Managementul comunicării în proiecte

J.J.Van Cuilenburg, O. Scholten, G.W.Noomen definesc comunicarea ca „un

proces prin care un emiţător transmite informaţii receptorului prin intermediul unui canal,
cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.”1. Astfel, orice proces de
comunicare are câteva elemente structurale specifice: existența a cel puțin doi parteneri
(emițătorul și receptorul); capacitatea partenerilor de a emite și recepționa semnale
într-un anumit cod, cunoscut de ambii parteneri; existența unui canal de transmitere a
mesajului.

Managementul proiectelor este multidisciplinar, ceea ce presupune deținerea

unui anumit număr de competențe: competențe manageriale, o bună comunicare,
flexibilitate și adaptabilitate.
În managementul de proiect, o bună comunicare este esențială pentru succesul
proiectului. Managerul de proiect trebuie să știe să comunice cu echipa sa, mai întâi să le
transmită instrucțiuni clare, informații precise și obiective realiste, apoi să se asigure că
proiectul decurge fără probleme și că fiecare și-a înțeles rolul și responsabilitățile.
Printr-o comunicare eficientă, persoana potrivită primește informația care trebuie, la
timpul potrivit și într-o manieră eficientă (cu un consum minim de resurse).
Este important ca managerul de proiect să fie transparent cu colaboratorii săi. O
bună comunicare înseamnă să știi să te exprimi clar, dar și să știi să asculți. Comunicarea
eficientă va promova o bună înțelegere între toți actorii proiectului și, prin urmare, o
atmosferă bună în cadrul echipei. Sunt evitate astfel cuvintele nerostite și neînțelegerile.
Rezultatul este mai puțin stres și o colaborare productivă.

Managementul comunicării în proiecte include procesele necesare pentru

asigurarea corespunzătoare şi la timp a generării, colectării, diseminării, stocării,
diseminării, stocării, regăsirii şi diponibilizării informaţiilor din proiect. Aceste procese
sunt descrise în cele ce urmează:2

Planificarea managementului comunicării este procesul de dezvoltare a unei

abordări şi a unui plan al modalităţilor de comunicare în cadrul proiectului pe baza
necesităţilor de informare şi a cerinţelor părţilor interesate ale proiectului şi în baza
mijloacelor organizaşionale disponibile.
Managerii de proiect îşi consumă 90% din timp comunicând: întâlniri, rapoarte,
convorbiri telefonice, email-uri, prezentări, şedinte de proiect etc. Ce comunică?
Informaţii, idei şi cunoastere. Dată fiind importanţa deosebit de mare pe care o are
1
Cuilenburg, J.J.Van, Scholten, O., Noomen, G.W. , Ştiinţa comunicării, Editura Humanitas, Bucureşti, 2004, p. 24
2
Project Management Institute, Ghidul cunoştinţelor în managementul proiectelor (Ghidul PMBOK), Ediţia a IV-a,
Editura Zeta Books, 2010, pp. 275-303
comunicarea, este evident că aceasta trebuie planificată în mod adecvat. Managerul de
proiect trebuie să identifice cerinţele părţilor interesate în ceea ce priveşte comunicarea,
să determine informaţiile care sunt necesare, şi momentul în care vor fi furnizate, după
care, respectând condiţiile specifice proiectului, să planifice modul în care vor fi furnizate
aceste informaţii.
Planificarea comunicării se realizează de obicei în fazele timpurii ale etapei de
planificare din ciclul de viaţă al proiectului. Rezultatul acestui proces va trebui însă
revăzut în mod regulat pe parcursul derulării proiectului şi actualizat ori de câe ori este
necesar.
Rezultatul procesului de planificare a comunicării se concretizează în planul de
management al comunicării, plan care va conţine: cerinţele de comunicare cu părţile
interesate, metodele care vor fi utilizate pentru a colecta şi arhiva diverse tipuri de
informaţii, detalii privind modul în care va fi distribuită informaţia: către cine, când şi
prin ce metode (e-mail, note, comunicate de presă etc.), descrierea informaţiei ce va fi
distribuită, inclusiv formatul, conţinutul, nivelul de detaliere, convenţiile şi/sau definiţiile
ce vor fi utilizate, motivul diseminării informaţiilor respective, persoana responsabilă
pentru comunicarea informaţiilor, resursele necesare pentru activităţile de comunicare,
inclusiv bugetul timpul şi bugetul, alte detalii necesare şi, nu în ultimul rând, modul în
care se va actualiza planul de comunicare pe măsură ce proiectul progresează.
Planul poate fi prezentat detaliat sau foarte pe scurt, formal sau informal, în funcţie
de necesităţile proiectului şi este o componentă a planului de management al proiectului.

