ASISTENTA MANAGERIALA

CURS si seminar 4.05.2020

Examen pe data 5.06.2020
oral

Conf. VARGOLICI NICULINA

Organizarea călătorilor de afaceri
• Managerii petrec o mare parte a timpului efectuând călătorii în scop
profesional. În organizarea călătoriilor de afaceri,
secretarelor/asistentelor manager le revin sarcini deosebit de
importante. Pentru a-şi ușura activitatea, ea va crea un fișier sau un
dosar special pentru ,,deplasări’’ pe care îl va folosi de fiecare dată
când şeful sau o persoană din departamentul său pleacă în delegație.
• Acest fişier va conţine:
• date referitoare la identitatea persoanei respective;
• adresa personală, nr. de telefon mobil; numele şi telefonul unei
persoane cu care se poate lua legătura în caz de urgenţă;
• valabilitatea şi numărul paşaportului;
• permis de conducere internaţional;
• condiţii sau avantaje acordate călătorului (clasa business la avion,
carte de fidelitate pe companiile aeriene şi hoteluri, reduceri oferite
de CFR).
• Pentru întocmirea unui ordin de deplasare, pe lângă datele personale,
secretara trebuie să mai ştie: data şi ora plecării şi sosirii; destinația
exactă; mijlocul de deplasare (avion, tren, mașină); condiții de transfer
(aeroport, hotel etc.), orarul dorit, condiţii de cazare; întâlnirile de
afaceri.
• Dacă va folosi un doar, atunci pe coperta lui va lipi o listă recapitulativă
cu toate formalitățile şi sarcinile de îndeplinit. Când o sarcină a fost
îndeplinită, ea trebuie tăiată de pe listă.
• Alte sarcini pe care nu trebuie să le uite secretara/asistenta în
organizarea unei călătorii de afaceri a şefului:
• - punerea la dispoziţia lui a hărţilor oraşelor unde acesta se
deplasează, hărţi ale aeroporturilor, precum şi informaţiile referitoare
la posibilităţile de închiriere a unui autoturism etc.;
• - rezervarea camerei la hotel (asistenta trebuie să se intereseze asupra
posibilităţilor de cazare oferite de oraşul respectiv şi va solicita
întotdeauna confirmarea scrisă din partea hotelului unde s-a făcut
rezervarea)
• Pentru rezervările la hotel, se interesează asupra orei la care trebuie
eliberată camera şi această informaţie trebuie coordonată cu celelalte
planificări ale călătoriei;
• - pregătirea unor cadouri pentru gazdă;
• - elaborarea unei liste cu materialele necesare şefului pentru
călătorie: adresele companiilor sau ale persoanelor ce urmează a fi
vizitate, planificarea întâlnirilor, descrierea detaliată a itinerarului,
informaţii necesare cu privire la companiile ce urează a fi vizitate;
hârtie cu antetul firmei, cărţi de vizită bilingve etc.
• De asemenea, secretara trebuie să atragă atenţia şefului asupra
decalajului de fus orar (dacă este cazul), asupra bagajului de mână
care nu trebuie să depăşească o anumită greutate (dacă foloseşte
avionul ca mijloc de transport), să se asigure că are asupra sa
asigurarea de sănătate.
• Înainte ca şeful să plece, secretara (asistenta manager):
• - va verifica orarul biroului, în vederea identificării întâlnirilor, meselor
de prânz sau a altor activităţi care coincid cu perioada de absenţă a
şefului. (împreună cu şeful va face o replanificare);
• - va anunţa persoanele din afara şi din interiorul companiei cine îi va
ţine locul pe perioada absenţei.
• - se interesează asupra corespondenţei sau rapoartelor ce urmează
să-i parvină în perioada de absenţă a şefului şi-i va cere instrucţiuni în
legătură cu modul de rezolvare;
• - va stabili cu şeful ce informaţii poate oferi în lipsa lui, care
sunt dosarele în aşteptare şi persoanele abilitate să le rezolve;
se asigură că şeful semnează toate documentele necesare
pentru perioada în care acesta lipseşte (cecuri, formulare etc.)
şi va stabili cine are drept de semnătură în absenţa lui;
• - păstrează o copie a itinerarului şefului, inclusiv numerele de
telefon şi adresele la care poate fi contactat şi stabileşte
modalitatea de contactare (telefonul mobil sau mesageria
electronică). Secretara nu trebuie să abuzeze de aceste
mijloace pentru a-i transmite şefului informaţii, dacă nu sunt
foarte urgente.
• În lipsa şefului:
• - păstrează toată corespondenţa organizată pe zile: rezolvare imediată,
în vederea unui răspuns, răspuns elaborat de asistentă, citită pentru
informare şi arhivată;
• - menţine o evidenţă precisă a tuturor apelurilor telefonice (există
formulare tip), inclusiv a informaţiilor primite (vor fi arhivate în
calculator, pentru a avea acces rapid la ele şi pentru actualizări zilnice);
• - menţine evidenţa tuturor vizitatorilor.
• La întoarcerea şefului:
• - asistenta nu va ,,sufoca’’ managerul cu problemele ivite în absenţa
lui ; îi va lăsa un timp de acomodare;
• - la momentul potrivit, îl va informa asupra apelurilor telefonice,
vizitelor primite, precum şi asupra corespondenţei în formula
organizată de ea; la rândul său, managerul îi va oferi asistentei toate
informaţiile necesare legate de călătorie;
• - asistenţa va actualiza fişierele cu informaţiile oferite de şef, în urma
călătoriei întreprinse (nume, adrese, numere de telefon ale unor noi
parteneri de afaceri). Va returna în arhiva biroului toate documentele
pe care şeful le-a avut asupra sa;
• - va întocmi un dosar pe care va scrie numele ţării sau oraşului gazdă
(informaţiile vor fi folosite la următoarea deplasare);
• va arhiva toate chitanţele, bonurile, notele de plată care intră în
răspunderea ei;
• - se va interesa dacă şeful doreşte să trimită scrisori de mulţumire şi va
contribui la elaborarea lor.

• Tema seminar: Organizarea unei intalniri de afaceri. Intalnirea va avea

loc la sediul firmei voastre. Invitatul este un partener de afaceri dintro
tara straina. Daca aveti intrebari, va rog la intalnirea viitoare.
• Multumesc pentru participarea la intalnirea de azi.
• Cu drag, N.V.