anterioare)

15
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
CAPITOLUL 7 IMPLEMENTAREA ȘI MANAGEMENTUL EVENIMENTULUI ÎN TIMP
REAL; RESPONSABILITĂȚILE MANAGERULUI

7.1 Implementarea și managementul în timp real

7.2 Responsabilitățile managerului în timpul evenimentului
7.3 Atribuțiile managerului după eveniment

Obiective de învățare
• Înțelegerea aspectelor ce țin de implementarea și managementul evenimentelor în timp real
din perspectiva managerului
• Identificarea responsabilităților managerului in timpul și după finalizarea evenimentului

7.1 Implementarea și managementul în timp real

Managementul de teren începe în momentul în care pășiți pentru prima dată la locație și se încheie
atunci când stingeți lumina și părăsiți incinta – sau în unele cazuri terenul. Ceea ce se întâmplă
între aceste două momente se petrece adesea fără să vă dați seama; timpul trece neobservat în
agitația unui eveniment live. La locație sunt multe probleme care pot asalta chiar și pe cei mai
profesioniști organizatori de evenimente (când furnizorii nu ajung la timp pentru că sunt blocați în
trafic, când angajații se îmbolnăvesc sau când invitații și-au pierdut bagajul). În calitate de
organizatori de evenimente, trebuie să aveți în vedere nu doar Planul A, dar și scenariile alternative
pentru când lucrurile iau o întorsătură diferită – cum se întâmplă adesea. Motivul pentru care
evenimentele nu pot fi pregătite doar bifând căsuțele dintr-o listă se datorează naturii complexe a
acestora, întrucât în momentul în care ajungeți la locație nu mai sunteți pe deplin în control, ci
intră în joc factorii externi, cărora trebuie să le faceți față rapid, pe măsură ce apar. Cu cât veți avea
mai multă experiență, cu atât veți înțelege mai bine că, de fapt, nu cunoașteți toate răspunsurile și
că, deși este indispensabil să aveți un plan și să fiți pro-activi, va veni o vreme când va trebui să
vă folosiți judecata și expertiza pentru a gestiona probleme de moment.
În ciuda tuturor problemelor, disputelor, îngrijorărilor și provocărilor, cei mai buni manageri de
evenimente au capacitatea să pară că lucrurile vin de la sine, atunci când se află la locație –

16
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
gestionarea unor sarcini numeroase, a unor provocări diferite, survenite în același timp,
actualizarea constantă a listei cu lucruri de făcut, toate acestea în timp ce își păstrează calmul.
Mai jos enunțăm câteva aspecte care pot fi utile dacă vă aflați în poziția de organizator de
evenimente:
• Când ajungeți pentru prima dată la locație este important să adunați cei mai importanți
oameni într-o ședință. De exemplu, un organizator de conferințe va ține în cele mai multe
cazuri o întâlnire pre-eveniment cu reprezentantul locației, pentru a discuta programul și
pentru a vizita împreună locația.
• Unul dintre primii pași îl constituie crearea unei camere de lucru. Este probabil ca
organizatorii conferințelor să înființeze un birou unde să se poată întâlni cu personalul, să
efectueze apeluri, să stocheze materiale și așa mai departe. Echipele de organizare ale
festivalurilor vor avea un birou central de producție, precum și o sală de control a
evenimentelor pentru a gestiona comunicarea.
• Verificați personal dacă toate echipamentele și consumabilele esențiale au sosit și sunt în
stare bună de funcționare. Verificați acest lucru și faceți-l din timp, cât încă se mai poate
acționa.

