Ministerul Educaiei U.T.

M Catedra tiine socio-umane

Comunicare
La disciplina: Bazele comunicrii i cultura vorbirii Prezentarea unei conferine, seminar

A elaborat: A verificat:

Cazacu Ion st. gr. CIC-1103 Tudos-Cheianu Carolina

Organizarea unei conferinte

Succesul organizarii unei conferinte consta in planificarea strategica, inceputa cu mult inaintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare poate fi extrem de complexa, cauzand beneficiarului dificultati de gestionare si risipa de resurse. Contractarea unui organizator profesionist local de evenimente este asadar o garantie de performanta, acesta putand identifica, proiecta si gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permitand astfel beneficiarului sa se concentreze asupra continutului conferintei sale.

Chiinu 2013

ALEGEREA DESTINATIEI, A DATEI SI A LOCATIEI

In planificarea strategica, este esentiala determinarea timpurie a catorva elemente: caracteristicile, anvergura si programul general al evenimentului, structura si volumul estimat al bugetului, profilul participantilor, alegerea destinatiei, datei si locatiei conferintei. Destinatia - Planificata cu mult in avans (congrese itinerante etc) sau dupa originea geografica a majoritatii participantilor, destinatia adauga un plus de valoare si interes evenimentului. Romania ofera solutii deopotriva spectaculoase si oportune ca infrastructura si servicii dedicate, atat in marile orase ale provinciilor sale istorice, cat si in statiuni cu facilitati pentru afaceri si relaxare. Locatia - Organizatorul profesionist propune lista posibilelor locatii care corespund dimensiunilor evenimentului si exigentelor beneficiarului (clasificarea calitativa, numar si capacitati sali, spatiu expozitional). Se recomanda vizite de inspectare a locatiilor impreuna cu clientul si efectuarea de rezervari de principiu a locatiilor alternative, pana la momentul optiunii ferme. Data - In determinarea datei optime a evenimentului, este necesara evaluarea unor considerente ca: intervalul din saptamana, anotimp, perioade de vacanta / extrasezon (tarife reduse, disponibilitati spatii cazare etc), datele unor evenimente similare etc.

ESTIMAREA SI STRUCTURAREA BUGETULUI CONFERINTEI

Beneficiarul realizeaza proiectarea si structurarea bugetului conferintei. Considerand trasaturile evenimentului si experienta anterioara, cei doi parteneri identifica sursele de venituri, potentialul financiar al acestora si distributia lor in raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind reproiectari succesive convenite pe baza elementelor concrete relvate pe parcursul procesului de organizare. Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, sponsorizari, inchiriere de spatiu expozitional (expozitie conexa), vanzari de spatiu publicitar (insertii in materialele promotionale scrise / audio-video / multimedia ale conferintei etc), subventii sau finantari rambursabile / nerambursabile ale Guvernului (in cazurile speciale ale evenimentelor de inalt interes national). Taxele de participare raman insa componenta de baza a veniturilor. De aceea, trebuie determinat cu exactitate numarul de participanti platitori, numarul de participanti ale caror costuri sunt preluate de organizatori integral sau partial (conferentiari principali, invitati speciali) si nivelul valoric al taxelor, care poate fi diferentiat atat in functie de categoriile de participanti, cat si de data la care se efectueaza inscrierea (timpurie / tarzie / la fata locului).
INREGISTRAREA PARTICIPANTILOR

De indata ce parametrii evenimentului sunt identificati, beneficiarul stabileste instructiunile si continutul formularelor de inregistrare a participantilor. Centralizarea inregistrarilor se poate realiza fie de catre beneficiar, care le comunica organizatorului profesionist. procedura recomandabila, care degreveaza beneficiarul de un volum de munca apreciabil de procesare a datelor fiecarui participant. Organizatorul profesionist are datoria de a furniza in orice moment beneficiarului informatiile privind volumul inscrierilor si aspectele financiare. Formularul de inregistrare transmis participantilor prin posta sau disponibil online in website-ul manifestarii reprezinta principala sursa de informatii despre participanti. Prin urmare, trebuie sa solicite explicit datele personale si de contact ale fiecarui participant, tipul inscrierii, metode de plata acceptate, si totodata sa reaminteasca conditiile de contramandare. Dupa receptionarea fiecarui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire si documentul de facturare a sumei aferente. Formularul de depunere a rezumatelor stiintifice este documentul in care participantul care si-a confirmat inscrierea precizeaza datele si sumarul 2

