Bugetul evenimentului

Încă din faza de concepere a evenimentului, trebuie să fie gândit un plan

financiar de care depinde desfășurarea evenimentului. Este de dorit ca de această
parte a organizării unui eveniment să se ocupe un manager/specialist financiar.
Orice greșeală în realizarea bugetului poate fi are efecte negative atât pentru
compania care organizează evenimentul cât pentru imaginea acesteia în faţa
publicului.

Ce este un buget şi de ce este el atât de important? „Un buget este un document

clar în care sunt comparate veniturile estimate cu veniturile reale şi cheltuielile
anticipate cu cele adevărate. Un buget îl ajută pe managerul evenimentului să ţină
sub control evenimentul, asigurând un flux al fondurilor atunci când este necesar şi
menţinând în acelaşi timp integritatea evenimentului” (Matthews, 2008, p. 42).

Nu există un eveniment a cărui organizare să nu implice bani. Poate fi vorba de un

eveniment a cărui organizare să coste mai puțin, dar, în final totul costă. „Nimic nu
este pe gratis. Cu cât mai limitat este bugetul cu atât mai concentrați trebuie să fiți
asupra scopurilor evenimentului, dar, un eveniment de calitate nu este neapărat
dependent de un buget mare” (Silvers 2004, p. 39).

Principalele elemente care compun un buget şi care trebuie luate în considerare

atunci când discutăm despre un eveniment de relaţii publice sunt:

• Cheltuielile estimate

• Surse ale banilor

• Venituri

• Profit/pierderi

Etape în realizarea unui buget

a. Crearea unui buget preliminar

Un buget estimativ este realizat încă din faza de concepere tocmai pentru a știi ce
tip de eveniment se poate organiza. Crearea unui buget preliminar este etapa în
care se realizează estimările pentru costuri și venituri. Acestea trebuie să fie
realizate cât mai aproape de realitate posibil pentru că, altfel, se va ajunge la un
impas financiar și chiar la anularea evenimentului din lipsă de fonduri.
În realizarea bugetului unui eveniment un manager trebuie să aibă în vedere cinci
lucruri esenţiale pentru gestionarea banilor (Matthews, 2008, p. 42):

• Pregătirea bugetului

• Monitorizarea fluxului financiar

• Realizarea unui profit

• Proiectarea bugetului

• Alte costuri posibile şi impactul lor asupra bugetului

De asemenea, Doug Matthews (2008) vorbește despre cinci elemente cheie în

realizarea și menținerea unui buget realist pentru organizarea unui eveniment:

1. Dezvoltarea unui sistem de urmărire a cheltuielilor

Dacă la început cheltuielile vor fi mai ușor de ținut sub observație, pe măsură ce
data evenimentului se apropie vor fi din ce în ce mai multe plăți, iar acest lucru ar
putea scăpa de sub control dacă nu există o monitorizare strictă a cheltuielilor.
Acest lucru se poate realiza cel mai bine cu ajutorul unei foi de calcul/liste cu
categoriile de cheltuieli.

• Realizarea unei liste cu categoriile de cheltuieli

Printre cheltuielile predictibile se numără:

 Amplasamentul

 Mâncarea și băutura

 Decorul

 Vorbitorii

 Sistemul audio-video

 Transportul

 Cazarea

 Promovarea

 Materialele utilizate în cadrul evenimentului (mape pentru participanți, atențiile,

etc)

Costurile și veniturile vor varia în funcție de tipul de eveniment. Există evenimente

pentru care nu se obține un venit imediat, dar care implică totuși cheltuieli. Uneori,
un eveniment va fi organizat chiar la sediul firmei respective ceea ce înseamnă că
nu se vor mai cheltui bani pentru amplasament. Alteori un sponsor va asigura
băutura și mâncarea, ceea ce, iarăși înseamnă o economie. Totuși, în alte situații
acestea sunt cheltuieli ce vor trebui suportate din bugetul evenimentului.

2. Evaluarea cheltuielilor

Aceasta este considerată etapa cea mai importantă din întregul proces de
gestionare a bugetului. În funcție de tipul de eveniment, cheltuielile trebuie
estimate cât mai aproape de realitate încă de la început, chiar dacă, pe măsură ce
procesul de organizare avansează pot apărea diverse alte cheltuieli.

O’Toole și Mikolaitis (2002, p. 226) se referă la trei modalități de estimare a

cheltuielilor:

o Estimare de sus în jos – este denumită și estimare analogă și se bazează pe

experiența managerilor în organizarea unor evenimente similare

o Estimare de jos în sus – acest tip presupune estimarea costului pentru întregul
eveniment ca fiind suma părților sale componente. În teorie pare o estimare
simplă, dar în practică lucrurile se complică o dată ce apar noi cheltuieli
neprevăzute

o Estimare parametrică – acest tip presupune estimarea costului evenimentului la

un element/parametru. De exemplu, costurile unui concert sau ale unei conferințe
sunt în strânsă legătură cu numărul participanților

3. Actualizarea cheltuielilor

Bugetul trebuie actualizat continuu. Orice cheltuială și orice venit trebuie trecute în
foaia de buget. Fără o actualizare constantă a cheltuielilor (și eventual a
veniturilor, dacă este cazul) bugetul va deveni o problemă a organizatorilor.

