Elemente urmărite de antreprenori: costul afacerii, bilanțul,

contul de profit și pierderi și bugetul de venituri și cheltuieli.

Costuri de lansare, fixe și variabile

Pentru a asigura funcţionarea cu succes a unei companii, va trebui să ţineţi evidenţa

costurilor şi să aveţi mai multe intrări de numerar decât ieşiri. Principiul de bază al
afacerilor este că o companie obţine profit din vânzarea de produse sau servicii la un preţ
mai mare decât costă producerea/prestarea acestora.
De vreme ce tot ce se vinde are un cost (sau costuri) asociate, compania poate
obţine profit numai dacă preţul de vânzare pe unitate este mai mare decat costul pe
unitate.

Numeroase costuri sunt asociate cu pornirea şi creşterea unei firme mici.

Acestea includ costurile de lansare, costurile fixe şi variabile şi rezervele de
numerar.

Există încă un cost critic care trebuie discutat înainte de a putea ţine bine
evidenţe contabile pentru o firmă.
Investiţia de lansare este cheltuiala făcută o singură dată pentru deschiderea unei firme.
Mai este denumită şi capital seed (sau capital de start-up).

Pentru un restaurant, de exemplu, cheltuielile de lansare ar include cuptoarele, aparatele

pentru prelucrarea alimentelor, mesele, scaunele, tacâmurile şi alte articole care nu vor fi
înlocuite des. Ar mai putea fi indus, de asemenea, costul unic al cumpărării unui teren şi
al construirii unei clădiri. Unii antreprenori aleg să includă şi costul timpului pe care îl
cheltuiesc cu punerea în stare de funcţionare a companiei lor ca parte a investiţiei de
lansare. Pentru a face aceasta, atribuiţi o valoare timpului dumneavoastră pe oră şi
înmulţiţi cu numărul de ore necesare pentru a vă porni afacerea. Aţi putea fi şocat de cât
de mare este această sumă!

Pentru o companie de producţie, dezvoltarea unui prototip pentru articolul care este
fabricat ar fi, probabil, un cost de lansare major. Un prototip este un model sau un
şablon care serveşte drept exemplu al felului în care ar arăta şi ar funcţiona un produs
dacă ar fi fabricat. Companiile americane specializate în crearea de prototipuri pot fi
găsite în Thomas Register of American Manufacturers.
Pentru o tonetă de hotdogi, investiţia de lansare ar putea arăta
după ama urmează:
Toneta 2,500$
Autorizaţie de la primărie 200
Cârti de vizită şi pliante 150
Stoc de lansare (crenvurşti, muştar, chifle etc.) 50
Cutie pentru rest şi chitanţe 100
Totalul investiţiei de lansare 3,000 $
Pentru o afacere mai complexă, precum un restaurant, de lansare
ar putea arăta astfel: rezumatul cheltuielilor
Cuptor 22,000$
Aparate pentru prelucrarea alimentelor 11,000
Mese şi scaune 6,000
Casa de marcat 1,500
Farfurii şi tacâmuri 8,400
Renovări 15,000
Ventilatoare / sistem de răcire a aerului 45,000
Maşini de spălat vasele / Rafturi pentru farfurii 18,600
Total investiţie de lansare 127,500$
 Inainte de a vă porni afacerea, încercaţi să anticipaţi fiecare cost posibil. Discutaţi
cu alţi proprietari de companii din domeniu şi întrebaţi-i ce costuri de lansare nu au
anticipat. Folosiţi Figura 7-1 pentru a vă estima investiţia de lansare.
Odată ce aveţi o listă întocmită în urma acestor consultări, prezentaţi-o
consilierilor sau mentorilor şi rugaţi-i să se uite la ea. Probabil vor găsi costuri de
lansare pe care le-aţi trecut cu vederea. Este posibil să nu fi anticipat că furnizorul de
energie electrică poate să solicite un avans pentru a vă conecta la reţea, de exemplu.
Sau că veţi avea nevoie de autorizaţii şi de asigurări la care nu v-aţi aşteptat. Adăugaţi
un plus de zece procente estimării dumneavoastră pentru situaţii neprevăzute şi
urgenţe.

Investiţia de lansare trebuie să includă încă un lucru - o rezervă de numerar Sau

un fond de urgenţă, care să fie egal cu cel puţin jumătate din costurile de lansare.
Pentru toneta de hotdogi, prin urmare, rezerva ar fi jumătate din 3.000 de dolari, adică
1.500 de dolari.

