Manager de proiect – abilități pentru a deveni

unul de succes
Trăim în secolul vitezei- o constatare de necontestat și care nu mai reprezintă de multă
vreme o noutate. Managementul proiectelor este un domeniu care pare a fi și el integrat
ritmului alert al schimbărilor. Nu mai este de ajuns ca managerul de proiect să aibă o
certificare și cunoștințe tehnice de managementul proiectelor, el trebuie să fie atent și la
calitățile sale de leadership, la abilitățile interpersonale, la acele soft skills care fac
diferența. Un manager de proiect trebuie să stăpânească aptitudini care să-l ghideze pe
drumul său cuprins între prima şi ultima zi a proiectului.

Putem spune că există trei grupe mari de abilități pe care un project manager trebuie să
le aibă pentru a fi eficace:

 un grup de abilități tehnice (să știe totul din punct de vedere tehnic
despre taskurile din proiect);
 un grup de abilități de Project Management (abilitatea de a crea planificări și
bugete, de a implementa și a face managementul sistemului de control al
schimbărilor, abilitatea de a implementa și face administrarea sistemului de
management al riscurilor și pe aceea de a implementa și gestiona multe altele din
cadrul proiectului);
 un grup de abilități pentru lucrul cu oamenii (denumite uneori "soft skills" sau
"people skills" - printre cele mai importante fiind: leadership, abilitatea de a
anticipa problemele, de a duce lucrurile la bun sfârșit, abilitatea de a negocia, de a
convinge și a determina, abilitatea de a înțelege "mediul proiectului", aceea de a
revizui, monitoriza și controla și abilitatea de a face management într-un mediu în
continuă schimbare etc.).

Iată, într-o ordine aleatorie, o parte din skillurile pe care trebuie să le aibă un project
manager:

Task Management
Proiectele sunt alcătuite din sarcini, iar cunoașterea modului de gestionare a sarcinilor
(și a tuturor celorlalți) este secretul pentru finalizarea proiectelor la timp.

Având o bună înțelegere a membrilor echipei, vom putea să delegăm sarcinile

persoanelor potrivite pentru obținerea celor mai bune rezultate posibile. Membrii
echipei vor răspunde bine la un manager care deleagă sarcini adecvate care se potrivesc
bine setului de calificări și le încredințează ulterior să se descurce cu el.
Trebuie să încurajăm colegii de proiect să ne abordeze pentru a discuta orice întrebări
sau dificultăți în cazul în care este nevoie, mai degrabă decât să îi subminăm prin
verificarea permanentă a acestora; astfel, se vor simți mai apreciați.

Beneficiile managementului sarcinilor sunt:

 Putem vedea imediat tot ceea ce facem.

 Știm care sunt prioritățile.
 Știm cât timp trebuie să facem acele sarcini.
 Putem grupa sarcinile împreună pentru a lucra la lucruri similare în același timp.
 Putem menține un volum de muncă echilibrat, astfel încât să putem ajusta sau
delega sarcini și termenele limită astfel încât să nu ne suprasolicităm.

Comunicare eficientă. Trimite mesajul care

trebuie, cui trebuie, când trebuie.
"Abilitatea în arta comunicării este crucială pentru succesul unui lider. El nu poate
realiza nimic decât dacă poate comunica eficient. "- Anthony Robbins

Cine face Project Management știe că pentru a avea succes, trebuie să comunicăm clar
cu toți factorii implicați în proiect viziunea, obiectivele, orientările și așteptările noastre
altora. Altfel, membrii proiectului nu vor avea o direcție clară de acțiune, moralul echipei
va fi scăzut iar proiectul riscă să nu fie terminat la termen și să iasă din buget. În esență,
a fi un mare comunicator este un element cheie pentru a lucra bine cu ceilalți în orice
mediu de lucru.

Cei mai buni Project Manageri fac în mod regulat următoarele:

