Manualul de politici si proceduri contabile instrument de control si informare

Andreea Barbu Consultant Ensight Management Consulting

andreea.barbu@ensight.ro In contextul economic actual si contabilitatea a trebuit sa suporte schimbari si adaptari la noua tendinta de globalizare, de armonizare si integrare, incercand sa se plieze atat pe schimbarile regionale, generate de integrarea Romaniei in UE, cat si pe schimbarile de la nivel international. Astfel cadrul general de contabilitate si audit financiar isi imbunatateste continuu calitatea informatiei contabile prin aplicarea reglementarilor contabile conforme cu Directivele Uniunii Europene (Directiva a-IV-a si a VII-a), in ultima perioada inregistrandu-se o serie de modificari legislative printre care se numara: modificarea si completarea Legii contabilitatii nr.82/1991; reglementarile contabile conforme cu Directiva IV-a si a-VII ale Uniunii Europene aprobate prin OMFP 3055/2009; adoptarea Standardelor Internationale de Raportare Financiara (IFRS) si Standardelor Internationale de Contabilitate (IAS), prin Ordin al Ministrului Finantelor Publice. Conform prevederilor OMFP 3055/2009 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, entitatile trebuie sa dezvolte politici contabile proprii care se aproba de administratori sau de persoanele care au obligatia gestionarii entitatii respective, in cazul in care aceasta nu are administratori. Prin intermediul politicilor contabile aprobate, administratorii pot gestiona si controla in acelasi timp modul de derulare a operatiunilor economice si pot stabili baza de determinare a informatiilor necesare actionarilor pentru fundamentarea deciziilor. De asemenea, politicile contabile: pot reprezenta un mijloc de control pentru administratorul entitatii deoarece, odata aprobate, personalul societatii nu se mai poate abate de la acestea si orice forma de control ulterior se va raporta la cerintele cuprinse in politicile contabile aprobate; pot reprezenta din punct de vedere al compartimentului financiar-contabil din cadrul fiecarei entitati, un "cadru legal" intern care trebuie respectat intocmai; pot oferi in relatia cu tertii (auditori, consultanti fiscali, organe de inspectie fiscala, clienti, potentiali investitori) informatii cu privire la regulile si tratamentele contabile, precum si la procedurile pe care administratorii le-au aprobat.

Click pe imagine pentru a o vedea marita Politicile contabile definesc o conceptie contabila privind "sinceritatea" fiecarei entitati in prezentarea ansamblului problemelor financiare, "sunt metode detaliate de evaluare, masurare si recunoastere (constatare) pe care o intreprindere le-a ales dintre cele general acceptate de lege, standarde contabile sau practici comerciale", sunt principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice aplicate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare. Pornind de la particularitatile activitatii entitatii dumneavoastra, politicile contabile vor prezenta si argumenta pentru elementele prezentate in situatiile financiare anuale (bilant, cont de profit si pierdere): metoda aleasa de amortizare a imobilizarilor, regulile de recunoastere si metodele de evaluare a stocurilor, creantelor si datoriilor, pragul de semnificatie al erorilor constatate in contabilitate, optiunea de capitalizare a dobanzii sau recunoasterea acesteia drept cheltuiala, samd.