Antreprenorii trebuie să fie pregătiţi pentru situaţii neprevăzute - singura surpriză plăcută
este lipsa surprizelor. Rezerva va asigura un tampon moderat atunci când veţi avea
nevoie. Când se defectează computerul sau când cel mai mare furnizor creşte preţurile,
veţi fi bucuros că aveţi aceşti bani la îndemână!
Figura 7-1 Lista pentru investiţia de lansare
Articol Cost estimat
Stocul de lansare $
Timpul (evaluat la... dolari pe oră) $
îmbunătăţiri şi reparaţii ale clădirii/spaţiului
de lucru (renovare etc.) $
Mobilă şi instalaţii $
Case de marcat $
Computere, software $
Consultanţi $
Aprovizionare $
Depozite $
Taxe de înregistrare $
Taxe de membru $
Salarii anterioare deschiderii $
Instruire, conferinţe, seminarii $
Promovare, reclamă anterioară deschiderii $
Fond pentru nevoi neprevăzute/de urgenţă (10%) $
Total $
 Existenţa unei rezerve de numerar vă va permite, de asemenea, să profitaţi de
oportunităţi. Să spunem că deţineţi un magazin de îmbrăcăminte vintage (de
modă.veche) şi vă contactează un prieten a cărui mătuşă a murit şi i-a lăsat o mulţime
de haine vechi şi bijuterii autentice. Este dispus să vă vândă cu 500 de dolari întregul
set, pe care vă daţi seama că îl puteţi revinde în magazinul dumneavoastră cu cel
puţin 2.000 de dolari. Dacă nu aveaţi numerarul suplimentar la îndemână, aţi fi putut
pierde această ocazie profitabilă.

La alcătuirea listei şi analizarea costurilor de lansare, un aspect care trebuie luat în

considerare va fi cât de mult vă va lua să recâştigaţi investiţia de lansare. Perioada de
recuperare a investiţiei iniţiale reprezintă o estimare a duratei necesare pentru ca
afacerea să producă banii necesari pentru acoperirea investiţiei de lansare, pentru
dumneavoastră şi pentru investitori, Perioada de
recuperare a investiţiei se măsoară în luni.

Perioada de recuperare a investiţiei iniţiale = Investitia de lansare/Profitul net lunar

Exemplu: Afacerea lui Ashley a necesitat o investiţie de lansare de 1.000 dolari. Se

estimează că afacerea va aduce un profit net lunar de 400 de dolari. De câte luni va fi
nevoie pentru a recupera investiţia de lansare?
Perioada de Recuperare a investiţiei iniţiale 1000$/400$ = 2,5 luni
Proprietarii de firme mici îşi împart costurile în două categorii. Costurile variabile se
schimbă în funcţie de volumul de unităţi vândute. Costurile fixe trebuie plătite indiferent
dacă vânzările sunt generate sau nu.
Costurile variabile se schimbă odată cu vânzările. Pot avea două subcategorii:
1. Costul bunurilor vândute (CBV) sau costul serviciilor vândute (CSV),
care este asociat specific cu fiecare unitate de vânzare, incluzând:
• Costul materialelor folosite pentru a face produsul (sau a livra serviciul)
• Costul muncii pentru facerea produsului (sau livrarea serviciului)
2. Alte costuri variabile sunt:
• Comisioane sau alte compensaţii bazate pe volumul vânzărilor
• Taxele de expediere şi de manipulare

Costurile fixe rămân constante indiferent dacă vinderi multe sau foarte puţine unităţi.
Printre exemplele de costuri fixe se numără chiria, salariile, asigurarea, echipamentul
şi fabricile.

Henry Ford a cheltuit bani pe echipamente de fabricaţie eficiente (un cost fix), dar a
economisit o avere pe manoperă (CBV). Aceasta i-a redus costurile totale, deoarece
munca era folosită la fiecare dintre milioanele de maşini pe care le producea Ford, însă
nu a trebuit să plătească fabrica şi echipamentele decât o singură dată.
Costurile precum chiria sau factura de internet, care nu variază pe unitatea de produs
sau serviciu, sunt numite costuri fixe de funcţionare.

