Management Financiar FSE PT ONGuri RO Final

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale
Raport asupra managementului financiar al proiectelor finanate din fonduri structurale din perspectiva organizaiilor neguvernamentale
Bucureti 2010
Acest material a fost realizat n cadrul proiectului An assessment of Romanian NGOs participation and absorbtion capacity of European Structural Funds in 2010 implementat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile, cu sprijinul financiar al OPEN SOCIETY INSTITUTE

Raport asupra managementului financiar al proiectelor finanate din fonduri structurale din perspectiva organizaiilor neguvernamentale
Coordonator: tefan Constantinescu Realizarea acestui raport nu ar fi fost posibil fr sprijinul organizaiilor neguvernamentale, respondente n cadrul chestionarelor, interviurilor i studiilor de caz, precum i al angajatilor i colaboratorilor FDSC care au susinut derularea acestui demers.
Sediu social: Splaiul Independenei nr. 2K, Scara 1, Etaj 4, Sector 3, Bucureti, Romnia Adres de coresponden: strada Orzari, nr. 86 A, sector 2, Bucureti, Romnia P.O. Box 22-219, Bucureti, Romnia Tel: +40-21-310 01 81 Fax: +40-21-310 01 80 E-mail: office@fdsc.ro Pagini web: www.fdsc.ro; www.stiriong.ro
Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile
Toate drepturile asupra acestei lucrri aparin Fundaiei pentru Dezvoltarea Societii Civile (FDSC). Orice reproducere integral sau parial, indiferent de mijloacele tehnice utilizate, fr consimtmntul scris al FDSC, este interzis. Pri din aceast publicaie pot fi reproduse n scopuri necomerciale doar cu precizarea sursei.
Cuprins:
1. Introducere ........................................................................................................................... 3 2. Repere metodologice............................................................................................................ 5 3. Situaia curent a accesrii fondurilor structurale de ctre organizaiile neguvernamentale din Romania .......................................................................................................................... 7 3.1. Situaia ONG aplicante n cadrul programelor de finanri nerambursabile................. 7 3.2. Situaia ONG contractante ........................................................................................... 13 4. Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante ................ 19 5. Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare 33 6. Prezentarea studiilor de caz ............................................................................................... 41 7. Principalele concluzii i recomandri .................................................................................. 47 8. Anexe .................................................................................................................................. 51 Anexa 1.1. Chestionar ONG aplicante................................................................................. 51 Anexa 1.2. Structura eantionului dup principalele variabile independente de cercetare ONG aplicate ....................................................................................................................... 55 Anexa 2.1. Chestionar ONG contractante........................................................................... 56 Anexa 2.2. Structura eantionului dup principalele variabile independente de cercetare ONG contractante ............................................................................................................... 62 Anexa 3. Ghid interviu semi-structurat............................................................................... 64
Introducere
1. Introducere
ncepnd cu a doua jumtate a anului 2008, un numr relativ mare de organizaii neguvernamentale a avut posibilitatea s nainteze proiecte spre finanare, odat cu lansarea primelor cereri de proiecte din cadrul programelor operaionale ale fondurilor structurale. Ateptrile privind o participare ridicat a organizaiilor neguvernamentale (ONG) n faza de depunere de proiecte au fost larg confirmate doar n cazul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU), unde pe parcursul anului 2008 i prima jumtate a 2009, au fost depuse 807 proiecte din partea ONG cu o valoare total de aproximativ 830 milioane euro. Cauzele participrii relativ reduse a ONG n cadrul celorlalte programe operaionale a fost explicat detaliat n raportul 112 pentru Fondurile Structurale publicat de Coaliia ONG pentru Fondurile Structurale n noiembrie 2009 i de aceea nu reprezint un obiectiv central al prezentului raport. n ciuda acestor dificulti, derivate n principal din limitrile impuse de condiiile specifice de eligibilitate i din faptul ca adesea, msurile incluse n cererile de proiecte au fost n neconcordan cu obiectivele i interesele ONG din domeniu, la jumtatea anului 2010, sectorul neguvernamental dispunea de un numr de aproximativ 400 proiecte, n calitate de beneficiar, contractate i aflate n curs de implementare. Odat cu nceperea derulrii proiectelor au aprut i primele semne de dificulti i obstacole, de natur att tehnic, legat de desfurarea activitilor, dar mai ales de natur financiar, identificarea cu precdere a celor din urm reprezentnd de altfel i obiectivul central al prezentului raport de cercetare. Pe lng aceasta, ne propunem s detectam i posibilele msuri corective la care ONG au apelat pe parcursul acestui proces sau la care ar trebui sa fac recurs n vederea asigurrii unui management financiar eficient. Nu n ultimul rnd, analiza pe care v-o propunem spre dezbatere i-a dorit s se constituie ntr-un prim efort structurat de a evalua capacitatea organizaiilor de a face fa cerinelor programelor operaionale, neleas att din perspectiva modalitilor de a rspunde constrngerilor de natur extern ct i ca efort de a contracara posibilele deficiene interne ale organizaiei, analiz ce poate da un tablou de ansamblu asupra principalelor provocri ntmpinate de ctre sectorul neguvernamental n accesarea fondurilor europene. n acest sens ne-am propus s gsim rspunsuri la urmtoarele obiective specifice de cercetare: Evaluarea participrii organizaiilor neguvernamentale la programele fondurilor structurale att din punct de vedere al organizaiilor aplicante (inteniei de aplicare la cererile de proiecte) ct i din cel al organizaiilor care au contractat deja finanarea proiectelor (numrul i volumul de finanare accesat de ctre sectorul neguvernamental i ponderea acestuia n volum total al finanrilor); Evaluarea relaiei dintre instituiile responsabile de implementarea programelor operaionale i organizaiile neguvernamentale beneficiare (calitatea comunicrii i
asistentei oferite, coerena i claritatea instruciunilor i procedurilor de lucru ce guverneaz sistemul de finanare, etc.); Evaluarea gradului n care organizaiile i-au dezvoltat capaciti de resurse umane i financiare capabile s rspund eficient cerinelor i eventualelor obstacole ntmpinate pe parcursul implementrii proiectelor; Identificarea principalelor dificulti ce influeneaz asigurarea fluxului de numerar i a msurilor specifice ce trebuie adoptate de ctre ONG pentru a-i asigura fondurile suplimentare necesare implementrii cu succes a proiectelor.
Repere metodologice
2. Repere metodologice
Pentru ndeplinirea obiectivelor specifice i pentru o nelegere comprehensiv a obstacolelor i problemelor de natur financiar cu care se confrunt organizaiile n faza implementrii proiectelor finanate prin instrumentele structurale, demersul nostru a fost structurat pe patru paliere de cercetare: Analiza documentelor i a datelor secundare de cercetare Aceasta a vizat n principal identificarea programelor de finanare eligibile pentru ONG i determinarea gradului de participare a organizaiilor n cadrul acestor programe prin investigarea informaiilor i listelor de beneficiari furnizate prin amabilitatea autoritilor de management contactate sau a informaiilor dispuse pe site-urile acestora la data de 31 august 2010 1. n cadrul acestei componente de cercetare am identificat numrul de beneficiari, tipologia acestora, valoarea proiectelor organizaiilor neguvernamentale pe fiecare program operaional n parte i ponderea acestora din totalul beneficiarilor. De asemenea, demersul de cercetare a vizat i cuantificarea numrului de organizaii neguvernamentale - partenere n cadrul proiectelor finanate prin fonduri structurale 2, pentru a oferi un tablou complet al participrii sectorului neguvernamental n cadrul acestor programe, dar din pcate aceste informaii nu au fost furnizate de ctre autoritile responsabile adresate n cadrul perioadei de derulare a cercetrii. Analiza datelor secundare de cercetare s-a efectuat n perioada septembrie octombrie 2010. Interviuri personalizate n cadrul proiectului de cercetare s-au realizat 14 interviuri personalizate, n perioada octombrie-noiembrie 2010, cu manageri sau responsabili financiari ai proiectelor contractate. n cadrul acestor interviuri semi-structurate s-au explorat principalele dificulti ntmpinate de ctre organizaii att de natur intern (resurse umane, nivelul expertizei, capacitatea organizaiei de a susine financiar proiectele) ct i de natura extern, legate n principal de natura relaiei cu instituiile responsabile de implementarea programelor de finanare. Interviurile au fost efectuate cu organizaii neguvernamentale din Bucureti, Cluj, Timioara i Iai, 11 derulnd proiecte prin POSDRU i una pe PODCA.
Cercetri cantitative Cercetarea cantitativ a fost realizat prin administrarea online a dou chestionare ce s-au adresat att organizaiilor aplicante ct i organizaiilor contractante.
1
In acest sens au fost adresate cereri de informatii in baza Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public catre urmatoarele autoritati: AM POSDRU, AM POR, AM PODCA, AM POSCCE si AM POS Mediu.
Programul Operational Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane, Programul Operational Regional, Programul Naional de Dezvoltare Rural, Programul Operational Sectorial Mediu, Programul Operational Sectorial pentru Cresterea Competitivitatii Economice, Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative.
n ceea ce privete organizaiile aplicante, au fost invitate s rspund toate cele 2297 de organizaii nscrise n Catalogul Societii Civile, realizat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile (FDSC), n total nregistrndu-se un numr de 405 de chestionare completate n perioada septembrie-octombrie 2010; n cel de-al doilea caz, au fost invitate s rspund un numr de 340 de organizaii contractante de proiecte finantate din instrumentele structurale, identificate ca fiind organizaii neguvernamentale prin confruntarea listelor de beneficiari cu baza de date a FDSC, nregistrnd-se n final un numr de 75 chestionare completate de-a lungul lunii noiembrie 2010, ceea ce nseamn o rat de rspuns de 22%. Comparnd distribuia ONG care au completat chestionarul, dup principalele variabile independente, cu cea rezultata din Catalogul Societii Civile, se constata o similitudine ntre cele dou distribuii, ceea ce ne ndreptete generalizarea rspunsurilor furnizate la nivelul universului organizaiilor neguvernamentale active sau la universul organizaiilor neguvernamentale contractante de finanri prin fonduri structurale. Principalele rezultate derivate din rspunsurile la ntrebrile din cadrul interviurilor personalizate i chestionarelor au fost dezbtute i validate ntr-un atelier de lucru, organizat la sediul Fundaiei pentru Dezvoltarea Societii Civile, la care au participat un numr de 8 persoane (manageri financiari din partea organizaiilor contractante i reprezentani cu atribuii financiare din partea FDSC). Studii de caz descriptive n final, proiectul de cercetare a vizat i realizarea a dou studii de caz ce au avut drept obiectiv prezentarea att sintetic ct i n detaliu a unor situaii concrete n care managementul financiar a trebuit sa rspund eficient la un set de dificulti majore.
Situaia curent a accesrii fondurilor structurale de ctre organizaiile neguvernamentale din Romania
3. Situaia curent a accesrii fondurilor structurale de ctre organizaiile neguvernamentale din Romania
3.1. Situaia ONG aplicante n cadrul programelor de finanri nerambursabile
Programele de finanare din fonduri structurale au un grad relativ ridicat de cunoatere n cadrul sectorului neguvernamental (ONG) din Romnia. Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU), Programul Operaional Regional (POR), Programul Naional de Dezvoltare Rural (PNDR) i Programul Operaional Sectorial Mediu (POSMEDIU) dispun de cea mai mare notorietate n cadrul sectorului ONG, fiecare dintre aceste programe fiind cunoscute de mai bine de doua treimi din totalul ONG investigate. Programele cele mai cunoscute sunt de altfel i programele care au nregistrat cel mai ridicat nivel de participare la consultri n faza de programare din partea sectorului ONG. Astfel, 20% din total ONG au declarat c au participat la consultri n faza de programare a POSDRU iar 7.8% au fost implicate n elaborarea Planului Naional de Dezvoltare. Cele mai puin cunoscute programe operaionale sunt Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (PODCA), doar 48% dintre organizaii au auzit de un astfel de program operaional, PO Pescuit i Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POSCCE). Graficele de mai jos ilustreaz notorietatea programelor operaionale n cadrul sectorului neguvernamental i gradul de participare al acestuia n consultrile aferente fazei de programare.
Grafic 1. Ai auzit de urmtoarele instrumente de finanare structurale n cadrul crora exist scheme de finanare la care
ONG sunt eligibile? (% din total ONG)
Grafic 2. Ai participat la consultrile pentru programarea asistenei financiare de la UE n perioada 2006-2007?

(% din total ONG)
Condiii de eligibilitate ale ONG n cadrul principalelor programe operaionale*

