Sunteți pe pagina 1din 26

Cum optimizezi bugetul de

corporate travel

*conţine informaţii actualizate şi soluţii directe

Un ghid practic creat de


compania de turism numărul 1
în România
Cuprins

Introducere.................................................................3

Cuvântul Vicepreşedintelui - Javier Garcia del Valle....5

Structura bugetului de turism.....................................6


• Zone de optimizare a bugetelor
• Costuri ascunse și metode de evitare

Furnizorii de servicii de turism..................................10


• Tipurile de furnizori de servicii
• Decizia de consolidare

Procese interne şi externe.........................................13


• Politica de travel: avantaje și moduri de implementare
• Managementul situațiilor de criză
Cuprins

Consolidarea activităţilor de travel............................18


• Beneficiile consolidării activităților de travel

Studii de caz..............................................................21

Calculator de optimizare costuri................................23

Pagină prezentare Happy Tour


• Happy Tour
• Date de contact
Introducere

Despre ghid
Acest ghid a fost scris pentru a ajuta companiile și pe toți cei
interesați de corporate travel. În contextul actual, când toate
organizațiile aplică strategii de reducere și control ale tuturor
tipurilor de costuri generate, este necesară înțelegerea activității
de travel (cum funcționează, ce fac oamenii din spate, ce costuri
pot fi reduse etc).
De asemenea, îți vom da mai multe motive pentru atenția de care
are nevoie un buget de travel și avantajele pe care le aduce un
departament care să se ocupe de interacțiunea cu compania
responsabilă de cont. Trecerea la managementul temporar al
activității de travel s-a manifestat mai ales în ultimul deceniu. Sunt
încă puține companii ce au o abordare formală și constantă pentru
a economisi prin stabilirea unui control, furnizarea unor proceduri
și livrarea unor servicii.
În același timp, cu cât actorii din piață înțeleg mai bine implicațiile
gestionării unui buget de travel noi vom colabora mai eficient și
vom putea să optimizăm investițiile făcute, printr-o viteză de
reacție mai bună și ierarhizare a procedurilor.

Ce conține
Pentru a putea atinge tot ceea ce ne-am propus cu acest ghid vom
discuta inițial despre ceea ce înseamnă un buget de travel.
Începem cu detalierea structurii unui astfel de buget: cum este
organizat, ce trebuie să cuprindă, care sunt zonele de optimizare
ale bugetelor, care sunt costurile ascunse și metodele de evitare.

© NASA Goddard Photo and Video

3
O bună parte din optimizarea unui buget depinde de alegerea unui
responsabil de conturi eficient. Cine se ocupă de toate activitățile
specifice, care sunt aceste activități și cum ar trebui să negociezi cu
un furnizor de servicii sunt întrebări ce ar trebui să-ți influențeze
decizia.
Vom trece apoi la procesele interne și externe și vom povesti din
experiența adunată cum trebuie gestionate situațiile de criză, care
sunt avantajele existenței unei politici de travel și a modurilor
acesteia de implementare.
La final vei afla care sunt beneficiile consolidării activităților de
travel privite și din punct de vedere financiar. Studiul de caz te va
ajuta să înțelegi mai bine care sunt zonele unde bugetul de travel
poate fi optimizat și cum acționează Happy Tour în această direcție.

Cui se adresează
Ne adresăm tuturor celor ce interacționează cu turismul corporate:
furnizorilor de servicii pentru turism, companiilor ce au alocate
bugete de travel, managerilor ce doresc să reducă costurile,
tuturor celor ce văd în acest ghid o resursă pe care o pot exploata.

Lista de beneficii
În urma parcurgerii acestui ghid îți vei focaliza atenția asupra
reducerii costurilor de călătorie, vei găsi solutii de optimizare a
bugetelor, vei avea o vedere de ansamblu asupra ceea ce
înseamnă corporate travel.

© NASA Goddard Photo and Video

4
Cuvântul Vicepresedintelui
‚ -
Javier Garcia del Valle

"Acum 25 de ani am intrat pentru


prima dată în business-ul de turism.
Eram la început, aveam multe
necunoscute şi au trecut ani buni
până am reuşit să aflu multe din
secretele bine păstrate, care făceau
diferenţa. Am fost motivat
întotdeauna să îmbunătăţesc
constant performanţele şi să găsesc
soluţii, inovatoare la orice
provocare.

