Importanta unui management financiar intr-un ONG

02/October/2012 Management financiar

2

inShar e

Astzi m-am decis s abordez puin mai mult partea de administrare financiar a unui ONG. Aadar, primul articol pe aceast tem este legat de importana unui management financiar ntr-un ONG. Cu toi tim c n ultima perioad numrul ONG-urilor a crescut n Romnia i acesta nu nceteaz s nu urce ns foarte puine dintre ele au i succes pe partea financiar. Indiferent dac e ONG sau firm, este nevoie de o gestiune a propriilor finane ct mai eficient i ct mai bine astfel nct aceasta s supraveuiasc ct mai mult. Ca s revenim la subiectul acestui articol, astzi voi detalia n linii mari de ce este nevoie de un management financiar, din ce este format acesta i care sunt instrumentele pe care trebuie s le folosim ca s avem parte de o gestiune eficient a finanelor ntr-un ONG.

1. De ce management financiar?

Conform definiiei managementului financiar, acesta este un proces prin care se realizeaz planificarea, organizarea, controlul i raportarea resurselor financiare ale unei organizaii prin ndeplinirea misiunii i atingerea obiectivelor acesteia. Dac aplicm aceast definiie la un ONG , acesta are nevoie de management financiar pentru:

gestionarea eficient a resurselor; atingerea mult mai rapid a misiunii/valarii organizaiei; informarea cu privire la analizele realizate pentru luarea unor decizii financiare; planificarea, monitorizarea i evaluarea financiar a activitilor; ilustrarea ct mai n detaliu a situaiei financiare a organizaiei; setarea unor obiective pe termen lung care duc la o dezvoltare sustenabil a organizaiei. Comparativ cu managementul financiar dintr-o firm care are ca scop creterea profitabilitii prin scderea costurilor i creterea veniturilor, ntr-un ONG acesta are rolul de a reduce costurile i de a crete veniturile cu scopul de a realiza investiii pentru o dezvoltare pe termen lung a ONG-ului.

2. Nivele de management financiar

Dac discutm de nivelele managementului financiar, aceasta poate avea dou nivele: 1. 2. Management financiar la nivel inferior Management financiar la nivel superior Managementul financiar la nivel inferior este reprezentat de management financiar la nivel de proiecte. Acesta are n vedere derularea fiecrui proiect ntr-un mod ct mai eficient, cu costuri ct mai mici i cu venituri ct mai mari. n acest nivel trebuie s avei grij ca fiecare proiect s fie sustenabil, adic veniturile s fie mai mari ca cheltuielile. Managementul financiar la nivel superior se refer la gestionarea financiara la nivel de organizaie. Acesta are n vedere gestionarea tuturor bugetelor proiectelor derulate de organizaie i planificarea anumitor obiective financiare pe termen lung ale acesteia. Obiectivele financiare pot fi reprezentate de sumele care sunt atribuite planului de investiie sau planului de rezerv.

3. Instrumentele necesare n managementul financiar

Din punct de vedere al instrumentelor, le-am clasat i pe aceastea conform nivelurilor de management financiar: Pentru managementul financiar la nivel inferior instrumetele sunt:

Buget de proiect sau de eveniment care v ajut s v planificai financiar toate activitile acestora. Un model de buget pentru evenimente sau proiecte l putei descrca gratuit AICI. Mai multe despre buget le putei afla n articolul 8 lucruri eseniale pe care trebuie s le tii despre BUGET. Cash flow de proiect sau de eveniment care v ajut s v monitorizai fluxurile de intrri i de ieiri. Acesta v va ajuta s v realizai o imagine clar a situaiei financiare sptmnale a proiectului sau evenimentului. Analiza financiar a proiectului sau evenimentului care v ajut s v evaluai financiar perioada activitilor i care v faciliteaz luarea deciziilor pentru viitoare proiecte sau evenimente. Pentru managementul financiar la nivel superior instrumentele sunt: Cash flow de organizaie un cash flow mai avansat care include fluxul de intrri i ieiri de pe fiecare proiect i de pe fiecare activitate a organizaiei. Plan financiar pe termen lung cu rolul de a monitoriza att din punct de vedere al planificrii ct i din punct de vedere al realizrii toate activitile financiare a organizaiei pe durata unui an. Planul financiar nu trebuie s lipseasc din organizarea fiecrui ONG deoarece acesta red cel mai bine imaginea financiar a organizaiei. Putei descrca un model gratuit de plan financiar AICI. Acestea sunt doar cteva sugestii n linii mari despre rolul unui management financiar sntos dintr-o organizaie. V recomand s v analizai modul n care circul finanele n ONG-ul vostru i mai apoi s v realizai un proces de management financiar care s includ toate instrumentele menionate mai sus. Pentru ntrebri sau nelmuriri legate de tema acestui articol putei s-mi lsai un comentariu puin mai jos. TABEL DE CONINUT