O modalitate simplă de a ţine minte cele şapte costuri fixe de funcţionare mai obişnuite
este prin folosirea acronimului USRADCA:
Utilităţi (gaze, electricitate, telefon, servicii de internet)
Salarii
Reclamă
Asigurări
Dobânzi
Chirie
Amortizare
Majoritatea acestor categorii simt clare şi nu mai necesită alte explicaţii, dar amortizarea
poate avea nevoie de clarificare. Amortizarea este procentajul din valoarea unui mijloc
fix scăzută în fiecare an până când valoarea devine zero, pentru a reflecta uzura şi
deteriorarea mijlocului fix.
Prin amortizare, se distribuie costul unui articol cumpărat de o companie pe întreaga
perioadă de timp cât respectivul articol va fi efectiv în uz. Dacă un computer nu va fi
înlocuit timp de patru ani, atunci întregul preţ va trebui înregistrat ca mijloc fix şi apoi
„cheltuite" câte 25 de procente în fiecare an. In acest fel, costul computerului şi valoarea
lui pentru companie vor fi reflectate mai precis.
Costurile fixe de funcţionare se modifică în timp

Dacă îl plătiţi pe managerul restaurantului dumneavoastră cu 3.600 de dolari pe lună, va trebui să

plătiţi acea sumă indiferent dacă restaurantul vinde un fel de mâncare sau o mie de feluri. Costul este
fix.
Costurile fixe de funcţionare se schimbă, însă, în timp - la un moment dat poate îi daţi managerului
restaurantului o mărire de salariu. Sau aţi putea angaja un nou manager, cu un salariu mai mic.
Cuvântul fix nu înseamnă că acest cost nu se schimbă niciodată, ci numai că nu se schimbă ca răspuns
la unităţile de producţie sau la vânzări. De pildă:
• Reclama: Costul reclamei se va schimba pe baza deciziilor pe care le ia antreprenorul în legătură cu
suma care trebuie cheltuită pentru a ajunge la consumator, nu din cauza vânzărilor din momentul
respectiv.
• Costurile de încălzire şi de răcire: Preţul încălzirii şi al răcirii urcă sau coboară în funcţie de vreme şi
de preţurile utilităţilor, nu de volumul veniturilor pe care le câştigă compania.

Pericolele costurilor fixe

Dacă o companie nu are destule vânzări pentru a-şi acoperi costurile fixe, va pierde bani.
Dacă pierderile continuă, firma va trebui să se închidă. După cum am discutat, costurile
fixe sunt periculoase pentru companii deoarece trebuie plătite indiferent dacă firma are
destule vânzări sau nu pentru a le acoperi. Costurile variabile, pe de altă parte, nu
ameninţă supravieţuirea unei companii deoarece sunt proporţionale cu vânzările.
Cum poate inflaţia să prejudicieze proprietarii de firme mici

Inflaţia este creşterea treptată, continuă, a preţurilor produselor şi serviciilor, având de

obicei ca rezultat o creştere a volumului de bani aflaţi în circulaţie într-o economie. Ea
poate fi duşmanul proprietarului unei mici firme. Dacă economisiţi 600 de dolari pe an
pentru a cumpăra mese şi scaune noi (care costă 3.000 $) pentru un restaurant, dar aflaţi
la sfârşitul a cinci ani că a crescut costul înlocuirii lor - datorită inflaţiei - la 5.000 de dolari,
afacerea dumneavoastră poate fi la ananghie dacă nu puteţi face rost de cei 2.000 de
dolari suplimentari. Antreprenorii pricepuţi ţin pasul cu tendinţele economice citind
secţiunea financiară a ziarelor, reviste şi website-uri care se ocupă de domeniul financiar.
Fiind la curent cu ce se întâmplă, antreprenorii pot să planifice mai bine viitorul şi să
investească înţelept.

Înainte de a putea ţine situaţii financiare însă, va trebui să fiţi pregătit să urmăriţi
tranzacţiile comerciale zilnice. Dacă vă faceţi un obicei din ţinerea evidenţelor
financiare, veţi fi cu mult înaintea multor oameni de afaceri care au
tendinţa să bage capul în nisip când vine vorba despre păstrarea unor bune evidenţe cu
consecvenţă.
Trei motive pentru a ţine bune evidenţe zilnic