 Ascultă. Managerii de proiect eficienți nu așteaptă doar să fie mereu rândul lor să
vorbească. Ei își ascultă echipa ca să înțeleagă cu adevărat problemele și să caute
modalități de a le repara.
 Pun accentul pe eficiență față de viteză. Ei se asigură că echipa lor știe că mersul
cu 50 km pe oră spre o anumită destinație este mult mai bun decât să mergi 100
de kilometri pe oră în cerc.
 Adresează întrebări: Cui trebuie să i se comunice. Ce trebuie să fie comunicat.
Când trebuie comunicată. Unde ar trebui să fie comunicată. De ce comunicarea
informațiilor este esențială și la ce nivel este important. Cum trebuie făcută
comunicarea (e-mail, telefon, prezentare etc.).
 Respectă echipa. Managementul de proiect se referă la relații. Când tratăm bine
echipa și echipa ne va trata bine în schimb.
 Țin pe toată lumea în buclă. Doar pentru că noi în calitate de manageri de proiect,
știm ce se întâmplă, dar aceasta nu înseamnă că toată lumea face acest lucru. Toți
cei implicați trebuie să fie informați.
Stakeholder Management
Într-un proiect nu trebuie să comunicăm doar cu echipa, ci şi cu clientul, investitorul,
sponsorul sau cu acela care deţine rezultatul final al proiectului. E proiectul nostru, dar
sunt banii lui. Aşadar, ca manager de proiect trebuie să ne transmitem ideile clar, să
argumentăm necesitatea unor resurse, de ce alegem calea A în loc de calea B şi să fim
persuasivi.

Orice proiect este un succes dacă își atinge obiectivele și îndeplinește (sau, în mod ideal,
le depășește) așteptările părților interesate de proiect.

Cum ne ocupăm de anumiți actori cheie? Care sunt strategiile bune pentru gestionarea
așteptărilor și raportarea lor?

 Clienții: Cheia este cunoașterea. Colectarea datelor privind nevoile, cultura,

nevoile de afaceri ale clienților și apoi documentarea acestora înainte de
începerea execuției proiectului ne ajută întotdeauna atunci când vor apărea
conflicte.
 Membrii echipei de proiect: Cheia pentru gestionarea așteptărilor echipei este
comunicarea constantă.
 Executivii: Cheia este să le prezentăm un plan detaliat cu repere. Apoi, în mod
continuu trebuie să îi informăm constant cu privire la riscurile de proiect bazate
pe nevoile lor de informare.
 Managerii de resurse: Cheia este stabilirea unei relații bune.

Gestionarea stakeholderilor se face în patru

etape.
În primul rând, în timpul inițierii proiectului, trebuie să identificăm persoanele și
unitățile organizaționale care vor fi afectate pozitiv sau negativ de proiect. Aceste părți
interesate pot veni atât din afara organizației, cât și din partea actorilor interni. Trebuie
să identificăm nu numai cine sunt, ci și interesul pe care îl au în proiect, cerințele de
proiect și potențialul lor de influență asupra proiectului.

În al doilea rând, în timpul fazei de planificare a proiectului, trebuie să planificăm modul

în care vom gestiona părțile interesate. Să identificăm tehnicile pe care le vom utiliza
pentru a satisface nevoile fiecărei părți interesate și pentru a le menține angajate în
acest proces.

În al treilea rând, în timpul executării proiectului, trebuie să implementăm planul de

gestionare a părților interesate. Acesta include strategiile de comunicare pe care le vom
utiliza pentru a implica părțile interesate în proiect și pentru a construi suportul în curs.
În al patrulea rând, pe măsură ce executăm și controlăm proiectul, trebuie să
monitorizăm și părțile interesate și să le identificăm problemele. Noile cerințe și cerințe
care nu sunt îndeplinite reprezintă exemple de probleme și probleme ale părților
interesate. Trebuie să răspundem la acestea pentru a ne menține sprijinul lor.

Change Management
Schimbarea în contextul managementului de proiect este ceva care transformă sau
influențează proiecte, sarcini, procese, structuri sau chiar funcții. Prin urmare,
gestionarea schimbărilor se referă la instrumentele și procesele pe care trebuie să le
utilizăm pentru a gestiona schimbarea în cadrul unui proiect și a echipei sale de proiect.

Modificările au loc în aproape fiecare punct al ciclului de viață al managementului de

proiect. Recunoscând că schimbările sunt inevitabile - într-adevăr, adesea benefice -
anumite părți ale procesului ne permit să adaptăm abordări mai agile la planificare și
execuție. A avea strategii pentru a face față schimbărilor pe măsură ce acestea apar, este
cel mai rapid mod de a păstra atenția tuturor asupra premiului.

