EVENT PLANNING

- ORGANIZAREA DE EVENIMENTE -

Asistent drd. : Paul Frca

Fiecare organizaie alege s i defineasc n mod diferit

evenimentele, dar i s le exploateze n mod diferit. Un
lucru este cert: un eveniment este un generator de
tiri despre propria organizaie; te poate aduce n
atenia opiniei publice prin intermeiul mass-media.
Fiecare eveniment care apare n viaa organizaiei
trebuie exploatat i organizat cu mult atenie.

1. Principalele tipuri de evenimente

Evenimentele pot fi mprite n dou categorii n funcie de
publicurile crora le sunt destinate:
a)

Evenimente organizate pentru publicurile interne ale

unei organizaii:
Prin publicuri interne nelegem angajaii, conducerea i
acionarii (dac este cazul). Pentru aceste publicuri interne se pot
organiza evenimente: cu ocazia sfritului de an (revelion sau
micro-revelion), petreceri de Crciun, aniversarea unor ani de
existen (primul an mpreun, la 5 ani, 10 ani, sau pentru
organizaiile cu istorie: 50 de ani de existen sau chiar 100 de
ani de existen), srbtorirea unor realizri importante (intrarea
organizaiei pe piaa bursier, creterea profitului cu 30%,
depirea normei de vnzri...).

b)

Evenimente organizate pentru publicurile externe ale

organizaiei
Publicurile externe ale unei organizaii sunt formate n primul rnd
din clieni, pe urm jurnaliti, colaboratori, furnizori, finanatori,
competitori, simpatizani. La majoritatea evenimentelor de acest
tip sunt invitai jurnalitii, care sunt rspunztori cu publicarea sau
difuzarea informaiilor despre acel eveniment. Din aceast a doua
categorie de evenimente fac parte:
conferinele de pres (acestea sunt adresate n primul rnd
jurnalitilor);
ziua porilor deschise;
inaugurri de sedii sau de spaii comerciale noi;
lansri de produse sau servicii;
diverse aniversri la care sunt invitai fie cei mai fideli clienti fie
cei mai mari clieni ai organizaiei, dezvelirea unei pietre sau a
unui monument, comemorri.

Responsabilitatea social
Practic responsabilitatea social nu poate fi considerat un
eveniment. Sau altfel spus aciunile de caritate ntreprinse de o
organizaie nu trebuie transformate ntr-un eveniment prin care se
urmrete ctigarea unui capital de imagine pentru organizaie.
Acest cmp al responsabilitii sociale este forte sensibil,
deoarece dac nu este bine gestionat poate avea un efect de
bumerang. Din pcate, pentru publicul larg, tirile referitoare la
programele sociale ale companiilor sunt lipsite de credibilitate; iar
pentru jurnaliti comunicatele de pres referitoare la astfel de aciuni
comunitare nu sunt interesante.
n general este bine ca fiecare organizaie s dezvolte astfel de
programe n folosul comunitii; s ncerce s comunice binele pe
care l face o companie. ns scopul nu ar trebui s fie altul dect
ncercarea de a crea i de a susine un climat de bunvoin i de
ncredere ntr-o societate.

2. Planificarea unui eveniment

Exist cteva etape n planificarea evenimentelor, etape care
se recomad s fie respectate pentru a nu intra n criz de
timp sau pentru a nu aprea surprize neplcute:
a)

Planificarea trebuie nceput din timp, n funcie de

anvergura evenimentului;

b)

Elaborarea unui program (eventual a unei schie)

planificarea fiecrui detalui i desemnarea responsabililor
pentru fiecare activitate;

c)

Formarea unor comitete de lucru cu oamenii implicai n

organizare;

d)

Selectarea unui model de invitaii care s fie n concordan

cu tema aleas pentru eveniment;

e)

Identificarea unor atracii speciale care strnesc curiozitatea

publicului asigur participarea oamenilor i pot face
evenimentul memorabil (ex: concerte, parade, dansuri,
expoziii, prezentri de mod, filme, concursuri, tombole...);

f)

Alegerea cadourilor sau a suvenirurilor care vor fi nmnate

participanilor la eveniment obiectele-cadou trebuie
personalizate (sigla, logo, denumirea evenimentului, slogan);

g)

Pregtirea ecusoanelor cu nume pentru organizatori i pentru

jurnalutii ateptai la eveniment;

h)

Evenimentul trebuie fcut public cu mult nainte de

desfurare, prin ct mai multe canale;

i)

Dup terminare evenimentului consilierul PR trebuie s

multumeasc celor care au participat la eveniment, dar i
celor care s-au implicat n organizare.

