ASISTENTA MANAGERIALA

CURS SI SEMINAR 30.03.2020

Conf. VARGOLICI NICULINA

Organizarea diferitelor manifestări
• Vom folosi noţiunea de ,,manifestare’’ pentru o serie de evenimente
care poarta diverse denumiri.
• În lumea afacerilor, noţiunea de manifestare cuprinde pe de o parte:
conferinţe (conferinţe-expuneri, conferinţe-dezbateri) naţionale şi
internaţionale, congrese, colocvii simpozioane, mese rotunde,
seminarii, sesiuni de comunicări, iar pe de altă parte cuprinde:
şedinţele de firmă; întâlnirile de lucru sau de afaceri; şedinţele
asociaţilor, adunările generale ale Consiliului de administraţie;
conferinţe de presă, festivităţile cu diverse prilejuri (aniversări,
sărbători naţionale, Crăciunul etc.), evenimente la care participă un
număr restrâns de persoane şi care sunt mijloace de comunicare
interne sau externe.
• . Înainte de a face planificarea unei reuniuni, trebuie să răspundem la
următoarele întrebări: Cine ? (cine organizează evenimentul, cine este
responsabil, care sunt persoanele ce vor lucra alături de noi, cine
participă, cine primeşte oaspeţii, cine va asigura anumite servicii) ; Ce
şi de ce? (care sunt obiectivele acestui eveniment, care sunt mesajele
pe care vrem să le transmitem şi ce mijloace alegem pentru a face cât
mai bine acest lucru, ce dorim să obţinem: o simplă prezentare a unui
produs sau să învăţăm modul de funcţionarea etc.)
• unde ? (vom alege cu atenţie locul desfăşurării evenimentului, ţinând
cont de mai mulţi factori) ; Când ? (Alegerea datei depinde de
următoarele elemente: disponibilitatea organizatorului, de locul ales,
de persoanele care prezintă materialul etc.) ; Cum ? (ce modalităţi
avem pentru a organiza cât mai eficient evenimentul: lista de control,
stabilirea priorităţilor, planificarea etc.)
• Scopul manifestărilor este de a:
• culege informaţii;
• schimba păreri, idei;
• informa participanţii despre produse, servicii, obiective noi;
• soluţiona problemele împreună;
• rezolva unele controverse ştiinţifice, profesionale, normative etc.;
• prezenta proiecte şi deciziile luate;
• face publicitate;
• încheia contracte etc.
• indiferent de tipul lor, ele prezintă următoarele elemente comune:
obiectivul întâlnirii este bine precizat de la început; desfăşurarea este
temporară, variind de la câteva ore, la câteva zile, programul
evenimentului fiind detaliat pe ore şi zile; cadrul de desfăşurare este
special amenajat.
• lista de control reprezintă un instrument de organizare indispensabil.
Pentru stabilirea unei liste de control, vom numerota cu cifre în ordine
cronologică sarcinile de îndeplinit, durata de executare, stabilind şi nişte
,,timpi tampon’’. Odată lista întocmită, vom urmări derularea etapelor.
• Deşi manifestările sunt diferite ca scop şi substanţă, următoarele
puncte de pe listă sunt universal valabile:
• publicitate – promovare (anunţuri, afişe, comunicate de presă, avizier,
contacte telefonice, contacte cu reprezentanţii mass-media etc);
• ordinea de zi şi materialele respective;
• responsabilităţi în cadrul manifestării;
• dotarea necesară;
• stabilirea programului pe zile;
• bugetul;
• deschiderea un cont special al manifestării (pentru eventualele taxe sau
sponsorizări);
• programul de protocol
• înainte de începerea manifestării;
• după încheierea manifestării.
• Pe măsură ce problemele sunt rezolvate, ele vor fi bifate
• Secretarele pot prelua întreaga organizare a unui eveniment, apelând,
dacă este nevoie şi la ajutorul altor colege. În cazul manifestărilor de
proporții, există posibilitatea fie a desemnării unui comitet (din care
face parte şi asistenta), fie a angajării unei firme specializate care se va
ocupa de întregul eveniment.
• Dacă trebuie să organizeze singură evenimentul, secretara va folosi
calculatorul: cu ajutorul lui va crea o bază de date (despre persoane,
hoteluri, săli de şedinţă etc.); se întocmesc listele de participanţi, se
stabilesc persoanele de contact, ordinea de aşezare la mese etc.
• Înainte de începerea pregătirilor, conducătorul instituţiei sau comitetul
de organizare va stabili:
• - tema reuniunii, care trebuie să fie pe înţelesul tuturor participanţilor
• - data desfăşurării trebuie aleasă de comun acord cu toţi participanţii;
trebuie să ţinem seama de perioadele de concedii, de sărbătorile
naţionale şi religioase.
• locul de desfăşurare deprinde de obiectivele manifestării; putem alege:
sala de şedinţe a organizatorilor, sălile de conferinţe ale hotelurilor din
aceeaşi localitate sau din afara acesteia sau o altă sală publică.
• la alegerea locaţiei, trebuie să ţinem seama şi de poziţia acesteia, de
numărul participanţilor, de posibilităţile de transport (de la gara sau
aeroport), de parcare, de prestigiul locaţiei, de echipamentul tehnic
(dacă încăperea este dotată cu videoproiector, retroproiector, cu
aparate de aer condiţionat sau de încălzire etc.), de calitatea