lucrarii pe care urmeaza sa o prezinte in cadrul conferintei, forma de prezentare (expunere libera, prezentare de postere), precum si echipamentele audio-video ce ii vor fi necesare. Invitarea conferentiarilor este o problema ce tine de componenta stiintifica gestionata de beneficiar. Formularul de rezervare hoteliera trebuie sa includa tarifele speciale de cazare negociate pentru eveniment, diferentiate in functie de data rezervarii, conditiile de contramandare. Participantul va putea completa datele sale de identificare, prima si a doua optiune pentru hotel, data sosirii si data plecarii, inclusiv orarul de zbor daca solicita transfer la si de la aeroport, numarul si tipul camerelor rezervate, eventuale cerinte speciale, numele insotitorilor, optiunea pentru programele sociale si tururile pre- si post- congres facultative, modalitatea de plata. Pe baza formularelor de inregistrare completate de participanti, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru: transportul international (eventuale tarife preferentiale negociate cu companiile aeriene, transport local al participantilor de la hotel la locatia conferintei si retur, precum si in cadrul programelor sociale si turistice intampinarea, preluarea si transferul participantilor aeroport / hotel / aeroport (in functie de programul individual de zbor) rezervarile hoteliere si comunicarea rooming list-ului catre hoteluri, conform cerintelor si duratei sejurului fiecarui participant rezervarile si constituirea grupurilor pentru tururi si programe sociale facultative In prezent, domeniul IT furnizeaza programe specializate pentru gestionarea electronica a bazelor de date ale evenimentelor, oferind functiuni operative pentru complexa gama de servicii ce trebuie urmarita in derularea evenimentului. Bazele de date mai pot fi generate si administrate direct pe Internet, pe baza formularelor completate on-line de participanti. Inregistrarea participantilor este posibila si la sosirea in locatie, motiv pentru care organizatorul trebuie sa aloce spatiu, resurse umane si echipamente necesare Biroului de inregistrare. Amplasat la vedere, acest birou devine functional in ziua primei sosiri si isi inceteaza activitatea in ziua ultimei plecari a delegatilor, asigurand atat inregistrarea la fata locului, cat si asistenta organizatorica permanenta pentru participanti pe durata conferintei (detalii despre programe sociale, tururi pre si post congres). Biroul de inregistrare distribuie ecusoanele si mapa de conferinta fiecarui participant.
CAZARE

Indiferent ca este gestionata de beneficiar, sau este lasata la libera alegere a participantilor, cazarea reprezinta unul dintre serviciile de baza din pachetul de conferinta. Evenimentele de anvergura presupun rezervarea unui numar mare de camere, de cele mai multe ori in hoteluri diferite, fiind necesara obtinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibilitati suficiente de cazare. Se recomanda includerea in oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 5 la 3 stele, accesibile diverselor categorii socio+economice participante. De obicei, se solicita camere single (cu pat dublu) sau duble (cu doua paturi), cu mic dejun inclus, invitatii VIP si sponsorii putand solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuitati in functie de numarul total de camere rezervate.
SALILE DE CONFERINTA

Continutul conferintei determina nevoia de intruniri fie in plen, fie pe sectiuni, care isi desfasoara activitatea simultan, fapt care devine un criteriu in selectarea locatiei. Organizatorul identifica locatia potrivita si efectueaza rezervarea unui numar de sali corespunzator nevoilor evenimentului, cu dimensiuni si capacitati optim adaptate numarului de participanti si tipului de amenajare a fiecarei sali solicitat de beneficiar: amfiteatru, consiliu, sala de clasa, careu, masa rotunda, banchet etc. Izolarea fonica si cerintele speciale (ecrane incorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot conditiona alegerea locatiei. In completare, pot fi necesare sali sau spatii pentru diverse functiuni (secretariatul conferintei, birou de presa, vestiar etc.)
ECHIPAMENTE SI SERVICII TEHNICE PENTRU SALILE DE CONFERINTA