Program POSDRU PODCA Condiii de eligibilitate ONG ONG sunt eligibile pe majoritatea domeniilor de intervenie. ONG sunt beneficiari eligibili pe multe dintre domeniile majore de intervenie ale PODCA; n practica accesul este limitat datorita faptului ca acesta nu cuprinde suficiente masuri care sa se intersecteze cu interesele ONG sau datorita impunerii asocierii cu autoritile publice; recent (decembrie 2010) a fost deschisa o cerere de proiecte avnd drept beneficiari exclusiv ONG - Creterea capacitii proprii a organizaiilor neguvernamentale de a colabora cu instituiile administraiei publice din Romnia. ONG pot fi solicitani eligibili pe Axa 4 Implementarea sistemelor adecvate de management pentru protecia naturii. Lund n calcul condiiile specifice de eligibilitate pe care trebuie sa le ndeplineasc un aplicant, n special cea referitoare la obligativitatea de a fi administratorul sau custodele ariei naturale, n practica, foarte puine ONG-uri pot fi solicitani eligibili n cadrul acestui program.M Dat fiind specificul Programului Operaional Regional i obiectivele pe care i le propune, ONG nu pot avea o contribuie majora la implementarea acestui program. Domeniile n care ONG pot, totui contribui, se regsesc la nivelul a doua axe : Axa3 mbuntirea infrastructurii sociale i Axa5 Dezvoltarea durabila i promovarea turismului; n practica, puine organizaii au depus cereri de finanare datorita specificului i obiectivelor POR, ce vizeaz investiii n infrastructura (intervenie atipica pentru ONG pn n prezent). ONG nu sunt atrase de fondurile disponibile prin PNDR. Una dintre cauze este lipsa de claritate a activitilor pe care ONG le pot dezvolta pentru atragerea finanrilor din FEADR. O alta este ca n perioada de programare nu au fost incluse multe dintre domeniile de intervenie la care organizaiile neguvernamentale ar fi putut sa contribuie. Totui, axele care ofer cele mai multe oportunitatea pentru ONG n
POSMEDIU
POR
PNDR
Situaia curent a accesrii fondurilor structurale de ctre organizaiile neguvernamentale din Romania cadrul PNDR sunt: Axa III prin masurile dedicate dezvoltrii turistice i Axa IV prin Programul LEADER formarea grupurilor de aciune locala i elaborarea strategiilor de dezvoltare locala.
*Sursa: Coaliia ONG pentru fonduri structurale, Raportul 112 pentru fonduri structurale, noiembrie 2009
Dei ONG sunt prezente, prin depuneri de cereri de finanare, n cadrul fiecrui program operaional, POSDRU se distaneaz semnificativ fa de celelalte programe operaionale, nregistrnd, n perioada 2008-2010, cele mai multe cereri de finanare din partea organizaiilor neguvernamentale. Astfel, conform rezultatelor sondajului efectuat de FDSC n perioada septembrie octombrie 2010, aproape doua treimi (62,6%) din totalul cererilor de finanare depuse de ONG sunt efectuate n cadrul acestui program operaional. Trebuie remarcat ca aceasta se datoreaz i faptului ca POSDRU ofer cele mai multe oportuniti de finanare pentru ONG, acestea fiind de altfel considerate eligibile pe majoritatea domeniilor de intervenie ale acestui program.
Grafic 3: n perioada 2008-2010 organizaia Dvs. a naintat cereri de finanare pentru proiecte n cadrul urmtoarelor programe (% din total cereri ONG)
Evoluia n timp a cererilor de finanare depuse pe POSDRU, att n ce privete numrul proiectelor naintate spre finanare cat i n ceea ce privete numrul organizaiilor aplicante, evideniaz o cretere uoara dar constanta, de-a lungul anilor 2008-2010, aproximativ 15% din totalul ONG aplicnd, n medie, n fiecare an, n cadrul acestui program. Aceeai tendin de cretere, uoar dar constanta, a cererilor se nregistreaz i n cazul POR, n vreme ce PODCA prezint mai degrab un trend descendent n 2010 fa de anii anteriori. Principalul motiv ce a determinat ONG sa nu nainteze cereri de finanare n cadrul POSDRU l-a constituit lipsa capacitaii financiare necesara implementrii unui eventual proiect sau ndeplinirii criteriilor de eligibilitate, acest motiv fiind invocat de 46,4 % din totalul
10
organizaiilor neaplicante. Alte constrngeri ce au mpiedicat ONG sa depun cereri de finanare se refer la faptul ca procedurile POSDRU sunt considerate, nc din faza de aplicare, excesiv de birocratice sau la lipsa capacitaii organizaionale (resurse umane, expertiza n management de proiect) necesare implementrii unui eventual proiect.
Grafic 4. Daca nu ai naintat cereri de finanare pentru proiecte (pentru POSDRU), care este motivul pentru care nu ai fcut acest lucru (% din total ONG care nu au aplicat pe POSDRU)
n ceea ce privete organizaiile aplicante, ce au depus cereri de finanare pe POSDRU, acestea consider ca cerinele programului (nivelul contribuiei proprii i a prefinanrii, tipurile de cheltuieli eligibile) sunt mai degrab rezonabile (33% dintre ONG consider condiiile ca fiind mai degrab rezonabile fa de doar 15% care susin o opinie contrar). n schimb, procesul de selecie, contractare i rambursare este perceput nc din faza de aplicare ca fiind mai degrab lent i ineficient de ctre 29,3% dintre organizaii fa de doar 14% ce au exprimat o opinie contrara. n ceea ce privete claritatea instruciunilor cuprinse n ghidul solicitantului, opiniile sunt n mod egal mprite, 24,2% dintre organizaii considernd instruciunile ca fiind relativ clare i precise n vreme ce 23,7% susin mai degrab contrariul. Graficul de mai jos ilustreaz percepia ONG aplicante fa de o serie de elemente constitutive sistemului de finanare prin POSDRU:
Grafic 5. Daca ai prezentat cereri de finanare la POSDRU cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare (% din total ONG aplicante)
11
Principalele motive ce au determinat ONG sa nu aplice n cadrul celorlalte programe operaionale sunt neconcordana dintre obiectivele programelor i cele vizate la nivel organizaional de ctre organizaiile potenial aplicante - peste 40% din total ONG invocnd acest motiv pentru POPescuit, POSCCE, PNDR, PODCA i POSMediu i intr-o mai mic msura n ceea ce privete POR - i lipsa capacitaii financiare pentru a ndeplini criteriile de eligibilitate, mai evident n ceea ce privete POR.
Daca nu ai naintat cereri de finanare pentru proiecte, care este motivul pentru care nu ai fcut acest lucru? Grafic 6. Obiectivele noastre nu se ncadrau n obiectivele acestui program (% din total ONG neaplicante)
12
Grafic 7. Nu avem capacitatea financiar pentru a ndeplini criteriile de eligibilitate financiara sau pentru implementarea unui proiect (% din total ONG neaplicante)
n ciuda acestor constrngeri semnalate de un numr semnificativ de organizaii, doar 11% din total ONG investigate i-a exprimat intenia de a nu aplica n viitor n cadrul acestor programe de finanare, ceea ce denota faptul ca finanrile nerambursabile ale fondurilor structurale par sa devina o component major a strategiei de atragere fonduri n cadrul sectorului neguvernamental din Romania. O majoritate consistenta de ONG intenioneaz ca pe viitor sa depun proiecte spre finanare, fie n calitate de solicitant principal (70,7%), fie n calitate de partener (63,2%)
Grafic 8. Intenionai s aplicai n viitor la unul din aceste programe? (PNDR, PODCA, POSDRU, POR, POS MEDIU, POSCCE PO PESCUIT (% din total organizaii)
13
3.2. Situaia ONG contractante

Principalele programe operaionale cu prezen relativ semnificativ a proiectelor contractate i derulate de ctre organizaiile neguvernamentale sunt: POSDRU, urmat la mare distan de POSMEDIU, PODCA, POSCCE i POR. La 31 august 2010, din totalul celor 3429 proiecte derulate n cadrul acestor programe, doar 398 proiecte au fost identificate ca aparinnd ONG, ceea ce indica o rata de contractare a sectorului neguvernamental de doar 11,6%, raportat la totalitatea proiectelor finanate n cadrul acestor programe i de 8,64% (2,785 miliarde lei sau 696,2 milioane Euro, calculat la valoarea medie de 1E=4lei) raportat la valoarea bugetat total. Tabelele de mai jos evideniaz ponderea prezenei ONG - beneficiare n cadrul proiectelor contractate n cadrul programelor operaionale ale fondurilor structurale, raportat la numrul de proiecte contractate i la valoarea bugetat a acestora (tabelele nu includ programele PNDR i POPescuit datorita prezenei nesemnificative a ONG n cadrul acestor doua programe). Merit remarcat faptul c gradul de participare a ONG n cadrul programelor operaionale este semnificativ mai mare dac lum n considerare numrul ONG - partenere n cadrul proiectelor contractate. Din pcate aceste informaii nu au fost furnizate de ctre autoritile responsabile adresate n cadrul perioadei de derulare a cercetrii.
Tabel 1. Distribuia proiectelor contractate de ctre ONG-beneficiare n cadrul principalelor programe operaionale la 31 august 2010*
Numr de proiecte contractate POSDRU POS MEDIU PODCA POSCCE POR Total
proiecte ONG 341 9 12 30 6 398
Total proiecte 1139 118 201 1252 719 3429
% proiecte ONG 29,9% 7,6% 6,0% 2,4% 0,8% 11,6%
*Sursa: lista beneficiarilor dispus pe site-ul autoritarilor de management la data de 31 august 2010; proiectele ONG au fost identificate prin confruntarea listei cu baza de date ONG a FDSC.
Tabel 2. Distribuia valorii proiectelor* contractate de ctre ONG-beneficiare n cadrul principalelor programe operaionale la data de 31 august 2010
mii lei POSDRU PODCA POS MEDIU POR
Valoare proiecte ONG
Valoare totala proiecte 8.500.000 265.000 9.700.000 9.230.000
2.750.000 13.500 11.800 9.900
% valoare proiecte ONG 32,35% 5,09% 0,12% 0,1%
14
Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale POSCCE Total 2.136 2.787.336 4.544.000 32.239.000 0,05% 8,64%
*Valori rotunjite, datele fiind prelucrate prin importul informaiilor disponibile n fiiere pdf, aflate pe site-urile autoritarilor de management.
n continuare, evideniem prezena ONG n cadrul principalelor programe operaionale, lund n considerare numrul i valoarea bugetat a proiectelor finanate pn la data de 31 august 2010. Reamintim c organizaiile neguvernamentale au fost identificate prin confruntarea listelor de beneficiari publicate pe site-urile autoritarilor de management cu baza de date ONG a FDSC realizat n anul 2009 i prin asocieri ale numelui organizaiei la sectorul neguvernamental. n lista final a beneficiarilor - organizaii neguvernamentale am inclus pe lng asociaii, fundaii, camere de comer, organizaii patronale, etc. i federaiile de organizaii neguvernamentale i sindicatele. POSDRU La 31 august 2010, existau 1139 proiecte contractate n cadrul POSDRU cu o valoare total a proiectelor de aproximativ 8,5 miliarde lei, din care, 29,9% proiecte aparineau organizaiilor neguvernamentale, totaliznd 32,3 % din totalul valorii proiectelor contractate. Din cele 341 proiecte contractate de ctre ONG, 236 erau de tip strategic 3 (69,2%) n vreme ce 105 (30,8%) de tip grant, valoarea medie a proiectelor strategice fiind de 11,05 milioane lei (2,76 milioane Euro, calculat la o valoare medie de 1E=4lei), n timp ce valoarea medie a proiectelor de grant de 1,285 milioane lei (321 mii Euro). Conform datelor furnizate de AMPOSDRU, valoarea total a plilor efectuate pn la data de 31 octombrie 2010 era de 1,566 miliarde lei (18,4% din valoarea totala bugetata a proiectelor), din care: Prefinanare: 1,356 miliarde lei; Rambursare cheltuieli eligibile: 210 milioane lei i restituire contravaloare TVA aferent cheltuielilor eligibile: 2,11 milioane lei. Graficul de mai jos ilustreaz faptul ca majoritatea proiectelor finanate prin POSDRU sunt derulate de ctre instituiile publice (44,3% din total proiecte), ONG (29,9%), urmate la mic distan de ctre societile comerciale (25,8%). Dintre instituiile publice, merit remarcat c aproape doua treimi sunt instituii de nvmnt, instituiile administraiei publice locale fiind slab reprezentate n cadrul acestui program.
n cadrul POSDRU pot fi finanate dou categorii de proiecte: Proiecte strategice sunt proiecte implementate la nivel National sau multi-regional; durata de implementare a unui proiect este de minimum 6 (ase) luni i maximum 3 (trei) ani iar valoarea total eligibil,a proiectelor poate fi cuprins ntre minimum echivalentul n lei a 500.000 euro i maximum echivalentul n lei a 5 milioane euro. Proiecte de grant sunt proiecte implementate la nivel local sau regional n regiunea n care se depune cererea de finanare; durata de implementare a unui proiect este de minimum 6 (ase) luni i maximum 2 (doi) ani iar valoarea total eligibil a proiectelor poate fi cuprins ntre minim echivalentul n lei a 50.000 euro i maxim echivalentul n lei a 499.999 euro.
Grafic 9. Distribuia proiectelor contractate pe POSDRU dup tipul organizaiei (% din total proiecte contractate)
15
Cele mai multe proiecte ONG se regsesc n cadrul Axei 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i a ntreprinderilor (111 proiecte) i Axei 2: Corelarea nvrii pe tot parcursul vieii cu piaa muncii (83 proiecte), urmate de Axa Prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare (74 proiecte) i Axa Prioritar 6 Promovarea incluziunii sociale (62 proiecte). n ceea ce privete domeniile majore de intervenie, cele mai multe proiecte derulate de ctre ONG aparin domeniilor: DMI 5.2. Promovarea sustenabilitii pe termen lung a zonelor rurale n ceea ce privete dezvoltarea resurselor umane i ocuparea forei de munc i DMI 3.3. Dezvoltarea parteneriatelor i ncurajarea iniiativelor pentru partenerii sociali i societatea civil.
Tabel 3. Distribuia proiectelor contractate de ctre ONG pe Axe Prioritare / Domenii majore de intervenie POSDRU
POSDRU: Axa Prioritara/ DMI
Nr. proiecte contractate
% din total proiecte contractate de ONG
AP1/ DMI 1.1. Acces la educaie i formare profesional iniial de calitate AP1/ DMI 1.3. Dezvoltarea resurselor umane n educaie i formare profesional AP1/ DMI 1.4. Calitate n formarea profesional continu Total AP1 AP2/ DMI 2.1. Tranziia de la coal la viaa activ AP2/ DMI 2.2. Prevenirea i corectarea prsirii timpurii a colii AP2/ DMI 2.3. Acces i participare la FPC Total AP2 AP3/ DMI 3.1. Promovarea culturii antreprenoriale AP3/ DMI 3.2. Formare i sprijin pentru ntreprinderi i angajai pentru promovarea adaptabilitii AP3/ DMI 3.3. Dezvoltarea parteneriatelor i ncurajarea iniiativelor pentru partenerii
4 1 6 11 19 26 38 83 24 39 48
1,2% 0,3% 1,8% 3,3% 5,6% 7,6% 11,1% 24,3% 7,0% 11,4% 14,1%
16