Punctele-cheie ce trebuie avute in vedere la elaborarea politicilor contabile ale entitatii dumneavoastra sunt: Respectarea conceptelor de baza ale contabilitatii, si indeosebi: contabilitatea de angajamente, principiul continuitatii activitatii dar si a celorlalte principii (prudentei, permanentei metodelor, independentei exercitiilor, prevalentei economicului asupra juridicului, pragului de semnificare, etc.) care guverneaza functionarea contabilitatii; Furnizarea, prin situatiile financiare, a unor informatii care sa fie: a) relevante pentru nevoile utilizatorilor in luarea deciziilor si b) credibile in sensul ca: reprezinta fidel rezultatele si pozitia financiara a entitatii D-voastra; sunt nepartinitoare; sunt prudente; sunt complete sub toate aspectele semnificative; reflecta substanta economica a evenimentelor si tranzactiilor si nu doar forma lor juridica Procedurile de lucru reprezinta totalitatea pasilor ce trebuie urmati, metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, in vederea realizarii sarcinilor, exercitarii competentelor si angajarii responsabilitatilor in cadrul entitatii. Definite pentru fiecare activitate care se desfasoara in cadrul entitatii, precizate in documente scrise, simple, complete, precise si adaptate obiectului specific de activitate al entitatii, actualizate in mod regulat, aduse la cunostinta personalului entitatii, bine intelese si, mai ales, bine aplicate, procedurile interne devin astfel instrumente viabile de control in cadrul companiei. Coroborand prevederile cuprinse in reglementarile contabile cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, rezulta ca politicile si procedurile contabile trebuie concretizate intr-un manual intern si aprobate de administratorii entitatii sau de persoanele care indeplinesc atributiile administratorilor. Va propunem mai jos un model privind structura manualului de politici si proceduri pe care il puteti utiliza ca punct de plecare in elaborarea manualului de politici si proceduri contabile pentru compania dumneavoastra: Capitolul 1 Politici contabile Politici contabile generale unde vor fi prezentate informatii precum: Datele de identificare ale societatii comerciale; Cadrului de reglementare (de exemplu: Reglementarile contabile conforme cu Directiva a patra a Comunitatilor Economice Europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3055/2009) Limba in care se tine contabilitatea si a exceptiilor, daca exista Moneda in care se tine contabilitatea Obiectivului politicilor contabile Evenimentele aparute ulterior datei bilantului Corectarea erorilor contabile: din perioadele precedente si a celor aferente exercitiului financiar curent Politici contabile specifice entitatii unde vor fi prezentate informatii despre: a) Politici aferente activelor imobilizate Imobilizari necorporale: recunoastere, evaluare initiala, inregistrare a cheltuielilor ulterioare, evaluare la data bilantului/ ajustari de depreciere, cedare, amortizare contabila (metoda, durate), amortizare fiscala (daca exista diferite fata de amortizarea contabila) Imobilizari corporale: recunoastere, evaluare initiala, inregistrarea cheltuielilor ulterioare, evaluare la data bilantului/ ajustari de depreciere, amortizare contabila (metoda; durate), amortizare fiscala (daca exista diferite fata de amortizarea contabila), cedare si casare, reevaluare (acceptata sau nu fiscal) Imobilizari financiare: evaluare initiala, evaluare la data bilantului/ ajustari de depreciere, evaluare la valoarea justa b) Politici aferente activelor circulante Stocuri: recunoastere, metoda de evidenta operativa (inventar permanent vs. inventar intermitent), determinare cost de inregistrare (materiale, productie finita, semifabricate, productie in curs), evaluare stocuri la iesirea din patrimoniu, evaluare la bilant/ ajustari de depreciere Creante comerciale si financiare: metoda de evaluare, ajustari pentru depreciere, evidentiere in contabilitate a creantelor in valuta, reevaluare a creantelor in valuta, reduceri comerciale si reduceri financiare de pret acordate Disponibilitati banesti si echivalente de numerar: evidentiere in contabilitate a disponibilitatilor in valuta; reevaluare a disponibilitatilor in valuta, ajustari pentru depreciere c) Politici aferente imprumuturilor, datoriilor comerciale si altor datorii: clasificare (datorii pe termen lung; datorii pe termen scurt), metoda de evaluare, reevaluare datorii in valuta d) Politici aferente capitalurilor si rezervelor: capital, rezerve din reevaluare, alte rezerve, rezultat (rezultatul exercitiului financiar, rezultatul reportat, repartizarea profitului si acoperirea pierderii contabile) e) Politici aferente provizioanelor: recunoastere, evaluare initiala, evaluare la data bilantului, datorii contingente f) Politici aferente veniturilor, cheltuielilor si rezultatelor: clasificare si momentul recunosterii in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor, rezultat contabil vs. rezultat fiscal g) Politici aferente unor cazuri special: modificare a politicilor contabile/ modificare a estimarilor contabile Capitolul 2 Proceduri contabile

Potrivit legislatiei in domeniul contabilitatii fiecare entitatile trebuie sa aiba aprobate trei proceduri si anume: a) Procedura privind inventarierea, prevazuta de Ordinul nr. 2861/ 2009 care aproba Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii b) Procedura privind utilizarea formularelor financiar-contabile, prevazuta de Ordinul nr. 2226/ 2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile c) Procedura privind regimul intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, prevazut de Ordinul nr. 3512/ 2008 privind documentele financiar-contabile. Optional, pentru controlul intern al entitatii pot fi definite si alte proceduri, in functie de specificul companiei, precum: d) Procedura de achizitii e) Procedura de evaluare si gestionare a stocurilor f) Procedura de evaluare si gestionare a imobilizarilor corporale si necorporale g) Procedura privind calculatia costurilor de productie (in cazul societatilor de productie) h) Procedura de facturare i) Procedura de acordare a avansurilor de trezorerie si aprobarea deconturilor de cheltuieli j) Procedura pentru casierie k) Politici salariale (pontaje, calcul salarii, calcul bonusuri, avantaje, limite telefonie fixa si mobila) Manualul de politici si proceduri contabile trebuie elaborat de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, atat din cadrul entitatii, cat si prin apelarea la societati specializate de consultanta. In cazul in care considerati necesar, va putem ajuta la elaborarea manualului de politici si proceduri contabile adaptat la specificul activitatii dumneavostra. De asemenea, Ensight ofera clientilor sai: consultanta in domeniul taxelor si fiscalitatii pentru a asista managementul in luarea celor mai potrivite decizii pentru optimizarea afacerii, suport in optimizarea proceselor financiare si analiza rezultatelor financiare pentru a evalua riscurile, in alinierea la legislatia in vigoare si in identificarea oportunitatilor de evitare a fiscalitatii excesive, servicii de contabilitate, calcul salarii si audit intern.