În România, la Happy Tour, am


descoperit cu plăcere oamenii
pentru care vorbeşte experienţa,
care îşi doresc să facă lucrurile mai bine în fiecare zi. 2010 este un
an în care performanţa contează şi îţi oferim acum un ajutor
gratis. Pentru prima dată am decis să dezvăluim din cunoştinţele
şi abilităţile echipei.

Credem în transparenţă, în parteneriate şi în relaţii strânse. Veţi


descoperi în ghid ce am adunat în ani de experienţă, lucruri pe
care le punem la dispoziţie pentru un mediu de lucru vizibil
îmbunătăţit şi o industrie de travel mai performantă."

Javier Garcia del Valle, vicepreşedinte Happy Tour

© Jule Berlin

5
Structura bugetului de turism

Buget
Orice companie are nevoie de un buget de travel care să cuprindă
toate activitățile necesare pe parcursul unui an. Planificarea unui
buget îți permite să ai o orientare strategică asupra costurilor și să
controlezi rezultatele în urma investiției.

Iată câteva din cheltuielile ce sunt incluse în bugetele de travel:

• transportul
• cazarea
• închirierea de mașini
• asigurarea medicală
• MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions)
• servicii conexe.

Rareori există o structură fixă a unui buget de travel datorită


fluctuațiilor care apar în rândul fiecărei categorii de costuri.
Fluctuațiile nu permit menținerea unui preț fix pentru o perioadă
bine delimitată (indiferent de cost), acesta fiind în permanență
negociat.

Obișnuim să ne referim la ceea ce facem zi de zi precum licitația la


bursă: fie că e vorba de un bilet de avion ori de un preț bun pentru
locul de cazare, planificarea și viteza de reacție va permite licitarea
pentru costul cel mai bun și câștigarea apoi prin negocierile
purtate.

Să ai un control asupra linearității bugetului este foarte greu, dar


poți să îți optimizezi investiția făcută prin înțelegerea distribuirii
unui astfel de buget. Pentru a putea face acest lucru trebuie să
intelegi cum este organizat*:

© Tom Thai

6
• 60% din costurile unei călătorii de travel revin zborurilor
• 30% din buget este alocat locurilor de cazare
• 10% rezervat pentru MICE.

*Aceste procente au fost stabilite în urma unei evaluări a activităților din Happy
Tour. Conform unei analize a conturilor gestionate, fiind cele ce se regăsesc cel
mai des în bugetele de travel.

Zone de optimizare a bugetelor


Biletele de avion primesc constant cea mai mare parte din buget. De
aceea este de multe ori prima zonă de interes pentru economii, urmată de
cheltuielile cu hotelul și numărul angajaților. Cele mai bune negocieri
pentru prețuri se obțin în urma negocierilor de volum. O companie de
servicii de travel va avea în permanență tarife și condiții preferențiale,
datorită volumelor importante gestionate pentru toți clienții.
Uneori o zi petrecută în plus, chiar dacă are atașate costurile de diurnă și
cazare pentru angajați, poate aduce economii substanțiale în buget
reducând costul biletului de avion. Această situație apare mai ales în
cadrul călătoriilor de ultim moment, în care găsirea unui zbor direct, la un
tarif preferențial este mult mai dificilă.

Costuri ascunse si metode de evitare


Cele mai multe costuri ascunse pot fi descoperite în ofertele companiilor
aeriene. O ofertă care pare extrem de avantajoasă la prima vedere poate
fi valabilă în condiții foarte stricte. Pentru a înțelege toate clauzele și
implicațiile aferente, toate ofertele trebuie analizate cu mare atenție.
“Ocaziile” promovate sunt menite să atragă atenția. Să luăm de exemplu
o ofertă pentru destinație: Viena - 5 zile. Rareori găsești locuri. O
companie de corporate travel știe că în spatele acesteia sunt diferite
clauze ce transformă oferta într-o pierdere: ai această super ofertă, dar
trebuie să o rezervi în avans cu 6 luni ca să beneficiezi de un preț mai bun.

