Ora i ziua de ncepere

La planificarea lor se iau n considerare mai multe aspecte:

Dac la aceeai or i dat are loc un alt eveniment de acela i tip
Dac este vreo srbtoare care se ntinde pe mai multe zile
Dac are loc vreo srbtoare na ional sai religioas la aceea i dat
Ce condiii meteo sunt prognozate pentru data respectiv
Locaia de desfurare : spaii deschise sau nchise
Caracterul profesional : caracter tiinific, artistic, cultural, socio-politic, de
afaceri, sportiv, comercial, religios
Funcia pe care o ndeplinesc : congres, conferin, concert, concursuri
sportive, expoziii, demonstraii
Abordarea de marketing : evenimente pentru organizarea crora cei
interesai trebuie s-i depun canditatura, evenimente adaptate, evenimente
inovatoare, evenimente convenionale

Evenimente de reprezentare : recepii clasice, evenimente

tematice ( Balul Operei )
Evenimente deschise pentru consumatori - const n
consolidarea poziiei de pia a produselor i serviciiilor
oferite de firmele organizatoare
Evenimente de tip conferin care au ca scop transmiterea
unor informaii specialitilor dintr-un domeniu
Evenimente de tip prezentare i lansare de produse
-faciliteaz schimbul de informaii n domeniu, promovarea
produselor proprii

Organizarea unui eveniment cunoate

trei etape de lucru:
Conceperea

ideii evenimentului i pregtirile

pentru concretizarea acesteia
Organizarea i desfurarea evenimentului;
Evaluarea evenimentului.

naintea organizrii propriu-zise a fiecrui eveniment

de mare anvergur ( congres, conferin, vizita unei
delegaii ) se elaboreaz un scenariu, care const n
proiectarea celor mai importante elemente ale
evenimentului n ordinea n care urmeaz s se
produc.
n pregtirea evenimentelor , se realizeaz, de regul,
dou categorii de scenarii: unul pentru participan i
( conine, de obicei, planificarea temporar i cteva
informaii generale) i altul, tehnic, pentru organizatori,
elaborat mult mai detaliat.

stabilirea responsabililor,
elaborarea bugetului,
stabilirea datei i a locului evenimentului,
rezervarea verbal i scris a locurilor,
sala de conferin, alte sli ( pentru pres, secretariat,
invitaii de protocol),
instalaii pentru asigurarea traducerii simultane,
sonorizare, microfoane,

organizare mass-media,
asigurarea locurilor de parcare ( pentru participan i i pentru
organizatori )
modaliti de intrare n incinta locaiei, conform msurilor de
siguran
posibiliti de servire a mesei
asisten medical
msuri de siguran
fotocopiatoare, mape, stilouri, cadouri (organizarea oferirii
cadourilor)
ecusoane ( elaborarea prealabil, posibitatea realizrii lor pe
loc)
personal hostess ( diferenierea lor cu ajutorul ecusoanelor sau
a uniformelor)

aranjamente florale
amenajarea slilor
nsoirea invitatilor (persoanele care i ntmpin la aeroport,
care i ateapt la locul discuiilor)
numele i numerele de telefon ale interpreilor, oferilor,
personal hostess
stabilirea orelor de plecare i de sosire a mijloacelor de
transport ( numirea responsabililor n acest sens)
nregistrarea exact a numelor invitailor, a numrului
camerelor de hotel
realizarea profilului VIP ( dac este cazul) i a programului
separat al VIP.

In functie de sarcinile pe care le au de ndeplinit, organizatorii pot fi

mprii n mai multe categorii, printre care :
Hostess reprezint personalul anume angajat, care ajut la
desfurarea fr probleme a evenimentelor, n calitate de ,,gazde
profesioniste. Este absolut necesar ca inuta lor s fie impecabil. Este
indicat ca organizatorii s poarte ecusoane pentru ca invitaii s tie de la
cine pot solicita ndrumare.