Strategia de management al schimbării constă în a urmări un proces de opt pași:

 Trebuie să creăm urgență: trebuie să existe un caz convingător pentru schimbare,

iar ca manager de proiect trebuie să explicăm acest motiv clar, astfel încât
oamenii să înțeleagă și să fie inspirați să se schimbe.
 Să formăm o coaliție puternică: este important să colectăm oamenii cheie pentru
a ajuta la această schimbare.
 Să creăm o viziune pentru schimbare: scurtă, clară, relevantă și ușor de înțeles de
către persoanele care vor fi afectate de schimbare.
 Să comunicăm viziunea/schimbarea și să o reflectăm pe tot parcursul proiectului.
 Să eliminăm obstacolele: pe măsură ce lucrăm la implementarea schimbării, ne
putem lovi atât de obstacole fizice cât și emoționale, așa că trebuie să îi ajutăm pe
oameni să depășească acele blocaje ascultând preocupările lor și căutând
feedbackul lor.
 Să creăm câștiguri pe termen scurt: prin demonstrarea avantajelor schimbării la
începutul procesului, este mai probabil să obținem buy-in-ul și să livrăm procesul
în ansamblu.
 Să construim pe schimbare: trebuie să repetăm pașii de mai sus pentru o vreme și
să lăsam schimbarea să se stabilească.
 Să ancorăm schimbarea: în cele din urmă, trebuie să ne asigurăm că schimbarea
se produce prin încorporarea acesteia în procedurile organizaționale, modelele de
operare și munca zilnică a oamenilor.
Planificare
Fiecare proiect prezintă o poveste despre obiectivele, echipa, calendarul și rezultatele - și
necesită o planificare și o gestionare detaliată a proiectului pentru a obține o poveste
corectă. Unele dintre aceste povestiri sunt scurte în timp ce altele sunt romane pline de
răsuciri și transformări. Indiferent dimensiunea romanului, fiecare poveste se bazează
pe o schiță sau așa cum o numim în lumea managementului de proiect, un plan de
proiect.

Cum se scrie un plan de proiect în zece pași simpli:

 Să înțelegem domeniul de aplicare și valoarea planului nostru de proiect.

 Să desfășurăm cercetări ample.
 Să răspundem întrebărilor dificile.
 Să creăm conturul planului de proiect.
 Să vorbim cu echipa.
 Să scriem întregul plan de proiect.
 Să executăm planul într-un grafic Gantt.
 Să publicăm planul.
 Să împărtășim planul cu echipa și să ne asigurăm că îl citesc!
 Să fim pregătiți să continuați planificarea.

Aptitudinea de a estima cât, cum, unde, când trebuie să fie integrată o resursă ne scapă
de riscul de a rămâne fără resurse înainte de a fi terminat proiectul sau de a rămâne cu
extra resurse după finalizarea acestuia. Resursele sunt umane, financiare şi materiale.
Managementul este ca o reţetă: trebuie să pui fix cantitatea necesară pentru a avea
rezultatul scontat. Orice ajustare aduce un rezultat final neprevăzut.

Meeting Management
Fiecare proiect necesită întâlniri periodice în care părțile interesate se reunesc pentru a
discuta obiectivele proiectului, sarcinile atribuite și progresele înregistrate. Depinde de
noi ca manageri de proiect să determinăm cât de des trebuie să ne întâlnim și să
întocmim o agendă pentru fiecare întâlnire.
Sfaturi pentru a ne ajuta să gestionăm și să controlăm următoarea întâlnire privind
progresul proiectului:

1. Trebuie să scriem o agendă și să o distribuim în prealabil. Astfel, dăm tuturor timp

pentru a strânge informațiile de progres pe care trebuie să le furnizeze la
întâlnire.
2. Repetăm obiectivul. Ordinea de zi trebuie să fie o reamintire a scopului reuniunii.
3. Revizuim progresul și acțiunile viitoare. Revedem progresul de la ultima întâlnire
și acțiunile pentru perioada următoare.
4. Rămânem concentrați pe discutarea actualizărilor progresului, atribuirea de
acțiuni sau revizuirea programului dacă este necesar. Nu ne ocupăm de niciun fel
de subiecte care nu au legătură cu ele - le amânăm în schimb pentru altă ședință.
5. Permitem tuturor să aibă șansa de a vorbi. Nimeni nu vrea să stea într-o întâlnire
ascultând o persoană care domină conversația, limitând astfel timpul în care o
persoană este permis să vorbească prin mutarea la următorul subiect.
6. Evităm plictiseala. Nimic nu se va realiza dacă oamenii nu sunt angrenați în
întâlnire, așa că întâlnirile trebuie să se extindă la cel mult o oră pentru a evita
plictiseala.
7. Alocăm acțiuni de urmărire unui membru din echipă cu dată de finalizare
prevăzută. Oricine înregistrează procesul-verbal al ședinței ar trebui să facă, de
asemenea, un plan de acțiune.
8. Rezumat. La sfârșitul întâlnirii sintetizăm ceea ce s-a discutat, ce acțiuni au fost
atribuite și cui și care e data următoarei ședințe de status de proiect.