© Tom Thai

7
Iată câteva direcții în procesul de economisire prin standardizarea
unui proces decizional:

• direcționarea costurilor – Compania ta lucrează cu o singură


agenție care are abilitatea de a obține cele mai scăzute prețuri
pentru bilete de avion și tarife corporative reduse?

• abuzul de călătorii al angajaților – Călătoriile angajaților sunt


justificate/necesare sau pot fi grupate, replanificate?

• respectarea strategiei de travel – Ai verificat dacă cei


responsabili de aprobarea bugetului de travel revizuie în mod
constant și aprofundat rapoartele de costuri sau le aprobă
automat?

• documente necesare – Sunt incluse anexe cu documentele


necesare pentru fiecare categorie de cheltuială? Cerințele sunt
clare și cuprinzătoare?

• raportarea cheltuielilor – Sunt prezentate rapoartele de


cheltuieli corecte și în timp util?

• schimbarea claselor de servicii – Sunt clasele serviciilor


aeriene stabilite intr-un mod eficient din punct de vedere al
costurilor?

© Tom Thai

8
Ai mai jos o listă cu zonele în care poți reduce cheltuielile incluse
în bugetul de travel:

1. creșterea utilizării furnizorilor preferați (volume mari pe furnizori)


2. creșterea achiziționărilor în avans
3. creșterea utilizării de bilete restricționate
4. reducerea clasei serviciilor
5. reducerea clasei hotelurilor
6. reducerea numărului de călătorii pe perioade scurte
7. analiza tuturor călătoriilor internaționale
8. reducerea echipei de călătorie.

Ce trebuie să reții:
• zonele cu cele mai mari optimizări sunt transportul și cazarea
cărora le revin și cea mai mare parte din bugetul de travel
• cele mai multe reduceri sunt obținute la volum; o companie de
travel reușește să obțină tranzacții mult mai bune datorită
conturilor multiple pe care le administrează.

© Tom Thai

9
Furnizorii de servicii de turism

Multe dintre companii aleg să lucreze cu unul, doi sau chiar trei
furnizori de servicii de turism simultan.

Această opțiune este specifică organizațiilor care doresc să:


• compare ofertele de travel ale furnizorilor
• obțină o contraofertă la cea făcută de concurență
• fie protejate în situația în care un furnizor nu livrează cum a
promis (de regulă datorită experiențelor neplăcute avute în trecut
cu un alt furnizor).

Rezultatele rapide și eficiente vor veni însă în cazul colaborării cu un


singur furnizor de servicii de travel, furnizor care are experiență în
managementul călătoriilor. Această colaborare îți va permite
elaborarea unor așteptări în materie de performanță și stabilirea unor
obiective privind economiile și serviciile.

Simplificarea procesului de comunicare între o companie, furnizor și


angajații ei va reduce riscul de neînțelegeri și va economisi mult timp
și resurse în plan intern. În loc să petreci timpul pe clarificare și
coordonare, te focusezi pe obținerea de rezultate.

Un program coerent cu un singur partener îți îmbunătățește


capacitatea de a evalua și măsura performanțele, pentru că toate
elementele programului sunt aranjate pe procese, proceduri
universale și politici. Companiile care acordă contul de travel unui
singur furnizor reușesc să economisească cele mai importante
volume din bugete. Costurile adiționale pentru al doilea sau al treilea
furnizor sunt redirecționate către achiziționarea de volume de travel
care vin la pachet cu reduceri și facilități.

© Darwin Bell

10
Pentru fiecare călătorie vor exista mai multe servicii achiziţionate de
la diverşi furnizori: companii aeriene, companii hoteliere, grupuri de
închiriere auto, etc. Pentru ca fiecare cost să fie optimizat, compania
de travel care se ocupă de cont trebuie să aibă volume importante de
business derulate constant cu fiecare dintre furnizori.

Un alt punct în care se pot obţine economii de timp şi de bani este


ciclul de management al furnizorului de travel. O companie care
lucrează în stil corporatist, pe proceduri, are timpi mai buni în
consultare, evaluare, stabilirea obiectivelor, negocierea contractului
şi monitorizarea performanţei generale.