sociali i societatea civil Total AP3 AP5/ DMI 5.1. Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare AP5/ DMI 5.2. Promovarea sustenabilitii pe termen lung a zonelor rurale n ceea ce privete dezvoltarea resurselor umane i ocuparea forei de munc Total AP5 AP6/ DMI 6.1. Dezvoltarea economiei sociale AP6/ DMI 6.2. mbuntirea accesului i a participrii grupurilor vulnerabile pe piaa muncii AP6/ DMI 6.3. Promovarea egalitii de anse pe piaa muncii AP6/ DMI 6.4. Iniiative transnaionale pentru o pia inclusiv a muncii Total AP6 *Sursa: lista beneficiarilor afiat pe site-ul autoritilor de management la data de 31 august 2010 Grafic 10. Distribuia proiectelor ONG pe axe prioritate POSDRU (% din total proiecte contractate)
111 25 49 74 33 12 14 3 62
32,6% 7,3% 14,4% 21,7% 9,7% 3,5% 4,1% 0,9% 18,2%
POSMEDIU n cadrul POSMEDIU, instituiile publice au contractat 78% din totalul celor 118 proiecte derulate n cadrul acestui program ce totalizeaz aproximativ 9,7 miliarde lei, ONG nsumnd doar 10 contracte de finanare (8,4% din total, cu un buget total de doar 11,8 milioane lei), din care unul a fost reziliat pn la data finalizrii colectrii datelor. Toate proiectele ONG sunt contractate n cadrul axei prioritare 4 / DMI 1: Dezvoltarea infrastructurii i a planurilor de management n vederea protejrii biodiversitii i Natura 2000. Conform datelor furnizate de AMPOSMEDIU, valoarea total a plilor efectuate pn la data de 31 august 2010 n cadrul contractelor avnd ONG ca beneficiari este de 1.298.696 lei, din care: Prefinanare: 993.996 lei; Rambursare cheltuieli eligibile: 253.188 lei i restituire contravaloare TVA aferent cheltuielilor eligibile: 51.512 lei.
17
PODCA Asemntor POSMEDIU, din totalul de 201 proiecte finanate pe PODCA, n valoare total de 265 milioane lei, majoritatea este contractata de cate municipaliti i instituii publice (94%), n vreme ce ONG deruleaz doar 12 proiecte (6% din total), toate aparinnd Axei Prioritare 1 / DMI 1.1.: mbuntirea procesului de luare a deciziilor la nivel politicoadministrativ i DMI 1.3. mbuntirea eficacitii organizaionale. POR n cadrul POR , din totalul celor 719 proiecte contractate pn la data de 31 august 2010, n valoare de 9,23 miliarde lei, 55% sunt derulate de ctre instituiile publice iar i 44,3% de ctre societile comerciale. Toate proiectele implementate de ctre ONG (n numr de 6 proiecte) sunt derulate n cadrul n cadrul axei prioritare 3 / DMI 3.2. Reabilitarea, modernizarea, dezvoltarea i echiparea infrastructurii serviciilor sociale i nsumeaz o valoare bugetata de 9,9 milioane lei. Conform datelor AMPOR, valoarea total a plailor efectuate n cadrul contractelor avnd ca beneficiar organizaii neguvernamentale s-a ridicat la suma de 104,47 milioane lei , din care prefinanare 42,67 milioane lei, rambursri cheltuieli eligibile de 58,74 i rambursri TVA de 3,06 milioane lei. Neconcordanele ntre date se datoreaz faptului ca AMPOR ncadreaz Asociaiile de dezvoltare Intercomunitar n cadrul sectorului neguvernamental, acestea fiind n fapt structuri de cooperare, nfiinate de ctre unitile administrativ-teritoriale, pentru realizarea n comun a unor proiecte de dezvoltare de interes zonal sau regional ori furnizarea n comun a unor servicii publice, i pe care noi nu le vizam n cadrul prezentei cercetri. POSCCE n ceea ce privete POSCCE, din totalul de 1252 proiecte contractate, n valoare de aproximativ 4,5 miliarde lei, majoritatea aparine societilor comerciale (82,3%), ONG derulnd doar 30 proiecte (2,4% din total), toate fiind contractate n cadrul axei prioritare 3 / DMI 3.1: Susinerea utilizrii tehnologiei informaiei i sprijinirea accesului la Internet i la serviciile conexe.
Tabel 4. Principalele domenii de intervenie cu prezen semnificativ a ONG (exceptnd POSDRU)
Program operaional POSMEDIU PODCA POSCCE POR
Axa prioritara/Domeniul Major de Intervenie
Axa 4/ DMI 1: Dezvoltarea infrastructurii i a planurilor de management n vederea protejrii biodiversitii i Natura 2000 Axa 1/ DMI 1.1.: mbuntirea procesului de luare a deciziilor la nivel politico-administrativ Axa 3/ DMI 3.1: Susinerea utilizrii tehnologiei informaiei i sprijinirea accesului la Internet i la serviciile conexe Axa 3/ DMI 3.2. Reabilitarea, modernizarea, dezvoltarea i echiparea infrastructurii serviciilor sociale.
18
Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante
19
4. Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Cercetarea noastr a avut drept obiectiv central identificarea principalelor constrngeri ce influeneaz decizia financiar n cadrul proiectelor implementate prin programele operaionale ale fondurilor structurale, avnd drept suport empiric rezultatele administrrii unei serii de interviuri personalizate i a unui chestionar asupra responsabililor financiari ai organizaiilor neguvernamentale cuprinse n lista beneficiarilor, publicate pe site-urile autoritarilor de management din cadrul principalelor programe operaionale. Dat fiind faptul c mai bine de 85% din total proiectelor contractate de ctre ONG sunt nregistrate n cadrul POSDRU, analiza va face referire la principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de organizaiile neguvernamentale cu predilecie n cadrul acestui program. Dup cum se poate observa din graficul de mai jos, opiniile privind percepia gradului de dificultate implicat de managementul financiar al proiectelor este imprit n mod aproximativ egal. Daca mai puin de jumtatea managerilor financiari intervievai (47,4%) consider c au ntmpinat dificulti, n mare sau foarte mare msura, n managementul proiectelor, (media gradului de dificultate situndu-se la valoarea de 5,6 pe o scara de la 1 la 10, unde 1 = nu am ntmpinat deloc dificulti iar 10 = am ntmpinat dificultatea n foarte mare msura), cealalt jumtate (52,6%) consider ca managementul financiar al proiectelor nu a implicat dificulti deosebite. Merit remarcat faptul c dificultatea perceput este semnificativ mai ridicat att n cadrul organizaiilor ce au contractat primele proiecte (sfritul anului 2008 i nceputul anului 2009) ct i n cel al organizaiilor ce implementeaz proiecte strategice cu valoare bugetat ridicat.
Grafic 11. n ce msur considerai ca ai ntmpinat / ntmpinai dificulti n ceea ce privete managementul financiar al proiectului?
Pentru a surprinde n detaliu problematica de cercetare, am recurs, n elaborarea chestionarului, att la ntrebri deschise ct i la ntrebri cu rspunsuri predefinite.
20
Din perspectiva rspunsurilor la primul set de ntrebri, ce sunt sumarizate n graficul de mai jos, principalele dificultatea cu care s-au confruntat responsabilii financiari ai proiectelor au fost generate de ntrzierile semnificative n rambursarea cheltuielilor eligibile ale proiectului (32,9% din total manageri financiari indicnd aceasta ca fiind principala dificultate cu care s-au confruntat) i de neclaritatea instruciunilor, procedurilor i tipurile de cheltuieli eligibile, emise de ctre diversele instituii cu responsabilitatea n cadrul sistemului de finanare (18,4% din total). Alte tipuri de dificulti menionate de ctre responsabilii financiari ai proiectelor se refer la: modalitatea de raportare financiar (inclusiv la platforma de raportare online ActionWeb din cadrul POSDRU), considerat ca principala dificultate de ctre 13,2% din total, asigurarea necesarului de flux de numerar, comunicarea deficitar cu instituiile responsabile (7,9%) i gradul ridicat de birocratism / documentaie excesiv implicat de diferitele cerine i condiii ale programelor de finanare.
Grafic 12. Care este n opinia Dvs. principala dificultate legat de managementul financiar al proiectului derulat de organizaia dvs.? (% din total ONG) ntrebare deschis
Dup cum am menionat mai sus, identificarea dificultilor majore ce au influenat deciziile financiare s-a bazat i pe rspunsurile la un set de ntrebri cu rspunsuri predefinite. Din aceasta perspectiva, responsabilii financiari ai ONG au ntmpinat dificultatea semnificative legate de nerecuperarea TVA corespunztoare cheltuielilor eligibile (65% din total), asigurarea n general a continuitii fluxului de numerar (54%) i de ntrzierile cu care s-au efectuat rambursrile cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului (53%). Corobornd rspunsurile la cele doua seturi de ntrebri, putem sa afirmm c principala provocare a ONG ce deruleaz proiecte finanate prin programele operaionale ale fondurilor structurale o constituie asigurarea continuitii fluxului de numerar necesar derulrii proiectelor n condiiile nregistrrii unor ntrzieri semnificative n rambursarea cheltuielilor eligibile sau n recuperarea TVA i a lipsei unor fonduri suplimentare necesare acoperirii acestor ntrzieri.

Grafic 13. n ce msura ai ntimpinat dificulti n ceea ce privete urmtoarele elemente de management financiar al proiectelor derulate de organizaia Dvs.:
21
Din fericire, obstacolele menionate mai sus au generat consecine nesemnificative n ceea ce privete ndeplinirea activitilor incluse n proiect sau asupra organizaiei n general pentru mai bine de o treime dintre organizaiile investigate (35,3% din total ONG). n schimb, celelalte organizaii incluse n eantion au raportat ntrzieri semnificative n calendarul activitilor proiectului (39,7% din total), dificultatea n accesarea altor tipuri de finanri sau amnarea derulrii altor proiecte ale organizaiei. n fine, un sfert dintre organizaii au nregistrat creteri ale nivelului datoriilor de taxe i impozite iar plile ctre furnizorii de servicii au nregistrat ntrzieri semnificative pentru 22,1% dintre organizaii.
Grafic 14. Lund n considerare diversele dificulti de ordin financiar pe care le-ai ntmpinat, indicai consecinele pe care acestea le-au avut la nivelul implementrii proiectului sau n general la nivelul organizaiei Dvs. (% din total organizaiilor rspuns multiplu)
22
n continuare, vom detalia, n ordinea importanei semnalate, principalele dificulti ntmpinate de organizaiile neguvernamentale din perspectiva managementului financiar al proiectelor, modul n care acesta a rspuns la aceste dificulti i posibile msuri semnalate de ctre responsabilii financiari n vederea depirii obstacolelor. ntrzierile n rambursarea cheltuielilor proiectului i a TVA reprezint principala dificultate pentru 36.8% din total ONG. Dei termenii contractuali ai proiectelor prevd, n cele mai multe cazuri, obligativitatea rambursrii cheltuielilor la nu mai mult de 45 zile de la nregistrarea cererilor de rambursare, doar 9,2 % din totalul organizaiilor contractante au primit efectiv platule corespunztoare rambursrilor n mai Putin de 45 zile, majoritatea beneficiind de rambursri fie la peste 90 de zile de la nregistrarea cererii (46,2% din total), fie ntr-o perioad cuprins ntre 45 i 90 zile (44,6% ). Situaia rambursrilor este critic n cazul returnrii TVA aferent cheltuielilor eligibile ale proiectelor, mai bine de trei ptrimi (82,4%) dintre organizaii declarnd c nu au beneficiat de returnarea TVA pn la data finalizrii colectrii datelor de cercetare (19 noiembrie 2010), iar dintre cei crora li s-a returnat TVA, majoritatea l-a ncasat la mai bine de 90 zile de la nregistrarea cererii de rambursare. Nereturnarea TVA se datoreaz n principal ntrzierii n ceea ce privete elaborarea cadrului de reglementare (instruciunile de aplicare au fost emise abia n aprilie 2010 n condiiile n care o serie mare de proiecte au fost contractate la sfritul anului 2008 i n 2009). Cu toate acestea, majoritatea ONG consider nejustificat aceast stare de fapt, acoperirea cheltuielilor legate de TVA fiind considerat ca cel mai dificil de suportat deoarece necesit imobilizarea unor resurse financiare consistente. Nerambursarea la timp a cheltuielilor i a TVA ngreuneaz semnificativ asigurarea fluxului de numerar i n general activitatea de previzionare financiar realist de ctre majoritatea organizaiilor intervievate.
Grafic 15. Lund n considerare ntreg procesul de implementare al proiectului, n medie, la cat timp de la efectuarea cererii vi s-au rambursat cheltuielile? (% din total ONG)
23
Grafic 16. Organizaia Dvs. a recuperat TVA-ul aferent bunurilor i serviciilor achiziionate n proiect? (% din total ONG)
Conform responsabililor financiari ai ONG, principala cauza a ntrzierilor n rambursare se datoreaz capacitaii reduse a instituiilor responsabile (Autoriti de Management i Organisme Intermediare) n a asigura verificarea rapoartelor tehnice i financiare corespunztoare cererilor de rambursare, capacitate redus generat de insuficiena personalului sau de prezena unui grad de motivare i nivel al competenelor mai degrab sczut.
Grafic 17. Autoritile de management (AM)/organismele intermediare (OI) au o capacitate redus de verificare a rapoartelor tehnice i financiare (% din total ONG)
Acestor deficiene li se aduga i lipsa unei persoane / echipe desemnat fiecrui proiect contractat i pe ntreg parcursul de derulare a acestuia, practica de altfel comun organizaiilor ce au administrat fondurile de pre-aderare PHARE n forma monitorilor permaneni ce aveau i atribuii de consultare i asisten personalizat (aa cum a reieit
24
din interviurile individuale, desemnarea unui monitor permanent se regsete n cadrul autoritii de management al PODCA, prin urmare ar trebui doar generalizat o practic deja existent).
Adeseori, rspunsul la clarificri nu ajunge tot la cel care le-a solicitat ci la un alt monitor, care i el la rndul lui solicit clarificri cu sau fora legtura cu primele sau poate interpreta diferit procedurile de raportare i cercul romane deschis, genernd durata foarte mare n verificarea rapoartelor financiare. Este necesar desemnarea unei echipe unitare de experi din partea celor doua organisme (AM i OIR) care s se ocupe de verificarea unui proiect pe ntreg parcursul derulrii lui.
Rezolvarea problemelor de personal ale instituiilor responsabile (n sensul creterii numerice a personalului, a gradului de motivare i expertiz), alturi de generalizarea practicii de desemnare a unei persoane (echipe) de contact pe ntreg parcursul de derulare a proiectului reprezint principalele msuri de corecie semnalate de responsabilii financiari n vederea accelerrii proceselor de monitorizare, respectiv verificare a rapoartelor tehnice i financiare i implicit meninerea n termeni realiti a previziunilor financiare necesare derulrii proiectului. Neclaritatea instruciunilor i procedurilor, alturi de neinterpretarea unitar a acestora de ctre beneficiari i instituiile responsabile genereaz dificulti majore pentru 18,4% dintre organizaiile contractante. Neclaritatea instruciunilor i procedurilor emise de ctre autoritile de management sau a celor cuprinse n ordinele cheltuielilor eligibile reprezint principala dificultate pentru aproape 20% dintre organizaiile chestionate n cadrul sondajului realizat de FDSC n luna noiembrie 2010. Acest fapt este confirmat i de faptul ca aproape doua treimi din totalul managerilor financiari consider c instruciunile financiare sunt adeseori neclare i impredictibile, 74,3 % din total exprimndu-i acordul total sau parial cu aceasta afirmaie. Dei admit existena unui anumit grad de interpretabilitate inerent oricrui tip de instruciune sau procedur, jumtate din totalul responsabililor financiari investigai consider c nu exist un sistem unitar de verificare a cheltuielilor la nivelul i n interiorul instituiilor responsabile, iar acest fapt influeneaz negativ procesul de verificare al rapoartelor financiare. Pe de alte parte, managerii financiari au indicat faptul ca rspunsurile la speele legate de proiect vin adeseori cu ntrziere sau deloc i au un caracter general, pstrnd acelai grad ridicat de neclaritate i interpretabilitate.
Grafic 18. Instruciunile financiare emise de ctre Autoritile de Management sunt adeseori neclare (% din total ONG)
25
Grafic 19. Nu exist un sistem unitar de verificare a cheltuielilor att la nivelul cat i ntre instituiile responsabile (AM i OI) (% din total ONG)
n continuare ne propunem sa detaliem o serie de neclariti, prin exemplele furnizate de ctre managerii financiari n cadrul interviurilor individuale sau din rspunsurile la ntrebrile deschise incluse n chestionar (exemplele nu sunt ierarhizate n funcie de importanta acestora, ci descrise mai degrab n ordinea semnalrii). Trebuie sa menionam ca o bun parte a neclaritilor percepute s-a datorat, dup cum a menionat un segment semnificativ de manageri financiari, gradului ridicat de interpretabilitate al instruciunilor sau lipsei de expertiz din cadrul ONG i nu sunt imputabile autoritarilor emitente. Totodat, chiar daca o serie de neclariti s-au remediat, am considerat necesar sa le menionm pentru a avea un tablou ct mai detaliat privind dificultile ntmpinate de ONG pe parcursul derulrii proiectelor. Beneficiarii i autoritile de management interpreteaz de regul n mod diferit actul normativ (OUG64) ce prevede obligativitatea deschiderii a 3 conturi pe proiect i anume: contul de prefinanare, cel de rambursare i cel de parteneriat. Beneficiarii consider funcional fie deschiderea i operarea pe un singur cont (contul de proiect), fie pe cel mult 2 conturi (contul de proiect i contul de prefinanare); ncadrarea remuneraiei consilierului juridic i a managerului financiar al proiectului pe conturile de cheltuieli administrative i nu pe cel al resurselor umane; de curnd, aceast ncadrare a fost schimbat, n sensul semnalat de ctre ONG contractante; Neclaritatea privind obligativitatea angajrii unui expert contabil membru al CECCAR n condiiile n care organizaia neguvernamentala are angajat o persoana de specialitate cu studii superioare pe postul de contabil ef. n acest sens, beneficiarii recomand conformarea instruciunii cu legea contabilitii ce prevede existena fie a unui expert contabil, fie a unui compartiment condus de o persoan cu studii economice de nivel superior. Interpretarea procentului de 7% sau 15% a cheltuielilor administrative (neles fie ca procent fix, fie ca procent maxim). Interpretarea la care s-a ajuns n final este de
26
procent maxim dar neclaritatea a persistat un timp ndelungat n rndul responsabililor financiari ai proiectelor; Neclaritatea n ceea ce privete caracterul forfetar al cheltuielilor administrative i renunarea la notele justificative pentru acest tip de cheltuieli; Manualul de identitate vizual precizeaz ca pe anumite documente, beneficiarul trebuie sa consulte autoritatea de management sau organismul intermediar, fr s precizeze clar n ce const natura acestei consultri; Neclaritatea i caracterul stufos n ceea ce privete procedurile de guvernare a achiziiilor publice, fie conform Instruciunii 26 a Autoritatii de management, fie conform Ordonanei de urgenta 34/ 2006 pentru autoritile contractante; Imposibilitatea aplicrii Instruciunii 35 ce prevede nregistrarea grupului inta i prin care se solicita anexarea de documente suport care s certifice apartenena respectivelor persoane la grupul inta, nefiind suficient declaraia pe proprie rspundere asumat prin semntur; majoritatea managerilor financiari recomand renunarea la aceasta instruciune.
Explicitarea i ncadrarea tipurilor de cheltuieli eligibile i neeligibile, aa cum apar acestea n ordinele succesive emise de Ministerul Finanelor i a altor ministere de resort sunt considerate neclare i cu grad ridicat de interpretabilitate de ctre peste doua treimi dintre responsabilii financiari chestionai (68,6%). Acest lucru este imputat i schimbrilor frecvente ale ordinului cheltuielilor eligibile pe parcursul implementrii proiectului i faptului ca acestea nu sunt puse n concordan cu legislaia contabil n vigoare.
Grafic 20. Tipurile de cheltuieli eligibile sunt adeseori neclare (% din total ONG)
Exemplele de dificulti generate de neclaritatea sau gradul ridicat de interpretabilitate a tipurilor de cheltuieli eligibile i neeligibile se refer n principal la: cheltuielile cu concediile de odihn; comisionul datorat ITM;
27
cheltuielile pentru drepturi de autor; cheltuielile cu transportul i combustibilii; ncadrarea neclar a obiectelor de inventar de mic valoare; n general, nedefinirea clar a cheltuielilor indirecte; neclaritatea termenului de sub-contractare, recent introdus prin ordinul comun din august 2010 i care introduce un anumit grad de confuzie ntre activitile din cadrul proiectelor i serviciile auxiliare (ex: organizarea evenimentelor); cheltuielile cu activitile de timp liber ale copiilor, considerate neeligibile n cadrul unui proiect ce are drept grup int copii din zone defavorizate.
Principala recomandare privind reducerea impactului acestui tip de dificulti asupra procesului de administrare financiar a proiectelor vizeaz uniformizarea interpretrii regulilor ntre beneficiari i instituiile responsabile (AM / OIR) prin integrarea tuturor ghidurilor, manualelor, instruciunilor, ordinelor i chiar a speelor de natur financiar ntrun singur pachet de cerine, unitar i comprehensibil, care s poat s fie aplicat la nivelul ntregii axe prioritare, indiferent de domeniul major de intervenie sau de numrul apelului la propuneri. n acest sens, cercetarea noastr recomand realizarea i aprobarea unui Ghid de Bune Practici Financiare, transferabile pe ct posibil ctre toate organizaiile contractante din cadrul unei axe prioritare, care s conin informaii actualizate, complete, actualizate, dar i sinteze cu greeli frecvente ale beneficiarilor (documente care lipsesc de cele mai multe ori sau greelile de interpretare, ncadrare) astfel nct s se reduc pe ct de mult posibil diferenele de interpretare ntre beneficiari, AM i OIR. De asemenea, considerm util instituirea unei platforme online / forum de informare i consultare pe probleme financiare, la care sa aib acces beneficiarii i reprezentanii desemnai ai instituiilor responsabile, cu experien real n monitorizarea proiectelor (n cadrul acestei platforme de dezbatere online s-a sugerat utilitatea publicrii minutelor i documentele relevante ale grupurilor de lucru din cadrul comitetelor de monitorizare). n acelai sens, recomandm diseminarea principalelor concluzii ale grupurilor de lucru organizate cu participarea managerilor financiari i reprezentani ai instituiilor responsabile, ctre toate organizaiile contractante, alturi de asumarea acestora de ctre AM, n vederea dezvoltrii unei forme centralizate de ntmpinare a nevoilor de clarificare privind instruciunile i procedurile financiare care sa conduc la gsirea unor rspunsuri concrete, pragmatice i imediat implementabile. Nu n ultimul rnd, desemnarea unei echipe unitare de monitori pe fiecare proiect i pe ntreg parcursul desfurrii acestuia, responsabile de verificarea n mod unitar a solicitrilor de clarificri credem ca ar contribui semnificativ la reducerea impredictibilitii i a neclaritilor implicate de procesul de verificare a rapoartelor financiare.
28
Schimbrile frecvente ale modalitii de raportare financiar pe parcursul implementrii proiectului i dificultile generate de platforma de raportare online. ActionWeb constituie principala dificultate pentru 13,2% din total responsabili financiari. Acest tip de dificultate semnalat de ctre aproximativ 13% din totalul responsabililor financiari investigai se refer att la schimbrile n procedurile de raportare, mai ales a celor intervenite n cazul rapoartelor aflate n lucru, sau la cerinele diferite de raportare provenite de la monitori diferii din cadrul instituiilor responsabile, ct i lipsa unui cadru de comunicare ntre beneficiari i autoriti ce ar putea fi surmontat prin ceea ce am recomandat n capitolul anterior i anume instituirea unei platforme de informare i consultare prealabil a instruciunilor i procedurilor la care sa aib acces beneficiarii i reprezentanii desemnai ai instituiilor responsabile. Pe de alta parte, un numr semnificativ de manageri financiari, care de regul au responsabilitatea consistente n elaborarea rapoartelor financiare, au semnalat o serie de deficiene ale platformei de raportare online (ActionWeb) i pe care le vom detalia mai jos. n ceea ce privete gradul de satisfacie fa de modalitatea de raportare online, 56% din totalul managerilor financiari intervievai sunt mai degrab nemulumii de aceasta, n vreme ce 44% susin mai degrab opinia contrar.
Grafic 21. Ct de mulumii suntei de modalitatea de raportare financiar online ActionWeb?
Principalele deficiene semnalate n ceea ce privete funcionalitatea platformei de raportare vizeaz lipsa de flexibilitate n procesul de introducere a informaiilor i lipsa unei modaliti de verificare i corectare a datelor introduse nainte de trimiterea rapoartelor ctre instituiile responsabile, i pe care le exemplificam mai jos: Utilitatea generrii unui raport financiar final care s poat fi utilizat att n format electronic ct i tiprit astfel nct beneficiarii finanrilor s nu mai fie nevoii s ntocmeasc de doua ori raportarea financiar prin introducerea tuturor cheltuielilor att n platforma ActionWeb ct i anexa de eviden a cheltuielilor ce trebuie s nsoeasc cererile de rambursare; n prezent modulul specific din ActionWeb a fost modificat i mbuntit, acum evidena cheltuielilor este generata de Actionweb i nu se completeaz separat.
29
Posibilitatea prelurii fiierelor din Excel, n acest fel informaiile financiare putnd fi preluate automat i completate offline pe parcursul implementrii; Posibilitatea verificrii corectitudinii datelor (de a avea o imagine a datelor introduse) nainte de generarea listei cu cheltuieli eligibile; posibilitatea generrii de totaluri i subtotaluri, cel puin pe fiecare capitol bugetar n parte, pentru a se putea observa dac acestea corespund celor din anexa de evidenta a cheltuielilor; vizualizarea numrului i datei plaii i totalizarea sumelor pltite; Not: problema totalizrii operaiunilor introduse nainte de generarea listei de cheltuieli eligibile a fost rezolvat pe parcursul efecturii cercetrii.
Creterea rolului de instrument de lucru efectiv (nu numai de raportare) a platformei prin adugarea de noi faciliti precum crearea unei colecii de instruciuni sau corigendum-uri, a unor faciliti de tip Help, transmiterea ctre beneficiari a sumelor aprobate n cadrul evidenei cheltuielilor i nu n ultimul rnd posibilitatea de conectare a mai multor utilizatori din cadrul aceleai organizaii.
Toate observaiile de mai sus reprezint tot attea recomandri de mbuntire a funcionalitii platformei de raportare online n vederea accelerrii proceselor de elaborare i verificare a rapoartelor financiare ce nsoesc cererile de rambursare ale beneficiarilor. Comunicarea deficitar cu instituiile responsabile pentru implementarea programelor operaionale este semnalat drept principala dificultate n cadrul managementului financiar de ctre 7,9% din total ONG. Dificultile ntmpinate n cadrul procesului de comunicare dintre beneficiar i instituiile responsabile de implementarea programelor operaionale au fost pe larg semnalate i dezbtute n cadrul interviurilor individuale, gradul de satisfacie al beneficiarilor fa de calitatea acestui proces variind de la caz la caz, n funcie de tipul programului operaional sau fa de tipul instituiei responsabile de verificarea rapoartelor tehnice i financiare (autoritate de management sau organism intermediar). n ceea ce privete rspunsurile la chestionarul administrat online pe parcursul lunii noiembrie 2010, acestea evideniaz mai degrab insatisfacia organizaiilor beneficiare att fa de calitatea comunicrii cu AM cat i fa de cea cu OIR, cu meniunea ca, n ceea ce privete cea din urm instituie (OIR), nivelul de satisfacie i insatisfacie prezint valori aproximativ egale dar n condiiile unui nivel al non-rspunsurilor sensibil mai mare comparativ cu cel nregistrat n cazul celeilalte instituii. Astfel, majoritatea managerilor financiari investigai consider comunicarea cu AM ca fiind n general deficitar (61,4% i exprim acordul total sau parial cu afirmaia menionata mai sus), n vreme ce doar 21,4% susin parial sau total afirmaia contrar. n ceea ce privete OIR, un procent de 38,6% din totalul managerilor financiari ai ONG este mai degrab nemulumit de calitatea comunicrii cu organismul intermediar, n vreme ce 32,9% din total sunt mai degrab mulumii.
30