1. Ţinerea unor bune evidenţe vă va arăta cum să faceţi afacerea mai profitabilă: Poate
că luna aceasta aveţi un profit mai mic decât luna trecută. V-au crescut cheltuielile? Poate
că trebuie să încercaţi să vă micşoraţi costurile. V-au scăzut vânzările? Poate că nu investiţi
destul în reclamă. Folosiţi evidenţe exacte pentru a vă îmbunătăţi permanent afacerea.
2. Ţinerea unor bune evidenţe vă va documenta profitabilitatea companiei:
1. Dacă vreţi ca oamenii să investească în afacerea dumneavoastră, arăta- ţi-le că este
profitabilă. Ţineţi evidenţe exacte pentru a crea rapoarte financiare şi indicatori care să
dovedească situaţia bună a afacerii dumneavoastră. Reţineţi, situaţiile financiare trebuie
ţinute consecvent pentru a fi la zi cu performanţa afacerii dumneavoastră.
3. Ţinerea unor bune evidenţe dovedeşte că plăţile au fost făcute: Evidenţele exacte, la zi,
ajută la prevenirea discuţiilor, deoarece dovedesc că aţi plătit o factură sau că un
anumiţclient v-a plătit. Evidenţele arată, de asemenea, că v-aţi plătit impozitele, taxele
percepute (impuse) de guvern pentru un venit, produs sau activitate unei persoane fizice
sau juridice (corporaţie).
Păstraţi-vă evidenţele în două exemplare
Păstraţi întotdeauna o copie a evidenţelor financiare într-un alt loc decât la sediul firmei.
Dacă folosiţi un program de computer, salvaţi-vă datele şi păstraţi suportul (CD, disc
portabil etc.) într-un loc diferit. La sfârşitul fiecărei zile, săptămânii sau lunii, transferaţi
noile bonuri şi facturi în acest alt amplasament. Cât de des veţi face asta depinde de
volumul de tranzacţii şi de cât de multe date sunteţi dispuşi să riscaţi să pierdeţi. Prin
salvarea regulată a datelor şi păstrarea lor într-un loc diferit de sediul firmei, dacă se
întâmplă ceva cu registrul de casă sau cu sediul firmei, veţi avea evidenţele financiare de
rezervă.

Folosiţi cecurile firmei pentru cheltuielile firmei

Deschideţi un cont bancar pentru a-1 folosi doar pentru firmă. Este o proastă practică
de afaceri să vă amestecaţi fondurile personale cu cele ale companiei.
• Evitaţi să folosiţi numerar pentru cheltuielile firmei: Când plătiţi cu numerar,
adeseori nu există nicio evidenţă a plăţii. Dacă trebuie să plătiţi cu numerar, trebuie să
obţineţi un bon fiscal.

• Depuneţi imediat banii din vânzări: Când faceţi o vânzare, aceasta nu va fi încheiată
decât atunci când banii sunt în bancă, iar dacă plata a fost făcută prin cec, va fi
încheiată numai atunci când cecul a fost încasat.
Contabilitatea „exclusiv în numerar"
Această metodă este denumită contabilitate exclusiv în numerar deoarece singurul
moment în care veţi face o înregistrare contabilă este atunci când aţi plătit sau aţi primit
numerar sau cecuri.

Pt evidența încasărilor și plăților în numerar, în România se folosește “Registrul

de Casă”
Antreprenorii folosesc următoarele situaţii financiare pentru a-şi derula afacerile:

• situaţia lunară a contului de profit şi pierdere

• situaţia fluxului de numerar lunar
• balanţa la sfârşitul lunii
Situaţia contului de profit şi pierdere şi balanţa lunară se obţin pe baza informaţiilor din
registrul de casă

Contul de profit și pierdere reflectă veniturile și cheltuielile societății pe o anumită

perioadă, de obicei pe parcursul unui exercițiu financiar. Analiza acestora, este
importantă pentru managerul financiar, el arătând modul în care este format profitul
companiei și eventualele dificultăți financiare la nivelul entității, precum și motivele care
au stat la baza apariției lor.

Balanţa lunară

Balanţa îi arată antreprenorului cum o duce compania în ceea ce priveşte plătirea

datoriilor şi creşterea capitalului propriu. Sunt plătite pasivele curente? Diminuează
compania pasivele pe termen lung? Este afacerea în creştere? Balanţa va oferi un
„instantaneu ' a ceea ce cate deţinut şi ceea ce este datorat.
(Observaţie: Balanţa de început de lună pentru această lună este balanţa la sfârşit de
lună a lunii precedente.)
Documentul tabelar astfel intocmit cuprinde, de fapt, o serie de egalitati.
Acestea au rolul de a reflecta scriptic un echilibru continuu intre sumele inscrise
in conturile balantei. 

Balanta de verificare – model conform reglementarilor legale

În activitatea economică, bilanțul contabil este principalul instrument de
monitorizare și evaluare a activității și a sănătății financiare ale unei firme. Altfel spus,
bilanțul contabil este o sinteză în cifre a activității întreprinse de către o firmă,
reprezentată printr-un tabel cu două coloane care indică pe de o parte bunurile
economice (activ), iar pe de altă parte sursele de finanțare (pasiv).