Tipurile de furnizori de servicii de turism

Companiile de travel (cum este cazul Happy Tour,


compania nr. 1 în România)
• HT gestionează conturi de dimensiuni mari, dar şi conturi cu volume mai mici de travel
• au clienţi corporate, unele dintre ele desfăşoară şi turism de vacanţă
• au dezvoltate multe parteneriate ce le permit negocieri mari pe volum
• primesc constant oferte de la companiile aeriene, companiile hoteliere, etc.
• au un management corporatist, organizat pe proceduri.

Agenţiile de turism
• au în general clienţi ce caută oferte de vacanţă
• o mare parte din volumul de oferte este preluat şi apoi revândut
• au un management de tip “business de familie”.

© Darwin Bell

11
Decizia de consolidare a activităţilor de travel cu un
singur furnizor de travel – ce ar trebui să aibă
companiile bine stabilit pentru a implementa un
program de consolidare eficient?

Când dorești să consolidezi activitățile de travel către un singur


partener trebuie să iei în considerare și:

• o analiză a stării curente a condiționării oricărei activități de


travel
• ce riscuri implică consolidarea și ce impact poate avea
• care sunt beneficiile cuantificabile și concrete ale consolidării
• care este calendarul realist, planul de acțiune și indicatorii
de performanță pentru o implementare de succes
• care sunt criteriile de selecție implicate în numirea unui furnizor
de travel.

Ce trebuie să reţii:
• lucrul cu un singur furnizor îți va permite optimizarea bugetului de
travel la nivelul costurilor (în unele cazuri cifrele sunt spectaculoase)
• vei obține reduceri la volum și îți vei putea dezvolta o strategie în
urma parteneriatului cu un singur furnizor
• viteza de reacție și calitatea suportului crește în urma
consolidării; scade timpul alocat intern pentru activitățile de travel
• nu poți compara serviciile oferite de 2 furnizori datorită (de
exemplu) variației unui bilet de avion
• unei companii de travel îi va fi mai ușor să negocieze anumite
oferte punctuale datorită parteneriatelor dezvoltate.

© Darwin Bell

12
Procese interne şi externe

Astăzi, doar aproximativ 20% dintre companiile mari din România


au dezvoltată o politică de travel. În decizia de achiziție sunt
implicate de regulă mai multe persoane, de la diferite nivele de
management.

Responsabil de comunicarea cu furnizorul de travel este Purchasing


Managerul, iar decizia ulterioară este luată fie de la un head
quarter (care e în afara țării), fie de board-ul de directori. În cazul
companiilor mai mici, decizia poate fi luată de o singură persoană.

Îți propunem în următoarele pagini un set de pași care să te ajute


la formarea unor proceduri interne. Ele îți vor permite fluidizarea
proceselor de aprobare a bugetului de travel. Vei putea să identifici
oportunități, să urmărești profiturile și să obții date comparabile
pentru a lua cele mai bune decizii.

Politica și managementul schimbărilor


O politică de travel implementată la nivelul companiei este
inițiativa internă care s-a dovedit a avea cel mai mare succes în
reducerea costurilor și atingerea obiectivelor propuse.

Politica ar trebui să conțină minim următoarele elemente:


• cerințele politicii, incluzând:
o direcții privind autorizațiile de achiziționare
o informații în utilizarea furnizorului preferat (atât directe cât și
indirecte)
o informații despre mecanismele de plată
o consecințe privind neconformitatea.

© Seier Seier

13
• reguli stabilite pe tipul de întrunire, incluzând consultanță pe
frecvența evenimentelor, durata, dimensiunea și cheltuielile per
persoană.

• explicarea rolurilor şi responsabilităţilor pentru management.

Aceste direcții trebuie cunoscute de toți cei care interacționează într-un


fel sau altul cu bugetul de travel - incluzându-i aici atât pe cei din
interiorul companiei, cât și colaboratorii externi.

Politica de travel: avantaje şi moduri de implementare

Majoritatea politicilor sunt orientate către sursele cheie: zboruri,


hoteluri și închirieri auto. Îmbunătățirile procesului în alte zone ale
politicii.
Vei obține optimizarea reală a costurilor pe termen monitorizând
aplicarea politicii și conformitatea proceselor, urmând pașii detaliați
mai jos.

1. Evaluarea politicii
Este important ca politica să acopere toate zonele cheie
controlabile care au impact asupra cheltuielilor tale de travel.