3. Organizarea propriu-zis a unui eveniment

Organizarea este esenial pentru a te asigura c detaliile

semnificative nu sunt trecute cu vederea.
Pentru a uura partea de organizare se recomand
realizarea unei liste cu lucruri de verificat cu cel puin o
sptmn naintea evenimentului. Scopul acestei liste este
de a nu omite nici un detaliu i pentru a mai putea aduga
unele lucruri care pot aprea spontan n mintea consilierului
PR. De asemenea, lista reprezint un real ajutor pentru
implementarea aciunilor i ncadrarea n timp. Iat cum ar
putea arta un exemplu de list cu lucruri de verificat.
(conform lui Doug Newsom, Judy Vanslyke Turk, Dean
Kruckeberg avem urmtoarea list de verificat):

4. Prezentri vizuale

Prezentrile vizuale vin de obicei s susin anumite

discursuri i reprezint un suport vizual esenial pentru
nelegerea unor subiecte.
Suportul vizual ajut mult audiena n special cnd sunt
prezentate informaii cu caracter tehnic. Aceste prezentri pot
consta din: grafice, tabele sau statistici folosite ntr-o
prezentare pentru analitii financiari sau o prezentare pentru
angajai care explic un pachet de beneficii; prezentrile mai
pot include diferite fotografii sau se pot sintetiza anumite idei
dintr-un discurs. Pentru astfel de prezentri vizuale este
necesar utilizarea unor instrumente vizuale:

Stativ de tip evalet: suport metalic, din lemn sau din plastic pe care
se fixeaz o planet pentru: desenarea unor grafice, sintetizarea unor
idei, sau evidenierea concluziilor. Prin acest instrument se poate
stimula intereseul grupului, ajut la organizarea discuiilor, clarificarea
unor idei i este foarte folositor atunci cnd se concep.
Proiectorul: poate cel mai utilizat instrument vizual.
Slide-urile: acestea sunt secvene din programul PowerPoint n care se
regsesc: poriuni de text, grafice, tabele, statistici, etc.. La realizarea
acestor slide-uri trebuie s inem cont de anumite caracteristici. ntr-un
slide bun nu se poate pune chiar orice: grafice alambicate, culori alese
greit, tabele ncrcate cu informaie, caractere avnd mrime
exagerat. Un slide corespunztor trebuie s in cont de contrastul de
culori, detaliile trebuie s fie clare i ntr-un numr relativ restrns, iar
literele s aib fontul i mrimea potrivit. n funcie de scopul stabilit,
sau tipul prezentrii slide-urile pot fi att simpliste ct i mai elaborate
astfel nct s dea senzaia c imaginile se succed asemenea unui film
de animaie.

Scopul acestor prezentri vizuale este obinerea unei

comunicri vizuale eficiente.
Rolul unei imagini este s ilustreze o idee, s clarifice sau s
fixeze un fapt sau o reprezentare n mintea audienei.
Imaginea trebuie corelat cu textul spus pentru c oamenii
rein mai mult informaie atunci cnd aceasta este prezentat
ntr-o combinaie de sunet i imagine.(Doug Newsom, Judy
Vanslyke Turk, Dean Kruckeberg- Totul despre PR)

5. Aspectul audio a unei prezentri

Un sistem de sunet poate oferi un plus prezentrii sau o

poate distruge. Sunt cteva elemente de care
consilierul PR trebuie s in cont: unul ar fi redarea
sunetului; un altul ar fi echipamentul de sunet folosit.