Plan financiar ONG. Descarca gratuit un plan financiar pentru ONG-ul tau
03/October/2012 Instrumente financiare
2

inShar e

Dac tot am vorbit n articolul anterior despre rolul managementului financiar ntr-o ONG i despre instrumentele financiare necesare ntr-un ONG, astzi v prezint un model de plan financiar pentru ONGuri pe care l putei descrca gratuit. Scopul acestuia este de a v ajuta s v planificai eficient resursele financiare i s v monitorizai intens toate activitile financiare pe care le realizai.

Un plan financiar ntr-un ONG ajut la:

setarea unor obiective pe termen lung care duc la o dezvoltare sustenabil a organizaiei; planificarea cheltuielilor i veniturilor pe o perioad de cel puin 1 an; monitorizarea activitilor din punct de vedere financiar; redarea unei imagini ct mai clare a situaiei financiare a organizaiei pentru luarea celor mai bune decizii pe termen lung.

Din ce este format:

Modelul de plan financiar este format din 2 pri:

plan financiar previzionat unde se planific toate veniturile i cheltuielile pe durata unui an (ex. cheltuieli pe proiecte, cheltuieli administrative, cheltuieli pe investiii, venituri din sponsorizri, etc)

plan financiar realizat unde se completeaz n fiecare lun tot ce s-a ntmpla din punct de vedere financiar n luna respectiv (toate aceste informaii se preiau din facturi, chitane, extrase de cont, etc). Acest model o s v ajute s fii mereu contieni de resursele financiare ale organizaiei astfel nct s putei lua cele mai bune decizii cu privire la mersul organizaiei.

Cum pot s-l descarc?

1. Like la pagina de facebook Totul Despre Bani - pgin interactiv ce v ajut s nvai cum s v administrai banii mai bine, cum s ctigai mai mult i cum s cheltuii far a avea probleme financiare 2.Aboneaz-te la newsletter-ul sptmnal. Dup vei primi un mail de pe care poi descrca gratuit 3 modele de instrumente financiare (inclusiv modelul d e buget pentru evenimente i proiecte)

Abonare
Dac avei ntrebri legate de acest model de plan financiar v rog s mi lsai un comentariu la acest articol i voi reveni cu un rspuns ct se poate de repede.

Model de buget pentru evenimente si proiecte [Descarcare gratuita]

21/June/2012 Instrumente financiare
9

inShar e

Dup ce am discutat n articolul 8 lucruri eseniale pe care trebuie s le tii despre BUGET despre importana i rolul unui buget am dat startul la dezvoltarea mai multor modele de bugete pentru diferite nevoi i persoane. Primul model dezvoltat a fost un buget persoanal destinat tuturor persoanelor care doresc s aib o atenie mai sporit asupra banilor personali. Mai multe informaii despre acesta le putei gsi AICI. Modelul pe care vreau sa vi-l prezint acum este un model de buget pentru evenimente si proiecte. Acesta are rolul de a planifica i analiza toate chestui elile dintr-un eveniment sau proiect. Bugetul cuprinde 3 pri: 1. Analiza cheltuielilor - n care se trec previzionrile i realizrile tuturor chetuielilor. Seciunea cuprinde i o parte de analiz a structurii cheltuielilor i a ponderii lor n total chetuieli. 2. Analiza veniturilor - seciune n care se analizeaz veniturilor att cele previzionate ct i cele realizate. 3. Analiza financiar se analizeaz totalul cheltuielilor cu cel al veniturilor i se identific dac evenimentul sau proiectul a rezultat un profit sau o perdere. Fiecare seciune cuprinde cteva grafice care s v ajute, din punct de vedere financiar, s avei privirea de ansamblu a evenimentului sau a proietului. Acest model de buget pentru evenimente si proiecte o s v ajute n planificarea mai n detaliu a tot ce se ntmpl pe un eveniment sau pe un proiect, n respectarea i monitorizarea a tot ce se realizeaz i n analiza tuturor datelor astfel nct s putei modifica evenimentul sau poriectul ca s rezulte profit la sfrit.