Calitatea echipamentelor audio-video si a serviciilor tehnice contribuie in masura considerabila la succesul conferintei. Adesea, prezentarile si dezbaterile se sustin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor si conexiunilor Internet in sali. Salile cu capacitate de peste 25 de persoane impun 3

utilizarea instalatiilor de sonorizare, la care se pot atasa microfoane fara fir / lavaliere / de masa pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile functionale au propriile necesitati logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internationale, fax etc. Serviciile de traducere simultana se include din timp in buget si in planul organizatoric, fiind si un argument in incurajarea cresterii numarului de participanti. Traducerea poate fi asigurata fie simultan, de catre traducatori aflati in cabine speciale, prin instalatie individuala, fie alternativ de catre un interpret pentru vorbitori. Prestarea acestor servicii respecta reglementari internationale privind numarul minim de traducatori/echipa, numarul maxim de ore de lucru/zi/traducator etc. Suplimentar, poate fi amenajat pentru participanti un Internet caf cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau in calcul costurile de inchiriere a echipamentelor electronice si a conexiunii Internet, precum si prezenta resurselor umane care asigura asistenta tehnica. In cazurile in care conferinta include o componenta expozitionala, organizatorul (printr-un PEO subcontractat) va gestiona inchirierea spatiului catre expozanti si asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea si instalarea standurilor, inscriptionarea paziilor, mobilier si dotari in standuri, depozitarea exponatelor). Orientarea participantilor in locatie este facilitata prin marcaje si signalectica.
ACTIVITATILE DE CATERING

Pe durata conferintei, se prefera servirea unor pranzuri de afaceri de durata medie, in aceeasi locatie. Programul prevede si pauze de cafea pentru participanti (cafea, ceai, racoritoare, produse de patiserie, gustari etc). Cateringul in salile de conferinta se refera la necesarul de bauturi racoritare pentru vorbitori si public. Receptiile de bun-venit, o cina in ambianta traditionala locala, dineurile oficiale fac parte din programul obisnuit al conferintelor, facilitand stabilirea raporturilor sociale intre participanti. In functie de natura activitatii de catering, se practica servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc in acord cu beneficiarul, respectand caracteristicile fiecarei functiuni in parte si trebuie sa tina cont de diferite cerinte speciale (vegetarieni / diabetici / diferite apartenente culturale).
DERULAREA CONFERINTEI

Ceremonia de deschidere oficiala a conferintei marcheaza intr-un cadru protocolar si chiar spectaculos debutul evenimentului, proiectand impresii pozitive asupra intregului eveniment ulterior. Impactul pozitiv depinde de cateva elemente pe care organizatorul profesionist le aplica. Pai eseniali pentru succes: cum s te pregteti, ce s faci neaprat ca s-i ias totul perfect, s strneti admiraia participanilor i s culegi imediat roadele!