Grafic 22. Comunicarea cu Autoritile de Management/ Organismele Intermediare este n general deficitar (% din total ONG)
Elementele deficitare de comunicare identificate n cadrul interviurilor individuale au vizat, n principal, durata mare i neclaritatea rspunsurilor la problemele semnalate de ctre beneficiari. Astfel, majoritatea organizaiilor a ntmpinat cel puin o dat pe parcursul implementrii proiectului, situaii n care rspunsurile la ntrebri erau primite intr-un interval de timp nejustificat de mare sau situaii n care nu s-a primit niciun rspuns. De asemenea, o serie de organizaii a semnalat lipsa de concretee a rspunsurilor la ntrebri punctuale (att pe canalul helpdesk ct i n cadrul sesiunilor de informare organizate de ctre instituii). Acest lucru a determinat o bun parte dintre beneficiari s adopte o atitudine pro-activa i s se deplaseze la sediul instituiilor responsabile pentru a avea un rspuns rapid, personal, concret i pe ct posibil detaliat la problemele ntmpinate. Alte componente calitative ale comunicrii ntre beneficiari i instituiile responsabile, evideniate n cadrul discuiilor individuale, au fcut referire la: lipsa unor explicaii n cazul neacceptrii anumitor cheltuieli (aceasta explicaie poate fi oferit doar n urma depunerii unei contestaii privind cheltuielile nevalidate), neaplicarea unitar a cerinelor i instruciunilor de ctre persoane diferite din cadrul aceleai instituii sau din cadrul celor doua instituii, luate separat (AM i OIR) i la caracterul adesea impersonal i birocratic al comunicrii ntre beneficiar i autoritile responsabile. n vederea mbuntirii calitii comunicrii (att ca durata ct i coninut) ntre beneficiari i instituiile responsabile, recomandm, ca i n cazul altor dificulti amintite mai sus, instituirea sau generalizarea practicii de desemnare a unei persoane / echipe responsabile care s se ocupe unitar de monitorizarea proiectului, pe ntreg parcursul acestuia. Acest lucru ar conduce att la uniformizarea pe cat posibil a interpretrii regulilor ntre beneficiari i instituiile responsabile cat i la personalizarea asistentei oferite de ctre instituii. Pe de alt parte, instituirea unui sistem eficient de comunicare prin email ar spori semnificativ rapiditatea comunicrii. In vederea consolidarii continue a capacitatilor beneficiarilor prin punerea la dispozitia acestora a unor resurse cat mai variate de asistenta tehnica, consideram util i fezabil,
31
instituionalizarea unor ntlniri periodice sau a unei platforme online de informare, consultare i instruire la care toi beneficiarii s aib acces, alturi de reprezentanii desemnai ai instituiilor responsabile, ntlniri pregtite i susinute de experi n managementul proiectelor pe fonduri structurale, cu tematica specific pe tipuri de contracte i pe ct posibil pe tipuri de beneficiari (ONG, instituii publice, societatea comerciale). Un posibil model poate fi oferit de ntlnirile similare organizate de Agenia Naionala pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale (ANPCDEFP). Nivelul ridicat de birocraie din cadrul programelor operaionale reprezint principala dificultate n implementarea proiectelor pentru 6.6% din totalul organizaiilor neguvernamentale Dei majoritatea responsabililor financiari neleg necesitatea unui nivel ridicat de birocraie inerent implementrii unor proiecte prin programele fondurilor structurale, acetia au semnalat i o serie de excese ale birocraiei (birocratism) generate att de ctre cadrul general al cerinelor cuprinse n ghidul solicitantului sau contractul de finanare, ct i de anumite cerine punctuale ale monitorilor financiari din cadrul instituiilor responsabile. Cele din urma ar putea avea drept explicaie i ntr-o anumit msura, diferenele de cultura organizaionala dintre ONG, mai puin birocratice, i instituiile publice ce dispun de structuri cu un grad mai ridicat de birocratizare i care influeneaz relaia cu beneficiarii.
Grafic 23. n general, managementul financiar al proiectelor implica proceduri birocratice i documente justificative excesive (% din total ONG)
Chiar dac doar o mic parte din organizaiile cuprinse n eantion (6,6% din total ONG) considera birocratismul drept principala dificultate ntlnit n cadrul managementului financiar al proiectului, mai bine de dou treimi din totalul organizaiilor investigate (72,9%) consider c, n general, managementul financiar al proiectelor implic o serie de proceduri i documente justificative adeseori excesive.
32
Managerii financiari au semnalat, n cadrul interviurilor personalizate, volumul foarte mare de efort implicat de dubla raportare (introducerea datelor att n platforma ActionWeb, ct i n anexele ce nsoesc cererile de rambursare, fr a avea posibilitatea de a importa datele dintr-un fiier n altul), solicitarea unui volum exagerat de documente justificative i mai ales numrul excesiv de mare al copiilor documentelor justificative, n forma fotocopiilor sau a documentelor scanate. Exemplele concrete de birocratism s-au referit, printre altele, la numrul de documente necesare justificrii grupului int, la prevederea de a realiza rapoarte de activitate pentru salariai sau faptul c, pentru aceeai operaie financiar, este cerut att o fotocopie dup ordin de plata ct i dup extrasul de cont. Majoritatea organizaiilor a recomandat, prin intermediul acestui raport, reducerea pe ct posibil a documentelor justificative excesive, a documentelor suport i a fotocopiilor solicitate n procesul de verificare a rapoartelor tehnice i financiare. Relaia ONG cu Partenerii - Instituii publice ncheiem descrierea tipurilor de dificulti semnalate de ONG, evideniind un anumit tip de dificultate care, dei nu dispune de consisten statistic, prezint o importan special pentru organizaiile ce au instituii publice drept partener n derularea activitilor proiectului. Organizaiile neguvernamentale, aflate n aceasta situaie, au evideniat faptul c, pe de o parte, reglementrile ce vizeaz cheltuielile aferente activitilor ce trebuiesc realizate de partenerii instituii publice, nu permit acordarea cotei de prefinanare aferent acestora, pe de alt parte, instituiile publice se afl adeseori n imposibilitatea de a avansa resursele financiare necesare realizrii activitilor incluse n proiect. Posibilitatea acordrii prefinanrii partenerilor instituii publice a fost reglementat n perioada efecturii cercetrii (septembrie-noiembrie 2010), fapt care l salutm i care exemplific implicarea instituiilor responsabile n remedierea disfuncionalitilor ce pot aprea n cadrul mecanismelor de guvernare ale sistemului de finanare. Pe lng aceste disfuncionaliti, ONG beneficiare avnd instituii publice drept partener au indicat faptul ca adeseori personalul din instituiile publice implicate n realizarea activitilor nu poate fi remunerat datorita plafoanelor impuse de legea salarizrii unice. Prezentul raport recomand adecvarea reglementarilor legate de cheltuielile aferente activitilor ce trebuie realizate de partenerii instituii publice n sensul fluidizrii procedurilor de deschidere a liniilor bugetare dedicate proiectelor n care sunt prezente n calitate de partener i a mecanismelor de suport pentru realizarea activitilor proiectului.
Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare
33
5. Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

