Cum sa estimezi costurile unui

startup
Antreprenoriatul poate fi doar o aventura costisitoare in cazul in care
nu evaluezi corect provocarile ce-ti stau in fata, in special cheltuielile
asociate demararii si functionarii afacerii. O estimare corecta a
costurilor este esentiala pentru evaluarea realista a profitabilitatii
unui startup si a capacitatii tale de a sustine afacerea. Nu e foarte
placut sa te trezesti la doua luni dupa lansarea unui business ca nu
mai ai fonduri pentru sustinerea acestuia, si asta dupa ce ai investit
bani, timp si efort pentru a-l pune pe picioare. Prin urmare, fa-ti
temele foarte atent inainte de a incepe o afacere, iar estimarea
costurilor este probabil primul aspect asupra caruia trebuie sa-ti
indrepti atentia.

Inainte de toate, diferentiaza intre investitiile de capital si cheltuielile de functionare ale business-ului.

 In primul caz vorbim de investitii in activele corporale necesare demararii afacerii, cum sunt cladiri, echipamente de productie,
autoturisme, si alte bunuri care au o durata de viata mai mare de un an si o valoare contabila peste limita stabilita de lege – la
acest moment 1.800 RON. Tot in aceasta categorie sunt incluse activele necorporale care reprezinta investitii de constituire, de
achizitionare a unui soft, de obtinere a unei licente sau marci comerciale, s.a.m.d.
 In al doilea caz vorbim de cheltuieli operationale si financiare pe care firma va trebui sa le suporte lunar, cum sunt cheltuielile
salariale, administrative, cheltuielile cu dobanzile, etc. Din nou, cheltuielile operationale pot fi impartite in:
o Directe (Cost of Sales) – cheltuieli realizate in scopul producerii sau vanzarii de bunuri, respectiv prestarii de
servicii. Aceasta categorie include cheltuieli cu materii prime si materiale, cheltuieli cu salariile personalului direct,
cheltuieli cu transportul bunurilor, etc.
o Indirecte (Sales, General & Admin) – cheltuieli care nu variaza in functie de volumul bunurilor produse sau
vandute, respectiv volumul serviciilor prestate. Aceasta categorie include cheltuieli cu chiria si utilitatile, cheltuieli
cu salariile personalului indirect, cheltuieli de marketing si promovare, etc.

Acum ca ai o structura clara a costurilor, poti incepe sa estimezi investitiile de capital.

 In primul rand, planifica in detaliu activele de care ai nevoie pentru derularea afacerii. In cazul in care nu esti familiarizat cu
industria, va trebui sa faci ceva mai mult research pentru a te asigura ca nu ti-a scapat nimic – uita-te la concurenti, discuta cu
furnizorii specializati in respectivul domeniu, intreaba asociatiile profesionale, s.a.m.d.
 In al doilea rand, cerceteaza atent preturile din piata. In cazul in care activele de care ai nevoie nu sunt standard, solicita oferte
concrete din partea furnizorilor, astfel incat sa poti pregati o estimare cat mai realista a costurilor de capital.
 In al treilea rand, coreleaza investitiile cu planul strategic si estimarile de venituri ale companiei in etapa initiala de dezvoltare.
De exemplu, o firma de catering care asteapta un maxim de 25 de livrari pe zi pentru urmatoarele 6 luni, nu va investi in 10
vehicule, ci probabil ca 2 vor fi suficiente.
 Nu in ultimul rand, tine cont de faptul ca investitiile de capital sunt strans legate de modelul de afacere vizat, prin urmare, in
cazul in care acesta este re-gandit sau re-dimensionat, probabil ca va trebui sa revizuiesti si investitiile estimate.
 Alte aspecte pe care le poti lua in considerare in planificarea investiilor sunt:
o Cum planuiesti sa achizitionezi activele – fonduri proprii, leasing operational/ financiar, credit? Modul de achizitie
va influenta si cheltuielile lunare – cheltuieli cu comisioane si dobanzi in cazul leasing-ului financiar si al creditului,
respectiv cheltuieli cu chirii in cazul leasing-ului operational.
o Intentionezi sa cumperi active noi sau la mana a doua?
o Exista furnizori in Romania care au in oferta activele respective? In caz contrar, este posibil sa suporti si cheltuielile
de transport.
o Ce tipuri principale de active folosesc concurentii directi?
Trecand la cheltuielile de functionare, ne vom indrepta atentia catre estimarea cheltuielilor operationale.

