Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
corporate travel
Introducere.................................................................3
Studii de caz..............................................................21
Despre ghid
Acest ghid a fost scris pentru a ajuta companiile și pe toți cei
interesați de corporate travel. În contextul actual, când toate
organizațiile aplică strategii de reducere și control ale tuturor
tipurilor de costuri generate, este necesară înțelegerea activității
de travel (cum funcționează, ce fac oamenii din spate, ce costuri
pot fi reduse etc).
De asemenea, îți vom da mai multe motive pentru atenția de care
are nevoie un buget de travel și avantajele pe care le aduce un
departament care să se ocupe de interacțiunea cu compania
responsabilă de cont. Trecerea la managementul temporar al
activității de travel s-a manifestat mai ales în ultimul deceniu. Sunt
încă puține companii ce au o abordare formală și constantă pentru
a economisi prin stabilirea unui control, furnizarea unor proceduri
și livrarea unor servicii.
În același timp, cu cât actorii din piață înțeleg mai bine implicațiile
gestionării unui buget de travel noi vom colabora mai eficient și
vom putea să optimizăm investițiile făcute, printr-o viteză de
reacție mai bună și ierarhizare a procedurilor.
Ce conține
Pentru a putea atinge tot ceea ce ne-am propus cu acest ghid vom
discuta inițial despre ceea ce înseamnă un buget de travel.
Începem cu detalierea structurii unui astfel de buget: cum este
organizat, ce trebuie să cuprindă, care sunt zonele de optimizare
ale bugetelor, care sunt costurile ascunse și metodele de evitare.
3
O bună parte din optimizarea unui buget depinde de alegerea unui
responsabil de conturi eficient. Cine se ocupă de toate activitățile
specifice, care sunt aceste activități și cum ar trebui să negociezi cu
un furnizor de servicii sunt întrebări ce ar trebui să-ți influențeze
decizia.
Vom trece apoi la procesele interne și externe și vom povesti din
experiența adunată cum trebuie gestionate situațiile de criză, care
sunt avantajele existenței unei politici de travel și a modurilor
acesteia de implementare.
La final vei afla care sunt beneficiile consolidării activităților de
travel privite și din punct de vedere financiar. Studiul de caz te va
ajuta să înțelegi mai bine care sunt zonele unde bugetul de travel
poate fi optimizat și cum acționează Happy Tour în această direcție.
Cui se adresează
Ne adresăm tuturor celor ce interacționează cu turismul corporate:
furnizorilor de servicii pentru turism, companiilor ce au alocate
bugete de travel, managerilor ce doresc să reducă costurile,
tuturor celor ce văd în acest ghid o resursă pe care o pot exploata.
Lista de beneficii
În urma parcurgerii acestui ghid îți vei focaliza atenția asupra
reducerii costurilor de călătorie, vei găsi solutii de optimizare a
bugetelor, vei avea o vedere de ansamblu asupra ceea ce
înseamnă corporate travel.
4
Cuvântul Vicepresedintelui
‚ -
Javier Garcia del Valle
© Jule Berlin
5
Structura bugetului de turism
Buget
Orice companie are nevoie de un buget de travel care să cuprindă
toate activitățile necesare pe parcursul unui an. Planificarea unui
buget îți permite să ai o orientare strategică asupra costurilor și să
controlezi rezultatele în urma investiției.
• transportul
• cazarea
• închirierea de mașini
• asigurarea medicală
• MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions)
• servicii conexe.
© Tom Thai
6
• 60% din costurile unei călătorii de travel revin zborurilor
• 30% din buget este alocat locurilor de cazare
• 10% rezervat pentru MICE.
*Aceste procente au fost stabilite în urma unei evaluări a activităților din Happy
Tour. Conform unei analize a conturilor gestionate, fiind cele ce se regăsesc cel
mai des în bugetele de travel.