2. Managementul schimbarii
Implementarea unei politici de travel pleacă de sus în jos.
Managementul trebuie să acorde sprijinul și să fie un promotor al
adoptării noilor reguli în cadrul companiei.

© Seier Seier

14
Angajații trebuie să primească informații exacte despre proces,
obiectivele așteptate, îndatoriri și implicații. Datele transmise vor fi
clare și fiecare angajat trebuie să cunoască așteptările care îi sunt
atașate.

3. Informaţii de călătorie/Rapoarte
Rapoartele te ajută să monitorizezi bugetul de travel și să
revizuiești activitățile, acolo unde este cazul, pentru a le adapta
mai bine la nevoile companiei.

4. Auditul prealabil al călătoriei


E bine să fii atent la concordanța dintre politica de travel planificată
și implementarea ei efectivă. Dacă apar diferențe trebuie să le
măsori prin indicatori de performanță. Acest pas de auditare îți
mărește controlul asupra cheltuielilor de travel înainte să suporți
efectiv costurile.

5. Auditarea post-calatorie
Verificarea post-călătorie te ajută să observi ce nu a mers conform
planificării și care sunt oportunitățile pe care nu le-ai utilizat.
În auditul rapoartelor de cheltuieli ar trebui să îți focalizezi atenția
pe 2 zone:

© Seier Seier

15
1) lacune în cadrul politicii, spre exemplu nevoia de a clarifica când
sunt permise cheltuielile pentru o masă de afaceri ce nu este
inclusă în călătorie.
2) omisiunile din procesul de raportare a cheltuielilor care creează
lipsuri sau zone de oportunităţi omise. Prin crearea unui sumar
privind toate cheltuielile pe categorii, vei identifica toate zonele
neprevăzute care pot apărea şi moduri în care să acoperi eficient
aceste lacune din politica de călătorie.

Managementul situaţiilor de criză

Primii paşi în abordarea situaţiilor de criză:


1. Delegarea responsabilităţii managementului
• managementul riscurilor călătoriilor implică un efort cooperativ
din partea mai multor departamente şi funcţii
• externalizarea inteligentă furnizează aspecte cruciale ale programului
managementului riscurilor călătoriilor, indisponibile intern, în termeni
de expertiză

2. Determinarea tipurilor de riscuri

3. Crearea unei matrici a tipurilor de riscuri specifice companiei

4. Evaluarea expunerii la riscuri


• strategic – evaluarea capacităţii companiei să coordoneze
riscurile călătoriilor eficient, exemplu propriu şi/sau implicând un
consilier de specialitate
• tactic – dezvoltarea unei matrici pentru a diviza expunerea
companiei la ameninţări specifice.

© Seier Seier

16
5. Diminuare sau administrare
• fiecare risc identificat poate fi diminuat sau administrat prin
transfer, eliminare sau tolerare
• instrumentele folosite de obicei pentru administrarea și diminuarea
riscurilor călătoriilor includ:
procesare – evaluare, răspunsuri automate
informare – sfaturi de securitate, informații asupra destinațiilor,
training și educație
planificare – managementul crizelor
transferul riscurilor – asigurare, asistență medicală
comunicare - simpla deținere a unui astfel de program nu îți este
suficientă, este necesară comunicarea lui
control - Tehnici de monitorizare și asigurare a continuității
programului de management al riscurilor călătoriilor includ:
• numirea unui responsabil pe acest program
• formarea unui calendar de călătorii al companiei
• culegerea de date referitoare la problemele relaționate de risc
• revizuirea politicilor și procedurilor când au loc incidente
• asigurarea faptului că politicile de conformitate rămân ridicate.

Ce trebuie să reții:
• implementarea unei strategii de management al riscului implică
timp și resurse, însă pe termen mediu și lung are un retur al
investiției foarte bun
• toate scenariile și elementele care pot apărea trebuie detaliate și
documentate atent, împreună cu soluții de răspuns și responsabili
asignați
• pentru o mai bună gestionare a bugetelor, este necesar un
program al managementului crizelor.