Managementul comunicării în proiect este procesul de creare, colectare,

diseminare, stocare, căutare şi găsire, şi de punere la dispoziţie a informaţiilor relevante
pentru părţile interesate ale proiectului, la momentele de timp stabilite. Acest proces are
în vedere implementarea planului de management al comunicării, cât şi răspunsuri la
solicitări de informaţii care nu au fost prevăzute. Diseminarea informaţiilor are loc prin
diseminarea de documente tipărite, prin comunicare electronică şi cu ajutorul
instrumentelor de conferinţă (e-mai, fax, mesagerie vocală, conferinţă video şi web,
site-uri ş pagini web), prin instrumente electronice pentru managementul proiectelor
(aplicaţii software pentru şedinţe şi birou virtual şi instrumente colaborative de
administrare a activităţii).
Rezultatele acestui proces se concretizează în:
● documente legate de proiect: corespondenţă, memo-uri, documente ce descriu
proiectul;
● prezentări ale proiectului;
● feedback de la părţile interesate.
 Controlul comunicării este procesul de monitorizare şi control al comunicării pe
parcursul întregului ciclu de viaţă al proiectului pentru a se asigura faptul că necesarul de
informaţii al părţilor interesate a fosrt satisfăcut. Astfel, sunt oferite informaţii privind
execuţia proiectului sau privind problemele apărute şi pot apărea actualizări ale planului
de management al proiectului şi cereri de schimbare generate în urma evaluărilor
performanţelor pe proiect.

Comunicarea eficientă în cadrul echipei de proiect

Comunicarea este un element esențial al managementului de proiect. Reușita

proiectului presupune nu doar stăpânirea tehnică a progresului proiectului, ci este necesar
ca managerul de proiect să știe să comunice despre proiect, atât în ​cadrul echipei de
proiect, cât și în exterior, pentru ca acesta să fie înțeles și acceptat de toți stakeholderii.
Μanaɡеrul осрrоiеϲtului ar trеbui ѕă fiе оϲun осѕtratеɡ ocși un осmеntоr în
ϲоmuniϲarе. Ϲa оϲѕtratеɡос, ocmanaɡеrul dе осрrоiеϲt ar trеbui ѕă dеѕfășоarе оϲun осрlan ocal
ϲоmuniϲării осla nivеlul рrоiеϲtului ϲarе să оϲdеa осроѕibilități ocvariatе indivizilоr осși
ɡruрurilоr ѕă ia infоrmațiilе оϲdе осϲarе ocau nеvоiе осși în fоrma în ϲarе оϲроt осѕă oclе
fоlоѕеaѕϲăос. Ϲa mеntоrоϲ, осmanaɡеrul ocdе рrоiеϲt осtrеbuiе ѕă mоnitоrizеzе și ѕă оϲluϲrеzе
ос
ϲu ocmеmbrii еϲhiреi осașa înϲât ѕă fiе ϲaрabil оϲși осѕă ocdоrеaѕϲă ѕă осϲоmuniϲе еfеϲtiv
unul ϲu altul оϲѕau осϲu ocindivizi și осɡruрuri din afara еϲhiреi. оϲ
Comunicarea deschisă este calea către lucrul în echipă și sporirea performanței
echipei, îmbunătățind în același timp relațiile dintre membrii acesteia si creînd încredere
reciprocă. Pentru o comunicare eficace, managerul de proiect trebuie șă tină seama de
stilurile de comunicare preferate de partenerii săi, de normele culturale care se pot aplica,
de relațiile interpresonale, de specificul personalităților și de contextul fiecărei situații. El
trebuie să identifice diverse canale de comunicare, să înțeleagă ce informație trebuie să
ofere, ce informații trebuie să primească și ce abilități interpersonale sunt necesare pentru
a comunica eficace cu diversele personae implicate în proiect. O parte importantă a
comunicării este abilitatea de a asculta, ce permite obținerea unor informații adiționale,
care pot fi utilizate în negociere, managmentul conflictelor, luarea deciziilor, rezolvarea
problemelor.

