Departamentul de secretariat joacă un rol important în funcționarea eficientă a unei

întreprinderi. Acest departament oferă sprijin administrativ și logistic în cadrul

organizației și se ocupă de o varietate de activități și obligații. Iată câteva dintre
acestea:

1. Gestionarea corespondenței: Departamentul de secretariat se ocupă de

primirea, distribuirea și expedierea corespondenței, inclusiv a scrisorilor, a e-
mailurilor și a faxurilor. Aceasta include gestionarea fluxului de informații și
asigurarea unei comunicări eficiente între diferitele departamente și părți
interesate.
2. Programarea întâlnirilor și a călătoriilor: Secretariatul se ocupă de gestionarea
programului de întâlniri al organizației, programând întâlniri interne și externe
și asigurându-se că toate părțile implicate sunt informate corespunzător. De
asemenea, poate organiza călătorii pentru angajați, inclusiv rezervarea de
bilete de avion, hoteluri și alte aranjamente necesare.
3. Documentarea și arhivarea: Departamentul de secretariat se ocupă de
gestionarea și arhivarea documentelor organizației. Acesta poate include
crearea și actualizarea bazelor de date, organizarea și păstrarea documentelor
importante și asigurarea accesului rapid la informații relevante.
4. Suport administrativ: Secretariatul oferă suport administrativ pentru diverse
activități ale organizației. Aceasta poate include redactarea și formatarea
documentelor, pregătirea rapoartelor, gestionarea bugetului departamentului
și alte sarcini administrative specifice.
5. Preluarea apelurilor și a întrebărilor: Departamentul de secretariat este
responsabil pentru preluarea apelurilor telefonice și a întrebărilor primite de la
clienți, furnizori sau alte părți interesate. Aceasta necesită abilități de
comunicare excelente și o cunoaștere bună a organizației pentru a putea oferi
răspunsuri adecvate și a direcționa apelurile către persoanele potrivite.
6. Gestionarea programului de birou: Secretariatul se ocupă de gestionarea
programului de birou, inclusiv de gestionarea programului de lucru al
angajaților și de asigurarea unui mediu de lucru ordonat și eficient. Aceasta
poate include gestionarea programului de vacanțe și a concediilor,
aprovizionarea cu birouri și materiale de birou și alte sarcini legate de
infrastructură.