© Seier Seier

17
Consolidarea activităţilor de travel

Politicile de travel pot varia semnificativ de la o companie la alta,


însă punctele care trebuie atinse sunt asemănătoare în toate
cazurile. Aceasta necesită patru faze ale activității:

1. Dezvoltare
2. Comunicare
3. Executare
4. Monitorizare

Companiile care își concentrează atenția la crearea, comunicarea,


executarea și monitorizarea politicilor vor crește calitatea
serviciilor și vor optimiza costurile în permanență.

Pentru a dezvolta un program eficient conform cu politica existentă


trebuie să selectezi soluțiile adecvate în fiecare caz. Cei mai
importanți factori de care trebuie să ții cont în realizarea selecției
sunt: cultura internă, mediul de afaceri și obiectivele corporative.

Un procent de 35% din veniturile unei companii este orientat către


costurile indirecte (cheltuieli de dezvoltare). Din aceste costuri,
călătoriile pot reprezenta chiar până la 30%. Început în Vestul
Europei și în SUA, trendul consolidării activităților de travel cu o
singură companie începe să prindă rădăcini și în România. Practic,
este cea mai rapidă și sigură metodă de a scădea costurile în timp
ce mărești productivitatea angajaților și nivelul serviciilor de travel
pe care le primești.

© Glenn Harper

18
Decalajul între unde se află compania astăzi și unde ar putea fi
dacă nivelul costurilor de travel ar fi reduse prin stabilirea unor
standarde, variază de la companie la companie. Însă, din
experiența noastră, când ajutăm o companie să își consolideze
activitățile de travel reușim să aducem economii de până la
25-30% din bugetele anuale.

Vei simți avantajele unui program complet de călătorii în 3 domenii


principale: control, servicii și economii. Vei obține transparent
toate datele de care ai nevoie pentru a monitoriza costurile și
performanțele.

Pentru a porni procesul de consolidare trebuie să culegi datele din


ultima perioadă pentru a avea imaginea programului curent de
călătorie al companiei tale. Cu o bază detaliată pentru cheltuieli
poți afla rapid valoarea reală a unui program de consolidare.

Beneficiile consolidării activităţilor de travel


Dacă analizezi principalele avantaje și limitări ale fiecărei soluții vei
putea să alegi calea optimă pentru contextul și obiectivele tale.

Trebuie să ai în vedere o varietate de factori, incluzând: cultura și


obiectivele corporatiste, accesibilitatea managementului,
motivarea angajaților.

© Glenn Harper

19
Strategia Pro Contra

Aprobare prealabilă • Control efectuat înainte de cost • Eforturi productive suplimentare


a călătoriei • Potențial ridicat de economisire asociate cu cerințele de aprobare
• Permite managerului să alinieze ale managerului
obiectivul călătoriei cu obiectivul • Creșterea tarifului datorită
companiei intervalului de timp între rezervare
și emiterea biletelor

Aprobare rambursarilor • Adresează cheltuielile neconforme • Costurile au fost deja produse


post călătorie • Nu încetinește procesul de rezervare • Angajații pot contesta soluțiile
ce impun suportarea cheltuielilor
neprevăzute
• Nealinierea costurilor și politicii
dacă aceasta nu se adresează
unei situații particulare

Raportarea excepțiilor • Nici un impact asupra călătorilor • Cheltuielile au fost deja realizate
post călătorie sau managerilor relaționați la • Poate influența doar cheltuielile viitoare
călătoria actuală
• Datele oferă o vedere agregată
a conformității

Notificare prealabilă • Mai puțin invazive – nu necesită • Există riscul ca unii angajați să nu
a călătoriei eforturi productive suplimentare se conformeze cu politica existentă
din partea managerilor • Pot să nu creeze economii importante
• Niciun interval de timp între
rezervare și emiterea biletelor
• Permite angajaților să decidă când
trebuie schimbate rezervările care
nu se încadrează în politică

© Glenn Harper

20
Studiu de caz

Compania AlfaB (din motive de confidențialitate îi vom proteja


identitatea), din FMCG, avea un număr de 60 de angajați ce
călătoreau în țară și străinătate. Bugetul de travel, de peste 100
000 euro/an, era încredințat fiecărei asistente de departament care
rezerva agențiile de turism în funcție de preferințe, neavând un
furnizor de travel desemnat.