Ѕuϲϲеѕul осеϲhiреi рrоiеϲtului dерindе dе ϲât dе осоϲbinе ocmanaɡеrul dе осрrоiеϲt

еѕtе ϲaрabil ѕă ѕtruϲturеzе și осоϲѕă ocfоlоѕеaѕϲă рrоϲеѕul осϲоmuniϲării aѕtfеl înϲât:
осоϲoc
- ѕă осinițiеzе și ѕă mеnțină ϲоnϲеntrarеa еϲhiреi осaѕuрra ocоϲѕϲорurilоr
рrоiеϲtuluiос
- ѕă inițiеzе și осѕă ocоϲmеnțină înϲrеdеrеa осîn ѕϲорurilе рrоiеϲtului
- осѕă ocоϲinițiеzе și осѕă mеnțină ϲоeziunеa еϲhiреi
осoc оϲ
- ѕă осfurnizеzе fееdbaϲk-ul рrivind реrfоrmanța
 осоϲ
- ѕă înțеlеaɡă și ѕă rеzоlvе ocрrоblеmеlеос

Formarea unei echipe eficiente implică consum de resurse de timp și financiare ale
căror roade vor fi culese abia spre finalitatea proiectului. Pentru a întâmpina cât mai
puține probleme de comunicare într-o echipă de proiect, la selectarea membrilor care vor
compune echipa este recomandat a se lua în calcul mai multe criterii cum ar fi:
distribuirea între genuri, mediul de proveniență, nivelul de cunoștințe, gradele de rudenie
sau relațiile de prietenie care pot afecta omogenitatea echipei etc.
O trăsătură esențială a echipelor în proiecte este caracterul lor temporar, ele
aflându-se cel mai adesea sub presiunea timpului. Timpul determinat, uneori prea scurt
pentru a stabilii relații solide, pune deseori piedici în eficiența echipei. Relațiile de
comunicare vor fi mai greu de implementat pentru a avea randamentul propus.
Cele mai importante caracteristici ale unei echipe eficiente sunt grad ridicat de
încredere, randament maxim, implicare, comunicare eficientă, integritate morală.
Observăm printre aceste caracteristici și comunicarea care are implicații mai mult sau mai
puțin relevante și în celelalte elemente. Dacă ne gândim, de exemplu, cum afectează
comunicarea eficientă randamentul echipei, este de remarcat că, atunci când există
comunicare, randamentul va tinde spre maxim. Teama, dezinteresul, delăsarea pot fi
evitate tot prin comunicare. O discuție cu managerul echipei poate elimina toate aceste
neajunsuri, lucru ce va conduce la o implicare mai mare, la curajul de a vorbi și de a
expune idei care, de cele mai multe ori, au și o latură constructivă.
Comunicarea eficientă în interiorul echipei va favoriza implicarea în atingerea
obiectivelor propuse. Prin comunicare, membrii echipei se vor identifica cu obiectivele,
cu proiectul, meținându-se concentrarea asupra scopurilor proiectului.
Lipsa de comunicare poate fi o frână sau un obstacol care afectează echipa de
proiect, Lipsa de informații pentru a începe un proiect sau o sarcină, precum și lipsa de
claritate cu privire la cerințe, sunt bariere clasice în calea comunicării. Comunicarea
deficitară poate duce la probleme între membrii echipei și departamente, ducând la
ineficiență, nemulțumire, stres negativ și dezangajare.