© Tom Thai
7
Iată câteva direcții în procesul de economisire prin standardizarea
unui proces decizional:
© Tom Thai
8
Ai mai jos o listă cu zonele în care poți reduce cheltuielile incluse
în bugetul de travel:
Ce trebuie să reții:
• zonele cu cele mai mari optimizări sunt transportul și cazarea
cărora le revin și cea mai mare parte din bugetul de travel
• cele mai multe reduceri sunt obținute la volum; o companie de
travel reușește să obțină tranzacții mult mai bune datorită
conturilor multiple pe care le administrează.
© Tom Thai
9
Furnizorii de servicii de turism
Multe dintre companii aleg să lucreze cu unul, doi sau chiar trei
furnizori de servicii de turism simultan.
© Darwin Bell
10
Pentru fiecare călătorie vor exista mai multe servicii achiziţionate de
la diverşi furnizori: companii aeriene, companii hoteliere, grupuri de
închiriere auto, etc. Pentru ca fiecare cost să fie optimizat, compania
de travel care se ocupă de cont trebuie să aibă volume importante de
business derulate constant cu fiecare dintre furnizori.
Agenţiile de turism
• au în general clienţi ce caută oferte de vacanţă
• o mare parte din volumul de oferte este preluat şi apoi revândut
• au un management de tip “business de familie”.
© Darwin Bell
11
Decizia de consolidare a activităţilor de travel cu un
singur furnizor de travel – ce ar trebui să aibă
companiile bine stabilit pentru a implementa un
program de consolidare eficient?
Ce trebuie să reţii:
• lucrul cu un singur furnizor îți va permite optimizarea bugetului de
travel la nivelul costurilor (în unele cazuri cifrele sunt spectaculoase)
• vei obține reduceri la volum și îți vei putea dezvolta o strategie în
urma parteneriatului cu un singur furnizor
• viteza de reacție și calitatea suportului crește în urma
consolidării; scade timpul alocat intern pentru activitățile de travel
• nu poți compara serviciile oferite de 2 furnizori datorită (de
exemplu) variației unui bilet de avion
• unei companii de travel îi va fi mai ușor să negocieze anumite
oferte punctuale datorită parteneriatelor dezvoltate.
© Darwin Bell
12
Procese interne şi externe
© Seier Seier
13
• reguli stabilite pe tipul de întrunire, incluzând consultanță pe
frecvența evenimentelor, durata, dimensiunea și cheltuielile per
persoană.
1. Evaluarea politicii
Este important ca politica să acopere toate zonele cheie
controlabile care au impact asupra cheltuielilor tale de travel.
2. Managementul schimbarii
Implementarea unei politici de travel pleacă de sus în jos.
Managementul trebuie să acorde sprijinul și să fie un promotor al
adoptării noilor reguli în cadrul companiei.
© Seier Seier
14
Angajații trebuie să primească informații exacte despre proces,
obiectivele așteptate, îndatoriri și implicații. Datele transmise vor fi
clare și fiecare angajat trebuie să cunoască așteptările care îi sunt
atașate.
3. Informaţii de călătorie/Rapoarte
Rapoartele te ajută să monitorizezi bugetul de travel și să
revizuiești activitățile, acolo unde este cazul, pentru a le adapta
mai bine la nevoile companiei.
5. Auditarea post-calatorie
Verificarea post-călătorie te ajută să observi ce nu a mers conform
planificării și care sunt oportunitățile pe care nu le-ai utilizat.
În auditul rapoartelor de cheltuieli ar trebui să îți focalizezi atenția
pe 2 zone:
© Seier Seier
15
1) lacune în cadrul politicii, spre exemplu nevoia de a clarifica când
sunt permise cheltuielile pentru o masă de afaceri ce nu este
inclusă în călătorie.
2) omisiunile din procesul de raportare a cheltuielilor care creează
lipsuri sau zone de oportunităţi omise. Prin crearea unui sumar
privind toate cheltuielile pe categorii, vei identifica toate zonele
neprevăzute care pot apărea şi moduri în care să acoperi eficient
aceste lacune din politica de călătorie.