Deși, cei mai mulți dintre antreprenori văd în bilanțul contabil doar o obligație fiscală,
acesta poate reprezenta inclusiv un instrument de analiză, planificare și dezvoltare a
activității unei firme. Astfel, bilanțul contabil ajută antreprenorul sau persoanele de
decizie dintr-o companie mare să:
• evalueze activitatea economică a firmei;
• planifice dezvoltarea și reducerea pierderilor;
• dezvolte proiecte de buget pentru activități ulterioare.
Întocmirea bilanțului contabil este obligația legală care se adresează tuturor agenților economici (SRL, PFA, IFN
etc.) și ONG-urilor (fundații, asociații, patronate etc.).
Diferența dintre cele două tipuri de activități economice este reprezentată doar de modul de înregistrare a
activităților, întrucât asociațiile și fundațiile nu sunt menite să înregistreze profit, spre deosebire de societățile
comerciale care au ca prim scop profitul.
Potrivit legislației în vigoare (Legea contabilității, 1991 revizuită) situația financiară contabilă este întocmită de
către persoanele care se ocupă de gestiune contabilă. Situația contabilă poate fi întocmită în interiorul firmei de
către contabili angajați sau, pe motive de eficiență economică, de către firme specializate (outsourcing).
Când se întocmește situația financiară contabilă?
Bilanțul contabil se întocmește de două ori pe an (bianual), respectiv la finalul anului, 31
decembrie și la jumătatea anului, 30 iunie.
Odată întocmite situațiile financiare, este obligatoriu ca acestea să fie depuse la Agenția
Națională de Administrare Fiscală teritorială (de exemplu, pentru o firma din Sectorul 2,
bilanțul se va depune la ANAF, Sector 2).

Cine trebuie să depună bilanțul contabil?

Bilanțul contabil, sinteza activității economice, trebuie depus de toate entitățile juridice
private sau de stat care întreprind activități economice.
Exemple de instituții care trebuie să depună situații financiare:
societăți comerciale private (SRL, SA, PFA etc.);
societăți comerciale de stat;
regii autonome;
instituții de Cercetare și Dezvoltare;
ONG-uri (asociații, fundații, patronate, sindicate etc.).
Termen de depunere a bilanțului contabil

Toate entitățile care întocmesc bilanțul contabil sunt obligate să îl depună în termenul
legal stabilit.
Astfel, situația financiară se depune de două ori pe an de către toți agenții economici,
în termenul legal stabilit. Pentru societățile comerciale, companiile naționale, regiile
autonome, institutele naționale și de cercetare, termenul de depunere a bilanțului
financiar este de 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar, respectiv data de
30 mai a anului următor.
În cazul altor entități juridice și economice (precum ONG-uri) termenul de depunere
este la 120 de zile de la încheierea exercițiului financiar (finalul anului calendaristic).
O expresie celebra spune: „Dacă nu reușiți să planificați, planificați să eșuați.”

Bugetul de venituri și cheltuieli reprezintă un document care vă permite să

evaluați rezultatele financiare și eficacitatea companiei.

Ce e un buget de venituri și cheltuieli

Bugetul este un plan financiar în care se face o estimare de venituri și cheltuieli

pentru o perioadă de timp. În funcție de eficacitatea planificării, bugetul de
venituri și cheltuieli se poate regăsi în trei moduri:

Echilibrat - când cheltuielile bugetare sunt egale cu veniturile;

Deficitar – când venitul este mai mic decât cheltuielile și ar putea fi nevoie de
fonduri suplimentare sau de a reduce costurile;
Surplus bugetar – când veniturile sunt mai mari decât cheltuielile, iar atunci este
nevoie, din nou, de a planifica modul în care vor fi folosite aceste venituri.
Cum faci un buget de venituri și cheltuieli?

În cazul multor companii, bugetul este folosit ca o metodă de comparație atunci

când își evaluează rezultatele pe parcursul anului viitor. Procesul de pregătire a
unui buget ar trebui să fie unul foarte rigid și să urmeze un program stabilit, astfel
încât bugetul complet să fie gata de utilizare până la începutul anului fiscal
următor.

Un buget de venituri și cheltuieli este mai ușor de realizat dacă ai mai făcut unul și
anul precedent. Previziunile făcute atunci, asociate cu cifrele reale ale veniturilor și
cheltuielilor înregistrate, vor constitui baza estimărilor pentru anul următor.