Urmând acești pași simpli, se va asigura că întâlnirile dvs. realizează ceva și că sunt o
bună utilizare a timpului tuturor. Rapoartele privind starea proiectului sunt o modalitate
excelentă pentru manageri de proiect de a urmări progresul unui proiect și, de
asemenea, de a diminua riscurile.
Problem solving
"Dacă aș avea o oră pentru a rezolva o problemă, aș petrece 55 de minute să mă gândesc
la problemă și 5 minute să mă gândesc la soluții". - Albert Einstein

Scopul nostru este de a identifica problemele înainte de a avea un impact asupra

proiectului. Este mult mai ușor să rezolvăm o problemă înainte de a deveni o criză.

Iată câteva sfaturi despre metodele de rezolvare a problemelor proiectului dvs. .

 Construiți o atmosferă de rezolvare a problemelor. Trebuie să încurajăm membrii

echipei să vină spre noi cu preocupările lor. Ei pot vedea o problemă pe care nu o
avem. Poate că au soluții pe care nu le-ați gândit.
 Folosiți soluții structurate de rezolvare a problemelor. Metoda trebuie să fie clară
pentru toți membrii echipei. Atunci când suspectăm sau apare o problemă, vom
avea deja deja un proces în vederea remedierii acesteia. Analiza cauzei principale
a problemei este primul pas în rezolvarea problemelor. Nu numai că expune cauza
problemei, dar poate dezvălui și alte probleme care nu au fost expuse. Nu trebuie
să ne grăbim cu soluții. Primul și cel mai important pas nu este găsirea unei
soluții. Trebuie să identificăm cauza principală a problemei, astfel încât să o
putem înțelege în mod clar. Odată ce cunoaștem cauza principală a unei
probleme, trebuie să discutăm impactul asupra proiectului și să explorăm toate
opțiunile. Planificăm și executăm soluția. Dacă soluția implică modificări ale
proiectului, actualizăm planul proiectului și notificăm părțile interesate
relevante.
Time Management
Pentru a fi un manager de proiect de succes, trebuie să putem gestiona bine timpul.
Trebuie să ne asigurăm că suntem productivi pentru cea mai mare parte a timpului și să
evităm pierderile de timp cu orice preț.

 Creați planul.
 Regula 80/20 (sau principiul Pareto): dintre activitățile pe care le facem în timpul
proiectului nostru, doar 20% sunt importante. Aceste 20% produc 80% din
rezultatele obținute. Trebuie să identificăm și să ne concentrăm asupra acestor
activități.
 Delegare. Gestionarea proiectelor este un loc de muncă cu normă întreagă și dacă
ne scapă din vedere "mingea" (chiar și pentru o perioadă scurtă), poate duce la
probleme. Poate fi tentant să realizăm câteva sarcini atunci când se așteaptă un
termen limită, însă trebuie să lăsăm pe altcineva în timp ce ne ocupăm de
gestionarea proiectului.
 Creați o listă de sarcini de zi cu zi, axate pe atingerea obiectivelor.

Managementul timpului este o abilitate esențială pentru managerii de proiect. Dacă nu

ne putem gestiona timpul, cum ne putem aștepta să ne administrăm echipele? Trebuie
să ne întrebăm în fiecare zi ce am făcut pentru a muta proiectul înainte. Să planificăm
ziua următoare, ce vom face pentru a ne asigura că proiectul nostru continuă de-a lungul
căii drepte și înguste.

Leadership
Managerii de proiect care au abilități tehnice puternice și, de asemenea, demonstrează
în mod constant competența în abilitățile și calitățile cheie enumerate mai sus,
reprezintă un avantaj imens pentru orice organizație și sporesc în mod semnificativ
succesul proiectelor pe care le conduc.

Un lider puternic cu un stil de conducere flexibil, partajat și inovator, dedicat echipei

merge mână în mână cu un management de proiect cu succes în mod constant. Liderul ar
trebui să fie capabil să acorde credite, să-și dezvolte creativitatea și să sprijine membrii
echipei în luarea de riscuri pentru a asigura succesul proiectului.
Succesul se măsoară nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit să
le depășească. - Booker T. Washington

Realizând această analiză, ne dăm seama că am conturat profilul unui supererou. Și apoi
apare întrebarea: unde găsim un astfel de om pentru proiectul nostru? sau pot fi EU
manager de proiect?