7.2 Responsabilitățile managerului în timpul evenimentului

Odată ce evenimentul a început, trebuie să fiți proactivi și orientați către soluții. A fi proactiv
înseamnă a anticipa o problemă și a acționa în avans, fie pentru a vă pregăti pentru aceasta, fie
pentru a o rezolva. A fi orientat către soluții înseamnă că atunci când vă loviți de o problemă să nu
pierdeți timpul gândindu-vă „săracul de mine” și să nu lăsați situația să vă afecteze. În schimb,
acceptați ce se întâmplă și găsiți soluții.
Mai jos găsiți o listă cu cele mai comune și cele mai dificile provocări cu care un organizator de
evenimente se confruntă în timpul unui eveniment.
• Țineți evenimentul pe linia de plutire: Sarcina dumneavoastră este să vă asigurați că totul
funcționează fără probleme și la timpul potrivit (adică să vă asigurați că activitățile se
desfășoară în intervalul stabilit). În același timp, este inevitabil ca lucrurile să nu meargă
conform planului și trebuie să acționați în consecință. De exemplu, modificările de ultim
moment ale programului evenimentului sunt deseori necesare și este decizia
dumneavoastră dacă veți continua planul inițial sau să îl veți adapta.
17
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 • Oferiți clienților servicii de calitate: Știind cum să-i mențineți pe clienți fericiți, puteți da
lovitura cu evenimentul. Un serviciu excelent pentru clienți are de-a face cu un efort
suplimentar, astfel încât fiecare persoană să simtă că este cea mai importantă. În calitate de
manager de evenimente, nu doar clienții plătitori, ci și ceilalți clienți, VIP-urile, sponsorii,
mass-media și așa mai departe, necesită o atenție specială. A fi un manager de evenimente
de succes înseamnă să fii vizibil, să petreci timp cu stakeholderii evenimentului și să-i faci
să se simtă speciali. La o conferință, de exemplu, este posibil ca invitatul principal să fi
parcurs un drum lung pentru a ajunge la eveniment, poate chiar să fi trecut prin mai multe
fusuri orare. Aflați care este băutura lui preferată și surprindeți-l ori de câte ori are nevoie
de un nou pahar.
• Fiți vizibili și disponibili angajaților: În calitate de manager al evenimentului, sunteți
„personajul principal”, „liderul”, „modelul”, „fața” echipei evenimentului. Asta nu
înseamnă că tot ce faceți este să vă plimbați, dar aveți nevoie de vizibilitate și prezență
pentru a da încredere celor din jur, mai ales într-o situație de criză. Evenimentele, pentru a
putea fi organizate, presupun combinarea eforturilor mai multor oameni, iar în calitate de
manager al evenimentului, trebuie să puteți aduna echipa, să vă asigurați că toată lumea se
orientează în aceeași direcție și să obțineți cele mai bune rezultate de la fiecare membru în
parte. Vor exista și momente în care va trebui să fiți cel dur, luând decizii dificile, uneori
pe moment, și în aceste situații este vitală o conducere puternică.
• Mențineți totul sub control: În timpul evenimentului jucați un rol crucial în a menține
totul sub control, funcționând cât mai bine posibil, adică vă asigurați că toate elementele
sunt la timpul și locul potrivit (logistica la fața locului). După cum am menționat anterior
în curs, logistica la fața locului implică (printre altele) gestionarea mulțimii, transportul și
comunicațiile. La un eveniment cu suprafață întinsă este probabil să existe echipe dedicate
care să fie responsabile pentru fiecare domeniu, caz în care rolul dumneavoastră este acela
de a vă asigura că echipele lucrează împreună pentru a menține totul sub control și pentru
ca totul să decurgă fără probleme în timpul evenimentului.
• Profitați de oportunitatea de a vă face publicitate evenimentului: Evenimentul
dumneavoastră este limitat în timp - poate zile, poate săptămâni, poate o perioadă mai lungă
de timp - dar este limitat. Timpul poate trece incredibil de repede în timpul evenimentului.
Să nu recunoașteți și să nu profitați de oportunitățile de a face publicitate evenimentului
18
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 este o greșeală ușor de făcut pentru un manager de evenimente ocupat. Dar amintiți-vă:
sunteți „personajul principal” sau „fața” evenimentului și aveți un rol important de jucat în
promovarea evenimentului. Instrumentele și tacticile potențiale de PR pentru evenimentele
„live” includ transmisiuni live, streaming live, rețelele sociale și bloggeri online. A decide
unde să-ți investești timpul, ca manager de evenimente la fața locului, nu este ușor și mulți
nu reușesc să găsească timp pentru PR și publicitate. Dar PR-ul și publicitatea obișnuite
sunt un element esențial al longevității oricărui eveniment.
• Asigurați-vă că evenimentul este în siguranță: nu este nimic mai important decât să aveți
grijă ca toți participanții la eveniment să fie în siguranță. Culoarele locației sunt cel mai
bun mod de a identifica problemele de siguranță. Atunci când observați potențialele
pericole, trebuie să decideți dacă măsurile de control existente sunt adecvate și suficiente
(această practică este cunoscută în mod obișnuit ca o evaluare dinamică a riscurilor).
Organizarea de întâlniri periodice cu personalul vă va ajuta, de asemenea, să identificați
problemele și preocupările de siguranță. Pentru evenimente mai mari, care au loc pe
parcursul mai multor zile, este deosebit de important să programați întâlniri periodice cu
personalul cheie din grupuri precum Sănătate și Siguranță, Securitate, Managementul
Traficului și Servicii de Urgență. O altă modalitate de a vă asigura că evenimentul
dumneavoastră este sigur presupune încurajarea în mod activ a personalului de a comunica
problemele și preocupările ce țin de siguranță.