6. Prezena vedetelor n cadrul unui

eveniment
Invitarea unei vedete (fie c este vorba despre un cntre,
un actor, un editorialist sau un moderator de talk-show) n
cadrul unui eveniment poate reprezenta o garanie pentru
atragerea unui public numeros.
Aceste vedete pot fi incluse n programul evenimentului: pot
fi gazda respectivului eveniment, asigurnd o atmosfer
destins i buna dispoziie a invitailor; pot avea un moment
al lor n cadrul evenimentului, de exemplu: susinerea unui
cocert; sau pur i simplu pot ine un discurs prin care i
exprim simpatia fa de organizaie i fa de respectivul
eveniment.

7. Bugetul alocat unui eveniment

Bugetul alocat unui eveniment
Pentru fiecare tip de eveniment, organizaia aloc un anumit buget.
Exist mai multe aspecte n alocarea unui buget pentru fiecare tip de
eveniment:

Scopul fixrii unui anumit buget este de a controla i de a limita

cheltuielile alocate organizrii propriu-zise a evenimentului.
Un buget real stabilete un standard al performanei pentru
activitile desfurate.
Un buget bine calculat reprezint o unealt eficient care poate
ajuta organizaia s realizeze dac este nevoie de unele modificri,
n special cnd lucrurile iau o ntorstur nefavorabil; de exemplu:
dac activitile decurg ntr-o direcie greit i se cheltuiesc prea
muli bani din bugetul alocat este un semnal c lucrurile se ndreapt
spre un eec.
Alocarea eficient a resurselor (umane, materiale,logistice) depinde
n mare msur de bugetul disponibil.

8. Evaluarea unui eveniment

Evaluarea poate ncepe a doua zi dup eveniment cnd jurnalitii ncep
s publice articolele referitoare la eveniment. Unele articole pot aprea i
la dou sau trei zile dup eveniment. Evaluarea evenimentului este
mprit n dou pri:

Evaluare cantitativ consilierul PR adun toate articolele care au fcut

referire la eveniment; se face o numrtoare a acestora pentru a vedea
numrul total de articole aprute, dar i frecvena cu care acestea au
aprut. Se procedeaz la fel i n cazul tirilor difuzate la televiziune sau
radio. Toate materialele sunt adunate ntr-un dosar de pres i sunt
arhivate.
Evaluare calitativ consilierul PR realizeaz o analiz a tuturor
articolelor aprute. Prin aceast analiz consilierul PR poate observa
cum s-a reflectat respectivul eveniment n pres. Cte articole au fost
care au ludat evenimentul? Cte articole au criticat evenimentul? Dar i
cte articole neutre au aprut? Acestea sunt ntrebrile la care trebuie
s caute rspuns consilierul PR.
Dac numrul articolelor, s le numim pozitive domin restul articolelor
nseamn c evenimentul a fost un real succes, iar presa i-a acordat
importana cuvenit. Dac numrul articolelor aprute este mic denot
faptul c evenimentul nu a prezentat interes pentru jurnaliti.

Procesul de evaluare este deosebit de important deoarece prin

acesta se pot observa eventualele greeli care au avut loc n timpul
evenimentului i au fost sesizate fie de jurnaliti fie de invitai. n acest
fel se vor evita acel tip de greeli pentru evenimentele urmtoare. Nici
un eveniment nu poate fi organizat perfect.
Mai pot aprea mici imperfeciuni sau nesincronizri. n urma
evalurii, aceste imperfeciuni pot fi evitate pe viitor. S nu uitm c la
organizarea de evenimente, fiecare detaliu conteaz; nimic nu trebuie
trecut cu vederea.
Tot n urma evalurii, consilierul PR i poate da seama dac s-a
ncadrat n bugetul alocat pentru acel eveniment sau l-a depit. Dac
a depit bugetul poate reprezenta un semnal de alarm, n sensul c
s-au cheltuit mai muli bani pentru un aspect al organizrii dect era
prevzut.