Responsabili cu securitatea particip la planificarea

securitatii evenimentului, colaboreaza cu organizatorii la
elaborarea traseelor i modalitilor de evacuare (innd cont
de apariia unor poteniale situaii de urgen), stabilesc
msurile necesare i sarcinile ce le revin organizatorilor n
astfel de situaii, acioneaz n mod ct mai discret , n cazurile
de tulburare a ordinii.

oferii

trebuie:
s aib cunotin despre locurile i traseele asociate
rutelor din programul evenimentului,
s aib o inut ngrijit pe parcursul activit ii lor
s fie ntotdeauna politicoi
s fie pregtii pentru rezolvarea unor situa ii de urgen
n trafic

Planificarea reprezint primul pas n organizarea unui

eveniment i ncepe cu strngerea informaiilor referitoare la :
scopul organizrii evenimentului i dac acesta figureaz n
planul de marketing sau n bugetul anual planificat al
instituiei
ce rezultate au avut evenimentele asemntoare organizate n
anii anteriori i ce aspecte negative s-su relevat cu ocazia lor
ce se poate ti despre publicul int care va fi invitat la
eveniment
dac firmele sau instituiile concurente au organizat
evenimente asemntoare

Culegerea preliminar a informaiilor este urmat

de elaborarea proiectului bugetului , redactat n
mai multe variante.
Bugetul evenimentului cuprinde i o seciune de
ncasri, cu sume provenite din:

taxe de participare

sponsorizri

ajutoare financiare

alte contribuii

Cheltuielile

trebuie, nainte de toate, estimate.

Acestea se mpart n cteva categorii:
spaiul /locaia (taxe de nchiriere)
transport (maini nchiriate pentru invita i)
catering
translatori
cazare n cazul oaspeilor din alte localit i sau ri
servicii tehnice
programe pentru nsoitori
personal de tip hostess
cadouri
publicitate
cheltuieli neprevzute ( se calculeaz o marj de siguran de
aproximativ 15% din totalul estimat al cheltuielilor )

Pregtirea este cea mai important etap din organizarea unui eveniment ,
care cuprinde trecerea n revist a tuturor locurilor i posibilit ilor de
organizare.
ntrebrile la care trebuie s rspund un organizator atunci cnd evalueaz
un anumit loc/spaiu sunt urmtoarele:
exist sau nu locuri de parcare
cum se poate ajunge cu mijloacele de transport n comun
cum vor fi amenajate spaiile
unde se vor desfura discuiile
scena
servirea mesei
garderob
sli VIP
sala pentru pres
care sunt detaliile referitoare la programe

n etapa de amenajare, naintea nceperii unui

eveniment, sunt transportate la loca ie, echipamentele
pentru traducere, cabinele translatorilor, mijloacele
necesare pentru servirea participan ilor ( mese, scaune,
fee de mas, farfurii, tacmuri, pahare), diferite
instrumente tehnice ( proiector, ecran, laptop ), mape,
pliante informative, cadouri, fotocopiator, aranjamente
florale etc.
Dup desfurarea evenimentului, pot fi demontate
instalaiile folosite, astfel nct spa iul s fie predat n
starea iniial.

Alte activitati necesare pentru ncheierea etapei

de evaluare a evenimentului:
decontri
executri financiare
justificarea i achitarea facturilor
redactarea i expedierea scrisorilor de mulumire
strngerea materialelor video, de pres i
fotografice
arhivarea lor
evaluarea evenimentului

Mapa evenimentului este un dosar nmnat tuturor participan ilor i care

cuprinde programul, materiale informative despre eveniment, programul
manifestrilor, pliante , brouri turistice. n funcie de natura
evenimentului, mapa mai poate conine i rezumatele expunerilor celor ce
vor lua cuvntul. Pe ultima pagin a mapei pot fi men ionate , n cazul
evenimentelor internaionale, adresele ambasadelor, numerele de telefon
ale organizatorilor, ale medicului, translatorului, ale oferului.
Alte materiale informative:
comunicate de pres pentru rerezentanii mass-media
indicatoare, bannere referitoare la eveniment, autoriza ii de intrare,
permise de trecere, nsemne care conin numrul de ordine al
autovehiculelor destinate transportului participan ilor
ecusoane personalizate
carduri de intrare
cartonae de plasare
cartoane pentru numerotarea meselor