 In cazul in care nu cunosti industria, te poti uita peste situatiile financiare publicate de companii mari din domeniu, cu
activitate similara. In acest fel o sa-ti dai seama de structura costurilor si poti de asemenea stabili un etalon pentru ponderea
cheltuielilor directe, respectiv ponderea cheltuielilor totale in cifra de afaceri. Bineinteles ca structura si ponderea costurilor
tale nu vor fi identice, insa e un punct bun de pornire, inclusiv in ceea ce priveste realismul propriilor proiectii. De exemplu,
daca in cazul unei firme de paza si protectie cheltuielile cu personalul direct reprezinta intre 50%-70% din cifra de afaceri a
principalilor jucatori pe piata, iar tu ai estimat 30%, probabil ca va trebui sa mai revizuiesti o data estimarile realizate.
 Cheltuielile directe – marfuri, materii prime, ambalaj, livrare, personal direct, transport, etc - sunt strict legate de proiectiile de
venituri asteptate. Trece pe hartie toate elementele de care ai nevoie pentru producerea sau comercializarea fiecarui tip de bun,
respectiv prestarea fiecarui tip de serviciu. Costul unitar va fi multiplicat cu numarul de comenzi estimate lunar. In ceea ce
priveste preturile, analizeaza atent piata in momentul realizarii proiectiilor de costuri, astfel incat acestea sa fie cat mai realiste.
 Cheltuielile indirecte – chirii, obiecte de inventar (bunuri cu o valoare de intrare sub limita curenta de 1.800 RON), marketing
& promovare, salarii cu personalul indirect, asigurari, cheltuieli de deplasare, comunicatii – trebuie de asemenea estimate pe
baza unor oferte concrete din parte furnizorilor.
o De exemplu, in cazul cheltuielilor de marketing si promovare, pregateste in primul rand planul de actiuni pe care il
vei intreprinde – pentru publicitatea platita, transmite cereri de oferta catre furnizorii care te intereseaza (website-
uri, presa scrisa, firme de outdoor advertising, etc). In cazul in care intentionezi sa acorzi produse gratuite, leaga
aceste cheltuieli de costurile unitare calculate pentru producerea sau comercializarea respectivelor bunuri.
o Salariile cu personalul indirect trebuie de asemenea estimate pe baza planului de angajare previzionat pentru
urmatorul an. Cheltuielile cu salariile vor fi desigur la nivel de brut.
 Distinge de asemenea intre cheltuielile realizate pentru demararea afacerii si cele recurente. Primele intra in costurile de
startup, insa nu vor trebui sustinute lunar, in timp ce cele din urma vor fi suportate de companie regulat.
o “One-Off” – cheltuieli realizate o singura data, cu ocazia demararii afacerii (ex. cheltuieli modernizare/ amenajare
spatiu, cheltuieli corporate image, cheltuieli fotografii profesioniste pentru website, etc), sau la intervale de timp
mai indelungate (ex. cheltuieli cu o parte a obiectelor de inventar – anumite piese de mobilier, unelte de productie
de valoare mai redusa, etc)
o Recurente – cheltuieli care au o anumita frecventa in desfasurarea activitatilor companiei (ex. cheltuieli cu materii
prime si materiale, cheltuieli cu salarii, cheltuieli cu utilitati, cheltuieli cu combustibili, etc)
 Tine proiectiile de costuri cat mai conservative, in sensul includerii unor marje pentru depasirea estimatului. Cum socoteala de
acasa nu se potriveste intotdeauna cu cea din targ, e bine sa iei in calcul si situatia unor cheltuieli neprevazute.
 Nu in ultimul rand, finalizeaza aceasta estimare a costurilor odata cu planul de afaceri. Este posibil, si chiar recomandabil, sa
faci niste calcule generale inainte de a te apuca sa scrii business plan-ul, insa definitivarea acestora nu poate fi realizata decat
dupa ce pui la punct toate detaliile strategice si operationale ale afacerii. In cazul in care exista discordante intre business plan
si proiectiile de costuri, este evident ca acestea din urma nu mai ofera o imagine realista iar asteptarile tale pot fi usor inselate.