© Seier Seier
16
5. Diminuare sau administrare
• fiecare risc identificat poate fi diminuat sau administrat prin
transfer, eliminare sau tolerare
• instrumentele folosite de obicei pentru administrarea și diminuarea
riscurilor călătoriilor includ:
procesare – evaluare, răspunsuri automate
informare – sfaturi de securitate, informații asupra destinațiilor,
training și educație
planificare – managementul crizelor
transferul riscurilor – asigurare, asistență medicală
comunicare - simpla deținere a unui astfel de program nu îți este
suficientă, este necesară comunicarea lui
control - Tehnici de monitorizare și asigurare a continuității
programului de management al riscurilor călătoriilor includ:
• numirea unui responsabil pe acest program
• formarea unui calendar de călătorii al companiei
• culegerea de date referitoare la problemele relaționate de risc
• revizuirea politicilor și procedurilor când au loc incidente
• asigurarea faptului că politicile de conformitate rămân ridicate.
Ce trebuie să reții:
• implementarea unei strategii de management al riscului implică
timp și resurse, însă pe termen mediu și lung are un retur al
investiției foarte bun
• toate scenariile și elementele care pot apărea trebuie detaliate și
documentate atent, împreună cu soluții de răspuns și responsabili
asignați
• pentru o mai bună gestionare a bugetelor, este necesar un
program al managementului crizelor.
© Seier Seier
17
Consolidarea activităţilor de travel
1. Dezvoltare
2. Comunicare
3. Executare
4. Monitorizare
© Glenn Harper
18
Decalajul între unde se află compania astăzi și unde ar putea fi
dacă nivelul costurilor de travel ar fi reduse prin stabilirea unor
standarde, variază de la companie la companie. Însă, din
experiența noastră, când ajutăm o companie să își consolideze
activitățile de travel reușim să aducem economii de până la
25-30% din bugetele anuale.
© Glenn Harper
19
Strategia Pro Contra
Raportarea excepțiilor • Nici un impact asupra călătorilor • Cheltuielile au fost deja realizate
post călătorie sau managerilor relaționați la • Poate influența doar cheltuielile viitoare
călătoria actuală
• Datele oferă o vedere agregată
a conformității
Notificare prealabilă • Mai puțin invazive – nu necesită • Există riscul ca unii angajați să nu
a călătoriei eforturi productive suplimentare se conformeze cu politica existentă
din partea managerilor • Pot să nu creeze economii importante
• Niciun interval de timp între
rezervare și emiterea biletelor
• Permite angajaților să decidă când
trebuie schimbate rezervările care
nu se încadrează în politică
© Glenn Harper
20
Studiu de caz
© Kevin Dooley
21
• servicii de consultanţă referitoare la securitatea călătoriilor
(vreme, ameninţări, forţa majoră, turism ecologic, servicii pentru
pasageri cu dizabilităţi)
• informaţii şi asistenţă în obţinerea vizei
• rapoarte privind activitatea de travel a companiei, şi multe alte
beneficii.
Monica Simion
Director Comercial
© Kevin Dooley
22
Calculator de optimizare costuri
© Wolfgang Staudt
23
Happy Tour
Am lucrat cu peste 1700 de clienți din majoritatea industriilor. De 9
ani primim distincția de cea mai puternică companie de turism
corporate din România. În 2007 Happy Tour a făcut trecerea de la
un business de familie, construit din pasiune către modelul de
business corporatist, axat pe proceduri și politici solide de lucru.
Diana Trif
0213070649
diana.trif@happytour.ro
Happy Tour, Bucharest Office Address:
Metropolis Center, str. Grigore Alexandrescu nr. 89-97, etaj 4, Aripa Vest sector 1
Bucureşti, (intrare prin Bulevardul Iancu de Hunedoara, nr 56-60)
Phone No: (4021) 307.06.30 Fax: (4021) 307.06.40 E-mail: office@happytour.ro
EMERGENCY LINE (24/7): TICKETING - 0745 039 801 HOTELS - 0733 770 780