Principala provocare a organizaiilor ce deruleaz proiecte finanate prin programele operaionale ale fondurilor structurale o constituie asigurarea fluxului de numerar necesar derulrii proiectelor n condiiile n care mai bine de trei ptrimi din totalul ONG a nregistrat ntrzieri mari n rambursarea cheltuielilor eligibile sau n recuperarea TVA aferent cheltuielilor. Celelalte tipuri de dificultatea semnalate, ce se refera la neclaritatea sau schimbrile succesive ale cadrului de reglementare sau cele legate de ntocmirea rapoartelor financiare sau de asigurarea cofinanrii proiectelor sunt resimite de un numr relativ mic de organizaii i sunt considerate n general ca fiind surmontabile. n acest capitol ne propunem s analizm principalii factori interni (personal, expertiza acumulat, modul de constituire a resurselor financiare, administrarea cheltuielilor) i modul n care acetia sunt capacitai n procesul de management al proiectelor, att din punct de vedere tehnic (realizarea activitilor) ct i din punct de vedere financiar. De asemenea, n rndurile de mai jos vom investiga structura tipic a unei organizaii neguvernamentale ce deruleaz proiecte finanate prin fondurile nerambursabile ale programelor operaionale. Vechimea organizaiei Vechimea organizaiei pare sa nu influeneze capacitatea ONG de a contracta finanri din fonduri nerambursabile de vreme ce acestea sunt distribuite aproximativ n mod egal n ceea ce privete anul nfiinrii organizaiei, 43,9% fiind infinitate nainte de anul 2000 i 56% dup anul 2000, iar dintre acestea din urm doar 16,2 % au fost infinitate n perioada 20072010.
Grafic 24. Organizaia a fost nfiinata n perioada? (% din total ONG)
34
Personalul Organizaiei Asemntor vechimii organizaionale, nici n ceea ce privete mrimea personalului organizaiei nu ntlnim un model organizaional dominant, cele mai multe organizaii dispunnd de un numr de pn la 10 angajai (59,1% din total), incidena cea mai mare regsindu-se n cadrul intervalului 6-10 angajai cu 30,3% din total organizaii. n ceea ce privete personalul cu atribuii de management financiar, trei ptrimi din total organizaiilor investigate (75,4% din total ONG) a alocat cel mult 3 persoane n vederea realizrii activitilor de natur financiar, situaia tipic fiind de 2 persoane cu atribuii financiare (35,4% din total organizaii). Exista organizaii ce implementeaz proiecte avnd doar o singur persoan cu responsabiliti financiare (21,5%) dar i ONG ce se bazeaz pe mai mult de 3 persoane (24,6%) pentru asigurarea managementului financiar al organizaiei.
Grafic 25. Numrul mediu de angajai al organizaiei Dvs. n anul 2009 (% din total ONG)
Grafic 26. n prezent, numrul personalului cu responsabiliti financiare (% din total ONG)
35
Conform datelor din eantion, numrul mediu de persoane cu atribuii financiare este de 3.1 persoane per organizaie raportat la un numr mediu de proiecte derulate (n calitate de beneficiar i / sau partener) de 1.9 proiecte per organizaie. Aceste date relev faptul c situaia tipic a organizaiilor neguvernamentale contractante de fonduri structurale const n derularea a 2 proiecte ( beneficiar i / sau partener) al cror management financiar este asigurat de 2 sau cel mult 3 persoane. Dei, dup cum se poate observa din graficul de mai jos, mai bine de 50% dintre organizaiile chestionate consider c personalul financiar este mai degrab insuficient, interviurile personalizate au relevat faptul ca un numr relativ mic de organizaii intenioneaz s-i mreasc efectiv personalul financiar n viitorul apropiat.
Grafic 27. Mai jos avei o list de afirmaii ce au legtur cu managementul financiar al proiectelor; v rugm s indicai n ce msur suntei de acord sau n dezacord cu afirmaiile de mai jos (% din total ONG).
Principalele activiti constitutive ale managementului financiar al organizaiilor contractante, prezentate n ordinea efortului de timp alocat acestora sunt: activiti de contabilitate (35,3% din total timp alocat), raportare financiar (32,6%), strategie i planificare financiar (17,5%) i activiti de casierie i efectuare pli (14,6%). n ceea ce privete nivelul de expertiz asociat personalului cu atribuii financiare, 40% din total organizaiilor sunt mai degrab mulumite de nivelul de expertiz financiar acumulat, n vreme ce aproximativ 36% consider c acesta este mai degrab limitat i recunosc nevoia de cretere a competentelor prin participarea la sesiuni de training specializat.
36
Grafic 28. Care sunt principalele activiti de natur financiar din cadrul organizaiei dvs.? Indicai un procent de timp alocat, n medie, fiecrui tip de activiti astfel nct suma pe coloana sa fie de 100%.
Aproximativ doua treimi din totalul organizaiilor investigate a apelat la asisten din partea instituiilor responsabile (AM i OI) sub forma ntrebrilor la diverse probleme adresate telefonic, email sau personal la sediul acestora i mai puin prin intermediul sesiunilor de training organizate de ctre instituiile menionate mai sus sau de ctre organizaii ce desfurau sesiuni de training prin programul PO Asisten tehnic. n cadrul interviurilor personalizate, majoritatea responsabililor financiari a evideniat insuficiena cantitativ i calitativ a asistenei n faza de implementare a proiectelor n condiiile n care nevoile de mbuntire a competentelor financiare sunt evidente i presante pentru un numr consistent de ONG.
Principalele nevoi de dezvoltare ale ONG contractante de fonduri structurale (inclusiv nevoi de training): Instituirea unor sisteme de monitorizare i control n concordan att cu cerinele finanatorului, ct i cu logica i funcionarea organizaiei; Elaborarea de proceduri de lucru interne n cadrul proiectului care s vizeze urmrirea legalitii i eligibilitii cheltuielilor de proiect; Achiziionarea unor sisteme informatice adecvate derulrii proiectelor; Training specializat de management financiar al proiectelor finanate prin fonduri structurale; Adoptarea unor strategii variate i extinse de constituire de fonduri suplimentare n vederea asigurrii fluxului de numerar al proiectului; Optimizarea numrului de angajai implicai n managementul financiar al proiectului.
37
Constituirea fondurilor i administrarea cheltuielilor Contractarea finanrilor nerambursabile, realizat n principal prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) a determinat o schimbare dramatic a volumului i structurii bugetelor ONG. Astfel, dac n anul anterior semnrii contractului de finanare, bugete mai mari de 1 milion de lei se regseau doar la 23,7% din total ONG, n anul contractrii sau n cel posterior contractrii, numrul organizaiilor cu astfel de bugete cuprindea un segment de 71% din total ONG. Creterea semnificativ a bugetelor organizaiilor se datoreaz valorii relativ mari a finanrilor nerambursabile, att n cadrul proiectelor de tip strategic ct i n cele de tip grant i a faptului c n mod tipic, ONG contractante deruleaz simultan mai mult de 1 proiect, al doilea fiind derulat n calitate fie de beneficiar, fie de partener intr-un proiect de tip strategic sau grant. n aceste condiii, finanrile nerambursabile ale fondurilor structurale, alturi de alte granturi instituionale (acolo unde este cazul) a devenit principala surs de venituri a majoritii ONG contractante. Celelalte surse de constituire a fondurilor menionate de ctre ONG contractante i evideniate n graficul de mai jos sunt reprezentate de: direcionarea impozitului de 2% (59,1% din total ONG a apelat la aceast surs de venituri), donaii individuale (53%), sponsorizri i donaii din partea companiilor (48,5%), cotizaii ale membrilor (43,9%) i activiti economice generatoare de venit (39,4%). Merit remarcat faptul c ONG ce au contractat fonduri nerambursabile prezint n general structuri complexe de constituire a fondurilor i de asemenea incidena relativ mare a activitilor economice n structura surselor de constituire a fondurilor, situat mult peste media sectorului neguvernamental din Romania.
Grafic 29. Bugetul organizaiilor anterior i posterior contractrii (% din total ONG) Grafic 30. Sursele de venit ale organizaiilor contractante (% din total ONG)
Cercetarea i-a propus s identifice att tipurile de cheltuieli din cadrul proiectului considerate ca fiind dificil de acoperit ct i principalele tipuri de cheltuieli care sunt acoperite din surse proprii.
38
n ceea ce privete primul tip de cheltuieli, rezultatele sondajului arat c managerii financiari ntmpina dificultatea n ceea ce privete constituirea fondurilor necesare acoperirii TVA (63,6% din total de responsabili financiari au indicat acest tip de cheltuial), a cheltuielilor cu salariile personalului de proiect (40,9%) sau cu remuneraia experilor (21,2%) i a cheltuielilor administrative (24,2%). Alte tipuri de cheltuieli considerate ca fiind dificil de acoperit se refer la achiziia de echipamente (19,7%) i la plata taxelor i impozitelor datorate statului (15,2%).
Grafic 31. Care sunt categoriile de costuri care sunt cel mai dificil de acoperit? (v rugm alegei cel mult trei tipuri de cheltuieli) % din total ONG
Atunci cnd organizaiile neguvernamentale au apelat la fonduri proprii din nevoia de a avansa resurse financiare pentru cheltuielile legate de proiect, acestea au fost utilizate cu precdere n acoperirea urmtoarelor tipuri de cheltuieli: cheltuieli administrative (68,7% din total ONG au indicat acest tip de cheltuial), TVA (42,4%) i cheltuieli cu salariile (33,3%). Alte tipuri de cheltuieli acoperite din surse proprii se refer la plata taxelor i a dobnzilor aferente creditelor sau cele legate de achiziia de echipamente.
Grafic 32. Care sunt categoriile mari de cheltuieli din cadrul proiectului care sunt acoperite din surse proprii (inclusiv din co-finanare). V rugm alegei cel mult trei tipuri de cheltuieli. (% din total ONG)
39
Cercetarea i-a propus totodat s identifice principalele surse de venituri prin intermediul crora se acoper cheltuieli ale proiectului mai ales n condiiile n care resursele financiare aferente rambursrilor sunt primite cu ntrzieri semnificative. Atunci cnd au fost pui n aceast situaie, majoritatea organizaiilor intervievate au apelat la fondurile proprii generate de activitile curente de constituire a fondurilor. Am menionat, mai sus, c n general, ONG ce au contractat fonduri nerambursabile dispun de structuri stabile i complexe de constituire a fondurilor i n care se evideniaz incidena relativ mare a activitilor economice generatoare de venit i atragerea altor granturi instituionale. Totui, atunci cnd accesarea acestor resurse s-a dovedit a fi insuficient, aproape o treime dintre organizaii (30,3%) a apelat la mprumuturi de la persoane fizice (adesea salariai ai proiectului sau ali membrii ai organizaiei, ASA cum a reieit din discuiile individuale) sau de la alte organizaii (21,2% din total), societatea comerciale sau organizaii neguvernamentale. n ceea ce privete apelul la alte organizaii neguvernamentale, acestea sunt de regula organizaii din strintate aflate n aceeai reea cu organizaia contractant sau cu reprezentani n consiliul de conducere al acesteia. Merit de asemenea remarcat faptul c un numr foarte mic de organizaii (7,6%) a apelat sau a reuit sa acceseze un credit bancar atunci cnd a avut nevoie sa asigure fluxul de numerar al proiectului. n general, organizaiile neguvernamentale din Romania nu agreeaz soluia unui mprumut bancar, fie datorit costului mare al unui astfel de credit, fie datorit lipsei unor bunuri imobile sau a altor active oferite drept garanie.
Grafic 33. De regul, din ce surse sunt acoperite cheltuielile generate de ntrzieri n ncasarea rambursrii (inclusiv a TVA)? (% din total ONG)
40
Prezentarea studiilor de caz
41
6. Prezentarea studiilor de caz