Organizarea unui seminar

Alege lectorii care vor susine prezentarea, invitaii, ordinea lor, cine va face introducerea, cine va face legtura ntre vorbitori, cine va fi prezent n public pentru asisten ex. transmiterea microfonului pentru ntrebri), cine va rspunde de eventuale situaii neprevzute, etc. Determin structura prezentrii, pe segmente de interes i beneficii, ncepnd cu cel mai important i innd cont de timpul disponibil. Concepe un titlu atractiv, care s urmeze regulile marketingului profitabil.Apeleaz la clienii existeni pentru a alege tema care prezint cel mai mare interes. 1. Alege tema si concepe titlul seminarului Apeleaza la clientii existenti pentru a alege tema care prezinta cel mai mare interes. Concepe un titlu atractiv, care sa urmeze regulile markentigului profitabil. Determina structura prezentarii, pe segmente de interes si beneficii, incepind cu cel mai important si tinand cont de timpul disponibil. Alege lectorii care vor sustine prezentarea, invitatii, ordinea lor, cine va face introducerea, cine va face legatura intre vorbitori, cine va fi prezent in public pentru existenta (ex. Transmiterea microfonului pentru intrebari), cine va raspunde de eventuale situatii neprevazute, etc. Conteaz: 1. Titlul 2. Tematica anunat a seminarului 3. Beneficiile pe care neleg c le vor obine participanii 4. Durata 5. Structura 6. Confirmri ale unor persoane care au fost la ediii anterioare 7. Solicitarea clar a unei aciuni 2. Stabileste data si rezerva locul ales Pregatirea organizarii unui seminar ncepe cu cel puin ase sptmni nainte de data la care programezi seminarul. Ziua aleasa conteaza. Evit: Vinerea sau lunea, zilele din preajma sarbatorilor, zilele din preajma zilelor nelucratoare, suprapunerea cu evenimente importante. Ora la care este programat seminarul influenteaza numarul de participanti (daca are loc dimineata sau dupaamiaza). Stabileste durata si programul seminarului(cate ore, cate pause, la ce interval). Cauta cel putin 3 locatii diferite pentru criteriile prezentate mai devreme, rezerva pentru data aleasa de tine cel putin unul dintre locuri. 3. Pasul urmator : Concepe invitatiile Subliniaz n tematica seminarului,trecut n agenda pe care o trimii mpreun cu invitaia, beneficiile pentru participani, insistnd asupra lor pentru a avea o rat de rspuns ct mai bun.Concepe i trimite la tipar invitaiile pentru seminar, mpreun cu agenda seminarului subiecte de discuie, lectori, pauze de cafea i socializare, etc.) 4. Materiale de prezentare-Succesul seminarului Succesul seminarului se masoara in vinzari, iar numarul de vinzari generate de participanti depinde de existenta unor materiale pe care participantii sa le primeasca, fie la sosire, cind se inregistreaza, fie la plecare. Pliante,Transcrieri ale prezentarilor sustinute, Formulare de impresii,solicitari si sugestii DVD-uri cu prezentarile, carti de vizita, pliante, brosuri tehnice, etc. Oferte irezistibile, limitate in timp si rezervate exclusiv participantilor, care sa insoteasca materialele. Pune la dispozitia participantilor cateva coli si ceva de scris. Desigur este de preferat ca foile sa poarte antetul tau, iar pe instrumentul de scris sa fie inscriptionate sigla, sloganul, solicitarea unei actiuni, datele de contact si denumirea firmei tale. 5. Expedierea Invitatiilor Este bine ca invitatiile si plicurile sa fie personalizate- ideal ar fi ca ele sa fie completate de mana. Chiar daca dureaza mai mult, imactul este mai puternic. Expedierea se face din timp- cu rezerva mai mare pentru persoanele din alte localitati. Ia in calcul ca vei avea nevoie de timp pentru etapele care urmeaza, inclusiv pentru procedurile de confirmare telefonica, prin fax,e-mail sau prin alte modalitati. 5

Nota importanta: invitatiile vor fi expediate unei baze de date atent selectionate in avans, verificata pentru acuratete si care indeplineste criteriile de profil comune membrilor publicului tau tinta. 6. Sala pentru Seminar Toate detaliile conteaza! Alege sala astfel incat sa indeplineasca nevoile minimi: Capacitatea salii, Luminozitate, Confort, Asezarea participantilor, Mijloace tehnice necesare prezentarii, cai de acces, aerisire, aspect, izolare fonica, vizibilitatea prezentarii din sala (distanta pina la ecran) Pentru locul desfasurarii seminarului Conteaza prezenta afiselor, bannerelor si roll-up-urilor in sala de desfasurare a seminarului si, daca exista, pe holul cladirii si in dreptul intrarii, pentru ghidarea participantilor. Atentie la serviciile suplimentare- daca este cazul traduce simultana, esistenta sonorizare, asistenta IT, asistenta lumini, etc. Atentie la ambianta locului- eleganta,decoratiuni, spatii largi, ingrijite, luminoase. 7. Verifica disponibilitatea mijloacelor tehnice necesare Retroproiector; Conexiune laptop; Conexiune internet; Microfoane si/sau lavaliere, boxe, amplificatory Casti pentru traducerea simultana; Suficiente prize; Mobilier corespunzator (scaune intacte,curate);etc. Stabileste si verifica decorurile si aranjamentele, detaliile si continutul meniurilor pentru pauzele de cafea si socializare- gustari, cafea, apa, racoritoare, servetele, farfuriute, cani. etc. (cantitati, prospetime,temperature optima, igiena, aranjament, etc.) 8. Seminarul incepe Cel puin cu o or nainte de nceperea seminarului, prezint-te la locul desfurrii mpreun cu o alt persoan, fie din firm, fie din partea ageniei cu care lucrezi, pentru a pune la punct ultimele detalii i pentru ntmpinarea invitailor. ine minte regula de aur a oricrei prezentri: Mai nti, spune-le oamenilor despre ce le vei vorbi, apoi vorbete-le i n final, adu-le aminte despre ce le-ai vorbit! S recapitulm cei 9 pai eseniali pentru succesul seminariilor tale: 1. Te-ai decis s faci un seminar: alege tema i concepe titlul 2. Stabilete data i rezerv locul 3. Acord timp i atenie creaiei 4. Pregtete materiale de prezentare pentru participani 5. Expediaz invitaiile i confirm prezena 6. Promoveaz-te la locul faptei 7. Verific mijloacele tehnice 8. Creeaz ambian i decoruri mbietoare9. ncepe seminarul electrizeaz audiena!