7.3 Atribuțiile managerului după eveniment

După eveniment, există câteva aspecte cheie pe care un manager de evenimente ar trebui să și le
amintească:
• Plecarea liniară a participanților de la eveniment: prima provocare o reprezintă
asigurarea unei dispersări liniare a participanților la eveniment, ceea ce se poate dovedi
deosebit de problematic dacă toți participanții pleacă în masă (de exemplu, la sfârșitul unui
meci sportiv).
• Închiderea locației: după ce participanții unui eveniment au plecat, mai este mult de lucru.
Toate echipamentele, consumabilele și materialele trebuie ambalate, depozitate sau
transportate, înainte ca operațiunea de curățare să poată începe.

19
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
 • Coordonarea unui bilanț post-eveniment: Debrief-urile post-eveniment se organizează
imediat după un eveniment pentru a surprinde orice probleme urgente care au nevoie de

Rezumatul capitolului
• Odată ce a fost realizată munca din spate, planificarea și organizarea detaliată a
evenimentului, este timpul ca managerul de evenimente să acționeze pentru a oferi
experiență extraordinară.
• Lucrul la fața locului poate deveni agitat. Nu se poate ocoli. Cu toate acestea, cei
mai buni manageri de evenimente au capacitatea de a face un pas înapoi, de a privi
imaginea de ansamblu și de a se asigura că toată lumea și că totul este acolo unde
trebuie să fie, pentru a oferi un eveniment de succes.
• În calitate de manager al evenimentului, când ajungeți pentru prima dată la fața
locului, trebuie să organizați o mulțime de activități și de oameni – cele multe dintre
acestea. Înainte de a deveni prea implicat în sarcinile operaționale, este vital să
adunați cei mai importanți oamenii pentru a parcurge detaliile evenimentului, să vă
plimbați împreună prin locație și să verificați dacă toate echipamentele și comenzile
esențiale au sosit.
• Cu puțin timp înainte de eveniment, trebuie să efectuați o ultimă vizită a locației
evenimentului. Dacă evenimentul nu este complet pregătit, trebuie să luați o decizie
dificilă - întârziați deschiderea ușilor sau continuați conform planificării? Cel mai
important factor în tot ceea ce faceți și în fiecare decizie pe care o luați este
siguranța.
• Odată ce evenimentul a început, trebuie să rămâneți vizibil și disponibil pentru toți
stakeholderii evenimentului (ex. personal, client, colaboratori, VIP-uri, sponsori)
pentru a vă asigura că totul funcționează cât mai bine pentru aceștia.
• După eveniment, rămâne multă muncă de făcut, pe măsură ce operațiunea de
curățare începe.

soluții. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de probleme de
sănătate și siguranță.

20
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
Bibliografie:
• Adaptare după Dowson, R., Basset, D., (2018) Event planning and management –
principles, planning and practice, Kogan Page, pp 269 -292

Alte referințe bibliografice

• Allen, J., (2009) Event Planning, Wiley

Exercițiul 7
Folosind elementele prezentate în cadrul capitolelor 6 și 7
referitoare la promovare/publicitate, realizați un plan de
promovare a evenimentului în timpul desfășurării, indicand și
activități la care participați în calitate de manager principal.
Puteți folosi același eveniment ca în cazul exercițiilor anterioare.

21
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
CAPITOLUL 8 POST-EVENIMENT: IMPACT ȘI EVALUARE

8.1 Informații utile în evaluarea evenimentului

8.2 Evaluare: metoda celor trei C
8.3 Chestionare și întrebări pentru evaluare
8.4 Factorii cheie: sustenabilitatea mediului înconjurător, sustenabilitatea socială și cea economică

Obiective de învățare
• Înțelegerea scopului evaluării
• Identificarea unor diferite modele de evaluare
• Identificarea factorilor cheie ce asigura sustenabilitatea economică, socială și din
punct de vedere al mediului înconjurător a evenimentului

Evaluarea este esențială, întrucât permite managerilor de evenimente să înțeleagă ce funcționează

și ce nu funcționează în ceea ce privește inițierea și planificarea etapelor pe tot parcursul
evenimentului și nu numai, în timp ce informațiile colectate pot fi utilizate pentru planificarea
evenimentelor viitoare. Evaluarea este necesară pentru a înțelege impactul evenimentului - fie el
pozitiv sau negativ. Evaluarea poate fi, de asemenea, o modalitate utilă de a arăta celorlalți (ex.
clienți, sponsori, finanțatori interni de evenimente și parteneri) că evenimentul a fost unul de
succes, ceea ce poate ajuta în cele din urmă la justificarea viitoarelor evenimente.

