Sunteți pe pagina 1din 40

Tema 1.

Administrarea proiectelor,
concept și definiții

1.1 Proiectul – concepte și definiții


1.2 Managementul de proiect - definiții
1.3 Managerul de proiect
1.4 Fazele managementului proiectelor
1.1 Proiectul – concepte și definiții

 Conceptul de „Proiect” este utilizat pentru a exprima activități


simple sau complexe, organizate sau dezorganizate, de termen scurt
sau mediu sau lung, creatoare sau distrugătoare, aducătoare de
beneficii sau caritabile, de cerc restrâns sau de consorții.
 La nivelul oricărui segment social, la nivelul fiecărui grup organizat
pe baza unui interes de dezvoltare se vorbește despre proiecte.
 Proiectele sunt activități unice, complexe, care au un scop și
obiective clar definite, care suferă limitări datorită unor restricții
impuse (timp, cost, calitate) și care necesită structuri organizatorice
și metode speciale.
Definirea noțiunei de proiect
Dicționarul Explicativ al
Limbii Române: Dicționarul Oxford:
 Proiect - plan sau intenție de a  Proiect - acțiune individuală sau
întreprinde ceva, dea organiza, de a colectivă care este atent
face un lucru. planificată și construită pentru
atingerea unui obiectiv specific

Project Management Organisation for Economic Co-


Institute: Operation and Development:

 Proiectul este un efort temporar,  Un proiect este un set de activități


întreprins pentru a crea un serviciu sau
un produs unic, prin aplicarea integrate, menite să atingă un
cunoștințelor, tehnicilor și relațiilor obiectiv prestabilit, într-o perioadă
pentru proiectarea activităților, cu de timp determinată și urmând un
scopul de a satisface nevoile plan de acțiune stabilit.
acționarilor și de a respecta cerințele
de scop, timp, cost și calitate.
Caracteristicile obiectivul:

 Specificitatea exprimată prin


Scopul unui proiect: claritate: ce, cine, cum, pentru cine,
când și unde face?
Reprezintă rezultatul favorabil ce se așteaptă  Măsurabilitatea: cunoașterea și
de la un proiect comparativ cu obiectivele
proiectului. controlarea nivelului atins;
(Nu este necesar ca scopul proiectului să fie  Abordabilitatea: posibilitatea de a
cuantificabil). derula activități în vederea obținerii
obiectivului;
 Realitatea: costurile, timpul și
capacitatea echipei de lucru sunt
considerate realiste;
 Timpul: respectarea termenelor
temporale propuse la inițierea
proiectului.
Conform figurii 1.1 un proiect parcurge mai multe
etape din punct de vedere al managementului de
impact:

Startul sau Organizarea Controlul


inițierea Derularea
activităților activităților intermediar
proiectului și final

Finalizarea
proiectului

Fig. 1.1 Etapele de management ale unui proiect


Intervenția mediului se manifestă sub 5 aspecte principale:

 Mediul juridic, care cuprinde elementele de natură juridică ce


interacționează cu proiectul, legislația fiind primul dintre acestea;
 Mediul economic, cumulând o serie de elemente de tipul parametrilor
economici ai regiunii căreia i se adresează proiectul, nivelul șomajului in
rândul segmentului de populație vizat de proiect, starea fiscală a regiunii, și
altele;
 Mediul tehnic, științific și specific domeniului abordat de proiect;
 Mediul social având drept prioritate segmentul țintă de populație;
 Mediul geografic, vizând atât localizarea geografică cât și aspectele fizice și
de infrastructură а spațiului respectiv: forme de relief, elemente de
infrastructură specifice, etc.
Aceste influențe imprimă proiectului următoarele caracteristici:

 este o acțiune complesă unică, specifică și nouă;


 are anumite obiective bine definite și un scop care trebuie îndeplinite ca răspuns la o problemă;
 trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)
 implimentarea sa cuprinde o succesiune logică de activități componente cu caracter inovațional de natură
diferită, realizate într-o manieră organizată metodic și progresiv, având puncte de plecare și puncte de
finalizare bine definite, destinate pentru obținerea cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru
satisfacerea de obiective clar definite;
 este limitat în timp și în spațiu;
 are prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze; și fiind un consumator de resurse
(umane, materiale, timp, bani);
 implică riscuri specifice;
 are un responsabil/director de proiect și o echipă de implimentare; responsabilitățile acestora sunt bine
definite;
 creează valoare adăugată fie că este vorba despre un produs sau despre un serviciu; In funcție de obiectivele
de specialitate propuse, proiecte ce pot fi clasificate în trei grupe mari:
 proiecte de investiții: crearea unui element de infrastructură, reabilitarea unui obiectiv;
 proiecte de cercetare și dezvoltare: dezvoltarea de noi tehnologii, construirea unor echipamente avansate;
 proiecte de organizare: dezvoltarea și implementarea de noi sisteme de management, formare de resurse
umane.
1.2 Managementul de proiect - definiții