Am discutat cu Managerul de Achiziții și i-am explicat beneficiile


consolidării activității de travel cu un singur furnizor. La final acesta
a ales Happy Tour (numărul 1 pe segmentul corporate) pentru:

• negociere tripartită cu compania aeriană cu care obișnuiau să


călătorească pe o anumită destinație, pentru obținerea unor tarife
preferențiale
• rate mai bune la tarifele hotelurilor din țară și străinătate la care
obișnuiau să se cazeze
• propunerea unor locații speciale pentru organizarea evenimentelor
de companie
• telefon de urgență disponibil 24 de ore/7 zile pe săptămână
pentru situații speciale
• un singur interlocutor în persoana unui agent dedicat companiei,
expert cu înaltă calificare și experiență
• existența unui singur furnizor de travel capabil să ofere toată
gama de servicii turistice de la bilete de avion până la bilete la cele
mai extravagante spectacole din lume
• siguranța financiară și politica de plăți avantajoasă
• acces direct la aproape toate companiile aeriene (peste 800,
operând în 253 de țări, deservind peste 10.000 de
aeroporturi/orașe) și asistență în toate marile aeroporturi ale lumii

© Kevin Dooley

21
• servicii de consultanţă referitoare la securitatea călătoriilor
(vreme, ameninţări, forţa majoră, turism ecologic, servicii pentru
pasageri cu dizabilităţi)
• informaţii şi asistenţă în obţinerea vizei
• rapoarte privind activitatea de travel a companiei, şi multe alte
beneficii.

Ne-am implicat, alături de Managerul de Achiziţie, în organizarea


internă a fluxului de documente aşa încât procesul de comenzi şi
aprobări să fie simplificat şi eficient.

Din 3 în 3 luni am evaluat activitatea noastră împreună şi am


calculat economii de peste 10% în activitatea de travel a
companiei. La bugetele eficientizate vizibil s-a adăugat o
comunicare îmbunătăţită între asistentele de departament şi
consultantul de travel, un flux mai eficient şi mai simplu al
organizării activităţii în interior şi gestionarea mai bună a situaţiilor
de urgenţă.

Eficientizarea proceselor din


interior a adus o optimizare a
resurselor estimata la peste 10
000 de euro pe an, în afara
economiilor obţinute direct în
bugetul de travel.

Monica Simion
Director Comercial

© Kevin Dooley

22
Calculator de optimizare costuri

Am creat o mini aplicație care te ajută să obții o estimare a banilor


pe care îi poți econimisi de mâine prin consolidarea activităților de
travel.

Intră pe http://turism-corporate.happytour.ro și afli în mai puțin de


1 minut care sunt cifrele la care te poți aștepta. Vei fi cu siguranță
surprins!

© Wolfgang Staudt

23
Happy Tour
Am lucrat cu peste 1700 de clienți din majoritatea industriilor. De 9
ani primim distincția de cea mai puternică companie de turism
corporate din România. În 2007 Happy Tour a făcut trecerea de la
un business de familie, construit din pasiune către modelul de
business corporatist, axat pe proceduri și politici solide de lucru.

Am învățat cum să abordăm specific contextul fiecărei industrii


pentru costuri mai bune și timpi mai scurți. Și probabil cel mai
important lucru după 14 ani: am învățat să facem totul simplu și
plăcut pentru fiecare client. Gestionarea fiecărui cont de către un
account manager permite rezolvarea problemelor rapid și fără
pauze în comunicare.

Politica de transparență practicată (suntem auditați anual de către


KPMG) ne-a adus recunoașterea a numeroși parteneri pe care îi
avem alături din primele zile. Parteneri care știu că le suntem
aproape 168 de ore pe săptămână prin linia de telefonie urgentă.

Dacă vrei să afli rapid ce soluții de optimizare a costurilor avem


pentru tine ne poți contacta acum.

Diana Trif
0213070649
diana.trif@happytour.ro
Happy Tour, Bucharest Office Address:
Metropolis Center, str. Grigore Alexandrescu nr. 89-97, etaj 4, Aripa Vest sector 1
Bucureşti, (intrare prin Bulevardul Iancu de Hunedoara, nr 56-60)
Phone No: (4021) 307.06.30 Fax: (4021) 307.06.40 E-mail: office@happytour.ro
EMERGENCY LINE (24/7): TICKETING - 0745 039 801 HOTELS - 0733 770 780