8.1 Informații utile în evaluarea evenimentului

Evaluarea ar trebui să folosească toate surse de informare disponibile și ar trebui să ia în

considerare nu doar percepția participanților asupra evenimentului, ci și cea a organizatorilor,
deoarece lecțiile trebuie învățate în mai multor perspective. Sursele potențiale de informații sunt
destul de extinse. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că multe evenimente, în special cele
mai mici, înregistrează și păstrează foarte puține informații; uneori doar numărul de persoane care
au cumpărat bilete și ceea ce departamentele au cumpărat sau au vândut. Această limitare se
datorează parțial lipsei de expertiză în înregistrarea sau colectarea informațiilor utile. Pentru

22
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
managementul evenimentelor și pentru companiile de management, necesitatea începerii
următorului eveniment poate avea drept consecință un timp insuficient, fie pentru colectarea
informațiilor, fie pentru a revizuirea a ceea ce a fost colectat. Cu toate acestea, atenția acordată
evaluării este de ajutor pentru planificările viitoare și nu trebuie trecută cu vederea.

O limitare a evaluării o reprezintă incapacitatea de a fructifica procesul. Majoritatea organizatorilor

de evenimente vor avea o întâlnire pentru a analiza evenimentele majore, dar procesul se poate
încheia acolo.

Tipuri de informații pentru evaluarea evenimentelor

INFORMAȚII CALITATIVE INFOMAȚII CANTITATIVE

• Date despre participanți și vânzări • Percepția vizitatorilor

• Publicul țintă - profilul vizitatorului,
statistici, informații despre piața țintă
• Rapoarte financiare și conturi
• Bilanț financiar
• Analiza impactului economic
• Informații statistice generale
• Chestionare, sondaje făcute la ieșire,
participarea la conversații sau
interviuri înregistrate (structurate)
• Feedback personalului și voluntarilor
• Note de administrare și comentarii
• Analiza impactului social
• Bilanțul beneficiilor sociale

23
Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
8.2 Evaluare: Metoda celor 3C

Există multe metode pentru identificarea succesului, a eșecului sau a îmbunătățirilor. Metoda
„Celor Trei C”, dezvoltată în anii `70 de către Xerox Corporation, oferă o abordare simplistă,
care funcționează bine, în mod constant și a fost utilizată în multe contexte diferite, cu scopuri
variate. Întrebările pot fi introduse în orice moment al planificării evenimentului și al
procesului de livrare, de exemplu într-un „debriefing fierbinte” (imediat ce evenimentul a luat
sfârșit, la fața locului) sau într-un „debriefing la rece” (la sfârșitul procesului evenimentului,
oferind timp pentru reflecție, contribuții și considerații din partea participanților la eveniment
și a stakeholderilor). Această tehnică poate fi utilizată pentru o îmbunătățire constantă și pentru
o revizuire continuă a proceselor de gestionare a evenimentelor sau a dezvoltării conținutului.

Întrebările sunt următoarele:

→ Ce a mers bine? (și ce îmbunătățiri putem să aducem?)

→ Ce nu a mers bine? (și ce putem învăța din asta?)
→ Ce probleme, idei sau preocupări ridică acest aspect? (și ce putem învăța din acestea?)

8.3 Chestionare și întrebări pentru evaluare

În elaborarea propriilor chestionare și întrebări de evaluare, puteți acoperi următoarele

domenii:

• Experiența participanților la eveniment.

• Ce au învățat sau cât de mult au învățat.
• Cum își vor schimba comportamentul în urma evenimentului; ce măsuri specifice vor
lua?
• Legătura cu obiectivele specifice ale evenimentului, fie direct, fie indirect.
• Dacă evenimentul a fost memorabil și dacă a meritat (va trebui să scrieți cu atenție
această întrebare pentru a obține un rezultat util).