Studiu de caz 1 - Copiii romi se pregtesc pentru grdini! Organizaia Salvai Copiii, deruleaz n perioada aprilie 2009 - martie 2011 proiectul de grant, COPIII ROMI SE PREGTESC PENTRU GRDINI!, proiect finanat prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, Axa prioritar 2: Corelarea nvrii pe tot parcursul vieii cu piaa muncii, Domeniul major de intervenie: 2.2 Prevenirea i corectarea prsirii timpurii a colii, n parteneriat cu Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului Direcia General nvmnt n Limbile Minoritilor, Relaia cu Parlamentul i Partenerii Sociali. Proiectul i propune creterea accesului la educaie i prevenirea prsirii timpurii a educaiei n rndul copiilor cu vrste ntre 3-5 / 6 ani din 86 de comuniti dezavantajate (localiti rurale i urbane mici), cu o populaie numeroas de romi prin implementarea de alternative educaionale pentru precolari i prinii acestora. Concret, n fiecare jude din Romania, Salvai Copiii organizeaz cte o grdini estival, pe durata celor dou vacane de var, timp de 4 sptmni / 4 ore pe zi pentru 20 de copii din familii srace, n total fiind asistai aproximativ 1700 copii. n cadrul grdinielor estivale, organizaia asigur rechizitele necesare i o gustare zilnic pentru copii, plata educatorilor i a mediatorilor colari i de asemenea deruleaz activiti de informare i consiliere a prinilor acestora prin participarea lor direct la activitile educative derulate pe parcursul programului. Astfel, cte o mam a copiilor participani n proiect va ajuta zilnic educatoarea i va beneficia de o subvenie constnd n alimente pentru familie. Alte activiti ale proiectelor vizeaz organizarea de cursuri de pregtire pentru educatoarele i mediatorii colari i campanii de contientizare a membrilor comunitarilor vizate asupra riscului de prsire timpurie a colii de ctre copii, avnd drept suport o serie de materiale de promovare i vizibilitate (un spot video, un spot audio i un afi). Lansarea proiectului a fost asemntoare primei lecii de not atunci cnd eti aruncat direct n bazin. Puine lucruri erau tiute, existau puine persoane la care sa apelezi iar ghidul beneficiarului nu oferea rspunsuri concrete la neclariti punctuale. De asemenea, comunicarea cu celelalte departamente ale organizaiei a fost la nceput dificil, fiind primul proiect implementat prin programele operaionale ale fondurilor structurale. Cnd am lansat proiectul, nu prea tiam de unde sa ncepem, pe cine sa ntrebam, totul prea confuz, nu tiam care sunt documentele necesare i cum trebuiau completate iar pe de alt parte nu existau attea instruciuni, anexe i formate de raportare ca n prezent, acestea au aprut treptat ne-a declarat un membru al echipei de proiect. ntmpinnd greutatea n ceea ce privete informaiile necesare derulrii proiectului, echipa a apelat la canalele de informare oficiale ale autoritii de management, dar din pcate rspunsurile erau fie impersonale i evazive ori nu veneau deloc (procurarea siglei autoritii de management n format vectorial pentru a fi inserat n cadrul materialelor de promovare n format print i video a necesitat discuii intense pe parcursul a mai multor sptmni).
42
n aceste condiii, mai ales c nu exist un sistem eficient de comunicare prin e-mail, echipa de proiect a ncercat s ia legtura cu personalul autoritii la sediul acestora iar lucrurile au nceput sa se mbunteasc, personalul din AM a nceput s-I ajute i neclaritile s se risipeasc. Nu primeam niciun rspuns la ntrebri concrete i nu ne permiteam s pierdem timpul, aa c am decis s mergem noi direct la sediul autoritii i s-i ntrebm, aa c de la bun nceput ne-am dus noi la ei, am considerat ca e mai bine s ai un contact, tu depui o hrtie, poi primi sau nu un rspuns, dar cnd eti fa n fa cu om este altfel iar avantajul nostru era ca eram foarte aproape de ei i ne permiteam s mergem pe jos ca s-i contactam. Ca i n cazul celorlalte organizaii investigate n cadrul acestui raport de cercetare, Salvai Copiii a adoptat o atitudine pro-activa, deplasndu-se la sediul autoritii pentru a avea un rspuns ct mai rapid, personal, concret i pe ct posibil detaliat la problemele ntmpinate. n condiiile n care, la data nceperii proiectului, nu existau instruciuni privind achiziiile publice, managementul de proiect a decis s aplice legislaia corespunztoare autoritilor contractante. Salvai Copii nu dispunea de prea multa experiena n efectuarea achiziiilor publice, lucru de altfel caracteristic majoritii organizaiilor neguvernamentale, la acea dat. Aceasta a trebuit s achiziioneze alimentele necesare sau organizarea seminariilor pe baza legii achiziiilor publice n condiiile n care expertiza necesar desfurrii acestora nu era pe deplin format. Partea bun a lucrurilor a fost ca organizaia a reuit s fac economii substaniale (fa de suma bugetat) n urma achiziionrii diverselor bunuri sau servicii iar acestea au fost direcionate ctre finanarea unei noi activiti, neprevzut n bugetul iniial. Astfel, la sugestia educatorilor i a prinilor, Salvai Copii au inclus o nou activitate n proiect (achiziia de haine i nclminte pentru copii, una din sursele importante ale abandonului colar fiind lipsa mbrcmintei pe timp de iarn). Una din leciile acestui studiu de caz este faptul ca posibilele economii generate n cadrul proiectului pot fi direcionate ctre alte activiti benefice grupului int i care nu au fost previzionate la data depunerii proiectului. Proiectul a beneficiat de la nceput de o colaborare foarte bun ntre beneficiar i partener, partenerul n colaborare cu inspectoratele judeene oferind la timp lista comunitilor int i grdinielor n care s-a implementat proiectul, activitatea de cercetare care de altfel nu au necesitat cheltuieli. Totodat, mediatorii sociali, angajai n proiect i care aparineau comunitilor locale au reuit cu succes sa atrag cooperarea prinilor n ceea ce privete necesitatea nscrierii copiilor n sistemul colar, facilitnd accesul i comunicarea dintre educatori i comunitatea local. Prima cerere de finanare a fost depus la aproximativ cinci luni de la lansarea proiectului iar aceasta includea un volum destul de mare de cheltuieli, deoarece particularitatea proiectului implica un volum mare de cheltuieli ntr-o perioad relativ scurt de timp (grdiniele estivale sunt organizate pe perioada verii, timp de o lun de zile). Verificarea cererii de rambursare a durat, din pcate, nejustificat de mult, pe de o parte deoarece primele solicitri de clarificri au venit cu ntrziere iar cnd au venit, acestea conineau solicitri de documente justificative neobinuite pentru o organizaie neguvernamentala sau de existena crora nu se tia ca ar fi nevoie. Astfel a trebuit s se ntocmeasc o nota justificativa din care sa rezulte ca alimentele au fost nu numai livrate
43
(ceea ce de altfel fcuse obiectul unui proces verbal) dar i c acestea au fost consumate pe parcursul desfurrii orelor de grdini, ceea ce a necesitat ntocmirea unui nou proces verbal semnat de prinii martori. Noi, ca organizaie neguvernamental, nu eram obinuii sa lucram cu attea documente justificative pe celelalte finanri pe care le-am avut, oricum le-am fi fcut dar nu tiam la acea dat c sunt necesare, dac tiam c vor un anumit document, l-am fi fcut. Multe dintre aceste nenelegeri se explic i prin diferenele de cultur organizaional dintre organizaiile neguvernamentale, mai puin birocratice, i instituiile publice ce dispun de structuri cu un grad mai ridicat de birocratizare (necesar intern de rechizite, bonuri de consum) i care se pare, influeneaz relaia cu beneficiarul. Pe de alt parte, gradul de cunoatere reciproc instituie public organizaie neguvernamentala era destul de mic, la acea dat, exceptnd poate organizaiile care au lucrat efectiv cu administraia public, de aceea a fost nevoie de un timp de acomodare, care odat rodat, a nceput sa fie din ce n ce mai buna. Din pcate, procesul de verificare a cererii de rambursare a necesitat foarte mult timp iar rambursarea efectiv a cheltuielilor a fost efectuat la aproape 9 luni de la nregistrarea cererii. n tot acest timp, Salvai Copiii a avansat resurse pentru cheltuielile necesare derulrii proiectului din fondurile proprii, organizaia dispunnd de o strategie stabil i eficient de strngere a fondurilor. Cu toate c a reuit sa strng fondurile necesare derulrii activitii, managerii au decis totui s transfere cheltuielile aferente unei activiti (achiziia de calculatoare i echipamente pentru grdinie) pentru anul 2 al proiectului, deoarece suma era consistent iar organizaia nu a dorit sa preia un asemenea risc n condiiile n care rambursarea primei cereri i a TVA deja ntrziase prea mult. O alta consecina a ntrzierii rambursrii a dus la ntrzieri n plata salariilor personalului de proiect, acestea fiind de asemenea acoperite din surse proprii pentru o anumit perioada de timp. Pe de alt parte, ntrzierile nscnd alte ntrzieri, a fost amnata att cererea a doua de rambursare ct i ncasarea prefinanrii aferente anului 2 al proiectului, ceea ce a fcut practic ca ntreg anul 2 al proiectului sa fie susinut cu fonduri proprii. Ceea ce este important nsa este ca proiectul s-a desfurat n cadrele de timp prestabilite, n sensul c activitile de baza ale acestuia (organizarea grdinielor estivale) nu au fost afectate de ntrzieri, n ciuda faptului ca previziunile financiare iniiale au fost date peste cap. Principalele lecii ale acestui proiect, al crui model ne ateptam sa fie preluat de ctre instituiile publice din domeniu au evideniat necesitatea asigurrii unui foarte riguros management al cheltuielilor alturi de o puternica stabilitate financiar astfel nct organizaiile contractante sa fie capabila sa asigure continuitatea fluxului de numerar necesar finanrii activitilor.
44
Studiu de caz 2 - ntrirea capacitii societii civile de a promova iniiative pentru incluziune social Asociaia Naional a Birourilor de Consiliere pentru Ceteni (ANBCC), n parteneriat cu 15 organizaii membre ale ANBCC i care gzduiesc Birourile de Consiliere pentru Ceteni, deruleaz n perioada: 1 octombrie 2009 31 iulie 2011, proiectul de grant: ntrirea capacitii societii civile de a promova iniiative pentru incluziune social, prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, Axa prioritar 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i a ntreprinderilor n cadrul Domeniului major de intervenie 3.3. Dezvoltarea parteneriatelor i ncurajarea iniiativelor pentru partenerii sociali i societatea civil. Proiectul i-a propus s consolideze capacitatea a 40 de organizaii neguvernamentale de a sprijini autoritile centrale i locale n vederea promovrii iniiativelor pentru incluziune social prin creterea nivelului de cunotine i abiliti ale personalului angajat al ONG de a influena politicile publice i prin mbuntirea capacitii acestora de a dezvolta parteneriate eficiente cu autoritile publice locale i centrale n vederea promovrii incluziunii sociale. Totodat, proiectul are drept obiectiv specific creterea capacitii personalului angajat din cadrul organizaiilor neguvernamentale de a elabora i promova la nivel regional o strategie documentat privind mbuntirea politicilor de ocupare a tinerilor. Principalele activitatea ale proiectului vizeaz instruirea grupului int pe teme variate de interese (Analiza nevoilor din comunitate, Campanii de advocacy, Strategii de PR n campanii de advocacy, Implicarea cetenilor n luarea deciziilor publice), realizarea unui schimb de expertiz cu o organizaie europeana similar cu ANBCC, elaborarea de unui studiu privind nevoile tinerilor din perspectiva ocuprii i nu n ultimul rnd, organizarea unei campanii de contientizare cu privire la problemele tinerilor n domeniul ocuprii. Pn la momentul elaborrii acestui raport, proiectul implementat de ANBCC a dispus de o continuitate remarcabila a fluxului de numerar necesar derulrii activitilor, datorit faptului ca dei au nregistrat ntrzieri n rambursarea cheltuielilor (nesemnificative raportat la celelalte proiecte investigate n cadrul cercetrii de fa), acestea s-au ncadrat n limitele cuprinse n previzionarea financiar iniial efectuat de managerul de proiect i cel financiar. Secretul acestei reuite s-a bazat pe faptul ca nainte de lansarea proiectului, ANBCC a avut la dispoziie un pachet complet i comprehensiv de instruciuni, ceea ce nu s-a ntmplat n cazul primelor proiecte lansate la sfritul anului 2008 i nceputul anului 2009. Prin urmare, gradul de neclaritate a fost de la nceput limitat iar procesul de verificare al cererilor de rambursare nu a ntmpinat dificulti deosebite. Cu toate acestea, organizaia nu a fost ocolit de o serie de dificulti, chiar din faza de precontractare a proiectului cnd a trebuit refcut integral bugetul datorita confuziei, pe care am mai semnalat-o n cadrul acestui raport, privind Interpretarea procentului de 15% a cheltuielilor administrative (valabil n cazul unui proiect de grant), neles fie ca procent fix, fie ca procent maxim. Din pcate, organizaia a fost obligat la momentul contractrii s acopere integral suma aferent a cheltuielilor administrative (15% din valoarea total a
45
proiectului) ceea ce a condus la mutarea unor cheltuieli substaniale din capitolul cheltuielilor directe n cel aferent cheltuielilor indirecte, administrative). Aceasta a generat bineneles greutatea n realizarea activitilor proiectelor, precum cutarea unor sli de seminarii gratuite datorit lipsei banilor. Interpretarea la care s-a ajuns n final n ceea ce privete plafonul cheltuielilor administrative este de procent maxim (libertatea organizaiei de a-i stabili singura procentul, n plafonul de 15%) dar neclaritatea a persistat un timp ndelungat n rndul managerilor de proiect. Dificulti similare cu cea semnalat mai sus au fost generate i de modificarea ordinului cheltuielilor eligibile emis n august 2010, ce a presupus o nou refacere bugetar i a fluxului de numerar aferent derulrii activitilor. Un alt tip de dificultate, semnalat de asemenea de mai multe ori n cadrul acestui raport, cu care s-a confruntat ANBCC a fost generat de volumul foarte mare de raportare implicat de introducerea dubl a datelor (att n platforma ActionWeb, ct i n anexele ce nsoesc cererile de rambursare, fr a avea posibilitatea de a importa datele dintr-un fiier n altul) i la lipsa unei modaliti de verificare i corectare a datelor introduse nainte de trimiterea rapoartelor ctre autoritatea de management. Ca urmare a acestor deficiene ale platformei de raportare ActionWeb, echipa de proiect a hotrt ca att managerul financiar ct i cel de proiect s se implice n procesul de elaborare i verificare a cererilor de rambursare, proces care dei a fost mai laborios i cu alocare de timp mai mare, a dus n final satisfacia primirii unui numr foarte mic de solicitri de clarificare i implicit la o perioada scurta de verificare a rapoartelor tehnice i financiare. Particularitatea proiectului ANBCC const n numrul relativ mare de parteneri implicai n derularea proiectului (15 organizaii) numr mare care de regul poate genera dificulti de coordonare i ntrzieri nedorite. Rspunsul organizaiei la aceast poteniala dificultate a fost introducerea unui grad ridicat de centralizare a deciziilor, de altfel necesar n msura unui numr mare de organizaii-partenere, avnd fiecare contribuii specifice la realizarea activitilor proiectului. Astfel, pentru a evita sincopele, principalele cheltuieli ale proiectului (achiziionarea de echipamente, organizarea seminariilor) au fost centralizate i subcontractate prin achiziie public, astfel nct partenerii s se concentreze efectiv pe realizarea activitilor de baza ale proiectului. De asemenea, nc de la bun nceput, partenerii mpreuna cu beneficiarul au stabilit i agreat bugete clare pentru fiecare partener (salarii, cheltuieli administrative) astfel nct acetia s dispun de o planificare riguroas a cheltuielilor. Totodat, iniierea activitilor de ctre parteneri a fost precedat de agrearea n comun a unui set de proceduri i a unei structuri interne de proiect bine definite (stabilirea coordonatorilor regionali i judeeni i a atribuiilor acestora, uniformizarea punctelor de vedere privind efectuarea unor tipuri de cheltuieli), astfel nct la mai bine de un an de la nceputul proiectului, echipa de proiect nu a nregistrat vreo dificultate semnificativ n coordonarea relaiei cu partenerii. Principala lecie a proiectului de succes implementat de ANBCC este ca printr-o organizare intern solid, o planificare bugetar i a fluxului de numerar riguroas, un management eficient i prudent al cheltuielilor i cererilor de rambursare, dar i o atenie sporit la
46
cerinele finanatorului, o bun conlucrare ntre managerul de proiect i cel financiar, toate acestea pot contribui la evitarea dificultilor pe care le-am semnalat pe parcursul acestui raport i pe care sperm ca un numr din ce n ce mai multe organizaii le va evita pe viitor.
Principalele concluzii i recomandri
47
7. Principalele concluzii i recomandri

