Etapele organizarii unui eveniment

Organizarea de evenimente const n procesul de organizare a unui festival,

congres, conferin, ceremonie, competiie, expoziie sau petrecere. Organizarea
evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea i rezervarea unei loca ii
pentru eveniment, obinerea autorizaiilor necesare, coordonarea transportului i a
parcrii. n funcie de natura evenimentului organizarea poate s includ: elaborarea unei
teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului i a elementelor de
entertainment, coordonarea complet cu locaia aleas i serviciile oferite de ctre aceast
(electricitate i alte utiliti), aranjamentele de decor, mese, scaune, echipe de suport i
securitate, catering, elemente de signalistic, parcare, curenie.
Primul pas n organizarea unui eveniment l reprezint determinarea scopului
acestuia care poate fi: un eveniment de firma, un festival, congres, conferin , lansare de
produs, inaugurare, eveniment privat, o nunt, o aniversare, sau orice alt eveniment care
presupune o organizare riguroas. Organizatorul de evenimente trebuie s defineasc apoi
locaia, activitile de entertainment, lista invitailor, vorbitorii i coninutul detaliat al
evenimentului. Locaiile pentru evenimente sunt nenumrate i diverse i de regul
acestea sunt reprezentate de hoteluri, centre de conferine, sli de recepie sau spa ii
exterioare n funcie de eveniment. Urmeaz apoi pregtirea n cele mai mici detalii a
evenimentului i stabilirea elementelor legate de decoraiuni, mncare, buturi, muzic,
lista invitailor, buget, publicitate i marketing, tot ceea ce va contribui la o desfurare
perfect a evenimentului. Un organizator de evenimente trebuie s fie capabil de a- i
gestiona n mod inteligent timpul alocat pentru organizare i s creeze evenimente
memorabile.
Pentru a descrie etapeleorganizarii a unui eveniment am decis sa descriu
organizarea unui eveniment de tip corporate:
1. Stabilirea conceptului evenimentului tema, grupurile tinta atat din punctul
de vedere al participantilor cat si din punctul de vedere al speakerilor,
partenerilor + tema artistica (elemente creative care confera originalitate si de
care ne vom lega si in promovarea evenimentului).
2. Stabilirea termenului evenimentului.
3. Stabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de
participanti estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita.
4. Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului adaptate pe parcurs
in functie de programul acestuia.
5. Stabilirea echipei de organizareeste extrem de importanta si in functie de
marimea evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoane
astfel incat un membru al echipei sa se ocupe de mai multe activitati.
6. Estimarea si structurarea bugetului
7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online.
8. Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de
grupurile tinta implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele
sociale, grupuri pe anumite domenii, baze de date existente, mesaje scrise,

verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, in functie de grupurile si

modalitatile de ajungere a mesajului la grupul tinta, etc.) .
9. Contactare speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor
mentinerea relationarii cu acestia;
10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor + contactatea si negocierea cu
potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media; intocmirea
contractelor;
11. Stabilirea
detaliilor
in
ceea
ce
priveste cazarea
participantilor/speakerilor/partenerilor.
12. Actualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti din
cadrul sesiunilor, repartizarea speakerilor tinand cont de programul acestora,
etc.
13. Elaborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment.
14. Actualizarea materialelor de promovare si mesajelor transmise.
15. Inscrierea participantilor (ex: prin formularul de pe site-ul evenimentului)
modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc. Transmiterea formularului
prin care participantii isi pot alege sesiunile la care doresc sa participe, in
cazul in care exista mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel.
16. Stabilirea elementelor wau din cadrul evenimentului.
17. Realizarea documentelor utile; Exemplu: Ghidul Participantului (multumiri
inscriere, programul, remidere: carti de vizita, masa si cazare, mijloace
de transport: adresa + prezentare locatie eveniment, harta, numere de
autobuze, microbuze care ajung in zona, coordonate gps, numere de telefon
autogari, taxiuri, starea vremii, obiective turistice), Tinuta Participantilor
(streetwear, casual, business casual, smart casual, business informal, black
tie / semi-formal, in functie de tipul evenimentului, sezon, etc.);
18. Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de
organizare instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din
ziua evenimentului.
19. Realizarea materialelor de promovare necesare in ziua evenimentului (mape,
afise, diploma, brosuri, etc.).

20. Realizarea pachetelor participantilor inainte de eveniment (mape, materialele

promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.).
21. Realizarea probelor la locatie privind tehnologia necesara functionarii
sesiunilor

logistica necesara trebuie

verificata

(microfoane,

internet,

laptopuri, videoproiector, etc.).

22. Stabilirea finala a meniurilor si a coffee break-urilor in functie de numarul
participantilor, programul si bugetul disponibil;
Relationarea continua cu partenerii, speakerii, participantii evenimentului
pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia.
23. Stabilirea unor programe turistice/sociale optionale pentru speakeri si
parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.
24. Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului cand e important sa se verifice
constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul anterior se
face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte
zambete pe chip, chiar daca exista si momente de incordare in back office,
acestea nu trebuie transmise participantilor.
25. Realizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului.
26. Realizarea materialelor post-eveniment (comunicat de presa, stiri, album cu
poze, filmulete, materiale speakeri, etc.).
27. Multumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au sprijint evenimentul
cat si participantilor care au venit.
28. Recompensarea echipei de organizare si comunicarea feedback-ului privind
desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru.
29. Definitivarea bugetului.