1.

Conceperea proiectului si scrierea cererii de finantare

2.

Implementare proiect

1.

De reinut la fiecare capitol bugetar:

1.

Transport

2.

Costuri proiect

3.

Alocaia voluntarilor

4.

Costuri excepionale

2.

Modificari de buget in timpul proiectului (negocierea contractului)

3.

Raportare

Conceperea proiectului si scrierea cererii de finantare

Cunoasterea ghidului programului, a apelului national la propuneri de proiecte (documente disponibile pe site-ul Programului Tineret in Actiune la documentele de candidatura) precum

si a contractului si anexelor sale (disponibile la sectiunea Contracte si Anexe

sumele specifice pe capitole bugetare

plafoane maxime per proiect (Exemplu 6.1.3 Evaluarea capacitatii financiare Se va desfasura in paralel cu evaluarea calitativa pentru acele institutii care nu sunt publice si ale

caror sume solicitate cumulat in cadrul programului in anul 2011 depasesc 25.000 Euro.),

cheltuieli eligibile

co-finantarea solicitata din partea aplicantului pentru transport ( = 10 % din transportul voluntarului)

co-finantarea pentru proiect - nu se specifica cat trebuie sa fie ea si daca e in natura sau in cash

Apelul national 2012- O candidatura care indeplineste criteriile de eligibilitate trebuie sa indeplineasca concomitent urmatoarele criterii de selectie: - Candidatul trebuie sa

aiba surse de finantare stabile si suficiente pentru asi mentine activitatea pe parcursul desfasurarii sau pentru anul in care este acordata finantarea, si sa contribuie la

finantarea activitatii (atat pentru asigurarea prefinantarii sumei aferente soldului, cat si pentru asigurarea co-finantarii); - Candidatul trebuie sa aiba capacitate financiara si

administrativa suficienta si adecvata, precum si motivatie pentru a indeplini activitatea propusa.

in apelul national se specifica - alte prioritati nationale - prioritate rang 1 propunerile de

proiect cu buget de pana in 10.000 Euro, - prioritate rang 2 propunerile de proiect cu buget intre 10.000 si 15.000 Euro si - prioritate rang 3 propunerile de proiect cu

buget intre 15.000 si

25.000 Euro

citeste contractul de finantare sa vezi ca avansul este de 70 % si restul de 30 % - sau mai precis diferenta dintre costurile aprobate si costurile reale de proiect o primesti

dupa finalizarea evaluarii raportului de proiect (evaluarea dureaza 3 luni de la momentul primirii raportului de catre Agentia nationala). Asta implica ca eu ca aplicant

cheltuiesc 100 % si primesc ulterior diferenta de 30 %

aplicantul va trebui sa depuna la final de proiect copii ale chitantelor si facturilor (respectiv alte documente justificative solicitate de Agentia Nationala - vezi

reguli financiare 2011) care sa justifice toate cheltuielile aprobate, adica 100% .

daca sunt organizatie la inceput de drum si buget mic pot sa aplic pentru proiecte pana in valoare de 25.000 Euro in prima faza.

In apelul national 7.1 Aspecte legate de modul de acordare a finantarii pentru propunerile de proiect - In cazul proiectelor aprobate, finantarea se va face in mod normal in

doua transe: 80% din suma aprobata in avans si pana la 20% la decont (cu exceptia proiectelor din cadrul Serviciului european de voluntariat unde finantarea se va face in

trei transe: doua avansuri, de 40% respectiv 30% iar la decont restul de pana la 30%). In cazul in care organizatia nu are capacitate financiara satisfacatoare AN poate decide

ca finantarea sa se realizeze in mai multe transe de plata. Acelasi mod de acordare a finantarii va fi valabil si pentru organizatiile care au mai beneficiat de finantare si nu au

reusit sa cheltuiasca cel putin sumelor acordate conform transelor de avans.