4.Rezolvarea problemelor legate de cheltuielile neașteptate

Oricât experiență ar avea echipa de organizare, oricât de mult s-ar gândi managerii
la toate costurile posibile și oricât de bine le-ar estima, întotdeauna există costuri
neașteptate. De aceea este recomandat ca din bugetul estimat să există o marjă de
aproximativ 15% în plus. De exemplu, dacă se estimează că bugetul va fi de 10.000
de euro echipa trebuie să aibă la dispoziție încă 1.500 de euro pentru cheltuieli
neașteptate.
b. Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor și a profiturilor potențiale
Acesta reprezintă a doua etapă în realizarea bugetului. Există patru surse pentru
bani (Kilkenny, 2012):

• Fondurile proprii ale companiei

• Sponsorizări

În România sponsorizările sunt reglementate de Legea nr. 32/1994 completată cu

Ordonanţa Guvernului nr. 36 din 30 ianuarie 1998. Sponsorizarea este o practică
obişnuită de a ajuta la organizarea unui eveniment. Mai multă vreme a existat
prejudecata că firmele care oferă sponsorizări realizează acte de caritate, dar, de
fapt, sponsorizarea presupune un câştig de ambele părţi. Pe de o parte, compania
care oferă banii are un beneficiu major de imagine prin faptul că participanţii află
informaţii despre companie şi despre produsele sau serviciile lor, iar aceste
evenimente ii ajută să ajungă la potențiali clienţi. Pe de altă parte, organizatorii
primesc fondurile, produse sau alte tipuri de contribuţii pentru a realiza
evenimentul. Nu toate sponsorizările trebuie să constea în oferirea de bani. De
exemplu, un hotel poate oferi camere pentru invitaţi, un restaurant poate oferi
mâncarea, o galerie de artă poate oferi spaţiul unde să se organizeze evenimentul,
etc. Toate acestea sunt contribuții extrem de utile care contribuie la economisirea
unor bani ce pot fi utilizați pentru sectoarele unde nu există sponsorizări.

• Taxă de la participanți

Dacă sursa sunt participanţii trebuie să luaţi în considerare faptul că o mare parte
din bani vor ajunge la dumneavoastră chiar la începutul evenimentului, iar până
atunci lucrurile vor trebui organizate şi puse la punct cu alţi bani decât cei primiţi
de la participanţi. De exemplu, există conferinţe, workshopuri sau seminarii la care
se acceptă plata de la participanţi chiar în momentul înregistrării, dar organizatorii
nu pot aştepta până în dimineaţa evenimentului pentru a antama amplasamentul
sau pentru a comanda mâncarea, băutura sau decoraţiunile. În această situaţie, o
soluţie o poate reprezenta negocierea cu furnizorii pentru ca plata să se facă la
finalul evenimentului, iar cu un anumit timp înainte să fie plătit doar un avans (de
obicei de 20 sau 30%). În multe situaţii se preferă această variantă chiar dacă
organizatorii au toate fondurile necesare, dar vor să se asigure că şi furnizorii se vor
ridica la înălţimea aşteptărilor şi vor avea servicii de calitate. Dacă toţi banii sunt
plătiţi în avans există riscul ca furnizorul să nu mai vină deloc

• Vânzări

În momentul în care are loc evenimentul, organizatorii mai pot obține fonduri din
vânzarea diverselor produse, în funcție de tipul evenimentului: cărți, cd-uri, dvd-
uri, tricouri, etc.
5. O combinaţie dintre cele patru

Tipuri de cheltuieli

Am menționat deja câteva dintre cheltuielile posibile pentru un eveniment. Totuși,

există două tipuri de cheltuieli indiferent de tipul de eveniment acestea sunt:

1. Cheltuieli fixe

Se referă la acele cheltuieli inerente organizării oricărui eveniment, care rămân

neschimbate indiferent de vânzări sau profit şi nu se ajustează în funcție de
numărul de participanți. De obicei, reprezintă aproximativ 25% din bugetul total.
Exemple:

• Salariile angajaților

• Costurile zilnice (abonamentele la telefoane, la internet, electrica, curățenia,

etc)

• Promovarea evenimentului

• Amplasamentul

2. Cheltuielile variabile

Se referă la acele cheltuieli care variază în funcție de numărul de participanți, dar

şi de alte elemente pe care evenimentul le presupune. Reprezintă aproximativ 75%
din bugetul total și prezintă un risc mult mai mare de a fi depășite decât
cheltuielile fixe. Exemple:

• Vorbitorii invitați

• Transportul și cazarea

• Mâncarea și băutura

• Cadourile pentru participanți

• Decorațiunile

Shanon Kilkenny (2012) aduce în discuție și cheltuielile adiționale ce trebuie luate în

calcul mai ales în cazul acelor evenimente care nu se desfășoară într-un loc cu
destintaţie specială și pregătite din toate punctele de vedere pentru organizarea
unui eveniment (precum hotel, sau un centru de conventii). Există două tipuri de
astfel de cheltuieli posibile:

Cheltuieli adiţionale pentru evenimente ce se desfășoară afară:

• Taxele ce trebuie plătite la primărie și aprobările ce trebuie obținute

• Mese, scaune, veselă

• Electricitatea

• Scena

• Corturi

• Toaletele ecologice

Cheltuieli adiţionale pentru evenimente ce se desfășoară înăuntru:

• Elemente tehnologice: sistemul audio-video

• Elementele de birotică: tablă de scris, xerox, accesul la internet

• Decorațiunile

Amortizarea investiției

Amortizarea investiției (în engleză cunoscută drept return on investment – ROI sau
return on capital employed – ROCE) reprezintă de fapt profitabilitatea unui
eveniment. Amortizarea investiției este calculată prin împărţirea profitului net la
costurile totale şi rezultatul reprezintă procentul câştigului financiar. Pe lângă
sumele de bani câștigate în urma evenimentului, amorizarea investiției se poate
referi și la:

• profitul de imagine pe care ăl are firma – amortizarea investiției se observă în

această situație în creșterea numărului de articole/materiale audio-video din presă

• creșterea numărului de participanți la următorul eveniment organizat

• creșterea sponsorizărilor

• donații mai mari

Pragul de rentabilitate

Pragul de rentabilitate se referă la estimarea pe care o companie o face ca să știe

dacă evenimentul său va fi unul profitabil din punct de vedere financiar sau nu.
Dacă sursa banilor sunt taxele de înregistrare, este nevoie să știți de câți
participanți este nevoie ca să atingeți pragul de rentabilitate. Dacă ştiţi numărul de
participanţi atunci puteţi calcula care să fie taxa de înregistrare. Formula pe care
Shannon Kilkenny (2012) o propune este:

costurile fixe ÷ (taxa de înregistrare – costurile variabile/persoană)

= numărul de participanţi necesar De exemplu:

costuri fixe = 5.000 euro.

costurile variabile = 10 euro/persoană. Taxa de înregistrare = 50 euro

5.000 ÷ (50 – 10) = 125 de participanţi necesari

Dacă aveţi o idee aproximativă cam câţi participanţi vor fi se poate stabili pragul de
rentabilitate şi în funcţie de asta să hotărâţi cât să fie taxa de participare. Calculaţi
costurile fixe şi variabile în funcţie de numărul de participanţi confirmaţi. Le
adunaţi pe cele două şi împărţiţi suma la nr de participanţi. Dacă sunt 50 de
participanţi, costurile fixe 2000 de euro, cele variabile 750 euro, atunci taxa de
participare ar trebui să fie 55 de euro.

Având aceste date putem ştii dacă avem cum să facem profit. Dacă cifrele nu sunt
conform asteptărilor noastre putem:

• Creşte numărul de participanţi

• Creşte taxa de înregistrare

• Să solicităm sponsorizare

• Să reducem cheltuielile
Buget lansare de carte pentru copii

Cheltuieli

Amplasament Estimat Real

Inchiriere sală 450 Ron 500 Ron

Staff 0 Ron 100 Ron
Echipament 150 Ron 200 Ron
Scaune şi mese 100 Ron 0 Ron
Total 700 Ron 800 Ron

Decoraţiuni Estimat Real

Castel 2000 Ron 2200 Ron
Personaje 1500 Ron 1600 Ron
Flori 400 Ron 400 Ron
Baloane 50 Ron 30 Ron
Total 3950 Ron 4230 Ron

Catering Estimat Real

Mâncare 600 Ron 800 Ron

Băutură 500 Ron 500 Ron
Total 1100 Ron 1300 Ron

Program Estimat Real

Artişti 1000 Ron 1200 Ron
Speakeri
Transport
Hotel

Total 1000 Ron 1200 Ron

Cadouri 0 Ron

Venituri

Estimat Real
Taxa de intrare 0 Ron 0 Ron
 Vânzări cărţi Estimat Real
4000 Ron 3500 Ron

Vânzări jucării 2500 Ron 2200 Ron

Vânzări cduri 1500 Ron 800 Ron

Total 8000 Ron 6500 Ron

Altele 0 Ron 0 Ron

Raportul cheltuieli - venituri

Total cheltuieli 7530 Ron

Total venituri 6500 Ron

Profit 0 Ron

Pierderi 1030 Ron