Organizarea unei conferine

Succesul organizrii unei conferine const in planificarea strategic, inceput cu mult naintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare poate fi extrem de complex, cauznd beneficiarului dificult i de gestionare si risip de resurse. Contactarea unui organizator profesionist local de evenimente este a adar o garan ie de performan , acesta putnd identifica, proiecta si gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permitnd astfel beneficiarului s se concentreze asupra coninutului conferinei sale.

Este important s tim:

1.ALEGEREA DESTINAIEI, A DATEI SI A LOCAIEI 2.ESTIMAREA I STRUCTURAREA BUGETULUI CONFERINEI 3. NREGISTRAREA PARTICIPANILOR 4.CAZAREA lor daca este necesar. 5. SLILE DE CONFERIN (amenajarea,dotarea cu echipamente,lumini) 6. ECHIPAMENTE I SERVICII TEHNICE PENTRU SLILE DE CONFERIN 7.S lum seama de a derula ACTIVITILE DE CATERING 8.i nu in ultimul rnd insi DERULAREA CONFERINEI

Organizarea unui seminar

Alege lectorii care vor susine prezentarea, invitaii, ordinea lor, cine va face introducerea, cine va face legtura ntre vorbitori, cine va fi prezent n public pentru asisten ex. transmiterea microfonului pentru ntrebri), cine va rspunde de eventuale situaii neprevzute, etc. Determin structura prezentrii, pe segmente de interes i beneficii, ncepnd cu cel mai important i innd cont de timpul disponibil. Concepe un titlu atractiv, care s urmeze regulile marketingului profitabil.Apeleaz la clienii existeni pentru a alege tema care prezint cel mai mare interes. 1. Alege tema si concepe titlul seminarului Conteaz: 1. Titlul 2. Tematica anunat a seminarului 3. Beneficiile pe care neleg c le vor obine participanii 4. Durata 5. Structura 6. Confirmri ale unor persoane care au fost la ediii anterioare 7. Solicitarea clar a unei aciuni 2. Stabilete data i rezerv locul ales 3. Concepe invitaiile 4. Materiale de prezentare-Succesul seminarului 5. Expedierea Invitaiilor 6. Alege Sala pentru Seminar 7. Verific disponibilitatea mijloacelor tehnice necesare 8. Seminarul ncepe Cel puin cu o or nainte de nceperea seminarului, prezint-te la locul desfurrii mpreun cu o alt persoan, fie din firm, fie din partea ageniei cu care lucrezi, pentru a pune la punct ultimele detalii i pentru ntmpinarea invitailor. ine minte regula de aur a oricrei prezentri: Mai nti, spune-le oamenilor despre ce le vei vorbi, apoi vorbete-le i n final, adu-le aminte despre ce le-ai vorbit! S recapitulm cei 9 pai eseniali pentru succesul seminariilor tale: 1. Te-ai decis s faci un seminar: alege tema i concepe titlul 2. Stabilete data i rezerv locul 3. Acord timp i atenie creaiei 4. Pregtete materiale de prezentare pentru participani 5. Expediaz invitaiile i confirm prezena 6. Promoveaz-te la locul faptei 7. Verific mijloacele tehnice 8. Creeaz ambian i decoruri mbietoare9. ncepe seminarul electrizeaz audiena! 7