restaurantului, de împrejurimi etc.
• Cu circa o lună înainte de eveniment:
- se va rezerva o cameră care să servească drept biroul (secretariatul)
reuniunii, unde se vor înregistra participanţii, se vor pregăti şi realiza toate
documentele întâlnirii şi de unde se vor furniza informaţii legate de aceasta;
camera trebuie dotată cu echipamentul tehnic necesar: telefon, fax,
copiator, calculator etc.
- se împart cu precizie responsabilităţile ce revin fiecărui membru al
colectivului de organizare;
- se stabileşte lista participanţilor; (fiecare secretară/asistentă manager ar
trebui să aibă o bază de date cu numele colaboratorilor, partenerilor de
afaceri). Pentru aceasta, va deschide un folder (sau dosar) cu numele
evenimentului.
• Acesta va conţine un document cu lista invitaţilor în ordine alfabetică,
numărul de telefon sau fax, numele secretarei sau numele altui
colaborator care poate primi mesajul, precum şi alte observaţii, ca de
exemplu:
• Răspuns primit (da - nu )
• Va fi prezent (da - nu)
• Este necesară cazare (da - nu)
• Transportul (procurare bilet de tren sau avion) (da - nu) etc.
- se trimit invitaţiile care trebuie să conţină: data, ora începeri, durata,
locul evenimentului, numele persoanei sau al departamentului
organizator, tema exactă şi ordinea de zi, obiectivele, programul în
detaliu, numele participaţilor (dacă e posibil), toate indicaţiile tehnice
(mijloace de transport, parcarea, nr. de telefon sau fax de la locul
evenimentului); indicarea documentelor ce trebuie aduse; rugămintea de
a confirma participarea până la o anumită dată şi indicarea duratei
alocate luării de cuvânt (împreună cu invitaţia se trimite şi un cupon
pretipărit, pentru confirmarea din partea invitatului).
- se fac rezervările la hotel, se organizează transportul şi masa pentru
participanţi; se colectează materialele ce vor fi prezentate, se
dactilografiază, se verifică, se multiplică; se pregătesc dosarele pentru
participanţi. Ele trebuie să conţină: programul zilnic pe ore şi minute,
timpul de intervenţie al participanţilor, luându-se în considerare proiecţia,
întrebări/răspunsuri ale celor interesaţi, timpul de pauză, masa etc.,
ordinea de zi, informaţii, situaţii statistice, pliante publicitare ale firmei
organizatoare şi ale firmelor care sponsorizează evenimentul, hârtie, pix
etc.).
- se întocmeşte un program de protocol
- se lipesc afişe, anunţuri referitoare la manifestarea în cauză;
- se redactează comunicatele de presă şi sunt invitaţii reprezentanţii
mass-media (dacă este cazul);
- se stabilesc stenografele, traducătorii (dacă este o întâlnire
internaţională).
• În ajunul evenimentului:
• se completează lista cu participanţii care îşi anunţă sosirea în ultimul
moment;
• - se verifică starea sălii (existenţa scaunelor, sistemul de iluminat,
ventilaţia, prizele pentru aparatură);
• - se aranjează masa de lucru pentru prezidiu
• se primesc oaspeţii şi se urmăreşte îndeplinirea primelor puncte din
programul de protocol;
• se organizează bufetul pentru zilele de şedinţă
• În ziua evenimentului:
• Secretara ajunge prima la locul evenimentului şi face o ultimă
verificare.
• Înainte de începerea evenimentului:
• Se verifică prezenţa invitaţilor: fie lista cu participanţi trece pe la fiecare
şi se semnează, fie se bifează fiecare participant de către o persoană
special desemnată, care va sta la intrarea în sală. Tot acum se
înmânează şi ecusoanele.
• În timpul evenimentului :
• Secretara/asistenta va fi în sală; va nota pentru conducere detalii în
legătura cu deciziile luate sau va întocmi procesul-verbal.
• După eveniment:
• - secretara/asistenta roagă participanţii, în ale căror expuneri au fost
puncte neclare, să facă precizările necesare, pentru a nu se strecura
erori în raportul reuniunii
- se strâng materialele documentare rămase pe mese (după părăsirea sălii de
către participanţi);
- se înapoiază echipamentul împrumutat sau închiriat
- se întocmeşte un scadenţar de termene
• - se îndosariază toate documentele folosite;
• - se discută dificultăţile întâmpinate
• se vor expedia scrisori de mulţumire participanţilor de onoare, presei,
precum şi sponsorilor.
• se vor urmări mesajele transmise de mass-media şi impactul pe care l-a avut
evenimentul (se vor aduna, decupa şi îndosaria toate articolele şi fotografiile
publicate);
• - se clasează dosarul.
Tema pentru seminar
Deschideti un folder (îi dati un nume de eveniment). Acesta va conţine
un document word cu lista invitaţilor în ordine alfabetică, numărul de
telefon sau fax, numele secretarei sau numele altui colaborator care
poate primi mesajul, precum şi alte observaţii, ca de exemplu:
• Răspuns primit (da - nu )
• Va fi prezent (da - nu)
• Este necesară cazare (da - nu)
• Transportul (procurare bilet de tren sau avion) (da - nu).
• Termen: pana pe 10 aprilie 2020.
• Multumesc.