Managementul de proiect sau Managementul proiectelor este un concept


care definește instrumentul considerat cel mai eficient în activitățile de
planificare, coordonare, realizare și control ai acțiunilor specifice din cadrul
proiectelor sociale, culturale și politice modeme. Acest instrument constă in
aplicarea cunoștințelor, capabilităților, metodelor și tehnicilor specifice pentru
activitățile unui proiect, care au obiective, scopuri și cerințe definite,
referitoare la timp, costuri, calitate și parametri de performanță, activități
considerate ca importante și adecvate pentru finanțare.
Definirea noțiunei de Management de proiect
"Manualul de management al Standardul român SR ISO
proiectelor„: 10006:2005:
 Managementul de proiect constă in  Managementul proiectului include
planificarea, organizarea și gestionarea planificarea, organizarea, monitorizarea,
(controlul) sarcinilor și resurselor, ce controlarea, raportarea și întreprinderea
urmărește atingerea unui anumit acțiunilor corective necesare tuturor
obiectiv, in condițiile existenței unor proceselor proiectului, de care este
constrângeri, referitoare la timp, nevoie pentru realizarea obiectivelor
resurse și costuri. proiectului, in mod continuu.

Dicționarul Webster's Online: Dicționarul Project Management


Basics Glossary:
 Managementul proiectelor este  Procesul de conducere a unui proiect
ansamblul de activități referitoare la care necesită aplicarea planificării,
atingerea cu succes a unui grup de construirea echipei (team-building).
obiective. Acesta include planificarea, comunicarea, controlul, luarea
programarea și susținerea desfășurării deciziilor și competențe de finalizare
activităților cuprinse in proiect. a proiectului, principii, instrumente și
tehnici.
Managementul Proiectelor implică abordarea integrată a următoarelor tipuri de
management:

 managementul timpului - organizarea temporală a activităților;


 managementul costului - planificarea, estimarea și controlul resurselor financiare și
materiale necesare implementării proiectului;
 managementul calității - planificarea, controlul și asigurarea calității;
 managementul resurselor umane - formarea, organizarea și controlul echipei de
lucru;
 managementul comunicării - organizarea și exploatarea judicioasă a sistemului
informatic în interiorul echipei de lucru și între echipă și mediul extern;
 managementul riscului - riscul se definește drept un element incert dar posibil ce
apre permanent în procesul evenimentelor tehnice, umane, sociale, politice,
reflectând variațiile distribuirii rezultatelor posibile, probabilitatea de apariție cu
valorile subiective și obiective, având efecte: negative, pozitive sau nule;
 managementul integrării proiectelor - integrarea proiectului în strategia
programului sau a instituției care îl lansează și integrarea scopului proiectului în
misiunea instituției care realizează proiectul.
Standardul român SR 13465 3007:
Managementul proiectelor reprezintă planificarea,
organizarea monitorizarea și controlul tuturor aspectelor
proiectului, precum și managementul și leadership-ul tuturor
celor implicați pentru a realiza in siguranță obiectivele
proiectului în cadrul criteriilor agreate de timp, costuri,
domeniu de aplicare și performanțe/calitale.

Concluzie: Managementul unui proiect face referire


la setul de principii, practicile si tehnicile folosite
pentru a conduce echipa de lucru a proiectului si a
controla termenele, costurile și riscurile cu scopul
producerii rezultatului dorit.
Managementul proiectelor reprezintă un domeniu complex, care
apelează la cunoștințele teoretice și practice din diverse domenii:

 Management general;
 Inginerie;
 Management operațional;
 Statistică și teoria probabilităților;
 Drept;
 Formarea costurilor;
 Economie, și altele.
Managementul de proiect axat pe date
Procesul de comunicare în
managementul proiectelor
1.3 Managerul de proiect
Managerul de proiect trebuie să aibă drept
caracteristici definitorii competența profesională și
managerială, capacitatea de a lucra in echipă,
pragmatismul, claritatea și simplitatea in acțiuni,
respectul față de client și parteneri.
Un manager performant este cel care face rost cel
mai rapid de cea mai bună informație și o utilizează
în cel mai bun mod pentru realizarea obiectivelor
proiectului.
Managerul de proiect
Persoana care în virtutea sarcinilor, responsabilităților și
competențelor atribuite postului ocupat, exercită procese de
management adoptă decizii și inițiază acțiuni ce influențează
comportamentul decizional și acționează asupra altor persoane numite
executanți sau parteneri, cu scopul creșterii eficienței structurii din care
face parte.
Se caracterizează ca cel mai bun dintre egali care are drept
activitate / profesiune managementul, ocupându-se cu problemele de
conducere a activităților organizatorice în general administrative ale
structurii din care face parte (echipă, organizație, societate, consorțiu
de proiect, etc.).
Managerul trebuie să rentabilizeze activitatea celor care îl plătesc.
Calitățile și atribuțiile managerului de proiect sunt următoarele:

1)Previziunea unei structuri de proiect;


2)Calitatea realistă și pragmatică a previziunilor;
3)Atitudinea promtă în fața riscurilor și a erorilor;
4)Capacitatea de a asculta înainte de a trece la acțiune;
5)Disponibilitatea și adaptabilitatea pentru nou;
6)Atitudinea de a trezi interesul și entuziasmul partenerilor/subalternilor;
7)Determină asumarea de responsabilități de către parteneri / subalterni încât aceștia să fie
convinși de importanța rezolvării sarcinilor ce le revin;
8)Recunoașterea performanțelor consorțiului / proiectului cât și a concurenței;
9)Dovedește stima partenerilor / subalternilor;
10)Alocarea de timp raporturilor umane cu înțelegerea sentimentelor partenerilor /
subalternilor;
11)Activitatea cu eficiență și pragmatism în cadrul unei echipe cu distribuția
corespunzătoare a sarcinilor pentru fiecare partener /subaltern;
12)Informează structura internă și externă a proiectului de activitățile desfășurate în cadrul
proiectului cu respectarea dreptului de proprietate intelectuală.
Activităție managerului în cadrul
proiectului
Triunghiul de aur
Stilurile de conducere
 autoritarul binevoitor se interesează de problemele
oamenilor din subordine, este apreciat de aceştia.
 autoritarul incompetent nu are scrupule, acţionează
imoral şi fără caracter, este interesat doar de realizarea
scopului nu şi de mijloace sau căi.
 democratul delegă autoritatea, ţine cont de opinia
oamenilor, absenţa lui nu modifică rezultatele grupului
 pseudodemocratul foloseşte cuvinte aparent democratice
dar în realitate se preface, nu-l interesează oamenii ci
scopul personal.
 dictator - conducător cu puteri politice nelimitate.
Persoană foarte autoritară și voluntară care caută să-și
impună voința cu orice preț (în diferite domenii de
activitate).
 laissez-faire (fară implicare) - lăsați să se facă, lăsați să
treacă (să meargă) – lozinca sub care fiziocrații au luptat
pentru libertate deplină în viața economică. Au susținut
politica economică a liberei concurențe și neintervenția
statului în economie.
Conform acestui model de conducere liderul poate
acţiona în procesul de conducere acordând prioritate
Modelul funcţional de unui grup sau altuia de nevoi, în funcţie de
conducere circumstanţele situaţiei concrete.
1. Funcţiile sarcinii acţionează spre nevoile legate de
sarcină care includ activităţi cum ar fi: fixarea
obiectivelor, planificarea sarcinilor, atribuirea
responsabilităţilor şi stabilirea criteriilor şi indicatorilor
de performanţă;
2. Funcţiile de menţinere a grupului acţionează pentru
rezolvarea nevoilor de grup şi includ activităţi cum ar fi:
construirea echipei, motivarea echipei, disciplina
grupului, comunicarea în grup, comportamentul faţă de
exterior;
3. Funcţiile de menţinere a individului acţionează
pentru satisfacerea trebuinţelor indivizilor prin activităţi
ca: antrenarea, consultanţa, motivarea şi dezvoltarea.
Prioritatea pe care managerul o acordă fiecărei zone de
nevoi depinde de caracteristicile concrete ale fiecărei
situaţii şi de capacitatea liderului de a fi eficace.
Piramida leadership-ului
Alegerea modelului de conducere
1.4 Fazele managementului proiectelor
Descrierea managementului proiectelor este posibilă prin analiza ciclului de
viață al proiectelor, care se referă la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale
căror denumiri și număr sunt determinate de necesitățile realizării scopurilor sau
obiectivelor proiectului.
Indiferent de scop sau complexitate, fiecare proiect trece printr-o serie de
faze. Managementul de proiect trebuie să includă o analiză a riscului și o definiție a
criteriilor pentru terminarea cu succes a fiecărui rezultat livrabil.
Exemple de livrabile pot fi:
 un studiu de fezabilitate;
 un proiect de detaliu;
 un prototip funcțional etc.
Ciclul de viață al proiectului este o colecție de faze, care oferă structura și
abordarea proiectului, incepind de la conceperea proiectului până la terminarea
acestuia.
Ciclului de viata a proiectului
Succesiunea fazelor de realizare a managementului
proiectelor
I. Concepție - inițierea proiectului;
II. Planificare sau dezvoltarea proiectului;
III. Implimentare - execuția proiectului sau faza de
producție/construcție;
IV. Închiere - finalizarea proiectului.
I-IV. Monitorizarea și controlul;
1. Inițierea proiectului.
În faza de inițiere se:
 autorizează proiectul;
 numește managerul (sau directorul) de proiect;
 nominalizează competențele și atribuțiile managerului de proiect,
 sunt formulate obiectivele și scopurile proiectului;
 angajează resursele (materiale și umane);
 creează baza de date a proiectului;
 elaborează un plan de management al proiectului;
 elaborează planul de managementul al calității proiectului;
 evaluează și se optimizează deciziile de proiect.
Obiectivele proiectului reprczăiită starea finală sau finalitatea pe
care managementul proiectului urmărește să o atingă, ele definesc
rezultatul final dorit al proiectului, atingerea ansamblului de obiective
permite executarea completă a proiectului.
Formularea obiectivelor trebuie să detalieze următoarele informații:

 performanțele tehnice ale produsului sau serviciului creat/livrat prin


proiect;
 data pentru terminarea proiectului și datele planificate pentru
începutul și sfârșitul fiecărei activități;
 costurile proiectului (bugetul);
 criterii de acceptare - formulări ale modului în care recepționarii
proiectului vor cădea de acord cu managerul proiectului că
documentele proiectului, lucrările sau serviciile livrate sunt complete
și acceptabile.
2. Planificarea proiectului.
Este precedată de o sub-fază de pregătire a planificării, care include
speci ficarea performanțelor și studiul de fezabilitate.
Specificarea performanțelor, în contextul pregătirii planificării, are un
caracter general, precizfnd ce este de așteptat să asigure construcția, uzina,
produsul sau procesul care vor fi proiectate. Această specificare acoperă atât
întregul proiect, cât și fiecare fază critică pentru realizarea obiectivelor
generale.
Studiul de fezabilitate pune în evidență existența sau absența soluțiilor în
studiul asupra oportunității derulării unui proiect. El se bazează pe studiul de
piață pentru produsul sau serviciul care ar urma să fie furnizat și cuprinde studii
tchriico - economice succinte ale tehnicilor specifice, studiul de impact, studiul
de rentabilitate.
Planificarea include:

 definirea și descrierea obiectivelor de realizat;


 descrierea activităților generale sau particulare, necesare pentru a produce
diferite rezultate livrabile ale proiectului, respectiv stabilirea responsabilităților
persoanelor;
 planificarea resurselor necesare, atât umane, cât și materiale;
 compararea mijloacelor disponibile cu mijloacele necesare;
 stabilirea tennenelor previzionale care vor trebui respectate: identificarea
dependențelor dintre activități, estimarea duratelor activităților și planificarea
calendaristică, stabilirea datei de finalizare a proiectului, identificarea
standardelor de calitate impuse;
 estimarea costurilor resurselor necesare pe fiecare tip de activitate;
 stabilirea planului de management al proiectului, ca un ansamblu al tuturor
proceselor planificate, cu identificarea riscurilor și a modurilor de management
al acestora.
3. Execuția proiectului

Este faza efectivă de execuție a planului proiectului prin desfășurarea


activităților prevăzute, perioadă în care proiectul este realizat sau produsul
proiectului este fabricat, iar majoritatea bugetului proiectului va fi cheltuită
pentru efectuarea acestui proces.
In această fază sunt implementate planurile, sunt distribuite informații, se
fac contractări.
Pentru execuția proiectului sunt necesare anumite instrumente și tehnici,
dintre care fac parte:

 Aptitudini și cunoștințe asupra produsului proiectului, necesare pentru


realizarea acestui produs. Cunoștințele necesare sunt asigurate de către
resursele umane ale echipei proiectului.
 Sistemul de autorizare a activităților este o procedură formală prin care se
autorizează începerea luciului la diferitele activități sau pachete de lucrări,
la momentele planificate și în succesiunea prevăzută.
 Sistemul informațional pentru managementul de proiect - este un sistem
bazat pe tehnică de calcul care constă din instrumente și tehnici utilizate
pentru a colecta, a integra și a structura informațiile necesare managerilor și
factorilor executivi în luarea deciziilor și controlul proiectului.
 Proceduri organizaționale formale sau informale, utile în cursul execuției
proiectului.
4. Monitorizarea și controlul proiectului

 are rolul de a asigura ca obiectivele proiectului să fie îndeplinite și se


realizează în timpul execuției proiectului prin monitorizarea resurselor, a
calității și a costurilor reale ale proiectului.
 Prin monitorizare vor fi identificate abaterile dintre planificarea inițială și
actualizări, pentru a ajusta planul proiectului prin adoptarea de acțiuni
corective, inclusiv prin repetarea proceselor de planificare, atunci când este
necesar.
Procesul de control al proiectului implică trei grupe de decizii:

 cum să se monitorizeze proiectul, pentru a verifica progresul desfășurării


acestuia;
 cum să se evalueze performanțele proiectului, prin compararea observațiilor
monitorizate cu planul proiectului;
 cum să se intervină în proiect printr-o buclă de reacție inversă, pentru a
efectua schimbările care îl vor readuce la planul inițial.

Managerul de proiect poate monitoriza desfășurarea proiectului pe baza


rapoartelor asupra performanțelor, care arată ce s-a realizat, față de plan.
Rapoartele asupra performanțelor trebuie să conțină informații asupra
schimbărilor scopului, asupra programării, asupra costurilor și calității.
Tipuri de rapoarte utilizate pentru monitorizarea
proiectului:

 Liste de activități, cu procentaje de îndeplinire;


 Analize în timp ale proiectului;
 Grafice - rețea;
 Diagrame Gantt de eșalonare calendaristică a activităților;
 Rapoarte de execuție lunare, trimestriale, semianuale sau anuale, pentru
proiecte pe termen lung.
Evaluarea performanțelor proiectului, parametrilor de performanță
monitorizați trebuie să fie evaluați pe fiecare punct de analiză în timp.
Pentru controlul costurilor se compară cheltuielile reale cu cele
previzionale, se analizează orice abatere față de plan, pentru a decide asupra
acțiunii de corecție necesare.
Procesul de control
Controlul este eficient atunci
când decalajul în timp dintre intrări şi
acţiunea corectivă este cât mai mic
posibil.
Viteza efectuării controlului este
influenţată de:
 structura organizatorică;
 perioada de raportare.
Dacă o informaţie trebuie să
parcurgă multe niveluri ale ierarhiei
organizatorice pentru a se lua măsuri
corective atunci controlul devine
ineficient.
Deciziile trebuie luate la nivelul
cel mai apropiat de locul acţiunii.
5. Finalizarea proiectului
Constă în acceptarea formalizată a rezultatelor proiectului și terminarea
ordonată a acestuia.
Finalizarea include:
1. Închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și diseminarea
informațiilor pentru a formaliza terminarea proiectului și include:
 colectarea înregistrărilor proiectului,
 asigurarea că acestea reflectă specificațiile finale,
 analiza succesului proiectului și a beneficiilor obținute,
 arhivarea acestor informații.
2. Închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv
rezolvarea oricăror probleme deschise.
Documentele proiectului inchid toate datele, informațiile, cunoștințele necesare
pentru a sprijini activitățile proiectului, pe parcursul întregului ciclu de viață.
Un set minim de astfel de documente include:

 rezumatul proiectului cuprinde informații necesare pentru a sprijini demararea


proiectului;
 studiul economic al afacerii este un document esențial care justifică montajul
proiectului;
 documentul de ini fiere a proiectului conține toate informațiile care descriu "ce,
de ce, când, cine, cum”;
 planul proiectului sau planul de execuție a proiectului care trebuie revăzut și
adaptat în timpul ciclului de viață al proiectului;
 raportul final al proiectului, analiza post-proiect sau analiza post –implementare;
 documente care dovedesc dacă au fast realizate beneficii și care oferă
recomandări pentru îmbunătățiri viitoare.
Ciclul proiectului
Ciclul integral al proiectului