Pentru solicitari de granturi care cumuleaza pentru toate proiectele mai mult de 75.000 EURO intr-un an, finantarea se va acorda numai daca organizatia candidata va

asigura suma care depaseste 75.000 Euro fie prin garantie bancara de buna executie, fie prin co-finantare provenita din alte surse decat

fonduri europene. Sursele financiare care vor sta la baza emiterii garantiei bancare de buna executie nu pot proveni din proiecte finantate anterior prin programul Tineret in

Actiune sau alte fonduri europene.

In cazul organizatiilor nou infiintate care solicita cumulat intr-un an fonduri mai mari de 25.000 Euro finantarea se va acorda integral numai daca organizatia va asigura

suma care depaseste 25.000 Euro fie prin garantie bancara de buna executie, fie prin co-finantare provenita din alte surse decat fonduri europene. Sursele financiare care

vor sta la baza emiterii garantiei bancare de buna executie nu pot proveni din proiecte finantate anterior prin programul Tineret in Actiune sau alte fonduri europene .

Organizatii nou infiintate sunt considerate cele care au o perioada de functionare mai mica de un an la momentuldepunerii candidaturii.

Pentru transportul international efectuat cu avionul sumele se vor aproba folosind ca referinta oferta cea mai ieftina conform www.paravion.ro, la care se va aplica o marja

pozitiva de 25%. Costurile pentru achizitii de echipamente nu vor fi aprobate.

Costurile pentru mentorat consolidat vor fi aprobate la raportul final in baza unui raport specific care va fi anexa a raportului de activitate a proiectului.

Organizatia coordonatoare, stabileste impreuna cu partenerii cati bani se solicita si daca se solicita bani pentru activitati de diseminare.

In apel este mentionat - Criterii de selectie ale programului Tineret in Actiune - O candidatura care indeplineste criteriile de eligibilitate trebuie sa indeplineasca

concomitent urmatoarele criterii de selectie: - Candidatul trebuie sa aiba surse de finantare stabile si suficiente pentru asi mentine activitatea pe parcursul desfasurarii sau

pentru anul in care este acordata finantarea, si sa contribuie la finantarea activitatii (atat pentru asigurarea prefinantarii sumei aferente soldului, cat si pentru asigurarea co-

finantarii); - Candidatul trebuie sa aiba capacitate financiara si administrativa suficienta si adecvata, precum si motivatie pentru a indeplini activitatea propusa.

Implementare proiect

Anexe la contract. Se vor completa mai multe tipuri de anexe: anexe standard impuse de AN: Formularul de candidatura, Formularele de raportare, Regulile financiare,

Raport de activitate al mentorului i anexe survenite ca urmare a oricrei modificri, stipulate intr-un document oficial care constituie anex la contractul iniial: modificarea

perioadei stagiului, pierderea unui voluntar, etc

Bugetul aprobat.

Se vor obine acte justificative conform Legislaiei n vigoare i se vor pstra n contabilitatea organizaiei, pentru toate cheltuielile efectuate n cadrul proiectului (indiferent

dac sunt sau nu solicitate la raportarea final de AN)

Pe toate chitanele i facturile originale emise n cadrul proiectului se va consemna: Pltit din proiectul: <nr. de referinta>

Organizatia se va consulta cu agentia pentru a intelege de ce s-au modificat anumite sume.

Se va analiza si se vor vedea implicatiile modificarilor asupra modului in care se desfasoara proiectul.

Se va semna contractul luand in considerare perioada de eligibilitate a costurilor.

Se va consulta indrumarul financiar pentru a vedea tipul de documente justificative pentru fiecare categorie aprobata.

Daca sunt neclaritati, se va consulta Departamentul Financiar din cadrul Agentiei Nationale.

Informeaza-te cu privire la procedurile si documentele utilizate pentru modificarile de buget in relatie cu Agentia Nationala.