Majoritatea programelor de finanare ale fondurilor structurale au un grad relativ ridicat de cunoatere n cadrul sectorului neguvernamental din Romnia, excepie fcnd, ntr-o anumit msur, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (PODCA), care dealtfel a nregistrat un trend descendent al cererilor de finanare n 2010 fa de anii anteriori. Deschiderea recent a cererii de proiecte (decembie 2010) - Creterea capacitii proprii a organizaiilor neguvernamentale de a colabora cu instituiile administraiei publice din Romnia - poate s sporeasc semnificativ contribuia sectorului neguvernamental in cadrul acestui program. Dei organizaiile neguvernamentale sunt prezente, prin depuneri de cereri de finanare, n cadrul fiecrui program operaional, POSDRU se distaneaz semnificativ fa de celelalte programe operaionale, nregistrnd, n perioada 2008-2010, cele mai multe cereri de finanare din partea organizaiilor neguvernamentale. Principalele motive ce au determinat ONG s nu aplice n cadrul celorlalte programe operaionale s-a datorat faptului c aceste programe nu cuprind suficiente msuri care s se intersecteze cu interesele si obiectivele ONG din domeniu sau condiiilor specifice de eligibilitate. Cu toate acestea, o majoritate consistent a ONG intenioneaz ca pe viitor sa depun proiecte spre finanare, fie n calitate de solicitant principal, fie n calitate de partener. La jumtatea anului 2010, sectorul neguvernamental dispunea de un numr de aproximativ 400 proiecte contractate i aflate n curs de implementare n cadrul principalelor programe operaionale in care sunt eligibile (POS DRU, PODCA, POR, POS CCE, POS Mediu), mai mult de 85% din totalul acestora fiind finanate n cadrul POSDRU, ceea ce indica o rat de contractare a sectorului neguvernamental de doar 11,6%, raportat la totalitatea proiectelor finanate i de 8,6% raportat la valoarea bugetat total, restul proiectelor fiind derulate de ctre instituiile publice i societile comerciale. n cadrul POSDRU, programul operaional cu cea mai mare reprezentare a sectorului neguvernamental, ONG deruleaz 29,9% din totalul proiectelor contractate (din care, 70% sunt de tip strategic) i nsumeaz 32,3 % din valoarea total bugetat a ntregului lot de proiecte contractate, prezena ONG fiind semnificativ pe toate axele prioritare n care sunt eligibile. Proiectele finanate n cadrul POSMEDIU i PODCA aparin n principal instituiilor publice, cele din cadrul POSCCE, societilor comerciale, iar proiectele finanate n cadrul POR sunt derulate n mod egal de ctre instituiile publice i societile comerciale. Principala provocare a organizaiilor ce deruleaz proiecte finanate prin programul POSDRU o constituie asigurarea fluxului de numerar necesar derulrii proiectelor n condiiile n care mai bine de trei ptrimi din totalul ONG contractante a nregistrat ntrzieri mari n rambursarea cheltuielilor eligibile sau n recuperarea TVA aferent cheltuielilor, dificultate potenat i de lipsa sau ineficiena strategiilor de atragere a unor fonduri suplimentare necesare acoperirii nevoilor ad-hoc de flux de numerar. Sondajul realizat de FDSC n luna noiembrie 2010, a artat c mai puin de 10 % din totalul organizaiilor contractante au primit efectiv plile corespunztoare rambursrilor n termenii prevzui contractual, iar mai puin de 20% dintre organizaii au reuit s
48
recupereze TVA-ul corespunztor cheltuielilor eligibile ale proiectului. Toate acestea au ngreunat semnificativ previzionarea i asigurarea fluxului de numerar necesar derulrii proiectului pentru majoritatea organizaiilor contractante. Celelalte tipuri de dificultati identificate n cadrul acestui raport se refer n principal la: caracterul neclar i stufos al instruciunilor i procedurilor ce reglementeaz sistemul de finanare, la nivelul ridicat de birocratism implicat de diferitele cerine i condiii ale programelor de finanare i nu n ultimul rnd la deficienele procesului de comunicare dintre beneficiarul finanrii i instituiile responsabile de implementarea programelor operaionale. Toate aceste din urma dificulti, resimite de un numr important dar relativ redus de organizaii, au generat luarea unor msuri de adaptare i capacitare intern a resurselor organizaionale dar au fost percepute ca fiind, n general, surmontabile. Totui, lund n considerare toate constrngerile evideniate mai sus, acestea au generat, pentru mai bine de dou treimi din organizaii, ntrzieri n calendarul activitilor proiectului sau a plailor ctre furnizorii de servicii, creterea nivelului datoriilor de taxe i impozite sau au dus la amnarea derulrii altor proiecte planificate. Din fericire, cel puin n cazul POSDRU, programul operaional ce beneficiaz de cea mai ridicat prezen a sectorului neguvernamental, niciun contract aflat n derulare nu a fost reziliat datorit incapacitii de a asigura fluxul de numerar necesar implementrii proiectului. Organizaiile contractante prezint n mod tipic structuri stabile i complexe de constituire a fondurilor care, de regula pot sa sustina nevoile de flux de numerar necesare acoperirii cheltuielilor legate de proiect. Totui, n condiiile n care platile aferente rambursrilor sunt ncasate cu ntrzieri semnificative, aceste resurse financiare, generate n mod constant de organizaie, s-au dovedit adeseori ca fiind insuficiente. Astfel, un segment semnificativ de organizaii contractante a fost nevoit sa apeleze la mprumuturi pe parcursul implementrii proiectului, fie de la persoane fizice (membrii sau salariai), fie de la alte organizaii neguvernamentale (de regula organizaii din strintate partenere, aflate n aceeai reea sau apropiate de organizaia contractant). Contractarea finanrilor nerambursabile, realizat n principal prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) a determinat att o schimbare dramatica a volumului i structurii bugetelor ONG ct i o schimbare profund a cerinelor i procedurilor de lucru cu organizaia finanatoare. Aceasta a impus redimensionarea personalului cu atribuii financiare, dezvoltarea acestuia din perspectiva acumulrii de expertiza financiara specific i nu n ultimul rnd necesitatea instituirii unui sistem de proceduri interne de monitorizare i control al cheltuielilor efectuate. Situaia tipica a organizaiilor neguvernamentale contractante de fonduri structurale const n derularea a unul sau a cel mult dou proiecte, n calitate de beneficiar sau partener, managementul financiar fiind asigurat de regula de 2 sau cel mult 3 persoane, ce se ocupa n principal cu realizarea activitilor de contabilitate i raportare financiar (ntocmirea i administrarea cererilor de rambursare). Rezultatele cercetrii au evideniat faptul c doar un numr foarte mic de organizaii intenioneaz s-i mreasc efectiv personalul financiar n viitorul apropiat. n schimb, majoritatea organizaiilor a recunoscut nevoia de cretere a competenelor prin participarea
Principalele concluzii i recomandri
49
la sesiuni de training specializat, evideniind n acelai timp insuficiena cantitativ i calitativ a ofertei de training i asisten specific fazei de implementare a proiectelor. Principalele recomandri privind reducerea impactului tipurilor de dificulti, identificate n cadrul acestei cercetri i menionate mai sus, asupra procesului de administrare financiar a proiectelor vizeaz n mod concret: Accelerarea proceselor de verificare a rapoartelor tehnice i financiare corespunztoare cererilor de rambursare i a plilor efective de ctre instituiile responsabile (evaluarea posibilitii efecturii plilor pe baza datelor introduse n platforma informatic Actionweb n cazul POSDRU, fr verificarea efectiv a documentelor pe suport hrtie i verificarea ulterioar a acestora n cadrul vizitelor de monitorizare); Generalizarea practicii de desemnare a unei persoane (echipe) de contact pe ntreg parcursul desfurrii contractului sau instituirea unei uniti profesioniste de suport pentru proiectele aflate n implementare, n vederea reducerii duratei, impredictibilitii i a neclaritilor implicate de procesul de verificare a rapoartelor financiare. Acest lucru ar conduce de asemenea la uniformizarea pe ct posibil a interpretrii regulilor ntre beneficiari i instituiile responsabile, la personalizarea si cresterea calitatii asistenei oferite de instituii sau a cadrului general de comunicare cu acestea; Realizarea i aprobarea unui Ghid de Bune Practici Financiare, transferabile pe ct posibil ctre toate organizaiile contractante din cadrul unei axe prioritare, care s conin informaii actualizate, complete, factualizate, dar i sinteze cu greeli frecvente ale beneficiarilor astfel nct s se reduc pe ct de mult posibil diferenele de interpretare ntre beneficiari, AM i OI. n acelai sens, considerm util i fezabil ca AM s realizeze o analiz la nivelul proiectelor implementate sau aflate n curs de implementare i s identifice un set minim de reguli comune privind documentele tehnice i a formatelor cadru ale acestora. Instituirea unei platforme online / forum de informare i consultare i instruire pe probleme financiare, la care sa aib acces beneficiarii i reprezentanii desemnai ai instituiilor responsabile, cu experien real n monitorizarea proiectelor, n vederea constituirii unei forme centralizate de ntmpinare a nevoilor de clarificare privind instruciunile i procedurile financiare i care sa conduc la gsirea unor rspunsuri concrete, pragmatice i imediat implementabile. Generalizarea practicii de organizare a unor ntlniri periodice de informare, consultare i instruire la care toi beneficiarii sa aib acces, alturi de reprezentanii desemnai ai instituiilor responsabile, ntlniri pregtite i susinute de experi n managementul proiectelor pe fonduri structurale, cu tematic specific pe tipuri de contracte i pe ct posibil pe tipuri de beneficiari (ONG, instituii publice, societi comerciale). mbuntirea procesului de diseminare a informaiilor ctre toate organizaiile contractante, precum cele referitoare la principale concluzii ale grupurilor de lucru organizate cu participarea managerilor financiari i reprezentani ai instituiilor responsabile sau cele cuprinse n minutele i documentele relevante ale grupurilor de lucru din cadrul comitetelor de monitorizare.
50 -
mbuntirea i creterea flexibilitii platformei de raportare online ActionWeb, inclusiv introducerea unor modaliti de verificare i corectare a datelor nainte de trimiterea rapoartelor ctre instituiile responsabile. Reducerea pe ct posibil a documentelor justificative excesive, a documentelor suport i a fotocopiilor solicitate n procesul de verificare a rapoartelor tehnice i financiare.
Concluziile acestui raport nclin spre constatarea faptului c principalele dificulti ntmpinate de organizaiile neguvernamentale contractante de fonduri nerambursabile sunt mai degrab de natur extern i mai puin legate de deficienele interne ale organizaiilor contractante. Totui, exist o serie de nevoi de dezvoltare care odat ntmpinate pot contribui la o mai bun capacitate a ONG de a rspunde eficient cerinelor externe i implicit la atingerea rezultatelor anticipate ale proiectelor, i anume: Instituirea sau consolidarea sistemelor de proceduri de lucru interne i a celor legate de monitorizarea i controlul cheltuielilor implicate de proiect; Achiziionarea unor sisteme informatice adecvate derulrii proiectelor; Dezvoltarea competentelor interne prin participarea la training specializat n managementul financiar al proiectelor finanate prin fonduri structurale; Dezvoltarea de strategii variate i extinse de constituire de fonduri suplimentare n vederea susinerii nevoilor ad-hoc de flux de numerar; Optimizarea numrului de angajai implicai n managementul financiar al proiectului.
Toate aceste cerine ar trebui internalizate sau cel puin avute n vedere atunci cnd organizaiile neguvernamentale depun cereri de finanare prin programele operaionale ale fondurilor structurale. Acestea trebuie s fie contiente ca implementarea unor astfel de proiecte implica prezena unui personal cu expertiza financiar specific fondurilor structurale, nevoia de instruire continu, un grad de birocratizare al organizaiei, de regul, mai ridicat fa de cel existent, stabilitate i potena financiar prin adoptarea unor strategii efective i eficiente de constituire a veniturilor organizaiei i nu n ultimul rnd identificarea din timp a unor surse alternative de fonduri n vederea asigurrii fluiditii fluxului de numerar ori de cte ori este nevoie.
Anexe
51
8. Anexe
Anexa 1.1. Chestionar ONG aplicante
1. Numele organizaiei: 2. Codul Fiscal 3. Sediul organizaiei Dvs. este n judeul: 4. Sediul organizaiei Dvs. este n mediul: Rural Urban 5. Numrul de angajai ai organizaiei Dvs. n anul 2009 Nu avem angajai ntre 1 i 5 angajai ntre 6-10 angajai ntre 11-20 angajai Peste 20 angajai 6. Bugetul total al organizaiei Dvs. a fost n anul 2009 Mai mic de 100 000 RON ntre 100 001 500 000 RON ntre 500 001 1 000 000 RON ntre 1 000 001- 2 000 000 RON Peste 2 000 000 RON 7. Ai auzit de urmtoarele instrumente de finanare structurale - cu fonduri de la Uniunea European n cadrul crora exista scheme de finanare la care ONG sunt eligibile? DA NU PNDR Programul Naional de Dezvoltare Rural, PODCA Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, POR Programul Operaional Regional, POS MEDIU Programul Operaional Sectorial Mediu, POSCCE Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, PO PESCUIT Programul Operaional Sectorial Pescuit 8. Ai participat la consultrile pentru programarea asistenei financiare de la Uniunea European n perioada 2006-2007? Da Nu PNDR Programul Naional de Dezvoltare Rural, PODCA Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, POR Programul Operaional Regional, POS MEDIU Programul Operaional Sectorial Mediu, POSCCE Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, PO PESCUIT Programul Operaional Sectorial Pescuit 9. tiai c ONG-urile sunt reprezentate n Comitetele de Monitorizare ale acestor programe? Da Nu 10. Credei c participarea lor la aceste comitete de monitorizare este important? Da Nu Nu tiu/Nu rspund
52
11. n perioada 2008-2010 organizaia Dvs. a naintat cereri de finanare pentru proiecte n cadrul urmtoarelor programe: Da, n anul 2008 Da, n anul 2009 Da, n anul 2010 Nu, nu am prezentat propuneri la aceste programe n aceasta perioad Nu tiu / Nu rspund 12. Dac nu ai naintat cereri de finanare pentru proiecte, care este motivul pentru care nu ai fcut acest lucru? Nu am aplicat la aceste programe pentru c: Obiectivele noastre nu se ncadrau n obiectivele acestui program Procedurile acestui program sunt birocratice Nu avem capacitatea financiar pentru a ndeplini criteriile de eligibilitate sau pentru implementarea unui proiect Nu avem capacitatea de management i resurse umane sa implementm un proiect Nu tiu/ Nu rspund 13. V rugm precizai i alte motive, dac este cazul, pentru care nu ai naintat cereri de finanare pentru proiecte n cadrul programelor enumerate la ntrebarea anterioar. 14. Daca ai prezentat cereri de finanare la PNDR Programul Naional de Dezvoltare Rural cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.? (Acord Total, Acord Parial, Dezacord Parial, Dezacord Total, Nu tiu/Nu rspund) Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare al programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii; 15. Daca ai prezentat cereri de finanare la PODCA Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.
(Acord Total, Acord Parial, Dezacord Parial, Dezacord Total, Nu tiu/Nu rspund)
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii;
Anexe
53
16. Daca ai prezentat cereri de finanare la POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.
(Acord Total, Acord Parial, Dezacord Parial, Dezacord Total, Nu tiu/Nu rspund)
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii; 17. Daca ai prezentat cereri de finanare la POR Programul Operaional Regional cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.
(Acord Total Acord Parial Dezacord Parial Dezacord Total Nu tiu/Nu rspund)
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii; 18. Daca ai prezentat cereri de finanare la POS MEDIU Programul Operaional Sectorial Mediu cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.
(Acord Total, Acord Parial, Dezacord Parial, Dezacord Total, Nu tiu / Nu rspund)
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii; 19. Daca ai prezentat cereri de finanare la POSCCE Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie,contractare, monitorizare, etc.
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii;
54
20. Daca ai prezentat cereri de finanare la PO PESCUIT Programul Operaional Sectorial Pescuit cum apreciai urmtoarele aspecte ale procesului de finanare - aplicare, selecie, contractare, monitorizare, etc.
Prietenoase (instruciuni clare, precise, adecvate unor solicitani ONG); Procesele de selecie, contractare, pli sunt rapide i eficiente; Condiiile solicitate sunt rezonabile - contribuii, costuri eligibile, pre-finanri; Personalul de administrare a programului de finanare lucreaz adecvat cu solicitanii / beneficiarii; 21. Intenionai s aplicai n viitor la unul din aceste programe (PNDR, PODCA, POSDRU, POR, POS MEDIU, POSCCE PO PESCUIT)? V rugm selectai maxim 2 variante de rspuns Nu Da, n calitate de aplicat Da, n calitate de partener 22. Intenionai s participai la consultrile pentru noua perioad de programare a asistenei financiare de la Uniunea European pentru perioada 2013-2019 care vor ncepe n anul 2011? Va rugam selectai maxim 2 variante de rspuns Da Nu V mulumim!
Anexe
55
Anexa 1.2. Structura eantionului dup principalele variabile independente de cercetare ONG aplicante
Grafic 34. Mediul de reziden (% din total ONG) Grafic 35. Regiunea de Dezvoltare (% din total ONG)
Grafic 36. Numrul de angajai (% total ONG)
Grafic 37. Bugetul organizaiei n 2009 (% total ONG)
56
Anexa 2.1. Chestionar ONG contractante