8.4 Factorii cheie: sustenabilitatea mediului înconjurător, sustenabilitatea socială și

sustenabilitatea economică

Conceptul de evenimente „verde” este corelat cu sustenabilitatea mediului. Majoritatea

evenimentelor implică călătorii într-un fel sau altul, atât pentru participanți, cât și pentru
organizatori și furnizori, uneori poate doar la câțiva kilometri, dar alteori pe tot globul.

Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
Organizatorii de evenimente care doresc să încurajeze participanții să iasă din mașinile lor, ar
putea urma exemplul unor festivaluri în care singura modalitate de a participa este cumpărarea
unui bilet de tren (una dintre cele mai sustenabile forme de transport) care include și costul
biletului la festival. Un eveniment ar putea fi difuzat în mai multe locații situate în regiuni
geografice diferite, prin difuzarea online, care conectează locațiile, și prin evenimentele de tip
hibrid (care fac legătura între interacțiunile față în față și publicul virtual), care sunt din ce în
ce mai populare.

Dintr-o perspectivă socială, sustenabilitatea evenimentelor este asociată cu

responsabilitatea socială corporativă a unei organizații (CSR), care include corectitudine,
folosirea comerțului echitabil sau produsele organice - dar, de asemenea, ar putea include
sesiuni pentru participanții la eveniment, care să îi determine să iasă în societate și să facă bine,
să zicem, lucrând într-o școală locală. Acesta poate fi văzută ca o oportunitate de a-i educa pe
participanți cu privire la alegerea unui stil de viață sănătos, a unei alimentații sănătoase. Totuși,
și acest aspect trebuie privit dintr-o anumită perspectivă: dacă astfel de acțiuni reprezintă
valorile companiei sau doar ceva ce trebui bifat.

Sustenabilitatea economică se referă la ideea utilizării furnizorilor locali pentru un eveniment,

generând (și păstrând) banii în cadrul economiei locale. Întrebările referitoare la ceea ce ar
trebui să fie inclus în evaluarea impactului economic al unui eveniment într-o anumită locație
sunt abordate de diferite metodologii dezvoltate de academicieni și practicieni, dar este
recunoscut faptul că este o provocare să calculezi un indicator precis al contribuției economice
a unui anumit eveniment. Sursele potențiale de cheltuieli ale evenimentului includ: călătorii,
inclusiv bilete de avion, taxele de participare la eveniment sau conferință, cazare, catering și
divertisment, precum și cheltuielile la fața locului și cheltuielile efectuate de către participanții
la eveniment, dar ar trebui să fie măsurate în raport cu costul dezvoltării facilităților de utilizare
pentru participanți.

Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs
Rezumatul capitolului
• Evenimentele folosesc o cantitate imensă de resurse - financiare și de alt fel - și
este din ce în ce mai important pentru cei implicați în dezvoltarea și livrarea
evenimentului să poată valida utilizarea acestor resurse.
• Eficiența și eficacitatea proceselor și sistemelor sunt vitale, dar planificarea
fiecărui eveniment trebuie să înceapă prin stabilirea unor obiective clare. În calitate
de manager de evenimente trebuie să vă ajutați clientul în acest proces.
• Este recomandat să dezvoltați un plan de evaluare care să se desfășoară pe tot
parcursul planificării evenimentului și al termenului de livrare - să fiți creativi în
ceea ce măsurați.
• Luați în considerare modul în care vă puteți îmbunătăți procesele de planificare și
livrare ale evenimentelor, modul în care interacționați cu furnizorii, precum și
prestația acestora și a dumneavoastră.
• Dacă aduceți îmbunătățiri ca parte a modului în care echipa dumneavoastră
funcționează, veți descoperi cum creativitatea acesteia se concentrează pe
îmbunătățirea lucrurilor pe care le faceți - și acest aspect vă va face clienții fericiți.

Bibliografie
• Adaptare după Dowson, R., Basset, D., (2018) Event planning and management –
principles, planning and practice, Kogan Page, pp 294-325
• Adaptare după Shone, A., Parry, B., (2013) Succesful Event Management: A Practical
Handbook, Cengage Learning EMEA, Andover, pp 239-251
Alte referințe bibliografice:
• Allen, J., (2009) Event Planning, Wiley

Exercițiul 8
•
Folosind elementele prezentate în cadrul capitolului 8referitoare
la chestionare și întrebări pentru evaluare, realizați două
intrumente de evaluare (chestionar) adresate a) participantilor;
b) colegilor din echipa de organizare.

Irina Marsh
Managementul evenimentelor – suport de curs