Informeaza Agentia Nationala responsabili actiunea 2- despre anumite situatii care pot aparea in proiect si care sa duca la modificari (implicit financiare).

Stabileste un set de documente interne financiare pentru categoriile costuri gazduire si costuri alocatie voluntar.

De reinut la fiecare capitol bugetar:

Transport
1. Solicitarea ofertelor de pret de la mai multi furnizori pentru transportul international, pentru a se a cauta cel mai bun pret.

2.

Justificarea cumprrii biletelor de clatorie cu factur i chitan, copia biletului, copie boarding pass-uri.

Costuri proiect
Orice costuri privind direct punerea n aplicare a proiectului (inclusiv costuri de pregtire a activitilor,

pentru indeplinierea sarcinilor, susinere lingvistic i personal, mentorat acordat voluntarului, cazare, mas,

transport local, asigurarea echipamentului i a materialelor, evaluare, diseminare i exploatare de rezultate, activiti de continuare/follow up).

Incepand cu anul 2012 acestea inglobeaza costurile de gazduire, trimitere si coordonare (care erau separate pana in 2011).

Gzduire
Aceste costuri nu trebuie justificate prin facturi si chitante ci prin descrierea activitatile in raportul de activitate. In contabilitatea interna trebuie tinute insa si aceste documente.

Cazare

Mas

daca aveti un apartament sau orice fel de cazare care sa corespunda unor cerinte decente si de baza puteti folosi aceste facilitati daca nu aveti puteti inchiria un contract de nchiriere cu o persoana fizica sau una juridica (proprietarul apartamentului)

daca proprietarul este o persoana fizica - conform contractului se face plata pe baza unei declaratii semnate de ambele parti

daca proprietarul imobilului este o persoana juridica atunci acesta va elibera o factura iar plata se poate face direct prin chitanta sau prin banc

daca aveti posibilitatea puteti sa oferiti voluntarului posibilitatea s ia masa acolo unde servesc masa beneficiarii dumneavoastra

in unele situatii organizatiile au primit sponsorizare / suport de la Universitati pentru ca voluntarii SEV sa serveasca masa impreuna cu studentii

daca organizatia asigura masa personalului (angajati si / sau voluntari) ar putea sa le ofere masa si voluntarilor SEV

multe organizatii ofera voluntarilor SEV o suma de bani lunar pentru ca acestia sa isi procure produse alimentare sau sa serveasca masa dupa cum doresc. Aceasta abordare

incurajeaza voluntarul sa experimenteze : planificarea pentru masa, realizarea de cumparaturi, gatirea alimentelor, managementul banilor; iar daca traieste cu alti voluntari

SEV va avea oportunitatea sa-si dezvolte abilitati care tin de comunicare, colaborare, initiativa, impartirea sarcinilor, lucrul in echipa etc.

Daca voluntarii primesc o suma de bani ei vor trebui sa semneze o declaratie ce va intra in contabilitate si nu trebuie sa colecteze bonuri si facturi pentru aceasta suma.

Cursuri de limba/mentorat/cursuri de dezvoltare personal

se ntocmesc contracte de prestri servicii

toate aceste servicii se pot realiza in regim de voluntariat daca organizatia gaseste persoane resursa in cadrul organizatiei sau in comunitate dispuse sa ofere suport

daca aceste servicii sunt prestate de catre persoane fizice atunci persoana care primeste din partea organizatiei bani pentru servicii va trebui sa realizeze o declaratie

semnata care sa specifice clar suma primita si serviciile prestate

declaratiile si toate documentele trebuie sa fie realizate in perioada de eligibilitate a proiectului

de preferat, daca trebuie realizate contra cost aceste servicii, este sa semnati contracte cu persoane autorizate (Persoane Fizice Autorizate)

Cheltuieli de trimitere / coordonare

Se vor introduce sumele aprobate in EVS Activity Agreement

Se stabilesc impreuna cu partenerii cum si cand vor fi transferati banii (costuri trimitere) si se va specifica in EVS Activity Agreement

Sumele alocate fiecrui partener se solicit de ctre organizatia coordonatoare prin invoice(facturi)

Se va solicita o singura factura pentru toate costurile pe care le realizeaza partenerul ( daca el cumpara biletul, plateste taxele de viza, vaccinarea, asigurari suplimentare,

etc.)