1. Pentru proiectele n care organizaia Dvs. a obinut finanare nerambursabil, v rugm indicai tipul proiectului, calitatea organizaiei dvs., de beneficiar sau partener, i programul operaional n cadrul cruia ai obinut finanarea. Va rugm completai un singur rnd pentru fiecare proiect n parte (n cazul n care suntei implicat n mai multe proiecte)
Strategic Grant Beneficiar Partener POSDRU PODCA POSCCE POS PNDR POR PO PO Asisten PESCUIT MEDIU Tehnic Proiect 1 Proiect 2 Proiect 3 Proiect 4 Proiect 5
2. n ce an i lun ai semnat contractul de finanare? (facei referire la primul proiect dac suntei implicat n mai multe) 3. Care este valoarea total a finanrilor obinute din Fonduri Structurale, alocate organizaiei Dvs. n cadrul proiectelor derulate? (cumulai valorile n cazul n care derulai mai multe proiecte) sub 500 000 RON ntre 500 001 1 000 000 RON ntre 1 000 001- 2 000 000 RON peste 2 000 000 RON 4. Va rugm indicai bugetul total al organizaiei Dvs. n anul anterior contractrii fondurilor nerambursabile. (facei referire la anul anterior primei finanri dac derulai mai multe proiecte; Exemplu: daca ai semnat contractul de finanare n septembrie 2009, va rugam indicai bugetul aferent anului 2008) sub 500 000 RON ntre 500 001 1 000 000 RON ntre 1 000 001- 2 000 000 RON peste 2 000 000 RON 5. Analiznd ntreg procesul de implementare al proiectului (dup semnarea contractului de finanare), n ce msura considerai ca ai ntmpinat / ntmpinai dificulti n ceea ce privete managementul financiar al proiectului. (v rugm indicai o not de la 1 la 10, unde 1 = nu am ntmpinat deloc dificulti iar 10 = am ntmpinat dificulti n foarte mare msura) 6. Care este n opinia Dvs. principala dificultate / principalul obstacol legat() de managementul financiar al proiectului derulat de organizaia dvs.? (v rugm indicai succint doar un singur tip de dificultate)
Anexe
57
7. Lund n considerare ntreg procesul de implementare al proiectului, n ce msura ai ntimpinat dificulti n ceea ce privete urmtoarele elemente de management financiar al proiectelor derulate de organizaia Dvs. , finanate prin fonduri nerambursabile?
(Nu am ntmpinat dificultate; n foarte mic msur; n mic msur; n mare msur; n foarte mare msur; Nu tiu / Nu rspund)
Asigurarea co-finanrii (contribuiei proprii de 2% din valoarea proiectului) ncasarea pre-finanrii proiectului ncasarea sumelor solicitate spre rambursare Recuperarea TVA-ului aferent bunurilor i serviciilor achiziionate n proiect Identificarea i ncadrarea diferitelor tipuri de cheltuieli eligibile Nerambursarea anumitor tipuri de cheltuieli cuprinse n raportul financiar Efectuarea plailor ctre partenerii proiectului Efectuarea achiziiilor publice Elaborarea rapoartelor financiare Asigurarea fluxului de numerar necesar derulrii proiectului 8.Precizati dac ai avut alte dificulti dect cele enumerate la ntrebarea de mai sus. 9. Mai jos avei o list de afirmaii ce au legtur cu managementul financiar al proiectelor finanate prin fonduri nerambursabile; v rugm s indicai n ce msur suntei de acord sau n dezacord cu afirmaiile de mai jos.
(Dezacord total; Dezacord Parial; Nici acord / Nici dezacord; Acord parial; Acord total; Nu tiu / Nu rspund)
Autoritile de management (AM)/organismele intermediare (OI) au o capacitate redus de verificare a rapoartelor tehnico financiare; Exista un interval mare de timp ntre selectarea i contractarea proiectelor; n general ONG nu au capacitatea de a estima realist fluxul de numerar necesar, nainte de nceperea proiectului (la depunerea proiectului); ONG contractante de fonduri nerambursabile nu reuesc s constituie fonduri suplimentare pentru a asigura continuitatea fluxului de numerar (altele dect co-finanarea): TVA, cheltuieli neeligibile, etc.; ONG contractante de fonduri nerambursabile nu reuesc s acceseze un credit bancar din lipsa unor bunuri imobiliare cu care s garanteze creditul; Personalul financiar al ONG-urilor contractate este adeseori insuficient; ONG contractante de fonduri nerambursabile dispun de personal cu expertiz financiar specific mai degrab limitat; Instruciunile financiare emise de ctre Autoritile de Management i care reglementeaz sistemul de raportare sunt adeseori neclare i impredictibile; Comunicarea cu Autoritile de Management este n general deficitar; Comunicarea cu Organismele Intermediare este n general deficitar;
58
Nu exista un sistem unitar de verificare a cheltuielilor att la nivelul Organismelor Intermediare, ct i ntre acestea i Autoritile de Management; Tipurile de cheltuieli eligibile cuprinse n reglementrile MF / MM se schimb frecvent i sunt adeseori neclare; n general, managementul financiar al proiectelor implic proceduri birocratice i documente justificative excesive; 10. n msura n care considerai c managementul financiar al proiectelor implic proceduri birocratice i documente justificative excesive, v rugm indicai o astfel de procedur. 11. Lund n considerare ntreg procesul de implementare al proiectului, n medie, la ct timp de la efectuarea cererii vi s-au rambursat cheltuielile? Mai puin de 45 zile ntre 45-90 zile Peste 90 zile 12. Organizaia Dvs. a recuperat TVA-ul aferent bunurilor i serviciilor achiziionate n proiect? Da Nu 13. Daca ai rspuns Da la ntrebarea 12, n medie, la ct timp de la data solicitrii ai ncasat sumele aferente TVA? Mai puin de 45 zile ntre 45-90 zile Peste 90 zile 14. Ct de mulumit suntei de modalitatea de raportare financiar online ActionWeb; (v rugm indicai o nota de la 1 la 10, unde 1= deloc mulumit iar 10 = foarte mulumit). 15. Lund n considerare funcionalitatea platformei de raportare ActionWeb, care este n opinia dvs. principala modificare care ii trebuie adus ? 16. Lund n considerare diversele dificulti de ordin financiar pe care le-ai ntmpinat, v rugm indicai consecinele pe care acestea le-au avut la nivelul implementrii proiectului sau n general la nivelul organizaiei Dvs. Calendarul activitilor nu a fost respectat, implementarea activitilor nregistrnd ntrzieri importante Contractul cu finanatorul a fost reziliat Rezultatele preconizate ale proiectului nu fost ndeplinite Alte proiecte planificate de ctre organizaie au fost amnate Plile ctre furnizorii de servicii / produse / lucrri din cadrul proiectului au fost efectuate cu ntrzieri de peste 60 zile
Anexe
59
Organizaia i-a mrit nivelul cheltuielilor datorit contractrii unui credit / mprumut Organizaia i-a mrit nivelul datoriilor de taxe i impozite ctre stat Dificultile financiare au influenat negativ accesul la alte tipuri de finanri Dificultile ntmpinate nu au avut consecine semnificative n ceea ce privete implementarea proiectului 17. Ai beneficiat de asisten / suport n faza de implementare a proiectului? Nu Da, de la Autoritatea de Management (AM) Da, de la Organismul Intermediar (OI) Da, din partea altei organizaii 18. Dac ai rspuns Da la ntrebarea 17, v rugm indicai tipul asistenei care v-a fost oferit? Rspunsuri la solicitri de clarificare prin tel / fax / email Sesiuni de training Help desk 19. Considernd ntreg procesul de implementare al proiectului, ct de mulumit suntei de relaia (calitatea comunicrii, calitatea rspunsurilor la solicitri de clarificare, etc.) cu urmtoarele instituii responsabile de implementarea programelor operaionale? (v rugm indicai o not de la 1 la 10, unde 1= deloc mulumit iar 10 =foarte mulumit) Autoritatea de Management (AM) Organismul Intermediar (OI) 20. n opinia dvs., care este principala msura pe care Autoritatea de Management / Organismele Intermediare ar trebui s o ntreprind pentru a mbunti managementul financiar al proiectelor derulate de ONG i finanate prin fonduri nerambursabile ? (v rugm indicai doar o singur msura pe care o considerai ca fiind cea mai important) 21. Dar dac ai lua n considerare doar organizaia Dvs., care este principala msura pe care ai ntreprinde-o sau pe care ar trebui s o ntreprindei pentru a mbunti managementul financiar al proiectelor finanate prin fonduri nerambursabile ? (v rugm indicai doar o singur msur pe care o considerai ca fiind cea mai important) 22. Mai jos avei o list ce cuprinde o serie de msuri semnalate de ONG contractante, menite sa mbunteasc managementul financiar al proiectelor finanate prin fonduri nerambursabile; v rugm s selectai 3 msuri pe care le considerai ca fiind cele mai importante pentru organizaia dvs. Respectarea termenelor privind perioadele de rambursare a cheltuielilor (inclusiv a rambursrii TVA); Extinderea fondului de garantare pentru IMM-uri la ONG-uri, n vederea asigurrii fluxului de numerar al proiectelor; Desemnarea de ctre AM a unei persoane dedicate fiecrui proiect care s-i asume responsabilitatea fa de orice tip de comunicare cu organizaia contractant; Rezolvarea ct mai repede posibil a problemelor de personal din cadrul AM;
60
Fluidizarea procedurilor i comunicrii dintre instituiile responsabile pentru implementarea programelor operaionale (AM, OI, ACIS, Autoritatea de Audit); Procedurile interne din cadrul AM i care se aplic beneficiarilor trebuie comunicate ctre beneficiari; Schimbarea reglementarilor (instruciuni / ordine / alte acte normative) trebuie adoptate dup consultarea beneficiarilor; mbuntirea platformei de raportare ActionWeb; ONG beneficiare ar trebui s-i mbunteasc expertiza financiar prin participarea la sesiuni de training specializate; ONG beneficiare ar trebui s organizeze sesiuni de comunicare, colectare i diseminare ale bunelor practice; 23. ONG intervievate anterior administrrii acestui chestionar au semnalat existena unei serii de instruciuni / proceduri de natur financiar, emise de AM / OI, care fie sunt neclare, fie pot fi simplificate, la care se poate renuna sau care lipsesc. Analiznd ntreg procesul de implementare a proiectului, care ar fi n opinia Dvs. principala procedur / instruciune care trebuie introdus, retras sau mbuntit pentru a asigura o mai bun derulare a proiectelor finanate prin fonduri nerambursabile? (v rugm indicai doar o singur msura pe care o considerai ca fiind cea mai important) 24. Organizaia dumneavoastr: Are sediul n mediul: Rural Urban Implementeaz proiecte finanate prin fonduri nerambursabile n mediul: Rural Urban 25. Organizaia Dvs. s-a nfiinat n anul: 26. Care a fost numrul mediu de angajai al organizaiei Dvs. n anul 2009? ntre 1 i 5 angajai ntre 6-10 angajai ntre 11-20 angajai peste 20 angajai 27. n prezent, numrul personalului organizaiei dvs. cu responsabiliti financiare este de: 28. Care sunt principalele activiti de natur financiar din cadrul organizaiei dvs.? Indicai un procent de timp alocat, n medie, fiecrui tip de activitate astfel nct suma pe coloan s fie de 100%. Contabilitate % Raportare financiar % Strategie i planificare financiar / bugetar % Casierie / Efectuare pli % . Total 100 % 29. Care sunt sursele de venit ale organizaiei Dvs.? Dividende; Activiti generatoare de venit;
Anexe
61
Cotizaii ale membrilor; Donaii individuale; Direcionarea impozitului de 2% din partea persoanelor fizice; Sponsorizri i donaii n bani din partea companiilor; Granturi finanri nerambursabile; 30. Care sunt categoriile mari de cheltuieli din cadrul proiectului care sunt acoperite din surse proprii (inclusiv din co-finanare)? Care sunt categoriile de costuri care sunt cel mai dificil de acoperit? ( v rugm alegei trei tipuri de cheltuieli pentru fiecare coloan) Cheltuieli care sunt acoperite din surse proprii (inclusiv co-finanarea): Cheltuieli care sunt cel mai dificil de acoperit: 31. De regul, din ce surse sunt acoperite cheltuielile neeligibile (inclusiv co-finanarea); dar cheltuielile generate de ntrzieri n ncasarea rambursrii (inclusiv a TVA)? 32. V rugm precizai i alte surse de venit din care acoperii aceste cheltuieli, dac acestea nu s-au regsit la ntrebarea anterioar. V mulumim!
62
Anexa 2.2. Structura eantionului dup principalele variabile independente de cercetare ONG contractante
Grafic 38. Locaia organizaiei / Activitile proiectului se desfoar n: (% din total ONG)
Grafic 39. Distribuia ONG contractante n funcie de nr. proiectelor derulate (% din total ONG)
Distribuia proiectelor derulate de ONG n funcie de: Grafic 40. Tipul proiectelor (strategic vs. grant) Grafic 41. Natura contractului: Beneficiar vs. Partener (% din total proiecte) (% din total proiecte)
Anexe
63
Grafic 42. Distribuia proiectelor derulate de ONG n funcie de tipul programului (% din total proiecte)
Grafic 43. Distribuia proiectelor derulate de ONG n funcie de anul semnrii contractului operaional (% din total proiecte)
64
Anexa 3. Ghid interviu semi-structurat

V rugm descriei pe scurt proiectele n care organizaia dvs. a contractat finanare nerambursabil? Cum apreciai, n general, gradul de dificultate implicat de managementul de proiect (managementul financiar al proiectului? Descriei principalele activitatea legate de managementul financiar al proiectului i problemele cu care v-ai confruntat. Care sunt n opinia dvs. principalele 3 dificultatea / obstacole legate de managementul financiar al proiectului derulat de organizaia dvs.? (facei referire att la dificultile ordin extern ct i la cele de ordin intern) Exemplificai dificultile resimite. Care sunt principalele surse ale dificultilor ntmpinate? Mai jos avei o list de probleme semnalate n principal prin intermediul Coaliiei 112. n ce msura, organizaia dvs. s-a confruntat cu aceste dificultatea? Care ar fi n opinia dvs. principala procedur / instruciune care trebuie introdus, retras sau mbuntit pentru a asigura o mai bun derulare a proiectelor finanate prin fonduri nerambursabile? Care ar fi n opinia dvs. strategia pe care Autoritatea de Management / Organismele Intermediare ar trebui s o ntreprind pentru a mbunti managementul financiar al proiectelor derulate de ONG? Dar dac ai lua n considerare doar organizaia dvs., care este principala msura pe care a ntreprinde-o sau pe care ar trebui sa o ntreprindei pentru a mbunti managementul financiar al proiectelor? Va rugam descriei departamentul / grupul de persoane cu responsabiliti n managementul financiar al proiectului i principalele activiti desfurate de ctre acesta. De regul, din ce surse sunt acoperite finanarea cheltuielilor neeligibile (inclusiv cofinanarea); dar a cheltuielilor neprevzute? Care sunt categoriile mari de cheltuieli din cadrul proiectului care sunt acoperite din surse proprii (inclusiv din co-finanare)? Descriei, dac este cazul, tipul de asisten de care ai beneficiat pe parcursul implementrii proiectului. V rugm menionai anumite lucruri relevante pentru discuia noastr dar care nu au fost abordate n interviul de fa.

Management Financiar FSE PT ONGuri RO Final

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Management Financiar FSE PT ONGuri RO Final

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Grafic 2. Ai participat la consultrile pentru programarea asistenei financiare de la UE n perioada 2006-2007?

Condiii de eligibilitate ale ONG n cadrul principalelor programe operaionale*

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

3.2. Situaia ONG contractante

proiecte ONG 341 9 12 30 6 398

Total proiecte 1139 118 201 1252 719 3429

% proiecte ONG 29,9% 7,6% 6,0% 2,4% 0,8% 11,6%

mii lei POSDRU PODCA POS MEDIU POR

Valoare proiecte ONG

Valoare totala proiecte 8.500.000 265.000 9.700.000 9.230.000

2.750.000 13.500 11.800 9.900

% valoare proiecte ONG 32,35% 5,09% 0,12% 0,1%

POSDRU: Axa Prioritara/ DMI

Nr. proiecte contractate

% din total proiecte contractate de ONG

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

32,6% 7,3% 14,4% 21,7% 9,7% 3,5% 4,1% 0,9% 18,2%

Program operaional POSMEDIU PODCA POSCCE POR

Axa prioritara/Domeniul Major de Intervenie

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

4. Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele dificulti de natur financiar ntmpinate de ONG contractante

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

5. Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Evaluarea capacitaii interne a ONG de a rspunde cerinelor programelor de finanare

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Prezentarea studiilor de caz

6. Prezentarea studiilor de caz

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Prezentarea studiilor de caz

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Prezentarea studiilor de caz

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele concluzii i recomandri

7. Principalele concluzii i recomandri

Implicarea organizaiilor neguvernamentale n accesarea i absorbia fondurilor structurale

Principalele concluzii i recomandri