Daca schimbi partenerul/ partenerii din proiect dupa aprobarea bugetului, consulta-te cu Agentia Nationala privitor la sumele pentru costurile de trimitere pe care trebuie sa

le acorzi noilor parteneri (costurile de trimitere sunt diferite de la tara la tara iar tu ai un buget aprobat pentru costuri trimitere)

Alocaia voluntarilor
1. Voluntarul semneaza o declaratie in fiecare luna care sa certifice ca a primit din partea organizatiei gazda suma specificata in contract

2.

Pentru contabilitate, acest document ar trebui sa fie in doua limbi ( limba romana si limba engleza / franceza/ maghiara/ limba de comunicare cu voluntarul)

3.

Semneaza documentul in 4 exemplare (1 ex. pentru contabilitate, 1 pentru Agentia Nationala, 1 pentru voluntar, 1 pentru raportul organizatiei coordonatoare )

Exemplu de declaratie

Subsemnatul ., voluntar in cadrul proiectului cu numele .., avand numarul de referinta RO-2.1-, declar ca azi , data de 05. 10.2011 , am primit de la asociatia/fundatia X suma de . Euro/lei

reprezentand contravaloarea alocatiei voluntarului aferenta perioadei 05.10.2011 05.11.2011

Am primit ( voluntarul )

Am predat

Semnatura si stampila

Costuri excepionale

Viz i vaccinare;

costuri legate de tinerii cu oportuniti reduse sau cu nevoi speciale (de exemplu, contribuie la cazarea i masa participanilor la Vizita de Pregtire n Avans, contribuie

pentru mentorat consolidat, vizit medical, ngrijire medical, sprijin pentru pregtire lingvistic suplimentar, pregtire suplimentar, faciliti sau echipament special,

persoan nsoitoare, cheltuieli suplimentare pentru tinerii dezavantajai economic, traducere /interpretare)

Modificari de buget in timpul proiectului (negocierea contractului)

Modificarile de buget pot avea loc doar prin aprobarea AN si nu pot depasi suma aprobata prin contract (citeste contractul de finantare)

Raportare
Ce conine raportul final?

Pentru completarea corecta a raportului final a fost elaborat un Ghid care urmareste pas cu pas ce este de facut. Acest Ghid este disponibil pentru toate actiunile

la http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1. Dosarul raportului final al unui proiect Tineret n Aciune este alctuit din mai multe elemente:

formularul de raport final care este alctuit din:

o o o o

datele de identificare ale proiectului (prile I, II i III din formular),

raportul de activitate (partea a IV-a din formular, n care este descris modul n care proiectul a fost efectiv implementat),

raportul financiar (partea a V-a din formular n care este se prezint modul n care au fost realizate efectiv cheltuielile pentru implementarea proiectului),

lista de semnturi ale participanilor la proiect.

Formularul standard de raport final aferent anului n curs poate fi descrcat de pe site-ul programului Tineret n Aciune la www.tinact.ro la seciunea Formulare i

documente / Contrate i anexe de unde se poate descrca i prezentul Ghid (link direct: http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1)

documente justificative financiare

anexe (ex. Centralizatorul de cheltuieli)

alte documente care vin n completarea i sprijinul celor declarate n raportul final (ex. comunicate i articole de pres, materiale de promovare, de diseminare i exploatare

a rezultatelor (fluturai, afie, brouri, filme), CD cu poze etc

Care sunt fazele evalurii raportului final?

Odat ajuns la Agenia Naional (fie trimis prin pot/curierat, fie depus personal la secretariatul Ageniei), raportul final trece prin trei tipuri de evaluare succesive:

1)

verificarea administrativ a dosarului de raport final (eligibilitatea dosarului),

2)

evaluarea tehnic a raportului de activitate i a modului n care au fost implementate activitile de proiect,

3)

evaluarea financiar, a Centralizatorului de cheltuieli i a documentelor justificative financiare.

Mai jos gsii descrise fiecare din aceste etape mpreun cu informaiile necesare pentru ntocmirea corect a unui dosar de raport final.

o o o

Lista de verificare

Tabelul cu costurile proiectului

Formulare